sistema de planificacion institucional - sipla

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UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER
OFICINA DE PLANEACION
2009
SISTEMA DE PLANIFICACION INSTITUCIONAL
Cuáles son sus antecedentes?
Consultando los archivos de hace 10 años atrás de las Unidades Tecnológicas de
Santander, se puede dar cuenta que los procesos de planificación concebidos como un
sistema institucional son muy recientes. Antes de 1996, se habían dedicado esfuerzos por
parte de algunos docentes de la Institución para estructurar el Plan de Desarrollo de las
UTS, el cual no logró un avance significativo por los frecuentes cambios e inestabilidad en
los periodos rectorales. Durante el periodo 1996 – 1999 se manejó una estructura primaria,
básicamente caracterizada, por la definición de un plan de acción de la Rectoría y un
informe de gestión sobre ese plan que en la mayoría de los casos se producía para
información del Consejo Directivo.
El horizonte de planeación estaba vislumbrado al año 2000 y así se reflejaba en la visión y
misión institucional, concentrando los esfuerzos del accionar institucional al desarrollo de
los procesos académicos de los cinco programas que funcionaban en la entidad, soportados
con una estructura fundamentalmente dependiente del ente departamental y con una
dinámica de desarrollo congelada en el tiempo desde 1990.
Desde 1999 se da comienzo a otra parte de la historia, principalmente, porque las áreas
directivas inician un liderazgo organizacional para cambiar la orientación que llevaba la
Institución hacia el abismo que le sacaría del mapa educativo en Santander.
En efecto, se generan procesos de planeación bien fundamentados para redireccionar el
quehacer de las UTS y es en este periodo de 1999 – 2000 cuando la Institución retoma el
análisis de la visión, misión y todo lo que comprende su identidad, dando como resultado,
la apropiación del Plan de Desarrollo 2000 - 2010 “Un horizonte de Progreso para una
Institución de Avanzada” que sigue siendo vigente como marco general del crecimiento de
la Entidad y que fue el sustento para que las decisiones de gobierno se replantearan
desistiendo de las medidas para eliminar a las Unidades Tecnológicas de Santander.
El proceso de planificación ha continuado su desarrollo a medida que va aprendiendo de su
propia experiencia y madurando muchos aspectos que le han permitido hoy contar con un
sistema consistente y adaptado a la cultura institucional, que es considerado como una
fortaleza dentro del modelo de gestión de la Entidad y que esta en permanente mejora.
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2009
Cómo se concibe el Sistema?
Las Unidades Tecnológicas de Santander ha definido su Sistema de Planificación
Institucional articulando los procesos de planeación, seguimiento, control y evaluación de
la gestión de cada una de sus áreas académicas, administrativas y financiera al logro de los
propósitos institucionales.
Desde esta óptica, se ha definido el sistema como un mecanismo que opera el proceso de la
planificación1, considerándolo como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que
crecen las ramas de la Institución, la dirección y el control. Teniendo en cuenta que el
propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos e implica tomar en cuenta la
naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones de la Entidad.
La Institución adopta formalmente el Sistema de Planificación Institucional, como modelo
para planear sistemática y metodológicamente su desarrollo integral, proyectando su
identidad y su quehacer a corto, mediano y largo plazo, como entidad educativa con
liderazgo, moderna, siendo consecuente con sus metas intrínsecas de excelencia y a la vez
acorde a las demandas educativas del País.
Qué es el Sistema de Planificación Institucional?
Es el Sistema Institucional de planeación, seguimiento y control de la gestión mediante el
cual las áreas estratégicas definen el accionar de la Entidad en lo académico,
administrativo y financiero a partir de los componentes estratégicos, diagnosticando cada
área y definiendo la plataforma de desarrollo y crecimiento de las Unidades Tecnológicas
de Santander.
El Sistema de Planificación Institucional se caracteriza por la integralidad de los conceptos
de planeación, seguimiento, control y evaluación, dado que, sus variables principales se
articulan para que del desarrollo de un proceso se cuenten con los insumos para desarrollar
el siguiente.
El Sistema cuenta con instrumentos para que cada área estratégica desde su competencia
participe en la construcción del planteamiento estratégico de la Entidad. Cuando se hace
referencia a los componentes estratégicos, se está señalando la visión, misión, política de
calidad, principios, propósitos y fundamentos institucionales planeados desde el proyecto
Educativo Institucional.
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La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del
ambiente en torno a cada organización y busca que se adapte a ellos.
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2009
Las Unidades Tecnológicas de Santander ha bautizado este sistema como SIPLA.
El SIPLA es una aplicación sistemática adaptada por las UTS2, que opera a nivel
institucional para desarrollar los procesos de planeación, seguimiento y control de la
gestión de la Entidad en cada uno de los niveles de la planeación y en cada momento de su
operación. Apoya al SINERGIA que es otra aplicación sistemática, diseñada por el
Departamento Nacional de Planeación, que consolida los resultados de la gestión pública.
Los dos son sistemas de información y sirven para suministrar datos confiables y
oportunos a las áreas de dirección y autoridad para facilitar la toma de decisiones de
manera objetiva.
El SIPLA es una herramienta que le evidencia a la Institución el cumplimiento de sus
objetivos, la optimización de sus recursos, orientación de su rumbo, unidad de criterios y
esfuerzos de su equipo de trabajo, la toma de decisiones oportuna, la comunicación y la
productividad de su talento humano.
Cómo opera el SIPLA?
El Sistema opera en tres fases: La planeación, el seguimiento y la evaluación. Estas fases
se desarrollan de manera sistemática y metodológica en tres niveles, de acuerdo con la
escala jerárquica en que se realice, con el ámbito de la organización que abarque y con el
periodo de tiempo que comprenda:
Estratégico: Define los lineamientos generales de la planeación, se realiza con los
directivos del área académica, administrativa y financiera para establecer los planes
generales de mediano y largo plazo y abarca a toda la Institución. Su propósito consiste en
determinar el rumbo de la Entidad, así como la obtención, el uso y la disposición de los
medios necesarios para alcanzar la visión y la misión institucional.
Táctico o funcional: Se refiere a los planes más específicos de mediano y/o corto plazo
que se elaboran en cada uno de las áreas estratégicas de la Entidad y que se subordinan a
los planes estratégicos. Es responsabilidad de los Decanos, Coordinadores, Jefes de
Oficina, Jefes de Departamento, Profesionales Universitarios y se enfoca a su área
específica de gestión. Los planes tácticos son aquellos más detallados de cada área para
lograr el plan estratégico.
Operacional: Es a corto plazo, se diseña y se rige de acuerdo a la planeación táctica, se
realiza con los niveles administrativos y operativos que forman parte de las áreas del nivel
2
La Secretaría de Planeación Departamental
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táctico. Su función consiste en la formulación de sus actividades y la asignación de las
labores específicas que deben ejecutar los últimos niveles de la estructura organizacional.
Cómo desarrollan las UTS, el proceso de Planeación Institucional?
El proceso de Planeación Institucional se desarrolla de manera cíclica como se muestra en
el siguiente cuadro, inicia con el análisis situacional de la Entidad, se realiza con el nivel
estratégico y se concluye con la formulación del plan estratégico. Este proceso se repite
anualmente para retroalimentar la gestión institucional y evaluar el nivel de acercamiento a
los objetivos institucionales.
¿QUIENES SOMOS?
¿A QUÉ NOS DEDICAMOS?
¿A DÓNDE QUEREMOS LLEGAR?
¿EN QUÉ
CREEMOS?
PLAN ESTRATÉGICO
ANALISIS DEL ENTORNO
¡CONVERTIR
AMENAZAS EN
OPORTUNIDADES
¿EN QUÉ TIEMPOS
Y CON QUÉ RECURSOS?
¿QUÈ RESULTADOS
ESPERAMOS
OBTENER?
¿CUÁLES SON
NUESTRAS FORTALEZAS
Y DEBILIDADES?
¿QUÈ CURSOS DE
ACCIÓN ELEGIMOS?
¿CUÁLES SON
NUESTRAS
OPORTUNIDADES Y
AMENAZAS?
LA PLANEACIÓN CONFIERE RUMBO A LA ENTIDAD
El nivel estratégico realiza este análisis para todos los aspectos que inciden en el
crecimiento y desarrollo de la Entidad, concentrándose en todo lo que implican las UTS y
definiendo claramente los cursos de acción que se deben emprender para planear el rumbo
de la Institución.
A nivel táctico también se realiza este análisis y diagnóstico, sin embargo, ya no abarca a
toda la entidad sino al área específica para la cual se está planeando, teniendo en cuenta la
orientación estratégica que se ha definido institucionalmente. En el Operacional se realiza
para cada puesto de trabajo o labor específica que se desarrolle subordinada del táctico.
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De este proceso de definen para las Unidades Tecnológicas de Santander: la visión, misión,
los objetivos, las políticas, estrategias, los programas y los presupuestos respondiendo al
siguiente cuestionamiento:
MISIÓN
MISIÓN
¿A qué nos dedicamos? ¿Quiénes somos?
VISIÓN
VISIÓN
¿Hacia dónde vamos?
OBJETIVOS
OBJETIVOS
¿Qué resultados esperamos obtener?
POLÍTICAS
POLÍTICAS
¿Bajo qué criterios tomamos decisiones?
ESTRATÉGIAS
ESTRATÉGIAS
¿Qué hacer para lograr los objetivos?
PROGRAMAS
PROGRAMAS
¿Con qué secuencia, cuándo y quién hace las
actividades para lograr los objetivos?
PRESUPUESTOS
PRESUPUESTOS
¿Cuánto recursos requerimos?
El nivel directivo diagnóstica estratégica y técnicamente a la Entidad a través de un
análisis del contexto interno y externo midiendo los factores que influyen positiva y
negativamente en el quehacer institucional. Este proceso se desarrolla a través de reuniones
con el equipo directivo y se contrasta con los diferentes planteamientos y lineamientos que
ha establecido la Institución.
En esta fase del proceso se analiza el planteamiento estratégico que comprende los
objetivos, las estrategias y las políticas institucionales. Y se organiza el accionar en cinco
programas principales que se desarrollan en cada uno de los planes del nivel estratégico
como son: el Desarrollo de la Misión Institucional, Proyección Social, Desarrollo Humano
y del Bienestar Institucional, Desarrollo Administrativo y Financiero y Ecoeficiencia
Organizacional
En la formulación de los planes generales, la Institución establece las políticas de
crecimiento y asigna los recursos según sus programas estratégicos de gestión. Los planes
que se estructuran en este nivel son de mediano y largo plazo, como son el PEI, el Plan de
Desarrollo 2000 – 2010, PEDI 2006-2011 y los Planes de Desarrollo Estratégicos a tres y
cuatro años para las áreas académicas, administrativas y financieras de la Entidad.
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El nivel táctico realiza igualmente un diagnóstico de sus áreas respectivas de manera
metodológica y siguiendo el mismo esquema del contexto interno y externo, pero centrado
en los aspectos que influyen directamente en la gestión de su área o dependencia.
Articulado al Planteamiento Estratégico Institucional y al diagnostico de su contexto,
define sus objetivos, estrategias y políticas de acción, estructura su plan desarrollando los
programas del nivel estratégico en subprogramas de acuerdo al nivel de responsabilidad y
de competencia que se le haya asignado y propone los proyectos que dinamizarán la
ejecución del plan formulado. A este nivel se desarrolla un proceso complementario a la
Planeación, que es el Banco de Proyectos de Inversión. Este proceso tiene por objetivo
planificar, direccionar, organizar y evaluar técnicamente la formulación de los proyectos
de desarrollo que implican la destinación y ejecución de los recursos de inversión. Cada
área gestora debe estructurar un proyecto para que se le asignen los recursos que desde el
nivel estratégico se han definido en los diferentes programas de desarrollo institucional.
En este nivel, el proceso de planeación es más específico y se evidencia en la formulación
de los planes anualizados de las áreas académicas, administrativas y financieras. A este
mismo nivel se estructuran los planes de compras y de inversiones para la Institución
porque se reúnen los requerimientos institucionales, se priorizan de acuerdo a los
lineamientos y directrices del nivel estratégico y se distribuyen los recursos expresados en
presupuestos que dan cuenta del rumbo que lleva la Institución.
Con el desarrollo que el proceso de planeación lleva a este nivel, se logra integrar en
esencia el pensamiento estratégico institucional con la estructura ejecutora del mismo, en
otras palabras, la planeación de nivel estratégico se ha asimilado y apropiado en cada una
de las áreas que desarrollarán y ejecutarán sus planteamientos, en el tiempo que se ha
definido para el cumplimiento de los propósitos institucionales.
En el último nivel el proceso es menos complejo y más práctico. Los niveles
administrativos y operativos de la Institución se integran en uno solo llamado Operacional,
también trabajan metodológicamente su propio diagnóstico, centrado en la labor que cada
persona realiza en la Entidad desde su puesto de trabajo y acompañado por las
orientaciones del nivel táctico.
Cada persona elabora un plan de trabajo muy sencillo en el cual define las actividades que
va a desarrollar en un periodo máximo de seis meses. El jefe de su área le supervisa el plan
de trabajo a medida que lo va ejecutando y le reprograma las actividades que por alguna
razón no logró realizar en el periodo que tenía planeado. Estos planes de trabajo son
herramientas de organización de cada persona del nivel operacional y su jefe inmediato.
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Es preciso anotar que el ciclo se cierra con la formulación en cada uno de los planes, de los
mecanismos de medición y evaluación para articularlo al proceso de seguimiento. El
proceso visto gráficamente se puede estructurar así:
SISTEMA DE
DE PLANIFICACION
PLANIFICACION –– SIPLAUTS
SIPLAUTS
SISTEMA
DIAGNOSTICO
ESTRATEGICO
PLANTEAMIENTO
ESTRATEGICO
Identificación
de visión,
misión,
objetivos,
estrategias y
políticas
DIAGNOSTICO
TACTICO
PLANTEAMIENTO
ESTRATEGICO
Políticas
Programas
Presupuestos
DIAGNOSTICO
OPERACIONAL
Subprogramas
Medición y
evaluación
del
desempeño
Proyectos
Asignación de recursos
FORMULAN LOS PLANES
A LARGO Y
MEDIANO PLAZO
NIVEL ESTRATEGICO
PLANES
POR AREAS
ESTRATEGICAS
NIVEL TACTICO
PLANES
DE
TRABAJO
NIVEL OPERACIONAL
De igual manera, cuando el proceso de planeación se desarrolla para el funcionamiento de
la Entidad dentro del área de acción local, llámese Area Metropolitana de Bucaramanga o
para su radio de acción regional (San Gil y Vélez en el corto y mediano plazo), los niveles
de planeación estratégico y táctico desarrollan la misma metodología. Es decir, a nivel
estratégico se definen los lineamientos y políticas institucionales de acción y se establece
en los planes estratégicos, las directrices y orientaciones de gestión a nivel local y regional.
Lo anterior se evidencia en el Plan de Desarrollo Estratégico PEDI 2006 – 2011 y en los
Planes de Desarrollo Estratégico 2006- 2008. Con ello, el nivel táctico expresado en la
estructura organizacional local y regional que la Institución tiene definida para la ejecución
de los diferentes procesos académicos, administrativos y financieros, formula los planes
que se ejecutarán desde cada área estratégica o dependencia haciendo realidad el
pensamiento estratégico de la Entidad.
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El proceso visto gráficamente a nivel regional se puede estructurar así:
(REGIONALIZACION)
UTS (REGIONALIZACION)
SIPLA –– UTS
SIPLA
DIAGNOSTICO
ESTRATEGICO
PLANTEAMIENTO
ESTRATEGICO
Identificación
de visión,
misión,
objetivos,
estrategias y
políticas
PROGRAMAS
Presupuesto
Asignación de recursos
a nivel regional
PLANES ESTRATEGICOS Y PLAN
DE REGIONALIZACION
DE LARGO Y
MEDIANO PLAZO
NIVEL ESTRATEGICO
DIAGNOSTICO
TACTICO LOCAL Y
REGIONAL
DIAGNOSTICO
OPERACIONAL
PLANTEAMIENTO
ESTRATEGICO
REGIONAL
Medición y
evaluación
del
desempeño
Subprogramas
(regional)
Proyectos (a nivel
regional
PLANES
DE
TRABAJO
PLANES POR AREAS
ESTRATEGICAS (a
nivel regional
NIVEL TACTICO
NIVEL OPERACIONAL
Cómo se desarrolla el proceso de Seguimiento y Control en las UTS?
Teniendo en cuenta que, en el proceso anterior se han definido los mecanismos de
medición y evaluación en los planes de cada nivel, que no son otra cosa que la
concertación de metas anuales, metas parciales, responsables e indicadores de gestión; la
Oficina de Planeación en representación de la Rectoría y Vicerrectoría realiza el proceso
de seguimiento a los tres niveles en cuatro momentos en el año así:
A nivel estratégico se mide y evalúa el cumplimiento de los planes institucionales
conjuntamente con las áreas directivas y se analizan los resultados en el Comité de
Planeación Institucional, el cual está conformado por el Rector, el Vicerrector, los
Decanos, el Director Financiero y el Jefe de la Oficina de Planeación.
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UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER
OFICINA DE PLANEACION
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Teniendo como punto de partida el Planteamiento Estratégico se evidencia el nivel de
desarrollo de los planes y se generan informes de gestión anual sobre el plan de desarrollo
institucional, planes estratégicos plurianuales y planes anualizados al Consejo Directivo,
Asamblea de Santander, Gobernación de Santander y a los entes de control.
SISTEMA DE
DE SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO YY CONTROL
CONTROL –– GESTION
GESTION
SISTEMA
PLANTEAMIENTO
ESTRATEGICO
PLANES
ESTRATEGICOS
Identificación
de los planes
de cada nivel
y sus
responsables
INFORMES
DECISIONES
DIRECTIVAS
INSTITUCIONALES Y EL
COMITÉ DE PLANEACIÓN
NIVEL ESTRATEGICO
PLANES
TACTICOS
PLAN DE
TRABAJO
VISITA DE
SEGUIMIENTO
INFORMES
Definición
de las
metas e
indicadores
RETROALIMENTACION
JEFE DEL AREA Y
LA OFICINA DE
PLANEACION
NIVEL TACTICO
JEFE DEL AREA Y
SU EQUIPO DE
TRABAJO
NIVEL OPERACIONAL
A nivel táctico, la Oficina de Planeación programa cuatro visitas a cada área en el año,
generalmente en los meses de marzo, mayo, agosto y noviembre para dialogar y evaluar
con los responsables de las áreas estratégicas como va el desarrollo de sus planes. Este
proceso queda evidenciado mediante un registro que detalla las actividades que se han
cumplido, las que se encuentran en proceso o en mora y los compromisos que asume cada
responsable para dar satisfactorio cumplimiento a las metas establecidas en el plan.
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SEGUIMIENTO Y CONTROL
PÁGINA:
DE:
R - SC - 01
REGISTRO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE GESTIÓN
VERSIÓN: 01
FECHA
AREA ESTRATÉGICA
SEGUIMIENTO MES
Noviembre 20 de 2006
AUTOEVALUACION, CALIDAD Y ACREDITACION
Nov-06
ACTIVIDADES
REALIZADAS A LA
FECHA
DOCUMENTOS
ENCONTRADOS
ACTIVIDADES POR
REALIZAR CERCANAS A
VENCIMIENTO SEGÚN
CRONOGRAMA
Formulación del Plan de Trabajo para el diseño y desarrollo de los programas técnicos laborales
en modalidad semipresencial.
Formulación del Programa Social de Formación para el Empleo de las UTS.
Conformación del equipo de trabajo y concertación de cronograma de actividades para el
desarrollo del proyecto de formulación y ejecución de los Programas de Educación a Distancia.
Documentos de solicitud de los programas técnicos laborales.
Base documental de soporte proceso de Registro Calificado programas en Extensión.
Documentación del Programa Social de Formación para el empleo de las UTS.
Registro de los Programas Técnicos Laborales en la Secretaria Municipal de Educación.
Registro en el MEN de la solicitud de Registro Calificado para los programas de Electrónica,
Administración de Empresas, Mercadeo, Contabilidad, Diseño y Administración de Sistemas en
extensión San Gil y Vélez.
Elaboración del informe de avance del proceso de Autoevaluación y Autorregulación de los
programas académicos.
Respuesta del MEN sobre solicitud de Redefinición Institucional.
ACTIVIDADES EN MORA
Respuesta del MEN sobre solicitud de Registros de los ciclos profesionales.
SEGÚN CRONOGRAMA
COMPROMISOS
Seguimiento permanente al proceso de aprobación de los trámites ante el MEN hasta la
finalización con éxito de los mismos.
RESPONSABLES
FECHA PRÓXIMO CONTROL
Jefe oficina asesora de control interno
Jefe oficina asesora de planeación
Jefe de área
De este proceso, la Oficina de Planeación informa a las directivas aquellos aspectos más
relevantes que requieran atención inmediata en caso de que exista algún obstáculo para el
cumplimiento de las metas programadas o los requerimientos que puedan mejorar el
desarrollo de los procesos institucionales. En estas visitas, la Oficina de Planeación solicita
al Jefe de cada área, los planes de trabajo de su equipo operativo y verifica que se este
llevando a cabo la debida supervisión en el nivel operacional.
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UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER
OFICINA DE PLANEACION
2009
Resultado de este proceso de generan los informes de gestión trimestral por area
estratégica y se consolidan estos informes de nivel táctico para generar el informe
institucional de gestión.
Con estos informes se retroalimenta el sistema de seguimiento articulando los resultados
del nivel estratégico, el táctico hasta el operacional para que se evidencie una dinámica
institucional que garantice el desarrollo de los planes formulados.
PAGINA
DE: 4
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
R – PL - 05
PLAN DE ACCION INDICATIVO
VERSION: 01
METAS 2007
PROGRAMA DEL PLAN
DE DESARROLLO
% PROGRAMA
PLAN ACCION
FACTOR ESTRATEGICO
PERTINENCIA Y
CALIDAD ACADÉMICA
DESARROLLO DE
LA MISION
INSTITUCIONAL
SUBPROGRAMAS
NIVEL DE SIGNIFICANCIA DE
Pond %
LA ACCION ESTRATEGICA EN
SUBPROGRAMA
EL PROGRAMA
INDICADOR
PRESUPUESTO 2007
MINIMA
SATISFACTORIA
SOBRESALIENTE
Autoevaluación y
autorregulación de programas
6,00
Número de actividades cumplidas.
1
2
3
Acreditación de los programas
académicos.
6,00
Número de actividades cumplidas.
1
2
3
Formación para el empleo
6,00
Número de actividades cumplidas.
1
2
3
Regionalización
6,00
Número de actividades cumplidas.
1
2
3
Apertura de Programas a
Distancia
6,00
Número de actividades cumplidas.
1
2
3
6,00
Número de actividades cumplidas.
1
2
3
Diseño y publicación de
materiales de apoyo para el
aprendizaje
6,00
Número de actividades cumplidas.
1
2
3
Apoyo al desarrollo académico
de los estudiantes
4,00
Número de actividades cumplidas.
1
2
3
Evaluación integral de
competencias
4,00
Número de actividades cumplidas.
1
2
3
Consolidación de las Unidades
de Administración Académica
3,00
Número de actividades cumplidas.
1
2
3
Consolidación de los Comités
Asesores de la academia
3,00
Número de actividades cumplidas.
1
2
3
4,00
Número de actividades cumplidas.
1
2
3
4,00
Número de jornadas de inducción
realizadas para quienes se inician en el
ejercicio de la profesión docente.
0
1
3
Cualificación y
perfeccionamiento docente
4,00
Número de
capacitados.
2
4
8
Actualización docente
4,00
Porcentaje de docentes capacitados.
1
2
3
Evaluación del desempeño
docente
3,00
Número de
proceso.
etapas
cumplidas
del
1
2
3
Articulación de investigación y
docencia
5,00
Número de
proceso.
etapas
cumplidas
del
1
2
3
5,00
Número de proyectos en desarrollo.
1
2
3
5,00
Número de docentes capacitados.
25
60
80
Centro Institucional de
Investigaciones
5,00
Número de
proceso.
1
2
3
Publicaciones de Investigación.
5,00
Número de publicaciones realizadas.
0
1
2
Diseño y aprobación de del
ciclo profesional de programas
académicos
PRESUPUESTO
PROPORCIONAL
50
PRESUPUESTO DE
INVERSION EN EL
PROGRAMA
0
3.083.051.200
20%
Evaluación del Currículo
GESTION ACADÉMICA Y
CURRICULAR
FOMENTO Y
DESARROLLO DE LA
INVESTIGACIÓN.
Formación inicial en el
desempeño docente
25
Red de semilleros de
investigadores - REDSIUTS
Formación de docentes en
investigación
25
docentes
etapas
de
carrera
cumplidas
del
74.400.000
108.000.000
En la anterior matriz del sistema, se identifican los indicadores de cada subprograma, las
metas a cumplir para cada periodo a evaluar y la distribución de los recursos que desde el
nivel estratégico se ha determinado para el desarrollo y cumplimiento de los diferentes
programas del Plan de Desarrollo Institucional. Esta es la matriz resumen del Sistema
SIPLA que nos muestra cómo esta planeada la gestión institucional y la información
necesaria para realizar el proceso de seguimiento y evaluación de metas a través de los
indicadores debidamente formulados en cada compromiso institucional.
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OFICINA DE PLANEACION
2009
Cómo se desarrolla el proceso de evaluación en las UTS?
En la estructura del Plan Indicativo, se identifican las metas e indicadores de cada
subprograma asignándoles un valor determinado por el peso específico que tienen en el
cumplimiento de los objetivos de mayor a menor relevancia para la gestión institucional.
A nivel estratégico se obtienen de los informes de gestión, el avance de las metas con
respecto al planeamiento general. Se traduce este avance a un cuadro de indicadores de
gestión en términos cuantitativos, que le permite a las áreas de decisión y autoridad realizar
un ágil análisis de los resultados de la gestión en cualquier periodo.
Esta información se desagrega a cada área estratégica para medir el aporte real de su
gestión en el cumplimiento del plan institucional. Todos los resultados de la gestión se
retroalimentan en cada uno de los niveles de planeaciòn para establecer las causas de los
semáforos rojos, alertas amarillas y refuerzos para los logros sobresalientes.
SISTEMA DE
DE EVALUACION
EVALUACION –– GESTION
GESTION
SISTEMA
INFORMES DE NIVEL
ESTRATEGICO
MIDE EL AVANCE
HACIA LAS METAS
Identificación
de las metas e
indicadores
Plan
Indicativo
CUADRO DE
INDICADORES
DECISIONES
DIRECTIVAS
INSTITUCIONALES Y EL
COMITÉ DE PLANEACIÓN
NIVEL ESTRATEGICO
INFORMES DE
GESTION
PLAN DE TRABAJO
EJECUTADO
EVALUACION CUALITATIVA
Y CUANTITATIVA
INDICADORES
DE GESTION
Definición de
los sistemas
de medición
RETROALIMENTACION
JEFES DE CADA
AREA ESTRATEGICA
NIVEL TACTICO
JEFE DEL AREA Y
SU EQUIPO DE
TRABAJO
NIVEL OPERACIONAL
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El sistema de seguimiento cuenta con unas matrices de medición y evaluación que se han
denominado – GESTION – las cuales se alimentan de la información de las áreas
estratégicas y generan información sobre el comportamiento de los semáforos que indican
si las metas se están cumpliendo o no con respecto a lo programado.
PAGINA
DE: 4
SEGUIMIENTO Y CONTROL
R – SCL - 05
MATRIZ DE RESULTADOS DEL APLICATIVO - GESTION -
VERSION: 01
METAS 2007
PROGRAMA DEL PLAN
DE DESARROLLO
% PROGRAMA
PLAN ACCION
%.AVANCE DEL
PROGRAMA EN EL
PERIODO
AVANCE % DEL
SUBPROGRAMA EN EL
PERIODO
FACTOR ESTRATEGICO
SUBPROGRAMAS
NIVEL DE
SIGNIFICANCIA DE LA
ACCION ESTRATEGICA
EN EL PROGRAMA
PRESUPUESTO EJECUTADO A 31/03/2007
Pond %
SUBPROGRAMA
INDICADOR
META CUMPLIDA
% DE EJECUCION
PRESUPUESTO
PROPORCIONAL
PRESUPUESTO DE
INVERSION EN EL
PROGRAMA
31/03/2007
1,5
Autoevaluación y autorregulación de programas
6,00
Número de actividades cumplidas.
25%
1
1,5
Acreditación de los programas académicos.
6,00
Número de actividades cumplidas.
25%
1
1,5
Formación para el empleo
6,00
Número de actividades cumplidas.
25%
1
1,5
Regionalización
6,00
Número de actividades cumplidas.
25%
1
6,00
Número de actividades cumplidas.
25%
1
1,5
DESARROLLO DE
LA MISION
INSTITUCIONAL
20%
PERTINENCIA Y CALIDAD Apertura de Programas a Distancia
ACADÉMICA
50
1,5
Diseño y aprobación de del ciclo profesional de
programas académicos
6,00
Número de actividades cumplidas.
25%
1
1,5
Diseño y publicación de materiales de apoyo para
el aprendizaje
6,00
Número de actividades cumplidas.
25%
1
0,4
Apoyo al desarrollo académico de los estudiantes
4,00
Número de actividades cumplidas.
10%
0
0,4
Evaluación integral de competencias
4,00
Número de actividades cumplidas.
10%
0
0,8
Consolidación de las Unidades de Administración
Académica
3,00
Número de actividades cumplidas.
25%
1
0,8
Consolidación de los Comités Asesores de la
academia
3,00
Número de actividades cumplidas.
25%
1
4,00
Número de actividades cumplidas.
10%
0
4,00
Número de jornadas de inducción
realizadas para quienes se inician en
el ejercicio de la profesión docente.
25%
2
19%
0,4
1,0
$ 475.082.731
Evaluación Currícular
GESTION ACADÉMICA Y
Formación inicial en el desempeño docente
CURRICULAR
25
1,0
Cualificación y perfeccionamiento docente
4,00
Número de
capacitados.
25%
2
0,4
Actualización docente
4,00
Porcentaje de docentes capacitados.
11%
1
3,00
Número de etapas cumplidas del
proceso.
11%
1
5,00
Número de etapas cumplidas del
proceso.
10%
0
5,00
Número de proyectos en desarrollo.
20%
1
0,3
Evaluación del desempeño docente
0,5
1,0
0,5
0,5
0,6
Articulación de investigación y docencia
FOMENTO Y
DESARROLLO DE LA
INVESTIGACIÓN.
Red de semilleros de investigadores - REDSIUTS
Formación de docentes en investigación
0
25
docentes
de
carrera
5,00
Número de docentes capacitados.
10%
0
Centro Institucional de Investigaciones
5,00
Número de etapas cumplidas del
proceso.
10%
0
Publicaciones de Investigación.
5,00
Número de publicaciones realizadas.
11%
1
$ 14.053.560
0
En el proceso también se utiliza una herramienta de software denominada SINERGIA – la
cual fue diseñada por el DNP - que mide el resultado global de los indicadores de los
planes de desarrollo estratégico de mediano y largo plazo para reportar resultados a los
entes de gobierno, de control y comunidad en general.
A través de esta herramienta se realiza la evaluación cuantitativa del Plan Institucional
calificando de 1 a 5 la gestión desarrollada. El SINERGIA igualmente, genera semáforos
que muestran el cumplimiento o no de las metas – traduce el lenguaje cualitativo del
sistema GESTION a un lenguaje cuantitativo - para que exista unidad de criterios cuando
se mide la gestión: el sistema SINERGIA asigna una calificación de 1 a 3.5 cuando la meta
no fue satisfactoria; de 3.6 a 4.5 cuando el cumplimiento de la meta fue satisfactoria y de
4.6 a 5 cuando el resultado ha sido sobresaliente.
Cuando la evaluación institucional se mide al final del año, el resultado de la calificación
sirve para calcular el Índice de Productividad Institucional – de acuerdo al PIB NAL–
como estímulo a la gestión desarrollada si ha llegado al nivel sobresaliente.
13
14
UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER
OFICINA DE PLANEACION
2009
Cómo se ha planeado la articulación del SIPLA y del SGC a nivel regional?
El desarrollo del SIPLA se hace de la misma forma como se ha descrito a nivel local. Para
que se articulen los procesos de gestión de la calidad a los procesos a nivel regional se han
previsto los requerimientos de infraestructura tecnológica y física para operar el sistema
desde el servicio del Internet. La capacitación y la creación de la cultura de la planificación
y de la calidad son básicas para el proceso de articulación, si se cuenta con la voluntad y la
decisión de las áreas directivas, más que cualquier recurso tecnológico.
El proceso visto gráficamente a nivel regional se puede estructurar así:
SIPLA –– SGC
SGC –– UTS
UTS (A
(A NIVEL
NIVEL REGIONAL)
REGIONAL)
SIPLA
CARACTERIZACION
DE LOS PROCESOS
Procedimiento
MODELO DE
GESTION POR
PROCESOS –
MAPA DE
PROCESOS –
MANUALES
Registros
Indicadores
Cronogramas
RECTORIA, VICERRECTORIA
Y LA OFICINA DE
PLANEACION
NIVEL ESTRATEGICO
ESTANDARIZACION
DE
PROCEDIMIENTOS
REGISTRO
PLAN DE TRABAJO
ESTANDARIZACION
DE REGISTROS
SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
AUDITORIA
PARA
MANTENER
EL SISTEMA
ESTANDARIZACION
DE INSTRUCTIVOS
AREAS
ESTRATEGICAS (a
nivel local y regional
NIVEL TACTICO
PERSONAL A
NIVEL
OPERATIVO
NIVEL OPERACIONAL
CARACTERIZACION, NORMALIZACION Y ESTANDARIZACION DEL SIPLA
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