MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REGISTRO Y CONTROL DE LAS ADECUACIONES PRESUPUESTARIAS Clave: P1-05-DF-SPP No. Revisión: 6 Fecha de Revisión: Julio2009 Página: 1 de 7 I. OBJETIVO Autorizar las adecuaciones presupuestarias que permitan dotar de la flexibilidad necesaria al ejercicio de los recursos y contribuir al cumplimiento de los programas a cargo de las diferentes Unidades Administrativas (Centros de Costo) del Instituto Nacional de las Mujeres (Inmujeres). II. ALCANCE Aplica a las gestiones de trámite, registro, clasificación y consolidación de las adecuaciones presupuestarias conforme a los requerimientos presentados por las Unidades Administrativas (Centros de Costo) y la estructura programática del Instituto. De conformidad con el artículo 64 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria (LFPRH), en vigor, las adecuaciones presupuestarias son afectaciones al presupuesto autorizado al Instituto. Las adecuaciones presupuestarias, por su trámite de autorización, se dividen en internas y externas. Con fundamento en el artículo 92 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, las adecuaciones externas requerirán de la autorización de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y las internas serán responsabilidad de las dependencias y entidades. Externas III. POLÍTICAS Las adecuaciones presupuestarias externas que se tramitan para la autorización de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público se registran en el Modulo de Adecuaciones Presupuestarias (MAP), se rigen por lo señalado en el artículo 59 de la LFPRH y 98 y 99 de su Reglamento y consisten, de acuerdo con las estructuras funcionalprogramática, administrativa y económica, en los siguientes traspasos de recursos: I. Traspasos de recursos de gasto de inversión y obra pública a gasto corriente; II. Traspasos que impliquen incrementar el presupuesto total regularizable de servicios personales de la entidad; III. Cambios a los calendarios de presupuesto no compensados, y IV. Las modificaciones que afecten los balances primario y de caja. Internas Las adecuaciones presupuestarias internas son aquellas no consideradas anteriormente, por lo que no requieren autorización de la SHCP, para tal efecto con fundamento en el artículo 58 párrafo tres de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, 97 y 100 de su reglamento. Corresponde al/la titular de la Unidad Administrativa de la dependencia la autorización de las afectaciones internas. Bajo éste contexto de conformidad a los artículos 29 fracciones II, IV, V, VIII y X del Sello F1 P1-SGC Rev. 1 Elaboró Revisó Autorizó Roberto Ceja León Titular de la Subdirección de Programación y Presupuesto Gabriel Alberto Mejía Gastélum Titular de la Dirección de Finanzas Luis Topete Dueñas Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REGISTRO Y CONTROL DE LAS ADECUACIONES PRESUPUESTARIAS Clave: P1-05-DF-SPP No. Revisión: 6 Fecha de Revisión: Julio2009 Página: 2 de 7 Estatuto Orgánico, 42 fracciones II, VI, VII, VIII, IX, X, XI del Reglamento Interior que rigen al Instituto Nacional de las Mujeres, el titular de la Dirección General de Administración y Finanzas por conducto de la Dirección de Finanzas, realizará y propondrá las adecuaciones presupuestarias internas que permitan dar cumplimiento a los Programas Institucionales, así como a los objetivos y metas autorizados, de los supuestos: Recursos no ejercidos que determine el Titular del Centro de Costo o Enlace Administrativo previa conciliación. Recursos que no se hayan erogado a los noventa días a partir del término del mes que se programaron. Cubrir el déficit presupuestal de las partidas de gasto, programadas por el Centro de Costo. La Dirección de Finanzas informará al/la Titular del Centro de Costo o Enlace Administrativo por medio de correo electrónico u oficio de la afectación presupuestal a fin de que se considere dicho movimiento. Cabe destacar que los recursos antes referidos se utilizarán para actividades prioritarias del Inmujeres. La Dirección General de Programación y Presupuesto Sectorial que corresponda de la SHCP, autorizará mediante el MAP las adecuaciones presupuestarias externas, con la participación que corresponda a las Unidades de Servicio Civil y de Política Presupuestal. El trámite de adecuación presupuestaria, se respaldará en la solicitud de las Unidades Administrativas (Centros de Costo) y se formalizará a través de la Solicitud de afectación presupuestaria. En todo caso, las adecuaciones presupuestarias se sujetarán a lo señalado en los artículos de la Ley y su Reglamento, en el monto y calendario autorizados y atendiendo el calendario de fechas límite y las disposiciones que al efecto emita la SHCP. IV. RESPONSABILIDADES En el ejercicio del presupuesto, la Presidenta del Instituto, a través de la Secretaria Ejecutiva, así como los(as) servidores(as) públicos(as) autorizados(as) para ejercer recursos públicos, serán responsables de asegurar que las adecuaciones presupuestarias cuenten con los recursos suficientes en los saldos de las claves presupuestarias por modificar, del presupuesto asignado a los Centros de Costo. Las y los Titulares de las Unidades Administrativas (Centros de Costo), de acuerdo con el calendario programático presupuestario autorizado, gestionarán las modificaciones Sello F1 P1-SGC Rev. 1 Elaboró Revisó Autorizó Roberto Ceja León Titular de la Subdirección de Programación y Presupuesto Gabriel Alberto Mejía Gastélum Titular de la Dirección de Finanzas Luis Topete Dueñas Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REGISTRO Y CONTROL DE LAS ADECUACIONES PRESUPUESTARIAS Clave: P1-05-DF-SPP No. Revisión: 6 Fecha de Revisión: Julio2009 Página: 3 de 7 necesarias a su estructura física financiera, que permita continuar con la operación de las actividades sustantivas a su cargo. El/la Titular de la Dirección de Finanzas vigilará el cumplimiento y apego a la normatividad de este procedimiento. El/la Titular de la Subdirección de Programación y Presupuesto ejecutará el presente procedimiento. V. MARCO NORMATIVO Las y los Titulares de las Unidades Administrativas del Instituto, observarán las disposiciones contenidas en el presente documento y la veracidad de la información con que se alimente su registro en el Sistema de Control Presupuestal. Ley del Instituto Nacional de las Mujeres (D.O.F., 12 de enero de 2001), con sus reformas y adiciones. Reglamento Interior del Instituto Nacional de las Mujeres (D.O.F. 23 de junio del 2005), con sus reformas y adiciones. Estatuto Orgánico del Instituto Nacional de las Mujeres (D.O.F. 17 de septiembre de 2002), con sus reformas y adiciones; Manual de Organización Interna del Instituto Nacional de las Mujeres (Acuerdo INMJG0203056 29 de agosto de 2002 y D.O.F. 04 de noviembre de 2005), con sus reformas y adiciones; Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, (D.O.F., 30 de marzo de 2006), con sus reformas y adiciones. Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal en curso. VI. DEFINICIONES Sello F1 P1-SGC Rev. 1 Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. D.O.F. 28 de Junio de 2006), con sus reformas y adiciones. Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal. (D.O.F. 13 de octubre de 2000), con sus reformas y adiciones. Adecuación presupuestaria: Modificación que se realiza durante el ejercicio fiscal a las estructuras funcional-programática, administrativa y económica del Presupuesto de Egresos de la Federación, o ajuste a los calendarios financieros y metas del presupuesto autorizado por la H. Cámara de Diputados que se realiza a través del documento denominado “Afectación presupuestaria”. Se clasifican en internas y externas. Las internas no requieren autorizaciones de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, las externas sí. Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (PEF): La integración de los Programas Institucionales y sus respectivas previsiones de gasto, señaladas en el Presupuesto de Egresos, que se realiza para fines de trámite de autorización por el H. Congreso de la Unión, a través de la Secretaría. Elaboró Revisó Autorizó Roberto Ceja León Titular de la Subdirección de Programación y Presupuesto Gabriel Alberto Mejía Gastélum Titular de la Dirección de Finanzas Luis Topete Dueñas Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REGISTRO Y CONTROL DE LAS ADECUACIONES PRESUPUESTARIAS Clave: P1-05-DF-SPP No. Revisión: 6 Fecha de Revisión: Julio2009 Página: 4 de 7 Control presupuestario: Se refiere al conjunto de técnicas administrativas para identificar la disponibilidad presupuestaria en forma previa al compromiso, conocer la reducción de compromisos y apoyar la estadística presupuestaria por cada uno de los rubros que componen al registro presupuestario. DGPOP: Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP). Presupuesto original (Asignación original): Estimación de gasto autorizada por la H. Cámara de Diputados en el Presupuesto de Egresos de la Federación, como resultado de la iniciativa enviada a través de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para desarrollar las actividades del Instituto, durante el periodo de un año a partir del primero de enero. Presupuesto modificado autorizado: La asignación presupuestaria para cada uno de los ramos autónomos, administrativos y generales, así como para las entidades, a una fecha determinada, que resulta de incorporar, en su caso, las adecuaciones presupuestarias que se tramiten o informen conforme a lo dispuesto por el artículo 92 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y demás disposiciones aplicables, al presupuesto aprobado, y que se expresa a nivel de clave presupuestaria para los ramos y de flujo de efectivo para las entidades. Presupuesto comprometido: Las provisiones de recursos que constituyen las dependencias y entidades con cargo a su presupuesto aprobado o modificado, autorizado y con base en el calendario de presupuesto, para atender los compromisos derivados de las reglas de operación de los programas; celebración de contratos o convenios; pedidos, o cualquier otra figura que signifique una obligación o posibilidad de realizar una erogación. Presupuesto disponible: Estimación del saldo o remanente de recursos susceptibles de ser utilizados, el cual resulta de restar a una asignación presupuestaria, las cantidades ejercidas y comprometidas con cargo a dicha asignación. Proceso presupuestario: Se refiere al proceso que inicia con la asignación original, la adecuación o adición, el compromiso y ejercicio por cada una de las partidas, conceptos y capítulos que integran el Clasificador por Objeto del Gasto en vigor. Reintegros al presupuesto: Son reintegros al presupuesto autorizado, las devoluciones de recursos que se realizan por pagos en exceso al amparo del documento presupuestario denominado “Póliza Diaria de Egresos”. Unidad administrativa (Centro de Costo): Conjunto de oficinas o funciones agrupadas bajo la responsabilidad de un(a) titular, facultado(a) para llevar a cabo las actividades que conduzcan al cumplimiento de objetivos y metas establecidas en los programas del Instituto. MAP: Módulo de Adecuaciones Presupuestales. Sello F1 P1-SGC Rev. 1 Elaboró Revisó Autorizó Roberto Ceja León Titular de la Subdirección de Programación y Presupuesto Gabriel Alberto Mejía Gastélum Titular de la Dirección de Finanzas Luis Topete Dueñas Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REGISTRO Y CONTROL DE LAS ADECUACIONES PRESUPUESTARIAS VII. DOCUMENTOS RELACIONADOS N/A VIII. FORMATOS DERIVADOS F1_P1-05-DF-SPP Afectación Presupuestaria de Trámite Interno F2_P1-05-DF-SPP Afectación Presupuestaria de Trámite Externo F3_P1-05-DF-SPP Solicitud de Afectación Presupuestal IX.No DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD RESPONSABLE Clave: P1-05-DF-SPP No. Revisión: 6 Fecha de Revisión: Julio2009 Página: 5 de 7 TIEMPO INICIO En cumplimiento a los objetivos y metas y con el propósito de tener un mejor desempeño en sus actividades operativas, determina las modificaciones a la estructura financiera. 1 Titular de las Identifica los requerimientos y solicita mediante el formato F3_P1-05-DF-SPP Unidades “Solicitud de Afectación Presupuestal”, el requerimiento para cubrir sus Administrativas / Enlace necesidades y tramita mediante correo electrónico u oficio al/la Titular de la Dirección de Finanzas y Subdirección de Programación y Presupuesto, el Administrativo del área solicitante dará seguimiento a su requerimiento. En el caso de afectación externa, deberá incluir el análisis del impacto de las metas en su presupuesto anual, o señalar que no las modifica. 2 Recibe notificación de afectación presupuestal y tramita al Departamento de Programación. Titular de las Dirección de Finanzas/ y Subdirección de Programación y Presupuesto 1 día Recibe solicitud y verifica con base en el presupuesto autorizado y en los criterios establecidos en la materia, conforme a la normatividad aplicable y determina si procede. 3 Titular del Departamento de Programación ¿Procede? No: Prepara escrito señalando las causas de la devolución, recaba firma del/la Titular de la Dirección de Finanzas y remite al/la Titular de la Unidad Administrativa (Centro de Costo). Fin del Procedimiento. Sello F1 P1-SGC Rev. 1 Elaboró Revisó Autorizó Roberto Ceja León Titular de la Subdirección de Programación y Presupuesto Gabriel Alberto Mejía Gastélum Titular de la Dirección de Finanzas Luis Topete Dueñas Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REGISTRO Y CONTROL DE LAS ADECUACIONES PRESUPUESTARIAS No ACTIVIDAD Clave: P1-05-DF-SPP No. Revisión: 6 Fecha de Revisión: Julio2009 Página: 6 de 7 RESPONSABLE TIEMPO Titular de la Dirección de Finanzas/Titular de la Subdirección de Programación y Presupuesto Informa la SHCP Sí: Determina el tipo de adecuación a realizar: Para el caso de trámite interno, efectúa adecuación, genera el formato F1_P105-DF-SPP Afectación Presupuestaria de Trámite Interno y remite al Titular de la Subdirección de Programación y Presupuesto. Continúa en actividad 5. Para el caso de trámite externo: Continúa en actividad 4. Registra adecuación externa en el Modulo de Adecuaciones Presupuestarias (MAP), y turna al/la Titular de la Dirección de Finanzas, para su validación y autorización y tramita a la DGPyP de la SHCP para que resuelva, con la participación que corresponde a las Unidades de Servicio Civil y de Política Presupuestal, y comunica la resolución a la solicitud de adecuación presupuestal, mediante el MAP. Recibe resolución de la DGPyP, y determina si fue autorizada: ¿Fue autorizada la solicitud de adecuación? No: Devuelve a la Unidad Administrativa (Centro de Costo) señalando causas del rechazo. Fin del procedimiento. Sí: Efectúa adecuación mediante el formato F2_P1-05-DF-SSP Afectación Presupuestaria de Trámite Externo y afecta registros de la Unidad Administrativa (Centro de Costo) que corresponda. Continúa en actividad 5. 5 6 7 Revisa, rubrica el formato F1_P1-05-DF-SPP Afectación Presupuestaria de Titular de la Trámite Interno o formato F2_P1-05-DF-SSP Afectación Presupuestaria de Subdirección de Trámite Externo, según sea el caso, y remite al/la Titular de la Dirección de Programación y Presupuesto Finanzas. Revisa, firma de Vo.Bo., recaba firma de autorización del/la Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas. Titular de la Dirección de Finanzas Titular del Informa al solicitante vía electrónica ó telefónica, que se ha autorizado y Departamento de registrado la afectación presupuestal. Programación FIN Sello F1 P1-SGC Rev. 1 1 día 1 día Elaboró Revisó Autorizó Roberto Ceja León Titular de la Subdirección de Programación y Presupuesto Gabriel Alberto Mejía Gastélum Titular de la Dirección de Finanzas Luis Topete Dueñas Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REGISTRO Y CONTROL DE LAS ADECUACIONES PRESUPUESTARIAS Clave: P1-05-DF-SPP No. Revisión: 6 Fecha de Revisión: Julio2009 Página: 7 de 7 X. ANEXOS N/A Control de Revisiones REVISIÓN FECHA DE REVISIÓN 0 Agosto 2002 1 Julio 2003 2 Agosto 2005 3 Diciembre 2005 4 Enero 2006 5 Septiembre 2006 6 Febrero 2009 Sello F1 P1-SGC Rev. 1 MOTIVO Nueva creación Actualización (antes P-DGAF-12) Se agrega el MAP y se modifica la actividad 1. Inclusión al Sistema de Calidad. Se realizaron ajustes a las actividades de acuerdo a observaciones de Auditoria Interna. Se incluye el formato para solicitar adecuaciones presupuestales. Actualización de normatividad, políticas y definiciones. Actualización de normatividad, políticas, definiciones, responsables y actividades. Se elimina política de la “Originalidad de la acción prevalecerá sobre el mismo” como acuerdo de la Tercera Sesión del COMERI 2008. Se modifican algunos puestos con perspectiva de género de acuerdo a lo establecido en el Programa de Cultura Institucional. Elaboró Revisó Autorizó Roberto Ceja León Titular de la Subdirección de Programación y Presupuesto Gabriel Alberto Mejía Gastélum Titular de la Dirección de Finanzas Luis Topete Dueñas Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas