Antecedente (para entender el proyecto)

Master en Dirección Estratégica del Factor Humano
2007 - I
Curso: Comunicación Interna
Trabajo Aplicativo: MFH al 2010
Fernando Boyco Chioino
17 de diciembre 2007
Antecedente: (para entender el proyecto)1.
La mejor manera de predecir el futuro es crearlo. Peter Drucker.
Cumplimos ya dos tercios del avance del programa de estudios, y si lo pensamos bien, ya
tenemos ganada una nueva fortaleza personal: se trata de nuestro grupo de alumnos - y
profesores - de la Maestría en Factor Humano 2007-1. Este grupo ya forma parte del
capital social de cada uno de nosotros.
El potencial de nuestro grupo depende de nosotros. Reforzamos nuestros vínculos con
cada interacción, y lo hacemos crecer con cada aporte: con “apis”, ceviches y “gachelas”;
con risas y discusiones, entre dinámicas, exámenes, presentaciones y trabajos. Pero
también lo dejamos desvanecer, si nuestras interacciones y aportes se debilitan.
Es fácil imaginar que hacia el 2010 seremos un grupo de amigos con vínculos cada vez
más fuertes, que aprendieron a construir juntos formas creativas de comunicarse, para
conseguir miles de ventajas: apoyo, consejo, compartiendo cursos e información,
recomendando candidatos, celebrando logros, organizando foros, fiestas,
discusiones, cumpleaños, etc. Se trata de sacarle el mejor provecho posible a nuestro
capital social.
¿Cómo queremos que sea nuestro grupo después de terminar la maestría? Para evitar un
"fuimos" después de abril 2008, debemos crear nuestro futuro.
1
Texto de introducción a la encuesta aplicada al grupo el jueves 13 diciembre del 2007.
Resumen ejecutivo
El proyecto de comunicación “MFH al 2010” recoge el interés del grupo de alumnos del
Master de Factor Humano 2007-1, por fortalecer sus vínculos una vez acabada la
Maestría.
Existen buenas razones para ser optimistas con el grupo y sus posibilidades de atender
los intereses de sus miembros. El grupo está en crecimiento cualitativo, sus integrantes
realmente están mejorando su actuación en clase y fuera de ella, y así crece la
percepción del grupo respecto a sí mismo.
Los propios miembros del grupo generarán sus escenarios y definirán su visión de futuro
como grupo, así como las acciones para alcanzarla, en un Taller de Visión Compartida
que es parte de la estrategia inmediata. Por el momento un ejercicio personal de
escenarios, retos y oportunidades nos muestra la necesidad que tiene el grupo de mejorar
su dominio de nuevo software, y de adoptar nuevas actitudes que exige la comunicación y
creación de conocimiento compartido por Internet. Ese es el reto y la oportunidad a la vez.
El grupo ya empezó a pensar en sí mismo como tal, y está en marcha la creación de una
lluvia de ideas para conocer sus primeras impresiones sobre el futuro de grupo, Las
primeras respuestas son interesantes, e inspiraron el ejercicio personal de escenarios,
retos y oportunidades descritos.
Además de presentar ejemplos ya implementados de aplicaciones tecnológicas que
pueden ser utilizadas de de inmediato, se presenta un esbozo de estrategias de
comunicación para apoyar la integración del grupo.
Además del Taller de Visión
Compartida con que se inicia el proceso, el esbozo incluye un conjunto de actividades que
deben ser realizadas en los meses de estudios restante, como última ventana de
oportunidad para reforzar vínculos y aprender a manejar las herramientas de interacción
del futuro.
Proyecto MFH
Contenido:
1.- El proyecto:
2.- Supuestos
3.- El clima general de actitudes del grupo. (¿Porqué ser optimista con el éxito del
proyecto?)
4.- Un escenario futuro. Reto y Oportunidad en simultáneo.
5.- Primeras reflexiones compartidas sobre sí mismos como grupo.
6.- Ejemplos de aplicaciones tecnológicas fáciles de implementar:
7.- Estrategia de comunicación / integración
1.- El proyecto:
El proyecto de comunicación “MFH al 2010” recoge el interés del grupo de alumnos del
Master de Factor Humano 2007-1, por fortalecer sus vínculos una vez acabada la
Maestría.
2.- Supuestos
MFH al 2010 es una idea de futuro que todavía no fue compartida ni discutida a fondo con
los interesados, por lo que este trabajo asume supuestos personales que será necesario
confirmar, o ajustar en el camino. Entre estos supuestos están:

Al grupo le interesa trabajar por su futuro. Se percibe que esto es cierto, y se
plantea una estrategia para sacarlo adelante. Pero el grupo lo confirmará con su
dedicación.

La sola intervención con la iniciativa pone en marcha el proyecto. Los intereses, la
opinión y preferencias del grupo se irán formando y modificarán el proyecto a
medida que el grupo intervenga.

Será posible crear y reforzar la visión y compromiso del grupo en el proyecto, entre
hoy y abril-mayo del 2008. Luego será improbable conseguirlo.

El grupo estará dispuesto a adoptar el uso de herramientas y canales de
comunicación vìa Internet, que ahora no utiliza normalmente, pero que se suponen
indispensables como complemento a los celulares y correos electrónicos que el
grupo utiliza ahora.

Con el fin de ordenar las primeras ideas y delinear una estrategia de comunicación
que refuerce los vínculos del grupo, es satisfactorio el uso intuitivo y flexible de la
metodología de 8 pasos de Philip Lesly.
3.- El clima general de actitudes del grupo. (¿Porqué ser optimista con el éxito del
proyecto?)
La idea de reforzar nuestros vínculos como grupo después de acabar el Master, fue
puesta a consideración del grupo el jueves 13, hacia las 6:30 pm. antes de clase. Por
coincidencia, unas15 personas leyeron juntas el documento invitándolos a participar en la
“lluvia de ideas” que se adjunta en el anexo, y que tuvo como introducción el texto del
primer acápite de este informe.
La reacción fue notable: se consiguió una reunión informal intensa, de más de 10 minutos,
que se interrumpieron para entrar a clase. Más que cumplimientos (cumplo y miento) con
los siempre esperables comentarios complacientes por una idea socialmente irrefutable,
todos se mostraron entusiastas, enfocados y positivos.
Una lectura de la primera reacción siempre tiene latente la tendencia a ver sólo la parte
grata de la realidad, pero existen muestras claras de ser auténtica. Hacia fin de la clase,
en el intermedio especialmente, contamos 15 comentarios favorables, dichos de forma
individual, en momentos diferentes, y no provocados.
Desde una perspectiva más amplia, ocurre que el grupo está siendo más cohesionado
cada vez, y los vínculos de amistad y respeto crecen. La confianza personal y el respeto
por el otro va en aumento, y eso se refleja en la calidad de las discusiones en clase. El
nivel de participación y la calidad de las presentaciones aumenta cada vez, y son
numerosos los casos de integrantes que ofrecen mejores participaciones, opiniones y
muestras de confianza en sí mismos. Con el grupo “en crecimiento”, crece la auto
percepción del grupo respecto a sí mismo.
Éste es actualmente el ambiente o “clima general de actitudes” del grupo respecto a sí
mismo. Que un clima así sea frecuente en otros grupos de Maestrías, (el Master Day dejó
comprobarlo), da validez a la impresión.
De otro lado, será interesante observar y evaluar de manera más segmentada las
actitudes particulares de sub-grupos e individuos. Las motivaciones personales son
diferentes y evolucionan distinto. Por ahora, es obvio que de manera individual, varios
integrantes del grupo destacan por su entusiasmo natural e interés personal por las dar
ideas e iniciativas. Intuimos que ellos seguirán siendo los motores de la integración del
grupo.
De la misma manera, obviamente el interés por dedicar tiempo y creatividad al grupo
variará entre los individuos. Un conocimiento de los grupos e individuos respecto al grupo
se irá obteniendo con la experiencia.
Analizado de esta manera, se concluye que el clima general de actitudes del grupo con
respecto a sí mismo es favorable. Así mismo, que las actitudes y preferencias
particulares, individuales o de sub-grupos son una variable importante de entender y
medir.
La conclusión en este momento es que el ambiente favorable existe, y que resulta
razonable ser optimista con la posibilidad de éxito del proyecto.
4.- Un escenario futuro. Reto y Oportunidad en simultáneo.
La metodología de Phillip Lesly plantea que las estrategias de comunicación interna
deben derivarse de cómo percibe el propio grupo sus problemas, necesidades y
oportunidades que se planteen para la organización.
En el caso del proyecto MFH, el objetivo es considerar las perspectivas de futuro que el
propio grupo tiene de sí mismo, y desde allí identificar sus necesidades y soluciones de
comunicación. ( Para generar esas ideas compartidas, la estrategia contempla hacerlos
participar del “Taller de formulación de la visión compartida”).
El documento con la lluvia de ideas generada por los alumnos se encuentra al final del
informe, y será la base para trabajar el Taller.
Tales auto percepciones del grupo serán incorporadas luego, y muy probablemente
consideren amplias áreas de interés ¿qué espero del grupo? y de compromisos ¡Qué
estoy dispuesto a aportar?, así como de necesidades de comunicación, todo ello producto
de la reflexión y compromiso de todos.
Mientras tanto, y para efectos de este trabajo aplicativo, será interesante adoptar como
más probable algún escenario de futuro que sea producto de la propia reflexión. Se refiere
a un solo aspecto de la gama de intereses y necesidades de comunicación, que parece
fundamental:
Se estima que el futuro será cada vez más exigente para todos, en términos de tiempo
para comunicarse y compartir en grupo. Nuestras necesidades de relacionarnos y
pertenecer serán las mismas o mayores, pero cada vez tendremos menos tiempo para
dedicarle al grupo y a nuestras relaciones alrededor de temas e intereses comunes de
trabajo, profesionales, etc.
Probablemente la definición más objetiva posible para el grupo será la de Grupos de
interés en temas de RRHH, y de apoyo mutuo para facilitar nuestro trabajo. Además.
probablemente logremos generar espacios de intercambio social, como reuniones
anuales, etc.
Por otro lado, el desarrollo de Internet y la tecnología de comunicación es veloz y cada
vez deberemos ser más hábiles con el manejo de los programas y las nuevas exigencias
de actitud y comunicación que imponen. Sin embargo con excepciones notables, nuestro
grupo en particular da la impresión de tender a no adaptarse y de irse quedando.
Claramente parecemos parte del típico usuario de tecnología que domina Office y correos
electrónicos, pero se paraliza con Windows Vista “porque no se entiende”.
También parecemos paralizarnos ante las nuevas exigencias de actitud y velocidad de
comunicación que nos plantean las nuevas tendencias. Por ejemplo, la creación de
documentos compartidos y generación de ideas en línea, además de obligarnos a usar
nuevos programas, nos exige nuevas formas de vincularnos, y nos expone a opinar y
crear con otros en la red, en público, y preferimos no hacerlo..
Pero es vital reaccionar, porque se proyecta una situación similar a la que se dio con el
ingreso de las PCs en la década del 80, cuando un número importante de personas que
entonces tenían 30 o màs años de edad, quedaron “atrapadas por la tecnología”, y como
máximo, a duras penas aprendieron a usar procesadores de palabras.
Así es como el reto de mantenernos actualizados con las nuevas tecnologías de Internet,
con las nuevas tecnologías de comunicaciones, y con las herramientas para la generación
de conocimiento compartido, entre otras, puede convertirse en la oportunidad de
fortalecer los vínculos alrededor del grupo MFH.
Nuestro cada vez más escaso tiempo nos obligará a recurrir a tales tecnologías, como
Wiki Spaces, Google docs, Blogs, Chat, trabajo en grupo vìa Internet, etc. Todo lo que
hagamos para aprender juntos de esas tecnologías nos generará mejores vínculos como
grupo.
En otras palabras, el reto de aprender nuevas tecnologías de comunicación nos genera la
oportunidad de potenciarnos como grupo. Si el grupo se convierte en un espacio donde
aprenderemos a dominar tales tecnologías, se habrá creado un interés muy grande en el
grupo. El medio parece el fin. El reto y la oportunidad parecen ser lo mismo. Aprendamos
juntos a usar Google Docs, Wikispaces, Blogs, etc,, usemos como práctica las
aplicaciones que nos interesen como grupo y como individuos, y en el camino, reforcemos
al grupo.
5.- Primeras reflexiones compartidas sobre sí mismos como grupo.
El siguiente documento es la “lluvia de ideas” creada por 5 miembros del grupo. El
documento fue trabajado en el ambiente de internet “Googledocs”, y sigue abierto para
continuar recibiendo aportes del resto de la clase.
Texto completo de la lluvia de ideas:
Por favor genera tu lluvia de ideas para cada una de estas 2 preguntas.
Este documento es un trabajo colaborativo. Se construye con el aporte de cada miembro
del grupo.
En este momento otros usuarios registrados podemos estar editándolo y leyéndolo, todos
a la vez.
Asegúrate de no borrar las ideas de otros. Sólo agrega las tuyas a continuación del
anterior. No es necesario identificar los aportes, pero está permitido. En la sección
“Revisions” podrás ver cómo se fue construyendo el documento. Puedes ingresar y
aportar ideas cuantas veces desees.
Recuerda usar Save antes de salir.
1.- Qué usos prácticos, motivos, aplicaciones, ventajas, etc puede tener nuestro grupo
MFH después del 2008?
Recordar cumpleaños
Recomendar candidatos
Compartir chistes
Recomendar artículos de interés y seminarios o eventos
Formar un grupo de consulta de dudas
Contar con una base de datos para posibles nuevas posiciones
Compartir experiencias y buenas prácticas
Resolver problemas (sin tener que inventar la pólvora)
Soportarnos cuando tenemos problemas
Conseguir puestos en empresas y rubros a los que no podrías acceder sin
recomendaciones
Coordinar para meternos a otros cursos (hacer manchon pal descuento)
Ayudarnos a hacer capacitaciones en nuestras empresas para algún fin (ej. Metodologías
de procesos, selección, etc.)
Conocer sobre congresos, o eventos interesantes (relacionados o no con nuestro tema)
Compartir noticias buenas ( matrimonios, nacimiento de hijos, ascensos, cambios de
trabajo)
Intercambio de mejoras practicas in situ (tipo pasantias o job shadowing)
Grupo de proyectos
Bolsa de trabajo para los consultores free lance
Recomendar otras cosas como lugares de viajes para vacaciones, cursos, eventos
interesantes, etc.
mantener un directorio actualizado
Mantener red de contactos activa para todod los objetivos mencionados en los
comentarios anteriores: profesional, personal, amical. Una comunidad que puede ir
creciendo cada día y que sea un apoyo en todos los aspectos de nuestras vidas.
2.- Qué canales de comunicación podremos utilizar?
e-mail
celular
Wikispaces
Blogs de RRHH
Messenger
Chat de gmail
Noticias al celular por texto desde una web (como las ultimas del grupo)
reuniones periodicas en alguna casa (con panadero y quesos... tu sabes!)
Coordinar actividades (paintball, trekking ó incluso para el trabajo como capacitaciones)
Reuniones de trabajo, podriamos juntarnos para tocar un tema especifico y la persona
que conoce más del tema nos ayuda al resto
Teleconferencias
Sitios colaborativos como Google Docs, Wiki Spaces. Celulares (en vista de como avanza
la tecnología vamos a poder mandar casi de todo por ahí; Blogs personales; Se podría
diseñar un sitio web para el MFH.
6.- Ejemplos de aplicaciones tecnológicas fáciles de implementar:
A continuación se presentan 2 ejemplos de los espacios en red que pueden ser creados
con Wikispaces:
El primero es uno creado recientemente como ejemplo de lo que podría ser un espacio
web del grupo MFH.
En un espacio así puede abrirse la posibilidad de compartir los mejores trabajos de cada
grupo, como para cumplir el reto por dar el salto cualitativo que nos planteó el profesor
Ricardo Alania cuando nos demostró con varios ejemplos que normalmente es más
ventajosa la colaboración que la competencia.
Nuevamente se plantea el modelo: iremos aprendiendo a usar la herramienta, a la vez
que adaptando nuestras actitudes a las exigencias modernas, y a la vez integrándonos
como grupo: El reto es a la vez la oportunidad.
El siguiente es un espacio que viene siendo usado por el grupo de estudios EL viaje del
Héroe para realizar sus trabajos y archivarlos, organizados por folders. Wikispaces
funciona bajo el concepto de documentos compartidos.
Finalmente, la siguiente pantalla muestra cómo funciona el Live Classroom de Wimba, un
software que permite el trabajo compartido en línea.
Combina la posibilidad de conversar entre todos los miembros del grupo (voz y audio) ;
incluye un sistema de ayudas instantáneas de protocolo de reuniones (aprobar, rechazar,
pedir la palabra, ausentarse, etc.), además de un Chat de texto simultáneo, y un ambiente
web en la parte superior, en la que se organizan documentos, agendas, y otros de
carácter general para uso del grupo organizado. En el ejemplo mostrado, este es el
aspecto que tenìa la pantalla esta mañana del miembro en Lima de un grupo de trabajo
global del Internacional Baccalaureate. Los demàs participantes estaban en sus casas, en
Australia, Bankog, y Toronto, y otro grupo en la oficina en Cardiff, Inglaterra.
7.- Estrategia de comunicación / integración
Presentados los ejemplos que permiten visualizar el tipo de aplicaciones que el grupo puede
aprender a usar a la vez que integrarse, con nuevas aplicaciones alrededor de sus intereses
de grupo, presentamos algunas ideas sobre la estrategia de implementación.
A grandes rasgos, la estrategia consiste en:

Crear juntos una visión de futuro, compartida, del grupo.

Trabajar el plan de acción: desarrollar un plan de comunicación para
generar vínculos interesantes, variados y retadores.

Mantener viva la visión, reforzarla continuamente.

Generar compromiso con la visión, para cuando las cosas vayan mal.
Los puntos anteriores serán desarrollados básicamente por el propio grupo, en un Taller
de Visión Compartida, cuyo contenido esquemático es el siguiente:
Las acciones planteadas a continuación tienen que ver con la necesidad de aprovechar
los últimos meses de la Maestría para preparar al grupo en el uso de nuevas tecnologías
de información y comunicaciones, a la vez que se fortalecer los vínculos de grupo en lo
que queda como mejor oportunidad.
Lista sugerida de actividades.

Creación en grupo de una Wikispaces del MFH, similar a la del ejemplo
presentado. Los documentos e ideas del Taller darán origen al proyecto: símbolos,
declaración de visión, misión, estrategia, comisiones de trabajo, etc.

También puede ser utilizado para colgar los mejores trabajos de cada grupo en los
cursos pasados, así como los que vienen, como una forma de conocer y aprender
qué hace exitoso a cada grupo.

Empezar a utilizar inmediatamente Googledocs al interior de los grupos, para
hacer trabajos grupales y discusiones.

Organizar reuniones sociales con frecuencia

Organizar al menos un evento o foro, para probar nuestro interés por la generación
de espacios de aprendizaje.

Alentar a Javier y su API, primer periódico interno del grupo, que aporta a la
integración a través de la comunicación