GUÍA BASICA PARA LA - Universidad de Puerto Rico, Recinto de

Esta documento sigue las especificaciones dadas en la guía ejemplo diseñada por la Administración Central preparada
el 5 de febrero de 1998. La información que aparece en letra itálica, subrayada y en rojo comprende mis comentarios y
sugerencias. Esto con el único propósito de acelerar y simplificar el proceso.
Universidad de Puerto Rico
Recinto Universitario de Mayagüez
Plan de Práctica Intramural Universitaria
GUÍA BÁSICA PARA LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS
Instrucciones Generales:
La reglamentación vigente requiere la preparación de una propuesta separada e individual, para cada
programa, proyecto o contrato de práctica intramural universitaria que se proponga crear, establecer
o desarrollar, bien sea a través de la prestación de servicios directos al público o mediante la
contratación de servicios para actividades específicas. Esta guía básica facilitará la preparación de
Propuestas de Servicio bajo el Plan de Práctica Intramural Universitaria.
La Propuesta comenzará con una Hoja de Presentación o Portada que provea información sobre el
recinto o la dependencia universitaria que origina el documento, sus proponentes y datos relevantes
sobre el Proyecto; así como tres partes esenciales que deben acompañar dicha hoja.
La primera parte se conocerá como la Narrativa de la Propuesta. Ésta incluirá información detallada
que permitirá al Rector, o su representante, conocer los datos pertinentes para poder tomar una
decisión respecto al Proyecto.
La segunda parte la compone el Presupuesto de Ingresos y Gastos y el Plan de Distribución. Esta
parte detallará los aspectos financieros del Proyecto.
La tercera parte será el documento que se someterá al cliente con la explicación de los servicios a
ofrecer y el monto total a cobrar. Incluirá las condiciones de pago.
Cada parte contiene las instrucciones correspondientes.
I. Hoja de Presentación:
La portada debe contener la siguiente información:
(Encabezamiento)
Universidad de Puerto Rico
Recinto o Dependencia Universitaria
Plan de Práctica Intramural Universitaria
PROPUESTA
Facultad, Departamento, Programa, Sección u Oficina
Dirección Postal
2
Fecha:
Título del Proyecto:
Persona Responsable del Proyecto:
(Debe indicar nombre, dirección, teléfono, telefax, correo electrónico, etc.)
Nombre de los Proponentes:
(Debe indicar nombre completo de las personas, número de seguro social, posición,
departamento y unidad institucional a la que pertenece, teléfonos, telefax, correo electrónico,
etc.)
Nombre de otras Instituciones o Agencias Participantes:
(En esta sección se identificarán los nombres de individuos, miembros de la comunidad,
organizaciones, empresas comerciales o agencias gubernamentales que participarán con la
Universidad en la prestación de servicios. Se indicará quiénes de los participantes son
miembros del personal de la Universidad o empleados del Gobierno Estatal. Además, se
identificará a los participantes que son jubilados de la Universidad u otro Sistema de Retiro
gubernamental).
Compromiso de los Participantes:
La firma de los participantes legitimizan lo siguiente; “Los suscribientes certificamos que
voluntariamente hemos preparado esta propuesta y nos comprometemos a proveer los
servicios que se describen en la misma, según los términos y condiciones del Plan de Práctica
Intramural Universitaria”.
________________________________
Firma1
__________________________
Fecha
________________________________
Endoso, Director del Departamento
__________________________
Fecha
________________________________
Aprobación, Rector
__________________________
Fecha
1 Todos
los proponentes deberán firmar esta hoja
II. Narrativa de la Propuesta
En esta sección se presentarán las explicaciones y todos aquellos datos que el proponente
considere necesarios, para facilitar una efectiva evaluación de la propuesta. Ésta constará de
hasta un máximo de cinco (5) páginas. Puede incluir tablas, gráficas u otros recursos visuales que
ayuden en la presentación de la misma. Es importante que ofrezca una amplia explicación de los
siguientes tópicos:
A.
B.
C.
D.
Necesidad de los servicios
Descripción de los servicios a ofrecer
Metas y objetivos que espera obtener al brindar este servicio.
Descripción del Plan de Trabajo:
3
1. Explique cómo se conducirán los trabajos e incluya, si aplica, las condiciones o
facilidades que el cliente debe proveer para que la Universidad pueda ofrecer el
servicio.
2. Indique los nombres de las entidades o individuos que recibirán el servicio,
incluyendo el número de seguro social individual o seguro social patronal.
3. Resultados que esperan obtener a corto y a largo plazo.
4. Duración del contrato y expectativas de continuidad de los servicios.
E. Evaluación de los servicios o actividades:
Cada contrato en el cual se comprometa a la Universidad debe contar con una estrategia
de cumplimiento. El proponente deberá explicar y suministrar un Plan de Evaluación
para medir la efectividad de los servicios prestados.
III. Aspecto Financiero
En esta sección se presentará el plan de ingresos y gastos proyectados para cada año o durante el
período de duración de los servicios a ofrecerse. Las proyecciones que se indiquen
representarán los resultados económicos esperados, aunque pueden variar o actualizarse en el
transcurso del cumplimiento del contrato.
Se recomienda utilizar como guía el formato que se presenta a continuación. Si lo estima
conveniente, el proponente podrá ampliar su contenido. Se podrán utilizar otros formatos,
siempre que contenga la información básica incluida en este modelo.
A. PRESUPUESTO
Ingresos Proyectados
$____________
Gastos Ordinarios y Necesarios del Proyecto
Gastos Directos del Proyecto
Servicios Personales
Contrato de Servicios
Materiales y Servicios
Viajes
Equipo
Otros (Especifique)
Total de Gastos Directos
_________
_________
_________
_________
_________
_________
_________
Gastos Indirectos (Institucionales 5%)2
_________
TOTAL de gastos directos e indirectos
Sobrante Neto Sujeto a Distribución3 (Ingresos – Gastos)
$____________
$____________
4
2
Los gastos institucionales fluctuarán entre 2 y 5% del Ingreso Proyectado. Esta partida es para recobrar
otros costos en que incurre la Universidad por el uso de equipo, facilidades y servicios relacionados con
esta propuesta (agua, luz, teléfono, etc.)
3
La distribución del sobrante de este Proyecto se hará luego de deducir la totalidad de los gastos
reales incurridos en la prestación de los servicios, incluyendo los Gastos Institucionales.
B. PLAN DE DISTRIBUCIÓN RECOMENDADO POR EL PROPONENTE
Luego de cumplidas las obligaciones contractuales de las partes, haberse cobrado el precio de los
servicios prestados y deducido los gastos reales incurridos en la prestación de servicios, se
recomienda la siguiente distribución del sobrante neto disponible a la terminación del proyecto:
10 %
5%
5%
80 %
100%
Fondo General4
Fondo Institucional5
Fondo del Departamento
Facultad y Personal Participante
Total Distribución
4
El 10% destinado al Fondo General no se podrá variar sin la autorización expresa del Presidente de la
Universidad de Puerto Rico.
5
Se recomienda el 5% para el Fondo Institucional, 5% para el Fondo del Departamento y el 80%
restante para la Facultad y el personal participante, no obstante, estos porcientos pueden variar por
acuerdo mutuo y consenso de las partes.
C. DISTRIBUCIÓN INDIVIDUAL A PARTICIPANTES
Del sobrante que le corresponda al personal que participó en la prestación de los servicios
bajo esta Propuesta, se recomienda la siguiente distribución porcentual6:
6
___%
___________________________
Nombre
_________________
Núm. Seguro Social
___%
___________________________
Nombre
_________________
Núm. Seguro Social
___%
___________________________
Nombre
_________________
Núm. Seguro Social
___%
___________________________
Nombre
_________________
Núm. Seguro Social
Debe incluir a todos los que brinden el servicio.
IV. Oferta de Servicios
5
(Anejo I, del Contrato)
Esta sección es una descripción de los servicios que ofrecerá la Universidad de Puerto Rico, a
través del Plan de Práctica Intramural Universitaria, a personas o entidades que recibirán la
oferta. Es importante que la información que se provea sea exacta. La Oferta de Servicios se
preparará en duplicado y en hojas separadas, para que la última hoja pueda desprenderse y
convertirse en el Anejo 1 del Contrato que formalizará la Universidad con la otra parte, para
todo propósito legal.
Como requisito mínimo la Oferta de Servicios debe contener los siguientes tópicos:
A. Descripción exacta de los servicios a ofrecerse
B. Descripción de las obligaciones y condiciones que debe cumplir el cliente, para que la
Universidad pueda prestar los servicios.
C. Duración de los servicios (los servicios deben ofrecerse por etapas o fases definidas)
D. Precio total del servicio
E. Condiciones de pago (incluir la cantidad del pago por anticipo y etapas)
F. Término de duración de la oferta