PG-07: COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

PG-07: COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
RESPONSABLE DE GESTIÓN DE
VENTAS Y ALMACÉN
JEFE TÉCNICO
ESPECIFICACIONES
DIRECCIÓN
1
1
PRODUCTOS
HABITUALES MERCADO
NACIONAL
2
3
2
MATERIALES PARA
EMBOTELLADO
2
NECESIDAD DE COMPRA
3
INVENTARIO
4
3
SITUACIÓN DE
MATERIALES
4
ORDEN DE COMPRA
FIN DEL PROCESO
► En el caso de productos habituales para el mercado nacional, al tratarse de un producto estándar, se realiza
una compra global con el mismo formato de Orden de Compra para todos los posibles pedidos nacionales que
se prevén en el año.
► Para la compra de los materiales necesarios para el embotellado, el proceso que se sigue es el siguiente:
El Jefe Técnico realiza la planificación de la producción de embotellado y calcula las necesidades de material
en base al inventario que le facilita el almacén.
Una vez conocidas las cantidades de cada material a pedir a los suministradores, se cumplimenta una Orden
de Compra para cada uno de ellos.
Tanto la compra de material de embotellado como la de productos enológicos se realizará a aquellos
proveedores que tengan certificado su Sistema de Calidad, de manera que cada vez que se realice un pedido,
deberán enviar las especificaciones técnicas, las inspecciones de salida y la analítica del producto solicitado.
Cada partida será autorizada tras la inspección de cada tipo de material o producto.
El Responsable de Gestión de Ventas y Almacén realiza un inventario con el fin de planificar de manera
adecuada las necesidades de material. En base a este inventario junto con la planificación de la producción, el
Jefe Técnico cumplimentará una hoja de Situación de Materiales en la que figuran los siguientes datos:
Fecha: la correspondiente al día de la cumplimentación de la hoja.
Código: Cada tipo de material tendrá asignado un código de almacén que se adjuntará en la hoja de Situación de
Materiales. Si se tratase de un material nuevo, se le asigna un código nuevo.
Tipo de material.
Unidades necesarias: Se especificará la cantidad de unidades que se requieren para la elaboración del pedido.
Stock: Se indica la cantidad de unidades que existen en el almacén en ese momento.
Unidades a pedir: Se refiere a la diferencia entre las unidades necesarias y el stock existente. Si esta diferencia
sale positiva implica que es necesario realizar una Orden de Compra de una cantidad igual o superior a dicha
diferencia. Esto dependerá del tipo de material y de si se requiere mantener un cierto stock.
Proveedor: Se especifica el proveedor al que se va a realizar el pedido de compra de un determinado material.
Fecha de recepción: Se especifica la fecha prevista para las recepciones de los diferentes materiales pedidos.
Número de Orden de Compra: Se indica el número que se le asigna a la Orden de Compra correspondiente a
cada material a pedir.
Una vez cumplimentada la hoja de Situación de Materiales, ésta se adjunta a la Orden de Pedido para proceder
a la realización de la Orden de Compra.
Cuando se han determinado los materiales a pedir, se debe cumplimentar la Orden de Compra según lo
siguiente:
Para materiales habituales, se cumplimenta la correspondiente Orden de Compra reflejando las
especificaciones técnicas del producto al que se refiere.
En el caso de tratarse de un nuevo material o proveedor, las especificaciones se describirán con más detalle e
irán adjuntas a la Orden de Compra. Estas especificaciones detalladas deben abarcar:
En botellas: denominación del producto, capacidad, dimensiones, etc.
En tapones: tipo, color, dimensiones, grabado, etc.
En etiquetas: graduación alcohólica, capacidad, código de barras, etc.
Cuando Dirección revisa y aprueba la Orden de Compra, se procede como sigue:
La Orden de Compra original se envía al proveedor.
Una copia de dicha Orden se envía al Departamento de Contabilidad para la previsión de pagos y
comprobación de facturas.
Otras dos copias se archivan en el Departamento de Gestión de Ventas y Almacén. Una de ellas es archivada
para compararla con el albarán de materiales a la recepción de los mismos. Por otro lado, la copia restante se
adjunta con el albarán de materiales y se envía al Departamento de Contabilidad.
Lo primero que se realiza a la recepción de un material, es la comprobación de la Orden de Compra
correspondiente. Esta comprobación se debe hacer junto con el Responsable de Gestión de Ventas y
Almacén, que es quien tiene archivadas las diferentes Órdenes de Compra que se han enviado.