CONSULTA DE DOCUMENTOS CONTABLES DE PAGO EN EL

PROCEDIMIENTO: PETICION DOCUMENTACION PARA
JUSTIFICACIONES
Cuando un centro de gasto tenga que realizar alguna justificación y necesite
disponer de copia de documentos (facturas, pagos realizados, …), su unidad administrativa
de apoyo deberá rellenar el formulario “Solicitud de Documentos”, y enviarlo al Servicio
de Asuntos Económicos, bien por correo ordinario (edif.C2) o bien por e-mail (a la
dirección [email protected]).
Dicha solicitud irá acompañada de una Relación de Justificantes, con indicación
de los datos necesarios para su localización. Para ello dispone de una funcionalidad en el
sistema Universitas XXI-Económico (Docuconta/General/Archivo de Documentos) y de
unas instrucciones en la página web del Servicio (se pueden consultar en el ANEXO I de
este documento).
El Servicio de Asuntos Económicos suministrará los documentos solicitados por
correo electrónico o mediante fotocopia compulsada.
En cualquier caso, como con el actual procedimiento de gestión del gasto las
facturas pasan para su conformidad por las distintas unidades administrativas, recordamos
que éstas deberán de quedarse con copia de todas aquellas facturas que hayan de ser,
posteriormente, justificadas.
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ANEXO I
CONSULTA DEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES
1.- Introducción
El Servicio de Asuntos Económicos con objeto de mejorar la atención a nuestros
usuarios dentro del plan de calidad de los servicios universitarios, en coordinación con
el Servicio de Archivo General, ha incorporado una nueva funcionalidad al programa de
gestión Universitas XXI-Económico, denominada Consulta de Documentos Contables.
El objetivo fundamental de esta funcionalidad es la de facilitar a todo usuario del
programa la consulta de la ubicación física de las facturas y demás justificantes del
gasto, dato necesario para la obtención de fotocopias de los mismos por las Unidades
Administrativas.
En la Universidad de Jaén todo pago que se realiza necesita de la emisión de un
documento contable y una propuesta de pago; por ello los datos necesarios para realizar
la búsqueda será conocer el número de documento y la propuesta. En las facturas
pagadas por Anticipo de Caja Fija será, además, requisito imprescindible incluir el
número de registro del justificante del gasto.
2.- Consulta de Documentos Contables
La mejor opción para acceder a los datos del documento y la propuesta es a través de la
obtención de un listado previo de justificantes de gastos, mediante una consulta
paramétrica del módulo Justificantes del Gasto. Los campos que se aconseja incluir en
el listado son:
Nº de Registro Justificante
Nombre del Proveedor
CIF del Proveedor
Tipo de pago
Importe total
Nº Propuesta de Pago
Documento contable
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Conseguido el listado sólo queda por localizar el número de signatura y carpeta del
archivo, los cuales se obtienen mediante el procedimiento que explicamos a
continuación.
Menú Docuconta / General / Archivo de Documentos / Consultar Archivo
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Una vez en el módulo Docuconta, seleccionamos la pestaña General, Archivo de
Documentos y Consultar Archivo.
La pantalla que emite el sistema es de búsqueda, a la que se accede a través de la
inclusión de los datos de la propuesta de pago, documento contable o justificante del
gasto.
Las consultas paramétricas de Universitas XXI-Económico permiten varias
posibilidades de búsqueda, cumplimentando algunos de los campos que conozcamos.
Lo más sencillo es incluir sólo la consulta a nivel de propuesta y de documento.
Rango del Número de Propuesta de Pago (Desde-----Hasta)
Anotaremos en los dos campos el mismo número de propuesta de pago en el que esté
incluido el documento o justificante que queramos localizar.
Rango del Número de Documento (Desde-----Hasta)
Se incluirá el primer y último documento a consultar, siempre que sean de la misma
propuesta de pago. En el caso de que existan documentos de varias propuestas, deberán
hacerse consultas sucesivas para cada uno.
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Cumplimentados los campos, pinchar sobre el icono de los prismáticos y se accederá a
otra pantalla que nos proporciona los datos de ubicación física de los documentos.
El número de signatura y el número de carpeta son los datos que localizan físicamente
las facturas. El sistema permite también acceder, a nivel de consulta, al documento
contable. Pinchando dos veces sobre el documento seleccionado se abre otra pantalla
con los datos del mismo, de esta forma podemos consultar también on line los datos
referidos al pago: fecha de pago, cuenta corriente del tercero, etc.
3.- Consulta de Documentación Justificativa del Pago
Para obtener fotocopia de los datos del pago se deberá acotar la búsqueda
únicamente a nivel de propuesta, sin incluir ningún rango de documentos. Localizando
la signatura y carpeta de la última línea de la consulta, podemos acceder también a la
documentación que justifica el pago: relación de transferencias y extracto bancario.
Los justificantes del gasto pagados por ACF se agrupan por cuentas justificativas en una
sola carpeta con un solo documento contable para cada una de ellas, por lo que toda la
documentación se localiza con el número de signatura y carpeta del documento
contable; además será requisito necesario para la búsqueda, indicar el número de
registro de justificante del gasto.
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