2 - IES Tiempos Modernos

Formación Profesional a Distancia
PROCESADOR DE TEXTOS
WORD.
ESTILOS Y DISEÑO DE PÁGINAS
Aplicaciones informáticas
de propósito general
MINISTERIO
DE EDUCACIÓN,
CULTURA Y DEPORTE
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN,
FORMACIÓN PROFESIONAL E
INNOVACIÓN EDUCATIVA
CENTRO NACIONAL
DE INFORMACIÓN
Y COMUNICACIÓN EDUCATIVA
Coordinación:
Luis Antonio Salcedo Sigüenza
Félix García Zarcero
Autor:
Roberto Antón Marqués
Comisión de Seguimiento Técnico:
Francisco García García
Rafael E. Martínez Morazo
Juan Antonio Olmedo González
Diseño y Maquetación:
Pedro Alfonso Miguel Sánchez
Todas las marcas de equipos, software, sistemas operativos... están registradas por sus respectivas
compañías.
Parte de las imágenes han sido cedidas por cortesía de 3M, AMD, Apple, Borland, Dell, IBM, Intel,
Iomega, Hewlett Packard, Linux, Microsoft, Robotics y Thrustmaster.
 MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN, FORMACIÓN PROFESIONAL E INNOVACIÓN EDUCATIVA
CENTRO NACIONAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EDUCATIVA
I.S.B.N.: 84-369-3506-3
NIPO: 176-01-102-3
UNIDAD 9
Procesador de
textos Word.
Estilos y diseño de
páginas
Aplicaciones informáticas de propósito general
ÍNDICE
NDICE
PRESENTACIÓN.................................................................................................... 4
1. ESTILOS ................................................................................................................ 5
2. MODIFICACIÓN DE UN ESTILO ............................................................................ 6
3. AUTOFORMATO.................................................................................................... 7
4. AUTOFORMATO MIENTRAS SE ESCRIBE........................................................... 8
5. TEMAS ................................................................................................................... 9
6. GALERÍA DE ESTILOS........................................................................................ 10
7. PERSONALIZACIÓN DE ESTILOS Y PLANTILLAS ............................................ 11
8. CREACIÓN DE PLANTILLAS DE DOCUMENTOS............................................... 13
9. PERSONALIZAR LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS ....................................... 14
10. TABLAS, COLUMNAS Y LISTAS......................................................................... 19
10.1 T ABLAS .......................................................................................................... 20
10.2 CREACIÓN DE COLUMNAS PERIODÍSTICAS .......................................................... 24
10.3 LISTAS ............................................................................................................ 26
11. ORTOGRAFÍA...................................................................................................... 26
12. DISEÑO DE PÁGINAS ......................................................................................... 31
13. VISTA ESQUEMA ................................................................................................ 39
14. COMBINAR DOCUMENTOS ................................................................................ 41
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Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
3
Aplicaciones informáticas de propósito general
E
l procesador de textos Word dista mucho de los primeros
programas de manejo de texto que permitían escribir con
distintas fuentes de letras, distintos formatos de
caracteres y poco más.
Word proporciona una serie de estilos que te ayudarán a
realizar unas presentaciones del documento excelentes, pero
si no te satisfacen plenamente, también te permite crear tus
propios estilos. Word te ayudará a corregir erratas
ortográficas y gramaticales no sólo en español sino también
en otros idiomas que reconoce automáticamente.
Al finalizar el estudio de
esta unidad serás capaz de...
• Aplicar estilos a un documento.
• Incluir gráficos que mejoren la
presentación del documento.
• Crear listas, tablas y columnas de
texto.
• Diseñar las páginas de un
documento.
Podrás realizar, incluir y modificar imágenes para mejorar
la presentación de tus textos de forma fácil.
• Personalizar las barras de
herramientas.
En esta unidad se desarrollan las herramientas más
potentes de Word como los estilos, el corrector ortográfico,
los diseños de página y la vista esquema que te permitirá
crear y modificar la estructura del documento.
• Utilizar las distintas vistas de un
documento.
4
• Combinar documentos.
Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
1.
ESTILOS
Cuando el documento es grande, con un título principal y varios
títulos secundarios y una serie de párrafos, es conveniente utilizar los
estilos definidos de Word. Los estilos de un documento son un conjunto
de características de formato identificados por un nombre que se pueden
aplicar a un texto. Al aplicar un estilo, se asigna una serie de
características de una sola vez como tipo de letra, tamaño, justificación,
interlineado, aspecto... En la barra de formato, a la izquierda del tipo de
letra, tenemos la lista de estilos de Word.
Esta lista depende de la plantilla con la que se creó el documento y
además puede personalizarse, como se verá mas adelante.
Los estilos tienen asignados un nombre que indican para lo que se
han creado. Los estilos de títulos se numeran de Título 1 a Título 9
dependiendo de la jerarquía. Los estilos de lista se denominan de Lista 1
a lista 5 dependiendo del nivel de sangrado. Los estilos de párrafo
pueden ser: normal, texto independiente, diferentes sangrías, de
bloque... Por ejemplo, si abres un nuevo documento, éste se basa en la
plantilla normal y el estilo predeterminado es el normal; si despliegas la
lista de estilos, comprobarás que esta plantilla tiene otros estilos como
los de título de 1 a 3, texto independiente, cabeceras... dependiendo de
la plantilla utilizada, tendremos unos estilos u otros. Veámoslo de forma
práctica.
Copia el siguiente texto:
“Los árboles
Coníferas
Las hojas suelen durarles varios años.
De fronda
Las hojas sólo les duran un año. “
Sitúate en cualquier lugar de la primera línea y selecciona Título 1 de
la lista Estilo de la barra de herramientas de formato. Sitúate ahora en la
palabra Conífera y asígnale el estilo Título 2. Repite la operación con De
fronda. El resto del documento son párrafos con estilo normal. Ya te
habrás dado cuenta de que cada estilo tiene asignada una fuente de
letras, tamaño y formato determinado como negrita o cursiva. El
resultado debe ser parecido al de la figura siguiente:
5
Aplicaciones informáticas de propósito general
Aplicar estilos a un documento tiene como ventajas:
• Uniformidad en el documento. Todos los títulos, listas y párrafos
del mismo nivel tendrían la misma fuente, tamaño y formato de
caracteres.
• Aplicar más de una característica de formato en una sola
operación.
• Posibilidad de modificar cualquier característica de estilo en todos
los títulos, listas y párrafos del mismo nivel con una sola orden, sin
necesidad de ir uno por uno.
• Tener acceso al mapa de documento que nos permite ver toda su
estructura y navegar por él de forma rápida y sencilla. En el menú Ver se
activa y desactiva el Mapa de documento. Haciendo clic en el título del
panel de la izquierda, iremos a esa parte del documento.
Hay dos tipos de estilo el de párrafo y el de carácter. El estilo de
párrafo determina toda su apariencia: márgenes, tabuladores,
alineaciones, interlineado, fuente de texto, tamaño, negrita y cursiva
entre otros. El estilo de carácter determina la fuente, tamaño y el formato
de negrita y cursiva. El formato de carácter se aplica a posteriori y
prevalece frente al estilo de párrafo. Podemos utilizar los
predeterminados para el documento en la lista de estilos, u otros de los
definidos por Word; en el menú Formato, Estilos, seleccionamos de la
lista de estilos y aplicar. Además podemos crear nuestros propios estilos
de párrafo y de carácter y aplicarlos posteriormente, pero eso se verá en
Personalización de estilos.
ACTIVIDADES
CTIVIDADES
1ª Abre el archivo “Plantabosques” y aplica estilo de títulos y párrafo al texto. Cada vez que apliques
un estilo, fíjate en el tipo de fuente y tamaño que utiliza así como el formato.
2.
MODIFICACIÓN DE UN ESTILO
ESTILO
Cuando se ha creado un documento utilizando estilos, la
modificación del formato del documento se puede realizar de forma muy
fácil. Cuando modificas un estilo (Título, lista, párrafo...), puedes aplicar
de forma automática dicha modificación a todo el documento.
Sitúate en el título 2 “Coníferas” (en Word 97 puede ser necesario
seleccionar todo el título, si se compone de más palabras) y modifica una
de las características del estilo. Por ejemplo, asígnale el tamaño 12ppp,
ahora haz clic en Título 2 de forma que se seleccione (en azul); pulsa la
tecla Intro y aparecerá el cuadro de diálogo que te permitirá eliminar el
cambio realizado al estilo o aplicarlo a todos los Títulos 2 del documento.
6
Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
ACTIVIDADES
CTIVIDADES
2ª Abre el archivo “Dinosaurios”, comprueba los distintos estilos del documento. Modifica el estilo de
Título 3 en tipo de letra y tamaño y aplícalo a todos los Títulos 3. Comprueba las modificaciones.
Guarda el archivo modificado con otro nombre.
3.
AUTOFORMATO
AUTOFORMATO
Si el documento al que se le desea aplicar un formato ya está escrito
podemos utilizar el comando Autoformato del menú Formato.
Además de aplicarle un formato de forma automática a todo el
documento o aplicar un formato con la posibilidad de revisar a posteriori
cada cambio realizado pudiendo rechazar los no deseados, puedes
reemplazar ciertos caracteres por otros.
7
Aplicaciones informáticas de propósito general
La explicación de estos comandos se hará en el punto siguiente ya
que estos cambios pueden hacerse también de forma automática
mientras se escribe el texto.
En el cuadro Opciones de Autoformato puedes aplicar un tema de
fondo al documento que mejore la presentación. Aunque estos temas se
utilizan más para páginas Web, también pueden utilizarse en la
presentación de documentos.
4.
Word puede cambiar texto
mientras se escribe
AUTOFORMATO MIENTRAS SE ESCRIBE
También podemos asignar estilos a un documento de Word mientras
se escribe. Por ejemplo, el documento de los árboles podíamos haberlo
obtenido teniendo en cuenta que una línea a principio del documento o
después de una línea en blanco si se finaliza pulsando dos veces Intro,
Word le asigna automáticamente el estilo Título 1. Si la línea de texto la
hemos comenzado con un tabulador o sangrado, le asignará el Título 2,
si comienza con dos tabuladores le asigna el estilo Título 3 y así
sucesivamente.
Repitamos el documento de “Los árboles”, en Herramientas,
Autocorrección, en la lengüeta Autoformato mientras se escribe nos
aseguramos de que están marcadas las casillas de Aplicar mientras se
escribe. Tecleamos “Los árboles” y pulsamos Intro dos veces; como
puedes comprobar, Word le aplica el estilo de Título 1; pulsamos una vez
Intro para dejar una línea en blanco, pulsamos un tabulador y tecleamos
“Coníferas” y pulsamos dos veces Intro (comenzar a escribir con
mayúsculas), Word le asigna el estilo Título 2. Escribimos el párrafo “Las
hojas suelen durarles varios años.” y pulsamos Intro. Pulsamos Intro
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Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
para dejar una línea en blanco y tecleamos un tabulador y “De fronda”,
pulsamos dos veces Intro, Word le asigna el estilo Título 2 y a
continuación escribimos el párrafo “Las hojas se caen cada año. “. El
resultado del documento debe ser igual que al aplicar los estilos de
forma manual.
A la vez que aplicas estilos mientras escribes, también puedes
reemplazar ciertos caracteres como las " (comillas) por “, los ordinales 1o
por 1º, las fracciones 1/2 por ½, los símbolos -- por –, (C) por ©, (R) por
® y rutas de red y de Internet como http://www.microsoft.com por
hipervínculos http://www.microsoft.com. Además puedes aplicar formato
de *negrita* por negrita y _cursiva_ por cursiva.
5.
TEMAS
Word tiene definida una serie de temas que nos permiten cambiar la
fuente, tamaño, color del texto, líneas de colores y el fondo del
documento utilizando gráficos. Los temas sólo afectan a la presentación
y suelen utilizarse para diseñar páginas Web. Aún así puedes aplicarlos
a documentos normales.
Accede al cuadro de diálogo Temas del menú Formato y con el
cursor examina los distintos temas; en el panel de control de la derecha
puedes observar el resultado.
9
Aplicaciones informáticas de propósito general
6.
GALERÍA DE ESTILOS
Dentro del cuadro de diálogo Temas o en el de Autoformato
podemos comprobar cómo quedaría el documento si utilizamos uno de
los estilos predefinidos. Al seleccionar uno de los estilos, Word
formateará el documento según unos patrones establecidos.
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Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
7.
PERSONALIZACIÓN DE ESTILOS
ESTILOS Y
PLANTILLAS
Word permite modificar los estilos predeterminados o crear unos
estilos nuevos para aplicarlos posteriormente al texto. En el menú
Formato, el comando Estilo abre el cuadro de diálogo que nos permite
elegir un estilo de los ya existentes y con el comando Modificar cambiar
sus características o mediante el comando Nuevo crear un estilo
personalizado.
Si no te gusta alguna
característica de un estilo,
cámbiala
Al abrir Estilos, Word nos muestra los estilos del documento en uso;
podemos ver todos o sólo los personalizados en la lista desplegable
Lista. Para modificar un estilo basta con seleccionarlo en la lista de
Estilos y hacer clic en el comando Modificar. El primer cuadro de
diálogo de Modificar nos permite cambiar de nombre al estilo, indicar la
plantilla en la que se basa y el estilo del siguiente párrafo. Word asignará
este estilo al siguiente párrafo cuando se pulse la tecla Intro. Lo normal
es que sea el mismo tipo.
El cuadro de selección Agregar a la plantilla nos indica si se
modificará el estilo en la plantilla o solamente afectará a la copia del
documento. En el comando Formato nos permite personalizar las
categorías de Fuente, Párrafo, Tabulaciones, Borde, Idioma, Marco y
Numeración. Si el estilo personalizado se repite frecuentemente, puede
ser interesante utilizar el comando Teclas... para asignarle una
combinación de teclas para aplicar el estilo más rápidamente.
Para crear nuevos estilos podemos utilizar el comando Nuevo del
cuadro Estilos o de forma directa en la barra de herramientas formato.
Si utilizamos el cuadro de diálogo Estilos, lo primero que debemos
indicar es si es un estilo de carácter o de párrafo. Ya sabes que el estilo
de párrafo incluye más características que el de carácter, como
márgenes e interlineado que, evidentemente, el carácter no tiene.
Después indicamos el estilo en que se basa y a continuación se
especifica el formato como se ha visto anteriormente en Modificar.
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Aplicaciones informáticas de propósito general
Para crear un Estilo directamente con la barra de herramientas,
primero seleccionamos un párrafo con unas características parecidas al
que deseamos crear, modificamos la fuente, tamaño, sangría... y en la
lista de estilos de la barra de herramientas escribimos un nombre nuevo
y pulsamos Intro. Word aplicará el estilo al párrafo seleccionado y lo
añadirá a los estilos del documento.
ACTIVIDADES
CTIVIDADES
3ª Abre el fichero “Dinosaurios” y crea estilos de párrafo nuevos y aplícalos al documento.
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Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
8.
CREACIÓN DE PLANTILLAS
PLANTILLAS DE
DOCUMENTOS
DOCUMENTOS
Una plantilla contiene una serie de elementos en los que después se
basa el documento que se crea con ella, como texto y estilos. Hasta
ahora todos los documentos se han basado en la plantilla normal, pero
puedes crearte una plantilla personalizada a partir de la cual generar tus
documentos.
La forma de crear una plantilla es muy parecida a como se hace con
un documento normal.
En Archivo, Nuevo, elige la opción Plantilla de Crear nuevo
Se introduce el texto con su formato con las mismas técnicas de un
documento. Los elementos de una plantilla que se trasladan al
documento son: encabezados, notas al pie, comentarios, márgenes...
que se verán posteriormente en Configuración de Página, estilos y
configuración de menús y barras de herramientas.
Si creas muchos
documentos parecidos
utiliza una plantilla con las
características comunes
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Aplicaciones informáticas de propósito general
Elige el comando Guardar del menú Archivo y asígnale un nombre.
Si la has guardado en la carpeta por defecto de Plantillas aparecerá en
la lengüeta General de Nuevo Documento de Office. Puedes optar por
crear una carpeta dentro de esta carpeta Plantillas para almacenar las
plantillas personales; en este caso se creará una nueva ficha en el
cuadro Nuevo documento de Office con el nombre de la carpeta. En la
figura anterior puedes observar que se ha creado una carpeta llamada
Plantillas Personales.
La carpeta Plantillas se encuentra en C:\Windows\Aplications
Data\Microsoft\Plantillas; si visualizas la extensión de los archivos de
esta carpeta, comprobarás que las plantillas tienen extensión .dot. Para
modificar una plantilla utiliza el comando Abrir del menú Archivo o de la
barra de herramientas, accede a la carpeta Plantillas y haz doble clic en
ella. Una vez realizados los cambios, haz clic en el comando Guardar.
RECUERDA
ECUERDA
• Cuando se crea un documento se incorporan los estilos de la plantilla con la que se creó.
• La utilización de estilos proporciona uniformidad a todo el documento.
• Se puede aplicar una modificación de estilo a todos los párrafos que tengan definido ese estilo de
forma automática.
ACTIVIDADES
CTIVIDADES
4ª Crea una plantilla y configura la Fuente CG Times de 11ppp como predeterminada. Modifica los
estilos de título y párrafo en tamaño y formato. Elige un tema y configúralo como predeterminado.
En Guardar como crea una nueva carpeta de plantillas y guárdala. Cierra la plantilla. Crea un
nuevo documento basado en esta plantilla, copia el pequeño texto de los árboles visto
anteriormente y aplícale el estilo. Observa el resultado en comparación con el anterior basado en la
plantilla normal.
9.
PERSONALIZAR LAS BARRAS
BARRAS DE
HERRAMIENTAS
Las barras de herramientas son un conjunto de comandos y listas
desplegables representadas por iconos. Las barras de que dispone Word
las podemos ver en el submenú de Barras de herramientas, del menú
Ver o pulsando con el botón derecho en cualquier parte de la barra de
herramientas o de la barra de menú. Por defecto, cuando se instala Word
además de la barra de Menú se instala la barra de herramientas
Estándar y la barra de Formato, pero el usuario puede tener visibles
todas las que desee, basta con acceder al menú y hacer clic en ellas. La
marca de selección nos indicará cuáles están visibles.
Las barras de herramientas se pueden mover a la izquierda, a la
derecha, encima, debajo de las otras barras, e incluso las podemos
colocar en cualquier parte de la pantalla. Para moverlas, situamos el
puntero del ratón en la línea vertical con la que comienzan todas las
barras de herramientas (se puede hacer desde cualquier lugar vacío de
la barra), cuando se transforme en las flechas de dirección, pulsamos el
botón izquierdo y sin soltar desplazamos la barra a la posición deseada.
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Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
Las barras se suelen colocar en la parte superior, inferior (encima de la
barra de estado) o en el lado derecho, pero también se pueden tener
flotando en el área del documento. Las barras se pueden poner incluso
en la misma línea, dejando así más espacio para el área del documento.
Esto hace que no todos los comandos de las barras puedan estar
visibles, apareciendo el signo “>>” y la punta de lanza hacia abajo de la
lista desplegable que nos indica que hay más comandos ocultos y que
haciendo clic en la lista podemos acceder a ellos. Esta es una buena
opción ya que Word nos permite mostrar primero los comandos
utilizados más recientemente, por lo que podemos hacer que los ocultos
sean los menos utilizados. Observa que en Word 2000 puede ser
desplazada hasta la barra de Menús.
En el otro submenú de la Barra de herramientas está el comando
Personalizar, mediante el cual podemos agregar o quitar comandos de
las barras, reorganizar los comandos cambiándolos de una a otra,
modificar el icono de los comandos y especificar una serie de opciones
generales a las barras e iconos.
CÓMO AGREGAR COMANDOS A UNA BARRA DE HERRAMIENTAS.
En la lengüeta Barras de herramientas podemos mostrar u ocultar
las barras que deseamos así como crear nuestras propias barras de
herramientas en las que podemos incluir los comandos que creamos
convenientes. Cuando hacemos clic en el nombre de una barra de
herramientas nos permite Restablecer los comandos que incluía
inicialmente. Si es una barra creada por el usuario, nos permitirá
cambiarla de nombre o eliminarla.
Cuando hacemos clic en la marca de selección, la barra se mostrará
o se ocultará. Comprueba que la Barra de menús no es posible
ocultarla.
Para crear una barra personal basta con hacer clic en Nueva y darle
un nombre, comprobamos que está visualizada y a continuación
añadimos los comandos que deseamos.
15
Aplicaciones informáticas de propósito general
Para añadir un comando a cualquier barra (personal o no) debes
seguir los siguientes pasos:
1. Comprueba en Barras de herramientas de Personalizar que la
barra a la que deseamos agregar un comando está visualizada.
2. Haz clic en la lengüeta Comandos y selecciona en el panel
izquierdo la Categoría de comandos que incluye lo que se desea
añadir.
3. En el panel derecho de Comandos selecciónale, haz clic en él y
sin soltar arrástralo a la barra de herramientas prevista. Observa
en el arrastre cómo cambia el signo que acompaña al puntero del
ratón al pasar del cuadro de diálogo a la barra de herramientas. Si
es una x significa que si soltamos en ese lugar, se eliminará el
comando de la categoría; si (al situarnos encima de una barra)
aparece un + de inclusión y la marca I nos indicará que si
soltamos en esa posición, se incluirá el comando. Si la operación
que se va a realizar no es la deseada, se puede abortar pulsando
la tecla Esc.
4. Repite el punto anterior tantas veces como sean necesarias.
5. Haz clic en Cerrar.
6. El botón Descripción nos ofrece una pequeña ayuda sobre la
función del comando.
ACTIVIDADES
CTIVIDADES
5ª Crea una barra de herramientas denominada Personal y añádele los comandos Abrir, Vista
preliminar y Cerrar.
En personalizar barra de
herramientas marca la
casilla Mostrar teclas de
método abreviado en
sugerencias para aprender
a realizar los comandos
con el teclado
CÓMO ELIMINAR COMANDOS DE UNA BARRA DE HERRAMIENTAS.
Para quitar un comando de una barra de herramientas simplemente
se arrastra fuera de la barra, pero debe estar abierto el cuadro de diálogo
Personalizar de la Barra de herramientas. Cuando se abre
Personalizar, las barras muestran todos sus comandos incluidos los que
están ocultos, de esta manera nos facilita la operación.
Para quitar un comando que no se utilice, sigue los siguientes pasos:
1. Abre el cuadro de diálogo Personalizar del menú Barra de
herramientas. Observa que las barras muestran todos los
comandos aunque estén varias barras en la misma línea.
2. Haz clic en el icono del comando y sin soltar arrastra fuera de las
barras de herramientas; aparecerá un botón con el signo x
acompañando al puntero del ratón, suelta entonces. Si la
operación que se va a realizar no es la que deseas, puedes
interrumpirla pulsando la tecla Esc.
3. Repite el punto anterior tantas veces como sean necesarias.
4. Haz clic en Cerrar.
Los iconos eliminados
pueden ser restaurados
posteriormente
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Cuando se quita un comando de la barra de herramientas, no se
elimina realmente; siempre se puede volver a añadir de la categoría
desde la que proviene o se pueden reestablecer todos los iconos de la
barra de herramientas con el comando Reestablecer en la lengüeta
Comandos del cuadro de diálogo Personalizar.
Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
De la misma manera que se puede quitar o agregar un comando a
una barra de herramientas, también se pueden cambiar de orden los
iconos dentro de la misma barra o moverlos a otra barra. Para ello debe
estar abierto el cuadro de diálogo Personalizar de la Barra de
herramientas y las barras de herramientas que se vayan a modificar.
Sigue los siguientes pasos:
1. Abre el cuadro de diálogo Personalizar del menú Barra de
herramientas. Observa que las barras muestran todos los
comandos aunque estén varias barras en la misma línea.
2. Haz clic en el icono del comando y, sin soltar, arrastra a la
posición deseada dentro de la misma barra, o a otra barra de
herramientas, aparecerá con el puntero del ratón los signos + de
inclusión y I que nos indica la posición donde se colocará el
comando si soltamos el botón del ratón. Si la operación no es la
que deseas, se puede abortar pulsando la tecla Esc.
3. Repite el punto anterior tantas veces como sea necesario.
4. Haz clic en Cerrar.
PERSONALIZACIÓN DE LOS MENÚS
Al igual que se pueden personalizar las barras de herramientas,
también podemos hacer lo mismo con los menús.
Abre el cuadro Personalizar de Barras de herramientas y haz clic en
Comandos.
Despliega un menú y arrastra los comandos para cambiarlos de
orden. Puedes también incluir comandos del cuadro de diálogo
Comandos, de una categoría determinada, en un menú, simplemente
arrastrándolos a él o puedes quitar comandos arrastrándolos fuera como
se ha hecho anteriormente.
En la lengüeta Opciones del cuadro Personalizar podemos elegir
una serie de opciones referidas a las barras de herramientas como las
siguientes:
•
Combinar las barras Estándar y Formato en la misma
línea.
•
Hacer que Office coloque los comandos más utilizados
en la parte superior de los menús.
•
Si deseamos que muestre los menús completos después
de unos segundos o no.
•
Asignar a las barras de herramientas y a los menús la
misma disposición que cuando se instaló Office
mediante el comando Restablecer mis datos.
LOS ICONOS EN TAMAÑO GRANDE O NORMAL.
Puede hacerse que los menús se desplieguen desdoblándose o
deslizándose cuando muestran sus comandos en la lista Animaciones
de menú.
17
Aplicaciones informáticas de propósito general
Crea tus propios iconos
con el Editor de botones
También se puede cambiar una imagen por otra en los elementos de
las barras de herramientas o crear una propia siguiendo los pasos:
1. Abre el cuadro de diálogo Personalizar
2. Haz clic con el botón derecho sobre el icono cuya imagen desees
modificar y elige Modificar imagen del icono
3. En el Editor de botones elige el color o borrar y después marca el
punto de la imagen
4. Cuando hayas finalizado pulsa Aceptar
En Vista previa puedes ir viendo el resultado de las modificaciones
realizadas.
ACTIVIDADES
CTIVIDADES
6ª Cambia, con el Editor de botones, el fondo blanco del icono Nuevo documento, de la barra de
herramientas estándar, por un color más intenso.
18
Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
10. TABLAS, COLUMNAS Y LISTAS
LISTAS
Muchas veces se necesita ordenar el texto en filas y columnas, para
ello se pueden utilizar los tabuladores o la estructura de tablas.
Los tabuladores se suelen emplear cuando el texto de las distintas
columnas no supera la línea, como por ejemplo.
El utilizar la tabulación en lugar de los espacios en blanco para pasar
de una columna a otra asegura una alineación de los valores en las
columnas, incluso cambiando de tipo de fuente. Un tabulador es una
marca que puede quitarse mediante la tecla Supr. o retroceso. Si
activamos el comando Mostrar códigos, podemos ver las marcas de
tabulación como una flecha horizontal.
Word tiene predefinidos los saltos de tabulación a una distancia de
1,25 cm y con una alineación a la izquierda. Esto puede ser modificado
en Tabulación del menú Formato o directamente en la regla, de la
siguiente manera:
Para escribir un texto como el de la figura anterior, coloca los
tabuladores siguiendo estos pasos:
• Elige el tipo de tabulación haciendo clic en el símbolo de tipos
hasta que aparezca el que desees:
ajustar a la izquierda,
centrar el
texto en la marca de tabulación,
ajustar a la derecha el texto o
ajustar al punto decimal.
• Haz doble clic en el lugar de la regla donde desees colocarlo.
Aparecerá el cuadro Tabulación indicando la distancia y alineación;
acepta si es correcto.
• Repite los pasos anteriores hasta definir la tabulación de todas las
columnas.
• Escribe el texto; para pasar de una columna a otra utiliza Tab.
ACTIVIDADES
CTIVIDADES
7ª Abre el fichero “Tabla Países” y escribe los datos de la tabla utilizando los tabuladores.
8ª Abre el archivo “Artículos” y, mediante los tabuladores, da formato al texto ajustando los valores
numéricos a la derecha o al punto decimal, si lo tienen.
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Aplicaciones informáticas de propósito general
10.1. TABLAS
Una tabla es una estructura compuesta de filas y columnas. La
intersección de una fila y una columna es lo que se llama celda, que es
el elemento básico. Todas las celdas que están en la misma línea forman
una fila de la tabla y todas las celdas que están en la misma columna
forman una columna de la tabla. La tabla tiene un borde formado por una
línea continua negra por defecto de medio punto.
Para crear una tabla podemos hacerlo en el menú Tabla, Insertar,
Tabla o en la barra de herramientas estándar,
e indicar el número de
filas y columnas que la componen.
Para situarte en una determinada celda basta con hacer clic en ella.
Para cambiar a la celda siguiente (la de la derecha o si es la última de la
fila la primera de la siguiente fila), se utiliza el tabulador que es más
rápido que ir haciendo clic en cada celda. Para moverte en sentido
contrario, utiliza Mayús.+Tab..
Observa la tabla que has creado, muestra los códigos para ver los
finales de celda y de fila. Desplaza el puntero del ratón despacio
alrededor de la tabla y observa el aspecto que toma dependiendo de la
posición. Si te sitúas en el margen izquierdo de la tabla, cuando aparece
una flecha ligeramente inclinada a la derecha, si haces clic,
seleccionarás la fila de la tabla que está a la altura de la flecha.
Si te sitúas en la parte superior de las columnas, el puntero se
transforma en una flecha negra hacia abajo; si haces clic seleccionarás
esa columna. Si arrastras seleccionarás varias columnas. Para
seleccionar una fila, haz clic en su primera celda y arrastra el ratón hasta
la última (comprueba que se selecciona todo, no sólo el texto). Puedes
hacerlo de forma más rápida situando el cursor en el margen izquierdo
de la tabla a la altura de la fila y, cuando el puntero del ratón se
transforme en una flecha inclinada a la derecha, haz clic. Arrastrando,
seleccionarás varias filas. En el vértice superior o inferior izquierdo de
una celda, aparece una flecha negra inclinada a la derecha, haz clic para
seleccionar la celda.
En el vértice superior izquierdo de la tabla aparece una doble flecha
con cuatro puntas que nos indica que podemos arrastrar toda la tabla
para llevarla a otra posición.
Para escribir texto en una celda, sitúate en ella haciendo clic y teclea
el texto como si se tratara de un párrafo. Word ajusta el tamaño de la
celda al texto de tal manera que aumentará la altura de la fila; si
seguimos escribiendo se llega al extremo inferior derecho. Si se pulsa
Intro, Word comenzará otro párrafo dentro de la celda. Para incluir una
tabulación en una tabla hay que pulsar ctrl..+Tab.
Para alinear el texto dentro de la celda, se hace igual que hemos
hecho hasta ahora, utilizando los iconos de la barra de formato. Se
selecciona la celda o celdas deseadas y se aplica el formato. Para
eliminar el contenido de una o varias celdas se seleccionan y se pulsa la
tecla Supr.. Observa que cuando pasas de una celda a otra con la tecla
Tab., a la vez que te sitúas en otra celda, se selecciona el contenido, por
lo que, unido a la tecla Supr., puedes eliminar el contenido de celdas de
forma rápida. De igual manera, para eliminar el contenido de toda una
fila o columna basta con seleccionarla previamente y pulsar Supr.
20
Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
Los datos introducidos en la tabla tienen una relación entre ellos,
toda la tabla es un conjunto de valores de un determinado tema (tabla de
artículos, tabla de películas, tabla de clientes...), cada fila de la tabla
representa un elemento distinto (un artículo, una película, un cliente...) y
cada columna es un campo de ese elemento (nombre del artículo, precio
del artículo, unidades del artículo... título de la película, director de la
película, productor de la película...). En la mayoría de los casos, la
primera fila es diferente al resto de ellas, se denomina cabecera y
contiene los nombres de los campos de las columnas.
ACTIVIDADES
CTIVIDADES
9ª Abre el fichero “Tabla Países”, modifica el texto de la tabla y selecciona celdas, filas y columnas.
10ª Crea una tabla con diez libros: en la primera columna escribe el título, en la segunda el autor y en
la tercera la editorial. Archiva la tabla con el nombre “Libros”.
Para modificar el número de filas o de columnas de una tabla se
insertan o se eliminan filas o columnas. Si el cursor está fuera de la tabla
y despliegas el menú Tabla, Insertar, comprobarás que sólo puedes
insertar una nueva tabla. Sin embargo, si el cursor se encuentra dentro
de la tabla en el menú Tabla, Insertar te permite insertar una fila por
encima o por debajo, o una columna a la izquierda o derecha de la celda
donde se encuentra el cursor. De igual manera, para eliminar una fila o
columna basta con situar el cursor en una celda de la fila o columna que
deseamos eliminar y, en el menú Tabla, Eliminar fila o columna. Word
eliminará la fila o columna con su contenido y desplazará de posición el
resto de las filas y columnas, manteniéndolas unidas.
Como se ha dicho con la tecla Tab. se pasa de una celda a otra, si
estamos en la última y pulsamos Tab., Word añadirá una nueva fila a la
tabla.
Si, en vez de utilizar el menú Tabla. deseamos realizar las
operaciones con el menú contextual, debemos seleccionar una fila o
columna para insertar una fila o columna.
Si tenemos que insertar más de una fila o columna, el truco es
seleccionar tantas filas o columnas como deseemos insertar y después
ejecutar Insertar fila o columna por cualquiera de los menús.
Aunque no sea lo más frecuente, puede ser necesario insertar una o
varias celdas en una sola fila o columna. Para ello seleccionamos la
celda o celdas y en menú Tabla, Insertar, Celda, permite insertar sólo
celdas desplazando las demás a la derecha o hacia abajo. De la misma
manera, se pueden eliminar una o varias celdas, seleccionándolas y
eligiendo Eliminar celdas.
21
Aplicaciones informáticas de propósito general
Puedes dividir una celda en varias: selecciona la celda y en Tabla
ejecuta Dividir Celdas... en una serie de filas y columnas. La operación
inversa de unir varias celdas se realiza seleccionando las celdas que se
desean unir y aplicando Combinar celdas del menú Tabla.
De manera similar puedes dividir la tabla en dos. Para unir dos tablas
elimina las líneas que las separan.
ALTURA Y ANCHURA DE LAS CELDAS
Alt.+Inicio te permite ir a
la primera celda de la fila,
Alt.+Fin a la última celda
de la fila,
Alt.+RePág. a la primera
celda de la columna y
Alt.+AvPág a la última
celda de la columna
Si te sitúas encima de una línea de separación de las celdas,
aparecerá una doble flecha; si arrastras el ratón, manteniendo pulsado el
botón izquierdo, se modificará el tamaño de la fila o columna. Si sólo se
desea cambiar el tamaño de una o varias celdas, éstas se seleccionan
previamente y después se arrastra el margen de la selección. Si al
modificar el tamaño arrastrando, mantienes pulsada la tecla ctrl.., Word
cambiará el ancho de las celdas situadas a la derecha sin cambiar el
tamaño total de la tabla. Si se mantiene pulsada la tecla Mayús., no
modificará las celdas situadas a la derecha, sino el tamaño total de la
tabla.
Para ajustar el tamaño de forma automática al tamaño del texto que
contiene, se sitúa el puntero en la línea que separa las filas o columnas y
se hace doble clic cuando aparezca la doble flecha.
Otra forma de ajustar el tamaño de las celdas es mediante
Autoajustar del menú Tabla o del menú contextual. Autoajustar al
contenido ajustará el tamaño de las columnas al mayor texto contenido.
Autoajustar a la ventana ajustará el tamaño de la tabla al tamaño de la
ventana distribuyendo el tamaño de las columnas. El ancho de columna
fijo establece unos valores que sólo se podrán modificar manualmente.
En el menú Autoajustar puede hacerse que dos o más filas o columnas
seleccionadas tengan el mismo tamaño.
Si lo que deseas es simplemente mover filas o columnas basta con
seleccionarlas y arrastrarlas con el ratón a su nueva posición (se debe
incluir en la selección el final de línea). También se puede mover
solamente el contenido de una celda seleccionándolo (sin incluir el fin de
celda) y arrastrándolo a otra celda cuyo contenido será reemplazado. La
celda de origen quedará vacía.
Además de la alineación de la barra de formato, es posible cambiar
la orientación y alineación vertical del texto de una celda o celdas.
Seleccionamos las celdas y mediante el menú contextual accedemos a
Dirección de texto que nos permite colocar el texto horizontal o
verticalmente y en Alineación de texto, además de la justificación
izquierda, derecha o centrada, podemos colocar el texto en la parte
superior, inferior o centrado verticalmente.
Bordes y sombreados del menú contextual permite especificar el
tipo de línea y color de los bordes, el color del texto y textura y color del
fondo.
22
Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
La barra de herramientas Tablas y bordes tiene agrupadas la
mayoría de las operaciones que se pueden realizar con tablas. Para
visualizarla en el menú Ver, Barra de herramientas, selecciona Tablas
y bordes.
Cabe destacar el comando Dibujar tablas de este menú. Se utiliza
como si fuese un lapicero, primero se dibuja el borde exterior de la tabla
arrastrando el ratón formando un cuadro o rectángulo; después se
dibujan las líneas interiores haciendo clic en la posición inicial y
arrastrando a la posición final. Si te equivocas, puedes utilizar la goma
para borrar líneas, selecciona la goma, haz clic en una parte de la línea y
arrastra por esa línea hasta que se seleccione; suelta el botón y se
borrará.
AUTOFORMATO DE TABLAS
Una vez realizada la tabla e introducidos los datos, puedes cambiar
su aspecto basándote en los formatos definidos en Autoformato de
tablas del menú Tabla. Puedes elegir un formato de la lista y comprobar
el resultado en la ventana de Vista previa.
ACTIVIDADES
CTIVIDADES
11ª Abre el archivo “Libros” que has creado y da formato a la tabla. Haz que la fila de cabecera resalte
del resto de las líneas con fondo de un color distinto. Las cabeceras deben estar centradas. Ajusta
el tamaño de las columnas al texto contenido.
12ª Dibuja la siguiente tabla.
ORDENAR TABLAS
Para ordenar las filas de la tabla según el contenido de una columna,
se elige Ordenar del menú Tabla .
23
Aplicaciones informáticas de propósito general
A continuación se especifica la columna por la que se ordenará. La
ordenación se realizará intercambiando filas enteras de la tabla.
Puede ordenarse por más de una columna, hasta tres: primero se
ordena por una; en caso de coincidencias, se ordenará por la columna
especificada en segunda opción y de la misma manera por la tercera
columna. La ordenación puede llevarse a cabo de forma ascendente o
descendente por cada uno de los campos.
ACTIVIDADES
CTIVIDADES
13ª Abre el fichero “Tabla Países” y modifica la tabla hasta que tome el siguiente aspecto.
14ª Abre el fichero “Tabla”, ordena la tabla por Nombre y dentro de cada nombre por primer apellido.
Ordena la tabla por la columna Sexo en orden ascendente y por apellidos y nombre en orden
descendente.
CONVERTIR TABLA EN TEXTO
Si alguna vez deseas quitar la estructura de la tabla pero mantener el
texto en filas y columnas, Word te lo permite hacer de una forma muy
fácil. Seleccionas toda la tabla y en el menú Tabla, Convertir, eliges
Convertir tabla en texto, se mostrará el cuadro de texto del margen que
te permite elegir el separador de los datos en filas y columnas.
Como habrás podido observar en el menú Convertir, también se
puede hacer la operación inversa, Convertir texto en tabla.
ACTIVIDADES
CTIVIDADES
15ª Elimina la estructura de la tabla del fichero “Tabla” separando los datos con tabuladores. Muestra
los códigos para comprobar la operación realizada. Realiza la operación inversa de convertir el
texto en tabla.
10.2. CREACIÓN DE COLUMNAS PERIODÍSTICAS
Las columnas periodísticas distribuyen el texto de arriba abajo en
una columna y continúa en la parte superior de la siguiente columna
igual que en los periódicos. Para crear las columnas periodísticas
debemos encontrarnos en vista Diseño de impresión o Vista
preliminar y en el menú Formato elegir Columnas... y a continuación
24
Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
especificar el número de columnas por página. Si el texto ya está
presente y se quiere dar formato de columnas, se debe seleccionar
previamente y después definir las columnas.
Word configurará inicialmente las columnas de la misma anchura y
separadas por un margen, pero estos valores pueden cambiarse e
incluso definir columnas de distinto tamaño. Todo ello puede hacerse
desde el cuadro Columnas del menú Formato.
El tamaño de las columnas también puede manejarse con la regla.
Si no deseas completar una columna y continuar en la siguiente, es
necesario introducir un salto de columna. Este salto puede introducirse
en el menú Insertar, Salto de columna o tecleando ctrl..+Mayús.+Intro.
Si seleccionas el tipo de salto Continuo, se equilibrará el texto en las
columnas.
Para modificar el número de columnas creado o cualquier otro
parámetro, situamos el cursor dentro del texto de las columnas y
ejecutamos Columnas... del menú Formato.
Si lo que deseas es eliminar las columnas periodísticas, accede al
cuadro de diálogo Columnas y establece una sola columna en
Preestablecidas.
ACTIVIDADES
16ª Abre el fichero “Columnas Periodísticas” y cambia el formato a una sola columna.
17ª Define ahora tres columnas por página separadas por una línea vertical e introduce un salto de
página después del primer párrafo de la segunda columna.
18ª Repite el ejercicio anterior equilibrando el texto; introduce más texto para comprobarlo.
25
Aplicaciones informáticas de propósito general
10.3. LISTAS
Una lista está compuesta por una serie numerada de párrafos. Word
destaca de forma automática esta lista de párrafos cambiando el margen
izquierdo y asignándole un número o un carácter al comienzo de cada
párrafo de la lista. La forma de numerar la lista y añadir viñetas es
seleccionar los párrafos que componen la lista y ejecutar el comando
Numeración y viñetas del menú Formato.
Los signos para enumerar
la lista pueden
personalizarse en forma y
color en el cuadro de
diálogo Personalizar...
Se elige un formato de viñeta, número o esquema y se pulsa
aceptar. Una vez elegido el formato, para sucesivas veces, puede
utilizarse el comando viñeta o numeración de la barra de formato.
Para ordenar listas se utiliza el comando visto anteriormente
Ordenar... del menú Tabla. La ordenación se hará comparando uno a
uno los caracteres de los párrafos de la lista. Si la lista está numerada,
Word volverá a numerar la lista después de ordenar.
ACTIVIDADES
CTIVIDADES
19ª Abre el fichero “Plantabosques” y enumera las listas del documento.
11. ORTOGRAFÍA
Word incorpora un corrector ortográfico y gramatical que nos avisa
de los errores cometidos al escribir el texto. Bueno, esto sería lo ideal
pero no siempre es así. Word compara las palabras escritas con las
almacenadas en su diccionario y, si alguna no se corresponde con
ninguna otra de las archivadas, la marca como error ortográfico mediante
una línea roja. Evidentemente, no tiene almacenadas todas las palabras,
26
Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
y mucho menos si se trata de un texto técnico, por lo que una línea roja
indica una palabra no reconocida más que una palabra errónea. Word
también tiene almacenadas una serie de reglas gramaticales que le
permite indicarnos un error en ciertas expresiones gramaticales básicas.
Esta corrección se basa en un idioma. Cuando se instala Office, se
toma por defecto el idioma para el que se compró la suite, en el que
están basados los menús y el texto de ayuda. Esto se puede comprobar
en Herramientas, Idioma.
Una de las características de la versión 2000 es la de poder detectar
automáticamente el idioma, de esta manera no es necesario pasar el
corrector a bloques de texto escritos en otros idiomas. Word detectará el
idioma dentro del grupo de ellos que están habilitados. Para habilitar un
idioma debemos cerrar todas las aplicaciones Office que estén abiertas y
en el menú Inicio, Programas, Herramientas de Microsoft Office
hacemos clic en Configuración de Idioma de Microsoft Office.
Marcamos los idiomas que deseamos habilitar y pulsamos Aceptar.
27
Aplicaciones informáticas de propósito general
Cada idioma tiene un diccionario principal en el que Word
comprobará el texto.
Además de este diccionario principal, Word utiliza un diccionario
secundario, denominado PERSONAL.DIC, inicialmente vacío, donde se
van añadiendo las palabras que el usuario indica a Word para que las
tenga en cuenta en futuras correcciones.
CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA DE FORMA AUTOMÁTICA
Normalmente, está activado el corrector gramatical mientras se
escribe; si no es así, en el cuadro Opciones del menú Herramientas,
podemos seleccionar la lengüeta Ortografía y gramática y marcar la
opción. El corrector automático hace que Word corrija todo el texto
escrito y a medida que se vaya tecleando lo analice, marcando con una
línea roja de subrayado las palabras desconocidas y con una línea verde
si la expresión gramatical no cumple una serie de reglas establecidas.
Estas líneas de detección de errores no se imprimirán.
Para quitar la marca de subrayado, se sitúa el puntero del ratón
encima de la palabra y pulsando el botón derecho se accede a las
operaciones del menú contextual. En la parte superior del menú Word,
muestra sus sugerencias; si la palabra correcta está visible basta con
hacer clic en ella para sustituirla. En el caso de que la palabra esté bien
escrita pero Word no la reconoce, puedes Omitir todas, Agregar o
Autocorrección.
Antes de agregar una
palabra al diccionario
asegúrate de que está
bien escrita
28
Omitir todas significa que dejará de marcar todas las palabras de
este documento que coincidan con esta, aunque Word seguirá no
reconociendo esta palabra como correcta. Con Agregar, Word
considerará que la palabra está bien escrita y la añadirá al diccionario
PERSONAL.DIC. En todos los documentos en los que se utilice este
diccionario secundario (por defecto siempre está activado), se dará por
correcta la palabra. Si eliges Autocorrección, Word dará por válida la
palabra y la añadirá, además, a la lista de palabras que corrige mientras
escribes; de esta manera, si la vuelves a escribir mal, la cambiará
automáticamente por la que acabas de indicar como correcta. El
comando de Idioma se utiliza para indicar el idioma de dicha palabra,
entonces Word le pasará el corrector ortográfico para ese idioma. Si se
elige el comando Ortografía , se ejecutará el cuadro de diálogo de
ortografía con el que se puede acceder, además de a estas operaciones,
a otras.
Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
Si está marcada la opción de corrección gramatical, se revisará cada
frase marcando con una línea verde aquellas que no cumplen alguna
regla gramatical presente. Al mostrar el menú contextual, se ofrece una
breve explicación del error y quizá alguna sugerencia.
Si se elige una de las sugerencias, reemplazará la palabra
subrayada por ella.
Si eliges Omitir oración, Word ignorará el error y quitará la marca
de subrayado.
Si se elige Gramática, se ejecutará el revisor gramatical y ortográfico
.
REVISIÓN ORTOGRÁFICA MANUAL
Cuando desees corregir todo el documento o un bloque de texto
seleccionado, despliega el menú Herramientas y haz clic en el comando
(puedes también pulsar F7). Word
Ortografía y Gramática
comenzará a analizar el texto parándose en los errores. Las operaciones
que se pueden realizar, además de las vistas anteriormente en los
menús contextuales, son Omitir y Cambiar sólo una palabra u
oración, y el comando Opciones, que abre el cuadro de diálogo de
Ortografía y Gramática y nos permite seleccionar una serie de
parámetros en la corrección así como un determinado diccionario
secundario.
Word también incluye un diccionario de sinónimos y antónimos que
se puede utilizar para redactar un texto. Para buscar un sinónimo o
antónimo de una palabra determinada, situamos el cursor dentro de la
palabra; si se trata de una oración, la seleccionamos, y pulsamos
Shift.+F7 o el botón derecho para acceder al menú contextual.
En la ventana de Significados puede ofrecernos sinónimos,
antónimos, palabras relacionadas (Pal. Rela.) o palabras parecidas, si no
encuentra sinónimos. Si marcas Seleccionar sinónimos o antónimos
de la lista Significados, verás que te ofrece sinónimos de esa palabra.
29
Aplicaciones informáticas de propósito general
Una vez seleccionado un sinónimo, con el comando Buscar puedes
obtener más sinónimos de éste.
AUTOCORRECCIÓN
Nos permite realizar cambios de forma automática de un texto por
otro. De esta manera, podemos indicar a Word que cambie ciertas
palabras que podemos escribir mal por otras, o que cambie un texto
abreviado, por una frase compleja y que se repite con asiduidad.
En el menú Herramientas, Autocorrección muestra el cuadro de
diálogo de la figura.
En el campo Reemplazar, indicamos el texto que deseamos cambiar
y en el campo Con, el texto por el que se reemplazará. Debemos
comprobar que la opción Reemplazar texto mientras escribe esté
marcada.
RECUERDA
ECUERDA
• Word permite configurar hasta los iconos de las barras de herramientas.
• Para distribuir el texto en filas y columnas se utilizan los tabuladores o las tablas.
• Puedes crear tablas y columnas periodísticas una vez introducido el texto.
• El corrector ortográfico puede ejecutarse de forma automática, mientras se escribe, o de forma
manual.
• Se puede reemplazar un texto por otro mientras se escribe en Autocorrección.
30
Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
ACTIVIDADES
CTIVIDADES
20ª Abre el fichero “Legislación” y corrige los errores gramaticales. Inserta alguna palabra en
Autocorrección y comprueba que Word la reemplaza al escribir.
12. DISEÑO DE PÁGINAS
Cuando una página está llena, Word introduce un salto automático y
el texto comienza en la siguiente página. Se puede hacer que Word salte
a la siguiente página aunque no esté completa introduciendo un salto de
página manual en Insertar, Salto de página o tecleando ctrl..+Intro.
ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA
El texto que aparece en todas las páginas de algunos documentos
en la parte superior y en la parte inferior es lo que se denomina
encabezados y pies. Los encabezados están en el área superior entre el
límite de la hoja y el margen superior del texto; los pies están entre el
margen inferior del texto y el límite inferior de la página.
Para crear o modificar encabezados y pies, desplegamos el menú
Ver y hacemos clic en Encabezado y pie de página. Word muestra la
barra de herramientas de encabezado y pie. Observa que la parte del
texto está en color atenuado, no activo, la regla vertical sólo está activa
en la parte superior e inferior correspondiente al área de encabezado y
pie. Esta área puede cambiarse de tamaño arrastrando sus límites en la
regla.
Para incluir un texto, la manera más sencilla es utilizar el doble clic y
escribir. A continuación se aplica formato de texto, igual que en el
documento.
Utiliza los comandos de la barra herramientas de encabezado y pie
de página. Puedes comprobar con la sugerencia lo que realiza cada
icono.
En los casos en que la primera página sea una portada, no se pone
encabezado ni pie de página; en Configuración de página de la barra
de herramientas, en la lengüeta Diseño, puedes marcar la casilla de
primera página distinta.
Normalmente, el encabezado y pie es el mismo para todo el
documento, pero si varía dependiendo de secciones o de capítulos,
puede hacerse perfectamente indicando que en una determinada página
el encabezado no es el mismo de la anterior.
La numeración de las páginas las hace el editor de texto de forma
automática; de esta manera el usuario no tiene que estar pendiente de la
inserción o supresión de texto. El número de página se coloca en el
31
Aplicaciones informáticas de propósito general
encabezado o en el pie, justificado a la derecha, izquierda o centrado.
Cuando se inserta la numeración de páginas desde Insertar, Números
de página, Word crea un encabezado o pie que consta sólo del
contador.
Si el documento ya tiene encabezado o pie, en la Barra de
Herramientas, Insertar Autotexto permite numerar las páginas con
varios formatos. Se pueden utilizar también los iconos de numeración y
formato de número de página.
MÁRGENES Y ORIENTACIÓN
El cuadro de diálogo Configuración de página del menú Archivo
permite especificar las opciones que tienen que ver con el formato de
página. En la lengüeta Márgenes se puede modificar cualquiera de ellos
mediante los cuadros de incremento. Si utilizas las flechas superior o
inferior, el valor de los márgenes irá aumentando o disminuyendo de
milímetro en milímetro. También puedes asignar directamente un valor al
margen.
Se puede especificar también el margen desde al borde de la página
hasta el texto del encabezado o el texto del pie.
La casilla Dos páginas por hoja permite dividir la página a la mitad
horizontal o verticalmente, dependiendo de la orientación de la página.
La casilla Márgenes simétricos se utiliza cuando el documento se
va a encuadernar por el lado derecho o por la parte superior. Se indica el
32
Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
margen de encuadernación en el margen izquierdo o superior,
dependiendo de por dónde se encuaderne, y se selecciona la casilla
Márgenes simétricos. Observa en la vista previa que el margen de
encuadernación pasa a ser el margen interior. Si se va a imprimir por las
dos páginas se debe de especificar en la lengüeta Diseño.
Puedes especificar los
márgenes con la regla
En la lengüeta Tamaño de papel además de indicar el papel
utilizado, normalmente DIN A4, se especifica la orientación, vertical u
horizontal.
Otra forma de modificar los márgenes de una página es arrastrar los
márgenes de las reglas vertical y horizontal. El documento debe estar en
vista de impresión; al situar el puntero del ratón sobre la línea que separa
la zona de texto (parte clara de la regla) de la del margen (parte azul), el
puntero se transforma en una doble flecha: hacemos clic y, sin soltar,
movemos el ratón. El número que aparece indica el tamaño del margen.
DIVISIÓN DE PALABRAS
Si el texto aparece muy sesgado en el margen derecho o si la
justificación completa introduce demasiados espacios entre palabras,
puede utilizarse la opción de dividir las palabras. Esta división puede
hacerse de forma automática, pidiendo confirmación, o de forma manual.
El menú Herramientas, Idioma, Guiones permite dividir las palabras de
todo un documento o de un texto seleccionado.
Si se marca División automática del documento, se hará de todo
el documento, aunque haya un bloque de texto seleccionado. En el
comando manual nos propone una división de la palabra con distintas
posiciones del guión y nos permite elegir una de ellas o cambiarla.
CUADROS DE TEXTO
Un cuadro de texto es un área que contiene caracteres y que
podemos mover a cualquier parte de la página, incluidas las zonas de
márgenes. Si el texto que vamos a incluir en el cuadro ya está escrito, lo
seleccionamos y en el menú Insertar, elegimos Cuadro de texto. Se
creará un cuadro con el texto incluido.
Los comentarios al
margen son
cuadros de texto
Se puede crear un cuadro de texto vacío y después escribir en él. Si
el cuadro de texto está seleccionado, al situar el puntero del ratón en sus
bordes, cuando aparezca la doble flecha, puedes variar su tamaño
arrastrando el ratón. Cuando aparece la flecha con cuatro puntas, al
arrastrar, moverás el cuadro a la posición deseada. Para ver y modificar
los cuadros de texto debemos estar en Vista de impresión.
33
Aplicaciones informáticas de propósito general
INSERTAR IMÁGENES
Una forma de crear presentaciones más atractivas es incluir
imágenes. Las imágenes pueden ser dibujos realizados directamente en
Word, imágenes prediseñadas proporcionada por Office o imágenes
obtenidas de cualquier archivo gráfico (extensión .gif, .bmp, .wmf, .jpg...).
Las imágenes se pueden cortar, copiar y pegar de la misma manera que
el texto.
Word dispone de un catálogo de imágenes prediseñadas a las que
puedes acceder en Insertar, Imagen, Imágenes prediseñadas.
Selecciona un grupo de imágenes con un clic.
Una imagen se selecciona
haciendo clic en ella.
Aparecerá la barra de
Imagen con la que puedes
modificar sus
características
Haciendo doble clic en una de ellas se insertará en la posición donde
se encuentra el cursor. Para seleccionarla se hace clic en ella y entonces
se puede mover, cortar, eliminar... Si deseas cambiar su tamaño, sitúate
en un vértice y arrastra el ratón cuando aparezca la doble flecha.
También puedes modificar el tamaño por los lados, pero la imagen se
deformará, ya que no estará proporcionada la altura y la anchura.
34
Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
Todo el formato referido a la imagen lo puedes configurar en Imagen
del menú Formato; entre otras opciones, puedes distribuir el texto
alrededor de la imagen o colocarla detrás o delante del texto.
Algunas imágenes como las autoformas también pueden realizarse
directamente en Word. En Insertar, Imagen, Autoformas despliega las
barras de herramientas de Autoformas y Dibujo que te permiten elegir
una de las muchas formas agrupadas en los iconos. Elige una, después
haz clic y, sin soltar, arrastra el ratón; se creará la figura y te permitirá
establecer su tamaño.
Otro tipo de imagen que puedes incluir es el texto artístico de
WordArt. El texto se puede curvar, inclinar, poner sombra, letra hueca...
En Insertar, Imagen, WortArt... accedemos al cuadro de diálogo y
elegimos la forma del texto, a continuación escribimos el texto; podemos
modificar algunos parámetros como tipo de letra y formato; pulsamos
Aceptar y nuestro texto habrá tomado la forma elegida. Ahora, mediante
la barra de herramientas de WordArt podemos modificar la presentación
hasta que esté a nuestro gusto.
35
Aplicaciones informáticas de propósito general
El texto de Wordart puede
estar
estar flotando sobre el
texto o de fondo
BORDES DE PÁGINA
Los bordes de página son imágenes decorativas que ayudan a hacer
más llamativo el texto. En Formato, Bordes y sombreados...
La imagen puede ser una línea de diferente grosor y formato al que
se le puede aplicar un color determinado. En el botón Opciones, puedes
determinar la distancia del borde al texto.
En la lista Arte hay una serie de imágenes disponibles para
encuadrar la página y conseguir un texto muy llamativo.
Con el botón Línea horizontal puedes separar párrafos mediante
una línea artística predeterminada.
36
Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
NOTAS AL PIE DE PÁGINA Y AL FINAL DE DOCUMENTO
El documento también puede enriquecerse añadiendo notas al final
de la página o notas al final de todo el documento. Esto se hace en el
menú Insertar, Nota al pie...
Para insertar una nota, sitúate al final de la palabra deseada y
después ejecuta Nota al pie...; indica si deseas que sea al final de la
página (en el margen inferior) o al final del documento y pulsa Aceptar.
Escribe la nota.
Cuando sitúas el cursor encima de un número de nota, la ayuda de
sugerencia te mostrará el contenido de la nota.
Las notas se enumeran de
forma automática
37
Aplicaciones informáticas de propósito general
Las notas sólo son visibles en Vista preeliminar y en Vista Diseño
de impresión.
Para eliminar una nota se sitúa el cursor delante de ella y se pulsa
Supr.
EXPRESIONES MATEMÁTICAS
Word incorpora un potente editor de ecuaciones que te permitirá
incorporar expresiones científicas a tus documentos. En el menú
Insertar, Objeto, Crear nuevo hacemos clic en Microsoft Editor de
ecuaciones para escribir ecuaciones matemáticas.
.
Seguramente te hará falta
el CD de Office para
ejecutar el editor de
ecuaciones ya que no se
carga en la instalación
automática
Primero te colocas en la posición donde deseas incluir la ecuación y
después llamas al editor de ecuaciones. En la barra de herramientas se
muestra una serie de plantillas de fracciones, índices, sumatorios... en
las que hay una serie de estructuras con las cuales podemos ir formando
la ecuación. Dentro de cada estructura podemos incluir números,
variables u otros elementos.
Haciendo clic en cualquier parte del documento de Word, saldremos
del editor de ecuaciones y veremos el resultado. Si marcas el cuadro
Mostrar como icono, la ecuación estará oculta tras el icono que elijas;
se mostrará en una ventana al hacer doble clic en él.
38
Microsoft Editor de
ecuaciones 3.0
Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
VISTA PRELIMINAR
RECUERDA
ECUERDA
Antes de imprimir un documento, podemos comprobar su
presentación con el icono Vista preliminar. En la barra de
desplazamiento vertical, puedes avanzar página a página con las dobles
flechas para comprobar cómo quedaría el documento impreso.
• Los márgenes de la página pueden modificarse mediante la regla horizontal.
• La inclusión de imágenes prediseñadas y dibujos pueden ayudar a mejorar la presentación del
documento.
• El texto artístico de WortArt y los bordes de página ayudan a resaltar un texto.
• El editor de ecuaciones nos permite introducir ecuaciones matemáticas.
ACTIVIDADES
CTIVIDADES
21ª Escribe las ecuaciones

1 − 1 +

i 

100 
i
100
−n
y X =
−
b ± b 2 − 4ac
2a
22ª Muestra la fórmula que hay en este icono y modifícala
Microsoft Editor de
ecuaciones 3.0
23ª Abre el fichero “Texto de WordArt” y comprueba el formato del texto artístico de los dos ejemplos.
Crea dos títulos similares.
24ª Asigna un buen diseño al documento “Plantabosques”, añade imágenes y texto de WordArt e
imprímelo.
25ª Abre el fichero “Lo más fresco del verano” y modifica el borde de página y la línea horizontal.
Introduce imágenes que hagan más llamativo el texto.
26ª Abre el fichero “Autoformas” e incluye alguna más que tenga relación con las anteriores.
13. VISTA ESQUEMA
A la hora de escribir un documento largo puede ser muy útil trabajar
en Vista esquema.
• Los distintos niveles de títulos y texto aparecen con un sangrado
distinto, pudiéndose ver de forma rápida su estructura.
• Se puede aumentar y disminuir el nivel de título y de texto de
forma rápida.
• Se pueden mover, copiar y borrar bloques de texto de forma
sencilla.
39
Aplicaciones informáticas de propósito general
• Se puede ver el mapa de documento y acceder a cada bloque de
texto con un solo clic.
• Posteriormente, cuando el texto esté incluido, se puede mejorar su
presentación de forma rápida ya que están definidos los estilos de
títulos y texto.
A los títulos se les asigna la categoría de Título 1 a Título 9
dependiendo del nivel de importancia y a los párrafos la categoría de
texto independiente o normal.
Cada párrafo comienza con un símbolo que nos indica si es un título
con subtexto, sin subtexto o texto independiente.
Para subir o bajar de nivel se utilizan las flechas o se arrastran el
símbolo del título hacia la derecha o izquierda. Cada nivel tiene asignado
un estilo, así que cuando se cambia de nivel automáticamente, se
cambia de estilo.
Para seleccionar un texto basta con hacer clic en el símbolo del
párrafo. Para moverlo, basta con arrastrarlo a la posición deseada.
Mientras se arrastra, aparece una línea horizontal que nos indica el lugar
donde se va a situar. Para seleccionar varios bloques, basta con
seleccionar texto de ellos.
40
Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
También se puede mover utilizando las flechas hacia arriba y hacia
abajo.
Se puede mostrar todo el documento o solamente los títulos de un
determinado nivel, o el texto independiente; o se puede contraer o
expandir el texto.
Una de las características importantes de la Vista esquema es la
visualización del mapa del documento en el menú Ver. En este mapa se
muestran los niveles de título. Para ir a la parte del documento que
contiene cierto título, sólo hay que hacer clic en el título del mapa y Word
nos lo mostrará. Para expandir o contraer texto en el mapa basta con
hacer clic en el signo más o menos que acompaña a cada título.
ACTIVIDADES
CTIVIDADES
27ª Abre el archivo “Dinosaurios” y en Vista esquema comprueba los niveles de título existentes.
Observa el estilo de cada uno de ellos así como del texto independiente. Modifícalo. Observa el
mapa del documento.
14. COMBINAR DOCUMENTOS
Cuando es necesario generar muchos documentos en los que
solamente varían ciertos campos, como por ejemplo Nombre, dirección
del destinatario... Word permite combinar un documento modelo con
campos de otro documento que puede ser de Word, de Excel o de
Access.
El ejemplo típico con que se ilustra cómo hacerlo es la combinación
de correspondencia para imprimir cartas modelo.
Por un lado, tenemos la carta modelo que deseamos enviar a una
serie de personas: es el documento principal. Por otro, tenemos el
documento que contiene el nombre, la calle, el código postal y la ciudad
de todos los destinatarios de la carta. La combinación automática de
documentos permitirá que, a partir de una sola carta modelo, podamos
generar tantas como destinatarios haya, introduciendo a su vez los
campos necesarios para diferenciar una de otra.
Vamos a ver el proceso paso a paso con un ejemplo, generando
tanto el documento principal como el documento origen de los datos,
aunque los dos documentos podrían existir previamente.
Puedes abrir un nuevo documento y redactar una carta que desees
enviar a una serie de personas o puedes utilizar una ya creada en el
fichero “Carta Modelo”.
Elige Combinar correspondencia del menú Herramientas y
observa el cuadro de diálogo Combinar.
Despliega la lista de Documento principal y elige Carta modelo;
como la carta está en la pantalla, elige Ventana activa. Si se tratara de
otro archivo, tendríamos que abrirlo.
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Aplicaciones informáticas de propósito general
Hacemos clic en origen de datos y en este caso procedemos a
crearlo en Crear origen de datos; en el caso de que ya estuviese
creado sería Abrir documento origen. Word muestra el cuadro Crear
origen de datos con una serie de campos que se utilizan
frecuentemente; se pueden quitar seleccionándolos y haciendo clic en
Quitar campo o se pueden insertar nuevos escribiendo el nombre del
campo en el cuadro Nombre de campo y pulsando en Agregar campo.
En nuestro ejercicio vamos a definir los siguientes campos: Nombre
(incluye apellidos), Calle (incluye número), Código Postal y Ciudad.
Estos son los campos que incluye cada registro. Un registro es el
conjunto de valores de estos campos que determinan la dirección postal
de una persona. Los campos son los mismos para todos los registros, no
así su contenido, que variará dependiendo de cada persona. Una vez
definidos los campos de cada registro, procedemos a eliminar y a añadir
campos para definir los componentes de nuestros registros.
Con las flechas verticales podemos cambiar de sitio los campos.
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Procesador de textos Word. Estilos y diseño de páginas
Una vez definida la estructura de los registros con sus campos,
pulsamos Aceptar; Word nos indicará que no hay datos y nos permitirá
introducirlos pulsando Modificar origen de datos. Introduce una serie
de registros rellenando todos sus campos.
Una vez que se ha completado un registro, para escribir otro, se
pulsa Agregar nuevo y se mostrará una ficha en blanco. Repetimos la
operación las veces necesarias y, cuando hayamos finalizado, pulsamos
Aceptar. Como es la primera vez que se guardan los datos, nos pedirá
un nombre de fichero. Es posible introducir posteriormente más datos
eligiendo la opción de Modificar datos de origen en vez de crear.
Los datos de origen están
almacenados en una tabla
Ya tenemos el fichero principal y el fichero de datos creados;
podemos proceder a combinar los dos documentos. Habrás observado
que se ha introducido la barra de herramientas Combinar
correspondencia. En la lista Insertar campos, elige uno por uno todos
los campos; observa que el nombre del campo viene delimitado por
dobles llaves, indicándote que se trata de campos de fusión, no de texto
normal. Respeta siempre esta estructura. Estos campos puedes
moverlos a la línea y columna que desees, como si fuera un bloque más
de texto. Sitúalos en la parte superior derecha aplicándole una sangría
de párrafo.
Con el botón Ver datos combinados, podemos alternar la vista de
los campos con la del resultado de combinar un registro. En la barra
Combinar correspondencia, puedes ver el número de registro que se
está visualizando; con las flechas puedes ir al siguiente o al anterior,
igualmente puedes ir al primero o al último.
Con Combinar al imprimir, imprimimos todas las cartas, mientras
que el comando Imprimir de la barra de herramientas estándar imprime
sólo la carta que está visualizada.
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Aplicaciones informáticas de propósito general
Un comando muy interesante es Buscar registro, pues permite
encontrar un registro que contenga un texto específico en uno de sus
campos.
Word buscará el primer registro que contiene el texto y lo mostrará;
si se pulsa de nuevo Buscar, continuará buscando hasta el final del
fichero.
Lo más cómodo para modificar el fichero origen de datos es utilizar el
formato de ficha de Modificar origen de datos (para añadir registros
sitúate al final), pero si abres directamente el fichero podrás comprobar
que los datos están dispuestos en una tabla donde los títulos de cada
columna son los campos de cada registro y cada registro es una fila de la
tabla. Puedes modificar directamente los datos en la tabla y tendrá el
mismo efecto que si hubieses utilizado la ficha.
• La Vista esquema te permitirá organizar un documento largo.
RECUERDA
ECUERDA
• El mapa de un documento, además del índice del documento, te permite ir a un párrafo determinado
con sólo seleccionarlo en el índice.
• En Vista esquema puedes aplicar formato a los párrafos de forma rápida y fácil.
• La utilidad Combinar correspondencia te permite generar la combinación de varios documentos de
forma automática.
• Para generar un archivo de datos basta con crear una tabla.
ACTIVIDADES
CTIVIDADES
28ª Crea una carta de felicitaciones de las Navidades y combínala con un fichero de datos de amigos.
29ª Crea una carta comercial para ofrecer un producto a una serie de clientes. Crea, en un archivo
nuevo, una tabla con el nombre, apellidos, dirección y ciudad de clientes. Archívalo con el nombre
“Clientes”. Combina los dos archivos para generar automáticamente una carta personalizada para
cada cliente.
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