TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL

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TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL
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MANUAL DE FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN
GENERAL DEL REGISTRO DE CIUDADANOS
GUATEMALA, DICIEMBRE 2009
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MANUAL DE
FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DE
LA DIRECCIÓN GENERAL
DEL
REGISTO DE CIUDADANOS
DEL
TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL
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ÍNDICE
1.
PRESENTACIÓN
Pag. 3
2.
BASE LEGAL
Pag. 5
5. PROCEDIMIENTOS
7
Pag. 8
Pag. 9
6. INSTRUCTIVOS Y/O FORMULARIOS
Pag. 22
7. GLOSARIO
Pag. 22
8. ABREVIATURAS
Pag. 23
3. NORMAS GENERALES
4. NORMAS ESPECIFICAS
Pag.
:
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1. PRESENTACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DEL REGISTRO DE CIUDADANOS DEL TRIBUNAL
SUPREMO ELECTORAL
El Registro de Ciudadanos, es el ente técnico encargado de controlar y fiscalizar
todo el proceso electoral, desarrollando a lo largo de este proceso, actividades
que garanticen el ejercicio de los derechos políticos constitucionales de los
guatemaltecos.
Como órgano de defensa constitucional, con competencia específica y autónoma
en materia de derechos políticos; satisface el ejercicio de estos derechos a los
ciudadanos, así como el registro y funcionamiento de las organizaciones políticas.
Administrativamente, el Registro de Ciudadanos se encuentra integrado por:
. La Dirección General de! Registro, que tiene su sede en la Ciudad de
Guatemala
. Cuenta con una delegación en cada cabecera departamental
, Una subdelegación en cada cabecera municipal y
. Oficinas y agencias que autorice el Tribunal Supremo Electoral.
La Dirección General del Registro de Ciudadanos, a su vez, desarrolla su
actividad por medio de la Secretaría del Registro de Ciudadanos, el Departamento
de Inscripción de Ciudadanos y Elaboración de Padrones, del Departamento de
Organizaciones
Políticas y
la Unidad
Coordinadora
de
Delegaciones y
Subdelegaciones. Sobre esta Dirección, recae la responsabilidad de garantizar la
transparencia y confiabilidad del padrón electoral, base de todo proceso electoral y
característica que define a todo Estado constitucional y democrático de derecho.
Conforme a las atribuciones que le impone la Ley, el Director DIRIGE TODAS
LAS ACTIVIDADES QUE REALIZA EL REGISTRO; de tal manera que nada que
involucre al Registro de Ciudadanos y a! proceso electoral, deja de ser su
responsabilidad, avalándolo todo con su firma.
Por el volumen de trabajo y la
forma en que se encuentra integrada la Dirección, todas sus atribuciones
establecidas en la Ley y las que le son encomendadas sin trámite burocrático por
el TSE, son delegadas en Secretaría, y las diversas unidades administrativas que
la integran,
La observación directa, permitió establecer, que de acuerdo al Organigrama del
Tribunal Supremo Electoral, la Secretaría del Registro de Ciudadanos, se
encuentra inmersa dentro de la Dirección General, lo cual permite especular que
toda la actividad que realiza el Registro de Ciudadanos, es ejecutada directamente
por la Dirección General, siendo que la Secretaría relacionada, es intermediaria
entre el Director General, y las demás dependencias que la integran; de esa
cuenta, la consultora sugiere el siguiente organigrama, para la Dirección General
del Registro de Ciudadanos.
ORGANIGRAMA PARA LA DIRECCIÓN GENERAL DEL REGISTRO DE
CIUDADANOS
Dirección General de! Registro de
Ciudadanos
Secretaría
General
Recepción
Sección de
Auxiliares
Clasificación
v Archivo
Notificíicior
2. BASE LEGAL
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
La Constitución Política de la República de Guatemala, como Norma de
normas, establece la base legal, para desarrollar todo el ordenamiento jurídico
guatemalteco vigente.
En materia electoral, la CPRG garantiza los derechos políticos a los
ciudadanos guatemaltecos, así como los derechos de entes autónomos, de elegir
sus propias autoridades; entendiendo que el catálogo de derechos y garantías que
otorga la CPRG a los ciudadanos guatemaltecos, no son numerus clausus; sino
susceptibles de ser ampliados y mejorados en el tiempo.
LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS
(Decreto número 1-85)
Todos los procedimientos y garantías relacionadas en materia electoral, se
encuentran reguladas en esta Ley, y para efectos de desarrollar el proyecto de
Manual de Procedimientos de la Dirección del Registro de Ciudadanos del
Tribunal Supremo Electora!, sirve de fundamento todo el articulado de la Ley y su
Reglamento.
REGLAMENTO DE LA LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS
(Acuerdo No. 018-2007)
Este Reglamento, desarrolla la Ley, permitiendo e! adecuado desarrollo de los
procedimientos
contemplados
en
la
misma;
asimismo,
desarrolla
los
procedimientos para fiscalizar todo lo relativo a organizaciones políticas, fondos
públicos, propaganda y gastos de campaña electoral, así como lo relacionado al
pago por parte del Estado.
PACTO COLECTIVO DE CONDICIONES DE TRABAJO, de fecha 13 de julio
de 1,999,
REGLAMENTO DE RELACIONES LABORALES DEL TRIBUNAL SUPREMO
ELECTORAL Y SUS TRABAJADORES
Este Reglamento desarrolla los procedimientos para conocer, y sancionar las
faltas laborales de los empleados de! Tribuna! Supremo Electoral y por ende los
empleados del Registro de Ciudadanos.
E
3. NORMAS GENERALES
La Dirección General del Registro de Ciudadanos del Tribuna! Supremo
Electoral, como ente ejecutor de todo lo que involucre el Proceso Electoral, y al
—
Registro de Ciudadanos, se fundamenta en:
1. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
2. LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS Acuerdo Número 1-85
3. REGLAMENTO DE LA LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS
Acuerdo Número 018-2007.
4. REGLAMENTO DE CONTROL DE FISCALIZACIÓN DEL FINANCIAMIENTO
É
PUBLICO Y PRIVADO DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES DE LA
CAMPAÑA ELECTORAL DE LAS ORGANIZACIONES POLÍTICAS, ACUERDO
NUMERO 019-2007
5. LEY DE AMPARO, EXHIBICIÓN PERSONAL Y DE CONSTITUCIONALIDAD
6. REGLAMENTO DE RELACIONES LABORALES DEL TRIBUNAL SUPREMO
ELECTORAL, ACUERDO NUMERO 172-86
7. LEY DEL ORGANISMO JUDICIAL
8. CÓDIGO DE TRABAJO
4. NORMAS ESPECIFICAS
1. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
2. LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS
3
REGLAMENTO DE LA LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS
4
REGLAMENTO DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN DEL FINANCIAMIENTO
PUBLICO Y PRIVADO DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES Y DE
CAMPAÑA ELECTORAL DE LAS ORGANIZACIONES POLÍTICAS.
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5. PROCEDIMIENTOS
La Dirección General de! Registro de Ciudadanos, cuenta con un Procedimiento
que podría denominársele genera!, porque resulta ser el procedimiento que se
sigue para toda la documentación que ingresa.
PROCEDIMIENTO GENERAL DE RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES
EN EL REGISTRO DE CIUDADANOS.
1- Dependencia:
Registro de Ciudadanos,
2- Departamento:
Recepción.
3- Ubicación física:
Casa Anexa del Tribuna!
Supremo Electora!, zona 2
4- Puesto Funcional del Responsable:
Auxiliar Receptor.
5- Puesto Nomina!:
Auxiliar "B"
6- Puesto Funciona! del Jefe
Inmediato:
Secretario.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSIBLE
Recepcionista
Recepción
Secretario
Auxiliares de
Secretaría
Auxiliares de
Secretaría
Secretario
Director General
1
2
3
4
5
6
7
ACCIÓN
Recibe los expedientes, los revisa ya que los
mismos deben estar debidamente foliados y ser de
la competencia del Registro de Ciudadanos, de lo
contrario los rechaza para su corrección.
Recibidos, los sella, firma y estampa el número
correlativo de ingreso para ser trasladados a la
Secretaría del Registro de Ciudadanos.
Recibe los expedientes provenientes de la
Recepción. Analiza los mismos y los admite para
su trámite, margina y traslada a los Auxiliares para
lo que corresponda.
Registran los expedientes en los libros de control
de providencias, oficios, resoluciones, etc.
Analizan y estudian los expedientes y elaboran el
proyecto de providencia, oficios resolución, etc.
Que corresponda.
Recibe de vuelta los expedientes con los proyectos
de providencias, oficios, resoluciones, etc.
Acompañados, los revisa y traslada a la Dirección
para su autorización.
Recibe los expedientes, los estudia y analiza y si
están de conformidad los firma para su
8
Secretario
Dirección General
Secretario
Encargada de archivo
y distribución de
documentación
Recepcionista
9
10
11
12
autorización.
Si no estuvieren de conformidad, los envía
nuevamente a Secretaría, la que lo devuelve al
auxiliar para los cambios sugeridos. Con los
cambios efectuados, vuelve a Secretaría quien lo
remite a Dirección para análisis y firma
Analiza nuevamente los expedientes y si hubiere
conformidad, los autoriza con su firma.
Recibe los expedientes autorizados y los refrenda
con su firma.
Recibe los expedientes provenientes de Secretaría,
los sella, fotocopia y elabora e! conocimiento para
trasladarlos a donde corresponda.
Conserva una copia, la cual se incorpora a! informe
semanal que se envía a Presidencia.
10
2,
PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR Y/O EVACUAR
CONSULTAS AL TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL
1. Dependencia:
Registro de Ciudadanos
2. Departamento:
Dirección General
3. Ubicación física:
Casa Anexa del Tribunal
Supremo Electoral, Zona 2
4. Puesto funcional del responsable:
La Dirección General
5. Puesto nominal:
Director
6. Puesto funcional del jefe inmediato:
TSE
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
Director
Paso
No.
1.
ACCIÓN
Dicta un oficio dirigido a ios Magistrados de! TSE,
en el que formula la consulta
Redacta un conocimiento
Secretaria del
Registro de
Ciudadanos
Secretaria del
Registro de
Ciudadanos
2.
Secretaría del
TSE
4.
Entrega al TSE
5.
3.
Se encarga de entregarlo a Secretaría del TSE
Secretaria del
Director Gral.
6.
Se pronuncia sobre la consulta sometida a su
consideración. Secretaría de la Dirección General,
sube por el Acuerdo, o pronunciamiento.
Recoge de Secretaría del TSE
Secretaria del
Director Gral,
7.
Con conocimiento lo traslada al Director General.
TSE
11
3.
PROCEDIMIENTO PARA JURAMENTAR Y DAR POSESIÓN A
LOS EMPLEADOS DEL REGISTRO DE CIUDADANOS.
1. Dependencia:
Registro de Ciudadanos
2. Departamento:
Dirección General
3. Ubicación física:
Casa Anexa del Tribunal
Supremo Electoral, Zona 2
4.Puesto funcional del responsable:
Puede ser Dirección, o Secretaría
5. Puesto nominal:
Secretaría
6. Puesto funcional del jefe
inmediato:
Director General
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
Recursos
Humanos del TSE
Paso
No.
1.
Secretaria del
Director
2.
Secretaria del
Director
3.
ACCIÓN
Envía directamente a la Secretaria de Dirección
General del Registro de Ciudadanos el Acta de
Toma de Posesión.
Recibe la firma del Director Genera!, y del
Secretario del Registro de Ciudadanos
Devuelve el Acta firmada por Director y Secretario
del Registro, a Recursos Humanos del TSE
4.
PROCEDIMIENTO PARA SANCIONA A LOS EMPLEADOS
DEL REGISTRO DE CIUDADANOS
1. Dependencia:
Registro de Ciudadanos
2. Departamento:
Dirección General
3. Ubicación física:
Casa Anexa del Tribunal
Supremo Electoral, Zona 2
4. Puesto funcional del responsable:
Dirección
S.Puesto nominal:
Director
S.Puesto funcional del jefe
inmediato:
Director General
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
Paso
No.
1.
Recepción
2.
Recepción
3.
Secretaria
4.
Dirección
5.
Inspección
General
Recepción del
Registro
Secretaria
6.
7.
8,
Dirección
ACCIÓN
Ingresa denuncia de faltas laborales de empleados
del Registro de Ciudadanos, por medio de oficios,
Providencias o Actas.
Recibe, sella, firma y da número correlativo de
ingreso a la denuncia, y luego lo traslada a
Secretaría.
Analiza la Denuncia; encontrándola ajustada al
Reglamento de Relaciones Laborales del TSE, y
demás leyes pertinentes, lo traslada al Director.
Por providencia instruye una Investigación por
medio de Inspección General del TSE
Realiza la investigación correspondiente, oyendo
testigos, recabando documentación, concurriendo a
dependencias pertinentes y oyendo al propio
denunciado y con ello emite un informe.
Ingresa el Informe de Inspección General al
sistema y le asignación un número, lo traslada a
Secretaría
Con una providencia, lo traslada a Dirección.
Corre audiencia al denunciado por 48 horas,
siempre se toma en cuenta la distancia en la fijación
del plazo; y luego de escucharlo en audiencia, dicta
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
Paso
No.
ACCIÓN
la Resolución respectiva, dentro de los siguientes 3
días.
9.
Traslada al TSE para su Visto Bueno, o lo que el
Tribunal considere oportuno.
10.
Traslada a los notificadores, para las Notificaciones
que corresponda.
Secretaría
TSE
Es el mismo procedimiento para sanciones verbales, escritas, suspensiones y
cancelaciones.
14
5.
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO
DEL REGISTRO DE CIUDADANOS
1. Dependencia:
Registro de Ciudadanos
2. Departamento
Dirección General
S.Ubicación física:
Casa Anexa del Tribunal
Supremo Electoral, Zona 2
4. Puesto funcional del responsable:
Auxilia del Registro de Ciudadanos.
5. Puesto nominal:
Auxiliar "A"
6. Puesto funcional del jefe
inmediato:
Director General
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
Paso
No.
1.
Dirección del
Registro de
Ciudadanos
Auxiliar del
Registro de
Ciudadanos
Director
Secretaría
ACCIÓN
Para elaborar el presupuesto del Registro de
Ciudadanos, se hace a través del Plan Operativo
Anual (POA). El Director discute con su personal la
Proyección del Registro de Ciudadanos para el
siguiente año, (lo que representa contemplar los
recursos financieros, humanos y materiales
necesarios).
Elabora e! POA del Registro, tomando en
consideración 3 aspectos:
. Qué se pretende proyectar para el siguiente año
. Cómo se proyectará
. Recursos para ejecutar el Plan Operativo Anual
El POA, se somete a consideración del Director.
1.
Si el Director lo avala, lo firma, y lo traslada
a Secretaría.
Lo revisa, lo refrenda con su firma y lo traslada a
Planificación.
Lo integra al Presupuesto general de! TSE
Planificación
TSE
Hace las observaciones pertinentes. El Director
puede concurrir ante el TSE, acompañado de su
auxiliar, para defender el Plan Operativo Anual. Es
el TSE el que finalmente aprueba la cantidad que le
asignará al Registro.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
Paso
No.
ACCIÓN
El TSE lo aprueba y acuerda que lo integren al
presupuesto general del TSE, que es el que
finalmente se va al Ministerio de Finanzas Públicas.
7.
Director
2.
Cuando el Director no aprueba el POA, hace
las observaciones oportunas, y vuelve a
Secretaría
8.
9.
Lo devuelve al Auxiliar encargado, para que realice
las observaciones y correcciones del Director
Con las correcciones, lo traslada a Secretaría
10.
Lo traslada a Dirección
11.
Si lo encuentra a satisfacción, lo avala con su firma
y es trasladado a Secretaría, para que ésta lo
traslade a Planificación.
Secretaría
Auxiliar
Secretaría
Director
16
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20
PROCEDIMIENTO PARA SANCIONA A LOS EMPLEADOS DEL REGISTRO DE CIUDADANOS
Recepción
Secretaría
Dirección
Inspección
Genera!
TSE
Ingresa denuncia
de faltas laborales
de empleados del
Registro de
Ciudadanos, por
medio de oficios,
Providencias o
Actas
Analiza que fa
Denuncia se encuentre
ajustada a! Reglamento de
Relaciones Laborales del TSE.
y demás leyes pertinentes
Por providencia instruye
una Investigación por
medio de Inspección
Genera! de! TSE
Realiza la investigación
correspondiente, oyendo
testigos, recabando
documentación,
concurriendo a
dependencias pertinentes
y oyendo al propio
denunciado
emite un informe
Ingresa el Informe de
Inspección General at
i sistema y le asignación un
número
Con una providencia traslada
Corre audiencia ai'denüñciá'do"]
por 48 horas considerándola j
distancia
escuchado en
audiencia, dicta la
Reso ución
respectiva, dentro
de los siguientes
3 días.
Traslada al TSE para su Visto Bueno 'M-t
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21
6. INSTRUCTIVOS Y/O FORMULARIOS
La Dirección General del Registro de Ciudadanos no utiliza instructivos ni
formularios para realizar sus actividades. En opinión de los Oficiales consultados,
asignados a la Dirección, no resulta necesario la impresión de formularios para
desarrollar su actividad.
7. GLOSARIO:
l_
Términos utilizados en la dependencia investigada.
HOJA DE ADHESIÓN:
¡
Es la hoja debidamente habilitada por el Registro de Ciudadanos que se
proporciona a los comités para la constitución de partidos políticos previamente
inscritos para que dentro del plazo de dos años que estipula la ley, cumplan con
el número mínimo de personas que deben conformar dicha organización política
con el fin de obtener la inscripción como partido político.
HOJA DE AFILIACIÓN:
Es el documento que contiene ¡a declaración que hace un
ciudadano
guatemalteco de origen de querer formar parte de un partido político o de un
comité cívico electora! inscritos y vigentes, para que se considere afiliado debe
haber sido debidamente depurada dicha hoja,
NORMAS
Regla general sobre la manera como se debe obrar o hacer una cosa y por las
que se rigen ia mayoría de personas.
RESOLUCIÓN
\\.
Es el acto jurídico por medio del cual se plasma un decisión de carácter
administrativo, donde se dictan órdenes, reglas y mandatos concretos para la
ejecución y desarrollo de la gestión administrativa.
ABREVIATURAS:
CPRG Constitución Política de la República de Guatemala.
DÍCEP
Departamento de Inscripción de Ciudadanos y Elaboración de
Padrones.
OP
Organizaciones Políticas.
TSE
Tribunal Supremo Electoral.
UCDySD Unidad Coordinadora de Delegaciones y Subdelegaciones del Registro
de Ciudadanos.
23
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