Informe proceso de rendición de cuentas

2013
Informe proceso de
rendición de cuentas
Gestión de la vigencia 2012
Informe del proceso de rendición de cuentas desarrollado por la entidad para la
vigencia 2012.
Contenido
2. ORGANIZACIÓN ........................................................................................................... 4
2.1 Alistamiento Institucional: ......................................................................................... 4
En la sesión 2 del comité de desarrollo administrativo del 24 de septiembre de 2013 se
estableció el compromiso de desarrollar todo el proceso de rendición de cuentas,
específicamente la audiencia pública. Por lo tanto se asignaron las siguientes
responsabilidades: ......................................................................................................... 4
2.2 Identificación de Interlocutores: ................................................................................ 5
2.3 Divulgación:.............................................................................................................. 5
2.3.1 Antes del evento de audiencia pública: .............................................................. 5
2.3.2 Durante el evento de audiencia pública: ............................................................ 7
2.4 Convocatoria: .......................................................................................................... 8
2.5 Organización Logística ............................................................................................. 9
3. REALIZACIÓN DE LA AUDIENCIA................................................................................ 9
4. EVALUACIÓN DE LA AUDIENCIA PÚBLICA POR PARTE DE CONTROL INTERNO 10
5. Conclusiones ............................................................................................................... 11
Oficina de Planeación
Instituto Caro y Cuervo
28/11/2013
Contenido
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 3
2. ORGANIZACIÓN .................................................................................................................... 4
2.1 Alistamiento Institucional:................................................................................................. 4
2.2 Identificación de Interlocutores: ....................................................................................... 5
2.3 Divulgación: ....................................................................................................................... 5
2.3.1 Antes del evento de audiencia pública: ................................................................... 5
2.3.2 Durante el evento de audiencia pública:.................................................................. 7
2.4 Convocatoria: ................................................................................................................... 8
2.5 Organización Logística ..................................................................................................... 9
3. REALIZACIÓN DE LA AUDIENCIA ...................................................................................... 9
4. EVALUACIÓN DE LA AUDIENCIA PÚBLICA POR PARTE DE CONTROL INTERNO 10
5. CONCLUSIONES ................................................................................................................. 11
1. INTRODUCCIÓN
La rendición de cuentas de la administración pública es un espacio de interlocución entre
los servidores públicos y la ciudadanía que fortalece la transparencia del sector público y
constituye una acción del control social. Permite generar confianza entre los gobernantes
y los ciudadanos sirviendo además de insumo para ajustar proyectos y planes de acción
para su realización. La rendición de cuentas dentro del sistema político es uno de los
rasgos distintivos y fundamentales de la democracia.
La Audiencia Pública de Rendición de Cuentas es un mecanismo de participación, que
permite a los ciudadanos ejercer su derecho de control social a la gestión pública.
Adicionalmente, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, plantea que la
rendición de cuentas no debe limitarse a la Audiencia Pública anual sino que debe ser un
ejercicio permanente, de doble vía entre el gobierno, los ciudadanos y actores interesados
en la gestión pública, con los siguientes tres componentes: Información, Diálogo e
Incentivos.
Teniendo en cuenta lo anteriormente mencionado, el Instituto Caro y Cuervo llevó a cabo
el pasado 28 de Noviembre de 2013, la Primera Audiencia Pública de Rendición de
Cuentas a la Ciudadanía; en dicho evento se presentó el informe de gestión de las áreas
misionales y la gestión financiera a 31 de diciembre de 2012.
Con la realización de la audiencia se cumplieron los siguientes objetivos:

Informar a la ciudadanía los objetivos de las áreas misionales, los resultados,
logros y retos de la vigencia 2012.

Dar cuenta de la forma en que se administran los recursos públicos y de su
coherencia con el proceso de planeación del sector y de la entidad.

Facilitar el control ciudadano a través del monitoreo y evaluación participativa del
los objetivos misionales.

Incentivar a la ciudadanía a que participe de estos espacios y exprese de manera
libre y espontánea sus opiniones.
El documento que se desarrolla a continuación contiene el contexto legal, la metodología,
la presentación de la audiencia pública y la evaluación del proceso de rendición de
cuentas. Los informes de gestión 2012 se publicaron con treinta (40) días de anticipación
con el fin de que fueran el soporte que sustentara el ejercicio; la anterior información, así
como el presente informe está a disposición de los interesados en nuestra página web
www.institutocaroycuervo.gov.co.
2. ORGANIZACIÓN
Para la preparación, ejecución y elaboración del Informe de la Audiencia Pública, se
tuvieron en cuentas los lineamientos establecidos en el documento CONPES 3654 de
abril de 2010 denominado: “Política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los
ciudadanos”, al igual que los documentos guía del Departamento Nacional de Planeación
(DNP), el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y la Alta Consejería
para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa.
Las actividades desarrolladas en torno a la misma fueron las siguientes:
2.1 Alistamiento Institucional: La entidad conformó un grupo de apoyo encargado de
preparar la información de manera sencilla, clara y concisa para el mejor entendimiento
de la ciudadanía. En este grupo participaron los miembros del comité de desarrollo
administrativo.
De esta manera, en la segunda sesión del comité de desarrollo administrativo del 24 de
septiembre de 2013 se estableció el compromiso de desarrollar todo el proceso de
rendición de cuentas, específicamente la audiencia pública. Por lo tanto se asignaron las
siguientes responsabilidades consignadas en la respectiva acta:
Actividad
Capacitación
de cuentas
Descripción
Responsable
Rendición Coordinar la capacitación de los funcionarios Talento humano
acerca del proceso de rendición de cuentas
Planeación.
Estrategia
comunicaciones
de Formular e implementar acciones para el Comunicaciones
desarrollo de la rendición de cuentas
(Divulgación y cubrimiento de la audiencia)
Evaluación proceso de Implementar un proceso de evaluación para Control Interno
rendición de cuentas
la rendición de cuentas
Logística y apoyo a la Apoyo logístico a la audiencia pública de
rendición de cuentas
rendición de cuentas (ubicación del público,
Gestión documental
reparto de encuestas, entre otras)
Coordinación del proceso Consolidación de la información, resolución Planeación.
de rendición de cuentas
de inquietudes por parte de la ciudadanía.
2.2 Identificación de Interlocutores: se consolidó una base de datos con las
organizaciones de la sociedad civil (asociaciones o comités de usuarios, gremios,
veedurías,
medios de comunicación, asociaciones de profesionales, estudiantes,
rectores, representantes de entidades públicas etc.) quienes son los usuarios más
relevantes de los servicios institucionales. Estas organizaciones sociales fueron las
principales interlocutoras en la rendición de cuentas y fueron invitadas al evento público.
2.3 Divulgación: Para la divulgación del proceso de rendición de cuentas vigencia 2012
se elaboró una estrategia de comunicaciones planteada y desarrollada de la siguiente
manera:
2.3.1 Antes del evento de audiencia pública:
La Entidad abrió espacios para la información y capacitación de los funcionarios, que
permitieron prepararlos sobre los alcances de la rendición de cuentas. Los temas que se
trataron en las capacitaciones fueron acerca del cómo, los límites, y las herramientas que
se pueden utilizar para el control social a través de la rendición de cuentas.
La rendición de cuentas, como proceso permanente, exigió organizar varias acciones de
comunicación que garantizaron la información. Las acciones implementadas
por el
instituto fueron:
a) Reuniones con los funcionarios que presentaron los informes de gestión en la
audiencia pública (Investigaciones, Seminario Andrés Bello, Gestión editorial,
Biblioteca, ELE Colombia, Financiera)
b) Foros de discusión por proyectos, temas o servicios publicados en la página web.
En dichos foros se habilitaron tres preguntas durante ocho semanas del 15 de
octubre al 30 de noviembre. Dicho espacio contó con la inscripción de 19 usuarios
activados para participar activamente.
c) Informe de rendición de cuentas vigencia 2012 publicado el 2 de octubre de 2013.
d) Espacio en los programas radiales institucionales informando la rendición de
cuentas. Cuña radial y entrevista a un profesional del área de planeación acerca
del contenido de la rendición de cuentas.
e) Interacción en línea a través de varios mecanismos como Chat, diapositivas, foros.
En total se hicieron 12 sesiones de chat. Se realizaron en promedio 5
publicaciones por día con cápsulas de información de la vigencia 2012.
2.3.2 Durante el evento de audiencia pública:
a) Emisión y divulgación en Directo del evento: Con el apoyo del área de
comunicación y prensa se emitió vía streaming la audiencia pública. Se tuvo un
promedio de 20 espectadores por este medio.
b) Participación de la ciudadanía: Se logró la divulgación del evento y la
participación ciudadana durante el evento a través de las herramientas:
 Twitter: No se recibieron preguntas.
 Facebook: Una (1) persona realizó una pregunta durante la audiencia.
 Chat: Cuatro (4) personas participaron con preguntas durante la audiencia.
 Presencial: asistieron 24 personas a la audiencia pública.
Para una mayor información acerca de la estrategia de comunicaciones implementada ver
informe de cubrimiento de la rendición de cuentas proyectado por el área de
comunicaciones.
2.4 Convocatoria:
La convocatoria se adelantó de la siguiente manera:
 Se enviaron invitaciones veinte (20) días antes de la fecha acordada para la
Audiencia Pública de acuerdo a la caracterización de los grupos de interés y
cumpliendo con este, se remitieron algunas por medio electrónico. Así mismo, se
entregaron invitaciones en físico a los representantes de entidades del sector
cultura.
 Se realizaron llamadas por parte del
grupo de planeación para confirmar la
asistencia a la Audiencia Pública de los diferentes invitados.
 Se realizó la invitación a los funcionarios y contratistas de la entidad a través de
campañas de socialización presenciales en cada sede.
 Se publico en los medios virtuales la invitación a la rendición de cuentas.
2.5 Organización Logística
La Audiencia Pública de rendición de cuentas se realizó en el Auditorio Ignacio Chávez
Cuevas, ubicado en la calle 10 A No. 4-69. El día Jueves 28 de Noviembre de 2013.
Inició a las 10:00 a.m. a 12:30 a.m.
Se ofreció un refrigerio y estación de café para los asistentes y se contó con equipos de
cómputo, comunicación, direccionados por la Entidad. Esto con el apoyo del grupo de
trabajo de sistemas y comunicación y prensa. De igual manera, se dispuso un stand con
las últimas novedades editoriales del Instituto en la entrada del auditorio.
3. REALIZACIÓN DE LA AUDIENCIA
La audiencia de rendición de cuentas presentó el siguiente orden del día:

Himno Nacional de República de Colombia

Palabras del director José Luis Acosta Herrera.

Presentación de la gestión de las áreas misionales de la entidad (Seminario
Andrés Bello, investigaciones, biblioteca, gestión editorial, ELE Colombia) y del
área de gestión financiera.

Presentación de capsula cultural Imprenta Patriótica Instituto Caro y Cuervo

Espacio de respuestas.

Refrigerio y cierre del evento.
4. EVALUACIÓN DE LA AUDIENCIA PÚBLICA POR PARTE DE CONTROL INTERNO
En el evento de Audiencia Pública de Rendición Publica de de Cuentas del ICC, realizada
el 28 de noviembre del año en curso, se reflejó poca participación de la ciudadanía y
grupos de interés, lo que habría que entrar a revisar en todo el proceso de identificación
de los grupos y públicos de interés, la motivación para su asistencia y la divulgación por
los canales idóneos y pertinentes para el logro de este objetivo de una manera
participativa y dialógica. El público asistente más representativo en la audiencia
correspondió a Servidores Públicos y Contratistas del Instituto.
Se debe programar un mayor fomento de diálogo y divulgación de las actividades entre el
instituto y los públicos de interés en las etapas previas a las Audiencias de Rendición
Publica de Cuentas.
Faltó en consecuencia, mas participación de la ciudadanía y asistentes que generaran un
espacio de dialogo en la posibilidad que estos hicieran sugerencias, recomendaciones y
observaciones sobre la Gestión orientadas a mejorar tanto el mismo proceso como
también la Gestión de la Entidad, que permitieran ambientar el acercamiento de la
Institucionalidad al Estado y Este a la Ciudadanía a los Grupos de Interés, como es el
espíritu de las normas constitucionales, legales y reglamentarias para este tipo de
procesos participativos y que contribuyan a generar confianza al tiempo que se profundice
la participación comunitaria y ciudadana en los asuntos Institucionales y del Estado.
Hay que reconocer el esfuerzo por parte de planeación y prensa, para promover y lograr
lo alcanzado en la audiencia, pero también hay que en adelante organizar, establecer con
claridad y documentar el procedimiento en el marco de la estrategia permanente de la
Rendición Publica de Cuentas conforme a las normas, metodologías y sentires de la
sociedad, para interactuar mas en el sentido de lo público y la institucionalidad estatal.
La rendición Publica de cuentas debe ser un evento que da la posibilidad a los
ciudadanos y los diversos grupos de interés de enterarse y participar acerca de todos los
procesos y resultados que el Instituto Caro y Cuervo en un periodo especifico,
promoviendo que se reconozca en su misión, objetivos, propósitos y ejecutorias
institucionales sobre el manejo de los recursos públicos, se de la posibilidad del dialogo y
la participación activa de la ciudadanía en procura de ambientar y garantizar apoyo en
este tipo de procesos,
acciones permanentes de mejora continua. Para mayor
información consultar Evaluación seguimiento a la audiencia de rendición pública de
cuentas2013, presentado por la oficina de control interno.
5. CONCLUSIONES
Luego de una evaluación con el equipo organizador del proceso de rendición de cuentas
se concluyó que las principales recomendaciones para mejorar dicho proceso son:
 Envío de información de la rendición de cuentas permanente a
través de
diferentes medios digitales (foros, chats, blogs, boletines, mail e intranet).
 Mejorar el desarrollo de las herramientas audiovisuales.
 Participación activa de los líderes de proceso en todas las fases del proceso de
rendición de cuentas.
 Implementar procesos de diálogo permanente con la ciudadanía a través de foros,
ferias de servicio y mesas de trabajo.
 La utilidad del proceso de rendición de cuentas como espacio para la participación
de la ciudadanía en la vigilancia de la gestión pública es completamente útil y
fundamental para la toma de decisiones.