Manual tutorial del proceso P18 Solicitud de Aplicación de Nota

PROCESO NOTA BUENA
MANUAL DE CAPACITACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS DEL DISTRITO FEDERAL
NOTA BUENA
MANUAL DE CAPACITACIÓN
ROL:
INI_NB
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Flujo:
•
El proceso de “Nota buena" está conformado por cinco tareas, todas ellas asignadas al usuario con rol INI_NB: Iniciador
de nota buena.
•
El cual es responsable de iniciar el proceso a través de la búsqueda de empleados pertenecientes a su unidad
administrativa.
•
Después de haber ingresado el número de empleado para su búsqueda puede seleccionar una de las tres opciones
siguientes:
•
"Solicitud de aplicación de nota buena". Permite iniciar la solicitud para aplicar notas buenas. Se genera un
comprobante de solicitud.
•
"Cancelar solicitud de aplicación de nota buena": Esta opción permite eliminar las solicitudes de aplicación de nota
buena hechas previamente. Se genera un comprobante de cancelación.
•
“Alta de nota buena (antiguas en papel)". Opción diseñada para capturar las notas buenas emitidas en papel durante
el año 2010 y principios del 2011.
Ver diagrama de flujo del proceso (Pág.3)
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INICIO DE PROCESO
ROL: INI_NB
1. Al iniciar el proceso de “Nota buena” se mostrará una ventana de confirmación.
2. Para confirmar el inicio del proceso, el usuario con rol INI_NB deberá seleccionar el botón que dice: "Perfecto, quiero iniciar
este proceso".
3. Para
cancelar
el
inicio del proceso el
con
rol
usuario
deberá
INI_NB
seleccionar el botón
que dice: "No deseo
iniciar este proceso
ahora".
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BÚSQUEDA DE EMPLEADO
Descripción de elementos de pantalla:
La pantalla correspondiente a la tarea
"Búsqueda de empleado" está compuesta
por los siguientes elementos:
Buscar empleado: Esta acción arroja los
datos generales del empleado según el
alfabético de la quincena instalada para
confirmar que son los correctos.
Tipo de movimiento:
•
•
•
Solicitud de aplicación de nota
buena.
Cancelar solicitud de aplicación de
nota buena.
Alta de nota buena (antiguas en
papel).
Cancelar este proceso: Permite terminar la ejecución del proceso prematuramente. Al seleccionar este botón el proceso se
dará por terminado y no se podrá continuar con el resto de las tareas.
Notas:
Si se captura el número de un empleado que no corresponda a la Unidad Administrativa del usuario con rol INI_NB, se mostrará una alerta
con la siguiente leyenda: "Usted no puede realizar movimientos de nota buena para este empleado ya que no son de la misma
unidad administrativa".
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Continuar: Al seleccionar el botón para continuar la tarea, se muestra la pantalla de tarea terminada1. La siguiente
asigna al usuario con rol INI_NB para continuar con el proceso dependiendo del tipo de movimiento seleccionado.
1La pantalla de tarea terminada aparece en todas las ocasiones en que se finaliza exitosamente una tarea e indica el rol y tarea siguiente.
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tarea se
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Tarea: SOLICITUD DE APLICACIÓN DE NOTA BUENA
Descripción de elementos de pantalla:
La pantalla está compuesta por los siguientes elementos:
1. Instrucciones
2. Datos del empleado
3. Tipo de aplicación: Contiene un menú con tres
posibles opciones:
•
•
•
Cubrir inasistencia.
Cubrir retardos leves.
Cubrir retardo grave.
Se deberá seleccionar una de las tres
enseguida seleccionar el botón de "Solicitar".
opciones
y
4. Solicitud de aplicación: Después de seleccionar el
tipo de aplicación de nota buena el usuario con rol
INI_NB puede seleccionar alguna de las notas
buenas disponibles. Dependiendo del tipo de
solicitud que desee realizar deberá seleccionar:
•
•
Tres notas buenas para cubrir una inasistencia.
Una nota buena para cubrir un retardo grave.
•
Una nota buena para cubrir cuatro retardos
leves.
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a) Al seleccionar cada nota buena, automáticamente se almacenará en la casilla de notas buenas.
b) Posteriormente debe capturar las fechas para las cuales desee aplicar las notas buenas. Consulte la tarjeta electrónica del empleado
para seleccionar correctamente las fechas a cubrir con notas buenas
c) Puede "Agregar" o "Cancelar" el tipo de aplicación previamente solicitada.
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5. Datos de la notas buenas: Se muestran doce casillas correspondientes a los doce últimos meses a partir del mes inmediato
anterior al mes en curso. En cada casilla se observa la clasificación de la notas buenas para ese mes y su estado de
utilización:
•
•
•
Puntualidad Qna1.
Puntualidad Qna2.
Asistencia.
Estado de utilización
a) DISPONIBLE: Se pueden utilizar
las notas buenas si y solo si:
•
•
No hayan sido solicitadas para
aplicarse en un proceso anterior de
nota buena.
Fueron solicitadas para aplicarse
pero la solicitud de aplicación de
notas
buenas
está
dichas
cancelada.
b) SIN DERECHO:
Si el empleado no es acreedor a
alguna nota buena conforme a la
normatividad.
c) EN TRÁNSITO:
Si la nota buena ha sido solicitada y no ha llegado al proceso de incidencias.
Si la nota buena ha sido solicitada y está en proceso de ser aplicada por el proceso de incidencias.
Si la incidencia resultado de la aplicación de notas buenas es cancelada.
d) APLICADA:
Si la nota buena ha sido aprobada dentro del proceso de incidencias.
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e) SOLICITADA:
Al seleccionar la nota buena en tipo de solicitud la nota buena inmediatamente cambia su estado de disponible a solicitada.
6. Agregar: Se añaden las notas buenas a la tabla que se muestra en la sección "Datos de las notas buenas solicitadas",
ubicada en la parte inferior de pantalla. En esta tabla se muestran los datos desglosados de la solicitud de aplicación de las
notas buenas seleccionadas.
7. Cancelar: Se borra la selección de fechas y notas buenas que se había preparado.
8. Datos de las notas buenas Solicitadas: Elementos de la tabla para las notas buenas solicitadas:
Periodo Origen: Corresponde al mes y año en los que el empleado se hizo merecedor a la nota buena.
Tipo de NB: Corresponde a la clasificación de las notas buenas de acuerdo a la normatividad establecida:
•
•
•
Puntualidad de la primera quincena (Puntualidad Qna1).
Puntualidad de la segunda quincena (Puntualidad Qna2).
Asistencia Mensual.
Tipo de Aplicación: Corresponde al tipo de aplicación destinado al uso de la nota buena:
•
•
•
Cubrir Inasistencia.
Cubrir retardo grave.
Cubrir retardos leves.
Fecha de Aplicación: Corresponde a la fecha en la cual el empleado desea aplicar su nota buena.
Fecha de Solicitud: Corresponde al día en el cual el empleado realiza la solicitud de aplicación de sus notas buenas. Es el día
actual.
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9. Eliminar: Este botón permite eliminar una aplicación de notas buenas de la solicitud. Al seleccionar este botón se activa la
siguiente alerta:"Está a punto de eliminar la aplicación de esta nota buena. Si elimina la aplicación de esta nota se eliminarán
todas las fechas relacionadas ¿Está seguro?".
10. Continuar: Al seleccionar el botón "Continuar" se muestra la siguiente alerta: "¿Está usted seguro de que la solicitud de
aplicación de notas buenas es correcta?".
Si se confirma la solicitud se muestra la pantalla de tarea terminada. La siguiente tarea se asigna al usuario con rol INI_NB
correspondiente a la tarea: "Descarga de Comprobante".
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11. Cancelar este proceso: El botón de cancelar proceso permite terminar la ejecución del proceso prematuramente sin utilizar
las notas buenas que hubieran sido seleccionadas. El proceso se dará por terminado y no se podrá continuar con el resto de
las tareas.
Nota:
En caso de que el empleado no cuente con notas buenas disponibles, al intentar continuar la tarea se muestra la siguiente
alerta: "Usted no cuenta con notas buenas disponibles, presione el botón Cancelar proceso, el cual se encuentra ubicado en la
parte superior derecha de la pantalla".
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Tarea:CANCELACIÓN DESOLICITUDDEAPLICACIÓNDENOTABUENA
En el listado de tareas, seleccionar el renglón correspondiente a la tarea "Cancelación de Solicitud de Aplicación de Nota
Buena".
Descripción de elementos de pantalla:
1. Instrucciones de tarea.
2. Datos del empleado.
3. Buscar
solicitud: El selector de los folios de
solicitudes de aplicación de nota buena permite
seleccionar el número de folio de la solicitud que
desea cancelar. Al hacerlo, se muestra la tabla con
los datos detallados de las notas buenas
relacionadas a ese folio.
Los folios de solicitud de aplicación de notas buenas
que pueden cancelarse son:
•
Aquellos que NO HAN SIDO UTILIZADOS EN
ALGUNA INCIDENCIA.
•
Aquellos que NO ESTÁN EN TRÁMITE EN EN EL
PROCESO DE INCIDENCIAS.
Al aplicar la cancelación las
volverán al estado "Disponible".
notas
buenas
Al seleccionar el botón para continuar, se muestra la
pantalla de tarea terminada. La siguiente tarea
corresponde a la tarea: "Descarga de Comprobante".
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4. Cancelar este proceso: El botón de cancelar proceso permite terminar la ejecución del proceso prematuramente. Al
presionar el botón "Cancelar este proceso" se muestra la siguiente alerta: "Está a punto de terminar prematuramente este
proceso, ¿Desea continuar? ".
•
Si no desea finalizar el proceso, seleccione el botón de Cancelar y podrá continuar con la siguiente tarea.
•
En caso de seleccionar el botón de Aceptar el proceso se dará por terminado sin aplicar ninguna cancelación y no se
podrá continuar con el resto de las tareas. Tampoco se generará ningún comprobante.
•
Al terminar la tarea se muestra la pantalla de tarea terminada: La siguiente tarea se asigna al usuario con el rol INI_NB
para la "Descarga de Comprobante ".
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Tarea:ALTADE NOTABUENA
En el listado de tareas, seleccionar el renglón correspondiente a la tarea “Alta de nota buena”.
Descripción de elementos de pantalla:
La pantalla correspondiente a la tarea "Agregar Nota
Buena (antigua en papel)" está compuesta por los
siguientes elementos:
1.
Instrucciones de tarea.
2.
Datos del empleado.
3.
Agregar nota buena.
Tipo de nota buena: Permite seleccionar el tipo de nota
buena que se desea agregar.
Periodo: Permite seleccionar el periodo en el que se
generó la nota buena. Los periodos desplegados son los
últimos doce meses a partir del mes inmediato anterior.
Agregar: Al seleccionar este botón se despliega una tabla
con las notas buenas que desea agregar. Si por alguna
razón al realizar esta acción hubiera un error o
simplemente ya no desea agregar la nota buena, deberá
seleccionar el botón "Eliminar" correspondiente al renglón
de la nota buena que ya no se desea agregar.
Importante:
Si una nota buena antigua ya ha sido agregada en otro proceso
no podrá utilizarse. Esto se muestra con el siguiente mensaje: "La nota de Puntualidad (Tipo de nota buena) del (Periodo de origen) ya
fue agregada durante otro proceso".
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La tarea de ALTA DE NOTA BUENA tiene una doble funcionalidad:
a) Agregar nota buena antigua y terminar: Para agregar la nota buena y terminar el proceso deberá seleccionar el
botón "Terminar".
Al seleccionar el botón "Terminar":
•
Se agrega la nota buena antigua,
•
Se termina la tarea.
•
Se termina el proceso.
Aparecen en pantalla los datos del proceso
con la gráfica de tareas y tiempos de
ejecución.
La otra funcionalidad de la tarea de ALTA DE
NOTA BUENA es:
b) Agregar nota buena antigua y
hacer la solicitud de aplicación:
Para agregar la nota buena y además
hacer alguna solicitud de aplicación de
nota buena deberá seleccionar el botón
"Continuar".
•
Al seleccionar el botón "Continuar" se
muestra
la
pantalla
de
tarea
terminada: La siguiente tarea se
asigna al usuario con el rol INI_NB
para “Solicitud de Aplicación de Nota
Buena”
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Tarea: DESCARGA DE COMPROBANTE
En el listado de tareas, seleccionar el
renglón
correspondiente
a
la
tarea
“Descarga de comprobante”.
Descripción de elementos de pantalla:
La pantalla correspondiente a la tarea
"Descarga de Comprobante" está
por
los
siguientes
compuesta
elementos:
1. Instrucciones de tarea.
2. Datos del empleado.
3. Datos de las Notas Buenas: Se
muestra la solicitud de aplicación de
notas buenas.
de
los
archivos:
Al
seleccionar el botón "Descargar
comprobante" se activará la descarga
del comprobante en formato PDF.
4. Datos
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Al terminar esta última tarea, y
con ello el proceso; se muestran
en pantalla los datos del proceso
con la gráfica de tareas y
tiempos de ejecución.
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