CODIGO: DGAC-GEN-012- Cobro Administrativo y Judicial

CODIGO:
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DGAC-GEN-012- Cobro Administrativo y
Judicial
Procedimiento interno para Apertura de
Expedientes del Cobro Administrativo y
Judicial realizados por la Dirección General
de Aviación Civil.
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1. OBJETIVO:
El presente procedimiento tiene como finalidad establecer los pasos que debe
seguir la Dirección General de Aviación Civil, para la Apertura de Expedientes
de la Gestión del Cobro Administrativo y Judicial, de conformidad con la Ley
General de Aviación Civil Ley N° 5150.
2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
CETAC: Consejo Técnico Aviación Civil
DGAC: Dirección General de Aviación Civil
DG:
Dirección General
COBRO ADMINISTRATIVO: Cuando una empresa concesionaria, funcionario o
particular se encuentra en morosidad en lo referente a sus obligaciones dinerarias
producto de operaciones aeroportuarias, uso de servicios, entre otras, con el Consejo
Técnico de Aviación Civil, se realizará el cobro administrativo por parte de la Dirección
General de Aviación Civil o de la misma Asesoría Legal.
COBRO JUDICIAL: Una vez agotado el proceso de cobro por la vía administrativa y
la empresa concesionaria, funcionario o particular no ha pagado sus obligaciones
dinerarias, se ejecutarán los respectivos títulos ejecutivos para que inicie el cobro por
la vía judicial. (De conformidad con la Ley de Cobro Judicial Nº 8624)
.
2.1.- SIMBOLOGIA UTILIZADA
Proceso
Conector
Preparación
Documento
Decisión
Terminador/iniciador
3. ALCANCE
Este procedimiento es de cumplimiento obligatorio para todos los funcionarios
de la Unidad Recursos Financieros y Asesoría Legal de la Dirección General
de Aviación Civil.
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Fecha: Noviembre 2012
Revisado por: UPLA
Fecha: Febrero 2013
Aprobado por: DGAC
Fecha: Febrero 2013
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4. RESPONSABILIDAD
La aplicación de este procedimiento es responsabilidad del CETAC, DGAC y
de la Unidad Recursos Financieros y Asesoría Legal de la Dirección General
de Aviación Civil.
5. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS:
Nombre del documento






Ley General de Aviación Civil Ley N°. 5150 articulo VII y XI.
Ley General de la Administración Pública
Ley de Cobro Judicial Ley N° 8624
Código Procesal Civil
Ley Nº 4755 artículo 168.-Código de Normas y Procedimientos Tributarios
Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos,
Ley Nº 8131, artículo 126 inciso c). Reglamento de viáticos de la Contraloría General de la Republica.
 Reglamento Autónomo de Servicios del MOPT, Decreto Ejecutivo N°
36235-MOPT del 05/07/2010
 Apéndice tarifario numero 22681 y el 34821
6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO O CONTENIDO
Este procedimiento inicia cuando una empresa concesionaria incumple la
obligación de pago por concepto de: cargos provenientes de tarifas
aeroportuarias (ejemplo tales como: tasas por Aterrizajes, tasa por
aproximación, tasas por estacionamiento de los aviones, Infraestructura,
aproximación, estacionamientos, rampa abierta, tasas por manejo de carga,
puentes de abordaje, tasas de concesiones y alquileres, iluminación, oficinas,
hangares, talleres, espacios físicos y de terreno, etc.) y/o cuando un
funcionario o exfuncionarios incumple en la obligación de pago de sumas
giradas de más, viáticos, por la pérdida de activos pertenecientes a la
Institución, etc., Se considera mora o incumplimiento cuando han transcurrido
los plazos establecidos en la normativa vigente para tales efectos.
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Fecha: Noviembre 2012
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Fecha: Febrero 2013
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6.1 Grupo de Trabajo de Tesorería, llevara un registro de las obligaciones
dinerarias producto de operaciones aeroportuarias de las empresas
concesionarias con el CETAC.
6.1.1 Realizara conciliaciones mensuales de los registros auxiliares de cuentas
por cobrar en relación con los saldos que presenta el libro mayor, esto, con
el propósito, entre otros; que los estados financieros muestren datos
correctos.
6.1.2 Acto inicial. una vez vencidos los plazos vigentes para que los deudores
paguen sus cuentas dinerarias de acuerdo a la normativa, determina cuales
concesionarios, funcionarios o particulares están en morosidad y les remite
por escrito las intimaciones de cobro respectivas con un respectivo estado
de cuenta y la certificación del adeudo o copia de facturas. Los deudores
deberán responder en un plazo de 5 días hábiles (Con fundamento en los
artículos 146 a 151 de la Ley General de la Administración Pública ).
6.1.3 De los cobros derivados por daños a las instalaciones o activos de la
Institución con motivo de accidentes, o de otros actos culposos o dolosos.
El funcionario tendrá la obligación bajo pena de responsabilidad solidaria en
el pago de la consiguiente indemnización, de proceder dentro del tercer día
del hecho a comunicarlos a la Unidad correspondiente recopilando toda la
información necesaria, tal como: Nombre completo del presunto
responsable, número de cédula, número de placa del vehículo en su caso,
lugar, hora y fecha del accidente; dirección del inculpado, nombre, número
de cédula y dirección de los testigos si los hubiere y cualquier otro dato
oportuno para llevar a cabo la gestión cobratoria respectiva. Cualquier
funcionario de la Unidad de Transporte que participe en una colisión con un
vehículo oficial del CETAC deberá levantar el informe establecido, so pena
de asumir, por falta de información, la responsabilidad por la colisión
acaecida en sede de tránsito.
6.1.4 En caso de daños a vehículos institucionales, Recursos Materiales y Grupo
de Trabajo Contabilidad deberá aportar al expediente las facturas por
reparación y mano de obra. Tratándose de cobro por deducibles Recursos
Financieros a su vez enviará la información en donde conste los montos
pagados por ese concepto dentro de un plazo no mayor de diez días hábiles
de efectuado el pago con el fin de iniciar los trámites de cobro judicial.
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6.1.5 Todo cobro por daños a bienes del CETAC incluirá el cobro de los gastos en
que se incurra para rehabilitar el servicio. En estos casos, el funcionario de
Grupo de Trabajo de Transportes podrá acogerse al arreglo de pago.
6.1.6 En caso de que el involucrado no se haga responsable del pago respectivo,
se remitirá el caso a la Asesoría Legal para que realice el trámite
correspondiente al Cobro Judicial. Deberá interponerse la demanda judicial
antes de que se cumpla el mes del dictado de la sentencia.
6.1.7En caso de cuentas por cobrar a terceros responsables de accidentes de
tránsito con daños a los vehículos del CETAC, deberá realizarse un trámite
administrativo de cobro paralelo al trámite de proceso de tránsito, pero a
falta de aceptación de responsabilidad por el tercero responsable, será
hasta en el momento en que en Sede Judicial se haya declarado culpable al
tercero por sentencia firme, que se le creará la cuenta por cobrar la cual
deberá ser cancelada en la Caja Central de la DGAC.
6.1.8Corresponde al funcionario encargado del trámite judicial del caso de tránsito,
la obligación de informar a las distintas Unidades el dictado de la sentencia
condenatoria en sede de tránsito, a fin de que se registre la cuenta por
cobrar y se active el proceso de cobro judicial. Deberá solicitar previamente
al Juzgado de Tránsito correspondiente, la respectiva ejecutoria y entregarla
al funcionario de la Unidad de Asesoría Legal encargado de la gestión de
cobro por medio de un oficio con copia a la Unidad de Recursos Financieros
para el registro correspondiente. Para este fin contará con el plazo de un
mes a partir de la fecha en que quede firme la sentencia condenatoria.
6.2 De los cobros administrativos a cargo de Recursos Humanos. En caso de
que a un funcionario o ex funcionario se le reporte una deuda pendiente con el
CETAC, Recursos Humanos procederá a realizar el trámite para realizar su
cobro según corresponda. Dichas deudas será por la existencia de deudas
relacionadas con:
1.
2.
3.
4.
Capacitación o beca
Cuenta por cobrar por sobresueldos
Herramienta, equipo u otro activo
Otros, en este caso la Unidad encargada remitirá la información de lo
adeudado y su concepto
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6.2.1 Recursos Humanos recabará toda la información de lo adeudado y en
primera instancia notificará al deudor de la existencia de la deuda de
conformidad con las disposiciones de este Procedimiento de Arreglos de
Pago. Se podrá efectuar arreglo de pago y de no llegarse a un acuerdo,
Recursos Humanos remitirá el caso a la Asesoría Legal para que se
proceda con el trámite de cobro judicial. Recursos Humanos deberá
considerar el período de prescripción de las acciones del ente patronal
respecto del trabajador y gestionará bajo su responsabilidad, las acciones
que juzgue pertinentes evitando en todo momento que no le prescriba la
acción para el reclamo judicial del debito.
6.2.2 Grupo de Trabajo de Tesorería en caso de que el deudor no atienda las
notificaciones, procederá a emitir un informe (con la respectiva firma del
encargado) con la documentación necesaria para tramitar el cobro
administrativo: notificaciones; copia de facturas; estados de cuenta; oficios,
incluyendo los intereses correspondientes sobre la morosidad.
Posteriormente, traslada el informe al Encargado Recursos Financieros.
6.2.3 Encargado Recursos Financieros una vez aprobado el informe, lo traslada a
la Asesoría Legal.
6.2.4 Asesoría Legal recibe el informe financiero y procede con las respectivas
intimaciones de cobro, con fundamento en los artículos 146 a 151 de la Ley
General de la Administración Pública. Una vez efectuadas las intimaciones
de cobro, el deudor podrá solicitar el arreglo de pago respectivo.
6.3 De los arreglos de pago. Es facultad del Consejo Técnico de Aviación Civil
acordar en casos especiales y con sujeción a las disposiciones de este
Reglamento y las leyes vigentes, convenios de pago con los deudores del
CETAC que justifiquen no estar en la capacidad económica para pagar lo
adeudado y específicamente en lo que a plazos se refiere.
6.4 Asesoría Legal deberá solicitar el criterio técnico a Recursos Financieros sobre
la viabilidad del arreglo de pago, quienes resguardando las arcas financieras de
la Institución, verterán criterio al respecto en un plazo no mayor a 10 días
hábiles con respecto a la solicitud instaurada. Deberá a su vez la Asesoría
Legal, realizar los estudios atinentes en el Registro Público de la Propiedad y/o
Caja Costarricense de Seguro Social para comprobar los bienes embargables
del deudor.
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6.4.1 Deberá suscribir el arreglo de pago bajo los términos y condiciones que la
Recursos Financieros estableció. Dicho arreglo será sometido a
conocimiento y aprobación del CETAC. Una vez aprobado, el concesionario
deberá suscribir las letras de cambio correspondientes al momento de la
firma del convenio haciendo pago de la primera cuota del arreglo de pago
en la Caja Central de la DGAC. Las letras de cambio serán custodiadas en
Recursos Financieros (Caja Central) y le serán entregadas al concesionario
contra pago de las cuotas correspondientes. A falta de pago de una sóla de
las letras suscritas, Recursos Financieros remitirá la letra original a la
Asesoría Legal con el fin de iniciar el trámite de cobro en sede judicial.
6.4.2 Tratándose de deudas de funcionarios con contrato laboral vigente, tanto
Recursos Humanos como Recursos Financieros, podrán acordar la forma
de pago con el involucrado si el plazo es menor a un año. Para ello el
involucrado realizará una nota en donde autoriza que se le rebaje del
salario el monto total dividido entre el plazo definido.
6.4.3 En el caso de que no exista respuesta por parte del deudor a las
intimaciones de cobro, la Asesoría Legal procede a preparar el criterio legal
y lo traslada (con firma del asesor legal encargado y del jefe de asesoría
legal) a la DG para su posterior presentación y remisión del proyecto de
cobro judicial al CETAC para su conocimiento y aprobación. En el caso de
que el deudor sea concesionario de un espacio, se procederá a su vez a
preparar el proyecto de intimación de desalojo paralelamente.
6.5 Durante la primera y segunda intimación, se pueden dar ciertas acciones como
las siguientes:
6.5.1 Recursos de Revocatoria y Apelación interpuestos por el deudor, las cuales
deberán ser debidamente contestadas por la Asesoría Legal. A falta de
pago en los plazos antes fijados, la cuenta pasará a trámite de cobro
judicial. Si como respuesta a las intimaciones de cobro, el deudor moroso
se presentare a cancelar la deuda, Recursos Financieros confeccionará el
recibo de caja el cual deberá de contener la liquidación de multas y
recargos que correspondan y a recibir el pago del monto adeudado
comunicándolo al superior de Recursos Financieros quien a su vez le
indicará a la Asesoría Legal sobre la cancelación de la deuda con el fin de
archivar el expediente administrativo.
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Fecha: Noviembre 2012
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Fecha: Febrero 2013
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6.5.2 La existencia de aspectos irregulares (como por ejemplo, disolución de la
persona jurídica, no localización del sujeto pasivo en el país, ausencia de
bienes a embargar, si es persona física, defunción de la persona física,
etc.), en donde no hay respuesta de la intimación y se agote la vía
administrativa (incluyendo la publicación de cada intimación de cobro en el
periódico La Gaceta), la Asesoría Legal deberá elaborar un informe y
resolución de INCOBRABILIDAD. Dicha resolución deberá contar con la
aprobación de la Dirección General y posterior conocimiento y aprobación
del CETAC. De ser aprobado, Recursos Financieros deberá cancelar éstas
cuentas en sus registros.
6.6 Declaratoria de incobrabilidad. Se consideran como obligaciones incobrables
aquellas que presenten algunas de las siguientes condiciones:
6.6.1 Que habiéndose agotados todos los medios de localización en sede judicial
exista imposibilidad comprobada para localizar y notificar al obligado.
6.6.2 Que la sucesión del obligado fallecido, en el caso de personas físicas, no
posea bienes embargables.
6.6.3 Que el obligado, persona jurídica, sea liquidado o disuelto judicialmente y
no existiere más bienes a los cuales dirigirse.
6.6.4 Que realizado el respectivo estudio registral, exista absoluta certeza de que
no existan bienes muebles e inmuebles, valores, sueldos, ingresos
adicionales, derechos legalmente embargables sobre los cuales ejercer el
cobro judicial.
6.6.5 Obligaciones en los que se ha transcurrido el plazo de la prescripción,
según el documento base de la misma y se determine la imposibilidad legal
de realizar el cobro, así como las obligaciones declaradas prescritas en la
vía judicial.
6.6.6 Obligación que una vez agotadas todas las gestiones de cobro por la vía
administrativa, se considere que por el monto de lo adeudado el costo
administrativo de darle seguimiento e interponer proceso judicial, es
superior al valor real de la recuperación.
6.6.7 Cuentas para las cuales se ha solicitado administrativamente la
prescripción de la deuda por parte del interesado de facturas que tienen
diez o más años en estado de morosidad previa certificación de Recursos
Financieros. Serán incobrables únicamente las facturas declaradas
prescritas. La Institución deberá determinar la responsabilidad del
funcionario que dejare transcurrir los plazos de ley para lograr el efectivo
pago de las deudas.
6.6.8 Cuando la suma adeudada sea por un monto más bajo del que se tenga
estimado para el procedimiento que implique el cobro.
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Fecha: Noviembre 2012
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Fecha: Febrero 2013
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6.7 Realizadas todas las acciones cobratorias pertinentes, sin que se haya podido
recuperar lo adeudado, será transferida la obligación a la cuenta de
incobrables. El CETAC solicitará a la Unidad de Recursos Financieros proceder
conforme de acuerdo con sus funciones y se proceda a realizar el ajuste
contable correspondiente. Se informará periódicamente al CETAC sobre las
cuentas que se hayan declarado incobrables a efectos de demostrar la gestión
institucional.
6.8 En el caso de que no se pudiese notificar, se procederá a notificar a los
deudores mediante tres publicaciones seguidas en el Diario Oficial La Gaceta
otorgándoles el plazo de ley para el pago de sus obligaciones.
6.9 En el caso de que el deudor tenga un depósito de garantía, Recursos
Financieros gestionará la aplicación del mismo con el fin de cubrir total o
parcialmente la deuda generada en el plazo de 60 días. De quedar un saldo al
descubierto, se seguirá el proceso de cobro correspondiente. En el caso de que
el deudor logre ponerse al día, deberá nuevamente consignar el depósito de
garantía ante Recursos Financieros.
6.10 De los cheques rechazados. Corresponderá a Recursos Financieros realizar
las gestiones de cobro administrativo en caso de tratarse de cheques no
liquidados por parte de la entidad bancaria respectiva, sea por encontrase la
respectiva cuenta corriente sin fondos o por cualquier otro defecto en la
confección de dicho título que haga improcedente su pago o liquidación por
parte del Banco receptor.
6.10.1 Recursos Financieros ejecutará los trámites de cobro con el objeto de hacer
efectivo el cheque. En dicho trámite adicionalmente al saldo de capital
estipulado en el cheque se cobrará un recargo del 3% de gastos
administrativos en los casos de cheques rechazados por falta de fondos. En
el oficio de cobro administrativo, notificado conforme a lo establecido a la
Ley de Notificaciones, otorgará al emisor del cheque, un plazo de ocho días
hábiles para proceder al pago de la suma de capital, más los recargos
indicados. En caso de proceder con el pago, la cancelación se realizará en
la Caja Central de DGAC. En caso de falta de pago en el plazo antes
estipulado, la cuenta pasará a la Asesoría Legal para el trámite de cobro
judicial.
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Fecha: Noviembre 2012
Revisado por: UPLA
Fecha: Febrero 2013
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6.10.2 Cuando sean infructíferas las intimaciones de cobro y se da por agotada la
vía administrativa del cobro, la Asesoría Legal podrá iniciar el proceso de
cancelación del Certificado de Explotación cuando se trate de un
concesionario. (de conformidad con el articulo 13 de la Ley General de Aviación
Civil).
6.10.3 Una vez que el CETAC haya aprobado el proyecto de cobro judicial, la
Asesoría Legal procederá a presentar el proceso monitorio ante las
instancias respectivas. Asimismo el CETAC ordenará el desalojo. Una vez
aprobadas las) intimación(es) de desalojo, el CETAC procederá a notificar
dichas intimaciones de previo al acto de desalojo.
6.11 Del Cobro Judicial. Cuando la cuenta se encuentre en trámite de cobro
judicial, se podrá autorizar un convenio de pago siempre y cuando medie
previamente el visto bueno por escrito del profesional que esté a cargo de la
dirección del proceso, en el entendido de que el deudor cancelará de previo a
la formalización del convenio de arreglo, las respectivas costas personales y
procesales del juicio en trámite.
6.11.1 Asesoría Legal es la única Unidad facultada para formalizar los trámites
arreglos de pago, los cuales se formalizarán mediante la emisión de un
título ejecutivo. Asimismo, será la unidad responsable de mantener el costo
actualizado del proceso de cobro judicial, incluyendo costas procesales y
honorarios de abogados directores, peritos, y jueces ejecutores, los cuales
se regirán por la tabla de honorarios según decreto Ejecutivo vigente.
Dichas sumas ingresarán a la cuentas del CETAC, cuando se de
condenatoria en costas.
6.11.2 Asesoría Legal deberá iniciar los trámites judiciales para el cobro de las
sumas adeudadas, de acuerdo al procedimiento previsto en la Ley de
Cobro Judicial vigente, dentro de un término de 30 días hábiles, contados a
partir del recibo de la documentación respectiva; o en la vía y forma que
corresponda en los demás casos. Asesoría Legal estará exenta de tramitar
el cobro cuando la documentación se encuentre incompleta o existe algún
error en el cumplimiento de los procedimientos de cobro administrativo,
debiendo devolver el expediente para la respectiva subsanación del defecto
encontrado. Es requisito indispensable que el escrito inicial de la demanda
contenga direcciones exactas del demandado con el fin de evitar demoras
innecesarias en el trámite del juicio. Cualquier incongruencia o imposibilidad
de localización deberá ser comunicado al Encargado de Asesoría Legal.
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Fecha: Noviembre 2012
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Fecha: Febrero 2013
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6.11.3 Si a los cuarenta y cinco días calendario contados a partir del auto precepto
solvento no se hubiere podido notificar a los demandados, se solicitará a la
Dirección General de Migración y Extranjería, certificación si el demandado
ha salido del país y en su caso se procederá a solicitar al Despacho Judicial
designar un Curados Procesal solicitándole su notificación por medio de
edictos.
6.11.4 Es obligación del responsable del cobro judicial mantener activos los
trámites de todos los asuntos a su cargo, para lo cual deberá informar a la
jefatura de la Asesoría Legal.
6.11.5 A partir del momento en que la cuenta sea remitida al responsable del
cobro judicial, Recursos Financieros así como las demás unidades
responsables del cobro administrativo, no deberán recibir pago ni celebrar
arreglos de pago, ni expedir finiquitos de obligaciones a cargo de los
deudores o de cancelaciones de cuenta sin la previa consulta al director
legal del proceso, cuyas indicaciones relativas a la liquidación deberán ser
acatadas con el objeto de asegurar la recuperación de dichos créditos y de
evitar responsabilidades a la institución con motivo de cobros indebidos.
6.12 Oportunidad Una vez el cobro judicial haya iniciado, solo podrá ser
suspendido por los siguientes motivos:
6.12.1 Arreglos de pago extrajudiciales autorizados por este Reglamento.
6.12.2 Pago total de las sumas adeudadas, lo que debe incluir capital, intereses y
costas procesales y personales.
6.12.3 En caso de existir señalamiento de remate de bienes muebles o inmuebles,
éste solo podrá ser suspendido si se cumple cualquiera de los casos
anteriores, lo que se hará cuando la gestión o arreglo haya sido presentado
al menos con ocho días de anticipación a la fecha del remate.
6.13 Suspensiones Provisionales. Cuando una obligación se encuentre en
proceso de cobro judicial y por cualquier circunstancia se suspende
temporalmente el trámite, por ningún motivo se deberá levantar el embargo que
se hubiere hecho recaer sobre los bienes de los obligados; asimismo, si
vencido el plazo concedido temporalmente, no se ha cumplido con los pagos
respectivos por parte del deudor, se procederá con la etapa cobratoria
siguiente.
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Fecha: Noviembre 2012
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6.14 Suspensiones Definitivas. Cuando un proceso se dé por terminado
extrajudicialmente debe elaborarse un finiquito formado por la parte
demandada y la parte actora mediante el cual ambos renuncian a reclamos
futuros sobre el mismo proceso judicial. Dicho finiquito deberá ser presentado
al Despacho Judicial por el abogado director, quien tendrá la obligación de
presentar los escritos respectivos para proceder a levantar las anotaciones y/o
embargos que pesen sobre los bienes demandados.
Nota: Los documentos originales: títulos valores; facturas; letras; prendas; pagarés, deberán
mantenerse en custodia en la Unidad de Recursos Financieros.
6.15 Una vez que se emita la resolución judicial por parte del juzgado
correspondiente, la Unidad de los Recursos Financieros realizara las gestiones
financieras del caso para su registro contable, así como su archivo
correspondiente.

RECOMENDACIONES CETAC pueda tomar el acuerdo de detener aeronaves
o cancelar el Certificado de Explotación de aquellos concesionarios que se
encuentren en morosidad con la DGAC, durante el proceso de Cobro
Administrativo. (dicha facultad debe ser ejercida por parte del Órgano
Fiscalizador del Contrato de Gestión Interesada y su Asesoría Legal. Según
artículo 16 del “Reglamento de Creación del Órgano Fiscalizador del Contrato
de Gestión Interesada”). Esto como medida para que los concesionarios estén
al día con sus obligaciones y evitar al mismo tiempo procesos engorrosos al
llevar el caso por la vía judicial. Debería ser implementado en todos los
aeropuertos y aeródromos (asimismo, deberá ser divulgado a todos los
interesados).
6.16 En caso de que un funcionario se encuentre en cobro de sus obligaciones, no
se le gire o tramite nuevos pagos, adelantos, capacitaciones, etc., hasta que no
cancele su deuda. (Nota: el salario no se incluye dentro de esta lista ). (Con fundamento
en el artículo 12 del Reglamento de Viáticos de la Contraloría General de la Republica).
7. ANEXOS
8. APROBACION DEL PROCEDIMIENTO
________________________
DIRECCIÓN GENERAL
Elaborado por: AL
Fecha: Noviembre 2012
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Fecha: Febrero 2013
_________________________
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Fecha: Febrero 2013