ESTUDIO PREVIO INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR

República de Colombia
Ministerio de la Protección Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano
ESTUDIO PREVIO
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
Sede Nacional
Área Solicitante:
Ordenador del Gasto:
Responsable:
Objeto:
Rubro:
Presupuesto:
Ítem en el Plan de
Contratación
OFICINA DE COMUNICACIONES Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
DIRECCION ADMINISTRATIVA
OFICINA DE COMUNICACIONES Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
“REALIZAR LA RECOLECCIÓN, ANÁLISIS Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN
DIARIA SOBRE PUBLICACIONES PERIODÍSTICAS DE INTERÉS PARA EL
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR”.
C320150113901 - PROMOCION Y FOMENTO DE UNA CULTURA DE
GARANTIA Y RESTITUCIÓN DE LOS DERECHOS DE LA NIÑEZ
$ 45.848.000.oo incluido IVA
Ítem No. 7 del Plan de Contratación 2011 de la Oficina Asesora de
Comunicaciones y Atención al Ciudadano.
1. ¿POR QUÉ? – (JUSTIFICACIÓN)
La promoción de una cultura de los derechos y deberes de la niñez y la familia es el conjunto de decisiones
y acciones institucionales y comunitarias para el reconocimiento, la garantía, la exigibilidad y la restitución de
los derechos. Son estrategias del proyecto el diseño y ejecución de la política pública, la transformación de
prácticas institucionales, familiares y comunitarias, la comunicación para el desarrollo social y la
investigación social participativa.
En este sentido el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar requiere tener conocimiento del producto
periodístico que registran los medios sobre temas inherentes a la labor misional que desarrolla la entidad e
igualmente las demás instituciones que adelantan actividades en el marco del Sistema Nacional de
Bienestar Familiar.
Mantener informada a la administración y a los servidores públicos del ICBF sobre el diario acontecer local,
regional nacional e internacional, con los hechos y noticias registradas por la prensa escrita y hablada,
relacionados con la misión de la institución, sus programas, iniciativas y poblaciones a cargo, programas del
gobierno nacional, regional y local relacionados con su misión; realizar un seguimiento, análisis y toma de
decisiones oportuna sobre el desempeño de la institución, sus programas y sus servidores en los medios, y
hacer seguimiento noticioso a los casos relacionados con la infancia, la familia, y en general las poblaciones
vulnerables de nuestro país, son labores permanentes que realiza la Oficina de Comunicaciones y Atención
al Ciudadano, a través de su unidad funcional de prensa.
Para la recolección de esta información requerimos contar una persona natural o jurídica especializada que
efectúe el registro diario, permanente y específico, ya que como hemos venido contando con este servicio el
último año, el ICBF a través de la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano ha podido no sólo
plantear diferentes estrategias para enfrentar temas tan controversiales como genética, adopciones, abuso
sexual entre otros, sino estar al día informados de manera oportuna y verídica de la información que los
medios de comunicación emiten o publican sobre temas que le conciernen al Instituto.
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2. ¿QUE? – (NECESIDAD)
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar requiere tener conocimiento del producto periodístico que
registran los medios sobre temas inherentes a la labor misional que desarrolla la entidad e igualmente las
demás instituciones que adelantan actividades en el marco del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
Por esta razón se hace necesario contar con una empresa especializada que se encargue de realizar la
recolección, análisis y el suministro de información diaria sobre publicaciones periodísticas de interés para la
entidad
3. ¿CUÁNDO? – OPORTUNIDAD
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en cumplimiento de su función misional, propone actividades
donde se aúnen esfuerzos para garantizar a la población infantil, su desarrollo integral, para que crezcan en
un ambiente de felicidad, amor y comprensión.
Como apoyo a la política social misional que viene adelantando el ICBF, el monitoreo de los diferentes
medios de comunicación ha sido una herramienta útil para realizar el seguimiento de la información
relacionada con la niñez y la familia colombiana y desarrollar actividades eficaces que sirvan mejorar su
calidad de vida.
Por lo anterior se considera oportuno contratar en estos momentos a una persona natural o jurídica
especializada que se encargue de “REALIZAR LA RECOLECCIÓN, ANÁLISIS Y SUMINISTRO DE
INFORMACIÓN DIARIA SOBRE PUBLICACIONES PERIODÍSTICAS DE INTERÉS PARA EL INSTITUTO
COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR”.
4. ¿CUAL? – CONVENIENCIA
La Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano analizó las diferentes alternativas para poder contar
con el apoyo requerido sin comprometer el recurso financiero, encontrando que no hay personal disponible
en la entidad para realizar las actividades relacionadas con el objeto de este estudio.
Para esta contratación la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano ha presupuestado la
contratación de CUARENTA Y CINCO MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL PESOS
M/CTE. ($45.848.000.oo M/C), incluido IVA, debidamente soportados en el certificado de disponibilidad
presupuestal No. 12911 del 24 de Enero de 2011.
5. ¿CÓMO? - CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS - ESPECIFICACIONES ESENCIALES
ALCANCE DEL OBJETO: La presente contratación contribuye a tener una selección de temas referentes al
ICBF para crear nuevas estrategias que ayuden a un mejor funcionamiento del Instituto respecto a nuestros
objetivos misionales.
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ACTIVIDADES: El contratista en desarrollo del objeto contractual deberá efectuar las siguientes actividades:
1. Realizar el monitoreo diario de las noticias relacionadas con ICBF en radio, televisión, prensa,
revistas y portales de Internet
2. Entregar todos los días hábiles la información recolectada en prensa nacional y regional de ese
mismo día, indicando el diario o la revista la sección, la página y la hora. En la entrega del día lunes
se deben incluir las noticias del fin de semana (sábado y domingo). Cuando se trate de día festivo el
informe se entregará el día hábil siguiente. Dicha información se debe entregar en originales antes de
las 8:30 de la mañana, en la Oficina Asesora de Comunicaciones y Atención al Ciudadano del ICBF
Sede Nacional, ubicada en la Avenida 68 No 64 C-75.
3. Realizar a las 4 p.m., una segunda entrega, con la información publicada en horas de la mañana en
prensa regional, radio, televisión e internet, El material debe tener las mismas características de la
primera entrega.
4. Realizar la grabación al aire de programas específicos en radio y/o televisión sin que ello implique
costo adicional, previa solicitud del ICBF.
5. Entregar reportes de noticias extraordinarias: En el momento en que algún medio de comunicación
de prensa, radio o televisión, emita una información concerniente al ICBF, la empresa contratada
deberá enviarla al correo electrónico que le indique el supervisor del contrato, antes de que pase una
hora desde el momento de su emisión.
6. Realizar mensualmente la edición y el resumen de las notas específicas del ICBF que fueron
publicadas en prensa, televisión, radio e internet, el cual deberá ser entregado en formato DVD,
audio y en medio magnético, según corresponda.
7. Entregar en formato CD ROM las noticias presentadas en televisión y radio, referenciando interna y
externamente un resumen de la nota, en que medio fue publicada, la emisión y el nombre del
periodista.
8. Entregar diariamente en formato CD, el resumen informativo sobre publicaciones periodísticas de
interés para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar de los siguientes medios, así:
 Radio: Caracol básica, radio Reloj Caracol, Radio Difusora Nacional, RCN básica, Radio Uno, La W,
La Fm, Radio Super, Todelar, Colmundo Radio, Radio Santafe y Melodía; Minuto de Dios, La Voz de
Bogotá, radio Capital, Emisora de la Policía Nacional, Emisora del Ejército y demás.
 Televisión: Cadena Uno, Canal A, Señal Colombia, RCN, Caracol, TV Andina, Canal Capital, City
TV, Teleantioquia, Telecaribe, Telepacífico y Teleoriente, El Kanal (Cablecentro), Cablenoticias, CNN
en español, Telemundo, Univisión y demás.
 Prensa: El Tiempo, La República, El Espectador, Portafolio, El Nuevo Siglo, El Colombiano, El
Mundo, El País, El Heraldo, Vanguardia Liberal, El Nuevo Día, El Liberal, La Patria, El Universal, La
Opinión, Crónica del Quindío, Diario del Otún, El Meridiano de Córdoba, La Nación, ediciones
regionales diarias del periódico El Tiempo, Cundinamarca 7 días Boyacá 7 Días, Llano 7 Días,
Tolima 7 Días, Diario del Sur, El Mundo, La Tarde, Diario Deportivo, El Espacio, Hoy y El Informador.
El Occidente, Diario del Magdalena, El Meridiano de Sucre, El Pilón, El Frente, El Periódico y
demás.
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 Revistas: Semana, Cambio, Dinero, Credencial, Jet set, Cromos, Fucsia, Tv y Novelas, la Guía
del Ocio y demás.
 Portales de Internet: Canal Caracol, Telepaís, Noticias Uno, Noticiero CM&, Canal RCN, City Tv,
Radio Súper, Todelar Radio, Caracol Radio, RCN Radio, El Tiempo, El Espectador, La República,
Portafolio, El Nuevo Siglo, Ámbito Jurídico, Hoy, El Espacio, La Opinión, Vanguardia Liberal, El
Diario del Huila, La Nación, El Universal, El Meridiano de Sucre, El Meridiano de Córdoba, La
Patria, El Colombiano, El Mundo, El Heraldo, La Libertad, El País, El Occidente, Ibagué Nuevo Día,
El Liberal, Diario del Sur, Boyacá Siete Días, Llano Siete Días, Tolima Siete Días, Diario del Otún,
Legis Comex, La Tarde, Semana, Cambio, Cromos, Dinero, La Nota, Diners, Credencial, Gato
Pardo, Gerente, Presidencia de la República, Poder, Publicidad & Mercadeo
9. Realizar mensualmente un análisis del compilado de la información de radio, televisión, prensa,
revistas y portales de internet, y entregarlo durante los primeros 10 días de cada mes en formato
CD e impreso con la siguiente clasificación de temas:
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Abandono de menores
Abuso sexual
Adopciones
Adulto mayor
Alimentación escolar
Conflicto armado
Desaparición de menores
Explotación sexual
Hogares comunitarios
Hogares infantiles
Madres comunitarias
Maltrato infantil
Menores infractores
Muerte de menores
Parafiscales
Trabajo infantil
Violencia intrafamiliar
Desplazados
Genética
En dicho análisis se debe especificar el medio donde se emite o publica, la fecha, un resumen de la
noticia, incidencia (si es positiva o negativa), fuentes consultadas por el medio, asimismo indicar el valor
ahorrado en dinero por el ICBF con la emisión de cada nota considerando el gasto en que hubiese
incurrido la Entidad al pautar esas noticias en los diferentes medios de comunicación de acuerdo con los
precios promedio en los medios (radio, televisión, prensa escrita o internet).
Para el análisis de carácter regional se debe emplear el mismo método que se aplicará para el análisis a
nivel nacional. Allí se debe especificar cuáles fueron las regiones (departamentos) del país que más
registraron noticias concernientes al ICBF, los temas más mencionados de esas regionales, la incidencia
(positiva o negativa) y cuánto hubiera sido el gasto si el ICBF tuviera que pautar esas noticias en los
diferentes medios de comunicación.
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10. Cada mes el análisis debe especificar cuáles fueron los temas más recurrentes del ICBF en los medios
a nivel nacional, así como su respectiva incidencia (positiva o negativa). Igualmente se debe clasificar
si la noticia tuvo como fuente al ICBF, si solamente se hizo una mención a la institución o si el tema es
relacionado con contenidos que son de interés para el Instituto.
11. Entregar mensualmente en un CD y un DVD la compilación de las noticias publicadas o emitidas en
prensa escrita, radio y televisión respectivamente y que tienen que ver directamente con el Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar.
12. Cada uno de los formatos entregados a la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano debe
estar identificado claramente con el nombre del medio, el titular, la fecha de emisión o publicación, el
resumen de la noticia y en lo posible el nombre del periodista.
13. Presentar los recibos de pago al sistema de seguridad social (salud, pensiones y riesgos
profesionales) y parafiscales (Caja de Compensación, SENA, ICBF), cuando haya lugar a ello.
14. Realizar el seguimiento en los diferentes periódicos nacionales y regionales de los avisos y edictos
relacionados con temas como: liquidación obligatoria o judicial, fusión o escisión, intervención y
emergencia social, acuerdo de reestructuración, reorganización empresarial, cancelación de registro,
disolución, toma de posesión, intervención forzosa administrativa para liquidar, intervención forzosa
administrativa para administrar, intervención técnica y administrativa, entidades intervenidas de
personas naturales y jurídicas.
15. Las demás que se requiriera el supervisor del contrato que sean necesarias de acuerdo con la
naturaleza del contrato.
6. VALOR Y FORMA DE PAGO
VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor de este contrato será el que resulte del proceso de selección sin que
exceda el presupuesto oficial de CUARENTA Y CINCO MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA Y OCHO
PESOS M/CTE. ($45.848.000.oo M/C), incluido IVA.
Los desembolsos se realizarán de las siguiente manera: Once (11) pagos mensuales iguales vencidos, previa
presentación de la correspondiente factura y expedición del certificado de cumplimiento de la prestación del
servicio a satisfacción suscrito por el supervisor y la verificación de los aportes al sistema de seguridad social
integral (Salud, Pensión y/o Parafiscales).
El primer desembolso se cancelara previo cumplimiento por parte del contratista seleccionado del consolidado
del monitoreo de medios que comprenda las noticias relacionadas con ICBF a nivel nacional y regional, en
radio, televisión, prensa, revistas y portales de Internet del 01 de febrero al 28 de febrero de 2011.
El valor de la propuesta debe incluir todos los gastos que se generarán por la suscripción y legalización del
contrato (IVA, ICA, retefuente, publicación en el diario único de contratación, póliza, timbre, AIU, entre otros
de acuerdo con la ley).
El proponente deberá aportar certificación expedida por la Entidad Financiera donde conste que tiene cuenta
corriente o de ahorros, a través de la cual el ICBF efectuará el pago del contrato que llegare a suscribirse, en
caso de resultar adjudicatario.
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7. LUGAR Y PLAZO DE EJECUCION
LUGAR DE EJECUCION: Bogotá D.C. - SEDE NACIONAL ICBF- Avenida Carrera 68 No. 64-75.
PLAZO DE EJECUCION: El plazo de ejecución será desde el cumplimiento de los requisitos de ejecución
hasta el treinta y uno (31) de diciembre de 2011 previa la expedición del registro presupuestal.
8. SUPERVISION
La supervisión del contrato resultante será realizada por el Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones del
ICBF. El/la supervisor/a, verificará el cumplimiento de los requisitos para la ejecución de la correspondiente
orden de servicios. En todo caso el ordenador del gasto podrá varias unilateralmente la designación del
supervisor, comunicando por escrito al supervisor designado y enviando una copia a la Oficina Asesora
Jurídica.
9. MODALIDAD DE SELECCIÓN
El proceso de selección del contratista se adelantará por Invitación Pública por tratarse de una contratación
cuyo valor no excede el 10% de la menor cuantía de la Entidad. Selección Abreviada de Mínima Cuantía, de
acuerdo a las disposiciones del Decreto 2474 del 2008 y del Decreto 3576 de 2009.
10. CONDICIONES DEL OFERENTE
Las condiciones que debe tener el proponente son:
Persona natural o jurídica cuya actividad comercial corresponda con el objeto a contratar.
El oferente deberá anexar a la oferta como requisito técnico mínimo el soporte de la siguiente experiencia:
Acreditar máximo tres (3) órdenes de servicio o contratos ejecutados con Entidades del Sector Privado y/o
Público, con objetos similares al del presente estudio previo, adjuntando copia de los mismos y/o certificación
del supervisor o interventor; que al sumarse el valor represente una cifra igual o superior al valor del
presupuesto oficial, expresados en salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV). Los objetos
contractuales deberán encontrarse ejecutados dentro de los tres (3) años anteriores a la fecha final prevista
para entrega de propuestas dentro de la presente invitación a ofertar.
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11. ¿CUÁNTO CUESTA? – ESTUDIO DE MERCADO
Para el presente proceso se establecieron como factores de estudio de mercado la Consulta de los precios
indicativos de mercado a través del SICE y de la revisión de cotizaciones. Anexo estudio de cotizaciones.
OBJETO
CANTID
AD
REALIZAR LA
RECOLECCIÓN,
ANÁLISIS Y
SUMINISTRO DE
INFORMACIÓN DIARIA
SOBRE
PUBLICACIONES
PERIODÍSTICAS DE
INTERÉS PARA EL
INSTITUTO
COLOMBIANO DE
BIENESTAR FAMILIAR
1
EMPRESA
DIVULGAR CHRCARLOS
HERNANDO
RIVERA
$ 3.712.000
EMPRESA
PRISA
COMUNICACIO
NES
$ 4.500.000
EMPRESA
MONITOR
MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
LTDA.
VALOR
PROMEDIO
$ 4.292.000
$ 4.168.000
12. FACTORES DE SELECCIÓN
Será seleccionado el proponente que no se encuentre incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e
incompatibilidad referidas en la constitución y en la ley, que cumpla con los requisitos jurídicos y técnicos de
habilitación y cuya oferta económica sea la de menor valor.
13. ¿QUÉ RIESGOS SE CORREN? – GARANTÍAS
Para el ICBF, se pueden presentar dos tipos de riesgos en la ejecución del contrato, el primero de ellos
respecto del cumplimiento del contratista del objeto y actividades propias del contrato, dentro del plazo
proyectado para la ejecución del mismo, en razón a posibles retardos que se presenten por parte de terceros
que hacen parte del proceso de formación o entrega de información objeto de esta contratación.
En consecuencia se debe cubrir los citados riesgos a través de la Póliza de Garantía Única con los amparos
de Cumplimiento del Contrato y Calidad del Servicio así:
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Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano

CUMPLIMIENTO GENERAL DEL CONTRATO: por cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del
valor del contrato y con una vigencia igual al plazo de ejecución y seis (6) meses más.

CALIDAD DEL SERVICIO: Por el diez (10%) por ciento del valor del contrato, con una vigencia igual al
plazo de ejecución y seis (6) meses más.
14. CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE CONTRATACION Y METAS DE LOS PROYECTOS.
El presente objeto a contratar está indicado en el plan de contratación de la vigencia 2011 en el ITEM No. 7
presentado en la ante la Sede Nacional, descrito como: “REALIZAR LA RECOLECCIÓN, ANÁLISIS Y
SUMINISTRO DE INFORMACIÓN DIARIA SOBRE PUBLICACIONES PERIODÍSTICAS DE INTERÉS PARA
EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR”.
15. APROBACION
MYRIAM DE LA ESPRIELLA
Dependencia./ Cargo
DIRECTORA
ADMINISTRATIVA
Aprobó
HENRY IVÁN MATALLANA
TORRES
Elaboró
LUZ ÁNGELA GUEVARA
TUNJANO
Dependencia./ Cargo JEFE
OFICINA ASESORA DE
COMUNICACIONES Y
ATENCION AL CIUDADANO
Dependencia./ Cargo
ABOGADA OFICINA DE
ASESORA
COMUNICACIONES Y
ATENCION AL CIUDADANO
Ordenador del gasto
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