Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial A. TÍTULO DE LA
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Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones A. TÍTULO DE LA INICIATIVA DE MEJORA Utilización de tecnología: Sitio web y agilización del confronte vía e-mail B. 1 DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN Nombre del organismo: Juzgado en lo Civil y Comercial N° 5 Fuero: Civil y Comercial Departamento Judicial: La Matanza Titular: Sr. Juez Dr. Mariano Gastón SOHANER Dirección: Calle Entre Ríos 2929. San Justo, La Matanza. Dirección oficial de correo electrónico: [email protected] C. DATOS DE LOS RESPONSABLES 1. Responsable/s de la práctica o iniciativa implementada en la organización: Dr. Mariano Gastón Sohaner, Juez; Dr. Rodrigo Suárez Della Porta, Secretario; Dra. María Daniela Marino; Auxiliar Letrada; Dr. Jorge Eugenio Del Valle Cella, Auxiliar Letrado. 2. Nombre/s y cargo/s de las personas que participan o intervienen en la iniciativa: Dr. Mariano Gastón Sohaner, Juez; Dr. Rodrigo Suárez Della Porta, Secretario; Dra. María Daniela Marino; Auxiliar Letrada; Dr. Jorge Eugenio Del Valle Cella, Auxiliar Letrado; Dr. Alejandro Rivas; Sra. Patricia Williams y Srta. Ludmila Ciapponi 3. Datos de contacto: Teléfono laboral/Fax: (011) 4484-0263 Correo electrónico laboral: [email protected] Se publican conjuntamente en un mismo documento las presentaciones efectuadas por el Juzgado “Página Web del Juzgado” y “Confronte vía e-mail” 1 1 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones D. AREA TEMÁTICA DE LA PRÁCTICA IMPLEMENTADA Marcar con una X E. 1. Gestión de los procesos de trabajo jurisdiccionales 2. Atención al público 3. Información y comunicación al público 4. Participación del público 5. Gestión de los procesos administrativos y/o auxiliares 6. Planificación y monitoreo de la gestión X X X ORIGEN DE LA INICIATIVA La iniciativa surgió del magistrado titular del Juzgado en las reuniones de gestión que realiza con los funcionarios de la misma a fin de mejorar el servicio de justicia. F. OBJETIVO DE LA PRÁCTICA O INICIATIVA IMPLEMENTADA La iniciativa de recepcionar y confrontar los instrumentos enviados a confronte vía e-mail, y presentar una página web del juzgado, que contenga información útil para los justiciables, tiene entre otros los siguientes objetivos primordiales: - Mejorar la atención al justiciable - Agilizar los tiempos procesales - Utiliza la tecnología como una herramienta al servicio de la justicia - Reducir la asistencia del letrado a la mesa de entradas - Unificar los criterios - Lograr una mayor efectividad - Gestionar los recursos humanos 2 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones G. DESARROLLO DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 1. Situación inicial a) Página web Como es sabido, los letrados, partes y demás auxiliares de la justicia, acuden diariamente a las mesas de entradas de los Juzgados, a fin de consultar expedientes, presentar escritos y dejar instrumentos a confronte para su posterior libramiento, entre otros actos relativos a los procesos. En la práctica ocurre, que los juzgados presentan distintos criterios entre sí, por ejemplo respecto de los requisitos indispensables para el libramiento de los instrumentos como mandamientos, oficios, testimonios y cédulas, como así también, en relación a providencias de mero trámite, concesiones de autorizaciones, etc. Se suma a ello, la existencia de diferentes formas de organización y horarios entre las dependencias, como por ejemplo, para la extracción de fotocopias del expediente, libramiento de giros, folios de seguridad, entre otros. Las circunstancias apuntadas, repercuten evidentemente en los justiciables que se ven desorientados, teniendo que acercarse asiduamente a las dependencias en las que tramitan los expedientes, para cerciorarse de requisitos, horarios, etc. Es así, que la disimilitud existente, trasunta en escollos para los letrados, que tienen que asistir en varias ocasiones a los juzgados, ya sea por observaciones o denegaciones relacionadas, en su mayoría, con criterios específicos de las dependencias. No obstante las diferentes medidas que en la dependencia se han adoptado para evitar un dispendio innecesario en tal sentido, a saber: - carteleras en el ámbito de la mesa de entrada, que contienen los requisitos respectivos, por ejemplo en relación al confronte, concesión de autorizaciones, préstamos y retiros en general - asesoramiento al letrado por parte del personal, - indicación por escrito de los recaudos en los despachos, - publicación de nuevas acordadas etc., entre otros, lo cierto es que el problema subsistió –aunque acotado por las anteriores medidas-, con las evidentes implicancias antes apuntadas, mejorando paulatinamente con la implementación de la iniciativa en tratamiento, encontrándose evolucionando de manera positiva. 3 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones b) Confronte vía e-mail El confronte consiste en verificar, previo a su rúbrica, que los instrumentos que los letrados confeccionan y que deben librarse en el marco de los expedientes –oficios, cédulas, mandamientos, testimonios y certificados-, se encuentren efectivamente ordenados y cumplan con todos los recaudos necesarios para su expedición. En la práctica, acontece que los instrumentos presentados a tal fin, contienen numerosas deficiencias que no son susceptibles de modificación o resulta dificultosa la misma, por las cuales no son librados y son devueltos al letrado con las observaciones pertinentes, con el objeto de que las corrijan y los presenten nuevamente. A ello se suma, que sin perjuicio de los recaudos que los instrumentos requieran, ya sea por su naturaleza o las circunstancias especiales con que fueron ordenados, es habitual que existan diferencias de criterios entre los distintos organismos, respecto a la forma de presentación y requisitos de los mismos. Esta tarea que es añeja en la práctica judicial, tiene implicancias de afectación de recursos humanos –personal que realice la misma- y de dilación de tiempo personal y del proceso, tanto dentro de la dependencia judicial, como para los profesionales y partes intervinientes; por cuanto, es asiduo, que por diferentes factores, se vuelva a confrontar y presentar un mismo instrumento en forma reiterada con diversas correcciones, hasta que se aprueba su confección, siendo su promedio entre 2 a 3 veces por instrumento, ello, sin perjuicio de que desde el Juzgado se hacen la totalidad de las correcciones en una misma observación. Es así, que los letrados se encuentran muchas veces desorientados en relación a los requisitos, y acostumbrados a que el libramiento, de los instrumentos que dependen de confronte previo, se torne dificultoso. 2. Medidas implementadas a) Página web: http://www.civil5lm.com.ar La página contiene información útil para el letrado, como datos de los funcionarios, dirección del juzgado, mapa, teléfono, otras direcciones de dependencias, novedades legislativas, modelos, y sugerencias entre otros. 4 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones Al ingresar a la misma, en el margen izquierdo se observan las siguientes solapas: -Inicio, Modelos, - Sugerencias, - Direcciones útiles, - Información, - Links, - Ubicación, - Novedades Legislativas. En la sección MODELOS se encuentran las siguientes solapas: A. ESCRITOS en la cual se despliegan a su vez, escritos solicitando el desarchivo de expedientes y escritos peticionando el saque de paralizado de las actuaciones. B. NOTIFICACIONES, que contiene: cédulas, edictos citando a herederos y acreedores del causante, edictos citando para contestar la demanda en el proceso sumario, edictos citando para contestar demanda en el proceso ordinario; y edicto citando a contestar demanda en el proceso ejecutivo. C. MANDAMIENTOS, consiste en un modelo general para completar. D. OFICIOS, divididos a su vez en: Oficios dirigidos dentro del ámbito de la Provincia de Buenos Aires: a) Oficio de juez a juez contestando informe, Provincia de Bs.As., b) Oficio de juez a juez solicitando expediente "Ad-effectum Videndi", Provincia de Bs. As., c) Oficio a Rentas comunicando la liberación de impuestos (subasta)., d) Oficio al Registro de Actuaciones Notariales solicitando segundo testimonio, Provincia de Bs.As., e) Oficio al Registro de la Propiedad Inmueble ordenando medidas sobre inmueble, Provincia de Bs. As., f) Oficio al Registro de la Propiedad Inmueble ordenando inhibición general de bienes, Provincia de Bs.As., g) - Oficio al 5 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones Registro de la Propiedad Inmueble para que tome nota de la ejecutoriedad de embargo, Provincia de Bs. As., h) Oficio al Registro de la Propiedad Inmueble para inscribir declaratoria de herederos, Provincia de Bs. As. i) Oficio al Registro de la Propiedad Inmueble ordenando embargo, Provincia de Bs. As., j) Oficio al Registro de la Propiedad Inmueble ordenando reinscripción de medida, Provincia de Bs. As., k) Oficio de embargo dirigido a otro juzgado, Provincia de Bs. As., l) Oficio de levantamiento de embargo al solo efecto de escriturar, Provincia de Bs. As. - Oficios Ley 22.172: a) Oficio ley 22172 de juez a juez contestando requerimiento (C.A.B.A.), b) Oficio ley 22172 de juez a juez solicitando expediente "Ad-Effectum Videndi" (C.A.B.A.)", c) Oficio ley 22.172 al Archivo de Actuaciones Notariales solicitando segundo testimonio (C.A.B.A.), d) Oficio ley 22.172 a la Cámara Nacional Electoral solicitando informe de domicilio (C.A.B.A.)., e) Oficio ley 22.172 al Registro Nacional de la Propiedad Automotor para inscribir declaratoria (C.A.B.A.). - Oficios Varios: a) Oficio de embargo de fondos en bancos, b) Oficio de embargo de sueldos, c) Oficio general que ordena cumplir el auto que se transcribe, d) Oficio comunicando inscripción de inmueble a acreedores embargantes. E. TESTIMONIOS: a) Testimonio de inscripción de automotor al Registro Nacional de la Propiedad Automotor, b) Testimonio de Declaratoria de Herederos al Registro de la Propiedad Inmueble de la Provincia de Buenos Aires Pcia. Bs. As, c) Testimonio de Declaratoria de Herederos al Registro Nacional de la Propiedad Inmueble (C.A.B.A.), d) Testimonio General para presentar ante quien corresponda - Testimonio ley 22.172 de Embargo al Registro Nacional de la Propiedad Automotor (C.A.B.A.) - Testimonio ley 22.172 de Inhibición General de Bienes al Registro Nacional de la Propiedad Automotor (C.A.B.A.) - Testimonio ley 22.172 de Inhibición General de Bienes al Registro Nacional de la Propiedad Inmueble (C.A.B.A.), e) Testimonio ley 22.172 de Inscripción al Registro Nacional de la Propiedad Automotor (C.A.B.A.), f) Testimonio ley 22.172 de levantamiento de embargo de inmueble al Registro Nacional de la Propiedad Inmueble Testimonio ley 22.172 de levantamiento de Inhibición al el Registro Nacional de la Propiedad Automotor (C.A.B.A.), g) Testimonio ley 22.172 de Reinscripción de Embargo al Registro Nacional de la Propiedad Automotor (C.A.B.A.), h) Testimonio ley 22.172 de Reinscripción de Embargo de Inmueble al Registro Nacional de la Propiedad Inmueble (C.A.B.A.), i) Testimonio ley 22.172 de embargo de inmueble al Registro Nacional de la Propiedad Inmueble (C.A.B.A.). 6 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones F. FORMULARIOS: a) Formulario de ingreso Receptoría General de Expedientes, b) Formulario de datos de demandado Receptoría General de Expedientes. En la sección SUGERENCIAS: Se ha colocado que: “Se encuentra a disposición de los señores letrados y justiciables el correo electrónico [email protected], a fin de que los mismos efectúen a través de dicho medio cualquier tipo de comentario, sugerencia y/o queja con relación a la atención y funcionamiento del Juzgado de Primera Instancia en lo Civil y Comercial Nº 5 del Departamento Judicial de La Matanza, no pudiéndose efectuar por dicha vía consultas procesales ni relacionadas con expedientes en particular. Muchas gracias.” En la sección DIRECCIONES UTILES: - Cámaras - Defensorías - Fiscalías - Juzgados Tribunales - Otras dependencias. Todas ellas a su vez, despliegan sus direcciones y teléfonos. En la sección INFORMACION: Se informa sobre los requisitos a cumplir y pasos a seguir respecto a los siguientes temas: Depósitos judiciales, Folios de Seguridad, Informaciones sumarias, Instructivo para confeccionar oficios, Mesa Receptora de Escritos, Paralizados y archivados, Subastas, Sucesiones, Tasa de Justicia, Plazos de informes y certificados, Fotocopias y reservados. En la sección LINKS: Suprema Corte de Justicia, www.scba.gov.ar, Corte Suprema de Justicia de Nación, www.pjn.gov.ar, Registro de la Propiedad Inmueble de la Provincia www.rpba.gov.ar, Colegio de Abogados de La Matanza, www.colegiolamatanza.com.ar/,Colegio de Abogados de Morón, www.camoron.org.ar/, Centro de documentación de la Administración Pública Nacional, www.infoleg.gov.ar, Organismo Provincial Para el Desarrollo Sustentable de la Prov. de Bs.As., www.opds.gba.gov.ar, Banco de la Provincia de Bs. As. www.bapro.com.ar, Banco Central de la República Argentina, www.bcra.gov.ar, Real Academia Española, www.rae.es. En la sección UBICACION: Se publica el mapa de La Matanza, y se hacen referencias a su ubicación dentro de la Provincia, límites, extensión, superficie, partidos que la componen. Asimismo, se ubica el Juzgado en un mapa con las respectivas indicaciones. En la sección NOVEDADES LEGISLATIVAS: Se informa y se remite a las nuevas leyes que dicten: Como por ejemplo, actualmente, - Ley14.192 (MODIFICA LEY DE ACCIÓN DE AMPARO 13.928) - ley14.214 (REGLAMENTACION DEL PROCESO DE HABEAS DATA) ley14.220 (ART. 676 TER. DESALOJO - FALTA DE PAGO - VENCIMIENTO DE CONTRATO - CAUCIÓN REAL) - ley14.236 (EJECUCIONES HIPOTECARIAS - VIVIENDA UNICA - PRÓRROGA -SUSPENSIÓN 7 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones REMATES) ley14.238 (SUBASTA ELECTRONICA MODIFICACION ART. DE SUBASTA C.P.C.C.). Por otro lado, en el margen superior derecho de la página web, se identifican dos solapas denominadas “CONFRONTE” y “DESPACHO”. En la solapa CONFRONTE: Se transcriben instrucciones para la utilización del confronte por correo electrónico a la dirección [email protected] En la solapa DESPACHO: Se informa como utilizar los modelos de la página y su posible remisión futura a la dirección electrónica [email protected], aclarándose que por el momento no se encuentra disponible dicha remisión via e-mail. Ello, toda vez que se requiere para su puesta en funcionamiento que los letrados cuenten con firma digital y la habilitación pertinente de la S.C.B.A. b) Confronte vía e-mail No obstante las diferentes medidas que en la dependencia se han adoptado para evitar un dispendio innecesario en tal sentido, a saber: - Existencia de un página web del juzgado que contiene cargados los modelos de cada tipo de instrumento, en donde sólo deben completar los autos y el auto que lo ordena, (http://www.civil5lm.com.ar) carteleras en el ámbito de la mesa de entrada de la dependencia, que contienen los requisitos respectivos, - asesoramiento al letrado por parte del personal, indicación por escrito de las observaciones que amerita - instrucción al personal respecto de la realización de un confronte integral que evite el confronte “cuenta gotas”, consistente en realizar una observación por vez; lo cierto es, que el problema subsistió –aunque bastante acotado por las anteriores medidas-, con las evidentes implicancias antes apuntadas, mejorando paulatinamente con la implementación de la iniciativa en tratamiento, evolucionando de manera positiva. 3. Aspectos positivos y negativos que surgieron durante la implementación. a) Página web Aspectos positivos: Desde el punto de vista del profesional: La iniciativa fue recepcionada con agradado por parte de los letrados, por cuanto entienden que esa implementación les facilita y agiliza su tarea, sobre todo con el confronte ya que al contar con los modelos de oficios y 8 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones testimonios, solo tienen que completar los autos y el “auto ordenatorio” y remitirlo por e-mail a la casilla destinada al efecto dentro de la solapa “confronte”. A su vez, contiene suficiente información útil tanto en relación a requisitos indispensables para ciertas tramitaciones simples –como por ej. saque de paralizado, archivo, fotocopias, etc.-, como datos del juzgado, funcionarios, ubicación, modelos de instrumentos y escritos, nueva legislación, criterios y novedades. De ese modo, se evita entre otras cosas, que el profesional y las partes tengan que concurrir al juzgado para obtener información, que se realicen presentaciones de escritos reiterados atento la falta de cumplimiento de requisitos; y que se acompañen sucesivos instrumentos a confronte – mandamientos, oficios, testimonios, certificados- por utilizar modelos incorrectos o que omitan recaudos. En consecuencia, se economiza tiempo, recursos humanos y costo de traslado hasta la dependencia, como asimismo, el costo papel por cada impresión que deba reiterarse; logrando en definitiva, la aceleración de los tiempos del proceso. Debe destacarse además, que en la página se pone a disposición del letrado la dirección de correo electrónico: [email protected], a fin de que los mismos efectúen a través de dicho medio cualquier tipo de comentario, sugerencia y/o queja con relación a la atención y funcionamiento del Juzgado de Primera Instancia en lo Civil y Comercial Nº 5 del Departamento Judicial de La Matanza, -no pudiéndose efectuar por dicha vía consultas procesales ni relacionadas con expedientes en particular-. Es decir, que se estableció un canal de comunicación con el letrado y las partes de suma importancia, que es aprovechado por parte de los mismos, expresándose en tal sentido, en diversos intercambios por esa vía. Se debe destacar por otro lado, la posibilidad del abogado de enviar por correo los instrumentos desde su oficina o casa y en cualquier día y horario, a la dirección electrónica [email protected], circunstancia que también se encuentra evolucionando de manera positiva. Desde la óptica del Juzgado: La iniciativa ha mejorado, sin duda, la atención al profesional y las partes, logrando una atención al público más ágil. En efecto, disminuye la afluencia de los abogados a la dependencia, quienes cuando concurren, ya tienen la información necesaria. En materia de despachos, se aceleran las solicitudes por el cumplimiento de los recaudos exigidos. 9 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones En cuanto a los confrontes, se mejoró notablemente la calidad de la tarea. Ello, tanto por la utilización del letrado de los modelos que se publican en la página, -en los que deben completar sólo los datos necesarios y el auto que lo ordena-, como por la posibilidad adicional, de ser remitidos los mismos por correo electrónico a la dependencia. Todo ello, permite la corrección de los errores de una manera prolija, evita el confronte reiterado de un instrumento en distintas oportunidades, lo cual implica un desgaste de recursos humanos, consiguiéndose por ende, una mayor efectividad en la aceleración de la expedición del instrumento. Asimismo, la implementación del correo electrónico como canal de comunicación, ha posibilitado analizar las sugerencias de los letrados, lo cual se concreta en una mejor gestión. Por último, cabe destacar que la iniciativa en tratamiento, acarrea un ahorro energético y minimización del uso de papel, que incide en la preservación del medioambiente; y la maximización del uso de herramientas tecnológicas. Aspectos negativos: Desde el punto de vista del profesional: La mayoría de los profesionales no utilizan esta herramienta ventajosa. En relación al Juzgado, no se advierten hasta el momento. b) Confronte vía e-mail Aspectos positivos: Desde el punto de vista del profesional: La iniciativa fue recepcionada con agradado por parte de los letrados, por cuanto entienden que esa implementación les facilita y agiliza los trámites, evitando el desgaste diario que implica la confección de los reiterados instrumentos, el tiempo y costo del traslado hasta la dependencia, logrando en definitiva, la aceleración de los tiempos del proceso. Ello, por cuanto ahora solo tienen que buscar el modelo del instrumento a confeccionar en la página web referenciada, completando solo los autos y el “auto ordenatorio”, o elaborando su propio modelo si no se desea utilizar el que se encuentra en la web, y enviarlo vía e-mail, garantizándosele que el instrumento será “librado”, toda vez que si hubiera algún error lo corregiría el Juzgado desapareciendo con esto el “observado”. Se debe destacar, la posibilidad del abogado de enviar por correo electrónico el instrumento desde su oficina o casa y en cualquier día y horario, con la tranquilidad de que al ser corregido por el Juzgado, desaparece el “observado”, librándose el mismo con certeza, lo que también evita que deba venir al Juzgado reiteradamente hasta que el instrumento “observado” estuviera bien confeccionado y “librado”.- 10 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones Desde la óptica del Juzgado: La iniciativa ha mejorado la calidad de la tarea, permitiendo la corrección de los errores de una manera prolija. Se evita el confronte reiterado de un instrumento en distintas oportunidades, lo cual implica un desgaste de recursos humanos, consiguiendo una mayor efectividad en la aceleración de la expedición del instrumento, atento que con este sistema se confronta “UNA SOLA VEZ” y su libranza se encuentra asegurada.Es que, si bien la apertura del correo y su corrección por el personal, requiere de un mayor tiempo que el de confrontar y anotar las observaciones, lo cierto es que en definitiva, se ahorra el tiempo o mejor dicho se evita un dispendio reiterado, que antes era innecesario. Asimismo, se logra una atención al público más ágil, ya que disminuye la afluencia de los abogados a la dependencia. Por otra parte, cabe destacar que la iniciativa en tratamiento, acarrea un ahorro energético y minimización del uso de papel, que incide en la preservación del medioambiente; y la maximización del uso de herramientas tecnológicas. Aspectos negativos: Desde el punto de vista del profesional: Si bien la utilización de la vía e-mail para el envió de confronte ha ido creciendo notablemente, desde el inicio de la implementación hasta la actualidad, lo cierto es que la mayoría de los profesionales no utilizan esta herramienta ventajosa y siguen manejándose con el confronte tradicional. En relación al Juzgado, no se advierten hasta el momento 4. Acciones o medidas tomadas durante el proceso de implementación a) Página web Como primera medida se analizó la posibilidad de llevar a cabo dicha iniciativa, teniendo en cuenta la complejidad del armado de la página, los recursos humanos de la dependencia y el beneficio que podía obtenerse con la misma. Seguidamente, entre el juez y los funcionarios, se realizaron reuniones de planificación del contenido de la página, que culminaron con el diagrama de sus secciones, contenidos, haciendo finalmente un bosquejo de la misma. Para la iniciativa del confronte se habilitó una cuenta de correo electrónico a los fines de la recepción de los instrumentos a confronte, la cual se solicitó a la Suprema Corte de Justicia Provincial [email protected] A posteriori, se trabajó en el contenido concreto de cada bloque de la página, se instrumentó la página con la ayuda de los conocimientos informáticos de personal del juzgado utilizando el 11 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones programa “Dreamweaver”. Finalmente, se contrató un servicio de “Hosting”, a cargo del juez de la dependencia-, para poder subir la página en Internet. Así las cosas, se instruyó al personal sobre la utilización de ese nuevo medio, su finalidad y las posibles ventajas. Asimismo, para el anoticiamiento a los letrados, se publicó la existencia de esa página en las carteleras de la Mesa de Entradas y se anotició al Colegio de Abogados de La Matanza, quien a su vez en la página web de la institución contiene un “link” de conexión con nuestra página. Ello, sin perjuicio, de informarlo en los despachos respectivos, dentro de cada expediente. b) Confronte vía e-mail Se habilitó una cuenta de correo electrónico a los fines de la recepción de los instrumentos a confronte, la cual se solicitó a la Suprema Corte de Justicia Provincial [email protected] Se instruyó al personal sobre la utilización de ese nuevo medio, su finalidad y las posibles ventajas, estableciéndose un período de prueba, en el cual sólo se recepcionaban por dicha vía, los mandamientos y las cédulas. Asimismo, para el anoticiamiento a los letrados, se publicó la existencia de esa dirección electrónica en las carteleras de la Mesa de Entradas y en la página web del juzgado y se comunicó al Colegio de Abogados de La Matanza. Ello, sin perjuicio, de informarlo también en los despachos respectivos. Posteriormente, se extendió a todos los instrumentos, la recepción por mail. 5. Problemas y debilidades organizacionales encontradas, modo de superarlas: No se han advertido por el momento. 6. Método de trabajo aplicado: a) Página web Sin perjuicio de lo ya señalado precedentemente, en cuanto la proceso de implantación de la página web, podemos dividir el método de trabajo aplicado en las siguientes etapas: Iniciativa: Ante el surgimiento de la idea, se realizan reuniones en la cual se analizó su conveniencia y la complejidad que implicaría su concreción, evaluando los recursos disponibles. 12 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones Planificación del contenido de la página: En esta etapa se consideró cuales serían los objetivos a alcanzar, el contenido en general y el desarrollo de la iniciativa. En este momento se programó también: Diagrama de las secciones, Diagrama de los contenidos. Bosquejo final de la página. Contenido concreto de cada bloque de la página: En esta etapa se comenzó con la selección y armando de los modelos de instrumentos a confronte que se iban a incorporar a la página, las leyendas que se colocarían en la sección “Sugerencias” y en la solapa “Despacho”; se preparó el contenido de la información para la sección “Información”, se recopiló la legislación novedosa para la sección “Novedades Legislativas”; se buscaron los mapas y datos útiles para la sección “Ubicación”; se averiguaron las direcciones útiles para la sección del mismo nombre; y se indagaron los páginas a las cuales remitir en la sección “Links”. Materialización de la página: Mediante la contratación del hosting, que viene incorporado con la herramienta “Easyweb” que permite crear el sitio web, se empezó a elaborar el diseño de la página, cargando su contenido mediante la utilización del programa “Dreamweaver”. Diseño de la página: Se fueron mejorando las imágenes y estética de la página. Aprobación de la página: Se verificó el contenido y el diseño. Registro de dominio: Se registró el dominio ante NIC-ARGENTINA. Publicación de la página: Contratando un servicio de “Hosting”, a cargo del juez de la dependencia. Información al letrado de la existencia de la página en: -Carteleras de la Mesa de Entradas, - En el Colegio de Abogados de La Matanza; y - en los despachos respectivos. Mantenimiento y actualización de la página: Desde su publicación, la página es constantemente actualizada en cada sección correspondiente. La mentada actualización surge de las reuniones de gestión que realizan los funcionarios con el Juez a cargo de la dependencia, donde se tiene presente cualquier cambio de criterio, modelo, novedad legislativa e inquietud, para su información en la página web. La implementación se concreta por medio del personal del Juzgado, a través del programa mencionado anteriormente. 13 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones b) Confronte vía e-mail Para la implementación del confronte vía e-mail, se instaló el programa “Outlook Express” en las computadoras del Juez, de Secretaría, del Oficial cuarto y de la Mesa de entradas. La casilla de correo electrónica, permanece abierta todo el día y es chequeada por el personal de la mesa de entrada en forma permanente, teniendo minimizada la pantalla en los escritorios de las computadoras de dicha Mesa; sin perjuicio de constatarse también, desde las otras computadoras habilitadas si se han abierto los correos enviados. A los fines de hacer más efectiva la implementación se les anoticia a los letrados, en los despachos respectivos, las especificaciones técnicas para el envío del correo electrónico: “Hácese saber al letrado interviniente que a los fines de mejorar el servicio de justicia y agilizar los tiempos procesales, el instrumento ordenado “ut supra” podrá ser enviado a la dirección de correo electrónico de la Secretaría del Juzgado, [email protected], en formato Word para Windows XP o versión anterior, como archivo adjunto colocando como "Asunto" del mail los autos de marras. Asimismo y a los efectos de facilitar su confronte, se ofrece sean utilizados los modelos de los instrumentos a confronte que se encuentran disponibles en la respectiva sección de la página web del Juzgado, www.civil5lm.com.ar. Vale aclarar que de no contarse con página web, esta iniciativa podría ser utilizada igualmente con éxito, con sola diferencia de no utilizarse un modelo prestablecido. Una vez abierto el correo, se confronta el instrumento enviado teniendo a la vista el expediente en el cual fue ordenado, y si requiere de correcciones, se las efectúa. Seguidamente, se imprime y se pasa el instrumento a la firma del funcionario correspondiente. Finalmente, se manda un mail al letrado informando que el instrumento fue librado, dejando en su caso, constancia de la corrección. Asimismo, se comunica que se encuentra a su disposición en Secretaría para ser retirado, o que fue enviado de oficio por el Juzgado a su destinatario, según el caso. En cuanto el tiempo que lleva el libramiento de los instrumentos, debe destacarse que todos los confronte recibidos por vía e-mail, se libran en el transcurso del día. 7. Factores de éxito que incidieron (fortalezas y oportunidades): 14 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones En ambas herramientas, ha incidido en el éxito de la implementación, el trabajo en equipo y la buena predisposición por parte de los mentores del proyecto y de los empleados. Asimismo, la buena aceptación por parte de los abogados, que venían solicitando reiteradamente este tipo de iniciativas. H. RESULTADOS ALCANZADOS a) Página web Con la página web, se mejoró notablemente la atención al letrado y por ende, al justiciable, ya que el mismo, no solamente puede desde la comodidad de su oficina o casa y sin restricción horaria informarse sobre todos los aspectos que la página contiene, sino que además, tiene la posibilidad de comunicarse fuera del horario oficial con el juez y los funcionarios de la dependencia, enviando correos electrónicos. Todo ello, devino en un acortamiento de los tiempos procesales, agilizó el libramiento de instrumentos, generó un ahorro de recursos humanos tanto del letrado como del personal del juzgado, -el letrado no se ve obligado a concurrir al juzgado para obtener información útil-, disminuyendo en definitiva la reiteración de presentaciones y el ingreso de expedientes a confronte. La agilización del libramiento de los instrumentos a confronte, se produce toda vez que al contar el letrado con los diversos modelos de oficio y testimonio, solo tiene que entrar a la solapa “confronte” de la página del Juzgado, buscar el modelo, completar los autos y el “auto ordenatorio”, y enviarlo por e-mail a la casilla de correo destinada a tal efecto, garantizándose con ello la eliminación del “observado” atento que si hubiera que corregirlo –corrección que sería mínima toda vez que el instrumento parte ya de un modelo elaborado por el Juzgado-, lo hace el personal del Juzgado, lo que produce una doble ventaja, por un lado se evitan las reiteradas correcciones del instrumento, ganando tiempo y recursos humanos, y por el otro se evita el letrado concurrir reiteradas veces al Juzgado a presentarlo. Asimismo, debe destacarse que la iniciativa mejora notablemente la imagen de la justicia, ya que produce un acercamiento entre los justiciables, los letrados y magistrado y funcionarios. 15 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones Entendemos que esta comunicación, es insoslayable para lograr un cambio de paradigma y una justicia más accesible. Máxime, teniendo en cuenta que las herramientas informáticas existentes, así lo permiten. Por ello, la justicia debe utilizar las mismas para mejorar el servicio. La implantación se inició en el mes de Mayo de 2010 y fue incrementando su aceptación y utilización a medida que los letrados fueron tomando conocimiento a través de los distintos medios. A modo de ejemplo, se muestran las siguientes fotos de secciones de la página: 16 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones Asimismo, cabe destacar que los letrados que utilizan la herramienta, han expresado sus experiencias positivas mediante el envío de mails. Se transcribe a título de ejemplo el siguiente mail: -----------Mensaje original -----Asunto: [PROBABLE SPAM !!!] Agradecimiento De: "Marcela Desancio" [email protected] Fecha: Mie, 10 de Noviembre de 2010, 3:30 pm Para: [email protected] Estimado Dr. Sohaner: Quería humildemente agradecerle, por tal noble emprendimiento como lo es la pagina de internet que han realizado, resulta una gran herramienta para los que ejercemos la profesión. Me enorgullece saber que en nuestro departamento judicial haya un Juzgado como el suyo. Gracias por comprender y ayudarnos a todos en el ejercicio de esta hermosa profesión. Desde ya a su disposición. Dra. Desancio Marcela Alejandra” b) Confronte vía e-mail Los resultados han sido óptimos por cuanto se logró cumplir con la mayoría de los objetivos fijados al momento de proyectar la iniciativa. En efecto, el confronte vía e-mail mejoró notablemente la atención al letrado y por ende, al justiciable, ya que el mismo, no solamente puede, desde la comodidad de su oficina o casa y sin restricción horaria enviar el correo, sino que además, tiene garantizada la efectividad del libramiento del instrumento, dado la corrección en la dependencia. Esto agilizó el libramiento de los instrumentos, devino en un acortamiento de los tiempos procesales, generó un ahorro de recursos humanos tanto del letrado como del personal del juzgado, disminuyendo en definitiva el ingreso de expedientes a confronte. La implementación se inició en el mes de Septiembre de 2010, en donde la recepción de instrumentos por mail era esporádica y fue incrementando a medida que los letrados fueron tomando conocimiento y confianza, a través de los distintos medios. A modo de ejemplo, se muestra los siguientes cuadros comparativos. Los datos se han extraído de una estadística efectuada del correo recepcionado. 17 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones INSTRUMENTOS ENVIADOS PARA SU CONFRONTE CONFRONTE POR E MAIL. PROMEDIO MENSUAL POR AÑO. TENDENCIA. 30 26,75 25 20 15 10 16,72 5 5,75 0 2010 2011 2012 AÑOS 45 40 40 36 35 31 30 24 25 12 10 5 6 5 5 8 7 4 23 21 20 15 30 14 16 11 7 9 5 0 Se p1 O 0 ct -1 No 0 v1 Di 0 cEn 10 e1 Fe 1 b1 M 1 ar -1 Ab 1 rM 11 ay -1 Ju 1 n1 Ju 1 lAg 11 oSe 11 p1 O 1 ct -1 No 1 v1 Di 1 c1 En 1 e1 Fe 2 b1 M 2 ar -1 Ab 2 r- 1 M 2 ay -1 2 0 Asimismo, cabe destacar que los letrados que utilizan la herramienta, han expresado sus experiencias positivas mediante el envío de mails. A modo de ejemplo, se transcriben el siguiente e-mail: ---------Mensaje original -------“Asunto: Felicitaciones De: "carlos oliva" [email protected] Fecha: Mie, 13 de Octubre de 2010, 4:17 pm Para: [email protected] -------------------------------------Estimado Dr. para Usted y quienes como Usted entienden que hay que dar mas y hacer lo imposible por mejorar nuestro sistema vayan mis mas sinceras felicitaciones por el emprendimiento informático. Saludo a Ud. cordialmente Dr. Carlos Oliva” 18 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial ANEXO III - Formulario de Presentaciones I. DESAFIOS DE LA EXPERIENCIA A fin de mejorar los resultados en ambas herramientas, es indispensable lograr que la mayor parte de los letrados utilicen esta vía como medio de información y comunicación con el juzgado mediante el envío de correo electrónico, en el cual no solamente puedan remitir el confronte, -y en un futuro escritos-, sino que además, manifiesten sus inquietudes y propuestas para mejorar el servicio. Es indispensable para ello, informar de la herramienta a los letrados y generar confianza en el resultado, con el trabajo conciente en ese sentido. Por lo tanto, el desafío fundamental consiste en terminar con la recepción de confronte papel. Por el momento, se identifica como único factor que podría impedir un resultado óptimo, no contar con Internet por un tiempo prologando, cosa que en la práctica no acontece. 19
