Términos de Referencia Service Contract (SC)

Términos de Referencia
Service Contract (SC)
Título: Jefe de Sub Oficina
Lugar de Trabajo: Cúcuta
Nivel de Pago Propuesto: SB4
Contexto Organizacional y Rol: El titular trabaja bajo la supervisión de la directora de País,
Director de País Adjunto o el designado, el Jefe de la oficina es responsable de
Planificar y gestionar las operaciones de la región a su cargo, para asegurar la
implementación efectiva y eficiente de programas de la oficina y el uso de los recursos
asignados.
También contribuye a fortalecer las líneas estratégicas del PMA para ayudar a enfrentar los
desafíos de desarrollo local como parte de los esfuerzos para llevar a cabo su mandato
centrando su impacto en los grupos vulnerables (personas desplazadas, niños, indígenas,
personas afro-descendientes y mujeres) con derechos humanos y de género basado en la
aproximación y sensibilidad del conflicto.
El Jefe de la oficina también es responsable de planificación de contingencias, sistemas de
alerta temprana, preparación, evaluación, socorro y reconstrucción frente a emergencias y
desastres nacionales. Tiene a cargo el trabajo del día a día en la sub-oficina.
Funciones:
1. Administración efectiva de la Sub Oficina para asegurar el continuo desarrollo de un
equipo de trabajo cohesivo y de alto desempeño;
2. Planificar y administrar las operaciones de PMA dentro del territorio asignado para
asegurar una efectiva y eficiente entrega de asistencia alimentaria y para que las
operaciones diarias se resuelvan oportunamente y de esta manera evitar pérdidas o
demoras;
3. Asegurar que los recursos asignados se utilicen de manera eficiente y están en línea
con los planes acordados y reportar a la oficina de país cualquier desviación de los
planes;
4. Responsable por la seguridad del personal de PMA, de las operaciones, instalaciones
y activos en de la sub oficina para asegurar que las normas de seguridad y protección
del PMA establecidas se siguen a nivel local. Activamente. Participar y contribuir
activamente en el Equipo del área de Gestión de Seguridad a la seguridad (ASMT);
5. Llevar a cabo el monitoreo y evaluación a tiempo de las actividades y preparar
reportes de manera comprensiva y precisa sobre el desempeño de las operaciones
periódicamente y a tiempo para la revisión de la oficina de país para informar la
eficiencia de la planeación operacional y de las decisiones;
6. Construir relaciones eficaces y de colaboración con las autoridades locales y contribuir
al intercambio de conocimientos y creación de capacidad para la preparación y
respuesta de las necesidades de asistencia alimentaria;
7. Crear asociaciones para mejorar los paquetes de asistencia, desarrollar y mantener
el enlace con las autoridades gubernamentales locales, ONGs locales e
internacionales, agencias de Naciones Unidas, sociedad civil, beneficiarios y otros
socios y medios de que participan en el campo de la seguridad alimentaria;
8. Asegurar la presencia extensa y frecuente en las zonas del proyecto y los lugares y
centros de distribución;
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9. Asegurar la creación de alianzas estratégicas y la implementación estrategias para la
movilización de recursos,
10. Incorporar el Análisis de Género y Protección en cada actividad de la oficina;
11. Asegurar la sensibilidad en Género y Protección en los socios;
12. Las demás que sean requeridas.
Capacidades Organizacionales
Propósito
 Entiende los objetivos estratégicos del PMA y el enlace con los objetivos personales
 Flexibilidad para adaptar su contribución personal para acomodarse a los cambios
exigidos por el entorno y supervisores (necesidades de beneficiarios, requerimientos
de socios, etc.)
 Reconoce y comparte con los miembros del equipo la forma en que la contribución
individual se relaciona con la Misión del PMA
 Elabora sus objetivos alineados a las operaciones del PMA y es capaz de
comunicarlos a los demás
Personas
 Evalúa sus propias fortalezas y debilidades y las incluye en conversaciones para sus
propias necesidades de desarrollo.
 Participa en diálogos abiertos y valora la opinión diversa de los demás,
independientemente del entorno, cultura, experiencia o nacionalidad
 Busca retroalimentación y entrenamiento para desarrollar y mejorar sus habilidades
individuales
 Participa en actividades de equipo para el logro de objetivos de acuerdo con los retos
y circunstancias que se enfrenta.
Desempeño
 Muestra disponibilidad para explorar y experimentar nuevas ideas y enfoques en su
propio trabajo
 Constantemente entrega resultados dentro de un alcance individual de trabajo a
tiempo, dentro del presupuesto y sin errores
 Se compromete en un sostenimiento individual de responsabilidades y rendimiento de
cuentas frente a los cambios organizacionales o prioridades funcionales
 Efectúa decisiones racionales acerca de las actividades individuales cuando se
enfrenta a circunstancias de incertidumbre
Socios
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Busca entender y adaptar los grupos internos inter-unidades a las prioridades de
acuerdo con los diferentes estilos de trabajo
Demuestra habilidades para entender y responder/escalar apropiadamente las
necesidades de los socios externos
Trata de manera profesional e informada a los socios internos y externos y a los
grupos de interés
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Provee soporte operacional en el análisis y valoración que cuantifique y demuestre
a PMA como un socio único y valorado.
Calificaciones Mínimas
Educación: Estudios universitarios avanzados en ciencias económicas, Desarrollo
Internacional, Ciencias Sociales o afines, ó Estudio universitario con varios años de
experiencia de trabajo relacionada con el área de trabajo y/o cursos relacionados.
Experiencia: Por lo menos 3 años de experiencia profesional, con experiencia profesional
progresiva implementando estrategias de programas en el campo humanitario,
contextos de transición y desarrollo e implementándolos en diferentes
modalidades y operaciones. Experiencia en el manejo de equipos de trabajo y
mejoramiento del desempeño.
Conocimientos y Habilidades:
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Conocimiento en asistencia humanitaria y prácticas de desarrollo
Comprensión del ciclo de vida de proyectos , principios y herramientas humanitarias,
de programas y modelos de transferencias
Familiaridad en planeación e implementación de asistencia humanitaria
Habilidad para explicar estrategias y proyectos a contrapartes y comunicación clara y
efectiva con los socios y entidades del gobierno, tanto verbalmente como escrita.
Habilidad para proveedor asistencia técnica o movilizar conocimiento técnico en
áreas programáticas, operacionales y de soporte
habilidad para liderar, manejar y motivar al personal para la entrega de resultados
eficientes y efectivos
Habilidad para asimilar y analizar asuntos complejos usando juicios independientes y
anticipando el potencial impacto en las operaciones
Habilidades de negociación y motivación.
Buen entendimiento de los principios y procesos de negocio y la habilidad de asimilar
rápidamente los procesos y sistemas específicos de UN/PMA
Habilidad de hacer frente a de situaciones que puedan afectar la salud o la seguridad.
Tacto y habilidad para trabajar armoniosamente con personas de diferente cultura y
nacionalidad
Habilidades de recursividad, iniciativa y solución de problemas
Idiomas: Fluidez en Español y deseable conocimientos avanzados de inglés.
Duración: Seis meses con posibilidad de extensión sujeto a fondos y desempeño.