Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial A. TÍTULO DE LA

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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
A.
TÍTULO DE LA BUENA PRÁCTICA O INICIATIVA DE MEJORA
Agilización de los procesos sucesorios
B.
DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN
Nombre del organismo: Juzgado de Primera Instancia N° 1
Fuero: Civil y Comercial
Departamento Judicial: La Plata
Titular: María Cecilia VALEROS de CORICA
Dirección: Calle 13 e/ 47 y 48, La Plata
Dirección oficial de correo electrónico: [email protected]
C.
DATOS DE LOS RESPONSABLES
1.
Responsable/s de la práctica o iniciativa implementada en la organización:
Señora Juez, Dra. María Cecilia Valeros de Córica
2.
Nombre/s y cargo/s de las personas que participan o intervienen en la iniciativa:
Carolina G. Cestac (Pasante U.N.L.P) y Guillermina B. DI LUCA (Auxiliar letrada)
3.
Datos de contacto:
Teléfono laboral/Fax: 410 – 42250 ó 44455.
Correo electrónico laboral: [email protected].
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
D.
AREA TEMÁTICA DE LA PRÁCTICA IMPLEMENTADA
Marcar con una X
E.
1.
Gestión de los procesos de trabajo jurisdiccionales
2.
Atención al público
3.
Información y comunicación al público
4.
Participación del público
5.
Gestión de los procesos administrativos y/o auxiliares
6.
Planificación y monitoreo de la gestión
X
X
ORIGEN DE LA INICIATIVA
Sabido es que los procesos sucesorios pueden enrolarse en la categoría de procesos del tipo
voluntarios, teniendo como finalidad última determinar la existencia de herederos llamados por la
ley a recoger la herencia, y efectuar entre éstos la distribución de bienes del causante de
conformidad con la Legislación de fondo.(3279 y ss. del Código Civil y art.724 del CPCC)
Sentado ello, y toda vez que éste tipo de procesos consume gran parte de los recursos
humanos dentro del tribunal es que se comenzó a pensar en alternativas que pudieran otorgarles
mayor agilidad y celeridad a éstos procesos.
En este sentido se implementaron trámites que resultaron de gran utilidad y acortaron los
tiempos procesales sobretodo en la etapa inicial es decir hasta el dictado de la declaratoria de
herederos. Estos trámites resultan ser:
Diligenciamiento de Planillas de Juicios Universales vía web.Confección por Secretaría de los edictos.Consulta a través de la página WEB al sitio oficial del IPS para su posterior extracción del
certificado de beneficio de Pensión (exigido por ley 10.205).Convocatoria a audiencias en los términos del art. 732 del CPCC
Transcripción de las DTR pertinentes en el auto que ordena la Inscripción de Bienes.-
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
F.
OBJETIVO DE LA PRÁCTICA O INICIATIVA IMPLEMENTADA
Consideramos que el aprovechamiento de estos trámites resulta de gran conveniencia.
Desde la perspectiva del Organismo se logró un mejor aprovechamiento de los recursos dentro del
Juzgado, y correlativamente al profesional le produce una economía de tiempos por cuanto
determinados trámites son elaborados desde la Secretaria.
G.
DESARROLLO DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
1.
Situación inicial
Ya entrado el año 2011, el Organismo no contaba con la totalidad de los trámites que
fueran detallados ut supra.
Es decir, que los letrados debían confeccionar por sí, en primer término la planilla de Juicios
Universales, y una vez debidamente diligenciada ésta última los restantes instrumentos, tales
como: edictos, oficios al IPS, Oficios al Registro de testamentos, Oficios al Registro de la Propiedad,
etc.
A modo de ejemplo, en el anexo n°1 se puede observar en la tabla –de expedientes
seleccionados al azar-, que el solo tiempo incurrido en diligenciar las planilla de Juicios
Universales, provocaba un dispendio de días “muertos” para el proceso.
Es así como, la diferencia de días observada a partir de la implementación reduce los
plazos a la mitad (de 38 días a 14 días).
Es del caso señalar que los días precedentemente reseñados responden a un promedio de
días sacados al azar respecto de los períodos indicados en las columnas citadas.
Ahora bien, también es necesario recalcar que en la actualidad incluso la demora ha
disminuido a la expresada en 14 días., ya que a partir de acentuar el diálogo continuo con el
Registro tratando de aunar criterios a la hora de confeccionar las planillas. Pueden sintetizarse las
alternativas posibles en las siguientes:
•
Subsanación haciéndole saber al profesional en el despacho respectivo la faltante(ello en
el caso de no encontrarse denunciado en el expediente)
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
•
Subsanación por Secretaria: Se modifica oficiosamente
en el caso de encontrarse
denunciado en el expediente.
•
Colocación de la sigla “se desconoce” en el supuesto de no contar con el dato necesario.-
Es necesario también resaltar que en la columna indicada en el segundo cuadro (ya con la
utilización de la herramienta informática) hay dos casos de demoras de entre 37 a 44 días que
responden justamente a factores no atribuibles al Órgano ni al Registro sino más bien a faltantes de
campos como fuera ya adelantado precedentemente.
Dejo sentado entonces que los resultados estadísticos de las tablas que a continuación se
detallan se encuentran condensados en el Anexo respectivo.
Periodo previo a la implementación del diligenciamiento en forma electrónica de la
Planilla de Juicios Universales. (2010-2011):
Proceso1
49374
44718
701336
23489
19656
38281
35378
701045
701248
51582
Fecha de
diligenciamiento JU2
22/12/10
24/11/10
24/06/11
23/06/10
30/06/10
28/09/10
8/09/10
10/05/11
6/06/11
10/12/10
Primer
proveído
3/02/11
27/12/10
12/08/11
26/08/10
17/08/10
10/11/10
10/12/10
24/06/11
2/08/11
18/02/11
Tiempo
transcurrido3
32
22
36
45
33
31
64
32
41
51
DIAS PROMEDIO: 38 días
N° de Expediente.
JU: Juicios Universales.
3 Contado en días hábiles.
1
2
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Puesta en práctica del diligenciamiento en forma electrónica de las
planillas de Juicios Universales (2013-2014):
Proceso
817047
816958
703749
817299
817572
817199
703765
817223
817691
816934
Fecha de
diligenciamiento
JU
16/8/13
30/7/13
27/2/13
18/11/13
13/12/13
19/9/13
22/3/13
24/9/13
4/2/13
30/7/13
Primer
proveído
Tiempo
transcurrido
22/8/13
8/8/13
19/4/13
26/11/13
10/2/14
20/9/13
12/4/13
11/10/13
14/2/13
8/8/13
4
12
37
6
44
1
15
13
8
7
DIAS PROMEDIO: 14 días.-
2.
Aspectos positivos y negativos que surgieron durante la implementación
Entre los aspectos positivos encontramos:
• Reducción de los instrumentos a confronte, lo que conlleva mayor disponibilidad de
personal para la realización de otras tareas.• Prevenir cualquier error material que pudiera adolecer el instrumento lo que elude los
sucesivos “rebotes y/o observaciones” de confronte.• Agilización de los procesos en tiempos reales.• Propiciar la inmediación del Juez en la oportunidad prevista por el Código.Se puede observar, que con la utilización de dichos mecanismos por parte del Juzgado se da
cumplimiento al principio de Economía Procesal, el cual vela por la reducción del tiempo necesario
para el desarrollo del proceso, de los esfuerzos profesionales y disminución de gastos a cargo de las
partes. También, implica beneficios para la administración de justicia al reducirse sensiblemente las
tareas judiciales y administrativas que deben llevarse a cabo para el esclarecimiento de los litigios4.
4
Código Procesal Civil y Comercial de la Prov. De Bs. As comentado y anotado por Osvaldo H. Bianchi, pág. 47.
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
En cuanto a los aspectos negativos, todo
proceso de cambio siempre trae aparejada
resistencia de los agentes, toda vez que en general se muestran reticentes a generar cambios en sus
tareas.-
3.
Acciones o medidas tomadas durante el proceso de implementación
Durante la implementación se tomaron diversas medidas, al comienzo se pretendió
comunicar
a través de la cartelera de mesa de entradas que el Organismo se encontraba
desarrollando éstos trámites por Secretaria.
Luego y a los fines de evitar que el expediente volviera la letra sin concluir con la tarea, es
que a cada empleado se lo concientizó para que concluya su trabajo quedando únicamente
pendiente la firma (ya sea digital o electrónica).Es menester destacar en este punto que los trámites fueron incorporándose en forma
progresiva:
Primero se dispuso la confección de los edictos por Secretaria quedando a disposición del
letrado en mesa de entradas.
Luego y con la adhesión y puesta en marcha de la firma electrónica se implementó el
diligenciamiento bajo esta modalidad de la Planilla de Juicios Universales (con el detallado ahorro
de tiempo que explicitan el los cuadros precedentes).
Finalmente, para la oportuna inscripción de los bienes que componen el acervo, se modificó
el auto de Inscripción de bienes con la transcripción de las DTR que fuera menester tener en
cuenta. A modo ejemplificativo se transcriben los modelos obrantes en los Registros Informáticos:
Despacho inicial:
Tiénese por presentada con la documentación acompañada y por constituido domicilio procesal.
Procédase por Secretaría al libramiento de la Planilla de Juicios Universales. La misma será enviada,
informada y firmada digitalmente desde la casilla de correo electrónico [email protected] (Res.
3393/10, 2069/11, 3684/11, 1827/12, 1904/12). Con su resultado, se proveerá.
Edictos por Secretaría:
····En mérito a lo solicitado y lo que resulta del certificado de defunción adjunto, declárase abierto el
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
juicio sucesorio de………… procediéndose a la publicación de edictos por tres días en el Boletín Judicial y en
el diario HOY de LA PLATA, citándose a todos los que se consideren con derecho a los bienes dejados por el
referido causante, para que dentro del plazo de treinta días lo acrediten (art. 734 CPCC.).- [En fecha………
libré edictos por secretaría].
Certificación IPS: CERTIFICO: Que habiendo consultado el sitio web oficial del IPS el mismo arroja
solicitud de beneficio en sentido negativo, tal como se desprende de la constancia que en este acto incorporo al
trámite procesal. Cste.-
Inscripción de Bienes:
AUTOS Y VISTOS: En atención a lo pedido y atento el estado de autos, procédase a la inscripción
de la declaratoria de herederos dictada en autos con relación a los bienes de los que dan cuenta los
certificados de dominio de fs………….. a cuyo efecto la Señora Actuaria expedirá la documentación
pertinente.-Ello, previo cumplimiento de lo normado por el art. 21 de la ley 6716 (texto según ley 10.268),
a cuyo fin regúlanse los honorarios del letrado interviniente ………..-, con más sus correspondientes
aportes legales (arts.14, 16, 21, 27, 28, 35 y concds. de la ley 8.904). Notifíquese. Regístrese.-Se deja
constancia que en los honorarios regulados no se halla incluida la alícuota del I.V.A.- A los fines de evitar
dispendio jurisdiccional hágase saber que en la confección de la documentación ordenada precedentemente
deberá dar estricto cumplimiento con las resoluciones técnico-registrales y resoluciones de la S.C.J.B.A:
* D.T.R. nº 11/99 deberá acompañar un oficio por bien.* D.T.R nº 5/97, consignando datos completos de los herederos o legatarios (nombres y apellido, tipo
y nº de documento, estado civil, si es casado o divorciado consignar en qué nupcias, nombre y apellido del
cónyuge, si es soltero nombre y apellido de los padres, domicilio real y fiscal de los herederos).
* D.T.R nº 3/92, deberá expresar en quebrados la proporción a inscribir por cada heredero.
* Instructivo nº 15/97, determinación del bien: medidas, linderos, superficie, nomenclatura catastral,
designación según título, plano (si corresponde), en supuestos de P.H. cuando se opere conversión a la
técnica del Folio Real se deberá consignar designación de lote, manzana, partido, superficie y, asimismo
unidad funcional, con los polígonos que la integran indicando la superficie total de los mismos, de la unidad
funcional y característica del plano de P.H; partida inmobiliaria.
*Res. S.C.J.B.A nº 432, deberá cumplirse con el Decreto nº 387/00 (establece la obligatoriedad de
incorporar CUIT, CUIL, CDI de todos los constituyentes, adquirentes, beneficiarios o titulares de actos o
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
derechos en documentos judiciales que deban ingresar a la Dirección Provincial de Registro de La Propiedad
(cedentes, cesionarios, herederos, etc.).-
4. Problemas y debilidades organizacionales encontradas, modo de superarlas
Como fuera adelantado anteriormente respecto de la resistencia al cambio por parte del
personal del Juzgado, fue una de las debilidades organizacionales que se encontraron.
Sin perjuicio de ello, y con el correr del tiempo fueron superándose con la praxis misma ya
que notaron que en verdad las medidas tomadas significaban reducción de trabajo, a saber: menor
cantidad de expedientes a confronte, y también a despacho (escritos de mero trámite de acompaño
determinada documentación
Durante el análisis de expedientes llevado a cabo,y a fin de elaborar de manera objetiva el
presente trabajo, hemos podido advertir, que en reiteradas ocasiones -a pesar de las nuevas técnicas
informáticas utilizadas por el Juzgado para acortar los plazos- los expedientes se demoran varios días en
poder obtener el dictado de la declaratoria de herederos.
Ello resulta así, toda vez que en muchas ocasiones es producto de la falta del cumplimiento
de recaudos necesarios para el dictado de la declaratoria de herederos.
Es por esta circunstancia que bregamos por acentuar el principio de colaboración procesal,
ya que en muchos casos y como ha adelantado las demoras no resultan imputables a defectos del
órgano o del letrado, sino a dilaciones propias de la vida cotidiana, a saber: paros, feriados,
demora en la expedición de partidas, etc.
Frente a estos resultados el desafío se centra en efectuar una labor conjunta donde la
alternativa tecnológica en conjunto con el principio de colaboración den fruto a un proceso mas ágil.
5.
Método de trabajo aplicado
a) Primer despacho: En esta oportunidad se provee el libramiento de la planilla en forma
electrónica, supeditando la avocación de la competencia a las resultas del informe del
Registro de Juicios Universales. Asimismo, y a los fines de convertirse en un despacho
anticipatorio se hace saber los recaudos faltantes al letrado interviniente para que los
subsane mientras que se encaminan las restantes cuestiones (circunstancias tales como
partidas, testimonio, acreditaciones de vínculos, etc.)
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
b) Una vez recepcionado el informe del Registro a través del módulo “firma Digital” se
agrega al expediente y pasa derechamente a despacho.
c) Ingresado
y recibido por el empleado despachante, se procede a la apertura del
sucesorio con la correspondiente orden de publicación de edictos, los que son
confeccionados en dicha oportunidad.
d) En este mismo despacho, se procede a certificar por Secretaria la inexistencia de
beneficio previsional alguno dejando constancia e incorporando al trámite.
e) Audiencia: Una vez dictada la declaratoria de herederos, y advertido que fuera la
existencia de múltiples partes con intereses encontrados se convoca a los interesados
(ya herederos) a la audiencia del art. 732 que ha resultado de gran utilidad a los fines de
obtener una correcta satisfacción a los intereses de todos los herederos (como es sabido
en este ipo de procesos muchas veces los valores que se encuentran en juego no solo
son los materiales sino también los afectivos que en ocasiones se convierten en un
valladar a la hora de división de los bienes)
f) Inscripción de Bienes: Como ya se detallara con antelación, se advirtió que a partir de la
modificación del despacho se redujeron la cantidad de consultas en la mesa de
entradas, así como también
las observaciones provenientes del Registro de la
Propiedad.
6.
Factores de éxito que incidieron (fortalezas y oportunidades).
Creemos que gran parte de éstas iniciativas son posibles gracias a la incorporación de la
firma digital a través del “TOKEN”5 ya que de este modo se motoriza la comunicación entre
Organismos.
De igual modo y a través del ingreso a páginas oficiales se pueden efectuar múltiples
tramitaciones que efectuados desde el Organismo con una simple certificación se acortan los
plazos.
5
Dispositivo símil a un USB que permite almacenar la firma digital
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
H.
RESULTADOS ALCANZADOS
A los fines de visualizar los logros obtenidos a continuación lucen planillas que fueron
confeccionadas durante el lapso 2011-2013 donde puede extraerse la conclusión a la que hemos
arribado: A partir de la utilización de los mecanismos desarrollados en el presente trabajo se
acortaron los plazos procesales.
Ello así por cuanto a fines de 2012 y durante el 2013 con éstos instrumentos en plena
utilización marcan un descenso notable a comparación del año 2011 donde éstos no eran
utilizados.-
I.
DESAFIOS DE LA EXPERIENCIA
Esta iniciativa no puede ser analizada como un compartimento estanco sino que se apoya
en el correcto aprovechamiento de las herramientas informáticas en conjunción con la ingeniería
procesal que a través del juego armónico de los arts. 34 y 36 del CPCC otorgan al juez la facultad
de diseñar mecanismos que permitan no sólo facilitar el acceso a la justicia cuya manifestación en
este caso puede traslucirse en la eficiencia y rapidez de los procesos sucesorios.
Es por todo ello, que el desafío se encuentra en llevar a cabo una etapa más dentro de éste
camino que consiste en llevar a la práctica la experiencia realizada por el Juzgado Civil y
Comercial n°14 de La Plata con el Registro de la Propiedad ya que si bien el Organismo nuestro
forma parte de los Juzgados seleccionados para llevar adelante la experiencia aún está pendiente
su implementación por parte de los agentes del Registro de la Propiedad.Asimismo, resultaría de gran utilidad contar con igual sistema de comunicación con el
Registro de Testamentos ya que de este modo se podrían efectuar las consultas a dicho ente de
igual forma a como se realiza al Registro de Juicios Universales.
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