CANCELACIÓN DE SALDOS DE CUENTAS ACREEDORAS

CANCELACIÓN DE SALDOS DE CUENTAS ACREEDORAS
OBJETIVO
Cancelar los saldos o partidas específicas de las cuentas acreedoras que por su origen o
antigüedad no hayan sido reclamados por los beneficiarios de los mismos, con la finalidad de
que los registros contables muestren cifras representativas de la situación real de las
finanzas públicas de la entidad.
NORMAS DE OPERACIÓN

La cancelación de saldos de cuentas acreedoras se realizará con base en la
información contenida en los auxiliares contables correspondientes.

La cancelación se realizará a los saldos que tengan una antigüedad de un año o
más y que no hayan sido reclamados por los beneficiarios respectivos.

Podrán cancelarse saldos de cuentas acreedoras a criterio del
Contabilidad por tratarse de movimientos que no correspondan.

En el caso de saldos que hayan sido cancelados y que de manera posterior sean
reclamados, se procederá a su reactivación correspondiente para permitir el pago al
beneficiario respectivo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Director (a) de
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO:
ÁREA:
HOJA
1
CANCELACIÓN DE CUENTAS ACREEDORAS
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
RESPONSABLE
FECHA DE AUTORIZACIÓN
15
JUL
2011
ACT.
NUMERO
DE
3
CÓDIGO
161021CG9
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
ACT.
ANTECE
SORA
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
FORMATO O
DOCTO.
1
Imprime
auxiliares
contables
de
cuentas
acreedoras asignadas para su seguimiento.
2
Analiza movimientos y saldos contenidos en los
auxiliares contables.
1
3
Elabora reporte con cifras y conceptos que
integran los saldos de las cuentas acreedoras a
una fecha determinada.
2
- REPORTE CON
CIFRAS Y
CONCEPTOS
4
Reporta los saldos que tienen un año o más de
antigüedad en los registros contables, así como de
los movimientos que no corresponden a las
cuentas acreedoras.
3
- REPORTES CON
SALDOS
5
Entrega al Director (a) de Contabilidad los reportes
elaborados para su conocimiento y análisis
correspondiente.
4
6
Analiza reportes de cuentas
determina los saldos a cancelar.
ENCARGADOS
(AS) DE
SEGUIMIENTO DE
CUENTAS
ACREEDORAS
7
Elabora
Póliza
de
Diario
por
aplicar
correspondiente a la cancelación de saldos de
cuentas acreedoras y entrega al Encargado de
Revisión de Pólizas para su revisión respectiva.
6
ENCARGADO (AS)
DE REVISIÓN DE
PÓLIZAS
8
Revisa Póliza de Diario por aplicar
7
ENCARGADOS
(AS) DE
SEGUIMIENTO DE
CUENTAS
ACREEDORAS
DIRECTOR (A) DE
CONTABILIDAD
acreedoras
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
- AUXILIARES
CONTABLES
y
5
-PÓLIZA DE
DIARIO POR
APLICAR
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO:
ÁREA:
HOJA
2
CANCELACIÓN DE CUENTAS ACREEDORAS
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
RESPONSABLE
FECHA DE AUTORIZACIÓN
15
JUL
2011
ACT.
NUMERO
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ACT.
ANTECE
SORA
NO ESTA CORRECTA Y COMPLETA
9
Devuelve documentación al responsable de su
elaboración.
8
Conecta con la actividad No.7
ESTA COMPLETA Y CORRECTA
10
ENCARGADOS
(AS) DE
SEGUIMIENTO DE
CUENTAS
ACREEDORAS
ENCARGADO (AS)
DE REVISIÓN DE
PÓLIZAS
ENCARGADO (AS)
DE
AUTORIZACIÓN
DE PÓLIZAS
Firma Póliza de Diario por aplicar y la turna al
responsable de su elaboración para afectación en
el Sistema de Contabilidad.
8
11
Afecta en el Sistema de Contabilidad la Póliza de
Diario correspondiente y entrega al Encargado de
Revisión de Pólizas para su firma.
10
12
Firma la Póliza de Diario en el campo de revisión y
turna al Encargado de Autorización de Pólizas.
11
13
Firma la Póliza de Diario en el campo de
autorización y devuelve al Encargado de
Seguimiento de Cuentas Acreedoras para el
proceso de archivo correspondiente.
12
Turna Póliza de Diario al Archivo Contable.
ENCARGADOS
DE SEGUIMIENTO
DE CUENTAS
ACREEDORAS
14
DE
3
CÓDIGO
161021CG9
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con Procedimiento 161021CG6 Archivo
Contable.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
13
FORMATO O
DOCTO.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO:
ÁREA:
HOJA
3
CANCELACIÓN DE CUENTAS ACREEDORAS
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
RESPONSABLE
FECHA DE AUTORIZACIÓN
15
JUL
2011
ACT.
NUMERO
DE
3
CÓDIGO
161021CG9
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ACT.
ANTECE
SORA
FORMATO O
DOCTO.
SUPERVISÓ
ELABORÓ
LIDER USUARIO
REVISÓ
Directora General de
Sistemas y Metodología
Administrativa
ING. Hercy G. García López
Encargada del Depto. de
Metodología Administrativa
L.A.E. Lizeth Maldonado S.
/rmp
Jefe del Departamento de
Contabilidad Gubernamental
C.P. José Luís Rivera
Hernández
Director de Contabilidad
C.P. Héctor Hugo Partida
Guzmán
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE AUTORIZACIÓN
HOJA
DE
1
8
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
15
JUL
PROCEDIMIENTO: CANCELACIÓN DE CUENTAS ACREEDORAS
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
CÓDIGO 161021CG9
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
ENCARGADOS (AS) DE SEGUIMIENTO DE CUENTAS
ACREEDORAS
INICIO
1
Imprime auxiliares contables de
cuentas acreedoras asignadas
para su seguimiento.
Auxiliares
Contables
2
Analiza movimientos y saldos
contenidos en los auxiliares
contables.
Auxiliares
Contables
A
2011
DIRECTOR (A) DE CONTABILIDAD
ENCARGADOS (AS) DE REVISIÓN DE
PÓLIZAS
ENCARGADOS (AS) DE AUTORIZACIÓN DE
PÓLIZAS
FECHA DE AUTORIZACIÓN
HOJA
DE
2
8
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
15
JUL
PROCEDIMIENTO: CANCELACIÓN DE CUENTAS ACREEDORAS
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
A
3
Reporte con
Cifras y
Conceptos
Auxiliares
Contables
4
Reporta los saldos que tienen
Reporte con
un año o más de antigüedad en
Saldos
los registros contables, así
Reporte con
como de los movimientos que
Cifras y
no corresponden a las cuentas Conceptos
acreedoras.
Auxiliares
Contables
B
CÓDIGO 161021CG9
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
ENCARGADOS (AS) DE SEGUIMIENTO DE CUENTAS
ACREEDORAS
Elabora reporte con cifras y
conceptos que integran los
saldos de las cuentas
acreedoras a una fecha
determinada.
2011
DIRECTOR (A) DE CONTABILIDAD
ENCARGADOS (AS) DE REVISIÓN DE
PÓLIZAS
ENCARGADOS (AS) DE AUTORIZACIÓN DE
PÓLIZAS
FECHA DE AUTORIZACIÓN
HOJA
DE
3
8
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
15
JUL
PROCEDIMIENTO: CANCELACIÓN DE CUENTAS ACREEDORAS
CÓDIGO 161021CG9
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
ENCARGADOS (AS) DE SEGUIMIENTO DE CUENTAS
ACREEDORAS
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
DIRECTOR (A) DE CONTABILIDAD
B
5
Entrega al Director (a) de
Contabilidad los reportes
elaborados para su
conocimiento y análisis
correspondiente.
Reporte con
Saldos
Reporte con
Cifras y
Conceptos
Auxiliares
Contables
2011
6
Analiza reportes de cuentas
acreedoras y determina los
saldos a cancelar.
Reporte con
Saldos
Director (a) de
Contabilidad
Reporte con
Cifras y
Conceptos
Auxiliares
Contables
C
ENCARGADOS (AS) DE REVISIÓN DE
PÓLIZAS
ENCARGADOS (AS) DE AUTORIZACIÓN DE
PÓLIZAS
FECHA DE AUTORIZACIÓN
HOJA
DE
4
8
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
15
JUL
PROCEDIMIENTO: CANCELACIÓN DE CUENTAS ACREEDORAS
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
D
7
1
Reporte con
Cifras y
Conceptos
Auxiliares
Contables
Póliza de
Diario por
Aplicar
Encargados (as)
de Revisión de
Pólizas
E
CÓDIGO 161021CG9
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
ENCARGADOS (AS) DE SEGUIMIENTO DE CUENTAS
ACREEDORAS
Elabora Póliza de Diario por
aplicar correspondiente a la
cancelación de saldos de cuentas
acreedoras y entrega al
Encargado de Revisión de
Pólizas para su revisión
respectiva.
Reporte con
Saldos
2011
DIRECTOR (A) DE CONTABILIDAD
ENCARGADOS (AS) DE REVISIÓN DE
PÓLIZAS
ENCARGADOS (AS) DE AUTORIZACIÓN DE
PÓLIZAS
FECHA DE AUTORIZACIÓN
HOJA
DE
5
8
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
15
JUL
PROCEDIMIENTO: CANCELACIÓN DE CUENTAS ACREEDORAS
CÓDIGO 161021CG9
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
ENCARGADOS (AS) DE SEGUIMIENTO DE CUENTAS
ACREEDORAS
2011
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
DIRECTOR (A) DE CONTABILIDAD
ENCARGADOS (AS) DE REVISIÓN DE
PÓLIZAS
F
8
Revisa Póliza de Diario por
Aplicar.
Reporte con
Saldos
Reporte con
Cifras y
Conceptos
Auxiliares
Contables
Póliza de
Diario por
Aplicar
9
¿ES CORRECTA
Y COMPLETA?
Sí
G
NO
1
ENCARGADOS (AS) DE AUTORIZACIÓN DE
PÓLIZAS
FECHA DE AUTORIZACIÓN
HOJA
DE
6
8
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
15
JUL
PROCEDIMIENTO: CANCELACIÓN DE CUENTAS ACREEDORAS
CÓDIGO 161021CG9
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
ENCARGADOS (AS) DE SEGUIMIENTO DE CUENTAS
ACREEDORAS
2011
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
DIRECTOR (A) DE CONTABILIDAD
ENCARGADOS (AS) DE REVISIÓN DE
PÓLIZAS
G
10
Firma Póliza de Diario por
aplicar y la turna al responsable
de su elaboración para
afectación en el Sistema de
Contabilidad.
Reporte con
Saldos
Reporte con
Cifras y
Conceptos
Auxiliares
Contables
Póliza de
Diario por
Aplicar
Encargados (as)
de Seguimiento de
Ctas. Acreedoras
H
ENCARGADOS (AS) DE AUTORIZACIÓN DE
PÓLIZAS
FECHA DE AUTORIZACIÓN
HOJA
DE
7
8
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
15
JUL
PROCEDIMIENTO: CANCELACIÓN DE CUENTAS ACREEDORAS
2011
CÓDIGO 161021CG9
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
ENCARGADOS (AS) DE SEGUIMIENTO DE CUENTAS
ACREEDORAS
DIRECTOR (A) DE CONTABILIDAD
ENCARGADOS (AS) DE REVISIÓN DE
PÓLIZAS
H
11
Afecta en el Sistema de
Contabilidad la Póliza de Diario
correspondiente y entrega al
Encargado de Revisión de
Reporte con
Póliza para su firma.
Saldos
Reporte con
Cifras y
Conceptos
Auxiliares
Contables
Póliza de
Diario por
Aplicar
12
Firma la Póliza de Diario en el
campo de revisión y turna al
Encargado de Autorización de
Pólizas.
Reporte con
Saldos
Reporte con
Cifras y
Conceptos
Auxiliares
Contables
Póliza de
Diario por
Aplicar
Póliza de
Diario
Encargados (as)
de Revisión de
Pólizas
Póliza de
Diario
Encargados (as)
de Autorización de
Pólizas
I
ENCARGADOS (AS) DE AUTORIZACIÓN DE
PÓLIZAS
FECHA DE AUTORIZACIÓN
HOJA
DE
8
8
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
15
JUL
2011
PROCEDIMIENTO: CANCELACIÓN DE CUENTAS ACREEDORAS
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
CÓDIGO 161021CG9
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
ENCARGADOS (AS) DE SEGUIMIENTO DE CUENTAS
ACREEDORAS
DIRECTOR (A) DE CONTABILIDAD
ENCARGADOS (AS) DE REVISIÓN DE
PÓLIZAS
ENCARGADOS (AS) DE AUTORIZACIÓN DE
PÓLIZAS
I
13
14
Turna Póliza de Diario al
Archivo Correspondiente.
Reporte con
Saldos
Auxiliares
Contables
Póliza de
Diario por
Aplicar
Póliza de
Diario
Reporte con
Cifras y
Conceptos
Encargados (as)
de Seguimiento de
Ctas. Acreedoras
Auxiliares
Contables
Póliza de
Diario por
Aplicar
Póliza de
Diario
Firma la Póliza de Diario en el
campo de autorización y
devuelve al Encargado de
Seguimiento de Cuentas
Reporte con
Acreedoras para el proceso de
Saldos
archivo correspondiente..
Reporte con
Cifras y
Conceptos
FIN
Conecta con Proc.
161021CG6 Archivo
Contable