Informe para Certificación Técnica Sistema de Gobierno Electrónico PMG 2005 IMPLEMENTACIÓN Documento para ser presentado al Ministerio Secretaría General de la Presidencia Proyecto de Reforma y Modernización del Estado Valparaíso, Diciembre 2005 1 ÍNDICE I. INTRODUCCIÓN Pág. 3 II. PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Pág. 4 1. Proyecto Firma Electrónica Simple Modelo 2 Pág. 6 2. Proyecto Firma Electrónica Simple Modelo 1 Pág. 8 3. Proyecto Aplicación Electrónica de Facturas y Pagos Pág. 9 4. Proyecto Recursos Humanos Pág. 10 5. Proyecto Implementación de un sistema de Información y Control Administrativo de proyectos Pág. 12 III. 6. Proyecto Creación de Módulos Dinámicos al Sitio Web Pág. 14 7. Proyecto Firma Electrónica Simple Modelo 1 Pág. 16 RESULTADOS DERIVADOS DE LA APLICACIÓN DEL PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Pág. 19 1. Proyecto Firma Electrónica Simple Modelo 2 Pág. 19 2. Proyecto Firma Electrónica Simple Modelo 1 Pág. 21 3. Proyecto Aplicación Electrónica de Facturas y Pagos Pág. 23 4. Proyecto Recursos Humanos Pág. 24 5. Proyecto Implementación de un sistema de Información y Control Administrativo de proyectos Pág. 28 6. Proyecto Creación de Módulos Dinámicos al Sitio Web Pág. 30 7. Proyecto Firma Electrónica Simple Modelo 1 Pág. 32 IV. PROPUESTAS DE MEJORAS Pág. 34 V. PROGRAMA DE DIFUSION Pág 35 2 I. INTRODUCCIÓN El desarrollo y utilización de las nuevas tecnologías de información y comunicación (TICs), en el quehacer del estado genera procesos de transformación que buscan entre otras cosas fortalecer la gestión pública en todas sus líneas, logrando de esta manera una mayor eficiencia y un mejor servicio a todos los ciudadanos. Dentro de esta línea de acción, se enmarca el desarrollo del sistema de Gobierno Electrónico, siendo su gran objetivo el de permitir la incorporación de tecnologías de información y comunicación que permita hacer mas eficiente el servicio que prestan las instituciones del estado a los ciudadanos. En este sentido y en relación al Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG) del Gobierno Regional de Valparaíso, correspondiente a Gobierno Electrónico, se han realizado significativos avances en esta materia, a través del desarrollo e implementación de una serie de proyectos tendientes entre otras cosas a reducir los tiempos empleados en la ejecución de las tareas propias del Servicio Administrativo del Gobierno Regional de Valparaíso, para de esta manera, optimizar las etapas del ciclo de proyectos de inversión pública en que interviene. Ello a través de la generación de Instrumentos estandarizados y adecuados sistemas de información. El presente documento contiene la etapa de implementación de los diversos proyectos que integran la puesta en marcha del sistema de Gobierno Electrónico, en el cual se detallan todos aquellos aspectos necesarios para su desarrollo y ejecución. II PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Una vez desarrolladas las actividades señaladas en el programa de trabajo, para los proyectos priorizados en las etapas I y II, y con el propósito de controlar su ejecución, se elabora un programa de seguimiento de estos proyectos, el que contempla todos aquellos aspectos identificados como relevantes para efectos del seguimiento. Para estos efectos el plan de seguimiento considera los puntos que a continuación se definen y detallan: Identificación de la Actividad o Hito - Nombre del Proyecto : Identificación del proyecto. - Nombre de la Actividad : Identificación que permita representar lo más fielmente acciones dentro de un proyecto. - Hito :Acción o conjunto de acciones relevantes determinadas en fechas o productos finales de una actividad - Justificación : Argumentos que permiten validar el hito. Frecuencia de control - Fecha planificación Inicio: Término: 4 - Seguimiento Fecha: fecha en que se debe realizar control del cumplimiento del hito. Control: Número correlativo de control(es) realizado a una actividad. - Frecuencia de seguimiento: - Avance: Es el grado de cumplimiento de lo planificado de la actividad, en cada uno de los controles programados. Parcial: Porcentaje de avance de una actividad, dada por la incidencia del hito en la actividad. Este porcentaje esta determinado por juicio de experto. Acumulado: Suma de de los porcentajes de avance de los hitos de una actividad. A continuación se muestran en los siguientes cuadros el consolidado del Programa de seguimiento aplicado a cada uno de los proyectos definidos en el plan de trabajo para el 2005: 5 1. Proyecto Firma Electrónica simple Modelo 2 nº Actividad Hitos Reunión con Unidades Técnicas (sólo municipios) de las siguientes provincias: Valparaíso; San Antonio Reunión con Unidades Técnicas (sólo municipios) de las siguientes provincias: Quillota y Petorca. 2 Preparar las bases para la aplicación del modelo. Reunión con Unidades Técnicas (sólo municipios) San Felipe y los Andes Determinar factibilidad técnica y propuesta de de implementación del modelo Justificación Esta reunión permite informar a Unidades técnicas del proyecto firma electrónica simple modelo 2 . Obtener información de perfil informático de cada UT; Debido a factor territorial, reuniones se organizan agrupando a las comunas por cercanía. Proceso determinante, ya que, condiciona continuidad, eliminar o modificar proyecto firma electrónica simple modelo 1 Planificación Inicio Término 25-03-05 16-04-05 Capacitación de encargados U.T. Provincias de: Valparaíso; San Antonio. 3 4 Capacitar a los encargados de las U.T. Crear el sistema de claves. Capacitación de encargados U.T. Provincias de: Quillota y Petorca Capacitación de encargados U.T. Provincias de: San Felipe y Los Andes Creación de username y password a cada U.T. de las siguientes provinicas: Valparaíso; San Antonio. Creación de username y password a cada U.T. de las siguientes provinicas: Quillota y Petorca Creación de username y password a cada U.T. de las siguientes provinicas: San Felipe y Los Andes Borrador Convenio tipo 5 Confeccionar mandato tipo Revisión y corrección mandato tipo Mandato tipo final Sólo una vez capacitados, los encargados de las UT podrán operar nuevo sistema. Condición fundamental para implementación de firma electrónica Documento debe ser socializado con encargado de Gobierno Electrónico Encargado Gobierno electrónico revisa, propone y devuelve documento Encargado de la elaboración del documento debe realizar correcciones y redactar propuesta final. 6 18-04-05 13-04-05 25-04-05 20-04-05 20-04-05 10-05-05 Seguimiento Fecha Control Avance Parcial Acumulado 31-03-05 1º 35% 35% 07-04-05 2º 35% 70% 10-04-05 3º 20% 90% 16-04-05 4º 10% 100% 18-04-05 1º 40% 40% 19-04-05 2º 40% 80% 20-04-05 3º 20% 100% 24-04-05 1º 40% 40% 17-04-05 2º 40% 80% 20-04-05 3º 20% 100% 30-04-05 1º 40% 40% 05-05-05 2º 30% 70% 10-05-05 3º 30% 100% nº Actividad Hitos Reunión con responsables de bilaterales con U:T. Sólo una vez capacitados la totalidad de los funcionarios se podrá implementar la firma electrónica simple modelo 2 y por razones operativas, lo más conveniente es realizar esta actividad en tres etapas. Esta reunión permite informar a Unidades técnicas del proyecto firma electrónica simple modelo 2. Obtener información de perfil informático de cada UT Acercamiento con aquella Unidades Técnicas menos comprometido o interesados. Permite conocer grado convencimiento logrado en las U.T. Implementación del proceso Iniciar implementación Capacitar a todos los funcionarios del piso 4º. 6 Concienciar funcionarios Capacitar a todos los funcionarios del piso 7º. Capacitar a todos los funcionarios del piso 18º. 7 Realizar un segundo taller 8 Aplicar los mecanismos que faciliten puesta en práctica 9 10 Evaluación de los mecanismos Puesta en marcha nuevo procedimiento Justificación Taller con cada U.T. (que no sean municipios) de las siguientes provinicas: Valparaíso; San Antonio. Reunión bilaterales con U.T. Control y análisis Correcciones Etapa necesaria en la implementación Correcciones según requerimientos de la institución 7 Planificación Inicio Término 10-05-05 15-05-05 20-04-05 25-04-05 18-03-05 20-04-05 09-04-05 26-04-05 Seguimiento Fecha Control Acumulado 11-05-05 1º 30% 30% 13-05-05 2º 40% 70% 15-05-05 3º 30% 100% 25-04-05 1º 100% 100% 20-04-05 1 30-04-05 1 30-04-05 02-05-05 Avance Parcial 100% 100% 100% 100% 29-04-05 1º 60% 60% 01-05-05 2º 20% 80% 3º 20% 100% 02/05/05 2. Proyecto Firma Electrónica simple Modelo 1 nº Actividad Hitos Reunión Jefes de División, Departamento y funcionarios de Personal. 13 14 15 16 17 Preparar las bases para la aplicación del modelo. Capacitar a los funcionarios del Gobierno Regional. Crear el sistema de claves. Confeccionar un manual de procedimientos. Concienciar funcionarios 18 Aplicar los mecanismos que faciliten puesta en práctica 19 Evaluación de los mecanismos Reunión con funcionarios, con el fin de informar e involucrar en el nuevo proceso. Capacitación de los funcionarios. Creación de username y password a cada funcionario Creación de username y password a cada funcionario Puesta en marcha nuevo procedimiento Esta reunión permite informar a involucrados sobre firma electrónica simple modelo 1; Obtener propuestas y sugerencia del proceso; Es fundamental el involucrar a los funcionarios en la implementación de nuevos proceso Sólo una vez capacitados, los funcionarios podrán operar nuevo sistema. Las claves son requisito básico para la implementación de la firma electrónica. El manual, es una herramienta que facilita la implementación de nuevo proceso informático. Manual no sirve de nada si no Entrega de manual a todos los funcionarios es entregado a los usuarios. Reunión con todos los funcionarios del piso 4º. Sólo una vez capacitados la Reunión con todos los funcionarios del piso 7º. totalidad de los funcionarios se podrá implementar la firma electrónica simple modelo y Reunión con todos los funcionarios del piso 18º. por razones operativas, lo más conveniente es realizar esta actividad en tres etapas. Acercamiento con aquellos Reuniones bilaterales con jefes de Deptos. Y departamentos menos funcionarios de estos. comprometido o interesados. Permite conocer grado convencimiento logrado en los Reunión con jefes de división. Dpto. Planificación Inicio Término 02-03-05 18-04-05 21-03-05 Control y análisis Correcciones 28-03-05 11-04-05 8 Avance Parcial Acumulado 1º 50% 50% 21-03-05 2º 50% 100% 20-04-05 06/06/2005 1º 100% 100% 16-05-05 1º 75% 75% 13-06-05 2º 25% 100% 07-04-05 1º 75% 75% 11-04-05 2º 25% 100% 12-04-05 14-04-05 1º 2º 30% 40% 30% 70% 15-04-05 3º 30% 100% 25-03-05 28-03-05 11-04-05 15-04-05 08-06-05 04-07-05 0% 06-07-05 08-07-05 0% Iniciar implementación Etapa necesaria en la implementación Correcciones según requerimiento de la institución Seguimiento Fecha Control 10-03-05 Manual confeccionado Implementación del proceso 20 Justificación 22-05-05 25-06-05 30-05-05 1º 60% 60% 15-06-05 2º 20% 80% 25-06-05 3º 20% 100% 3. Proyecto Aplicación Electrónica de Facturas y Pagos nº 23 24 25 26 Actividad Preparar las bases para la aplicaión de recepción de facturas electrónicas Incluir en las bases Generales y/o especiales Hitos Justificación Determinar número de proveedores que utilizan factura electrónica Generar registro de proveedores que utilizan factiran electrónica Coordinar con proveedores -registradosprocedimiento de entrega de facturas electrónicas. Etapa necesaria para el buen funcionamiento del nuevo proceso electrónico. Modificar documento de base para licitaciones. Requisito para que las empresas, que trabajan con factura electrónica, puedan acceder a las licitaciones públicas utilizando la factura electrónica. Generar instructivo, del nuevo procedimiento, destinado a los funcionarios involucrados. Los funcionarios deben estar informados del nuevo proceso mediante instructivo o manual de procedimiento. Reunión explicativa del nuevo proceso. Internalisar y responder dudas y consultas de los funcionarios involucrados en el nuevo proceso. 02-05-05 Instruir a los funcionarios Tramitar ante quien corresponda de las autorizaciones Planificación Inicio Término 10-05-05 20-04-05 Decepcionar facturas electrónicas Enviar total de facturas para visación y pago. Corresponde a la etapa primaria del nuevo proceso. Corresponde a la etapa final del nuevo proceso. 9 15-04-05 Seguimiento Fecha Control Avance Parcial Acumulado 07-05-05 1º 70% 70% 10-05-05 2º 30% 100% 16-05-05 1º 100% 100% 28-04-05 1º 80% 80% 30-04-05 2º 20% 100% 18-04-05 1º 100% 100% 20-04-05 2º 100% 100% 10-05-05 16-05-05 30-04-05 20-04-05 4. Proyecto Recursos Humanos nº Actividades Hitos Justificación 34 Instalación software remuneraciones carga de software gestión personal methasys 35 Instalación software cálculo horario carga de software gestión personal módulo cálculo horario methasys Esta reunión se elaborar las bases para la compra de un software a medida para la gestión de: remuneración estatal, sistema de control de entrada y salida con su correspondiente calculo de horas, ya sean horas de atraso como horas extras y gestión de los Se envía los requerimientos para que la empresa determine los posibles problemas. El propósito es obtener el producto que mejor cumpla a nuestros requerimientos, no siendo necesario que sea el más barato. La ley de compras publicas y reglamento les 19886 Art. 53 exclusión del sistema indica que toda licitación que supere las 3 UTM debe ser informada por el portal chile compra, pero debido a que ya contamos con algunos módulos se realiza la compra directa Proceso que permite albergar el sistema methasys en su totalidad Proceso que permite el funcionamiento del sistema methasys. Este proceso es realizado por encargado informática Este proceso es realizado por encargado informática 36 Instalación software personal carga de software gestión personal módulo personalmethasys Este proceso es realizado por encargado informática 29 Confección de las bases 30 Llamar a licitación 31 Evaluación de propuestas 32 Adjudicación 33 Instalación de los sistemas de soporte Reunión del equipo de trabajo para formulación de las bases, las cuales contendrán los requerimientos básicos necesarios para la compra de los módulos restantes del sistema methasys Se realiza el envió de los requerimientos la empresa methasys Análisis de las propuestas enviadas por methasys según el listado de requerimientos enviados anteriormente confección del acta Carga del sistema de servidor de datos con Windows 2000 Server Configuración y operatividad 10 Planificación Inicio Término Seguimiento Fecha Control Avance Parcial Acumulado 07-03-05 11-03-05 14-03-05 1º 100% 100% 14-03-05 20-03-05 21-03-05 1º 100% 100% 21-03-05 04-04-05 04-04-05 1º 100% 100% 04-04-05 04-04-05 04-04-05 1º 100% 100% 25-04-05 1º 50% 50% 09-05-05 2º 50% 100% 18-04-05 09-05-05 09-05-05 16-05-05 09-05-05 1º 33% 33% 09-05-05 16-05-05 16-05-05 1º 33% 67% 09-05-05 16-05-05 16-05-05 1º 33% 100% nº Actividades Hitos Encargado de informática de la institución domine el software de methasys. 37 Capacitación y puesta en marcha Capacitar en módulo control horario 38 Capacitación remuneraciones. Capacitar primera parte del modulo de remuneraciones al funcionarios Juan Francisco Pedernera. Capacitar segunda parte del módulo de remuneraciones a funcionario Juan Francisco Pedernera. Justificación Es vital que el encargado de la institución domine los distintos módulos que conforman el software de Recursos Humanos, con el fin de despejar dudas frecuentes en su utilización y sea contraparte competente ante empresa methasys. Esta capacitación es vital ya que de no realizarse no serviría de nada la implementación del sistema de remuneraciones en la institución y debido a su complejidad, se impartirá en dos fases. Planificación Inicio Término 16-05-05 06-06-05 39 40 41 Capacitación Calculo de Horas Realizar la Carga de antecedentes de los funcionarios Periodo de marcha Blanca Carga de los antecedentes de los funcionarios, esta tarea la realiza la Sra. Carmen Donoso y Sra. Claudia Hidalgo Esta tarea es fundamental para lograr completarla base de datos de los funcionarios. Implementar módulo de remuneraciones en paralelo con el sistema antiguo Esta puesta en marcha en paralelo pretende estimar que tan fiable y óptimo resulta ser el nuevo sistema en comparación con el sistema antiguo, para posteriormente realizar las adecuaciones correctivas o perfectivas según sea el caso. Implementar módulo de control horario en paralelo con el sistema antiguo Implementar módulo Gestión de antecedentes personales en paralelo con sistema antiguo 11 27-06-05 25-07-05 01-08-05 Avance Parcial Acumulado 23-05-05 1º 50% 50% 06-06-05 2º 50% 100% 13-06-05 1º 50% 50% 27-06-05 2º 50% 100% 04-07-05 1º 50% 50% 11-07-05 2º 50% 100% 01-08-05 1º 100% 100% 29-08-05 1º 33% 33% 12-09-05 2º 33% 67% 19-09-05 3º 33% 100% 06-06-05 27-06-05 Capacitar primera parte del módulo reloj control al funcionarios a funcionario encargado institucional de este sistema Esta capacitación es vital ya que de no realizarse no serviría de nada la implementación del sistema de Capacitar segunda parte del módulo reloj control remuneraciones en la institución y debido a su complejidad, se al funcionarios a funcionario encargado impartirá en dos fases. institucional de este sistema Seguimiento Fecha Control 18-07-05 01-08-05 19-09-05 nº 42 Actividades Evaluar proceso y hacer correcciones Hitos Diagnosticar del resultado en el calculo de las remuneraciones del mes septiembre Corregir errores en el cálculo de remuneraciones 43 Puesta en marcha sistema gestión personal Puesta en marcha del sistema de gestión personal en paralelo con el sistema anterior el cual consiste en formularios en pape Justificación Esta diagnostico es vital para determinar el grado de correcciones que hay que realizar al sistema para lograr llegar a un resultado optimo. Es evidente realizar las correcciones pertinentes, en caso de que sea necesario Esta puesta en marcha en paralelo es necesaria para evitar posibles problemas de inconsistencia de la información ya sea por fallas del sistema computacional o bien por la falta de congruencia con los requerimientos solicitados Planificación Inicio Término 19-09-05 26-09-05 Seguimiento Fecha Control Avance Parcial Acumulado 23-09-05 1º 50% 50% 26-09-05 2º 50% 100% 26-09-05 1º 100% 100% Seguimiento Fecha Control Parcial Acumulado 100% 100% 100% 100% 100% 100% 26-09-05 26-09-05 5. Proyecto Implementación de un Sistema de información y control administrativo de proyectos nº Actividades 46 Confección de las bases 47 Llamada a licitación 48 Evaluación de propuestas Hitos Reunión con el equipo técnico para la elaboración de las bases Envío de las bases a methasys Evaluación de la propuesta enviada por methasys Justificación Esta reunión permite fijar los requerimientos básicos que deberá contener el sistema de información y control Adm. de proyecto, dicha reunión se efectúa entre jefe DAC, jefe de depto. administrativo y área informática gore se envía la información a methasys quien evaluara los requerimientos solicitados. se revisa la demo entregada por methasys para ver las posibles incongruencias entre los requerimientos originales (jefe depto inversiones) 12 Planificación Inicio Término 07-03-05 14-03-05 14-03-05 1º 14-03-05 21-03-05 21-03-05 1º 07-03-05 28-03-05 28-03-05 1º Avance nº Actividades 49 Adjudicación 50 Instalación de los nuevos sistemas 51 Carga automática de registros históricos Hitos Reunión con el equipo técnico del gore. Upgrade software methasys Poblamiento base de datos Pedir autorización para trabajar factura electrónica Gestionar en el banco estado pago 53 automático a proveedores Elaborar oficio solicitud a SII, para trabajar con factura electrónica Elaborar oficio solicitud a BancoEstado, para efectuar pago a proveedores. 54 Capacitación a los funcionarios Reunión con todo el departamento de finanzas 52 55 Realizar carga de antecedentes con nuevo sistema 56 Periodo de marcha blanca Carga de los nuevos antecedentes Marcha blanca Justificación reunión con el equipo técnico del gore para dar curso legal a la compra de los módulos requeridos (jefe DAC) el encargado de informática del gore realiza la carga de los módulos solicitados. el encargado de informática realiza la carga de los datos históricos de inversiones a la base de datos de methasys con un programa de traspaso facilitado por la compañía methasys Requisito legal para poder operar con factura electrónica Requisito del BancoEstado para poder realizar el pago. se realiza una reunión con todo el departamento en la que el jefe de inversiones con personal de methasys realiza una capacitación a los funcionarios se realiza una carga de información por los funcionarios de inversiones a través del nuevo sistema supervisados por personal de methasys se realiza la carga durante todo un mes con el nuevo sistema en paralelo con el sistema anterior, para determinar los posibles ajustes a realizar a al nueva aplicación 13 Planificación Inicio Término Seguimiento Fecha Control 28-03-05 31-03-05 31-03-05 1º 11-04-05 25-04-05 11-04-05 1º 25-04-05 02-05-05 02-05-05 1º 03-05-05 04-05-05 04-05-05 1º 05-05-05 06-05-05 05-05-05 1º 03-05-05 24-05-05 03-06-05 24-05-05 03-06-05 21-06-05 24-05-05 03-06-05 21-06-05 Avance Parcial Acumulado 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 1º 1º 1º nº Actividades Hitos Justificación se realiza la carga durante todo un mes con el nuevo sistema en paralelo con el sistema anterior, Periodo de marcha blanca Marcha blanca para determinar los posibles ajustes a realizar a al nueva 56 aplicación se reúnen las personas del departamento de inversiones con personal de methasys para hacer Evaluar proceso y hacer Reunión inversiones y methasys ver sus observación en la correcciones utilización del sistema, para que se realicen las modificaciones según 57 sea el caso una vez aprobado el sistema de información y control de proyectos Puesta en marcha sistema gestión Término de la marcha blanca de sistema de en su parte de información se de proyectos información procede la marcha blanca de modulo de gestión el cual es 58 utilizado por el jefe DAC Planificación Inicio Término Seguimiento Fecha Control Avance Parcial Acumulado 03-06-05 21-06-05 21-06-05 1º 100% 100% 21-06-05 23-06-05 23-06-05 1º 100% 100% 23-06-05 25-06-05 25-03-05 1º 100% 100% 6. Creación de Módulos Dinámicos al actual Sitio WEB nº 62 Actividades Diagnosticar y gestionar creación de equipo desarrollador Hitos Reunión de trabajo de integrantes oficiales e interesados en formar parte de equipo. Conformación de equipo definitivo. Reunión Jefes de División, Departamento y funcionarios de Personal. 63 Generar módulos licitaciones Confeccionar propuesta Implementación Justificación Marca el inicio del proyecto. Define quienes y cuantos son los responsable del proyecto. Con el fin de interiorizarse del proceso y requerimientos. Etapa fundamental cumplir dentro de un plazo determinado Cierra el ciclo de la actividad 14 Planificación Inicio Término 01-03-05 20-03-05 20-03-05 15-04-05 Seguimiento Fecha Control 10-03-05 1 20-03-05 2 23-03-05 1º 11-04-05 15-04-05 2º 3º Avance Parcial Acumulado 50% 50% 50% 100% 10% 10% 70% 80% 20% 100% nº Actividades Hitos Diseño de módulos 64 Generar módulo proyectos Prueba de módulos diseñados Correcciones Consolidar equipo editor Conformación del equipo definitivo 65 Entrega de contenidos y objetivos de los módulos. Capacitación en los módulos Período de entrenamiento en la aplicación práctica de los conocimientos adquiridos. 66 Implementación de los módulos dinámicos. 67 68 69 Marcha blanca Ajustes correctivos Puesta en marcha definitiva Generar informe de fallas o errores detectados. Corregir errores o fallas en los módulos Implementación de los módulos dinámicos. Justificación Primera etapa necesaria de acotar. Se requiere constatar que módulos respondan a requerimientos de la institución. Se requiere constatar realización de correcciones. Es fundamental definir la participación de un grupo de funcionarios permanentes. Se requiere conocer el funcionamiento y proceso de creación y modificación de contenidos según requerimientos institucionales. Es fundamental practicar, con el fin de disminuir la probabilidad de errores. Etapa necesaria de registrar. Siempre es necesario depurar procedimientos informáticos. Requisito para pasar a etapas posteriores. Etapa final, necesaria su acotamiento temporal. 15 Planificación Inicio Término 1803-05 0606-05 0205-05 2305-06 0606-05 1606-06 Seguimiento Fecha Control 18-04-05 1º Avance Parcial 50% Acumulado 50% 23-04-05 2º 30% 80% 02-05-05 3º 20% 100% 13-06-05 1º 100% 100% 12-05-05 1º 60% 60% 23-05-05 2º 40% 100% 03-06-05 1º 85% 85% 06-06-05 2º 15% 100% 16-06-05 16-05-05 1º 100% 100% 20-06-05 20-06-05 1º 100% 100% 02-05-05 13-06-05 23-05-05 06-06-05 El siguiente programa de seguimiento fue diseñado para reemplazar el de firma electrónica simple modelo 2 que se describió anteriormente que no pudo ser implementado. 2. Proyecto Firma Electrónica simple Modelo 1 nº Actividades Hitos Capacitación de encargados U.T. Provincias de: Valparaíso; San Antonio. 3 Capacitar a los encargados de las U.T. 4 Crear el sistema de claves. 5 Capacitación de encargados U.T. Provincias de: Quillota y Petorca Capacitación de encargados U.T. Provincias de: San Felipe y Los Andes Creación de username y password a cada U.T. de las siguientes provincias: Valparaíso; San Antonio. Creación de username y password a cada U.T. de las siguientes provincias: Quillota y Petorca Creación de username y password a cada U.T. de las siguientes provincias: San Felipe y Los Andes Borrador Convenio tipo Confeccionar mandato tipo Revisión y corrección mandato tipo Mandato tipo final Justificación Sólo una vez capacitados, los encargados de las UT podrán operar nuevo sistema. Condición fundamental para implementación de firma electrónica Documento debe ser socializado con encargado de Gobierno Electrónico Encargado Gobierno electrónico revisa, propone y devuelve documento Encargado de la elaboración del documento debe realizar correcciones y redactar propuesta final. 16 Planificación Inicio Término 24-10-05 18-10-05 02-11-05 28-10-05 21-10-05 20-11-05 Seguimiento Fecha Control 24-10-05 1º 26-01-00 2º 28-10-05 3º 18-10-05 1º 19-10-05 2º 21-10-05 3º 30-11-05 1º 20-12-05 2º 3º Avance Parcial Acumulado 40% 40% 40% 80% 20% 100% 40% 40% 40% 80% 20% 100% 40% 40% 30% 70% 30% 100% nº Actividades 6 Hitos Capacitar a todos los funcionarios del piso 4º. Capacitar a todos los funcionarios del piso 7º. Concienciar funcionarios Capacitar a todos los funcionarios del piso 18º. 7 Realizar un segundo taller 8 Aplicar los mecanismos que faciliten puesta en práctica 9 Evaluación de los mecanismos Taller con cada U.T. (que no sean municipios) de las siguientes provincias: Valparaíso; San Antonio. Implementación del proceso 10 Puesta en marcha nuevo procedimiento Control y análisis Correcciones Justificación Sólo una vez capacitados la totalidad de los funcionarios se podrá implementar la firma electrónica simple modelo 2 y por razones operativas, lo más conveniente es realizar esta actividad en tres etapas. Esta reunión permite informar a Unidades técnicas del proyecto firma electrónica simple modelo 2 . Obtener información de perfil informático de cada UT Iniciar implementación Etapa necesaria en la implementación Correcciones según requerimientos de la institución 17 Planificación Inicio Término 10-11-05 15-11-05 Seguimiento Fecha Control 10-11-05 1º 12-10-05 2º 14-10-05 26-10-05 18/10/200 5 04-11-05 03/11/200 5 07/11/200 5 09/11/200 5 09-12-05 23-12-05 Avance Parcial 30% 40% Acumulado 30% 70% 30% 100% 100% 100% 3º 1º 0% 03-11-05 08-11-05 0% 12-12-05 1º 60% 60% 19-12-05 2º 20% 80% 23-12-05 3º 20% 100% III RESULTADOS DERIVADOS DE LA APLICACIÓN DEL PROGRAMA DE SEGUIMIENTO. Una vez aplicado el programa de seguimiento y mediante la utilización de cuadros consolidados, es posible identificar dificultades, holguras alteraciones, modificaciones o recomendaciones a lo programado, de manera de retroalimentar el proceso en sus diversas etapas. Aplicación del programa de seguimiento Para la aplicación del programa de seguimiento se utilizó la metodología descrita en el documento técnico entregado por el PRYME, y se creo una ficha para cada una de las actividades planificadas para el año 2004 con su correspondiente modificación en el caso del proyecto de Firma Electrónica Simple modelo 2. En esta instancia se constató las brechas presentadas entre lo planificado y lo que efectivamente ocurrió durante el transcurso del año La “Aplicación del programa de seguimiento”, permite tener una visión global de cada uno de los proyectos y de esta manera identificar los hitos de cada actividad. La información se describe en los siguientes cuadros: 18 1. Proyecto Firma Electrónica simple modelo 2 nº 2 Actividad Preparar las bases para la aplicación del modelo. Hitos planificado Inicio Término Reunión con Unidades Técnicas (sólo municipios) de las siguientes provincias: Valparaíso; San Antonio Reunión con Unidades Técnicas (sólo municipios) de las siguientes provincias: Quillota y Petorca. Reunión con Unidades Técnicas (sólo municipios) San Felipe y los Andes Capacitar a los encargados de las U.T. real Diferencia en días (término) 05-04-05 25-03-05 0 días 12-04-05 0 días 14-04-05 0 días 16-04-05 Determinar factibilidad técnica y propuesta de de implementación del modelo 3 Fecha 15-10-05 182 días Capacitación de encargados U.T. Provincias de: Valparaíso; San Antonio. Capacitación de encargados U.T. Provincias de: Quillota y Petorca 24-10-05 28-10-05 Capacitación de encargados U.T. Provincias de: San Felipe y Los Andes 19 Análisis de brechas Cumplimiento Justificación (Tiempo) Justificación (cumplimiento) 80% Asistió casi la totalidad de UT y Se cumplió en el las restantes 75% plazo fueron contactadas telefónicamente. Propuesta de mejora Descripción Justificación Coordinar reuniones según disponibilidad de tiempo y no por provincia. Es menos impositivo y se produce un orden más natural. 80% Cambio en metodología, no altera el fin último (correspondencia Búsqueda de Implementar Técnicamente no entre gore y UT solución a modelo 1 en es factible con firma dificultad vez de implementación y electrónica 50% respecto a modelo 2 en no se entrega cumpliendo factibilidad firma propuesta disposiciones las técnica de electrónica alternativa. exigencias implementación. simple. legales y técnicas según Comité de Firma Electrónica simple Se describe separadamente las actividades realizadas para la Actividades no se realizan debido a que se modifica implementación el proyecto de firma electrónica modelo 2 por el con el programa modelo 1, para estos efectos se reprogramaron las de seguimiento actividades a partir de la toma de decisión del de dicho proyecto cambio de proyecto y su implementación. (ver Detalla al final de programa de seguimiento de los proyectos originales) nº 4 5 Actividad Hitos Creación de username y password a cada U.T. de las siguientes provinicas: Valparaíso; San Antonio. Creación de username y Crear el sistema password a cada U.T. de las de claves. siguientes provinicas: Quillota y Petorca Creación de username y password a cada U.T. de las siguientes provinicas: San Felipe y Los Andes Borrador Convenio tipo Confeccionar Revisión y corrección mandato mandato tipo tipo Mandato tipo final planificado Inicio Término 18-10-05 21-10-05 02-11-05 20-11-05 10-11-05 15-11-05 Fecha real Diferencia en días (término) Capacitar a todos los funcionarios del piso 4º. 6 7 Concienciar funcionarios Realizar un segundo taller Capacitar a todos los funcionarios del piso 7º. Capacitar a todos los funcionarios del piso 18º. Taller con cada U.T. (que no sean municipios) de las siguientes provinicas: Valparaíso; San Antonio. Aplicar los mecanismos 8 que faciliten Reunión bilaterales con U.T. puesta en práctica Evaluación de Reunión con responsables de 9 los mecanismos bilaterales con U:T. Implementación del proceso Puesta en 10 marcha nuevo Control y análisis procedimiento Correcciones 26-10-05 04-11-05 18/10/2005 03/11/2005 07/11/2005 09/11/2005 09-12-05 23-12-05 20 Análisis de brechas Cumplimiento Justificación (Tiempo) Justificación (cumplimiento) Propuesta de mejora Descripción Justificación 2. Proyecto Firma Electrónica simple modelo 1 nº Actividad Hitos Reunión Jefes de División, Departamento y funcionarios de Personal. Preparar las bases 13 para la aplicación del modelo. Reunión con funcionarios, con el fin de informar e involucrar en el nuevo proceso. Capacitar a los 14 funcionarios del Gobierno Regional. Capacitación de los funcionarios. planificado Inicio Término 16 Crear el sistema de claves. Confeccionar un manual de procedimientos. Configuración de equipos de cada funcionario. 02-03-05 18-06-05 08-06-05 10-06-05 66 días Análisis de brechas Cumplimiento 20-06-05 Justificación (Tiempo) Dificultad para coincidir en horarios. Propuesta de mejora Descripción Justificación Justificación (cumplimiento) 100% 25-03-05 Asistieron la totalidad de los involucrados El alto nº de involucrados, Realizar dificultó reuniones por reunirlos a una departamento. hora y día determinado. Elaborar Alto número de registro de involucrados y disponibilidad distancia entre de tiempo de pisos, dificulta los funcionarios. encuentros. Confeccionar distintos Alto número de horarios de involucrados y capacitación y distancia entre que cada pisos, dificulta funcionario se encuentros. inscriba. 08-06-05 75 días 100% 20-06-05 0 días 82% Se cumplió en el plazo Se capacitaron 61 funcionarios de 74 15-06-05 0 días 100% Se cumplió en el plazo Se crearon claves a la totalidad de los funcionarios No. Se configuraron sólo tres PCs, mediante los cuales se realiza el proceso. Recurso Humano que apoye en informática. 15-06-05 Manual confeccionado Entrega de manual a todos los funcionarios real Diferencia en días (término) 30-05-05 Creación de username y password a cada funcionario 15 Fecha 29-06-05 14 días 10-06-05 0 días Recarga de trabajo 3% de encargado de informática 100% 21-06-05 15-06-05 0 días 21 100% Se cumplió en el plazo Se entregó dentro del plazo Se entregó a la totalidad de los funcionarios No. Encargado de informática tiene compromisos en otros pmg y comité de capacitación. No. No. No. No. nº 17 18 19 Actividad Concienciar funcionarios Aplicar los mecanismos que faciliten puesta en práctica Hitos Reunión con todos los funcionarios del piso 4º. Reunión con todos los funcionarios del piso 7º. Reunión con todos los funcionarios del piso 18º. Reuniones bilaterales con jefaturas y funcionarios en general Evaluación de los mecanismos planificado Inicio Término 29-06-05 08-06-05 06-07-05 04-07-05 04-07-05 08-07-05 Fecha real Diferencia en días (término) Análisis de brechas Cumplimiento 29-06-05 0 días 72% 02-07-05 0 días 76% 04-07-05 0 días 73% 04-07-05 0 días 100% 08-07-05 0 días 100% Justificación (Tiempo) Se cumplió en el plazo. Se cumplió en el plazo. Reunión con jefaturas 20 Puesta en marcha nuevo procedimiento Implementación del proceso 01-08-05 0 días 59% Se cumplió en el plazo. Control y análisis 25-08-05 0 días 100% Se cumplió en el plazo. Correcciones 01-08-05 01-09-05 01-09-05 0 días 22 100% Justificación (cumplimiento) Asistieron 13 de 18 funcionarios Se cumplió en el plazo Se cumplió en el plazo. Propuesta de mejora Descripción Justificación Asistieron 34 de 45 funcionarios Asistieron 8 de 11 funcionarios Se realizaron todas las gestiones tendientes a facilitar la implementación Asistieron todas las jefaturas de departamento y división ·54 funcionarios de 92 están utilizando nuevo proceso Confeccionar tres horarios distintos de reunión y que cada funcionario se inscriba en aquel que más le acomode. Alto número de involucrados y distancia entre pisos, dificulta encuentros y división por piso no fue adecuada. No. No. No. No. Mediana participación e involucramiento en nuevo proceso. Realizar nueva actividad involucramiento a funcionarios Se detectaron problemas que no ponen en riesgo la implementación. No. Se realizaron Problemas las detectado fueron modificaciones resuelto en su detectadas totalidad. durante el análisis No. No. 3. Proyecto Aplicación electrónica de facturas y pagos nº Actividades 23 Preparar las bases para la aplicación de recepción de facturas electrónicas 24 Incluir en las bases Generales y/o especiales 25 Instruir a los funcionarios 26 Tramitar ante quien corresponda de las autorizaciones Hitos planificado Inicio Término real Fecha Diferencia en días (término) Análisis de brechas Cumplimiento Justificación (Tiempo) Determinar número de proveedores que utilizan factura electrónica Se cumplió dentro del plazo estimado Coordinar con proveedores registradosprocedimiento de entrega de facturas electrónicas. Al igual que dentro del sistema del PMG Contrataciones y Compras Públicas se procedió a seguir insistiendo pero por ley no se puede obligar a emitir este documento en forma electrónica. Por lo anterior, se suspende la implementación de. dicho proyecto. Modificar documento de base para licitaciones. Generar instructivo, del nuevo procedimiento, destinado a los funcionarios involucrados. Reunión explicativa del nuevo proceso. Decepcionar facturas electrónicas Enviar total de facturas para visación y pago. 02-05-05 10-05-05 10-05-05 16-05-05 20-04-05 30-04-05 15-04-05 20-04-05 23 Propuesta de mejora Descripción Justificación Justificación (cumplimiento) Se detecto el alto costo que implica emitir facturas electrónicas por parte de los proveedores, que en su gran mayoría para el servicio son pequeñas o microempresas 4. Proyecto Recursos Humanos 29 30 31 32 33 Confección de las bases Reunión del equipo de trabajo para formulación de las bases, las cuales contendrán los requerimientos básicos necesarios para la compra de los módulos restantes del sistema methasys Llamar a licitación Se realiza el envió de los requerimientos la empresa methasys Evaluación de propuestas Análisis de las propuestas enviadas por methasys según el listado de requerimientos enviados anteriormente Adjudicación confección del acta Instalación de los sistemas de soporte Carga del sistema operativo con Windows 2000 Server, en el servidor Configuración y operatividad Carga de software remuneraciones methasys carga de software calculo horario methasys carga de software gestión personal methasys 07-03-05 11-03-05 14-03-05 Se reunieron todos los actores involucrados 3 días Se cumplió 100% en el plazo 14-03-05 20-03-05 20-03-05 0 días Se cumplió 100% en el plazo 21-03-05 04-04-05 04-03-05 0 días Se cumplió 100% en el plazo 04-04-05 04-04-05 04-04-05 0 días 27-04-05 0 días 09-05-05 18-04-05 09-05-05 09-05-05 Se cumplió 100% en el plazo 0 días Se cumplió 100% en el plazo Se cumplió 100% en el plazo 0 días 100% 10-05-05 10-05-05 Se cumplió en el plazo Se entregó documentación de requerimiento según exigencias de la empresa No No No No No No No No No No No No Propuesta es aceptada por el equipo de trabajo responsable de actividad. Se confeccionó acta según lo planificado. Se instala software exitosamente Se configura exitosamente. Se instala software exitosamente No No 100% No No 100% No No 0 días 0 días 24 nº 34 Actividades Instalación software remuneracione s 35 Instalación software cálculo horario 36 Instalación software personal 37 38 Capacitación y puesta en marcha Capacitación remuneracione s. Hitos Carga de software remuneraciones methasys carga de software calculo horario methasys carga de software gestión personal methasys carga de software gestión personal módulo cálculo horario methasys carga de software gestión personal módulo personal methasys Encargado de informática de la institución domine el software de methasys. Capacitar en módulo control horario Capacitar primera parte del modulo de remuneraciones al funcionarios Juan Francisco Pedernera. Capacitar segunda parte del módulo de remuneraciones al funcionarios Juan Francisco Pedernera. planificado Inicio Término Fecha 09-05-05 real Diferencia en días (término) Análisis de brechas Cumplimiento 0 días 100% 09-05-05 16-05-05 10-05-05 10-05-05 13-05-05 16-05-05 16-05-05 06-06-05 No No 100% No No 100% No No 0 días 0 días 0 días 0 días 06-06-05 0 días Se cumplió 100% en el plazo Se configura exitosamente. No No Se cumplió 100% en el plazo Se configura exitosamente. No No 100% No No 100% No No No No No No Se cumplió en el plazo 06-06-05 Se cumplió en el plazo 0 días 100% 27-06-05 27-06-05 Se cumplió en el plazo Justificación (cumplimiento) Se instala software exitosamente 0 días 20-05-05 10-06-05 Justificación (Tiempo) Propuesta de mejora Descripción Justificación Se realiza capacitación sin inconvenientes. Se capacita a los usuarios operativos satisfactoriamente . 0 días 100% 25 nº 39 40 Actividades Capacitación Calculo de Horas Realizar la Carga de antecedentes de los funcionarios Hitos Capacitar primera parte del módulo reloj control al funcionarios a funcionario encargado institucional de este sistema Capacitar segunda parte del módulo reloj control al funcionarios a funcionario encargado institucional de este sistema Carga de los antecedentes de los funcionarios, esta tarea la realiza la Sra. Carmen Donoso y Sra. Claudia Hidalgo planificado Inicio Término 29-06-05 27-06-05 15-07-05 25-07-05 41 real Diferencia en días (término) 01-08-05 01-08-05 Análisis de brechas Cumplimiento 0 días 18-07-05 Justificación (Tiempo) Justificación (cumplimiento) Se cumplió en el plazo Se capacita a los usuarios operativos satisfactoriamente . 10-08-05 No No 100% No No No Se solicita presencia de methasys con el fin de solucionar problema. No 100% No No 100% No No 0 días 0 días 19-09-05 30-08-05 19-09-05 Se realiza carga completa, además sirve de capacitación. 0 días Se cumplió 95% en el plazo 01-08-05 Propuesta de mejora Descripción Justificación 100% Se cumplió 100% en el plazo Implementar módulo de remuneraciones en paralelo con el sistema antiguo Implementar módulo de control Periodo de horario en paralelo marcha Blanca con el sistema antiguo Implementar módulo Gestión de antecedentes personales en paralelo con sistema antiguo Fecha Se cumplió en el plazo 0 días Implementación satisfactoria. Se requiere software con 100% de interfaz grafica. Implementación exitosa. 0 días 26 nº 42 43 Actividades Hitos Diagnosticar del resultado en el calculo de las Evaluar proceso remuneraciones del mes y hacer septiembre correcciones Corregir errores en el cálculo de remuneraciones Puesta en marcha del sistema de en marcha gestión personal sistema gestión en paralelo con el personal sistema anterior el cual consiste en formularios en pape planificado Inicio Término Fecha 20-09-05 19-09-05 26-09-05 Análisis de brechas Cumplimiento Justificación (Tiempo) 0 días Se cumplió en 100% el plazo 26-09-05 26-09-05 26-09-05 real Diferencia en días (término) 26-09-05 0 días Justificación (cumplimiento) Propuesta de mejora Descripción Justificación Se detecta y registra diferencia en bonos de modernización. No No Se cumplió en 100% el plazo Se corrige exitosamente. No No Se cumplió en 100% el plazo Implementación exitosa. No No 0 días 27 5. Proyecto Implementación de un Sistema de información y control administrativo de proyectos nº Actividad Hitos Planificación Fecha Inicio Reunión con el equipo Confección de las técnico para la elaboración bases 46 de las bases Llamada licitación a Envío de methasys las bases a 07-03-05 14-03-05 Término 14-03-05 21-03-05 10-03-05 20-03-05 47 Evaluación propuestas de Evaluación de la propuesta enviada por methasys 07-03-05 28-03-05 24-03-05 48 Adjudicación Reunión con el equipo técnico del gore. 28-03-05 31-03-05 31-03-05 49 50 51 Instalación de los Upgrade software methasys nuevos sistemas 11-04-05 Carga automática de registros Poblamiento base de datos históricos 25-04-05 Pedir autorización para trabajar 52 factura electrónica Gestionar en el banco estado pago automático a 53 proveedores Elaborar oficio solicitud a SII, para trabajar con factura electrónica 03-05-05 Elaborar oficio solicitud a BancoEstado, para efectuar pago a proveedores. 05-05-05 25-04-05 02-05-05 04-05-05 06-05-05 24-04-05 02-05-05 03-04-05 05-05-05 28 Análisis de brechas real Diferencia en días Justificación Justificación (término) Cumplimiento (Tiempo) (cumplimiento) Se reunieron 0 días todos los actores 100% involucrados Se entregó documentación de 0 días Se cumple requerimiento dentro del según exigencias 100% plazo. de la empresa Propuesta es aceptada por el 0 días equipo de trabajo responsable de 100% actividad. Propuesta es aceptada por el 0 días Se cumple equipo de trabajo dentro del responsable de 100% plazo. actividad. Se cumple Se carga totalidad 0 días dentro del de módulos 100% plazo. solicitados. Se carga totalidad Se cumple de los datos 0 días dentro del asociados a 100% plazo. inversiones. Se cumple Se confecciona 0 días dentro del documento según 100% plazo. lo planificado. 0 días Se cumple dentro del 100% plazo. Se confecciona documento según lo planificado. Propuesta de mejora Descripción Justificación No No No No No No No No No No No No No No No No nº Actividad Hitos Planificación Fecha Inicio Capacitación a los Reunión con todo funcionarios departamento finanzas el 03-05-05 Término 24-05-05 23-05-05 54 55 56 Realizar carga de Carga de los antecedentes con antecedentes nuevo sistema nuevos Periodo de marcha Marcha blanca blanca Evaluar proceso y Reunión hacer correcciones methasys inversiones 24-05-05 03-06-05 y 21-06-05 03-06-05 21-06-05 23-06-05 02-03-05 21-06-05 22-06-05 57 Puesta en marcha Término de la marcha sistema gestión de blanca de sistema de 58 proyectos información 23-06-05 25-06-05 25-06-05 29 Análisis de brechas real Diferencia en días Justificación Justificación (término) Cumplimiento (Tiempo) (cumplimiento) Asisten todos los funcionarios 0 días Se cumple involucrados la dentro del utilización de 100% plazo. software. Se realiza carga Se cumple completa, además 0 días dentro del sirve de 100% plazo. capacitación. Se cumple Período de 0 días dentro del pruebas sin 100% plazo. contratiempos Se realiza Se cumple mantención 0 días dentro del perfectiva 100% plazo. satisfactoriamente. Se cumple Sistema 0 días dentro del funcionando 100% plazo. exitosamente Propuesta de mejora Descripción Justificación No No No No No No No No No No 6. Proyecto Creación de Módulos Dinámicos al actual Sitio WEB nº 62 63 Actividad Diagnósticar y gestionar creación de equipo desarrollador Generar módulos licitaciones Hitos Reunión de trabajo de integrantese oficiales e interesados en formar parete de equipo. planificado Inicio Término Fecha 04-03-05 01-03-05 0 días 100% 20-03-05 Conformación de equipo definitivo. 18-03-05 Reunión Jefes de División, Departamento y funcionarios de Personal. 23-03-05 Confeccionar propuesta Análisis de brechas real Diferencia en días Justificación Justificación (término) Cumplimiento (Tiempo) (cumplimiento) Se cumplió en el plazo. 0 días 100% 0 días 100% 20-03-05 15-04-05 07-04-05 Se cumplió en el plazo. 0 días 100% Implementación 15-04-05 0 días 100% Diseño de módulos 20-03-05 0 días 100% 64 Generar módulo proyectos Prueba de módulos diseñados 18-03-05 02-05-05 25-04-05 0 días Se cumplió en el plazo. 100% Correcciones 06-05-05 4 días 100% 30 Se reunieron todos los interesados. Se conformó equipo según planificación. Asistieron las jefaturas y funcionarios involucrados. Se confecciona propuesta según lo planificado. Se implementa módulo según lo planificado. Se entrega módulo según requerimientos. Se realiza pruebas a módulo y se registran deficiencias uqe no ponen en riezgo implementación. Se realiza correcciones a fallas detectadas. Propuesta de mejora Descripción Justificación No. No No. No No. No nº Actividad Hitos Consolidar equipo Conformación del equipo editor definitivo planificado Inicio Término 06-06-05 13-06-05 Fecha 08-06-05 65 Entrega de contenidos y objetivos de los módulos. Capacitación en los módulos 66 Período de entrenamiento en la aplicación práctica de los conocimientos adquiridos. 06-05-05 02-05-05 23-05-05 19-05-05 Implementación de los módulos dinámicos. 67 Marcha blanca 26-05-05 23-05-06 06-06-05 Generar informe de fallas o errores detectados. Ajustes correctivos 06-06-05 Corregir errores o fallas en los módulos 06-06-05 16-06-05 10-06-05 Implementación de los módulos dinámicos. 16-06-06 20-06-05 17-06-05 68 69 Puesta en marcha definitiva 31 Análisis de brechas Propuesta de mejora real Diferencia en Descripción Justificación días Justificación Justificación (término) Cumplimiento (Tiempo) (cumplimiento) Se conforma equipo definitivo 0 días Se cumplió según lo 100% en el plazo. planificado. No. No Se recepcionan 0 días contenidos y 100% objetivos. Se cumplió No. No en el plazo. Se capacita a 0 días todos los involucrados. 100% Se implementan 0 días módulos según 100% lo planificado. Se cumplió No. No Se genera en el plazo. documento con 0 días registro de 100% errores. Se realizan acciones correctivas, 0 días dejando 100% Se cumplió operativo los 100% en el plazo. módulos No. No Se implementan 0 días Se cumplió módulos según 100% en el plazo. lo planificado. No. No 6. Proyecto Reemplazo Firma Electrónica simple modelo 2 por modelo 1 nº 3 4 5 Actividad Capacitar a los encargados de las U.T. Crear el sistema de claves. Confeccionar mandato tipo Hitos Capacitación de encargados U.T. Provincias de: Valparaíso; San Antonio. Capacitación de encargados U.T. Provincias de: Quillota y Petorca Capacitación de encargados U.T. Provincias de: San Felipe y Los Andes Creación de username y password a cada U.T. de las siguientes provinicas: Valparaíso; San Antonio. Creación de username y password a cada U.T. de las siguientes provinicas: Quillota y Petorca Creación de username y password a cada U.T. de las siguientes provinicas: San Felipe y Los Andes Borrador Convenio tipo Revisión y corrección mandato tipo planificado Inicio Término Fecha Análisis de brechas real Diferencia en días Justificación Justificación (término) Cumplimiento (Tiempo) (cumplimiento) 24-10-05 24-10-05 18-10-05 02-11-05 28-10-05 21-10-05 0 días 100% 26-01-00 0 días 100% 28-10-05 0 días 100% 18-10-05 0 días 19-10-05 0 días 21-10-05 0 días 30-11-05 10 días 20-12-05 30 días 20-11-05 100% 100% Mandato tipo final 0 días 32 Propuesta de mejora Descripción Justificación Se cumplió en el plazo Asistió la totalidad de UT y las restantes fueron contactadas telefónicamente. No. No. Se cumplió en el plazo Se creó username y password a cada U.T. No. No. Se cumple en el plazo Se hizo borrador Se hicieron correcciones No. No. Recarga de trabajo de encargado jurídico No se ha entregado nº Actividad Hitos planificado Inicio Término Capacitar a todos los funcionarios del piso 4º. 6 7 8 9 Concienciar funcionarios Realizar un segundo taller Capacitar a todos los funcionarios del piso 7º. Capacitar a todos los funcionarios del piso 18º. Taller con cada U.T. (que no sean municipios) de las siguientes provinicas: Valparaíso; San Antonio. Aplicar los mecanismos que Reunión bilaterales con faciliten puesta en U.T. práctica Evaluación de los Reunión con responsables mecanismos de bilaterales con U:T. 10-11-05 26-10-05 15-11-05 Puesta en marcha nuevo procedimiento Correcciones 10-11-05 0 días 12-10-05 0 días 14-10-05 0 días 18/10/2005 07/11/2005 100% Se cumplió en el plazo 0 días Se cumple 100% en el plazo 08/11/200 5 0 días Se cumple 100% en el plazo 12-12-05 0 días 100% 03-11-05 09-12-05 Control y análisis Análisis de brechas real Diferencia en días Justificación Justificación (término) Cumplimiento (Tiempo) (cumplimiento) Se capacitó a la totalidad de los funcionarios Propuesta de mejora Descripción Justificación No. No. No. No. No. No. No. No. No. No. 04-11-05 03/11/200 5 09/11/200 5 Implementación del proceso 10 Fecha Se cumplió en el plazo 23-12-05 19-12-05 23-12-05 33 0 días 0 días 100% 100% Se realiza todas las gestiones tendientes a facilitar implementación Se reunió con todas las partes involucradas La totalidad de las U.T. están en condiciones de utilizar nuevo proceso de correspondencia . Se detectan y se registran problemas. Problemas detectados se resuelven en su totalidad. IV PROPUESTA DE MEJORAS Se hace imprescindible mejorar muchos aspectos para la aplicación de proyectos de incorporar tecnologías de información y comunicación al interior del servicio, especialmente en la parte directiva, puesto que se hicieron mucho de los proyectos, por parte de los funcionarios encargados, pero con una falta de compromiso por parte de los directivos. Por otro lado la aplicabilidad de los proyectos debe romper la inercia de seguir haciendo las cosas como se hacían antes, por ejemplo aún llegan solicitudes de permisos administrativos en papel, existiendo las modalidades impuestas por el proyecto aplicado de firma electrónica modelo 1. Llegan Bases Administrativas, para su visación, por un estafeta del municipio, y la jefatura autoriza dichos permisos y decepciona los documentos. Para medir y evaluar los resultados de la aplicación de los proyectos ejecutados, es necesario identificar indicadores de gestión que permitan cuantificar las acciones que se realizan fuera de los procedimientos fijados, en la ejecución de los proyectos. Estos indicadores deberán ser medidos a contar del año 2006 y fijarse metas que conlleven al logro de los objetivos planteados originalmente. Que da como tarea pendiente fijarse estos indicadores dentro de la siguiente etapa del sistema Gobierno Electrónico para evaluar el impacto de cada uno de los proyectos aplicados y ejecutados, 34 V. PROGRAMA DE DIFUSIÓN Gobierno Electrónico Proyecto Firma electrónica simple modelo 2 Planificación Inicio Término 05/05/05 12/05/05 Firma electrónica simple modelo 1 27/06/05 01/07/05 Aplicación electrónica de facturas y pagos 21/04/05/ 29/04/05 Recursos Humanos 26/09/05/ 30/09/05 Sistema de información y control administrativo de proyectos Creación de módulos dinámicos. 27/06/05 20/06/05 Dirigido a Medio Funcionarios de - Canales regulares, inversiones y en este caso oficio. Unidades - Correo electrónico. Técnicas municipales y no municipales - Canales regulares, en este caso Todos los memorandum Funcionarios del - Publicación en diario GORE mural Valparaíso. - Correo electrónico institucional - Canales regulares, - Funcionarios en este caso del Dpto. de memorandum Adm. y - Publicación en diario Finanzas. mural - Proveedores - Correo electrónico del GORE institucional - Cartas certificadas - Canales regulares, en este caso Todos los memorandum Funcionarios del - Publicación en diario GORE mural Valparaíso. - Correo electrónico institucional Recursos asociados - Secretaria - Estafeta - Artículos de secretaría - Secretaria Infraestructur a de red computacion al. Secretaria Infraestructur a de red computacion al - Secretaria Infraestructur a de red computacion al 01/07/05 30/06/05 - Funcionarios miembros del equipo de actualización módulos. 35 Canales regulares, en este caso memorando. - Publicación en diario mural - Correo electrónico institucional - Secretaria Infraestructur a de red computacion al