Ortografía y Gramática

Ortografía
y Gramática
capítulo 8
Queda terminantemente prohibido cualquier reproducción, modificación,
distribución, transmisión, posterior publicación, exhibición o representación
total o parcial del mismo, sin la autorización escrita de telecampus
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ortografía y gramática
Ortografía
y Gramática
8.1 Corregir Ortografía y gramática
Word incorpora herramientas de corrección ortográfica y gramatical, que
además de detectar sus errores ortográficos también detecta los errores
producidos al teclear.
Para corregir, deberá activar la revisión con el botón “Ortografía y gramática”
del grupo Revisión de la ficha Revisar o bien pulsar la tecla “F7”. Si quiere
revisar sólo una parte del documento, deberá seleccionarlo previamente.
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Ortografía
Al activar la revisión ésta se inicia y cuando encuentra un posible error
ortográfico, Word muestra un cuadro de diálogo:
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El funcionamiento del corrector se basa en el diccionario que tiene determinado.
Word compara cada una de las palabras del texto con las del diccionario y si
encuentra una diferencia se la muestra. Esto no significa que todas las palabras
que le muestre sean erróneas, sino que es distinta a la del diccionario. Cuanto
más completo sea el diccionario más exacta será la corrección.
El cuadro de diálogo le indica, en la parte superior, el propio nombre del cuadro
de diálogo y el diccionario que está utilizando. En el área “No se encontró” le
muestra una parte del texto que se analiza destacando la palabra errónea en
rojo.
En “Sugerencias” le muestra una lista de palabras que considera que podrían
ser las correctas. Si hace clic en la “correcta” automáticamente se cambia y
sigue el proceso.
En la parte derecha figuran una serie de opciones:
•
Omitir una vez: no realiza ningún cambio, omite este error y sigue el proceso.
Si encuentra de nuevo la misma palabra volverá a mostrarla como un error.
•
Omitir todas: no realiza ningún cambio, omite este error y sigue el proceso.
Si encuentra de nuevo la misma palabra no se detendrá y la dará por
correcta, ya que le ha dicho que omita todas las que sean igual.
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Agregar al diccionario: agregará la palabra marcada como errónea al
diccionario. A partir de este momento formará parte del diccionario y
por tanto será correcta.
•
Cambiar: cambia la palabra errónea por la seleccionada en las
sugerencias.
•
Cambiar todas: cambia la palabra errónea por la seleccionada en las
sugerencias. A partir de ahora todas las palabras igual a la errónea
las cambiará automáticamente por la seleccionada sin mostrar ningún
error.
•
Autocorrección: se añadirá la palabra errónea y su corrección a la
lista de autocorrección. A partir de este momento, cuando escriba la
palabra errónea, Word la cambiará automáticamente.
ortografía y gramática
•
Los botones de la parte inferior permiten cambiar la actuación del
corrector.
Idioma del diccionario: seleccionará el diccionario a utilizar.
•
Revisar gramática: si activa la casilla, además de la corrección
ortográfica, realizará la corrección gramatical.
•
Opciones: se abrirá el configurador del corrector ortográfico.
•
Deshacer: deshace las correcciones más recientes.
•
Cancelar: cierra la ventana.
Gramática
Así como el corrector ortográfico revisa solamente los errores de ortografía
en las palabras, el corrector gramatical vigila el cumplimiento de las reglas
gramaticales. Ha de ser consciente de que a pesar de ser un sistema muy
bueno, no es infalible. Habrá casos que detectará algo como un error y
analizándolo verá que es correcto.
Cuando detecte un error mostrará la siguiente ventana:
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•
Como puede ver, el cuadro de diálogo es muy parecido al anterior, sigue el
mismo esquema y los botones con actuación similar.
•
Omitir una vez: omite el error gramatical encontrado.
•
Omitir regla: no realiza ningún cambio y continúa la revisión.
•
Oración siguiente: con este botón se aceptan los cambios hechos
manualmente y sigue la revisión.
•
Cambiar: se sustituyen la selección actual por la mostrada en el cuadro de
sugerencias.
•
Explicar: le da información del error gramatical.
8.2 Opciones del panel
Uno de los apartados configurables en las opciones de Word es el relativo
a la Revisión gramatical y ortográfica. Accederá a través del botón de office,
“opciones de Word”, “Revisión”. También accederá desde el cuadro de diálogo
de ortografía con el botón “Opciones”. Se le abrirá el siguiente cuadro de
diálogo:
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El nombre de cada una de las opciones es bastante descriptivo por sí sólo:
•
Omitir palabras que contienen números: omite del análisis las palabras
que contienen números.
•
Omitir archivos y direcciones de Internet: omite del análisis las
direcciones de Internet, direcciones de correo electrónico y archivos.
•
Marcar palabras repetidas: marca la repetición seguida de una palabra.
•
Permitir mayúsculas acentuadas en francés: con esta opción marcada,
al escribir una palabra francesa acentuada en mayúsculas y sin el
acento, nos indicará un fallo ortográfico.
•
Sólo del diccionario principal: las palabras sugeridas son exclusivamente
del diccionario principal.
•
Diccionario personalizado: muestra los diccionarios personalizados
que estén activos. El diccionario personalizado es una lista de palabras
que ha introducido.
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Omitir palabras en mayúsculas: omite del análisis las palabras escritas en
mayúsculas.
•
Revisar ortografía mientras escribe: con esta opción activada, Word marca
los errores en rojo a la vez que va escribiendo. Si sitúa el cursor encima de
la palabra marcada en rojo y pulsa el botón derecho del ratón, aparecerá
un menú contextual con las palabras sugeridas.
•
Utilizar ortografía contextual: presenta las sugerencias de ortografía al abrir
el menú contextual encima de la palabra errónea.
•
Marcar errores gramaticales mientras escribe: Word irá revisando la
gramática mientras esté escribiendo. Si encuentra un error, lo marcará con
una línea ondulada verde.
•
Revisar gramática con ortografía: si no está activada, sólo se revisará la
ortografía.
•
Estadísticas de legibilidad: al finalizar una revisión gramatical u ortográfica,
le mostrará un cuadro de diálogo con la estadística de legibilidad.
•
Estilo de escritura: según el tipo de documento que redacte, escogerá del
desplegable si quiere corregir solo la gramática o además el estilo.
•
Configuración: personalizará el estilo de escritura y las reglas gramaticales.
•
Volver a revisar el documento: se revisa de nuevo el documento con los
cambios que haya introducido.
•
Ocultar errores de ortografía en este documento: en el documento que
indique ocultará la marca roja en los errores ortográficos.
•
Ocultar errores gramaticales en este documento: no se mostrarán los
errores gramaticales.
8.3 Autocorrección
La Autocorrección es una función realmente útil, ya que al mismo tiempo que
va escribiendo se van corrigiendo los errores.
Uno de los más frecuentes es iniciar una frase con la primera letra en
minúsculas; automáticamente Word la cambia a mayúsculas. Esto que es una
ventaja útil, se puede convertir en algo pesado cuando escribe una palabra y
constantemente se la cambia. Afortunadamente esto se puede ajustar.
Al hacer una corrección automática, si sitúa el cursor encima de la corrección,
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aparecerá un botón con un rayo dibujado. Es una lista desplegable que le
ofrecerá opciones relacionadas con la corrección, así como la posibilidad
de deshacerla.
Accederá a las opciones de autocorrección en este desplegable pulsando
“Controlar opciones de Autocorrección”. También accederá a través del
botón de Office / Opciones de Word / Revisión. Se le abrirá el siguiente
cuadro de diálogo:
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Verá que las opciones de autocorrección son lo suficiente descriptivas por su
nombre. En la zona inferior podrá introducir palabras para ser reemplazadas
por otras. Escribirá las palabras en los cuadros “Reemplazar” y “Con”, y luego
pulsará “Agregar”. En caso de querer eliminar alguna de ellas, la seleccionará
y pulsará en “Eliminar”.
Podrá definir algunas excepciones mediante el botón Excepciones. Al pulsarlo,
se abrirá un nuevo cuadro de diálogo como el siguiente:
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Observará que dispone de tres pestañas:
2. Mayúscula Inicial: aquí colocará las palabras que hacen un uso no
habitual de las mayúsculas.
3. Otras correcciones: otros elementos adicionales como nombres,
ubicaciones, peculiaridades del lenguaje técnico o del trabajo.
8.4 Sinónimos
Un sinónimo es una palabra con significado equivalente a otra. Es
especialmente útil cuando redacte un texto y no quiera repetir palabras.
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1. Letra Inicial: controla las abreviaturas y las letras que le siguen.
Dispone de tres vías para encontrar el sinónimo. Sólo tiene que situar el cursor
encima de la palabra y:
•
Pulsar las teclas “Mayús+F7”.
•
Seleccionar el botón “Sinónimos” en el grupo Revisión de la ficha Revisar.
•
Pulsar el botón derecho del mouse y escoger directamente del menú
contextual.
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Word le permite introducir caracteres especiales y símbolos en sus
documentos, que no aparecen en el teclado.
Cuando tenga la necesidad de introducir un carácter especial o símbolo
deberá recurrir a la opción “Símbolo” del grupo Símbolos en la ficha Insertar.
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8.5 Insertar caracteres especiales y símbolos
Pulsando en “Símbolo” se abrirá una listado con los caracteres especiales
más utilizados. Si el que quiere no está entre los mostrados, pulsará “Más
símbolos” y entonces le aparecerá el cuadro de diálogo Símbolo.
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El cuadro de diálogo que se abre, sirve tanto para símbolos como para
caracteres especiales.
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Símbolos
En la ventana Símbolos y en la pestaña Símbolos se muestran los caracteres
que se pueden insertar con el texto. Mediante el desplegable Fuentes podrá
escoger el tipo de letra, pero debe tener en cuenta que en cada selección
de tipografía pueden cambiar el subconjunto de caracteres, cambiando
consecuentemente los caracteres mostrados.
Para insertar uno de los símbolos en el texto deberá seleccionarlo con el cursor
del ratón y pulsar el botón “Insertar”.
Otro botón de utilidad es el botón Teclas. Permite asignar una combinación de
teclas para reproducir el símbolo especificado. Es especialmente útil cuando
tenga que insertar reiteradamente el mismo símbolo.
Caracteres especiales
En la pestaña Caracteres especiales aparecerá una lista con los caracteres
especiales más usados.
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8.6 Otras características de Word
Word define una serie de características propias de cada documento,
proporcionando una información que puede ser útil posteriormente.
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Propiedades del Documento
Para acceder a ellas se dirigirá al menú “Inicio” de Office, seleccionará “Preparar”
y escogerá la opción “Propiedades”. Se abrirá una cinta con información del
documento, pulsará “Propiedades del documento” y “Propiedades avanzadas”.
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General
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Se abrirá una nueva ventana con las propiedades del documento.
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La información general que muestra le permitirá saber el tipo de fichero, la
ubicación en el disco y el tamaño. Asimismo, le mostrará la fecha en que
fue creado, modificado y accedido por última vez.
También le mostrará los siguientes atributos:
Sólo lectura: sólo se puede leer y no se puede modificar.
Modificado: muestra si ha sido modificado.
Oculto: con la casilla activada no será visto en el explorador de
archivos.
Sistema: es un fichero peligroso de modificar o borrar ya que el
sistema dejaría de funcionar correctamente.
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Resumen
La información que se muestra es la referente al documento.
Título: muestra el título del documento que puede ser distinto al nombre
del archivo.
Asunto: descripción del tema.
Autor: aparece por defecto el nombre con el que se ha registrado Word.
Administrador: con esta opción podrá agrupar archivos que tengan el
mismo administrador.
Organización: aparece por defecto el nombre de la organización con el
que se ha registrado Word.
Categoría: se puede establecer la categoría del documento (trabajo,
estudio, personal, etc.).
Palabras Clave: palabras clave por las que se puede buscar rápidamente
el documento.
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Base del hipervínculo: establece la dirección básica de los
hipervínculos del documento.
Estadísticas
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Comentarios: comentario sobre el contenido del documento.
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Esta ventana recoge información diversa del documento.
En la parte superior muestra diversas fechas: la de creación, la de
modificación y la del último acceso. En la parte central muestra el nombre
de la persona que guardó el documento, el número de revisión y el tiempo
de edición desde que se creó.
En la parte inferior muestra una lista de estadísticas como número de
páginas, de párrafos, de líneas, etc.
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Contenido
Muestra el contenido del documento.
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Para añadir nuevas propiedades deberá seguir los siguientes pasos:
En el cuadro de texto “Nombre” escribirá o seleccionará de la lista el nombre
de la propiedad que quiera añadir. Escogerá un dato de entre los posibles.
Especificará el valor de la propiedad. Pulsará “Agregar” y todos los valores
introducidos pasarán al cuadro de texto “Propiedades”.
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Las propiedades mostradas hasta ahora han sido las estándar
proporcionadas por Windows. En esta pestaña de propiedades se permite
personalizar con algunos datos que considere de interés.
Si quiere borrar una propiedad seleccionará de la lista “Propiedades” la
que desee eliminar. Pulsará el botón “Eliminar”.
Texto Oculto y caracteres no imprimibles
Si tiene activada esta opción, verá que se cambian los espacios en blanco
por puntos, el retorno de carro en el símbolo Pi y los tabuladores en flechas.
Para desactivar la opción de “Mostrar todo”, deberá volver a pulsar el botón
“Mostrar todo”.
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Al crear un documento de Word se van insertando unos caracteres que por
defecto no ve y que sirven para dar formato al texto. Si quiere ver estos
elementos seleccionará el botón “Mostrar todo”
en el grupo Párrafo
de la ficha Inicio.
8.7 Plantillas
Una Plantilla es un documento con una serie de parámetros definidos
(formato, estilo, macros, configuraciones, etc.), que se toma como base
para la confección de nuevos documentos.
Todos los documentos de Word están basados en una plantilla, que por
defecto es la plantilla “Normal”. Word dispone de plantillas instaladas en
el programa y otras disponibles para su descarga desde Microsoft Office
Online. Se pueden crear nuevas plantillas, modificar las existentes y
guardarlas para su posterior uso.
Abrir plantillas
Sin darse cuenta, cada vez que crea un nuevo documento, está abriendo
una plantilla. Clique en el botón de Office y seleccione “Nuevo”. Se le
abrirá el cuadro de diálogo de Plantillas.
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Para abrir una plantilla, la seleccionará y pulsará el botón “Crear”. Una vez
creado el documento basado en la plantilla seleccionada, podrá modificar
cualquier configuración.
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Observe que en la izquierda de la ventana indica la fuente donde están las
plantillas: si son plantillas instaladas o plantillas de Office Online. En el centro
se selecciona la plantilla y en la derecha se muestra una vista preliminar de la
plantilla.
Crear Plantillas
Para crear una nueva plantilla siempre será más interesante crearla a partir de
una plantilla existente que empezar desde cero.
Para ello, debe partir del botón de Office>Nuevo>Seleccionar mis plantillas…
y en el cuadro de diálogo Nueva>Seleccione Documento en blanco>Crear
nuevo>Seleccione Plantilla. Por último, clicará en “Aceptar”.
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Se habrá creado una nueva plantilla. Observe que la ventana de edición es
la misma como si de un documento se tratara, la única diferencia es que
en la barra del título se muestra como “Plantilla1” (el número variará en
función de las plantillas que se abran):
Ahora es el momento de ajustar la plantilla a sus necesidades. Defina el
texto, fuentes, tamaño, etc. El objetivo de crear una plantilla es que le ahorre
trabajo. Una vez terminada, la guardará y al ser plantilla siempre estará
disponible para abrir como documento, escribir lo necesario y guardarlo ya
con el nombre del documento.
Guardar Plantillas
Para guardar una plantilla deberá proceder igual que si de un documento
se tratara, ya que en realidad estará manejando un documento de texto
pero se guardará con formato .dotx.
Para guardar, clicará en el icono “Guardar” de la barra de herramientas de
acceso rápido o bien en el botón de Office seleccionando “Guardar como” y
“Plantilla de Word”. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar cómo pero con
el tipo de archivo a guardar ya seleccionado, el de plantilla, y la ruta donde
guardar el archivo también definida. Sólo bastará en darle un nombre que
la identifique y clicar en “Guardar”.
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Una vez guardada la podrá usar para otros documentos y la podrá encontrar
en Mis plantillas dentro del cuadro de diálogo Plantillas.
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Recordatorio
!
lección 8
!
•
Word incorpora herramientas de corrección ortográfica y
gramatical, que además de detectar sus errores ortográficos,
también detecta los errores producidos al teclear.
!
•
El funcionamiento del corrector se basa en el diccionario
que tiene determinado. Word compara cada una de las
palabras del texto con las del diccionario y si encuentra una
diferencia, se la muestra.
!
•
Así como el corrector ortográfico revisa solamente los
errores de ortografía en las palabras, el corrector gramatical
vigila el cumplimiento de las reglas gramaticales.
!
•
Para omitir archivos y direcciones de Internet en el corrector
deberá dirigirse a “Opciones de Word”, “Revisión”.
!
•
Si quiere que se vayan corrigiendo los errores ortográficos
y gramaticales al mismo tiempo que va escribiendo, utilizará
la opción de la “Autocorrección”.
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!• Dispone
de
tres
vías
para
encontrar
sinónimos en una palabra: pulsando las
teclas “Mayús+F7”, seleccionando el botón
“Sinónimos” en el grupo Revisión de la ficha
Revisar, o pulsando el botón derecho del
mouse y escogiendo directamente del menú
contextual.
!• Si quiere introducir un carácter especial o
símbolo, recurrirá a la opción “Símbolo” del
grupo Símbolos en la ficha Insertar.
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