Procedimiento Revisión por la Dirección

Procedimiento Revisión por la
Dirección
PROC-RD-04
Procedimiento de Revisión por la Dirección
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Procedimiento de Revisión por la Dirección
1. Objetivo
El objetivo del presente documento es establecer la metodología para describir el proceso
de revisión del Sistema de Gestión de Calidad, establecido en el alcance, por parte de la
Dirección de la CMLP, para la asignación de recursos, evaluación de los resultados y
aseguramiento de la eficiencia y mejora.
2. Alcances
Este procedimiento se aplica a la asignación de recursos para el funcionamiento del Sistema
de Gestión de Calidad, y a las revisiones de los siguientes puntos por parte de la Dirección
de la CMLP:
-
Resultados de Auditorías
Retroalimentación del Cliente
Desempeño de los procesos y conformidad del producto
Estado de las acciones Correctivas y Preventivas
Acciones de seguimiento de revisiones de la Dirección previas, y
Recomendaciones para la mejora
3. Términos y Definiciones
Concepto
Definición
SG
Secretario General
RD
Revisión por la Dirección al Sistema de Gestión de Calidad
SGC
Sistema de Gestión de Calidad
RDSGC
Representante de la Dirección del SGC
RP
Responsable de Proceso
DP
Dueño de proceso
Matriz de Control
de Revisiones por la
Dirección
Herramienta que utiliza el Comité de la calidad para evaluar el
desempeño de los indicadores de gestión de cada uno de sus
procesos. Esta Matriz incluye el listado de los indicadores,
señalando si estos están dentro o fuera de los parámetros
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establecidos, activándose la necesidad de mejora del proceso que
presenta deficiencias. Igualmente, esta matriz contiene los
objetivos estratégicos.
4. Funciones y Responsabilidades
Secretario General (SG)

Líder del SGC

Designa al Representante de la Dirección.

Establecer las metas del Sistema de Gestión de calidad anuales.

Entregar los recursos necesarios para la realización de las actividades propias del
SGC.

Fija la periodicidad y las fechas de las reuniones a objeto de revisar el Sistema de
Gestión de la Calidad de la Corporación Municipal de Lo Prado, debiendo quedar
registro de los temas tratados y las acciones acordadas mediante acta.

Establece los lineamientos del SGC, a través de las definiciones de Política y
Objetivos de la Calidad;

Revisa periódicamente el SGC; y tomar las acciones necesarias para asegurar la
eficacia y eficiencia del SGC.

Designa los integrantes del comité
Representante de la dirección (RDSGC):

Corresponde al Director de Administración y Finanzas

Recolectar la información necesaria de todo el Sistema de Gestión de Calidad para
revisar su comportamiento.

Asegurar de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios
para el SGC.

Informar al Secretario General
necesidad de mejora.

Asegurar la promoción de la toma de conciencia de los requisitos del cliente en
todos los niveles del Servicio.
sobre el desempeño del SGC y de cualquier
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
Apoyar al Líder del Equipo de la Calidad, y en su ausencia, representarlo.

Representar al Líder del Equipo, cuando éste último así lo establezca, ante
organismos externos sobre asuntos relacionados con el SGC.

Constituirse como contraparte del proyecto ante la empresa consultora contratada
Comité de la Calidad

Revisa en conjunto con el SG, el nivel de avance de los indicadores del SGC y
propone acciones de mejoras al SGC.

Es el responsable de apoyar a la Corporación Municipal de Lo Prado en la toma de
decisiones para asegurar la implementación, funcionamiento, mantención y mejora
del SGC en el Servicio y, en general, en todas aquellas funciones orientadas a la
implementación de los requisitos de la norma ISO 9001.
Responsable del Proceso:
Corresponden a los/as integrantes de la organización, que son responsables por la correcta
ejecución de sus actividades y cumplimiento de obligaciones, referidas a:

Supervisar el correcto funcionamiento del o los procesos a él/ella asignados,
dentro del alcance del SGC;

Capacitar y comunicar a los dueños del proceso sobre las actividades, documentos
y procedimientos relacionados;

Comunicar oportunamente al Representante de la Dirección sobre las desviaciones
o no conformidades detectadas en la operación, indicando los problemas y
proponiendo soluciones;

Determinar las acciones preventivas y correctivas,
implementación, llevando su respectivo registro;

Proponer acciones de mejoramiento continuo al proceso al representante de la
dirección,

Reunirse con los Dueños del proceso para verificar su aplicación y correcto
funcionamiento;

Monitorear los indicadores de gestión para evaluar periódicamente el
funcionamiento del proceso; y

Apoyar la ejecución de las auditorías realizadas al proceso, internas y externas.
monitoreando
su
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Dueños de Proceso
Corresponden a los/as integrantes de la organización, que llevan a cabo la ejecución de sus
actividades y el cumplimiento de obligaciones, referidas a:

Conocer a cabalidad sus procesos (insumos, proveedores, actividades, recursos,
resultados y clientes internos o externos);

Registrar, llevar planillas de seguimiento e informa indicadores a los responsables
del proceso.

Proponer acciones de mejoramiento continuo al responsable del proceso;

Apoyar la ejecución de las auditorías realizadas al proceso, internas y externas.
5. Diagrama de Flujo de Proceso
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Continuación:
6. Descripción de las actividades del Proceso
Etapa
Descripción
Evidencia
1
Planificación de la Revisión de la Dirección: en el último trimestre de cada año, el
responsable del sistema propone al Secretario General una planificación de revisión
anual del Sistema de Gestión de Calidad, de ser necesario se realizarán revisiones
extraordinarias ajustándose el plan anual. Las revisiones de la dirección se realizan
tres veces al año, indicándose los temas a tratar en cada una de las actas de
revisión.
Plan Anual de
Revisión por la
Dirección año
siguiente
2
Recolección de la información del Sistema de Gestión de Calidad: el Responsable
del Sistema es el encargado de recolectar la información de entrada para la Revisión
por la Dirección para que el equipo de calidad en conjunto con el Secretario General
inicie la revisión de cada uno de ellos.
Informes de
los
Responsables
de procesos y
del SGC.
Cada dueño de proceso genera un informe según el formato vigente establecido en
el anexo del procedimiento, indicando: Resultados de Indicadores de Gestión,
Análisis de los resultados de los indicadores de
gestión. Acciones
correctivas/preventivas generadas durante el periodo; así como el estado de estas
y, servicios no conformes del periodo.
Matriz de
El responsable del SGC actualiza la Matriz de Control de Revisión de la Dirección, Control de
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dicha información queda a disposición del Representante de la Dirección y del Revisión de la
Secretario General para su consulta.
Dirección
3
Revisión del nivel de avance del SGC: el Secretario General en conjunto con el
comité de calidad es el responsable de revisar el nivel de alcance obtenido por el
SGC, para ello toma en cuenta, los resultados de auditorías, la retroalimentación del
cliente, el desempeño de los procesos y conformidad del producto, el estado de las
acciones correctivas y preventivas, las acciones de seguimiento de revisiones por la
dirección previas, los cambios que podrían afectar el sistema de gestión de la
calidad y las recomendaciones para la mejora del periodo en análisis .
4
Realización de la Revisión por la Dirección: el Secretario General en conjunto con
Comité de Calidad analizarán los niveles de cumplimiento de los resultados
esperado del SGC, de manera de tomar decisiones y acciones relacionadas con la
mejora de la eficacia del sistema de gestión de calidad y sus procesos, la mejora del
producto en relación con los requisitos del cliente, y las necesidades de recursos.
5
Generación de acta de mejoramiento (si corresponde). En caso que los indicadores Acta
de
o compromisos de la revisión por la dirección no se cumplan, el comité emite un
mejoramiento (
acta de mejoramiento; la cual se trata de acuerdo al procedimiento accione
si corresponde)
correctivas y preventivas. Dependiendo de las No conformidades detectadas se
deben asignar los recursos necesarios para implementar la acción.
6
Conclusiones de la Revisión por la Dirección: La revisión realizada como los
acuerdos quedará registrada en el Acta de Reunión de Revisión por la Dirección que
será elaborada por el responsable del SGC validada y firmada por el Secretario
General y el Comité de Calidad.
El acta de revisión por la dirección, incluye los compromisos adquiridos, las
necesidades de mejora de la eficacia del SGC, la mejora del producto en relación a
los requisitos del cliente, y las necesidades de mejora.
Acta
de
Reunión
de
Revisión por la
Dirección
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7. Control de registros
Almacenamiento
Identificación
Lugar
/responsables
Plan Anual de
Of. de RSGC/
Revisión por la
Computador del
Dirección
Responsable del
Medio de
Soporte
Físico y
electrónico
SGC
Of. de RSGC/
Acta de
Computador del
Reunión
Responsable del
Revisión por la
SGC
Dirección
Informe de
Dueños de
Proceso
Of. de RP/
Responsable del
Proceso
Físico y
electrónico
Físico y
electrónico
Protección
Recuperación
Ruta
Computador
de secretario
general/escrit
orio/Corporac
Respaldo
ión/
computación
cada 15 días obligatorios/p
lan de
revisión/ Por
fecha
Ruta
Computador
de secretario
general/escrit
Respaldo
orio/Corporac
computacion
ión/
al cada 15
obligatorios/a
días
cta de
revisión/ Por
fecha
Ruta
Computador
de
secretario
Respaldo
computacion general/escrit
orio/Corporac
al cada 15
ión/
días
obligatorios/i
nforme
dueños de
Tiempo de
Retención
Disposición
Anual
Carpeta
digital
Obsoletos
del SGC
Anual
Carpeta
digital
Obsoletos
del SGC
Bianual
Carpeta
digital
Obsoletos
del SGC
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procesos/ Por
fecha
Matriz de
Control de
Revisión de la
Dirección
Of. de RSGC/
Computador del
Responsable del
SGC
Físico y
electrónico
Ruta
Computador
de secretario
general/escrit
Respaldo
orio/Corporac
computacion
ión/
al cada 15
obligatorios/
días
MC
revisión/por
nombre
Permanente
No aplica
8. Indicadores de Cumplimiento
DESCRIPCIÓN
INDICADORES:
FORMULA DE
CALCULO
Este proceso no cuenta con
indicadores de gestión
N/A
META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO
N/A
N/A
N/A
9. Referencia
Ref.1: PROC-AI-01 Auditoría Interna.
Ref. 3: PROC-PNC-01 Producto No Conforme.
Ref. 4: PROC.ACP-01 Acciones Correctivas y Acciones Preventivas
Ref. 5: Objetivos del SGC y sus indicadores.
Ref. 6: Procedimientos Organizacionales o de bienes y servicios
N/A
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10. Anexos
Anexo 1: Plan Anual de Revisión por la Dirección
Anexo 2: Acta de Reunión Revisión por la Dirección
Anexo 3: Informe de Dueños de Proceso
Anexo 4: Matriz de Control de Revisión de la Dirección
11. Aprobación y Control de los Cambios
Fecha
Modificaciones
15.10.2012
Firmas de
responsables.
Versión
Responsable
Fecha de
aprobación de
la
modificaciones
Responsable del
proceso
15.10.2012
Responsable
Fecha de la
implementación
de la
modificación
Responsable
Secretario
General
15.10.2012
Representante
de la Dirección
los
Fecha
Principales Puntos Modificados
00
02.11.2011
Versión Inicial
04
23.01.2012
- Términos y Definiciones
-Funciones y Responsabilidades
- Registro de Modificaciones
-Referencia y Anexo
Resumen de Modificaciones
-- Se modifica la sigla RV por RD.
- Se agregan las funciones y
responsabilidades del Comité de
Calidad.
- En Registro de Modificaciones, se
incorpora
tabla
para
la
identificación de los cambios en los
documentos que cambian de
versión.
- Se actualiza nombre de los
registros
- En responsables se elimina el
nombre y se deja estandarizado, en
función del cargo.
- Se actualizan las referencias
incorporando el Procedimiento de
Procedimiento de Revisión por la Dirección
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05
15.10.2012
.
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Acciones Correctivas y Acciones
Preventivas.
Revisión y actualización completa - Modificación del Objetivo
del Procedimiento
- Modificación del alcance
- Complementación de los términos
y definiciones
- Actualización de funciones y
responsabilidades
- Revisión y actualización del
diagrama de flujo
- Modificación de la descripción del
proceso
- Incorporación de registros y
precisión del almacenamiento
- Actualización de Indicadores del
Proceso
- Modificación de las referencias
- Modificación de anexos.
- Modificación de Formatos de
registros