Procedimiento Revisión por la Dirección PROC-RD-04 Procedimiento de Revisión por la Dirección Código :PROC-RD-04 Versión formato: 01 Vigencia documento: 15/10/2012 Página 2 de 12 Procedimiento de Revisión por la Dirección 1. Objetivo El objetivo del presente documento es establecer la metodología para describir el proceso de revisión del Sistema de Gestión de Calidad, establecido en el alcance, por parte de la Dirección de la CMLP, para la asignación de recursos, evaluación de los resultados y aseguramiento de la eficiencia y mejora. 2. Alcances Este procedimiento se aplica a la asignación de recursos para el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad, y a las revisiones de los siguientes puntos por parte de la Dirección de la CMLP: - Resultados de Auditorías Retroalimentación del Cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto Estado de las acciones Correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones de la Dirección previas, y Recomendaciones para la mejora 3. Términos y Definiciones Concepto Definición SG Secretario General RD Revisión por la Dirección al Sistema de Gestión de Calidad SGC Sistema de Gestión de Calidad RDSGC Representante de la Dirección del SGC RP Responsable de Proceso DP Dueño de proceso Matriz de Control de Revisiones por la Dirección Herramienta que utiliza el Comité de la calidad para evaluar el desempeño de los indicadores de gestión de cada uno de sus procesos. Esta Matriz incluye el listado de los indicadores, señalando si estos están dentro o fuera de los parámetros Procedimiento de Revisión por la Dirección Código :PROC-RD-04 Versión formato: 01 Vigencia documento: 15/10/2012 Página 3 de 12 establecidos, activándose la necesidad de mejora del proceso que presenta deficiencias. Igualmente, esta matriz contiene los objetivos estratégicos. 4. Funciones y Responsabilidades Secretario General (SG) Líder del SGC Designa al Representante de la Dirección. Establecer las metas del Sistema de Gestión de calidad anuales. Entregar los recursos necesarios para la realización de las actividades propias del SGC. Fija la periodicidad y las fechas de las reuniones a objeto de revisar el Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación Municipal de Lo Prado, debiendo quedar registro de los temas tratados y las acciones acordadas mediante acta. Establece los lineamientos del SGC, a través de las definiciones de Política y Objetivos de la Calidad; Revisa periódicamente el SGC; y tomar las acciones necesarias para asegurar la eficacia y eficiencia del SGC. Designa los integrantes del comité Representante de la dirección (RDSGC): Corresponde al Director de Administración y Finanzas Recolectar la información necesaria de todo el Sistema de Gestión de Calidad para revisar su comportamiento. Asegurar de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGC. Informar al Secretario General necesidad de mejora. Asegurar la promoción de la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles del Servicio. sobre el desempeño del SGC y de cualquier Procedimiento de Revisión por la Dirección Código :PROC-RD-04 Versión formato: 01 Vigencia documento: 15/10/2012 Página 4 de 12 Apoyar al Líder del Equipo de la Calidad, y en su ausencia, representarlo. Representar al Líder del Equipo, cuando éste último así lo establezca, ante organismos externos sobre asuntos relacionados con el SGC. Constituirse como contraparte del proyecto ante la empresa consultora contratada Comité de la Calidad Revisa en conjunto con el SG, el nivel de avance de los indicadores del SGC y propone acciones de mejoras al SGC. Es el responsable de apoyar a la Corporación Municipal de Lo Prado en la toma de decisiones para asegurar la implementación, funcionamiento, mantención y mejora del SGC en el Servicio y, en general, en todas aquellas funciones orientadas a la implementación de los requisitos de la norma ISO 9001. Responsable del Proceso: Corresponden a los/as integrantes de la organización, que son responsables por la correcta ejecución de sus actividades y cumplimiento de obligaciones, referidas a: Supervisar el correcto funcionamiento del o los procesos a él/ella asignados, dentro del alcance del SGC; Capacitar y comunicar a los dueños del proceso sobre las actividades, documentos y procedimientos relacionados; Comunicar oportunamente al Representante de la Dirección sobre las desviaciones o no conformidades detectadas en la operación, indicando los problemas y proponiendo soluciones; Determinar las acciones preventivas y correctivas, implementación, llevando su respectivo registro; Proponer acciones de mejoramiento continuo al proceso al representante de la dirección, Reunirse con los Dueños del proceso para verificar su aplicación y correcto funcionamiento; Monitorear los indicadores de gestión para evaluar periódicamente el funcionamiento del proceso; y Apoyar la ejecución de las auditorías realizadas al proceso, internas y externas. monitoreando su Procedimiento de Revisión por la Dirección Código :PROC-RD-04 Versión formato: 01 Vigencia documento: 15/10/2012 Página 5 de 12 Dueños de Proceso Corresponden a los/as integrantes de la organización, que llevan a cabo la ejecución de sus actividades y el cumplimiento de obligaciones, referidas a: Conocer a cabalidad sus procesos (insumos, proveedores, actividades, recursos, resultados y clientes internos o externos); Registrar, llevar planillas de seguimiento e informa indicadores a los responsables del proceso. Proponer acciones de mejoramiento continuo al responsable del proceso; Apoyar la ejecución de las auditorías realizadas al proceso, internas y externas. 5. Diagrama de Flujo de Proceso Procedimiento de Revisión por la Dirección Código :PROC-RD-04 Versión formato: 01 Vigencia documento: 15/10/2012 Página 6 de 12 Procedimiento de Revisión por la Dirección Código :PROC-RD-04 Versión formato: 01 Vigencia documento: 15/10/2012 Página 7 de 12 Continuación: 6. Descripción de las actividades del Proceso Etapa Descripción Evidencia 1 Planificación de la Revisión de la Dirección: en el último trimestre de cada año, el responsable del sistema propone al Secretario General una planificación de revisión anual del Sistema de Gestión de Calidad, de ser necesario se realizarán revisiones extraordinarias ajustándose el plan anual. Las revisiones de la dirección se realizan tres veces al año, indicándose los temas a tratar en cada una de las actas de revisión. Plan Anual de Revisión por la Dirección año siguiente 2 Recolección de la información del Sistema de Gestión de Calidad: el Responsable del Sistema es el encargado de recolectar la información de entrada para la Revisión por la Dirección para que el equipo de calidad en conjunto con el Secretario General inicie la revisión de cada uno de ellos. Informes de los Responsables de procesos y del SGC. Cada dueño de proceso genera un informe según el formato vigente establecido en el anexo del procedimiento, indicando: Resultados de Indicadores de Gestión, Análisis de los resultados de los indicadores de gestión. Acciones correctivas/preventivas generadas durante el periodo; así como el estado de estas y, servicios no conformes del periodo. Matriz de El responsable del SGC actualiza la Matriz de Control de Revisión de la Dirección, Control de Procedimiento de Revisión por la Dirección Código :PROC-RD-04 Versión formato: 01 Vigencia documento: 15/10/2012 Página 8 de 12 dicha información queda a disposición del Representante de la Dirección y del Revisión de la Secretario General para su consulta. Dirección 3 Revisión del nivel de avance del SGC: el Secretario General en conjunto con el comité de calidad es el responsable de revisar el nivel de alcance obtenido por el SGC, para ello toma en cuenta, los resultados de auditorías, la retroalimentación del cliente, el desempeño de los procesos y conformidad del producto, el estado de las acciones correctivas y preventivas, las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, los cambios que podrían afectar el sistema de gestión de la calidad y las recomendaciones para la mejora del periodo en análisis . 4 Realización de la Revisión por la Dirección: el Secretario General en conjunto con Comité de Calidad analizarán los niveles de cumplimiento de los resultados esperado del SGC, de manera de tomar decisiones y acciones relacionadas con la mejora de la eficacia del sistema de gestión de calidad y sus procesos, la mejora del producto en relación con los requisitos del cliente, y las necesidades de recursos. 5 Generación de acta de mejoramiento (si corresponde). En caso que los indicadores Acta de o compromisos de la revisión por la dirección no se cumplan, el comité emite un mejoramiento ( acta de mejoramiento; la cual se trata de acuerdo al procedimiento accione si corresponde) correctivas y preventivas. Dependiendo de las No conformidades detectadas se deben asignar los recursos necesarios para implementar la acción. 6 Conclusiones de la Revisión por la Dirección: La revisión realizada como los acuerdos quedará registrada en el Acta de Reunión de Revisión por la Dirección que será elaborada por el responsable del SGC validada y firmada por el Secretario General y el Comité de Calidad. El acta de revisión por la dirección, incluye los compromisos adquiridos, las necesidades de mejora de la eficacia del SGC, la mejora del producto en relación a los requisitos del cliente, y las necesidades de mejora. Acta de Reunión de Revisión por la Dirección Procedimiento de Revisión por la Dirección Código :PROC-RD-04 Versión formato: 01 Vigencia documento: 15/10/2012 Página 9 de 12 7. Control de registros Almacenamiento Identificación Lugar /responsables Plan Anual de Of. de RSGC/ Revisión por la Computador del Dirección Responsable del Medio de Soporte Físico y electrónico SGC Of. de RSGC/ Acta de Computador del Reunión Responsable del Revisión por la SGC Dirección Informe de Dueños de Proceso Of. de RP/ Responsable del Proceso Físico y electrónico Físico y electrónico Protección Recuperación Ruta Computador de secretario general/escrit orio/Corporac Respaldo ión/ computación cada 15 días obligatorios/p lan de revisión/ Por fecha Ruta Computador de secretario general/escrit Respaldo orio/Corporac computacion ión/ al cada 15 obligatorios/a días cta de revisión/ Por fecha Ruta Computador de secretario Respaldo computacion general/escrit orio/Corporac al cada 15 ión/ días obligatorios/i nforme dueños de Tiempo de Retención Disposición Anual Carpeta digital Obsoletos del SGC Anual Carpeta digital Obsoletos del SGC Bianual Carpeta digital Obsoletos del SGC Procedimiento de Revisión por la Dirección Código :PROC-RD-04 Versión formato: 01 Página 10 de 12 Vigencia documento: 15/10/2012 procesos/ Por fecha Matriz de Control de Revisión de la Dirección Of. de RSGC/ Computador del Responsable del SGC Físico y electrónico Ruta Computador de secretario general/escrit Respaldo orio/Corporac computacion ión/ al cada 15 obligatorios/ días MC revisión/por nombre Permanente No aplica 8. Indicadores de Cumplimiento DESCRIPCIÓN INDICADORES: FORMULA DE CALCULO Este proceso no cuenta con indicadores de gestión N/A META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO N/A N/A N/A 9. Referencia Ref.1: PROC-AI-01 Auditoría Interna. Ref. 3: PROC-PNC-01 Producto No Conforme. Ref. 4: PROC.ACP-01 Acciones Correctivas y Acciones Preventivas Ref. 5: Objetivos del SGC y sus indicadores. Ref. 6: Procedimientos Organizacionales o de bienes y servicios N/A Procedimiento de Revisión por la Dirección Código :PROC-RD-04 Versión formato: 01 Vigencia documento: 15/10/2012 Página 11 de 12 10. Anexos Anexo 1: Plan Anual de Revisión por la Dirección Anexo 2: Acta de Reunión Revisión por la Dirección Anexo 3: Informe de Dueños de Proceso Anexo 4: Matriz de Control de Revisión de la Dirección 11. Aprobación y Control de los Cambios Fecha Modificaciones 15.10.2012 Firmas de responsables. Versión Responsable Fecha de aprobación de la modificaciones Responsable del proceso 15.10.2012 Responsable Fecha de la implementación de la modificación Responsable Secretario General 15.10.2012 Representante de la Dirección los Fecha Principales Puntos Modificados 00 02.11.2011 Versión Inicial 04 23.01.2012 - Términos y Definiciones -Funciones y Responsabilidades - Registro de Modificaciones -Referencia y Anexo Resumen de Modificaciones -- Se modifica la sigla RV por RD. - Se agregan las funciones y responsabilidades del Comité de Calidad. - En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos que cambian de versión. - Se actualiza nombre de los registros - En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo. - Se actualizan las referencias incorporando el Procedimiento de Procedimiento de Revisión por la Dirección Código :PROC-RD-04 Versión formato: 01 05 15.10.2012 . Vigencia documento: 15/10/2012 Página 12 de 12 Acciones Correctivas y Acciones Preventivas. Revisión y actualización completa - Modificación del Objetivo del Procedimiento - Modificación del alcance - Complementación de los términos y definiciones - Actualización de funciones y responsabilidades - Revisión y actualización del diagrama de flujo - Modificación de la descripción del proceso - Incorporación de registros y precisión del almacenamiento - Actualización de Indicadores del Proceso - Modificación de las referencias - Modificación de anexos. - Modificación de Formatos de registros