Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso

Proceso: Administración de Recursos Financieros
Subproceso: Operación Ingreso-Gasto
Procedimiento: Operación de los Comités Pro-Mejoras de las
Entidades Académicas
(ARF-IG-P-19)
CONTENIDO
Descripción
Políticas
Responsabilidades y Autoridad
para el Desarrollo
Referencias
Formatos y
Anexos
Proceso: Administración de Recursos Financieros
Subproceso: Operación Ingreso-Gasto
Procedimiento: Operación de los Comités Pro-Mejoras de las Entidades Académicas
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I. Descripción
Objetivo
Describir las acciones y actividades que realizan los Comités Pro-Mejoras de las entidades
académicas encaminadas al uso y aplicación de las cuotas aportadas por los alumnos de la
Universidad Veracruzana, para el registro, control y transparencia en el gasto.
Alcance
Este procedimiento es aplicable a todas las entidades académicas que reciban ingresos de cuotas
aportadas por alumnos de la UV.
Definiciones y terminología
Cuota– Es la aportación de los alumnos a la Universidad Veracruzana de carácter estrictamente
voluntario, destinada a mejorar las condiciones de la entidad académica y apoyar sus programas
educativos; y cuya aplicación podrá realizarse exclusivamente en los conceptos señalados en el
Artículo 10 del Reglamento de los Comités Pro-Mejoras de las Entidades Académicas.
Comité Pro-Mejoras – Es el órgano colegiado de opinión, consulta y resolución, encargado de
analizar las necesidades de la entidad académica y priorizar aquellas susceptibles de resolver con
recursos provenientes de las cuotas voluntarias de los alumnos, vigilando posteriormente la
aplicación de esos ingresos para coadyuvar en la búsqueda de la excelencia académica, a través del
apoyo a los programas educativos y del mejoramiento de las condiciones de la planta física
universitaria y su equipamiento.
Junta Académica – Es la máxima autoridad colegiada en las entidades académicas de la Universidad
Veracruzana.
SIIU: Sistema Integral de Información Universitaria.
SAF: Secretaría de Administración y Finanzas
SAFR: Secretaría de Administración y Finanzas Regional
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II.
Políticas
1. Los Directivos de las entidades académicas deberán otorgar apoyo a los Comités ProMejoras para su buen funcionamiento y desarrollo de las prioridades que establezcan.
2. Los Comités Pro-Mejoras deberán promover y fomentar la transparencia y rendición de
cuentas de la gestión de las cuotas.
3. Los Comités Pro-Mejoras deberán garantizar que las actas de solicitud de gastos indiquen los
conceptos programados en el Programa Operativo Anual (POA) de acuerdo a lo señalado en
el artículo 10 del Reglamento de los Comités Pro-Mejoras, la cantidad a solicitar para cada
concepto; así como la justificación correspondiente para el ejercicio del gasto.
III.
Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo
3.1
Integración de Comité Pro-Mejoras
3.2
Funcionamiento del Comité
3.3
Rendición de Cuentas
3.1 Integración del Comité Pro-Mejoras
RESPONSABLE
a) Creación del Comité
Entidad Académica
Director
ACTIVIDAD
1.
Convoca a la comunidad académica y estudiantil para la creación del Comité
Pro-Mejoras.
Junta Académica
2. Elige a los integrantes del Comité Pro-Mejoras.
3. Toma la Protesta del Comité Pro-Mejoras.
4. Firma acta aprobada y envía al Director.
Director
5. Recibe acta aprobada de la Junta Académica con los integrantes del Comité
Pro-Mejoras.
6. Envía copia del Acta de Junta Académica al Secretario de Administración y
Finanzas para su conocimiento; y se queda con otra copia para su registro.
Secretaría de Administración y Finanzas
Secretaría
7. Recibe acta de designación del Comité Pro-Mejoras aprobada por la Junta
Académica para su registro.
b) Renovación de Integrantes
Comité Pro-Mejoras
Presidente
8. Ante la necesidad de renovar a uno o más miembros del Comité Pro-Mejoras,
el Director de la Entidad Académica convoca a Junta Académica para la
elección y nombramiento de los mismos. Regresar al paso 1.
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3.2 Funcionamiento del Comité Pro-Mejoras
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
a) Preparación y Convocatoria
Comité Pro-Mejoras
Presidente
9.
10.
Presidente y Secretario
11.
12.
Secretario
13.
14.
15.
16.
Vocales y/o invitados
17.
Convoca a los integrantes del Comité Pro-Mejoras para iniciar las funciones
del mismo.
Consulta con el Secretario Académico y el Administrador el ingreso por
cuotas.
Elaboran conjuntamente la Convocatoria y propuesta de orden del día de
acuerdo al Reglamento de los Comités Pro-Mejoras (Arts. 23 y 24).
Envían Convocatoria a los integrantes del Comité Pro-Mejoras y a invitados, si
es el caso, para asistir a las sesiones programadas.
Integra la información y prepara la documentación de los asuntos a tratar en
cada una de las reuniones programadas.
Recibe información del Presidente sobre la disponibilidad del ingreso por
cuotas.
Verifica en el SIIU la disponibilidad presupuestal y financiera del ingreso por
cuotas.
Turna a los integrantes del Comité Pro-Mejoras el orden del día con la
documentación correspondiente.
Reciben convocatoria y documentación correspondiente para la celebración
de la sesión.
b) Celebración de sesiones
Comité Pro-Mejora
Presidente
18. Preside la sesión del Comité Pro-Mejoras y realiza la lectura del orden del día,
solicita la firma de la lista de asistencia y confirma quórum para iniciar la
sesión convocada.
19. En caso de no haber quórum, se registra el hecho en el acta del Comité ProMejoras y se vuelve a convocar a nueva sesión. Regresar al paso 11.
Si es la Primera Sesión Ordinaria del Año
Presidente
20. Propone al Comité Pro-Mejoras el calendario anual de sesiones para el
trabajo colaborativo. (Art. 25)
Todos los integrantes
21. Revisan los planes, calendarios, programas e informes anuales.
22. Propone analizar las prioridades de la entidad académica para el ejercicio del
gasto de las cuotas y toma los acuerdos pertinentes con los integrantes del
Comité Pro-Mejoras.
Secretario
23. Elabora con los integrantes del Comité Pro-Mejoras los proyectos a
incorporar en el Programa Operativo Anual (POA).
24. Consulta los lineamientos para la integración de los proyectos a ejercer en el
gasto considerando las necesidades de la entidad académica previstas en el
reglamento.
Los trámites relacionados con la Adquisición de Bienes y Servicios deberán
llevarse a cabo de acuerdo con lo establecido en los procedimientos de la
Dirección de Recursos Materiales y Departamento de Servicios Generales.
Continuar en paso 29.
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En caso de no ser la Primera Sesión Ordinaria del Año
Vocales
25. Proponen al Presidente y al Secretario del Comité Pro-Mejoras las mejoras de
la entidad académica.
Todos los integrantes
26. Revisan el avance y seguimiento de los acuerdos de sesiones anteriores.
27. Revisan y analizan la disponibilidad de los ingresos por cuotas.
28. Analizan las propuestas de mejora de los vocales, así como los proyectos y
programas a considerar de acuerdo a las necesidades de la entidad
académica.
29. Debaten y emiten su voto autorizando o rechazando los proyectos y
programas propuestos en la sesión del Comité.
c) Acuerdos de la Sesión
Comité Pro-Mejoras
Secretario
30. Ingresa al portal desde MiUV y selecciona el “Tile” denominado “Acta de
Comité Pro-Mejoras” donde podrá elaborar el acta correspondiente.
31. Requisita la forma
indicando si se trata del Acta de Sesión
(ordinaria/extraordinaria)
o
Acta
de
solicitud
de
recursos
(ordinaria/extraordinaria).
32. Al finalizar, imprime y recaba las firmas de los integrantes del Comité ProMejoras.
Todos los integrantes
33. Firman el Acta de Comité con los acuerdos finales.
Secretario
Presidente
Todos los integrantes
34. Resguarda el Acta de Comité para llevar a cabo el seguimiento y revisar el
avance y cumplimiento de los acuerdos.
35. Si se trata del Acta de solicitud de recursos
a) Acuerda con el Presidente los trámites para la solicitud de la liberación
del recurso.
b) Envía trámite a la Dirección de Egresos adjuntando copia del Acta de
solicitud de recursos.
36. En caso contrario (si es Acta de sesión)
a) Continuar en el paso 37.
37. Informa a los integrantes del Comité Pro-Mejoras las fechas de entrega de
resultados y demás asuntos a resolver.
38. Reciben información del Presidente para llevar a cabo las actividades que les
permitan cumplir con los compromisos establecidos.
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3.3 Rendición de Cuentas
RESPONSABLE
Comité Pro-Mejoras
Secretario y Vocales
Junta Académica
Presidente
ACTIVIDAD
39. Elaboran semestralmente los Informes sobre el ingreso, destino y aplicación
de las cuotas que el Presidente del Comité presentará a la Junta Académica.
40. Recibe información del Comité Pro-Mejoras, sobre las resoluciones
correspondientes.
41. Revisan y aprueban los resultados según corresponda.
42. Expone ante la Junta Académica el Informe semestral sobre el ingreso,
destino y aplicación de las cuotas con los proyectos autorizados por el Comité
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Pro-Mejoras al finalizar el ciclo escolar para su información.
Entidad Académica
Junta Académica
Comité Pro-Mejoras
Presidente
43. Si existen dudas sobre el Informe del ingreso, destino y aplicación de las
cuotas presentado
a. El Presidente del Comité Pro-Mejoras aclara las dudas
En caso contrario
b. Continúa en el paso 44.
44. Envía por vía electrónica la copia del informe a la Secretaría de
Administración y Finanzas y Secretaría de Administración y Finanzas Regional
que corresponda.
Entidad Académica
Director
45. Envía este informe a la Coordinación Universitaria de Transparencia, Acceso a
la Información, protección de Datos Personales para su publicación en el
portal oficial.
46. Difunde a la comunidad académica y estudiantil el destino y resultados de la
aplicación de las cuotas y las publica en la página oficial de la entidad
académica.
47. Semestralmente entrega a la Secretaría de Administración y Finanzas, los
avances sobre el ingreso, destino y aplicación de las cuotas.
Coordinación Universitaria de Transparencia (CUTAI)
Coordinador
48. Publica informe sobre el ingreso, destino y aplicación de las cuotas del Comité
Pro-Mejoras enviado por el Director de la entidad académica.
Secretaría de Administración y Finanzas y Secretaria de Administración y Finanzas Regional
Secretaria
49. Recibe semestral y anualmente el informe sobre los avances del ingreso,
destino y aplicación de las cuotas, para su registro y control.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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IV.
Referencias
IDENTIFICACIÓN
S/N
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Ley General de Educación
Ley de Educación del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave
Ley Orgánica de la Universidad Veracruzana
Estatuto General de la Universidad Veracruzana
Reglamento de Ingresos – Egresos
Reglamento de los Comités Pro-Mejoras de las Entidades Académicas
Estatuto del Personal Académico
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