Macros - Facultad de Ciencias Agrarias

Manual del Usuario de Microsoft Access
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Tema VII: Macros
VII.1. Creación de una Macro
Las operaciones tradiciones que se pueden realizar las podemos automatizar, de manera
que se mantenga un registro que las contenga y posteriormente hacer referencia a ellas para
que se realicen automáticamente.
Para explicar lo que es una macro, se puede hacer una analogía entre un micrófono y
una cinta, con la computadora y la grabadora de macros. La grabadora de macros funciona de
manera similar a una grabadora de cintas. Una graba lo que la persona dice, otra graba lo que
el usuario hace.
Mediante el uso de macros se puede conseguir que los formularios, informes y los
demás objetos de la base de datos funcionen conjuntamente de forma inteligente. Las macros
son útiles para automatizar tareas rutinarias o repetitivas.
El sistema ofrece una lista de acciones, entre las que se selecciona una o más para crear
una macro. Cuando se ejecute la macro, las acciones se realizarán el mismo orden en que
figuran dentro de la macro, utilizando los objetos o los datos especificados.
Para crear una tabla de macros realice alguna de las siguientes operaciones:
Menú Seleccionar del menú Insertar el comando Marco
Seleccionar el separador Macro y dar un clic en
Al utilizar cualquiera de las dos opciones aparecerá la siguiente caja de diálogo:
La parte superior de la ventana “Macro” se utiliza para agregar acciones. También se
puede escribir un comentario para explicar porque se ha incluido cada acción. La parte
inferior de la ventana se utiliza para explicar los argumentos para cada acción.
VII.2. Agregar Acciones a una Macro
Hay 2 formas de agregar acciones a una macro. En la lista de acciones que figura en la
ventana “Macro” se puede seleccionar las acciones deseadas o bien, en el caso de acciones
habituales asociadas a objetos de la base de datos, puede arrastrar el objeto deseado desde la
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ventana de la base de datos hasta la correspondiente celda de acción de la ventana “Macro”.
Este método de arrastra y colocar agregará la acción y los argumentos apropiados.
VII.3. Establecer Argumentos
La mayoría de las acciones tienen argumentos que proporciona al sistema información
adicional sobre cómo realizar la acción (qué objeto o qué datos debe utilizar, etc,). Por
ejemplo, la acción “AbrirTabla” tiene un argumento “Nombre de la tabla” que define qué
tabla de la base de datos debe abrir.
Algunas acciones con sus argumentos se muestran en la tabla siguiente:
Acciones
Argumentos
CambiarNombre, Cerrar, EliminarObjeto, EnviarObjeto,
Tipo de objeto
IrARegistro, RepintarObjeto, SalidaHacia,SeleccionarObjeto,
TransferirBaseDatos
CopiarObjeto
Tipo de objeto origen
TransferirBaseDatos
Tipo de base de datos
TransferirHojaCalculo
Tipo de hoja de calculo
TransferirTexto
Nombre de especificación
MostrarBarraHerramientas
Nombre barra de herramientas
EnviarObjeto, SalidaHacia
Formato de Salida
EjecutarElementoMenú
Cualquier argumento
VII.4. Condiciones de una Macro
Cada acción puede contar con ciertas condiciones, para determinar si debe ejecutar
determinadas acciones o invocar una macro desde una macro. Por ejemplo, puede establecer
una condición de forma que se realice una determinada acción sólo cuando un campo
contenga algún valor. Las condiciones se encuentran en una columna de la ventana de la
macro. Para controlar la presentación de la columna “Condición” en la ventana “Macro”
realice cualquiera de las siguientes acciones:
Menú Seleccionar del menú Ver el comando Condiciones
Seleccionar el separador Macros y dar clic en
En la columna “Condición”, también se pueden para verificar que los datos hayan sido
introducidos correctamente en un formulario. Las expresiones introducidas en la columna
“Condición” permanecen en efecto al ocultar la columna de la pantalla.
Cada macro puede contar también con un nombre. Esta columna se utiliza cuando vaya
a crear un grupo de macros que contenga dos o más macros, asignar un nombre a cada macro
del grupo y escribir su nombres en la columna “Nombre de macro”.
Para ver esta columna realice cualquiera de las siguientes acciones:
Menú Seleccionar del menú Ver el comando Nombres de macros
Seleccionar el separador Macro y dar clic en
Los “Nombres de macros” permanecen en efecto aunque no esté visible la columna.
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VII.5. Guardar una Macro
Para poder ejecutar una macro, antes debe guardarla. Para esto se debe realizar
cualquiera de las siguientes operaciones:
Menú Seleccionar del menú Archivo el comando Guardar
Hacer un clic en
VII.6. Ejecutar una Macro
Para ejecutar una macro se debe realizar cualquiera de las siguientes opciones:
Menú Seleccionar del menú Ejecutar el comando Inicio
Hacer un clic en
El sistema tiene la opción de ejecutar una macro paso a paso, para revisar sus acciones
de una en una. Para activar o desactivar el recorrido paso a paso realice alguna de las
siguientes operaciones:
Menú Seleccionar del menú Macro el comando Paso a paso
Hacer un clic en
En este momento ya está activado el recorrido paso a paso y permanecerá activado para
todas las macros independientemente del método que utilice para ejecutar la macro. Ejecute
nuevamente alguna de estas acciones para desactivar el recorrido.
Cuando se ejecuta la macro aparece la siguiente caja de diálogo:
Aquí se muestra el “Nombre de la macro” que está recorriendo paso a paso. Se presenta
una “Condición” para esta acción y da como resultado Verdadero o Falso. Si la acción no
tiene ninguna condición asociada, el cuadro “Condición” mostrará Verdadero (sin el signo de
dos puntos). Cuando aparece la caja de diálogo “Macro paso a paso”, “nombre de la acción”
muestra el nombre de la primera acción de la macro. A medida que use el botón “Paso a
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paso”, “Nombre de la acción” mostrará el nombre de cada acción subsiguiente. Los
“Argumentos” aparecen separados por signos de punto y coma (o por el separador de listas
especificado en el “Panel de control” de “Windows”). Si el usuario escribe una expresión en
un argumento, este cuadro mostrará el resultado de evaluar dicha expresión. Existen dos
excepciones: la expresión se muestra sin evaluar si existe una condición para la acción cuyo
resultado sea Falso. Además, una expresión incluida en el argumento “Condición” dónde de
las acciones “Abrir Formulario”, “Abrir Informe” o “Aplicar Filtro” siempre se muestra sin
evaluar. La Ejecución puede “Detenerse” o “Continuar”.
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