denominación o nombre del proceso

CÓDIGO: JU-DJ
GESTIÓN JUDICIAL
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AUTORIDAD DEL PROCESO: Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
VERSIÓN: 9
LIDER DEL PROCESO: Coordinador Grupo de Asuntos Judiciales
MACROPROCESO: Gestión Jurídica
OBJETIVO: Adelantar la representación judicial del DNP y el FNR en liquidación dentro de los procesos en los cuales es parte
ALCANCE: Inicia con la designación del abogado para defender los intereses del DNP o el FNR en liquidación y termina con la revisión de la decisión judicial y con la actualización de la base de datos del
Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, eKOGUI
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
PCC.
SALIDAS.
CLIENTES.
Poder
Abogado OAJ
Verifican si la Entidad debe interponer o contestar una demanda.
Dependencias del
DNP
(Todos los
procesos)
Despacho
Judicial
Jefe de la Oficina
Asesora Jurídica
(OAJ)
Memorando que
informa un
hecho o acto
Oficio con
notificación de
admisión de
demanda o
acción y anexos
1. Designar
abogado
Coordinador
Grupo de
Asuntos
Judiciales (GAJ)
Abogado
- Si es demandante, el Director General o su delegado otorga
poder al abogado de la OAJ para que represente al DNP Continúa
con el Subproceso JU-DJ-DI “Demandas interpuestas por el
DNP y/o FNR en liquidación” o JU-DJ-DE “Demandas
ejecutivas interpuestas por el DNP y/o FNR en liquidación”. En
el caso que se requiera realizar el ejercicio de cobro coactivo, ver
Instructivo DJ-I02 “Jurisdicción coactiva”. Termina proceso.
- Si es demandado, el Director General o su delegado otorga
poder al abogado de la OAJ para que represente al DNP.
Memorando con
solicitud de
concepto técnico
(R)
Si se trata de una acción de tutela continúa con el Subproceso
JU-DJ-DT “Defensa judicial frente acciones de tutela”. Para los
demás casos y si se considera necesario, se solicita concepto
técnico a la dependencia de acuerdo con el tema. Continúa con
la actividad 2.
Jefe de
dependencia
(Todos los
procesos)
Nota 1: En el caso del Fondo Nacional de Regalías en
Liquidación, el poder será conferido por la Liquidadora
conforme lo establecen los artículos 4 y 5 del Decreto 4972 de
2011.
Coordinador GAJ
Memorando con
solicitud de
concepto técnico
2. Emitir
concepto técnico
Jefe de
dependencia
En el evento en que le hubiere solicitado concepto técnico, estudia
la demanda y suministra los argumentos de orden técnico para
estructurar la defensa.
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Memorando con
concepto técnico
(R)
Coordinador
GAJ
Grupo de Planeación DNP
CÓDIGO: JU-DJ
GESTIÓN JUDICIAL
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
PCC.
Suministra los argumentos jurídicos para la contestación de la
demanda, consolida con los argumentos técnicos, prepara la
contestación que se enviará al Despacho Judicial.
Coordinador GAJ
Memorando con
concepto técnico
3. Consolidar
contestación de la
demanda
Abogado
Nota 2: Se envía por correspondencia y fax, previa presentación
personal del poder en la Notaría.
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VERSIÓN: 9
SALIDAS.
CLIENTES.
Contestación de
la demanda (R)
Despacho
Judicial
X
Información
actualizada en
eKOGUI
Usuarios de
eKOGUI
En el caso que la sugerencia del abogado consista en acceder al
pago de una suma de dinero, deberá coordinar con la
Subdirección Financiera si se cuenta con los recursos para dicha
propuesta.
Certificación o
copia auténtica
del acta
Despacho
Judicial
El Secretario Técnico del Comité expide una certificación o copia
auténtica del acta del Comité de Conciliación para que el abogado
encargado la entregue al Despacho Judicial durante la audiencia.
Acta del Comité
de Conciliación
Nota 3: Las etapas que se surtan durante el proceso judicial
deberán ser registradas por el abogado a cargo, en el Sistema
Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, eKOGUI.
El abogado encargado elabora un documento que presenta al
secretario del comité de conciliación en el cual sugiere llegar a un
acuerdo conciliatorio y se somete a votación del Comité.
Despacho
Judicial
Citación a la
audiencia
4. Definir
posición de la
Entidad
Abogado
Comité de
Conciliación
Secretario
Técnico del
Comité de
Conciliación
Nota 4: No todos los casos se llevan a Comité de Conciliación.
Nota 5: En los casos del FNR en Liquidación no es necesario
llevar al comité de conciliación del DNP, sino que se elabora la
ficha y la certificación para ser suscrita por la Liquidadora.
Despacho
Judicial
Citación a la
audiencia
5. Asistir a la
audiencia
Abogado
Presenta la posición del DNP o FNR-L en la audiencia de
conciliación o pacto de cumplimiento de acuerdo con lo decidido
por el Comité Técnico de Conciliación, o lo certificado por la
liquidadora.
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Acta con
acuerdo
conciliatorio o
pacto de
cumplimiento
(R)
Jefe de
dependencia
(Todos los
procesos)
Subdirector
Grupo de Planeación DNP
CÓDIGO: JU-DJ
GESTIÓN JUDICIAL
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
-
PCC.
Si se suscribe una fórmula de arreglo, firma acta con acuerdo
conciliatorio o pacto de cumplimiento.
Cuando la decisión involucra una obligación de pagar a favor
o en contra del DNP, elabora memorando para firma del
Coordinador del GAJ el cual se envía al Subdirector
Financiero para registro o pago, Termina Proceso.
-
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VERSIÓN: 9
SALIDAS.
CLIENTES.
Acta con
declaración
fallida de la
conciliación
Financiero
(Proceso
Elaboración de
informes)
Memorando con
copia de la
providencia (R)
Subdirector
Financiero
(Proceso Control
y seguimiento a
la ejecución de
recursos
financieros)
Información
actualizada en
eKOGUI
Usuarios de
eKOGUI
De lo contrario, deja constancia en el acta que se declara
fallida la conciliación. Continúa con la actividad 6.
Nota 6: No todos los procesos tienen audiencia de Conciliación o
pacto de cumplimiento.
Nota 7: Con la implementación del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el proceso se
desarrolla en tres etapas conforme lo establece el artículo 179, por
lo que el proceso se surte en Audiencias.
Nota 8: Las etapas que se surtan durante el proceso judicial
deberán ser registradas por el abogado a cargo, en el Sistema
Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, eKOGUI.
Verifica el requerimiento y solicita pruebas a la dependencia
correspondiente.
Despacho
Judicial
Auto u oficio
decretando
pruebas
6. Solicitar
pruebas
Abogado
Nota 9: Las pruebas de un proceso dependen de lo debatido y lo
solicitado en el mismo. No en todos los procesos se decretan
pruebas a cargo del DNP o FNR-L.
Memorando con
solicitud de
pruebas (R)
Jefe de
dependencia
(Todos los
procesos)
Nota 10: Conforme el artículo 180 del CPACA, la audiencia se
llevará a cabo dentro de los 40 días siguientes a la audiencia de
trámite y se practican las pedidas por las partes y terceros.
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Grupo de Planeación DNP
CÓDIGO: JU-DJ
GESTIÓN JUDICIAL
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
Abogado OAJ
Memorando con
solicitud de
pruebas o
aclaraciones
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
Jefe de
dependencia
7. Suministrar
pruebas
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
PCC.
Suministra las pruebas mediante memorando remisorio.
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VERSIÓN: 9
SALIDAS.
CLIENTES.
Memorando con
pruebas (R)
Coordinador
GAJ
Jefe de la OAJ
Abogado
Realiza una comparación entre lo solicitado por el despacho
judicial y las pruebas remitidas por la dependencia.
Jefe de
dependencia
(Todos los
procesos)
Memorando con
pruebas
8. Verificar
pruebas
-
Si corresponden a lo solicitado, remite las pruebas al
despacho judicial y continúa con la actividad 9.
Memorial con
pruebas
verificado
Despacho
judicial
-
De lo contrario, insiste a la dependencia mediante
memorando y devuelve a la actividad 7.
Memorando con
aclaraciones a
las pruebas (R)
Jefe de
dependencia
(Todos los
procesos)
Abogado
Elabora el escrito de alegatos y los presenta al Despacho Judicial.
Despacho
Judicial
Auto de traslado
para alegar
9. Elaborar escrito
de alegatos
Abogado
Alegatos de
conclusión
Nota 11: Los alegatos pueden ser presentados por escrito o en la
misma audiencia dependiendo la decisión del Juez o Magistrado.
Información
actualizada en
eKOGUI
Nota 12: Las etapas que se surtan durante el proceso judicial
deberán ser registradas por el abogado a cargo, en el Sistema
Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, eKOGUI.
El abogado a cargo verifica el sentido de la sentencia.
Despacho judicial
Sentencia de
primera
instancia
10. Revisar
decisión y
determinar
recursos
Abogado
-
Si la decisión es favorable para el DNP, verifica si la
contraparte interpone recurso de apelación o impugna.
-
Si la decisión es desfavorable para el DNP, el abogado
analiza la viabilidad de interponer recurso, en caso de no
encontrarlo procedente lo hará saber al Coordinador GAJ y al
Coordinador GAJ
X
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Seguimiento a la
segunda
instancia
provocada por la
contraparte
Despacho
Judicial
Usuarios de
eKOGUI
Abogado a cargo
Grupo de Planeación DNP
CÓDIGO: JU-DJ
GESTIÓN JUDICIAL
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
PCC.
jefe de la OAJ con quienes se tomará la decisión. En caso de
considerarse necesario, solicita concepto técnico a la
dependencia correspondiente para presentar el recurso de
apelación o impugnación. Continúa con la actividad 11.
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VERSIÓN: 9
SALIDAS.
CLIENTES.
Memorando con
copia de la
providencia (R)
Subdirector
Financiero
(Procesos
Elaboración de
informes)
Nota 13: Cuando el proceso es de única instancia, no hay lugar a
recursos. Termina proceso. Cuando no se interponen recursos,
Termina proceso.
Subdirector
Financiero
(Proceso Control
y seguimiento a
la ejecución de
recursos
financieros)
Nota 14: Cuando el proceso es de Oralidad, el recurso se
interpondrá en la audiencia debidamente sustentada.
Nota 15: Cuando la decisión involucra una obligación de pagar a
favor o en contra del DNP o FNR-L, elabora memorando para
firma del Coordinador del GAJ el cual se envía al Subdirector
Financiero para Registro o Pago. Termina Proceso.
Nota 16: Las etapas que se surtan durante el proceso judicial
deberán ser registradas por el abogado a cargo, en el Sistema
Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, eKOGUI.
Coordinador GAJ
Jefe de
dependencia
(Todos los
procesos)
Memorando con
solicitud de
concepto para el
recurso (R)
Jefe de
dependencia
Información
actualizada en
eKOGUI
Usuarios de
eKOGUI
Proporciona los argumentos técnicos para la apelación o
impugnación.
Memorando con
solicitud de
concepto para el
recurso
11. Suministrar
argumentos
técnicos
Memorando con
concepto técnico
12. Elaborar
recurso de
apelación o
impugnación
Jefe de
dependencia
Nota 17: Cuando el recurso se interpone en la audiencia y se debe
sustentar en la misma, no es necesario solicitar el concepto
técnico. Solo se hará en los casos en que se interponga el recurso
en audiencia y la norma permita sustentarlo posteriormente.
Elabora y presenta el recurso de apelación o impugnación.
Abogado
Nota 18: Cuando el proceso es de Oralidad, el recurso se
interpondrá en la audiencia.
X
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Memorando con
concepto técnico
(R)
Coordinador
GAJ
Memorial con
recurso de
apelación o
impugnación (R)
Despacho
judicial
Grupo de Planeación DNP
CÓDIGO: JU-DJ
GESTIÓN JUDICIAL
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
PCC.
Nota 19: Las etapas que se surtan durante el proceso judicial
deberán ser registradas por el abogado a cargo, en el Sistema
Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, eKOGUI.
Despacho judicial
Auto con
traslado para
alegar en
segunda
instancia
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VERSIÓN: 9
SALIDAS.
CLIENTES.
Información
actualizada en
eKOGUI
Usuarios de
eKOGUI
Alegatos de
conclusión
Despacho
Judicial
Memorando con
copia de la
providencia (R)
Subdirector
Financiero
(Procesos
Elaboración de
informes)
Elabora el escrito de alegatos de conclusión de acuerdo con el
auto de traslado para alegar.
13. Elaborar
escrito de
alegatos
Abogado
Nota 20: No en todos los procesos hay etapa de alegatos en
segunda instancia.
Nota 21: Las etapas que se surtan durante el proceso judicial
deberán ser registradas por el abogado a cargo, en el Sistema
Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, eKOGUI.
Verifica el sentido de la sentencia.
-
Despacho
Judicial
Sentencia de
segunda
instancia
14. Revisar
decisión
Abogado
-
Cuando la decisión involucra una obligación de pagar a favor
o en contra del DNP, elabora memorando para firma del
Coordinador del GAJ el cual se envía al Subdirector
Financiero para registro o pago. Termina proceso
En caso de que el pago ordenado a favor de la Entidad no
se realice de manera voluntaria Continúa con el
Subproceso
JU-DJ-DE
“Demandas
ejecutivas
interpuestas por el DNP y/o FNR en liquidación”.
Si la decisión es desfavorable, comunica al área para que dé
cumplimiento a la sentencia.
Nota 22: el Coordinador GAJ mensualmente remite un informe a la
Subdirección Financiera con las novedades de los procesos
judiciales a cargo del DNP y/o FNR en liquidación.
Trimestralmente, elabora y envía un informe detallado de los
litigios en los que el DNP y el FNR en liquidación es parte.
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Jefe de
dependencia
Memorando
solicitando
cumplimiento del
fallo (R)
Subdirector
Financiero
(Proceso Control
y seguimiento a
la ejecución de
recursos
financieros)
Grupo de Planeación DNP
CÓDIGO: JU-DJ
GESTIÓN JUDICIAL
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
PCC.
PÁG 7 DE 8
VERSIÓN: 9
SALIDAS.
CLIENTES.
Información
actualizada en
eKOGUI
Usuarios de
eKOGUI
Ver instructivo CS-I02 “Registro de Demandas del DNP”.
Nota 23: Las etapas que se surtan durante el proceso judicial
deberán ser registradas por el abogado a cargo, en el Sistema
Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, eKOGUI.
Nota 24: Para todas las actividades de este proceso que se deban
registrar en el sistema eKOGUI, estará sujeto a que el sistema
permita su ingreso y registro, teniendo en cuenta que el mismo
está en implementación.
REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS (Consulte en La Rebeca – Normograma y otros documentos de origen externo)
·
·
·
·
·
·
·
·
Constitución Política Colombiana
Ley 1450 de 2011
Ley 472 de 1998
Ley 794 de 2003
Ley 1395 de 2010
Decreto 1382 de 2000
Ley 1437 de 2011
Ley 1564 de 2012
·
·
·
·
·
·
·
Decreto 2067 de 1991
Decreto 2591 de 1991
Decreto 3517 de 2009
Decreto 306 de 1992
Decreto 4972 de 2011 Art. 4
Decreto 1832 de 2012
Decreto 1716 de 2009
Resolución interna 906 de 2009
Código Contencioso Administrativo
Código de Procedimiento Civil
Código Sustantivo del Trabajo
Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo
· Código General del Proceso.
·
·
·
·
·
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Grupo de Planeación DNP
CÓDIGO: JU-DJ
GESTIÓN JUDICIAL
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REQUISITOS DE LAS NORMAS TÉCNICAS APLICABLES AL
PROCESO
SEGUIMIENTO Y/O MEDICIÓN
4.1 Requisitos generales
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros
7.2.3 Comunicación con el cliente
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
8.4 Análisis de datos
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
Herramienta de Seguimiento
ORFEO
REVISÓ:
2015
SANDRA TERESA RODRIGUEZ SIERRA
Coordinador Grupo de Asuntos Judiciales
06
30
APROBÓ:
VERSIÓN: 9
MECI
Modelo de operación por procesos
2015
06
30
FABIOLA PAEZ VARGAS
Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
(Firma )
(Firma )
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Grupo de Planeación DNP