procedimiento para la creación o extensión de programas

Código : PFO.01
PROCESO FORMACIÓN
PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN O EXTENSIÓN DE PROGRAMAS
ACADÉMICOS
Revisó:
Vicerrector Académico
Subdirectora Académica Instituto de Proyección
Regional y Educación a Distancia
Profesional Vicerrectoría Académica
Versión : 05
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Fecha de aprobación: Octubre 31 de 2008
Resolución Nº 1974
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Describir las actividades que se deben realizar para crear o extender un
Programa Académico.
Comprende desde la elaboración del Proyecto Educativo del Programa,
hasta el registro del mismo en el sistema académico; aplica para los
Programas de Pregrado presencial y a distancia, Especializaciones,
Especializaciones Médico-Quirúrgicas, Maestrías y Doctorados.
NORMATIVIDAD
Normatividad Externa
§
§
§
§
§
§
Decreto 2566 de Septiembre 10 de 2003 del MEN (Por el cual se establecen las condiciones mínimas de calidad y demás requisitos para el
ofrecimiento y desarrollo de programas académicos de educación superior y se dictan otras disposiciones). Aplica el Capitulo ll (De los Créditos
Académicos).
Resoluciones del MEN, en las cuales se definen las características especificas de calidad para algunas profesiones.
Ley 1188 de abril 25 de 2008 (Por la cual se regula el Registro Calificado de Programas de Educación Superior y se dictan otras disposiciones).
Decreto 2170 de Junio 27 de 2005 del MEN (Por el cual se modifica el articulo 4o del Decreto 2566 del 10 de Septiembre de 2003).
Decreto 1001 de Abril 3 de 2006 del MEN ( Por medio del cual se reglamenta el articulo 19 del Decreto 111 de 1996, al articulo 1 y 91 de la Ley 715
de 2001, y se dictan otras disposiciones).
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 (Numeral 7.3)
Normatividad Interna
§
§
Acuerdo Académico No. 166 de 2005 (Por el cuál se establecen los lineamientos y el procedimiento para la creación, modificación o extensión de
programas académicos de pregrado y especialización y la solicitud del correspondiente registro calificado como Universidad con Acreditación
Institucional).
Acuerdo Académico No. 009 de 2007 (Por el cuál se modifica el Artículo 4º del Acuerdo No. 166 de Noviembre 29 de 2005 y se deroga el Acuerdo
No. 215 de Noviembre 23 de 2006).
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NORMATIVIDAD
Normatividad Interna
§
§
§
Acuerdo Superior No. 071 de 2003 (Por el cual se reforma el Sistema de Créditos Académicos para programas de pregrado).
Acuerdo Superior No. 074 de 2005 (Por el cuál se aprueba el reglamento general de posgrado).
Acuerdo Académico No. 100 de 2006 (Por el cual se establece la Estrategia Organizacional para la Evaluación y Mejoramiento de la Calidad de los
Procesos Académicos)
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
§
§
§
§
MEN: Ministerio de Educación Nacional.
PEP: Proyecto Educativo del Programa.
BPPIUIS: Banco de Programas y Proyectos de Inversión UIS.
Unidad de aprendizaje: hace referencia a una asignatura, módulo, curso, entre otros. Se define como el conjunto de experiencias de formación y
contenidos que se trabajan con los estudiantes con el fin de lograr el desarrollo de unos propósitos educativos y el perfil profesional de una propuesta
curricular determinada.
CONSIDERACIONES
§
La Vicerrectoría Académica, CEDEDUIS y Planeación brindan la asesoría y acompañamiento que las unidades académicas requieran.
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Inicio/Fin
Decisión
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
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Conector
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
1. Definen los responsables de la creación o extensión de
un programa académico, los cuales estarán encargados de
Consejo de Escuela,
Acuerdo
hacer una programación de las actividades y los recursos Consejo de Programas o
Académico No. 100
necesarios ya sea físicos, humanos, tecnológicos. Se puede Consejo de Sede según el
de 2006
incluir la creación o extensión de un programa académico
caso
como un proyecto dentro del Plan de gestión.
1. Definición de
responsables, programación
de actividades y recursos.
2. Elabora el Proyecto Educativo del Programa
2. Elabora el PEP
Consejo de Escuela,
3. Estudia el Proyecto Educativo del Programa y realiza las
Consejo de Programas o
observaciones que considere pertinentes en primera
Consejo de Sede según el
instancia.
caso
3. Revisa el PEP en primera
instancia
¿PEP adecuado?
Responsable designado
Acuerdo
en la Unidad Académica Académico No. 009
gestora
de 2007
Si
No
4. Realiza ajustes al PEP
5. Emite concepto favorable
al PEP
1
4. Realiza los ajustes correspondientes de acuerdo a las
observaciones recibidas.
Responsable designado
en la Unidad Académica
gestora
5. Emite concepto favorable al Proyecto Educativo del
Consejo de Escuela,
Programa, dejando constancia en el acta respectiva y lo
Consejo de Programas o
remite al Consejo de Facultad o Consejo del Instituto de
Consejo de Sede según el
Proyección Regional y Educación a Distancia, según sea el
caso
caso, para su estudio.
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
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RESPONSABLE
1
Acta Consejo de Escuela o Consejo de
programas, según sea el caso
PEP
6. Estudia el PEP en segunda
instancia
6. Estudia y analiza en segunda instancia, el Proyecto
Educativo del Programa y realiza las observaciones que
considere pertinentes.
Consejo de Facultad o
Consejo del Instituto de
Proyección Regional y
Educación a Distancia
según el caso
7. Realiza los ajustes correspondientes a partir de las
observaciones recibidas.
Responsables designados
Si
¿PEP adecuado?
No
7. Realiza ajustes al PEP
8. Emite concepto favorable
al PEP
Acta Consejo de Facultad o Consejo del Instituto,
según sea el caso
Acta Consejo de Escuela o Consejo de
programas, según sea el caso
PEP
2
8. Emite concepto favorable al Proyecto Educativo del
Programa dejando constancia en la respectiva acta.
Consejo de Facultad o
Consejo del Instituto de
Proyección Regional y
Educación a Distancia
según el caso
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
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RESPONSABLE
2
9. Revisa el PEP en tercera
instancia
¿PEP adecuado?
Si
9. El Director de la unidad académica envía a Planeación
dos copias del PEP, del acta del Consejo de Escuela,
Consejo de Programas o Consejo de Sede y del acta del
Consejo de Facultad o Consejo de Instituto (según sea el
caso), de las cuales una copia es enviada al CEDEDUIS para
que emita su concepto acerca del componente curricular
Profesional de Planeación
de la propuesta.
Planeación emite concepto acerca de la propuesta, Director de CEDEDUIS
revisándola en los aspectos administrativos y financieros y
verificando el cumplimiento de la normatividad académica
vigente; si lo considera necesario puede solicitar conceptos
a otras unidades.
Las observaciones de Planeación y CEDEDUIS son enviadas
a la Unidad Académica para que las atienda.
No
10. Realiza ajustes al PEP
10. Realiza los ajustes correspondientes de acuerdo a las
Observaciones de Planeación y CEDEDUIS.
Responsable designado
en la Unidad Académica
gestora
11. Emite concepto al PEP
11. Emite concepto debidamente argumentado al Proyecto
Educativo del Programa.
Director de Planeación
Director de CEDEDUIS
12. Remite conceptos de Planeación y CEDEDUIS al
Consejo Académico, así como el PEP, el acta del Consejo
de Escuela o Consejo de Programas y el acta del Consejo
de Facultad o Consejo de Instituto (según el caso).
Director de Planeación
12. Remite conceptos al
Consejo Académico
3
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
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RESPONSABLE
3
Concepto de Planeaciòn
Concepto de CEDEDUIS
Acta Consejo de Facultad o Consejo de
Instituto, según sea el caso
Acta Consejo de Escuela o Consejo de
programas, según sea el caso
PEP
13. Estudia el PEP y los
diferentes conceptos en
cuarta instancia
¿PEP adecuado?
13. Estudia el Proyecto Educativo del Programa y los
diferentes conceptos en cuarta instancia.
Consejo Académico
Si
No
No
14. Realiza ajustes al PEP
14. Realiza los ajustes correspondientes de acuerdo a las
observaciones recibidas.
Responsable designado
en la Unidad Académica
gestora
¿Aprueba creación o
extensión del programa
académico?
15. Decide si Aprueba la creación o extensión del programa
académico o la rechaza. Si no se aprueba debe registrarse
en acta y comunicarse a la unidad involucrada.
Consejo Académico
FIN
Si
4
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
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RESPONSABLE
4
16. Emite acuerdo
16. Emite acto administrativo de creación o extensión del
programa académico.
Consejo Académico
17. a- Formula proyecto o programa en el sistema de
inversión institucional, BPPIUIS.
17. b- Solicita ante el Consejo Superior la aprobación de
derechos pecuniarios y/o el incremento de la planta de
personal.
a- Unidad Académica
b- Consejo Académico
18. Estudia la solicitud del Consejo Académico y emite
concepto respecto a su aprobación.
Consejo Superior
19. Emite acto administrativo de aprobación de los
derechos pecuniarios y/o del incremento en la planta de
personal.
Consejo Superior
Acto administrativo de
creación o extensión del
programa académico
No
No
¿El programa requiere
inversión institucional?
¿El programa
requiere incremento de la
planta de personal y/o
aprobación de derechos
pecuniarios?
1
Pag 8
Si
17. a- Formula proyecto o
programa de inversión
Si
17. b- Realiza solicitud ante
el Consejo Superior
1
18. Estudia la solicitud
Pag 8
No
FIN
¿Aprueba la solicitud?
Si
19. Emite acuerdo
5
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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ACADÉMICOS
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
5
Acto administrativo de
aprobación de los derechos
pecuniarios y/o del
incremento de la planta de
personal
1
¿El programa es de
pregrado o de
especialización?
Si
PCA.03 Procedimiento
para solicitar Registro
Calificado para Nuevos
Programas de Pregrado
y Especialización
PCA.05 Procedimiento
para solicitar Registro
Calificado de Nuevas
Especializaciones
Médico-Quirúrgicas,
Maestrías y Doctorados
6
No
En el caso que el programa sea Especialización o Pregrado
ejecuta el Procedimiento para solicitar Registro Calificado
para Nuevos programas de Pregrado y Especialización
PCA.03
En el caso que no lo sea, ejecuta el Procedimiento para
solicitar Registro Calificado de Nuevas Especializaciones
Médico-Quirúrgicas, Maestrías y Doctorados PCA.05
PCA.03
Procedimiento
para solicitar
Registro Calificado
para Nuevos
Programas de
Pregrado y
Especialización
PCA.05
Procedimiento para
solicitar Registro
Calificado de
Nuevas
Especializaciones
MédicoQuirúrgicas,
Maestrías y
Doctorados
Código : PFO.01
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ACADÉMICOS
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Página 9 de 11
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
20.Envía comunicación
autorizando el ingreso del
Programa al Sistema
Académico
20. Envía comunicación a la Dirección de Admisiones y
Registro Académico autorizando el ingreso del Programa al
Sistema Académico.
Vicerrector Académico
21. Registra el Plan de
Estudios del Programa y
asigna códigos a las unidades
de aprendizaje.
21. Registra el Plan de Estudios del Programa en el Sistema
Académico y asigna códigos a las unidades de aprendizaje.
Dirección de Admisiones
y Registro Académico
DIAGRAMA DE FLUJO
6
FIN
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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ACADÉMICOS
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
01
Octubre 31 de 2008
§
Creación del Documento
02
Noviembre 21 de 2008
§
Correcciones a las actividades con base en las observaciones de las Unidades Académicas
§
03
Febrero 9 del 2009
Cambio en el nombre del INSED por Instituto de Proyección Regional y Educación a
Distancia.
Inclusión del ANEXO 1
§
§
Se eliminó el consejo de regionalización dentro de las actividades 5, 9 y 12 y en los
responsables de las actividades 3, 6 y 8 del procedimiento, ya que pasó a ser consejo de
instituto.
Se completó la normatividad externa e Interna y se le cambió el orden
Cambio de la actividad número 1
Cambio en el responsable de las actividades número 2, 4, 7, 10 y 14 por “Responsables
designados”
Se modificó el Anexo 1
§
§
§
§
§
En Definiciones y/o abreviaturas se incluyó la definición de unidad de aprendizaje
En los responsables de las actividades 3 y 5 se incluyó la Coordinación de Sede
En la actividad 1 se eliminó la frase “El Director de la UAA”.
En la actividad 21 se cambió el término asignatura por unidad de aprendizaje
En el Anexo 1 se incluyó la Validación Externa
§
04
05
Abril 17 del 2009
Octubre 30 de 2009
§
§
§
ANEXO 1
NTC GP 1000:2004
Numeral
Requisito
7.3.1
Planificación
Evidencias del Procedimiento



Consejo de Escuela (Actas)
Nodo de Escuela o Programa (Cronogramas)
Director de Escuela, Departamento o Programa (Plan de gestión de
la UAA)
Ver actividad 1 del procedimiento
7.3.2
Elementos de
entrada
7.3.3
Resultados
7.3.4
Revisión

Normatividad referenciada en el PFO.01 Procedimiento para la
creación o extensión de programas académicos.


Proyecto Educativo del Programa – PEP
Acto administrativo de creación o extensión
académico

Consejo de Escuela o Programa (actas)
del programa
Ver actividades 3 y 5 del procedimiento
7.3.5
Verificación



Consejo de Facultad o Instituto (actas)
Planeación (concepto)
CEDEDUIS (concepto)
Ver actividades 6, 8, 9, 11 y 12 del procedimiento
VALIDACIÓN INTERNA
 Consejo Académico (Acuerdo)
7.3.6
Validación
VALIDACIÓN EXTERNA
 Sala CONACES (Resolución de Registro Calificado)
Ver actividades de la 13 a la 16 del procedimiento y las referencias de los
procedimientos PCA.03 y PCA.05 que se hace en la página 8 del
procedimiento.
7.3.7
Control de los
Cambios

En cualquier momento del proceso de creación