Guía de proyecto

GUÍA DE TRABAJO
PARA LOS ESTUDIANTES EN PRÁCTICA PROFESIONAL ACADÉMICA
MODALIDAD: PRÁCTICA SOCIAL
1
IDENTIFICACIÓN
1.1.
Nombre del Proyecto
La definición del nombre del proyecto debe guardar estrecha relación con el estudio que se
realizará o con el producto final que se obtendrá, dependiendo del objeto del programa de
estudio.
1.2.
Introducción – Descripción
Consiste en realizar una breve descripción de las características del proyecto, los principales
desarrollos y usos del bien o servicio, desde la identificación de la idea, pasando por el proceso
de elaboración y culminando en los beneficios generados por el proyecto; es decir, qué se hace,
cómo se hace y para qué se hace.
1.3.
Antecedentes
Se trata de construir una breve reseña de las condiciones de mercado, técnicas, económicas,
administrativas, sociales, ambientales y financieras de la Institución o unidad responsable de la
iniciativa, así como los estudios realizados sobre el tema o afines y las fuentes de información
disponibles, de manera que se identifique con claridad la existencia de un entorno favorable
para la ejecución del proyecto.
1.4.
Justificación
Se pretende realizar una breve descripción de los conceptos de mayor relevancia que motivaron
el surgimiento de la idea de proyecto, de manera que se puedan destacar los principales
beneficios para la Institución y los procesos que elevarán sus índices de eficiencia con la
ejecución del proyecto. Es decir, que la administración de la Institución obtenga claridad acerca
de los fundamentos y soportes que sustentan la realización del proyecto.
1.5.
Alcance
Define la capacidad técnica y operativa del proyecto en términos del cubrimiento espacial y
organizacional que se pretende lograr con la ejecución del proyecto. Es decir, se trata de
identificar los límites que presentarán el desarrollo del proyecto y las diferentes unidades
académicas y administrativas que se involucran en su operación.
1.6.
Clientes
En este concepto se deben referenciar los diferentes procesos, unidades académicas o
administrativas y organismos Institucionales que, directa o indirectamente, recibirán algún tipo
de beneficio durante la realización del proyecto, o que optimizarán su rendimiento con los
resultados del mismo.
1.7.
Productos
El propósito es identificar claramente el bien o servicio que se produce o genera con la
realización del proyecto, bien sea tangible o intangible, que representa los beneficios de su
ejecución. Asimismo, se pretende identificar, un mecanismo de medición del avance y logro de
objetivos.
1.8.
Responsables
Se pretende identificar el responsable de la ejecución del proyecto y de los colaboradores de las
unidades académicas o administrativas que participarán en su realización.
2.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO
2.1.
Objetivo General
Consiste en describir en forma global cuál es el principal propósito que se persigue con la
realización del proyecto, especificando el problema a solucionar o la necesidad a satisfacer. Es
decir, se trata de identificar el para qué del proyecto y los beneficios generados con los
resultados obtenidos.
2.2.
Objetivos Específicos
Pretende argumentar de manera particular y concreta cada uno de los principales logros que se
desean alcanzar con la ejecución del proyecto, haciendo especial énfasis en el diseño de
mecanismos de medición y metas de corto plazo para la verificación de los resultados
obtenidos.
2.3.
Beneficios Cuantitativos y Cualitativos
Se trata de cuantificar los principales resultados tangibles, medibles y valorables para cada uno
de los clientes del proyecto. Se pretende cualificar los resultados no tangibles ni medibles en
términos de mejoramiento en las condiciones laborales, bienestar en la comunidad universitaria
y posicionamiento Institucional, entre otros.
2.4.
Análisis Estratégico del Proyecto
Consiste en enmarcar la importancia y beneficios de la ejecución del proyecto.
3.
FORMULACIÓN DEL PROYECTO
3.1.
Fases de Ejecución
Se trata de identificar las principales etapas que conforman la realización del proyecto,
estableciendo los grupos de actividades más relevantes, las cuales deben definirse de manera
secuencial y progresiva, especificando la fecha de inicio y terminación, de forma que logre
satisfacer los objetivos.
3.2.
Recursos a Utilizar
Se pretende identificar los diferentes recursos que se necesitan para la realización del proyecto
en todas sus fases, haciendo especial énfasis en la disponibilidad, cantidad, especificaciones y
costos de cada uno de los recursos, bien sea propios o externos. Los recursos a utilizar se
deben clasificar en los ámbitos de: Materiales e insumos, maquinaria y equipo, humanos y
técnicos, otros recursos.
3.3.
Requerimientos Legales
Consiste en determinar las diferentes autorizaciones y requisitos de tipo legal y estatutario que
debe cumplir el proyecto para ejecutarse, relacionando la instancia o unidad académica o
administrativa encargada de entregar dicha autorización y los costos en los que se incurre al
cumplir los requerimientos planteados.
3.4.
Estructura de Costos
Teniendo presente que se entiende como costo todo desembolso de dinero que se realiza
periódicamente sobre cualquiera de los recursos necesarios para la operación del proyecto, se
pretende construir la estructura de costos, con el propósito de cuantificarlos por recurso, por
unidad académica o administrativa, por período de tiempo en que se realizarán los
desembolsos y por su periodicidad.
3.5.
Inversiones del Proyecto
Teniendo presente que se entiende como inversión todo desembolso de dinero que se realiza
por una sola vez sobre cualquiera activo tangible o intangible necesario para la operación del
proyecto, se trata de identificar y cuantificar las inversiones que se requieren para su ejecución,
especificando el tipo de inversión, bien sea en activos fijos (Edificios, maquinaria, muebles y
enseres, etc.), en activos diferidos (Software especializado, equipo de computación, etc.), o en
propiedad intelectual (Desarrollo de prototipos, de investigaciones o asesoría externa, etc).
Asimismo, es conveniente definir su utilización para el futuro, es decir, después de finalizado el
proyecto.
3.6.
Inversión Total
El propósito es establecer el monto total de la inversión requerida para la ejecución del
proyecto, mediante la sumatoria de los diferentes costos de operación y las inversiones
necesarias para su realización.
3.7.
Financiación
Una vez determinada la inversión total del proyecto, se identifican las posibles fuentes de
financiación, bien sea internas (recursos propios), externas (recursos financiados) o de
cooperación, que se pueden considerar para su ejecución.
3.8.
Cronograma de Actividades y Responsables
Consiste en construir el cronograma de actividades para la realización del proyecto, en el
software que defina la unidad de Planeación, especificando las fechas de inicio y terminación de
las diferentes fases y actividades, los responsables de cada acción, de manera que se pueda
apreciar la duración de las fases, las actividades y el proyecto, con el propósito de realizar
seguimiento y control a su realización y al consumo de recursos. Es imperativo asignar un
único responsable a todas las actividades.
3.9.
Duración
Consiste en estimar, con el mayor grado de certeza posible, la duración total del proyecto,
especificando el tiempo estimado para cada una de las fases y actividades del mismo. Es
importante referenciar las actividades críticas, se debe tener en cuenta que el periodo de
práctica es de mínimo 4 meses y máximo 6.
PLANTILLAS PARA REGISTRAR COSTOS E INVERSIONES
INVERSIONES DEL PROYECTO
DESCRIPCIÓN
ACTIVOS FIJOS
Hardware
Redes de datos
Redes de comunicaciones
Equipos de cómputo (Software)
Maquinaria y equipo
Muebles y enseres
Otros activos fijos
SUBTOTAL ACTIVOS FIJOS
ACTIVOS DIFERIDOS
Estudios administrativos
Estudios especializados
Capacitación de personal
Gastos de instalación
Contratos de servicios
Otros costos diferidos
SUBTOTAL ACTIVOS DIFERIDOS
ACTIVOS INTANGIBLES
N° DE
UNIDADES
MONTO
MONTO
UNITARIO
TOTAL
Bases de datos
Propiedad intelectual
Marcas comerciales
Patentes
Alianzas
Métodos de trabajo
Normas ISO
Transferencias tecnológicas
Investigación y desarrollo
Otros activos intangibles
SUBTOTAL ACTIVOS INTANGIBLES
TOTAL INVERSIONES EN ACTIVOS
DEL PROYECTO
ESTRUCTURA DE COSTOS DEL PROYECTO
DESCRIPCIÓN
COSTOS DE PRODUCCIÓN
Mano de obra directa
Materias primas
Materiales
Insumos
Otros costos de producción
SUBTOTAL COSTOS DE
PRODUCCIÓN
N° DE
UNIDADES
COSTO
COSTO
UNITARIO
TOTAL
COSTOS DE COMERCIALIZACIÓN Y
VENTAS
Publicidad
Relaciones públicas
Viajes
Mercadeo
Otros costos de comercialización
SUBTOTAL COSTOS DE
COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS
COSTOS DE ADMINISTRACIÓN
Mano de obra indirecta
Honorarios
Arrendamientos
Servicios públicos
Gastos Generales
Gastos de Mantenimiento
Seguros
Otros costos de administración
SUBTOTAL COSTOS DE
ADMINISTRACIÓN
TOTAL COSTOS DEL PROYECTO
MANO DE OBRA PARA EL PROYECTO
DESCRIPCIÓN
DEL CARGO
MANO DE OBRA DIRECTA
SUBTOTAL MANO DE
OBRA DIRECTA
MANO OBRA INDIRECTA
SUBTOTAL MANO DE
OBRA INDIRECTA
TOTAL COSTOS EN MANO
DE OBRA
N° DE
DEDICACIÓN
PLAZAS PROYECTO
SALARIO
MENSUAL
SALARIO
TOTAL