manual de uso del sistema - proveedores
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MANUAL DE USO DEL SISTEMA - PROVEEDORES Tabla de contenido Introducción. ....................................................................................................3 Registrándose en Laoperadora.com......................................................................4 Iniciando Sesión en el Sistema. ...........................................................................9 Qué hacer cuando se olvida el usuario y/o contraseña. ......................................... 11 Apartado Administrativo de Proveedores de Servicios. .......................................... 13 Accediendo a los datos de su perfil..................................................................... 15 Registrando su primer hotel. ............................................................................. 16 Explorando mis hoteles registrados. ................................................................... 19 Estableciendo los servicios del hotel. .................................................................. 22 Estableciendo los planes que soporta el hotel. ..................................................... 24 Registrando las habitaciones del hotel. ............................................................... 26 Estableciendo como considera el hotel a los menores............................................ 31 Capturando tarifas y promociones...................................................................... 35 Administrando la disponibilidad de sus habitaciones. ............................................ 41 Definiendo sus políticas de cancelación. .............................................................. 45 Cómo definir un mínimo de noches por reservación. ............................................. 49 Establezca sus tiempos límite de pago. ............................................................... 52 ¿Cómo hago que mi hotel sea visible a agentes de viajes?..................................... 55 ¿Cómo ve el agente de viajes mis datos? ............................................................ 61 ¡Ayúdenos a mejorar nuestro portal! ................................................................ 632 Introducción. Laoperadora.com es un sistema de reservaciones que le permite vender vía Internet los servicios y productos que su empresa ofrezca, tales como habitaciones de hotel. Para acceder al sitio es necesario contar con un usuario y contraseña, los cuales puede obtener mediante un sencillo registro en http://www.laoperadora.com. Usted deberá darse de alta como usuario proveedor de servicios en nuestro sistema a fin de poder utilizarlo para venta de sus productos. Una vez registrado podrá registrar sus hoteles y servicios en nuestro sistema y comenzar así su venta. El uso del sistema es muy sencillo y amigable. No obstante, la intención de este manual es darle una guía sencilla y práctica para así poder comenzar a utilizar nuestro sistema rápidamente y con las menores dificultades posibles. Si tuviera cualquier duda o comentario, puede contactarnos en la dirección [email protected], donde con gusto le apoyaremos en todas sus inquietudes. Registrándose en Laoperadora.com. Para registrarse en nuestro sistema siga los siguientes pasos: 1. Abra su navegador de Internet e ingrese a la dirección http://www.laoperadora.com/. Al hacerlo verá una pantalla como la siguiente: 2. En la pantalla anterior de clic en el vínculo :: Registrarme ::. 3. Esto lo llevará a la siguiente pantalla: 4. En esta pantalla usted indicará al sistema que es un proveedor de servicio tal como hotelero o de cualquier otra clase dando clic en el vínculo Soy hotelero, rento autos, ofrezco tours o alguna otra clase de servicio turístico. 5. Al dar clic en el vinculo del punto anterior se mostrará el formulario de registro de proveedores hoteleros, el cual se compone de tres apartados principales: a. Nombre Comercial y Fiscales. b. Cuentas Bancarias para Depósitos. c. Datos del Contacto con el Proveedor. nos indica los campos que son En cada uno de estos apartados el símbolo obligatorios. Cuando un campo está precedido por esta imagen significa que dicho campo es obligatorio. 6. En el apartado de Nombre Comercial y Fiscales debe ingresar los datos de su compañía, tales como su nombre comercial y sus datos fiscales: 7. En el apartado de Cuenta Bancaria para depósitos deberá especificar los datos señalados en la imagen anterior para efectos de pagos de reservaciones, cabe destacar que este apartado es solamente de manera interna para el Proveedor, esto no se refleja a nuestros agentes de viajes: 8. Por ultimo, llene los datos de Contacto con el Proveedor. El contacto administrativo es la persona en su compañía con la cual Laoperadora.com contactará en caso de cualquier asunto relacionado con el sistema. También será a esta persona a quien se le recordará la contraseña del sistema. Para efectos prácticos, el contacto administrativo es la persona que administra nuestro sistema en su compañía. Complete los datos de su contacto administrativo en el apartado mostrado en la siguiente imagen: Observe que su usuario debe ser único en el sistema; Si el usuario que indique ya está siendo utilizado por otro usuario del sistema, un error se lo indicará y deberá elegir otro usuario. Se le sugiere que al seleccionar su contraseña elija una contraseña que recuerde fácilmente y que solo usted conozca. Recuerde que el uso de su usuario y contraseña es personal, por lo que se sugiere mantenerla en secreto, ya que el uso de la misma es responsabilidad exclusiva de su empresa. 9. Una vez que termine de ingresar los datos de su empresa, usuario y contacto . Esto guardará los datos que administrativo, presione el botón ingreso en nuestra base de datos y con ello, su empresa quedará registrada en nuestro sistema. En caso de cualquier error al capturar, o de cualquier dato no válido un texto en rojo le indicará el error ocurrido, tal como muestra la siguiente imagen: 10. Si no ha habido problemas con los datos que ingresó, después de presionar el , aparecerá la siguiente pantalla indicándole que su registro se botón ha realizado con éxito: Usted puede hacer uso de nuestro sistema inmediatamente después de registrarse usando el usuario y contraseña que indicó durante su registro. Para ello puede dar clic en el elemento de menú “Iniciar sesión” o bien en el vínculo ¡¡Iniciar sesión ahora!! de la pantalla anterior. Iniciando Sesión en el Sistema Extranet. Siempre que ingrese a nuestro sistema lo primero que deberá hacer es identificarse mediante su usuario y contraseña. Esto es indispensable para que usted pueda registrar hoteles nuevos, administrar los que ya tenía registrados, modificar su usuario y contraseña, y en sí, para prácticamente cualquier cosa que desee hacer en nuestro sistema. Esto es una medida de seguridad para que nadie que no sea usted pueda manipular sus datos, y por lo mismo le sugerimos ampliamente que no revele su usuario y contraseña a nadie, ya que el uso de estos datos de acceso se considera responsabilidad exclusiva de su empresa. Para iniciar sesión en nuestro sistema siga los siguientes pasos: 1. Abra su navegador de Internet e ingrese a la dirección http://www.laoperadora.com/. Al hacerlo verá una pantalla como la siguiente: 2. Ingrese su usuario y contraseña en los campos con el mismo nombre. Posteriormente presione el botón sistema. para iniciar sesión en nuestro 3. En caso de poder iniciar su sesión con éxito esto lo llevará al apartado administrativo de proveedores de servicio (Ver “Apartado Administrativo de Proveedores de Servicios.” posteriormente en este mismo manual para mayores referencias). 4. Si por otro lado el sistema no reconociera su usuario y/o contraseña rechazará el inicio de sesión mostrando un mensaje de error como el mostrado en la siguiente imagen: Este mensaje indica que el inicio de sesión no fue reconocido por nuestro sistema 5. Cuando ocurre esto, es sumamente probable que haya olvidado su usuario y contraseña para ingresar a nuestro sistema. En caso de que esto ocurra, puede utilizar el vínculo :: ¿Olvidó su usuario y/o contraseña? :: ubicado en la misma pantalla para recuperarlo (Vea el tema “Qué hacer cuando se olvida el Usuario y/o Contraseña.” para mayores referencias de cómo funciona este procedimiento). 6. En caso de que no pueda iniciar sesión y de que tenga problemas para obtener su usuario y contraseña vía sistema, le sugerimos comunicarse con nosotros a [email protected] para obtener asistencia. Qué hacer cuando se olvida el Usuario y/o Contraseña. Para ingresar a Laoperadora.com necesita forzadamente su usuario y contraseña. Es habitual que los usuarios olviden estos datos y por lo mismo en laoperadora.com hemos ideado un sistema para recordarle estos datos en caso de que los olvide. Si ha olvidado su usuario y/o contraseña para ingresar a nuestro sistema, siga los siguientes pasos para recuperarlos: 1. Abra su navegador de Internet e ingrese a la dirección http://www.laoperadora.com/. Al hacerlo verá una pantalla como la siguiente: De clic aquí 2. De clic en el vínculo :: ¿Olvidó su usuario y/o contraseña? ::. Esto lo llevará a la página mostrada en la siguiente imagen. Seleccione la opción Soy Proveedor de Servicios Turísticos, y luego indique su nombre comercial en el campo con el mismo nombre. Use la siguiente imagen para orientarse: Primero indique que es proveedor de servicios turísticos dando clic aquí Luego especifique el nombre comercial de su empresa Observe que lo que debe teclear en el campo nombre comercial es precisamente el nombre comercial que indicó durante su registro como proveedor de servicio. No es su razón social, ni tampoco el nombre de su hotel, es el nombre con el que comercialmente se identifica a su compañía. 3. Una vez que haya ingresado su nombre comercial de clic en el botón para que el sistema procese su solicitud y le envíe su usuario y contraseña por correo electrónico. 4. El usuario y contraseña serán enviados al correo electrónico del contacto administrativo de su empresa, el cual especificó también durante su alta en nuestro sistema. 5. Su usuario y contraseña están seguros ya que son enviados al correo electrónico que usted registró, con lo que se garantiza que el destinatario de estos datos tan importantes, sea de su confianza. 6. Una vez que reciba los datos por correo, podrá iniciar sesión en nuestro sistema con los mismos. Apartado Administrativo de Proveedores de Servicios. Cuando usted ingresa a nuestro sistema, se muestra la siguiente pantalla: Como podrá apreciar existen diferentes íconos o imágenes, en la pantalla anterior, cada una de las cuales representa una sección del apartado administrativo de proveedores de servicios. A continuación se indica para que sirve cada uno de los apartados anteriores: Mi Empresa. Desde este apartado usted podrá ver los datos con que se registró en nuestro sistema. También podrá modificar dichos datos incluidos su usuario y contraseña. Mis Usuarios. En este apartado Usted podrá colocar nuevas claves de acceso al Sitio Extranet de Laoperadora.com, para que cuente con sus propias claves, puede registrar a nuevas personas para que cuenten con el acceso sobre todo para realizar cierres de fechas y cada uno cuente con sus claves. Mis Hoteles. Dando clic en esta imagen usted tendrá acceso al apartado desde el cual puede registrar y administrar sus hoteles. Desde aquí manipulará toda la información referente a los mismos tales como tipos de habitación, servicios, menores, tarifas, disponibilidad, etc. Vista preliminar. Cuando usted haya terminado de capturar sus hoteles y desee ver cómo lo verán los agentes de viajes que visiten nuestro sistema, puede dar clic en esta imagen. Con ello podrá ver los datos de su hotel, tal cual lo verán los agentes de viajes. Cerrar sesión. Una vez que haya terminado de trabajar en nuestro sistema le sugerimos ampliamente dar clic sobre esta imagen. Esto garantiza que nadie pueda hacer mal uso de su información y que si alguien quiere trabajar con los datos de su hotel deba volver a ingresar su usuario y contraseña. Manual de usuario. Este vínculo le dará la posibilidad de descargar la versión más reciente de nuestro manual de usuario para proveedores de servicios. Cuando el manual se encuentre en actualización, así se indicará en pantalla. Le aconsejamos descargar habitualmente nuestro manual a fin de poder estar actualizado en el uso de nuestro sistema. Ahora bien, la ventana de proveedores de servicios muestra también el siguiente menú: Salvo en el caso del menú “Inicio”, todos los demás son equivalentes a las secciones previamente explicadas. El menú “Inicio” lo llevará a la pantalla de bienvenida de apartado administrativo de proveedores (la primera que mostramos en este tema). Mientras este trabajando en el apartado administrativo de hoteles el sistema mostrará siempre este menú en la parte superior de la pantalla, con lo que podrá desplazarse fácilmente entre las múltiples secciones del mismo, o bien salir del sistema dando clic en “Cerrar sesión”. Accediendo a los Datos de Mi Empresa. Si usted ingresa al apartado “Mi Empresa” podrá ver todos los datos con los cuales se registró en nuestro sistema. Cada vez que sus datos cambien le sugerimos ampliamente entrar a este apartado y actualizarlos. Esto nos ayudará a tener una mejor comunicación con su empresa y a darle un mejor servicio. Considere por ejemplo, si algún día usted desea que el sistema le recuerde su usuario y/o contraseña, dicho usuario y contraseña serán enviados al correo electrónico del contacto administrativo. Por esto, es muy importante que cuando cambie el contacto administrativo, se actualicen los datos. La siguiente imagen muestra la pantalla donde se muestran los datos de su perfil. Puede acceder a ella ingresando seleccionando “Mi Empresa” en el menú del apartado administrativo de proveedores de servicios: Observe que esta pantalla es prácticamente idéntica a la pantalla en que se registró como proveedor de servicios, por lo que seguramente no le resultará difícil interactuar con ella. Registrando su Primer Hotel. Una vez que usted se ha registrado en nuestro sistema está listo para comenzar a registrar los hoteles que desee ofrecer a través de Laoperadora.com. Para hacer esto primero inicie sesión y dentro del apartado administrativo de proveedores de servicios, de clic en “Mis Hoteles” en el menú. Esto lo llevará a la sección con el mismo nombre. Desde la sección “Mis Hoteles” usted puede dar de alta hoteles nuevos y modificar los datos de hoteles existentes. Cuando inicia por primera vez a “Mis Hoteles”, o bien mientras no registre un hotel aun, ésta sección se mostrará como en la siguiente imagen: Observe cómo el sistema le indica en la parte central de la pantalla que no tiene ningún hotel registrado. Si desea registrar su primer hotel puede dar clic en este aviso o bien, puede dar clic en el vínculo :: Registrar un nuevo hotel ::. Cualquiera de estos dos caminos lo llevará a la pantalla en que podrá registrar su hotel. Esta pantalla se divide en las siguientes secciones: • • Datos Generales. Políticas Generales. Veamos una a una cada sección. La siguiente imagen muestra la sección de datos generales: Como puede apreciar, los datos generales incluyen el nombre del hotel, la dirección, el slogan o frase publicitaria del mismo, su categoría, el destino en que se ubica, la zona, etc. Todos estos datos son muy importantes ya que estarán a la vista del usuario y servirán para localizarlo en el sistema, sin embargo, le sugerimos tener en cuenta los siguientes consejos a fin de lograr los mejores resultados en el uso de nuestro sitio: • • • • No incluya la palabra hotel dentro del nombre del mismo. Seleccione el destino y zona dentro del destino en que se ubica su hotel. Al seleccionar un destino automáticamente se actualiza el listado de zonas con las correspondientes a dicho destino. Observe que si no existe el destino o zona de su hotel, usted mismo puede registrar un destino o zona nuevos dando clic en los vínculos Registrar destino y Registrar zona, ubicados sobre los campos de Destino y Zona respectivamente. Debe especificar el o los correos electrónicos en los cuales desea que se le notifiquen las reservaciones que se hacen en su hotel por medio de nuestro sistema. Especifique estos datos en el campo para este fin. Para registrar un solo correo de reservaciones solo indíquelo, pero si por otra parte desea indicar dos o más, tan solo separe cada dirección de correo con un punto y coma (;). Cada vez que se registre una reserva en nuestro sistema, el detalle de la misma será enviado vía correo electrónico a todas las direcciones que especifique. Debe volver a escribir los correos que indique a fin de tratar de evitar posibles errores de escritura. En el campo de comentarios generales, le sugerimos colocar un texto muy comercial, concreto y atractivo, orientado a dar una buena idea de lo que ofrece su hotel, cuales son sus ventajas, lo que lo diferencia de su competencia, etc. Este texto, junto con el nombre del hotel y las imágenes será prácticamente lo primero que verá el agente de viajes de su hotel por lo que es importante que ponga especial cuidado al redactarlo. La siguiente sección en el alta del hotel son las políticas generales. La siguiente imagen muestra esta sección y los datos que solicita: Los campos “Hora de entrada (Check-In)” y “Hora de salida (Check-Out)” son, simplemente la hora en que los huéspedes de su hotel ingresan a su habitación y salen de la misma respectivamente. El tercer campo define si su hotel es exclusivo para adultos. Tenga cuidado en definir correctamente este parámetro pues, cuando usted indica que su hotel es exclusivo para adultos, el mismo será excluido de todas las búsquedas de hotel que haga el agente de viajes que incluyan menores de edad. Por ello es muy importante que este valor sea correctamente configurado. Debe activar este parámetro únicamente si su hotel de verdad no acepta menores. Explorando Mis Hoteles Registrados. Una vez que su hotel sea registrado con éxito, el sistema volverá a mostrarle el apartado “Mis Hoteles” pero ahora con el hotel que registró: Es importante que se familiarice con esta pantalla y lo que cada una de sus partes significa ya que desde aquí se administran todos los aspectos propios del hotel. Observe primero que aparece el nombre del hotel y, en un recuadro una serie de iconos o imágenes que nos llevarán a los apartados o secciones desde donde se personalizaran los datos de su hotel. Note que en el ejemplo anterior solo tenemos un hotel pero si se tuvieran más hoteles registrados en su usuario, vería cada uno de ellos en la misma forma en que ve el del ejemplo, uno seguido del otro. y la leyenda Observe también que al lado del nombre del hotel aparece la imagen HOTEL BLOQUEADO POR LAOPERADORA.COM™. Por omisión, cuando usted registra un hotel en nuestro sistema éste se bloquea, lo cual significa que el hotel no es visible para los agentes de viajes. Esto funciona así para ayudar a garantizar que su hotel ha sido correctamente capturado y que ofrecerá la información suficiente al agente de viajes para poder trabajar con él. Laoperadora.com tiene este mecanismo de bloqueo de publicación con la finalidad de ayudarle en su labor de venta, pues antes de publicar nosotros revisaremos su hotel para asegurarnos que todo ha sido capturado lo mejor posible y asesorarlo en caso de eventualidades. Si después de nuestra revisión su hotel está completo con gusto publicaremos su hotel en nuestro sistema para su venta. Por esto, es importante que cuanto termine de personalizar su hotel nos contacte para hacernos saber que desea publicarlo. Mientras tanto, usted puede personalizar y configurar su hotel con la tranquilidad de que nadie puede ver sus datos, lo que le da la oportunidad de trabajar sin ningún riesgo. A continuación veamos una breve descripción de cada uno de los apartados que usted puede personalizar para su hotel: Servicios y destino Dando clic sobre esta imagen, usted puede personalizar los servicios que ofrecen su hotel y el destino en que se localiza el mismo. En la parte final del apartado podrá colocar comentarios o todos aquellos servicios que generan un cargo extras no incluidos en la tarifa de la reservación. Planes Permite establecer los planes que son soportados en el hotel tales como Todo Incluido, Europeo, Con desayuno, etc. Habitaciones Desde esta sección se pueden definir los tipos de habitación que se tienen en el hotel, su capacidad, en qué ocupaciones se comercializan, sus fotografías, etc. Para las ocupaciones de las habitaciones debe tomar en cuenta la capacidad máxima de la habitación en adultos para con ello poder definir las tarifas por persona agregándoles la o las personas extras, en la descripción puede colocar si cuentan con 1 cama o 2 camas para al momento de realizar la reservación se solicite el tipo de cama. Menores Este módulo o sección permite definir los rangos de edad en los que el hotel considera a los menores en cada uno de sus planes, cuales son gratis y cuales normalmente se cobran. Para registrar los menores que soporta el hotel es un requisito registrar antes los planes del mismo. Mientras no se registren los planes del hotel ésta imagen se mostrará desactivada (en color gris). Tarifas y promociones Este es uno de los módulos más importantes del sistema. Permite definir las tarifas y promociones a aplicar al cotizar y reservar el hotel. Para registrar las tarifas del hotel es un requisito registrar antes los planes y tipos de habitación del mismo. Mientras no se registren los planes y tipos de habitación del hotel ésta imagen se mostrará desactivada (en color gris). Disponibilidad Dando clic en éste icono es posible asignar Allotment’s a Laoperadora.com, cerrar fechas, abrirlas para la venta del inventario registrado, etc. Para administrar la disponibilidad es un requisito registrar antes los tipos de habitación del hotel. Mientras no se registren los tipos de habitación del hotel ésta imagen se mostrará desactivada (en color gris). Políticas de cancelación En esta sección es posible definir qué políticas aplica el hotel cuando se cancela una reservación. Puede establecer, hasta cuantos días antes de la entrada no se penaliza una cancelación, y con cuanto se penaliza el tiempo restante. Mínimo de noches Mediante éste módulo es posible definir estancias mínimas requeridas cuando se reserva en ciertos periodos. En fechas determinas puede establecer estancias completas, con ello no podrán entrar ni salir huéspedes en los periodos definidos. Límites de pago Establezca los criterios para calcular los tiempos límite de pago de sus reservaciones en cada periodo utilizando esta sección. Al no registrar ningún periodo de tiempo el Sistema automáticamente otorgara un tiempo 3 días antes de la entrada del pasajero. Los tiempos límites pueden ser flexibles acorde a la ocupación del Hotel. Imágenes Del Hotel Esta apartado le permitirá poder colocar las diferentes imágenes con las cuales desee aparecer ante nuestro agentes de viajes, ahora cuenta con un peso máximo de 2MG para sus imágenes, incluyendo también las de habitaciones, no coloque aquí esas fotografías para ello existe un apartado especial el cual veremos mas a detalles. Modificar hotel Puede entrar a este apartado para modificar los datos del alta de su hotel tales como el nombre, comentarios generales, categoría, correos electrónicos de reservaciones, etc. Al dar clic en este icono se mostrará la pantalla en la que registró su hotel para que pueda modificar los datos del mismo. Eliminar hotel Puede dar clic aquí cuando decida dar de baja un hotel del sistema. Sea muy cuidadoso al utilizar esta opción dado que un hotel eliminado no es recuperable por ninguna vía. Se recomienda ampliamente que los datos de su hotel sean capturados en el orden en que se acaban de presentar pues es la forma más sencilla de hacerlo y evita inconvenientes tales como tener que volver a visitar un apartado múltiples veces. Como puede apreciar son muchas las opciones para personalizar su hotel y por lo mismo las siguientes secciones explican tema por tema, como funciona cada módulo o apartado de los arriba mencionados. Estableciendo Los Servicios del Hotel. Para indicar los servicios que ofrece su hotel, tales como Room Service, Aire acondicionado en la habitación, Restaurantes y bares, etc. siga los siguientes pasos: 1. Inicie sesión en el sistema. 2. Vaya al apartado “Mis Hoteles” y localice el hotel que desee configurar. 3. De clic en el ícono 4. Esto abrirá la siguiente pantalla: 5. En el ejemplo anterior se han establecido únicamente alguno de los servicios disponibles en las habitaciones. Para indicar que se tiene alguno de los servicios mostrados en pantalla, solamente es necesario dar clic en la casilla de verificación ubicada en parte izquierda del servicio deseado. Aquellos elementos que estén marcados serán los que el sitio mostrará como parte de su hotel a los agentes de viajes. 6. Observe que usted puede definir los servicios con que cuenta en cinco categorías: a. b. c. d. e. En las Habitaciones. En los Restaurantes y Bares. En sus Actividades Recreativas. Otros Servicios. Otras facilidades en el Destino. Al final de la pantalla existe un campo llamado “Comentarios generales acerca de los servicios”. En este campo puede ingresar comentarios adicionales que detallen aun más los servicios con que cuenta su hotel. Una vez que termine de especificar los servicios con que cuenta su hotel presione el para guardar sus cambios. Esto lo llevará al apartado “Mis Hoteles” botón desde donde podrá seguir personalizando su hotel. Estableciendo Los Planes que soporta el Hotel. Para indicar los planes que soporta su hotel, tales como Todo Incluido, Europeo, Americano, etc. siga los siguientes pasos: 1. Inicie sesión en el sistema. 2. Vaya al apartado “Mis Hoteles” y localice el hotel que desee configurar. 3. De clic en el icono 4. Esto abrirá la siguiente pantalla: 5. Para especificar que su hotel soporta un plan determinado solo marque la casilla de verificación que se localiza al lado izquierdo del nombre del plan que desea soportar. 6. Considere que los planes que aquí seleccione será para los cuales podrá definir tarifas posteriormente. Una vez que termine de seleccionar los planes que desea soportar presione el botón para guardar sus cambios. Esto lo llevará de nuevo al apartado “Mis Hoteles”. Registrando Las Habitaciones del Hotel. Usted puede tener múltiples tipos de habitación en cada hotel, cada una de las cuales tendrá diferentes capacidades y precios. El módulo de habitaciones le permite determinar qué habitaciones concretas tendrá su hotel. Para registrar un nuevo tipo de habitación siga los siguientes pasos: 1. Inicie sesión en el sistema. 2. Vaya al apartado “Mis Hoteles” y localice el hotel del cual desee registrar sus habitaciones. 3. De clic en el icono 4. Esto abrirá la siguiente pantalla: 5. La pantalla anterior muestra los tipos de habitación actualmente registrados. Dado que en este ejemplo no hemos registrado aun ningún tipo de habitación, el sistema muestra un mensaje indicando esto. Para registrar el primer tipo de habitación de su hotel puede dar clic sobre el mensaje que indica que su hotel no tiene habitaciones aun, o bien, puede dar clic en el vínculo :: Nuevo tipo de habitación ::. Cualquiera de las dos alternativas anteriores le llevará a la pantalla de alta de tipo de habitación. 6. La pantalla de alta de tipo de habitación se divide en tres apartados principales: a. Datos Generales. b. Tipos de Ocupación. c. Imágenes de Habitación. 7. La sección de datos generales se muestra en la siguiente imagen: El nombre y la descripción de la habitación deben ser ingresados en los campos correspondientes. El nombre debe ser único por cada hotel, es decir, no puede tener dos habitaciones con un mismo nombre en el mismo hotel. Se recomienda que la descripción sea utilizada para dar información útil al agente de viajes acerca de la habitación. Considere que esto influye directamente en la decisión de compra, por lo que una información bien detallada que sea concisa y útil impulsará la venta de su hotel. El siguiente campo a especificar es la capacidad máxima de la habitación, es decir, el número máximo de personas que pueden hospedarse en la habitación incluyendo menores. Esto no tiene nada que ver con la ocupación u ocupaciones en las cuales desea vender la habitación, solo específica el número máximo de personas que se pueden hospedar en la misma. Posteriormente debe indicar el número de habitaciones de este tipo que tiene en el hotel. Es importante que comprenda que éste número NO es el allotment que asigna a Laoperadora.com, sino el número de habitaciones que usted tiene en inventario. Posteriormente veremos, en la gestión de la disponibilidad cómo se asignan los allotment’s y los detalles inherentes a la administración de la disponibilidad. De momento basta con que sepa que éste número de habitaciones se utiliza como el número máximo de habitaciones que puede tener Laoperadora.com para venta en algún momento dado, mas no significa por ello, que aquí esté indicando que todo su inventario está disponible para venta a través de nuestro portal. Únicamente está indicando que su hotel tiene cierto número de habitaciones del tipo que esta registrando y por ende el sistema comprende que el allotment más grande que se puede llegar a asignar en una fecha determinada, es el inventario que usted define en este campo. El último campo que debe establecer en esta sección, es el número máximo de menores gratis permitidos en la habitación. En este campo se puede expresar en tres modalidades posibles: a. Un número fijo de menores gratis: Cuando selecciona esta opción debe indicar el número máximo de menores gratis que se soporta en la habitación. Por ejemplo, si tiene una habitación cuya capacidad máxima es de 4 personas incluyendo menores, e indica que el número máximo de menores gratis es de 2, estará indicando que cuando tenga una reservación en nuestro sistema, máximo dos menores serán gratis. Para comprender bien las implicaciones de esto veamos un ejemplo. Supongamos que tiene una reservación con un adulto y tres menores de 2, 4 y 6 años. Supongamos también que su hotel considera que los menores de cero a seis años son gratuitos. No obstante, en este escenario solo dos de los tres menores serán gratuitos y el tercero deberá cobrarse. ¿A qué precio se cobrará?, el sistema considera para cada menor gratuito un precio especial denominado precio de menor extra. Este concepto lo veremos a fondo más adelante durante la explicación de cómo funcionan las tarifas, tan solo tenga en mente que dicho precio será el utilizado para cobrar el menor que habitualmente era gratuito cuando excede el número máximo permitido por la habitación. b. Menor gratis por adulto pagado (ilimitado): Cuando se selecciona esta opción, el número máximo de menores gratis se determina en función al número de adultos pagados de una reservación. Por ejemplo, si una habitación tiene capacidad para seis personas y se tiene una reservación en ocupación triple, el máximo de menores gratis será de tres. c. Menor gratis por adulto pagado limitado a cierto número de menores: Muy similar a la opción anterior, con la excepción de que el número máximo de menores gratis que se pueden tener está limitado. Por ejemplo, si una habitación tiene capacidad para seis personas y se tiene una reservación en ocupación triple, y se especifica que el número máximo de menores gratis es uno por adulto pagado limitado a dos, el máximo de menores gratis será de dos. 8. La siguiente sección es la de tipos de ocupación. En esta sección usted define las ocupaciones concretas para las cuales existirá una tarifa en el sistema y con ello, las ocupaciones en las que es posible vender la habitación. Considere por ejemplo, una habitación que tiene una capacidad máxima cuatro personas. Al indicar que su capacidad máxima es de cuatro personas, el sistema asume que la ocupación máxima permitida en el tipo de habitación es ocupación cuádruple, no obstante, si usted solo desea vender esta habitación en ocupación doble triple y cuádruple, y no permitir reservas con ocupación sencilla, tan solo seleccione las ocupaciones que apliquen marcando la casilla de verificación de la línea correspondiente a la sección de tipos de ocupación. La siguiente imagen muestra más gráficamente cómo debería configurar este escenario: 9. La última sección del alta de la habitación le permite definir las imágenes de la misma. Observe que las reglas a las cuales debe apegarse para definir las imágenes de su habitación son las mismas que las ya mencionadas en el alta de hotel: a. Las imágenes no deben pesar más de 99KB. b. Deben estar en formato jpeg, jpg o gif. c. Sus dimensiones deben ser de 325 píxeles de ancho por 325 píxeles de alto. d. El orden en que especifique las imágenes será el orden en que se muestren. e. Por último, si intenta cargar una imagen demasiado pesada, su sesión reiniciará automáticamente, devolviéndolo a la página de inicio del sistema desde donde deberá volver a iniciar sesión nuevamente. Considere que la forma de especificar las imágenes en este apartado es exactamente igual a como se especifican las imágenes de los hoteles. Una vez que termine de establecer los datos de su habitación presione el botón para guardar sus cambios. Esto lo llevará de nuevo al apartado “Tipos de habitación” con la diferencia de que ahora aparecerá la habitación recién registrada en esta pantalla: Observe que en la parte inferior del recuadro que detalla los datos de la habitación existen dos vínculos. El vinculo :: Modificar :: le permite modificar los datos de su habitación. Dando clic en él, se mostrará nuevamente la pantalla de registro de la habitación desde donde podrá cambiar los datos de la misma. Por último, el vínculo :: Eliminar :: borra la habitación del sistema. Estableciendo como considera El Hotel a Los Menores. A fin de que el sistema sepa que huéspedes cobrar como adultos y cuales como menores, es necesario que usted registre los menores que soporta en su hotel. Para darle mayor flexibilidad es importante que sepa que laoperadora.com permite que se especifiquen diferentes tipos de menores (con diferentes rangos de edad) en cada plan. Esto le da una mayor potencia al definir los menores que soporta, pues con esta herramienta podría considerar que, por ejemplo, para fines de cobro, el sistema considerará que tiene tres tipos de menores en plan todo incluido: Menor de 0 – 6 Años 7 – 12 Años 13 – 17 Años Se considera Gratuito siempre Normalmente se cobra Normalmente se cobra Al mismo tiempo podría definir que en plan europeo tiene un solo tipo de menor: Menor de 0 – 17 Años Se considera Normalmente se cobra Como puede apreciar, esto le da mucha flexibilidad pues, puede definir exactamente los rangos de edad de cada menor y cómo se considera cada uno de ellos. Observe que los rangos que puede definir en el sistema son secuenciales, es decir, deben ser continuos, comenzando desde los cero años y llegando hasta la edad del menor más superior en edad. No es un requisito soportar menores hasta los 17 años. De hecho podría ni siquiera capturar menores, no obstante, considere que cuando el agente de viajes esté realizando una reservación en nuestro sistema, todos los menores que dicho agente defina como tales serán reconsiderados y cobrados como adultos a menos que usted tenga menores definidos en el mismo rango de edad que los definidos por el agente. Si por otro lado su hotel no soporta menores, esto debe especificarlo en el alta de su hotel indicando que éste es exclusivo para adultos. Si no indica esto y no captura menores en el sistema, los menores que defina el agente de viajes en su reservación serán reconsiderados y cobrados como adultos por el sistema. Para registrar los menores que su hotel soporta en cada uno de sus planes siga los siguientes pasos: 1. Inicie sesión en el sistema. 2. Vaya al apartado “Mis Hoteles” y localice el hotel del cual desee registrar sus menores. 3. De clic en el ícono 4. Esto abrirá la siguiente pantalla: 5. Observe que en la parte media de la pantalla existe un listado con el título “Ver menores en plan:”. En nuestro ejemplo tenemos el plan Europeo seleccionado, lo cual le indica al sistema que debe mostrar los menores registrados en plan Europeo. Si desea ver los menores de otro plan, seleccione el plan que desee ver en éste listado. Observe también que en hay un aviso que nos indica que no se tienen menores registrados en el plan actual (Europeo). Para registrar el primer menor en este plan usted puede dar clic en este aviso o bien en el vínculo :: Nuevo tipo de menor ::. Cualquiera de las dos alternativas anteriores le llevará a la pantalla de alta de tipo de menor. 6. La pantalla de alta de menor luce como muestra la siguiente imagen: 7. Observe que el primer campo muestra el plan en el cual se considerará al menor. Inmediatamente después se muestra el rango de edad del menor. La edad inicial del rango se muestra desactivada porque, como mencionamos con anterioridad, las edades de los menores capturados tienen que se registradas secuencialmente por lo que no tiene sentido que sea editable. La edad final del rango si es editable y usted debe establecerla a la edad adecuada. El último campo indica si el menor será gratuito o no. Aquí es importante que considere que si indica que sí, significa que el menor SIEMPRE será gratuito (por lo que no podrá capturar precios para el mismo posteriormente en tarifas). Por otro lado, si indica que no es gratuito, esto significa que usted establecerá el precio del menor en cada tarifa que registre. En este caso, dicho precio podrá ser igual a $0.00 cuando el menor sea gratuito o al precio que aplique cuando no sea así. En pocas palabras, si un menor es siempre gratis, seleccione “Si” en este campo. Si puede llegar a ser gratuito, pero también a cobrarse seleccione “No”. Una vez que termine de definir los datos de su menor presione el botón para guardar sus cambios. Esto lo llevará de nuevo al apartado “Tipos de menor”, en el cual se mostrarán los menores registrados en el plan que previamente seleccionó. Como puede apreciar en la siguiente imagen, ahora el menor es visible en el listado y puede modificarse dando clic en el vínculo :: Modificar :: Si da clic en :: Modificar :: nuevamente se mostrarán los datos del menor en la pantalla de registro del mismo. Desde ésta ventana podrá hacer los cambios que considere necesarios para luego guardar sus modificaciones. Observe que adicionalmente existe el vínculo :: Eliminar último ::. Como su nombre indica éste vínculo nos permite eliminar el menor con rango de edad más elevado. En el sistema solo es posible eliminar el menor de mayor edad pues, como recordará, los menores deben ser secuenciales en su edad en todo momento. Una vez que termine de personalizar los menores en un plan determinado, seleccione el siguiente plan y capture los menores que le correspondan y así sucesivamente hasta terminar de definir todos los menores que soporte en su hotel en cada caso. Capturando Tarifas y Promociones. Junto con la disponibilidad, las tarifas constituyen la información que más continuamente cambiará en su hotel. Es muy importante su captura, pues de éstas dependerá directamente el precio de venta que el sistema mostrará al agente de viajes. Lea este apartado con detenimiento para asegurarse de que comprenda perfectamente el proceso de captura y las implicaciones de los datos que capture. Antes de iniciar con la captura de sus tarifas, es importante que recuerde que una tarifa se forma considerando los planes, tipos de menor, habitaciones y ocupaciones que capture en el sistema por lo que, con la finalidad de que trabaje lo más eficientemente posible, le sugerimos tener estos datos capturados antes de iniciar con la captura de sus tarifas. Para comenzar a registrar las tarifas de su hotel siga los siguientes pasos: 1. Inicie sesión en el sistema. 2. Vaya al apartado “Mis Hoteles” y localice el hotel del cual desee registrar sus tarifas. 3. De clic en el icono 4. Esto abrirá la siguiente pantalla: 5. La pantalla anterior exhibe un aviso indicando que el sistema no tiene tarifas capturadas. Puede dar clic en este vínculo o en el vínculo :: Nueva tarifa :: para ingresar a la pantalla desde la cual podrá registrar su primera tarifa. Ésta pantalla se subdivide en tres secciones principales que son: a. Datos Generales. b. Precios Aplicables. c. Promociones. A continuación veremos una a una estas secciones para así lograr que se comprenda mejor el funcionamiento las mismas. 6. La siguiente imagen muestra el apartado de datos generales de una tarifa: En el primer campo (“Plan en que aplica la tarifa”), usted debe seleccionar el plan concreto al cual se aplicarán los precios de la tarifa. Usted solo podrá seleccionar de entre aquellos planes que haya asociado a su hotel previamente. El campo siguiente (“Moneda de la tarifa”) sirve para que usted especifique la moneda en la cual desea expresar los importes de su tarifa. El campo “Mark-Up” es un porcentaje que se aplicará a la tarifa neta para obtener el precio al público. Por ejemplo, si usted define que tendrá un “MarkUp” del 25% y digamos que el precio en ocupación sencilla es de $2,000.00 ya con los impuestos incluidos entonces: Precio de venta al público en ocupación sencilla = $2,000.00 / (1 - 0.25) Precio de venta al público en ocupación sencilla = $ 2666.67 Es decir, el “Mark-Up” indica en realidad que porcentaje del precio al público corresponde a lo comisionado a Laoperadora.com. El siguiente campo (“¿Asume un 5.00% por ventas a 3 meses sin intereses con ésta tarifa?”) indica si, en caso de ventas con éste tipo de crédito, usted acepta disminuir su tarifa neta en un 5.00%. En el campo de si sus tarifas deben ser mostradas al mercado local, debe especificar un SI cuando las tarifas son expresadas en pesos, pero si su propiedad cuenta también con tarifas en Dólares Americanos entonces a este tipo de moneda deberá expresársele un NO, esto con la finalidad de poder trabajar en el tipo de moneda según sea el mercado, si la propiedad únicamente trabaja con tarifas en Dólares Americanos entonces si se mostraran al mercado nacional colocando un Si en la opción mencionada. Cabe destacar que expresadas en Dólares Americanos se pagaran al tipo de cambio del dia del hotel y la variación del mismo puede influir en si se garantiza una reservación o se cancela por el alza del precio. Los otros dos campos (“Aplicable desde la noche del” y “Hasta la noche del”) indican de qué noche a qué noche la tarifa que se capturará se encontrará vigente. Nuestro sistema cotiza por periodos definidos por lo tanto cuando son periodos específicos de Temporada Alta, Puentes y Días Festivos deberán ser especificados esto debido a que el portal no solamente publica tarifas sino que realiza cotizaciones acorde a las fechas en las que se le ingrese la petición. Por ello es sumamente importan poder definir estos periodos los cuales pueden ser sujetos a cambios con previo aviso para Laoperadora.com El último campo de este apartado sirve para indicar en qué noches de la semana que se encuentren dentro del periodo de vigencia de la tarifa, dicha tarifa será aplicable. Puede seleccionar las noches de la semana una por una, o bien, puede utilizar las opciones “Todos los días”, “Entre semana”, “Viernes y Sábado” y “Jueves, Viernes y Sábado” para seleccionar o quitar la selección a grupos de días rápidamente. 7. A continuación se muestra una imagen con la sección de precios aplicables: Observe que en esta sección definimos el precio de cada ocupación soportada por la habitación estándar. Es importante que considere que los precios que debe especificar en este apartado son precios netos, no comisionables, por persona, por noche y con todos los impuestos incluidos. Considere que el sistema no tiene forma de saber que un precio ha sido mal capturado en caso de que así fuera, por lo que le sugerimos ampliamente que verifique que sus precios obedezcan a los requerimientos citados a fin de evitar un cálculo erróneo. Laoperadora.com no puede responsabilizarse por tarifas mal capturadas que generen reservaciones con precio erróneo, por lo que le sugerimos capturar esto con la debida atención. Adicionalmente, en este apartado podrá capturar los precios de los menores que no sean siempre gratuitos y los precios de menor extra que puedan aplicar cuando se supere el número máximo de menores gratuitos en una reservación. 8. La ultima sección o apartado de la tarifa es la de promociones. En esta sección se definen qué promociones soportará la tarifa. Para explicar mejor esto observe la siguiente imagen: En la imagen anterior muestra un recuadro en el que es posible definir que tipo de promoción es la que se aplicara aplica a la tarifa ingresada, la primera de ellas es Descuento en Tarifa, después especificar cuanto es el Monto de descuento aplicable a la tarifa, y seleccionar los días los cuales aplicara este descuento, la segunda es Noche con descuento, definiendo que Noche es la que contara con el descuento y cuanto será el descuento a esa noche definiendo bien que días de la semana aplica dicha promoción, la promoción de Noche Gratis es definir el numero de noche gratis y estipular si son Acumulables esto es si la segunda es Gratis la cuarta noche también lo será, así sucesivamente, la ultima promoción es Ultimo adulto gratis, cabe destacar y mencionar que nuestro sistema por el momento no cuenta con la facultad para poder definir o diferenciar las promociones por los tipos de habitaciones, esto es decir, si se capturan 2 o mas tipos de habitaciones y se desea colocar alguna de las promociones antes mencionadas pero únicamente debe tomar en cuenta que la promoción será colocada a todo tipo de unidad cuando en realidad quizás nada mas sea para el tipo de unidad Standard, por ello es importante el poder leer esta clausula respecto a las tarifas. Es importante que sepa que el sistema no admite múltiples promociones en la misma tarifa aplicables al mismo día de la semana. Usted puede definir únicamente una promoción entrando cada día de la semana. Si tiene más de una promoción entrando el mismo día de la semana, le sugerimos registrar una copia del mismo hotel en el cual se defina esta segunda promoción. Esta solución es provisional mientras el desarrollo de nuestro sistema amplia su capacidad para dar soporte a esta situación. Por ultimo considere que usted debe capturar sus tarifas netas independientemente de la promoción que éstas tengan. Al seleccionar una promoción en una tarifa, el sistema hace los cálculos necesarios para mostrar el precio al público, razón por la cual usted puede concentrarse en definir la tarifa ya que el sistema realizará los cálculos por sí mismo. para Una vez que defina los datos de su tarifa presione el botón guardar su tarifa. Esto lo llevará de nuevo a la pantalla de tarifas pero, como muestra la siguiente imagen, ahora ésta mostrará la tarifa recién capturada: Observe que puede utilizar los vínculos :: Modificar :: y :: Eliminar :: para editar los datos de su tarifa o eliminarla según sea necesario. Administrando La Disponibilidad de sus Habitaciones. Uno de los aspectos más importantes de la definición de su hotel es la disponibilidad. Ésta indica al sistema en todo momento qué puede y qué no puede vender. Es sumamente importante que se mantenga esta información al día a fin de no generar sobre ventas u otras situaciones indeseables. La gestión de disponibilidad en laoperadora.com es muy detallada y profesional, por lo que puede sentirse seguro de que si usted administra correctamente esta herramienta jamás tendrá problemas en la gestión de la disponibilidad de su hotel. Para comenzar a administrar la disponibilidad de su hotel siga los siguientes pasos: 1. Inicie sesión en el sistema. 2. Vaya al apartado “Mis Hoteles” y localice el hotel del cual desee administrar su disponibilidad. 3. De clic en el icono 4. Esto abrirá un calendario con la disponibilidad del hotel. Usted puede utilizar el campo “Ver Mes” para seleccionar el mes que desea administrar. A continuación se muestra una imagen del calendario de disponibilidad: 5. Usted puede dar clic en el vínculo ¿Problemas con la disponibilidad? clic aquí ubicado en la parte superior derecha del calendario, para ver una explicación detallada de cada uno de los componentes del calendario de disponibilidad. Le sugerimos ampliamente entrar a este vínculo para conocer los detalles del calendario mostrado en pantalla. 6. El funcionamiento del calendario es muy sencillo; primero debe seleccionar las fechas y habitaciones a las cuales desea modificar su estatus actual de disponibilidad. Puede hacer uso del apartado “Selección rápida” ubicado en la parte superior del calendario para seleccionar semanas completas o todo el mes. 7. Una vez que seleccione los días que desea modificar utilice el apartado “Cambiar disponibilidad” ubicado debajo del calendario, para indicar qué cambios desea realizar a su disponibilidad. A continuación se muestra una imagen del apartado “Cambiar disponibilidad”: 8. Las opciones con las que cuenta para cambiar su disponibilidad son las siguientes: Opción Descripción Cerrar fechas seleccionadas Cierra la disponibilidad en las fechas que usted seleccione en el calendario. Abrir fechas seleccionadas para venta libre Abre las fechas que seleccione en modalidad de venta libre. Asignar allotment Esta opción permite asignar un allotment a Laoperadora.com o bien incrementar un allotment previamente asignado, tan solo indique el número de habitaciones a asignar y el Cut-Off de la misma. Cabe destacar que no funciona una acción sin otra, esto es decir que un Cut Off solamente puede aplicar mediante una Asignación de Allotment’s. Cambiar Cut-Off del allotment previamente asignado Esta opción permite cambiar un “Cut-Off” en un allotment previamente asignado. 9. Una vez que haya definido su cambio de disponibilidad presione el botón para realizar el cambio en el sistema. Esto le presentará una pantalla con el informe de los cambios que usted ha solicitado en el cual se indica las acciones que se realizarán y en rojo aquellas que no procedan. 10. Le sugerimos que revise atentamente el reporte de lo que cambiará en su disponibilidad antes de continuar. Considere que hay algunas acciones que no pueden deshacerse. Una vez que esté completamente seguro de que los cambios que especificó son correctos presione el botón almacenar sus cambios en nuestro sistema. para Definiendo sus Políticas de Cancelación. Usted puede definir en nuestro sistema qué políticas de cancelación soporta en sus reservaciones. Esto nos ayudará a saber cómo manejar cada cancelación que realicen los agentes de viajes que utilicen nuestro sistema. Para definir sus políticas de cancelación siga los siguientes pasos: 1. Inicie sesión en el sistema. 2. Vaya al apartado “Mis Hoteles” y localice el hotel en el cual desee establecer sus políticas de cancelación. 3. De clic en el icono 4. Esto lo llevará al apartado de políticas de cancelación, mostrado en la siguiente imagen: 5. La primera vez que ingrese a este apartado verá el aviso que le indica que el hotel no tiene políticas de cancelación vigentes. Usted puede dar clic en este aviso o sobre el vínculo :: Nueva política de cancelación ::; cualquiera de las dos alternativas anteriores lo llevará a la pantalla de alta de política de cancelación la cual se muestra en la siguiente imagen: 6. Desde la pantalla anterior usted puede definir la política de cancelación que aplica en un periodo de tiempo determinado. Utilice los campos “Aplicable desde la noche del” y”Hasta la noche del”, para definir el periodo de tiempo en el cual la política de cancelación estará vigente. 7. Después, utilice el recuadro con el título “En estas fechas las cancelaciones”, para definir si generan algún cargo o no las cancelaciones en el periodo seleccionado en el paso anterior. Seleccione la primera opción si no se genera ningún cargo. En caso contrario seleccione la segunda opción e indique, hasta cuantos días calendario antes de la fecha de entrada de una reservación se puede cancelar sin cargo. Al seleccionar la segunda opción, aparece un nuevo apartado denominado “Penalizaciones aplicables”. Dicho apartado nos permite definir las penalizaciones que aplican según la cercanía que tiene la cancelación con la fecha de entrada de una reservación: Indique en estos campos desde cuantos días hasta cuantos días antes de la entrada aplica la penalización De clic en éste botón para añadir la penalización a la política Especifique en estos campos con qué se penaliza la cancelación 8. Como puede observar en la imagen anterior, para definir una penalización por cancelación, primero seleccione desde cuantos días hasta cuantos días aplica dicha penalización, así como la penalización que aplica. Observe que el número de días inicial (el que tiene el título “Desde:”) está desactivado. Esto se debe a que usted previamente indicó hasta cuantos días antes de la fecha de entrada una cancelación no generará cargos. Por ejemplo, si usted seleccionó que hasta veinte días antes de la fecha de entrada una cancelación no genera cargos, su pantalla se vería como la imagen anterior en la que, el rango inicial son 19 días porque a partir de los 19 días se comienza a penalizar. Una vez que seleccione desde qué día hasta qué día aplica su penalización deberá indicar con qué penaliza la cancelación usted puede seleccionar una de seis opciones: Penalización Significado Porcentaje del total de la reserva Indica que se penalizará a quien una reservación dentro del rango indicado, con el porcentaje reservación establecido en el “Monto o %” Monto fijo de penalización Se penaliza con el monto fijo indicado en el campo “Monto o %” 1ra Noche Se penaliza con el valor de la primera noche 1ra y 2da Noche Se penaliza con el valor de la primera y segunda noche 1ra, 2da y 3ra Noche Se penaliza con el valor de la primera , segunda y tercera noche Monto total de la reservación Se penaliza con el valor total de la reservación, es decir, no hay devolución cancele de días de la campo 9. Una vez que haya definido con qué desea penalizar presione el botón para almacenar su penalización en la política de cancelación. Es importante que sepa que deberá completar las penalizaciones aplicables hasta “No Show” para que el sistema considere que su política de cancelación esta completa y entonces usted pueda guardar su política de cancelación. 10. A continuación se muestra un ejemplo en el que se ha configurado el sistema para que no se penalicen cancelaciones realizadas con una anticipación mayor o igual a 20 días antes de la fecha de entrada. Las cancelaciones realizadas entre 19 y 2 días antes se penalizarán con el monto de la 1ra noche, mientras que de la primera noche a “No Show” se penaliza con el total de la reservación. Después de configurar esto así, su pantalla deberá lucir como en la siguiente imagen: 11. Observe que siempre que desee modificar sus penalizaciones usted puede eliminar la última penalización utilizando el botón Después podrá volver a definir la penalización que aplique. . Una vez que termine de definir su política de cancelación presione el botón para guardarla. Esto lo llevará de nuevo a la pantalla que le muestra las políticas de cancelación vigentes, pero ahora podrá apreciar la política que acaba de definir: Observe que puede utilizar los vínculos :: Modificar :: y :: Eliminar :: para editar los datos de su política de cancelación o eliminarla según sea necesario. Cómo definir un Mínimo de Noches por Reservación. Existen ocasiones en las que es necesario definir un mínimo de noches para aceptar una reservación. Tal es el caso de los puentes o fechas en las que la disponibilidad de habitaciones es baja. Para estas circunstancias el sistema le da la posibilidad de definir una estancia mínima aceptable para las reservaciones con fecha de entrada en dicho periodo. Si desea configurar un mínimo de noches en su reservación, siga los siguientes pasos: 1. Inicie sesión en el sistema. 2. Vaya al apartado “Mis Hoteles” y localice el hotel en el cual desee establecer el mínimo de noches. 3. De clic en el icono 4. Esto lo llevará al apartado de mínimo de noches, mostrado en la siguiente imagen: 5. La primera vez que ingrese a este apartado verá un aviso que le indica que el hotel no tiene periodos con mínimo de noches vigentes. Usted puede dar clic en este aviso o sobre el vínculo :: Nuevo periodo con mínimo de noches ::; cualquiera de las dos alternativas anteriores lo llevará a la pantalla de alta de periodo con mínimo de noches la cual se muestra en la siguiente imagen: 6. Para configurar el mínimo de noches que acepta, primero indique entre qué fecha y qué fecha se debe reservar para que se le exija este mínimo de noches. Esto se hace utilizando los campos con los títulos “Cuando se reserve desde la noche del:” y “Hasta la noche del:” 7. Luego utilice las opciones del recuadro titulado “El mínimo de noches que se podrá reservar será”, para especificar el número mínimo de noches que deberá tener la reservación para ser aceptada. Cuenta con las siguientes dos opciones: a. Un número mínimo de noches: Si selecciona esta opción, cualquier reservación en el rango de fechas definido, deberá tener el número especificado de noches como mínimo para ser aceptada. b. Estancia completa: Si selecciona esta opción, cualquier reservación en las fechas seleccionadas deberá completar todo el periodo seleccionado. Por ejemplo, en la imagen anterior se ha indicado que cualquier reservación que se realice para las fechas de la noche del 01 de Marzo al 01 del mes de abril, deberá tener como fecha de entrada mínima el 01 de Marzo y salir, cuando muy pronto el 27 del mismo mes. Una vez que termine de definir su mínimo de noches presione el botón para guardar sus cambios. Esto lo llevará de nuevo a la pantalla que le muestra los mínimos de noche vigentes, pero ahora podrá apreciar el mínimo de noches que acaba de definir: Observe que puede utilizar los vínculos :: Modificar :: y :: Eliminar :: para editar los datos de su mínimo de noches o eliminarlo según sea necesario. Establezca sus Tiempos Límite de Pago. Usted puede establecer los tiempos límite que da a laoperadora.com para pagar los servicios que comercialice a través de nuestro portal. Con ello es posible personalizar la forma en que el sistema genera los tiempos límite de pago de cada reservación realizada. Observe que usted puede personalizar sus tiempos límite de pago únicamente en fechas con estatus de disponibilidad de Venta libre, es decir, cuando tiene un Allotment asignado en una fecha determinada, el tiempo límite lo genera Laoperadora.com de acuerdo a los criterios necesarios para cumplir con su compromiso de pago de Allotment. Para establecer los tiempos límite de pago en reservaciones de fechas con estatus de venta libre siga los siguientes pasos: 1. Inicie sesión en el sistema. 2. Vaya al apartado “Mis Hoteles” y localice el hotel en el cual desee establecer sus tiempos límite de pago. 3. De clic en el icono 4. Esto lo llevará al apartado de límites de pago, mostrado en la siguiente imagen: 5. La primera vez que ingrese a este apartado verá un aviso que le indica que el hotel no tiene periodos con límites de pago vigentes. Usted puede dar clic en este aviso o sobre el vínculo :: Nuevo periodo para límite de pago ::; cualquiera de las dos alternativas anteriores lo llevará a la pantalla de alta de periodo de límite de pago la cual se muestra en la siguiente imagen: 6. Primero establezca cuales reservaciones se verán afectadas por el criterio para generar tiempo límite que esta por registrar. Para ello indique en que rangos de fecha debe estar la fecha de entrada de una reservación para que se utilice el tiempo límite de pago que va a definir. Esto se hace utilizando los campos que llevan los títulos “En reservaciones con fecha de entrada desde el:” y “Hasta el:” para establecer la fecha de inicio y fin respectivamente. 7. Una vez definido el periodo, defina el criterio de generación de tiempo límite. Éste criterio puede expresarse en las siguientes dos formas: a. En función a la fecha de Entrada de la Reservación: Cuando elige esta opción debe indicar cuantos días antes de la entrada será la fecha límite de pago para laoperadora.com. b. En función a la Fecha en que se realiza la Reserva: Cuando elige esta opción debe indicar cuantos días después de registrada la reservación será la fecha límite de pago para Laoperadora.com. Establezca la forma en que se generará el tiempo límite de entre estas dos opciones. Esto lo establecerá en el recuadro titulado “El tiempo límite para pago de la misma será en función a:”. 8. Por ultimo, dado que no es posible anticipar en qué condiciones se realizará la reservación a través de nuestro portal, usted debe indicar en el último campo si admite ventas con un plazo inferior al asignado en caso de tener la disponibilidad en la fecha solicitada. En caso de que indique que si, Laoperadora.com se compromete a garantizar el pago al siguiente día hábil. Enviando una Carta Responsiva. Responder que si acepta ventas en éstas condiciones, ayuda a vender su hotel en aquellos casos donde los criterios que usted estableció para generar el tiempo límite no sean válidos por estar demasiado próxima la fecha de entrada por lo que le sugerimos ampliamente activar esta opción. para Una vez que termine de definir su límite de pago presione el botón guardar sus cambios. Esto lo llevará de nuevo a la pantalla que le muestra los límites de pago vigentes, pero ahora podrá apreciar el que acaba de definir: Observe que puede utilizar los vínculos :: Modificar :: y :: Eliminar :: para editar los datos de su límite de pago o eliminarlo según sea necesario. Imágenes del Hotel Registre en este apartado las fotografías que desea mostrar de su hotel. Considere que estas son un apoyo fundamental en la venta de su propiedad, por lo que las mismas deben tener buena calidad, al mismo tiempo que deben ser ligeras para descargarse rápidamente por la red. Las dimensiones de cada fotografía puede ser la que usted desee, sin embargo, considere que si su fotografía es demasiado grande, la misma mostrará barras de desplazamiento al ser mostrada, lo que dificultará su apreciación. Considere también que usted puede subir tantas imágenes como desee, solo que cada imagen debe pesar máximo 100.00 KB, y dispone de un espacio total de 2.00 MB para todas sus fotografías. 1. Dar clic sobre el botón 2. dar clic en 3. buscar la imagen que se desea agregar, dar clic en “abrir” para aceptarla 4. 5. 6. 7. dar clic en el botón cuando se cargue la fotografía, la podrá ver en la página en tamaño real. enseguida puede agregar otra si así lo desea. en caso de tener imágenes que no desea mostrar, pero no quiere borrar, debajo de la imagen, de clic en “Modificar”, enseguida aparecerá el Estatus de la imagen, cambie el estatus a Inactiva para ocultarla sin borrarla. A continuación, se encuentra una imagen de 500x325 píxeles, medida óptima para la página web. ¿Cómo hago que mi Hotel sea visible a Agentes de Viajes? A fin de facilitar la administración de su hotel, el sitio de Laoperadora.com le permite gestionar la publicación de su hotel. Hay momentos en los cuales es natural que usted no desee que su hotel sea visible o reservable a través de nuestro sistema (por ejemplo cuando está cambiando tarifas o cuando ha capturado un nuevo tipo de habitación y desea establecer su disponibilidad antes de que un agente de viajes la vea). Para estas situaciones usted cuenta con un mecanismo que le permite hacer invisible su hotel a agentes de viajes, o bien, le permite dejarlo visible pero sin posibilidad de reservar. Para ver como funciona esto le sugerimos seguir los siguientes pasos: 1. Inicie sesión en el sistema. 2. Vaya al apartado “Mis Hoteles”. 3. En éste apartado usted puede ver los hoteles que ha registrado en nuestro sistema. Cada hotel en éste listado tiene una sección en la cual se indica si el hotel y su disponibilidad están actualmente publicados. Observe con detenimiento la siguiente imagen: El valor seleccionado aquí determina si el hotel es visible a los agentes de viajes El valor seleccionado aquí determina si los agentes de viajes pueden ver fechas disponibles como tales o si todo lo ven como no disponible 4. Como se puede apreciar en la imagen anterior es posible definir si un hotel es visible a agentes de viajes o no. De la misma forma es posible definir si el agente de viajes verá alguna fecha como disponible o si las verá todas cerradas ignorando la disponibilidad. 5. Estos dos valores son de mucha utilidad, pues le permiten establecer que nivel de acceso se tienen a los datos de su hotel. En general pueden serle de utilidad cuando vaya a realizar un cambio importante y no quiera que se tenga acceso al hotel mientras lo hace (por ejemplo, cuando cambie información delicada como tarifas, grandes cambios a la disponibilidad, mínimos de noche, etc.). 6. Considere que de forma predeterminada sus datos, una vez que se encuentran publicados en nuestro sitio, son públicos incluso durante sus modificaciones, a menos que usted use éstos parámetros para ocultar su hotel o la disponibilidad mientras actualiza. 7. Considere también que normalmente no es necesario dejar de publicar el hotel. Generalmente con dejar de publicar la disponibilidad basta pues con ello su hotel se vuelve no reservable vía nuestro sitio Web hasta que usted vuelva a publicar la disponibilidad nuevamente. 8. Por ultimo, observe la siguiente imagen: Cuando uno de sus hoteles muestre estos avisos, su hotel ha sido bloqueado por nuestro sistema y deberá comunicarse con nosotros para que sea visible a agentes de viajes 9. Cuando un hotel se muestra como en la imagen anterior, significa que su hotel no será visible a agentes de viajes hasta que el personal correspondiente en Laoperadora.com no lo autorice. Esto es una medida de seguridad con la cual evitamos una publicación incompleta o errónea en los datos y fue concebido tanto para proteger la imagen de su hotel como la de Laoperadora.com. Mientras su hotel se encuentre bloqueado por nuestro sistema, son irrelevantes los valores que usted especifique en la publicación de su hotel; para que éste sea visible deberá comunicarse con nosotros. 10. Si su hotel se encuentra bloqueado, no se preocupe, esta es una medida habitual, de hecho cuando registre su hotel en nuestro sistema notará que se bloquea automáticamente. Esto forma parte de una revisión rutinaria que nosotros hacemos sobre los hoteles registrados con la finalidad de asesorarlos y lograr una mejor imagen y resultados de venta. Cuando usted considere que su hotel esta listo para publicarse, comuníquese con nosotros y con gusto lo apoyaremos en la publicación de su hotel a la brevedad. Aproveche las herramientas aquí expuestas para lograr una mejor experiencia en el uso de nuestro sistema. Estas herramientas han sido concebidas para su comodidad por lo que le sugerimos ampliamente que las utilice cada vez que las necesite. ¿Cómo ve el Agente de Viajes mis datos? Si ha terminado de configurar su hotel seguramente tendrá curiosidad por saber cómo es que los agentes de viajes lo visualizan. Para esta situación hemos desarrollado en nuestro sistema una herramienta denominada vista preliminar, la cual le permite hacer uso del apartado de agentes de viajes como si fuera uno de ellos para que así pueda observar cómo es que luce su hotel en nuestro sitio. Lo invitamos a que utilice esta herramienta en su beneficio y explore cómo cotiza el sistema basándose en sus tarifas, cómo muestra la información de su hotel, y en sí como un agente de viajes percibe su hotel. Para iniciar la vista preliminar siga los siguientes pasos: 1. Inicie sesión en el sistema. 2. De clic en la sección “Vista preliminar”: De clic aquí para iniciar la vista preliminar 3. Esto lo llevará al sitio de agentes de viajes: 4. Lo invitamos a que explore el sitio de agentes y así aprecie como lo ven los agentes de viajes, pues sabemos que sin duda esto será de su interés. En el momento en que termine de explorar el sitio de agentes y desee volver a la administración de sus hoteles, de clic en el vínculo “De click aquí para volver a la administración de sus hoteles y servicios”, localizado en la parte superior de la pantalla. ¡Ayúdenos a mejorar Nuestro Portal! En Laoperadora.com siempre escuchamos las críticas constructivas acerca de nuestros servicios y de nuestro portal, y por ello, lo invitamos a que nos haga llegar sus quejas y sugerencias acerca de cómo podemos hacer más fácil para usted el uso de nuestro sistema. Sus quejas y sugerencias serán siempre bienvenidas. Puede escribirnos a [email protected] donde atenderemos a la brevedad posible sus inquietudes. Si tiene dudas acerca del uso de nuestro sistema puede comunicarse con nosotros mediante al correo [email protected]. Agradecemos de antemano su preferencia y esperamos tenga una grata experiencia con nosotros tanto en el uso de nuestro sistema, como en la interacción personal. Atentamente. El equipo de Laoperadora.com.
