Rama Judicial de Poder Público Consejo Superior de la Judicatura SIGC Sala Administrativa PROCEDIMIENTO PARA DIFUNDIR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN ACADÉMICA 1. OBJETIVO Señalar las actividades requeridas para difundir y divulgar la información académica de los planes de estudio y programas de formación judicial. 2. ALCANCE El procedimiento debe aplicarse a la difusión y divulgación académica de los planes de estudio de los planes y programas de formación judicial impartidos por la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”. 3. RESPONSABLE El/la Jefe (a) de la División Administrativa de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” es responsable de la adecuada implementación de este procedimiento. 4. DEFINICIONES Formación Judicial Inicial: Área de la Formación Judicial que comprende los programas de formación necesarios para el ingreso o ascenso en la carrera judicial. Formación Judicial Continua: Área de la Formación Judicial que comprende los programas de formación para los administradores (as) de justicia y empleados(as) que se encuentran vinculados (as) a la Rama Judicial. Plan de Formación Judicial: Documento que determina los objetivos y programas de formación judicial que serán impartidos en un periodo específico por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura a través de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”. Plan de Estudio: Organización de los contenidos, tiempos y estrategias pedagógicas y metodológicas conforme a los cuales se impartirán los cursos de cada programa de formación judicial. Experto: Persona que orienta el proceso de formación de los servidores (as) que integrarán la Red de Formadores Formador y Formadora Judicial: Servidor (a) o administrador (a) de justicia que por haber superado los correspondientes procesos de selección y formación integran la Red de Formadores y Formadoras de la Escuela Judicial. Red de Formadores y Formadoras Judiciales: Conjunto de servidores (as) judiciales y/o Código: P-MFJ-04 La impresión de este documento se considera No Controlado Página 1 de 9 administradores (as) de justicia que por reunir los requisitos y el perfil establecidos, y haber superado los correspondientes procesos de selección y formación, apoyan a la Escuela Judicial en la construcción, verificación y orientación de los programas de formación judicial. Discentes: Beneficiarios (as) o participantes en los programas de formación judicial. Currículo: Es la manera práctica de aplicar una teoría pedagógica a la enseñanza real. El currículo es el mediador entre la teoría y la realidad de la enseñanza, es el plan de acción específico que desarrolla el/la formador/a o facilitador/a con los y las participantes, es una pauta ordenadora del proceso de enseñanza. Currículo Integrado e Integrador: Estructuración de bloques programáticos a partir del desarrollo de cada núcleo temático y problémico. Dichos bloques a su vez, permitirán la elaboración de proyectos puntuales. La integración de saberes será producto de un acuerdo colectivo docente interdisciplinario y transdisciplinario, que permite la articulación entre programas y responsables de su desarrollo convirtiéndose en unidades integradoras. 5. NORMATIVIDAD Ley 270 de 1996, arts. 85, 87, 152, 153, 157, 160, 168 y 176 Acuerdos 800 y 964 de 2000 de la Sala Administrativa del CSJ, 9256 del 16 de febrero de 2012 6. ACTIVIDADES PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1. Publicar materiales académicos Coordina la publicación los materiales académicos requeridos para el desarrollo de los planes y programas de formación judicial Jefe (a) División Administrativa 1.1 Identificar necesidades por programas y zonas Determinan las publicaciones virtuales, digitales o impresas que se requieren para la elaboración y construcción del Plan de Formación de la Rama Judicial a más tardar en el mes de diciembre de cada año o de manera inmediata cuando se modifique el mencionado plan. Coordinadores(as) de Programa 1.2 Revisar las necesidades reportadas para la ejecución del Plan de Formación de la Rama Judicial Constata que las publicaciones solicitadas por los Coordinadores(as) de Programa y de Zona correspondan a las necesidades del Plan de Formación de la Rama Judicial. Jefe (a) División Administrativa y Académica 1.3 Establecer las Necesidades de Publicaciones y Materiales Académicos del Plan Consolida las necesidades reportadas, verifica la existencia de publicaciones, los recursos presupuestales requeridos y disponibles, elabora las Publicaciones y materiales académicos indicando cantidad y tipo de materiales, costos estimados, fechas de publicación y Jefe (a) División Administrativa Código: P-MFJ-04 La impresión de este documento se considera No Controlado RESPONSABLE Página 2 de 9 6. ACTIVIDADES PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE de Formación de la Rama Judicial entrega y demás elementos que garanticen la debida ejecución de los programas. Revisar y ajustar el proyecto de Publicaciones y materiales académicos de Publicaciones de la EJRLB Constatan que el plan proyectado responda a las necesidades del Plan de Formación de la Rama Judicial y reportan al Jefe (a) de la División Administrativa las modificaciones requeridas, quien realiza los ajustes pertinentes. Jefe (a) División Administrativa 1.5 Aprobar el Publicaciones y materiales académicos de Publicaciones de la EJRLB Establece la pertinencia y viabilidad del plan frente al Plan de Formación de la Rama Judicial y lo aprueba. Director(a) EJRLB 1.6 Elaborar requerimientos administrativos Elabora y remite los requerimientos administrativos a la División Administrativa, con la revisión del Jefe(a) de la División Académica Coordinadores (as) de Programas y Zonas 1.7 Remisión Marco Lógico a la DEAJ Elabora y remite a la Dirección Ejecutiva el marco lógico de Administración Judicial para el estudio de necesidades Jefe (a) División Administrativa 1.8 Enviar materiales académicos Remite a la División Administrativa los materiales académicos que deben publicarse en medio impreso, digital o virtual, debidamente revisados por el/la Jefe(a) de la División académica y aprobados por el Director(a) de la EJRLB. Coordinador (a) de Programa 1.9 Monitorear cesión de derechos patrimoniales de autor(a) a favor de La Nación-Consejo Superior de la Judicatura Hace seguimiento a los contratos de autores(as) de módulos o materiales para verificar que se realice debidamente la cesión de derechos patrimoniales de autor(a) a favor de La Nación-Consejo Superior de la Judicatura cumpliendo la legislación vigente sobre derechos de autor, en particular, de la Ley 23 de 1982, artículos 2,20 y 30 Jefe (a) División Administrativa 1.10 Solicitar y hacer Seguimiento al Solicita a la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial el registro de los libros que se publicarán y una Jefe (a) División Administrativa 1.4 Código: P-MFJ-04 La impresión de este documento se considera No Controlado Coordinadores(as) de Programa y de Zona Página 3 de 9 6. ACTIVIDADES PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Registro ISBN vez realizado, obtiene copia de las constancias de los registros ISBN efectuados y las remite a los impresores. 1.11 Remitir Materiales al Supervisor Envía los materiales para la impresión, digitalización y/o virtualización, al supervisor del contrato para su remisión al contratista. Jefe (a) División Administrativa 1.12 Revisar Pruebas Revisa las pruebas personalmente, remite copia de las pruebas a los autores(as) para su revisión y realiza el seguimiento correspondiente. Coordinador (a) de Programa 1.13 Remitir pruebas revisadas Envía las pruebas revisadas para que el impresor y diseñador gráfico realice los ajustes correspondientes. Jefe (a) División Administrativa 1.14 Acompañar el proceso de impresión Hace acompañamiento del proceso de impresión y virtualización de los materiales para garantizar su calidad y oportunidad. Jefe (a) División Administrativa 1.15 Recibir publicaciones Recibe las publicaciones entregadas por el almacén, utilizando el formato de control de recibo de publicaciones, los revisa, organiza y guarda en la bodega e informa por escrito al Jefe(a) de la División Administrativa. Asistente Administrativo (a) responsable materiales Verifica la calidad y oportunidad del material académico impreso, digitalizado y/ o virtualizado. Jefe(a) División Administrativa 1.16 Revisar entrega publicaciones Verifica la calidad, cantidad y oportunidad de las publicaciones recibidas e informa por escrito al Director (a) de la Escuela y al Jefe (a) de la División Académica. Jefe (a) División Administrativa 1.17 Planear el envío de material virtual Elabora el plan de envío del material virtual y su publicación en el Campus Virtual de acuerdo con los requerimientos de la División Académica. Jefe (a) División Administrativa 1.18 Entregar los módulos a los destinatarios Distribuye y entrega los módulos impresos a los destinatarios en cada Distrito Judicial de acuerdo con los requerimientos presentados por los coordinadores académicos. Jefe(a) División Administrativa Elabora y presenta informe mensual de envío a la Dirección de la Escuela Judicial con copia al Jefe(a) de la División Académica con las sugerencias para el mejoramiento del procedimiento. (Ver procedimiento de Jefe (a) División Administrativa 1.19 Elaborar informe Código: P-MFJ-04 La impresión de este documento se considera No Controlado Coordinador(a) Presidente(a)GSA Página 4 de 9 6. ACTIVIDADES PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE acciones correctivas, preventivas y de mejora) 1.20 Analizar informe Análisis del informe y formulación de recomendaciones a la Dirección de la Escuela Judicial Jefe (a) División Académica 1.21 Decidir medidas de mejoramiento a implementar Verifica dificultades, adopción de medidas de mejoramiento e implementación de las mismas. (Ver procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora) Director (a) Escuela Judicial 1.22 Implementar medidas de mejoramiento Puesta en marcha de las medidas de mejoramiento. (Ver procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora) Servidores (as) de la EJRLB según el plan respectivo 1.23 Verificar de la implementación de medidas de mejoramiento Constata que se han implementado las medidas de mejoramiento seleccionadas de acuerdo con el plan correspondiente. (Ver procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora) Jefe (a) División Administrativa 2. Desarrollar foros virtuales Desarrolla foros virtuales para difundir y divulgar conocimientos o actividades relacionadas con los planes y programas de formación judicial. Jefe (a) División Administrativa Coordinador (a) de Programa. 2.1 Identificar necesidades Determina la necesidad de realizar foros virtuales a partir de la programación aprobada en el Plan de Formación de la Rama Judicial Jefe(a) División Académica Coordinador (a) de Programa. 2.2 Planear foros virtuales Diseña los objetivos, contenidos, participantes, fechas, estrategias y agenda de trabajo para realizar los foros virtuales. Coordinador (a) de Programa. Formador(a) 2.3 Revisar planeación de los foro virtual Constata la coherencia del diseño con los objetivos del programa de formación correspondiente. Jefe (a) División Académica 2.4 Aprobar planeación de los foros virtuales Verifica la viabilidad y pertinencia del diseño de los foros virtuales Director (a) Escuela Judicial 2.5 Entrega solicitud de apertura del foro Entrega la solicitud del foro virtual para la realización del foro y los documentos que se van a publicar Coordinador (a) de Programa Código: P-MFJ-04 La impresión de este documento se considera No Controlado Página 5 de 9 6. ACTIVIDADES PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 2.6 Estructurar el foro en los aspectos técnicos Prepara el foro virtual con las funcionalidades previstas en el correspondiente curso de formación judicial. Coordinador(a) del aula virtual 2.7 Revisar estructura del foro en los aspectos técnicos Constata que el foro se encuentre disponible y con las funcionalidades requeridas para su desarrollo Jefe(a) División Administrativa Coordinador (a) del programa 2.8 2.10 Revisar estructura del foro en los aspectos metodológicos y académicos Constata que el foro se encuentre disponible y con las funcionalidades requeridas para su desarrollo según los objetivos establecidos para el correspondiente curso. Difundir foros virtuales Realiza la convocatoria a nivel nacional para desarrollar los encuentros en línea entre los participantes y organiza la logística correspondiente. Jefe(a) División Académica Coordinador (a) del programa Coordinador (a) del Programa Presidente(a)GSA 2.11 Revisar cumplimiento de actividades preparatorias Verifica previamente todas desarrollar esta actividad. las condiciones para 2.12 Hacer seguimiento al foro Supervisa la actividad con el fin de establecer que se desarrolle de acuerdo con lo programado y se cumplan sus objetivos. Jefe (a) de División Académica Coordinador (a) del Programa Presidente(a)GSA 2.13 Presentar reporte Entregar reporte al cierre del foro sobre las personas participantes y lo remite al Coordinador(a) del programa y al Jefe(a) de la División Académica, señalado las dificultades que se hayan presentado. Coordinador (a) del aula virtual 2.15 Analizar reporte y proponer medidas de mejoramiento El Coordinador(a) del Programa presenta su concepto al Jefe(a) de la División Académica con las acciones de mejora que deberían implementarse y éste, previa evaluación, lo presenta al Director(a) de la EJRLB Coordinador(a) del Programa o Zona Jefe(a) División Académica 2.16 Decidir los medidas de mejoramiento Código: P-MFJ-04 Verifica las dificultades, adopta medidas de mejoramiento e implementa las mismas. (Ver procedimiento de La impresión de este documento se considera No Controlado Directora (a) EJRLB Página 6 de 9 6. ACTIVIDADES PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE que deben implementarse acciones correctivas, preventivas y de mejora) 2.17 Implementar medidas de mejoramiento Pone en marcha las medidas de mejoramiento. (Ver procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora) Servidores (as) EJRLB según el plan respectivo 2.18 Verificar la implementación de medidas de mejoramiento Constata que se han implementado las medidas de mejoramiento seleccionadas de acuerdo con el plan correspondiente. (Ver procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora) Jefe (a) División Administrativa 3. Desarrollar Videoconferencias Desarrolla videoconferencias para difundir y divulgar conocimientos o actividades relacionadas con los planes y programas de formación judicial. Jefe (a) División Administrativa Jefe (a) División Académica Coordinador (a) de Programa. 3.1 Identificar necesidades Determina la necesidad de realizar videoconferencias en orden a ejecutar el Plan de Formación de la Rama Judicial Jefe(a) División Académica Coordinadores(as) de Programa o Zona 3.2 Autorizar la planeación de las videoconferencias Aprueba la realización de las videoconferencias según las necesidades establecidas Director(a) EJRLB Jefe (a) División Académica 3.3 Envíar solicitud al coordinador(a) de videoconferencia Remite la solicitud vía correo electrónico para realizar las videoconferencias Coordinador (a) de Programa. 3.4 Elaborar solicitud al Cendoj Remitir vía correo electrónico al CENDOJ solicitud para realizar las Videoconferencias Coordinador (a) de Videoconferencia 3.5 Difundir Videoconferencias Realiza la convocatoria a nivel nacional y organiza la logística para desarrollar los encuentros en línea entre los y las participantes. Coordinador (a) del Programa Presidente(a)GSA Código: P-MFJ-04 La impresión de este documento se considera No Controlado Página 7 de 9 6. ACTIVIDADES PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 3.6 Verificar equipos y conectividad Realiza la verificación técnica de los equipos que se utilizarán en el desarrollo de la videoconferencia en audio, vídeo y transmisión de contenido Coordinador(a) de videoconferencias EJRLB 3.7 Confirmar participación Verifica la participación de los y las discentes si se trata de un curso ordinario corresponde al Grupo Seccional de Apoyo en caso contrario, el o la coordinadora de la Escuela Judicial. Coordinadores (a) de Zona Revisar previamente el cumplimiento de actividades académicas preparatorias Verifica previamente todas desarrollar esta actividad. Jefe(a) de División Académica Hacer seguimiento a la videoconferencia Supervisa la actividad con el fin de establecer que se desarrolle de acuerdo con lo programado y se cumplan sus objetivos. 3.8 3.9 las condiciones para Presidente(a)GSA Coordinador (a) del Programa Coordinador (a) de Programa Presidente(a)GSA Coordinador(a) de videoconferencia 7. REGISTROS CODIGO Ver anexo 5 NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO LUGAR DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPO SICIÓN Cronológico Ver tablas de retención Ver tablas de retención Archivo de gestión División Administrativa Cronológico Ver tablas de retención Ver tablas de retención Archivo de gestión División Administrativa Cronológico Ver tablas de retención Ver tablas de retención Actas de reuniones de la Escuela Jefe(a) de la correspondiente División Archivo gestión Dirección Requerimientos administrativos Coordinador (a) de Programa o de Zona Plan de publicaciones Jefe(a) División Administrativa Código: P-MFJ-04 CRITERIO DE ARCHIVO de La impresión de este documento se considera No Controlado Página 8 de 9 7. REGISTROS CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO LUGAR DE ARCHIVO CRITERIO DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPO SICIÓN Plan de envío de materiales Jefe(a) División Administrativa Archivo de gestión División Administrativa Cronológico Ver tablas de retención Ver tablas de retención La planilla de recibido se deja de utilizar se recibió el listado de asistentes que garantiza la recepción de los materiales académicos. Asistente Administrativo (a) responsable envíos Archivo de gestión División Administrativa Cronológico Ver tablas de retención Ver tablas de retención Plan de Actividades de Formación Judicial Jefe(a) División Académica Archivo de gestión División Académica Cronológico Ver tablas de retención Ver tablas de retención 7. ANEXOS Formato de Plan de Actividades de Formación de la Rama Judicial Formato de Requerimiento Formato de Control de Materiales Académicos Formato de Control de Recibido de Publicaciones Formato de Control de Fotocopias Formato de Verificación de Módulos 8. CONTROL DE CAMBIOS Se ajusta a las necesidades del proceso, se incorporan responsabilidades a nivel seccional Código: P-MFJ-04 La impresión de este documento se considera No Controlado Página 9 de 9