SIGC Rama Judicial de Poder Público Consejo Superior de la Judicatura

Rama Judicial de Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
SIGC
Sala Administrativa
PROCEDIMIENTO PARA DIFUNDIR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN ACADÉMICA
1. OBJETIVO
Señalar las actividades requeridas para difundir y divulgar la información académica de los planes de
estudio y programas de formación judicial.
2. ALCANCE
El procedimiento debe aplicarse a la difusión y divulgación académica de los planes de estudio de los
planes y programas de formación judicial impartidos por la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”.
3. RESPONSABLE
El/la Jefe (a) de la División Administrativa de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” es responsable de
la adecuada implementación de este procedimiento.
4. DEFINICIONES
Formación Judicial Inicial: Área de la Formación Judicial que comprende los programas de formación
necesarios para el ingreso o ascenso en la carrera judicial.
Formación Judicial Continua: Área de la Formación Judicial que comprende los programas de
formación para los administradores (as) de justicia y empleados(as) que se encuentran vinculados (as) a
la Rama Judicial.
Plan de Formación Judicial: Documento que determina los objetivos y programas de formación judicial
que serán impartidos en un periodo específico por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la
Judicatura a través de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”.
Plan de Estudio: Organización de los contenidos, tiempos y estrategias pedagógicas y metodológicas
conforme a los cuales se impartirán los cursos de cada programa de formación judicial.
Experto: Persona que orienta el proceso de formación de los servidores (as) que integrarán la Red de
Formadores
Formador y Formadora Judicial: Servidor (a) o administrador (a) de justicia que por haber superado los
correspondientes procesos de selección y formación integran la Red de Formadores y Formadoras de la
Escuela Judicial.
Red de Formadores y Formadoras Judiciales: Conjunto de servidores (as) judiciales y/o
Código: P-MFJ-04
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administradores (as) de justicia que por reunir los requisitos y el perfil establecidos, y haber superado los
correspondientes procesos de selección y formación, apoyan a la Escuela Judicial en la construcción,
verificación y orientación de los programas de formación judicial.
Discentes: Beneficiarios (as) o participantes en los programas de formación judicial.
Currículo: Es la manera práctica de aplicar una teoría pedagógica a la enseñanza real. El currículo es el
mediador entre la teoría y la realidad de la enseñanza, es el plan de acción específico que desarrolla el/la
formador/a o facilitador/a con los y las participantes, es una pauta ordenadora del proceso de enseñanza.
Currículo Integrado e Integrador: Estructuración de bloques programáticos a partir del desarrollo de
cada núcleo temático y problémico. Dichos bloques a su vez, permitirán la elaboración de proyectos
puntuales. La integración de saberes será producto de un acuerdo colectivo docente interdisciplinario y
transdisciplinario, que permite la articulación entre programas y responsables de su desarrollo
convirtiéndose en unidades integradoras.
5. NORMATIVIDAD


Ley 270 de 1996, arts. 85, 87, 152, 153, 157, 160, 168 y 176
Acuerdos 800 y 964 de 2000 de la Sala Administrativa del CSJ, 9256 del 16 de febrero de 2012
6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1.
Publicar materiales
académicos
Coordina la publicación los materiales académicos
requeridos para el desarrollo de los planes y programas
de formación judicial
Jefe (a) División
Administrativa
1.1
Identificar
necesidades por
programas y zonas
Determinan las publicaciones virtuales, digitales o
impresas que se requieren para la elaboración y
construcción del Plan de Formación de la Rama Judicial
a más tardar en el mes de diciembre de cada año o de
manera inmediata cuando se modifique el mencionado
plan.
Coordinadores(as)
de Programa
1.2
Revisar las
necesidades
reportadas para la
ejecución del Plan
de Formación de la
Rama Judicial
Constata que las publicaciones solicitadas por los
Coordinadores(as) de Programa y de Zona correspondan
a las necesidades del Plan de Formación de la Rama
Judicial.
Jefe (a) División
Administrativa y
Académica
1.3
Establecer las
Necesidades de
Publicaciones y
Materiales
Académicos del Plan
Consolida las necesidades reportadas, verifica la
existencia de publicaciones, los recursos presupuestales
requeridos y disponibles, elabora las Publicaciones y
materiales académicos indicando cantidad y tipo de
materiales, costos estimados, fechas de publicación y
Jefe (a) División
Administrativa
Código: P-MFJ-04
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RESPONSABLE
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
de Formación de la
Rama Judicial
entrega y demás elementos que garanticen la debida
ejecución de los programas.
Revisar y ajustar el
proyecto de
Publicaciones y
materiales
académicos de
Publicaciones de la
EJRLB
Constatan que el plan proyectado responda a las
necesidades del Plan de Formación de la Rama Judicial
y reportan al Jefe (a) de la División Administrativa las
modificaciones requeridas, quien realiza los ajustes
pertinentes.
Jefe (a) División
Administrativa
1.5
Aprobar el
Publicaciones y
materiales
académicos de
Publicaciones de la
EJRLB
Establece la pertinencia y viabilidad del plan frente al
Plan de Formación de la Rama Judicial y lo aprueba.
Director(a) EJRLB
1.6
Elaborar
requerimientos
administrativos
Elabora y remite los requerimientos administrativos a la
División Administrativa, con la revisión del Jefe(a) de la
División Académica
Coordinadores
(as) de Programas
y Zonas
1.7
Remisión Marco
Lógico a la DEAJ
Elabora y remite a la Dirección Ejecutiva el marco lógico
de Administración Judicial para el estudio de
necesidades
Jefe (a) División
Administrativa
1.8
Enviar materiales
académicos
Remite a la División Administrativa los materiales
académicos que deben publicarse en medio impreso,
digital o virtual, debidamente revisados por el/la Jefe(a)
de la División académica y aprobados por el Director(a)
de la EJRLB.
Coordinador (a)
de Programa
1.9
Monitorear cesión de
derechos
patrimoniales de
autor(a) a favor de
La Nación-Consejo
Superior de la
Judicatura
Hace seguimiento a los contratos de autores(as) de
módulos o materiales para verificar que se realice
debidamente la cesión de derechos patrimoniales de
autor(a) a favor de La Nación-Consejo Superior de la
Judicatura cumpliendo la legislación vigente sobre
derechos de autor, en particular, de la Ley 23 de 1982,
artículos 2,20 y 30
Jefe (a) División
Administrativa
1.10
Solicitar y hacer
Seguimiento al
Solicita a la Dirección Ejecutiva de Administración
Judicial el registro de los libros que se publicarán y una
Jefe (a) División
Administrativa
1.4
Código: P-MFJ-04
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Coordinadores(as)
de Programa y de
Zona
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Registro ISBN
vez realizado, obtiene copia de las constancias de los
registros ISBN efectuados y las remite a los impresores.
1.11
Remitir Materiales al
Supervisor
Envía los materiales para la impresión, digitalización y/o
virtualización, al supervisor del contrato para su remisión
al contratista.
Jefe (a) División
Administrativa
1.12
Revisar Pruebas
Revisa las pruebas personalmente, remite copia de las
pruebas a los autores(as) para su revisión y realiza el
seguimiento correspondiente.
Coordinador (a)
de Programa
1.13
Remitir pruebas
revisadas
Envía las pruebas revisadas para que el impresor y
diseñador gráfico realice los ajustes correspondientes.
Jefe (a) División
Administrativa
1.14
Acompañar el
proceso de
impresión
Hace acompañamiento del proceso de impresión y
virtualización de los materiales para garantizar su calidad
y oportunidad.
Jefe (a) División
Administrativa
1.15
Recibir
publicaciones
Recibe las publicaciones entregadas por el almacén,
utilizando el formato de control de recibo de
publicaciones, los revisa, organiza y guarda en la bodega
e informa por escrito al Jefe(a) de la División
Administrativa.
Asistente
Administrativo (a)
responsable
materiales
Verifica la calidad y oportunidad del material académico
impreso, digitalizado y/ o virtualizado.
Jefe(a) División
Administrativa
1.16
Revisar entrega
publicaciones
Verifica la calidad, cantidad y oportunidad de las
publicaciones recibidas e informa por escrito al Director
(a) de la Escuela y al Jefe (a) de la División Académica.
Jefe (a) División
Administrativa
1.17
Planear el envío de
material virtual
Elabora el plan de envío del material virtual y su
publicación en el Campus Virtual de acuerdo con los
requerimientos de la División Académica.
Jefe (a) División
Administrativa
1.18
Entregar los
módulos a los
destinatarios
Distribuye y entrega los módulos impresos a los
destinatarios en cada Distrito Judicial de acuerdo con los
requerimientos presentados por los coordinadores
académicos.
Jefe(a)
División
Administrativa
Elabora y presenta informe mensual de envío a la
Dirección de la Escuela Judicial con copia al Jefe(a) de la
División Académica con las sugerencias para el
mejoramiento del procedimiento. (Ver procedimiento de
Jefe (a) División
Administrativa
1.19
Elaborar informe
Código: P-MFJ-04
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Coordinador(a)
Presidente(a)GSA
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
acciones correctivas, preventivas y de mejora)
1.20
Analizar informe
Análisis del informe y formulación de recomendaciones a
la Dirección de la Escuela Judicial
Jefe (a) División
Académica
1.21
Decidir medidas de
mejoramiento a
implementar
Verifica dificultades, adopción de medidas de
mejoramiento e implementación de las mismas. (Ver
procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de
mejora)
Director (a)
Escuela Judicial
1.22
Implementar
medidas de
mejoramiento
Puesta en marcha de las medidas de mejoramiento. (Ver
procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de
mejora)
Servidores (as) de
la EJRLB según el
plan respectivo
1.23
Verificar de la
implementación de
medidas de
mejoramiento
Constata que se han implementado las medidas de
mejoramiento seleccionadas de acuerdo con el plan
correspondiente. (Ver procedimiento de acciones
correctivas, preventivas y de mejora)
Jefe (a) División
Administrativa
2.
Desarrollar foros
virtuales
Desarrolla foros virtuales para difundir y divulgar
conocimientos o actividades relacionadas con los planes
y programas de formación judicial.
Jefe (a) División
Administrativa
Coordinador (a)
de Programa.
2.1
Identificar
necesidades
Determina la necesidad de realizar foros virtuales a partir
de la programación aprobada en el Plan de Formación de
la Rama Judicial
Jefe(a) División
Académica
Coordinador (a)
de Programa.
2.2
Planear foros
virtuales
Diseña los objetivos, contenidos, participantes, fechas,
estrategias y agenda de trabajo para realizar los foros
virtuales.
Coordinador (a)
de Programa.
Formador(a)
2.3
Revisar planeación
de los foro virtual
Constata la coherencia del diseño con los objetivos del
programa de formación correspondiente.
Jefe (a) División
Académica
2.4
Aprobar planeación
de los foros virtuales
Verifica la viabilidad y pertinencia del diseño de los foros
virtuales
Director (a)
Escuela Judicial
2.5
Entrega solicitud de
apertura del foro
Entrega la solicitud del foro virtual para la realización del
foro y los documentos que se van a publicar
Coordinador (a)
de Programa
Código: P-MFJ-04
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
2.6
Estructurar el foro en
los aspectos
técnicos
Prepara el foro virtual con las funcionalidades previstas
en el correspondiente curso de formación judicial.
Coordinador(a)
del aula virtual
2.7
Revisar estructura
del foro en los
aspectos técnicos
Constata que el foro se encuentre disponible y con las
funcionalidades requeridas para su desarrollo
Jefe(a) División
Administrativa
Coordinador (a)
del programa
2.8
2.10
Revisar estructura
del foro en los
aspectos
metodológicos y
académicos
Constata que el foro se encuentre disponible y con las
funcionalidades requeridas para su desarrollo según los
objetivos establecidos para el correspondiente curso.
Difundir foros
virtuales
Realiza la convocatoria a nivel nacional para desarrollar
los encuentros en línea entre los participantes y organiza
la logística correspondiente.
Jefe(a) División
Académica
Coordinador (a)
del programa
Coordinador (a)
del Programa
Presidente(a)GSA
2.11
Revisar
cumplimiento de
actividades
preparatorias
Verifica previamente todas
desarrollar esta actividad.
las
condiciones
para
2.12
Hacer seguimiento
al foro
Supervisa la actividad con el fin de establecer que se
desarrolle de acuerdo con lo programado y se cumplan
sus objetivos.
Jefe (a) de
División
Académica
Coordinador (a)
del Programa
Presidente(a)GSA
2.13
Presentar reporte
Entregar reporte al cierre del foro sobre las personas
participantes y lo remite al Coordinador(a) del programa y
al Jefe(a) de la División Académica, señalado las
dificultades que se hayan presentado.
Coordinador (a)
del aula virtual
2.15
Analizar reporte y
proponer medidas
de mejoramiento
El Coordinador(a) del Programa presenta su concepto al
Jefe(a) de la División Académica con las acciones de
mejora que deberían implementarse y éste, previa
evaluación, lo presenta al Director(a) de la EJRLB
Coordinador(a)
del Programa o
Zona
Jefe(a) División
Académica
2.16
Decidir los medidas
de mejoramiento
Código: P-MFJ-04
Verifica las dificultades, adopta medidas de mejoramiento
e implementa las mismas. (Ver procedimiento de
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Directora (a)
EJRLB
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
que deben
implementarse
acciones correctivas, preventivas y de mejora)
2.17
Implementar
medidas de
mejoramiento
Pone en marcha las medidas de mejoramiento. (Ver
procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de
mejora)
Servidores (as)
EJRLB según el
plan respectivo
2.18
Verificar la
implementación de
medidas de
mejoramiento
Constata que se han implementado las medidas de
mejoramiento seleccionadas de acuerdo con el plan
correspondiente. (Ver procedimiento de acciones
correctivas, preventivas y de mejora)
Jefe (a) División
Administrativa
3.
Desarrollar
Videoconferencias
Desarrolla videoconferencias para difundir y divulgar
conocimientos o actividades relacionadas con los planes
y programas de formación judicial.
Jefe (a) División
Administrativa
Jefe (a) División
Académica
Coordinador (a)
de Programa.
3.1
Identificar
necesidades
Determina la necesidad de realizar videoconferencias en
orden a ejecutar el Plan de Formación de la Rama
Judicial
Jefe(a) División
Académica
Coordinadores(as)
de Programa o
Zona
3.2
Autorizar la
planeación de las
videoconferencias
Aprueba la realización de las videoconferencias según
las necesidades establecidas
Director(a) EJRLB
Jefe (a) División
Académica
3.3
Envíar solicitud al
coordinador(a)
de
videoconferencia
Remite la solicitud vía correo electrónico para realizar las
videoconferencias
Coordinador (a)
de Programa.
3.4
Elaborar solicitud al
Cendoj
Remitir vía correo electrónico al CENDOJ solicitud para
realizar las Videoconferencias
Coordinador (a)
de
Videoconferencia
3.5
Difundir
Videoconferencias
Realiza la convocatoria a nivel nacional y organiza la
logística para desarrollar los encuentros en línea entre
los y las participantes.
Coordinador (a)
del Programa
Presidente(a)GSA
Código: P-MFJ-04
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
3.6
Verificar equipos y
conectividad
Realiza la verificación técnica de los equipos que se
utilizarán en el desarrollo de la videoconferencia en
audio, vídeo y transmisión de contenido
Coordinador(a) de
videoconferencias
EJRLB
3.7
Confirmar
participación
Verifica la participación de los y las discentes si se trata
de un curso ordinario corresponde al Grupo Seccional de
Apoyo en caso contrario, el o la coordinadora de la
Escuela Judicial.
Coordinadores (a)
de Zona
Revisar previamente
el cumplimiento de
actividades
académicas
preparatorias
Verifica previamente todas
desarrollar esta actividad.
Jefe(a) de División
Académica
Hacer seguimiento a
la videoconferencia
Supervisa la actividad con el fin de establecer que se
desarrolle de acuerdo con lo programado y se cumplan
sus objetivos.
3.8
3.9
las
condiciones
para
Presidente(a)GSA
Coordinador (a)
del Programa
Coordinador (a)
de Programa
Presidente(a)GSA
Coordinador(a) de
videoconferencia
7. REGISTROS
CODIGO
Ver
anexo 5
NOMBRE
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
LUGAR DE
ARCHIVO
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPO
SICIÓN
Cronológico
Ver tablas de
retención
Ver tablas
de
retención
Archivo de
gestión
División
Administrativa
Cronológico
Ver tablas de
retención
Ver tablas
de
retención
Archivo
de
gestión
División
Administrativa
Cronológico
Ver tablas de
retención
Ver tablas
de
retención
Actas de
reuniones de la
Escuela
Jefe(a) de la
correspondiente
División
Archivo
gestión
Dirección
Requerimientos
administrativos
Coordinador (a)
de Programa o
de Zona
Plan de
publicaciones
Jefe(a) División
Administrativa
Código: P-MFJ-04
CRITERIO
DE
ARCHIVO
de
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7. REGISTROS
CODIGO
NOMBRE
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
LUGAR DE
ARCHIVO
CRITERIO
DE
ARCHIVO
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPO
SICIÓN
Plan de envío de
materiales
Jefe(a) División
Administrativa
Archivo
de
gestión
División
Administrativa
Cronológico
Ver tablas de
retención
Ver tablas
de
retención
La planilla de
recibido se deja
de utilizar se
recibió el listado
de asistentes que
garantiza la
recepción de los
materiales
académicos.
Asistente
Administrativo (a)
responsable
envíos
Archivo
de
gestión
División
Administrativa
Cronológico
Ver tablas de
retención
Ver tablas
de
retención
Plan de
Actividades de
Formación
Judicial
Jefe(a) División
Académica
Archivo de
gestión
División
Académica
Cronológico
Ver tablas de
retención
Ver tablas
de
retención
7. ANEXOS
Formato de Plan de Actividades de Formación de la Rama Judicial
Formato de Requerimiento
Formato de Control de Materiales Académicos
Formato de Control de Recibido de Publicaciones
Formato de Control de Fotocopias
Formato de Verificación de Módulos
8. CONTROL DE CAMBIOS
Se ajusta a las necesidades del proceso, se incorporan responsabilidades a nivel seccional
Código: P-MFJ-04
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