HABILIDAD PARA LA COMUNICACIÓN ESCRITA Guillermo S

HABILIDAD PARA LA COMUNICACIÓN ESCRITA
Guillermo S. Edelberg DBA
Profesor Emérito
No escapa a mi entender que dentro de sus principales misiones
como máxima autoridad de nuestra Institución está la de velar por la correcta
actuación de sus empleados y funcionarios, misión que en lo personal
respaldo enteramente. Tampoco me es extraño el celo que en favor de los
intereses del conglomerado muestra nuestra Organización a la que me es
grato pertenecer aunque no me desempeñe en la forma activa que he
deseado y en aras de mantener las relaciones fraternales que hasta el
momento han demostrado la Administración y la Organización así como
corregir algunas acciones un poco desviadas de nuestra gran familia de la
empresa, me permito recomendar a usted lo siguiente...
Hace unos cuantos años, en la época en que todavía no se hablaba de
«competencias», un libro titulado Manual de Administración de Personal Moderna
recomendaba evaluar la “habilidad para la comunicación escrita” de los gerentes.
La exigencia de escribir bien sigue vigente hasta el día de hoy. Según un
experto, un 30 por ciento de todos los memorandos y mensajes electrónicos intercambiados
en las organizaciones se escribe para pedir aclaraciones acerca de otros, escritos con
anterioridad.
El párrafo con que se inicia este artículo formaba parte de un informe presentado
en una empresa. Obsérvese que la habilidad para la comunicación escrita no era un don de
su autor. La segunda frase ocupa siete líneas, incluye una sola coma y expresa varias ideas.
Nos da trabajo comprenderla. Su lectura nos causa fastidio y nos pone impacientes. Da
ganas de arrojarla por la borda. Lamentablemente, esta forma de redactar no es un hecho
aislado. Con cierta frecuencia se encuentran en las organizaciones documentos con estas
características.
Una revista profesional (The National Public Accountant, septiembre de 2001)
dice lo siguiente:
Los contadores que cuentan entre sus fortalezas la habilidad
para la comunicación escrita corren con ventaja en el mercado laboral y
tienen mayores posibilidades de sobresalir en sus carreras profesionales.
Esta habilidad conduce a una mayor satisfacción en el trabajo, mejores
posiciones, mayores responsabilidades, mejores evaluaciones del
desempeño y una carrera más rápida. Escribir en forma poco clara, ambigua
y desorganizada conduce a ineficiencias costosas. Las comunicaciones
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escritas que deban corregirse o explicarse verbalmente consumen tiempo y
energía. Peor aún, los errores resultantes de una mala interpretación pueden
ocasionar la pérdida de confianza de un supervisor o de un cliente. Escribir
pobremente o no muy bien resulta en una pérdida de credibilidad por parte
de los lectores.
El punto de arranque para escribir bien es obvio: se debe comenzar por no
perpetrar errores de ortografía, puntuación y acentuación. En mis años de profesor me cansé
de encontrar «desición» en lugar de “decisión”...y mis estudiantes no eran precisamente
niños...Con respecto a puntuación y a la humilde coma es interesante leer un párrafo,
extraído de Los intereses creados, obra de teatro escrita por Don Jacinto Benavente (18661954) y estrenada en 1907. Uno de sus personajes dice así:
Mi previsión se anticipa a todo. Bastará con puntuar
debidamente algún concepto...Ved aquí: donde dice...“Y resultando que si no
declaró...” basta una coma, y dice: “Y resultando que sí, no declaró...” Y
aquí: “Y resultando que no, debe condenársele...”, fuera la coma, y dice: “Y
resultando que no debe condenársele...”
(Otro de los personajes dice a continuación: “¡Oh, admirable coma! ¡Maravillosa
coma! ¡Genio de la justicia! ¡Oráculo de la ley! ¡Monstruo de la jurisprudencia!”).
El número de mayo de 2003 de la Harvard Management Communication Letter
se ocupa de la buena comunicación escrita y brinda, entre otros, los siguientes consejos:
!
Utilizar el menor número de palabras posible. Esta recomendación me recuerda la
película Amadeus, en una de cuyas escenas Mozart hace alarde de que en una
obra compuesta por él no existía ninguna nota de más. Como no soy músico
nunca pensé en estos términos; pero en la redacción de documentos es necesario
algo similar. Pulirlos y pulirlos y eliminar todas las palabras innecesarias. El
tiempo de los lectores es valioso y se les debe evitar lecturas superfluas. El texto
también ganará en claridad.
!
Evitar frases muy largas. ”Simplificar. Partir en tres o en cuatro las frases largas.
El lenguaje será así más vibrante.” También: “El lenguaje que es agradable de
leer contiene frases de extensión variada. Al oído le place una buena mezcla de
frases cortas y largas”.
!
Emplear la forma activa. Según la publicación recién mencionada, el empleo del
pasivo es una forma de evadir responsabilidades. No es lo mismo decir “en esta
operación se perdieron 500.000 pesos” que “en esta operación perdimos 500.000
pesos”. A veces se utiliza el pasivo para confundir al lector. “El empleo del activo
hará que a uno lo vean como más honesto. Y en una organización, esto hará que
más personas quieran trabajar con uno”.
!
Evitar frases repetidas y gastadas por el uso. Ser creativo en el lenguaje utilizado
y evitar lugares comunes.
The New York Times en su edición del 14 de junio de 2003 informó que
una conocida firma de auditores, a la que señala haber incurrido en el pasado en lo que
ahora trata de corregir, desarrolló un software para identificar el lenguaje ininteligible que a
veces se encuentra en los documentos de las organizaciones. El objetivo es ubicar palabras
y frases cuestionables (a veces colocadas intencionalmente para confundir) para que los
inversores pudiesen descifrar más fácilmente lo que las empresas dicen.
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Tal como decía mi recordado profesor de tesis, el Dr. Raymond Vernon, lo
que uno escribe debe ser crystal clear: claro y transparente como el cristal (...y para lograr
este resultado tuve que reescribir algunos capítulos hasta cuatro veces para que me los
aprobara).
Formulo votos para que el lector o lectora no encuentren en esta
«comunicación escrita» todo aquello que los expertos recomiendan evitar.