No. TEMA RESUMEN DE OPORTUNIDADES DE MEJORA MATRIZ

MATRIZ DE OPORTUNIDADES DE MEJORA
No.
TEMA
RESUMEN DE OPORTUNIDADES DE MEJORA
COMPONENTE MECI
CON EL CUAL SE
ENCUENTRA
ARTICULADA LA
OPORTUNIDAD DE
MEJORA
AMBIENTE DE
CONTROL
CRITERIO
NUMERAL DE LA NORMA
CATEGORIA
NORMATIVO, DE
TECNICA DE CALIDAD NTC DEL RIESGO
REQUISITOS DEL
GP :1000 CON EL CUAL SE
ASOCIADA
SGC O DE
ENCUENTRA ARTICULADA
LINEAMIENTOS
LA OPORTUNIDAD DE
INTERNOS DNP
MEJORA (SOLO SI APLICA)
QUE PODRÍA
INCUMPLIRSE
NTCGP:1000
4.1 REQUISITOS GENERALES Incumplimient
os de
Compromisos
1
Tercer Seguimiento Con un avance estimado del 22.40% de la actividad denominada “Ejecutar la agenda académica definida junto a
a los Planes de las universidades del país” con corte al 30 de junio de 2014, se podría presentar el no logro la meta propuesta
por el Grupo Coordinador del Sistema General de Regalías (GCSGR), ya que estaba contemplada para iniciar a
Acción
partir de enero 1 y hasta el 31 de diciembre de 2014. Esto se evidencio en el desarrollo del tercer seguimiento a
los Planes de acción por dependencias, al realizar la comparación del plan de acción registrado en SIGESTION y el
PABS. Esta situación podría contravenir con la resolución 2300 de 2013 ya que no se da cumplimiento a la
totalidad de las funciones delegadas al grupo mencionado. De acuerdo a lo establecido en NTCGP 1000:2009, se
podría incumplir con el requisito 4,1 Requisitos generales, literal a) "determinar los procesos que le permiten
cumplir la función que se le ha asignado, literal c) " determinar los criterios y métodos necesarios para
asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces y eficientes, d) asegurar la
disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos,
f) implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos
procesos, además podría contravenir con el cumplimiento al numeral 6.1 Provisión de recursos, GCSGR debe
determinar y proporcionar los recursos necesarios para lograr la satisfacción del cliente mediante el
cumplimiento de sus requisitos y el de las actividades asignadas y programadas.
2
Tercer Seguimiento Desde el 1 de enero de 2014 hasta la fecha, se viene observando que algunas actividades registradas en el plan DIRECCIONAMIENTO
a los Planes de de acción del Grupo coordinado del SGR no hacen parte de las funciones de la dependencia, tal y como se
ESTRATEGICO
Acción
evidencia en el SISGESTION y en el PABS, las actividades registradas que no pertenecen son las que tienen
relación con el diseño y divulgación de la MGA. Lo anterior se pudo evidenciar en el desarrollo del tercer
seguimiento a los planes de acción por dependencias realizado por la OCI, esta situación podría contravenir con
lo establecido en NTCGP:1000 en el requisito 7.1 planificación de la realización del producto o prestación del
servicio; "La entidad debe Planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del producto y/o
prestación del servicio debe ser coherente con los requisitos de los otros procesos (...), para la planificación de la
realización del producto y/o prestación del servicio la entidad debe determinar; a) los requisitos para el
cumplimiento del producto, b) proporción de recursos específicos, c) se deben implementar actividades de
verificación, validación, seguimiento, medición, inspección, para evitar la duplicidad de la información en el Plan
de acción de la Entidad.
NTCGP:1000
7.1 PLANIFICACIÓN DE LA
Incumplimient
REALIZACIÓN DEL
os de
PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN Compromisos
DEL SERVICIO
3
Tercer Seguimiento Se podría presentar un posible incumplimiento de algunas de las funciones asignadas en al Grupo Coordinador
a los Planes de del SGR al observar que la actividad “Brindar capacitación y asistencia técnica a los municipios cubiertos sobre el
Acción
rol de los grupos étnicos en el SGR” fue planeada a ser ejecutada desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre
de 2014, se observa en el SISGESTION un avance reportado no superior al 7% con corte al 30 de junio de 2014. Lo
anterior se pudo evidenciar en el desarrollo del seguimiento a los planes de acción por dependencias. Esta
situación podría contravenir con la resolución 2300 del 09 de agosto de 2013 y de acuerdo a lo establecido en
NTCGP:1000 se podría presentar un posible incumplimiento con lo establecido en el requisito 7.1. Que se
denomina “Planificación de la realización del producto o prestación del servicio”, en él lo concerniente a que el
GCSGR debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del producto y/o la prestación del
servicio. (…) el literal c) del mismo requisito cita que se debe realizar “las actividades requeridas de verificación,
validación, seguimiento, medición, inspección y ensayo/ prueba específica para el producto y/o servicio, así como
los criterios de aceptación de este.
NTCGP:1000
7.1 PLANIFICACIÓN DE LA
Incumplimient
REALIZACIÓN DEL
os Legales
PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
ACTIVIDADES DE
CONTROL