Área Modernización del Estado La organización orientada a resultados: los indicadores de gestión por procesos Ficha Técnica Autores: Mg. Roberto Claros Cohaila * MBA Braulio Vargas Becerra** Título:La organización orientada a resultados: los indicadoresdegestiónporprocesos-ParteI Fuente: ActualidadGubernamental,Nº53-Marzo 2013 Sumar io 1. 2. 3. 4. Introducción El sistema de indicadores Indicadores estratégicos y operativos Puntos de control 1.Introducción Previamente se abordó la gestión desde una perspectiva de la obtención de resultados que obedecen a una planificación cuidadosa. Se señaló, por ejemplo, que el logro de resultados no depende solamente de normas, ni de capacitación o de un cuantioso presupuesto. Se enfatizó que las normas, la capacitación y el presupuesto son aspectos complementarios que tienen alto efecto sobre los resultados solo si la organización posee el contexto interno que mejor conviene a los resultados que se espera alcanzar. Es decir, estos tres son elementos importantes, pero no tienen efecto alguno si la organización no siembra las bases para el logro de resultados. Bajo el razonamiento previo, el logro de resultados depende fuertemente de que exista un contexto interno que se aleje progresivamente de la sombra de la administración de actividades y tareas (que operan casi exclusivamente dentro de las fronteras de las áreas funcionales y * Especialista en Fortalecimiento Institucional. Docente de la Universidad ESAN y Socio de A&R Consultores: <www.ayrconsultores.org>. ** Magíster en Administración mención en Sistemas de Información y Telecomunicaciones. Docente de la Universidad ESAN. de soporte administrativo) y propenda a la gerencia de procesos. En ese sentido podrán participar las distintas unidades orgánicas sobre la base de reglas de juego convergentes, y que emanan de los objetivos del plan de gobierno, la visión de desarrollo y las metas de atención de las demandas ciudadanas y de los actores económicos, entre otros). En síntesis, el concepto de la gestión orientada a resultados, o simplemente la gestión por resultados (GPR) es la filosofía natural de toda organización (gubernamental, empresarial y civil), y comprende un contexto interno que permita instalar procesos generadores de resultados, gerenciar y tomar decisiones convergentes con dimensiones del desarrollo, controlar la marcha de los procesos (monitoreo) y medir los resultados en función de lo esperado. El contexto interno debe permitir, además, acumular capacidades institucionales que se nutran, por un lado, del talento humano (que no es suficiente si existe alta rotación del recurso humano) y, por otro lado, de buenas prácticas de gestión institucionalizadas (que tienen un carácter más permanente, pero que son muy sensibles a la voluntad política en la gestión de turno.) En el contexto descrito, en este artículo abordaremos el común denominador para una organización que busque producir resultados, tanto si se trata de una organización que ya tiene procesos de gestión definidos y estables, como si se tratase de una organización que aún mantiene un diseño jerárquico-funcional rígido (como es el caso de las entidades gubernamentales), pero en la que existen buenas perspectivas para iniciar un adecuación hacia el diseño de procesos: los indicadores de gestión. En primer lugar, procederemos a revisar el papel de los indicadores críticos para el éxito de la gestión. Acto seguido, describi- Actualidad Gubernamental II II I Parte remos los criterios esenciales que orientan la utilización de los indicadores en sus dos grandes dimensiones: la dimensión estratégica o de evaluación de resultados y la dimensión operacional o de monitoreo del procesos y sus operaciones (tareas, actividades, procedimientos). Finalmente, introduciremos el concepto de los puntos de control, como elementos esenciales para la instalación y mejora de los procesos (aquí, la mejora de procesos equivale a la alternativa o ruta eficiente que optimiza el empleo de los insumos de la gestión que conducen a los resultados esperados.) 2. El sistema de indicadores En términos generales, los indicadores de un proceso tienen la finalidad de presentar información que apoya la toma de decisiones sobre la base del estado de la marcha de un proceso en un determinado instante, en comparación con instantes anteriores (remontándose a los valores de una línea basal) y con valores teóricos o estimados. Esta característica hace de los indicadores herramientas dinámicas que permiten hacer seguimiento de la marcha de actividades (dimensión operacional) y de procesos (dimensión estratégica) y evaluar la contribución de estos a los objetivos de la unidad organizativa a cargo de dichas actividades y procesos. En tal sentido, no es recomendable definir indicadores si primero no se tienen claros los objetivos y/o metas a lograr, (resultados, por ejemplo), y si no se toman en cuenta cuáles son los tipos de información que los indicadores presentan y cómo dicha información es producida a partir de datos reales que se recolectan del medio en el que una organización actúa (el entorno sobre el que operan los procesos o las actividades de la organización, o de alguno de sus componentes funcionales.) Tampoco es recomendable administrar dichos tipos indicadores de modo aislado, N° 53 - Marzo 2013 II 1 Informe Especial Área Modernización del Estado II Informe Especial dado que ambos están interrelacionados. Por ello, la medida apropiada para la gestión en base a indicadores comprende la definición y operación de un sistema de indicadores. Más aún, en un estado óptimo, el sistema de indicadores es un esquema dinámico que replica el funcionamiento de lo que se conoce como modelo de gestión. Sobre este particular, toda organización cuenta con un modelo de gestión, que puede ser formal y explícito, en el sentido de presentar cómo el diseño organizativo da soporte a los procesos (o actividades medulares si es que no se disponen de mapas de procesos) generadores de resultados; o puede ser informal e implícito (donde las únicas partes visibles del proceso se asemejan a actividades y/o procedimientos.) Los sistemas de indicadores han tenido, además, un desarrollo intensivo en las últimas décadas; principalmente a raíz del despegue de las organizaciones de negocios en mercados internacionales, en los que la complejidad de las operaciones ha obligado a sistematizar gran cantidad de datos para dar forma a bases de información que muestren cómo evolucionan la estrategias y las operaciones de la organización. A partir de dichos antecedentes, en la actualidad es difícil hallar una organización de mediano tamaño que no emplee baterías de indicadores de gestión. Sin embargo, esta mayor “popularidad” ha sido confundida, en muchos casos, con la “popularización” de los indicadores, de modo que es frecuente hallar organizaciones en las que se padecen alguno (o más) de los siguientes problemas: (a) los indicadores son abundantes, (b) no se distinguen entre aquellos de índole estratégico y operacional o táctico, (c) no se articulan indicadores operativos en función del indicador estratégico que alimentan, (d) los indicadores de gestión no reflejan al modelo de gestión y/o a la estrategia de la organización, (e) no se disponen de los procedimientos para recolectar los datos del campo, (f) los indicadores no consiguen emplearse para orientar la toma de decisiones, etc. En consecuencia, en el esfuerzo de producir resultados de gestión, el empleo de indicadores aporta numerosas ventajas. Para ello, no obstante, el punto de partida es la verificación que se cumple con los fundamentos básicos descritos en los párrafos anteriores (articulación, categorización, racionalización, y correspondencia con el modelo de gestión). Además, se requiere verificar que la organización cuenta con un soporte lógico (la planificación de objeti- II 2 vos y del proceso de gestión, traducidos en la forma de resultados esperados en un horizonte de tiempo de corto y mediano plazo) y físico (base de datos, medios de recolección de datos y procedimientos de reporte) para el manejo y mantenimiento eficaz del sistema de indicadores. Dicho lo anterior, es probable que el lector intuya que la correcta definición de sistemas de indicadores pueda servir también de punto de partida para iniciar el viraje hacia un modelo organizativo basado en procesos; ¿qué hay de cierto en ello? En efecto, es posible definir incluso el modelo de gestión una vez que se han identificado los indicadores más críticos (que reflejan la medida de avance hacia el logro de los resultados esperados) para luego de ello definir los tipos de informaciones específicas que resultan de sistematizar los datos que se recolectan en el campo (que reflejan la marcha de los procesos en sí.) Es por esta razón que este artículo es dedicado al sistema de indicadores de gestión, como tópico que antecede a artículos posteriores que abordarán el diseño de un proceso de gestión, por un lado, y, luego, la agregación de procesos de gestión dentro de un modelo de gestión. 3. Indicadores estratégicos y operativos En ediciones previas de la serie de artículos sobre gestión pública, los autores caracterizaron en gran detalle el concepto de la gestión en organizaciones, como un macroproceso sistemático y transversal a la organización, que ayuda a esta (la organización) a alcanzar sus metas operacionales (resultados del periodo) y aproximarse más a obtener sus objetivos de mediano y largo plazo (logros de gestión). En consecuencia, la cualidad “por resultados” ya se halla implícita a una gestión. El macroproceso debe contener procesos específicos que son conducidos desde alguna instancia orgánica; en la que colaboran o participan otras unidades; y ese flujo sistémico contribuye a aumentar las probabilidades de lograr los resultados esperados. De tal modo, la gestión por resultados se refiere explícitamente a la gerencia de procesos y a la administración de recursos y actividades. De modo inverso, la ausencia de los procesos disminuye las probabilidades de alcanzar resultados y de hacer un uso eficiente de los varios tipos de recursos que administra la organización. En otras palabras, la gestión tiene un propósito que compromete al conjunto de la organización con un conjunto de objetivos de alto nivel, y que dependen del buen desempeño en dimensiones del modelo de gestión en el interno de la organización (finanzas, operaciones, planificación, etc.) y en sus programas y proyectos (que actúan sobre el entorno en el que se pretende lograr resultados). Estos objetivos de alto nivel son sensibles a efectos cumulativos que son resultado de operaciones cotidianas (del día a día) que se reflejan en metas operacionales en el interno y el entorno. En conjunto, los objetivos de alto nivel (nivel estratégico en el que los criterios de eficacia priman) y de tipo táctico (nivel operacional en el que los criterios de eficiencia priman) son los que determinan la necesidad de definir un sistema de indicadores para efectos de monitorear y evaluar el avance de un proceso y, por tanto, su desempeño y/o productividad o efectividad. Para efectos ilustrativos, la figura 1 muestra por un lado, la manera cómo los objetivos estratégicos son una medida de desempeño que está compuesta de indicadores operativos; y, por otro lado, la naturaleza de la información que se produce sobre la base de datos del proceso real que opera en el mundo real (datos de campo). Figura 1. Sistema de indicadores estratégicos y operativos IE = IO = Actualidad Gubernamental Indicador Estratégico Mide el resultado en las dimensiones del proceso Indicadores Operativos Mide la ejecución (ocurrencia) del proceso IE1 = IO1 x IO2 IO3 Frecuencia (A) x Meta (B) A B (ejemplo) N° veces x semana (ejemplo) Cobertura esperada Se mide la ocurrencia y su magnitud N° 53 - Marzo 2013 II Área Modernización del Estado 3.1. Indicadores operativos (IO) Los IO permiten verificar que un evento bajo control se encuentra en ejecución (ocurrencia del componente del proceso); es decir, que las actividades y el ciclo del proceso operan bajo los patrones preestablecidos. Permiten medir el estado de la(s) variable(s) que adquiere un evento asociado a un determinado punto de control y/o a las actividades del proceso y de sus componentes, en un determinado momento. En otras palabras, el indicador operativo tiene una primera finalidad de verificar si una parte del proceso se halla o no en ejecución, tomando como marco de referencia el diseño predeterminado del proceso en cuestión. En la eventualidad que se verifica que el componente se halla en ejecución, el indicador operativo tiene además la segunda finalidad de capturar el valor que adopta la variable (de tipo cuantitativo, usualmente) asociada a la ocurrencia del evento o componente del proceso. En consecuencia, los indicadores operativos ofrecen la oportunidad de monitorear un proceso en cada uno de sus componentes críticos (concepto del punto de control) y/o accesorios (actividades). Permiten, además, articular la ejecución de actividades con los centros de costo (enfoque financiero-contable) y/o partidas (enfoque contable) de las distintas áreas que participan en la ejecución del proceso. Más aún, el conjunto de indicadores operativos proporcionan la fuente de información para alimentar el valor que adoptará un determinado conjunto de indicadores estratégicos. La caracterización de los indicadores operativos y de su doble finalidad también se puede reflejar aplicando el esquema de la figura 1 a un caso real; como por ejemplo, la prestación de un servicio público local (en el ámbito de municipalidades, como baja policía, serenazgo, vaso de leche, entre otros), cuya frecuencia de ocurrencia semanal es la medida eficaz para verificar que el servicio opera según lo planificado. En el ejemplo concreto de la recolección de residuos sólidos (del rubro de baja policía) es muy útil para identificar el papel que juegan los indicadores operativos. En primer lugar, es común que se programe el servicio en función de la frecuencia y de la demanda (cobertura), de modo que dicha combinación se suele emplear como el resultado del servicio. Sin embargo, esto no podría ser cierto, puesto que la actividad de recolección de residuos es solo un componente (importante, sin duda) de un propósito más crítico (estratégico) como es el de “propender a un espacio saludable”. Por tanto, la recolección de residuos solo podría monitorearse en cuanto a cobertura y frecuencia, y podría medirse en su eficiencia para alimentar una medición de mayor jerarquía en la cadena de resultados (nivel estratégico.) Volviendo al esquema del sistema de indicadores (figura 1), es oportuno aclarar que si bien los IO se definen con frecuencia al nivel de actividades y procedimientos; no hay equivalencia entre ellos. Los IO recolectan datos que provienen de la ocurrencia de un evento (una actividad conducida en el entorno o un procedimiento interno), pero ello no significa que todo procedimiento requiere contar con un indicador operativo. En esta segunda situación, es apropiado “calibrar” los parámetros dentro de los que los procedimientos y/o actividades deben desenvolverse (en función de la naturaleza de la actividad y de la ingeniería del proceso.) Luego de ello, un grupo de parámetros (o los parámetros más relevantes) podrían ya ser representados por un indicador operativo de menor (simple) o mayor (compuesto) jerarquía dentro de un proceso. En todo caso, la distancia entre un indicador simple y uno compuesto está dada por el nivel o jerarquía. Los IO simples difícilmente permiten ir más allá de la tarea de recolectar datos de campo; y usualmente, estos datos corresponden a eventos y/o al monitoreo de un conjunto de parámetros calibrados con anterioridad. En contraste, los IO compuestos siguen una lógica explícita en la que se identifica no solamente la ocurrencia de un evento, sino además el valor que es asignado a la variable asociada al indicador, y, en algunos casos, el contexto en el que el evento ocurre; lo que implica que un indicador compuesto es un paso intermedio entre la labor de monitoreo y la labor de medición de los resultados. Para efectos ilustrativos, la figura 2 presenta la lógica “en cascada” de la agregación de indicadores de distinta jerarquía. Por un lado, se aprecia que (de acuerdo a la ingeniería de un proceso o de alguno de sus componentes), podrían requerirse 20 indicadores operativos simples y/o parámetros fijos. Pero si se consideran todos ellos para efectos de reportar un resultado (en el nivel estratégico), podría caerse en el error de tener exceso de información, de subestimar la importancia de los indicadores operativos que reportan sobre los eventos críticos, o que sencillamente no sea posible construir los indicadores de nivel más alto. Por tanto, será necesario agruparlos según la lógica descrita en la definición de un indicador operativo; es decir, cuando menos, verificar la ocurrencia de un evento, reconocer el contexto de dicha ocurrencia, y capturar el valor que adopta la variable de control asociada al indicador (en la última sección se entrará a mayor detalle con los aspectos de las variables de control asociadas a puntos de control). Actualidad Gubernamental Figura 2. Agregación de indicadores en función de su jerarquía dentro del proceso 15 indicadores operativos simples 1 5 3 4 2 6 1 1 1 1 1 2 grupos de 3 indicadores operativos compuestos IE1 IE2 2 indicadores estratégicos Siguiendo estas sencillas reglas, es posible diferenciar parámetros preestablecidos de los IO simples, y de los IO compuestos. En el caso de la figura 1, parámetros que no requieren constituirse en indicadores son, por ejemplo, la cantidad de combustible que las unidades recolectoras de residuos necesitan para completar el circuito programado y la duración promedio esperada para completar el circuito. Sin embargo, los IO simples pueden ser el número de unidades recolectoras desplegadas en el circuito en intervalos predefinidos, así como el número de operarios asignados por unidad que cuentan con el entrenamiento debido y a quienes les corresponde completar el número de horas calendarizadas. Finalmente, los IO compuestos agregan datos de varios de los IO simples (garantizado el cumplimiento de los parámetros de operación), como ocurre con el cumplimiento de los circuitos semanales (IE1) en función de la demanda, la cobertura presente, el alistamiento de las unidades, la duración esperada, así como la variación del volumen aproximado de residuos que las unidades están en capacidad de recolectar (IE2). Sobre la base del argumento descrito líneas arriba, resulta más claro entender la importancia que tienen los IO al brindar la información necesaria para, por ejemplo, decidir cuál es la ruta eficienciente y la cantidad óptima de recursos para tener el mayor impacto en el propósito de asegurar un ambiente saludable y de calidad. En consecuencia, la distinción entre niveles de indicadores es fundamental, por un lado, para contar con un sistema de indicadores funcional (que permita el monitoreo y el control de desviaciones); y, por otro lado, para proporcionar los datos que permiten medir los resultados, mediante los indicadores estratégicos (IE) y/o el grado de realización de los mismos. 3.2. Indicadores estratégicos (IE) Los IE permiten, en sí, medir el desempeño de modo sistemático; es decir en los com- N° 53 - Marzo 2013 II 3 II Informe Especial ponentes críticos de un proceso y/o en sus distintas dimensiones, como por ejemplo, rendimiento de la asignación presupuestal o la utilización de los activos, impacto ambiental, contribución al aumento del ingreso familiar, incidencia en la lucha contra la pobreza, clima de negocios, etc. El carácter sistemático de la evaluación del desempeño apunta a una doble función. Primero, consiste en una medida de racionalización de los indicadores. Dado que existe necesidad de definir el número óptimo de indicadores críticos (las medidas de desempeño relevantes sobre los resultados esperados), es importante evitar no solo el exceso de indicadores, sino también que los indicadores de menor importancia se traslapen o quiten visibilidad a los indicadores críticos para el éxito de un proceso. En segundo lugar, la posibilidad de identificar y formular las medidas de desempeño más relevantes facilita la definición de las variables de decisión. Así por ejemplo, un IE no podría limitarse a definir (siguiendo con el ejemplo empleado en la caracterización de los IO) que las unidades de recolección de residuos han completado el circuito. Dicha medida es, como se observó en la subsección previa, de corte operacional. Por el contrario, el IE puede mejor estar definido en términos del grado en el que el servicio de recolección de residuos contribuye a la seguridad de los vecinos y a la salubridad de la ciudad. Los parámetros que establecen la frontera a partir de la cual el servicio se comporta de modo deficiente (a diferencia que en el caso de los IO) están definidos ya sea por IO compuestos o por métricas estandarizadas; es decir que son características del tipo de servicio y/o comunes a lo que emplean distintas entidades municipales. De ese modo, si el sistema de indicadores reporta mediciones que superan los valores esperados o los parámetros permisibles, entonces una alerta debe activarse. Esta alerta se desprende del concepto de los puntos de control de un proceso (concepto que se abordará en, aunque de modo breve, en la sección final), que deben guiar al tomar de decisiones a identificar en qué dimensión y qué operaciones o componentes del proceso existe una desviación. Además, la alerta debe poder sugerir si dicha desviación se origina por un problema operacional (la ejecución del proceso) o por un vacío en la estrategia (la planificación del proceso) o por una causa que no ha sido contemplada en el diseño del proceso y/o en la formulación del servicio. En este punto, el lector puede advertir que el logro de resultados en la gestión real difícilmente se puede inferir de una simple observación de un evento. Por el contrario, se requiere consolidar el efecto combinado de dos o más eventos, así como de condiciones (en el interno y en II 4 el entorno) que sirven de soporte para el despliegue de un proceso. Para efectos ilustrativos, tomemos nuevamente el caso de la figura 1. Se aprecia que la definición de un indicador de tipo estratégico requiere de trabajar con datos simples y/o compuestos (IO) para así estimar (calcular) el resultado obtenido. La definición de IE debe quedar, además, concertada, además, entre los gestores de las áreas que participan del proceso; lo que implica que todo sistema de indicadores es “a la medida” de la organización (puede haber similitudes con los que empleen otras organizaciones semejantes), se halla sujeto a error humano (por lo que no se puede pretender que sea infalible), y debe evolucionar, para reflejar las condiciones en las que opera el proceso y, en última instancia, la organización. En la figura 1, por ejemplo, se aprecia que el indicador estratégico (IE1) puede ser la resultante de un cociente entre la suma de los indicadores operativos IO1 e IO2 y dos veces el valor que exprese la variable asociada al indicador operativo IO3. El resultado que se pretenda medir a través de IE1, por tanto, debe poder reflejar el rendimiento y/o productividad del proceso real, en función de un proceso predefinido (teórico), bajo un escenario simulado con antelación, en un determinado periodo de tiempo. Sobre este último punto cabe advertir una diferencia fundamental entre IE e IO. Los IO capturan datos del contexto de operación del proceso en un momento dado en el tiempo; y esta recolección se efectúa de modo sucesivo para así proporcionar una idea del estado en el que el proceso ocurre. Pero, el IE tiene un horizonte de tiempo mayor y además trabaja en prospectiva (proyección hacia el futuro) y en retrospectiva (determinación de la ruta que siguió el proceso, desde un punto inicial, hasta el estado actual de las cosas.) A modo de síntesis, podemos señalar que el aporte de un sistema de indicadores para el éxito de la estrategia y de los procesos de una organización es sustancial. Entre otras razones, podemos citar las siguientes: (a) compatibilizan los resultados reales del proceso con lo que se ha planificado; es decir, evaluar la medida de logro y/o desviación de los resultados esperados, (b) permiten evaluar el rendimiento de las áreas y los gestores que participan en la ejecución del proceso, al vincular el grado de logro de las metas operativas con el rendimiento de las personas, (c) ayudan a evaluar si los procedimientos y la reglamentación interna facilitan u obstaculizan el flujo del proceso, y (d) reflejan la calidad de la toma de decisiones y brindan información para mejorar, ajustar o cambiar la estrategia que justifica el diseño del proceso. Actualidad Gubernamental N° 53 - Marzo 2013 En líneas generales, este sentido, al alimentarse de los valores (datos) que provienen de los IO, los IE sirven para evaluar la idoneidad en el diseño de un proceso, y proporcionan las pautas para su adecuación, reforma, escalamiento o racionalización. 4. Puntos de control Partiendo del supuesto que una determinada organización, una municipalidad, por ejemplo, tiene definido un proceso (con sus respectivos procedimientos); y considerando que el proceso es transversal y demanda del concurso de distintas áreas programáticas, de soporte administrativo y de apoyo, la figura 3 nos muestra un conjunto de 6 indicadores de nivel estratégico. Algunos de ellos pueden ser, sin embargo, puntos de control o instancias críticas dentro de la gestión del proceso. Para entender mejor el concepto de los puntos de control (PC) es necesario advertir que los PC se tratan ya sea de componentes del proceso (que es cuando coinciden con los IE), como determinados momentos o eventos (que es cuando coinciden con los IO) que son medulares de medir y seguir, en virtud que lo que ellos reporten tiene gran impacto sobre el interno y el entorno. Si los IE son aquellos que específicamente reportan resultados y/o el estado actual en el logro de una meta. Si los IO son aquellos que específicamente reportan si las actividades programadas (el evento) están siendo ejecutadas, así como el valor que “el evento” toma en un determinado instante. Entonces, los PC son potenciales cuellos de botella, por un lado están asociados a eventos y circunstancias que, de salir “de control” ponen en riesgo la marcha del proceso; y por tanto, castigan las posibilidades de lograr los resultados esperados. Los PC son el último bastión para asegurar la calidad del sistema de indicadores, pero no el único, puesto que también existen otras reglas que se deben respetar para conformar un sistema de indicadores funcional, confiable, robusto y escalable. Estas otras reglas, como el diseño de la base de datos (parte del sistema táctico) para administrar los datos o la rutina de procesamiento de datos (para alimentar la rutina de reporte de información para la toma decisiones), entre otras, no serán abordadas en este artículo. A modo de ejercicio, y de cierre del presente artículo, la figura 3 presenta los IE de un componente de proceso Figura 3. Indicadores estratégicos y puntos de control dentro del proceso 1 2 3 4 5 6 Continuará en la siguiente edición...