SIGUIENDO EL PROCESO EDITORIAL

DESCRIPCIÓN BREVE
UNA GUÍA
PASO A PASO SOBRE
CÓMO PUBLICAR EN OJS
SIGUIENDO EL PROCESO
EDITORIAL
En esta guía podrá conocer los
fundamentos de la plataforma OJS y
los pasos necesarios para publicar un
número de revista siguiendo todo el
proceso editorial.
Servicio de Publicaciones de la
Universidad Autónoma de Madrid
TABLA DE CONTENIDOS
A. CUESTIONES PREVIAS
1. ¿Qué es OJS?...............................................................................................................2
2. Un sistema basado en roles. Esquema…………………………………………………………………….2
B. UNA GUÍA PASO A PASO SOBRE CÓMO PUBLICAR EN OJS
SIGUIENDO EL PROCESO EDITORIAL
1. Entrada en el sistema………………………………………………………………………………………..…….3
2. Configuración (como GESTOR)…………………………………………………………………………………3
3. Creación del número (como EDITOR)……………………………………………………………………….5
4. Envío de los artículos (como AUTOR)……………………………………………………………………....6
5. Llegada a la cola de envíos y selección del Editor de sección (como EDITOR)……………8
6. Selección de un Revisor (como Editor de sección)………………………………………………….10
7. Proceso de revisión (como Revisor)………………………………………………………………………..12
8. Proceso de edición……………………………………………………………………………………………..….13
9. Publicación del número (como EDITOR)…………………………………………………………………17
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CUESTIONES PREVIAS
¿Qué es OJS?
Open Journal Systems (OJS) es un sistema de administración y publicación de revistas online
desarrollado por la organización canadiense Public Knowledge Project (PKP).
La plataforma OJS permite seguir dos posibles procesos:
a) Publicar una revista siguiendo todo el proceso editorial: envío por parte de los autores
de los originales, revisión, correcciones de estilo y sintaxis, maquetación, etc. Esta es la
opción que vamos a explicar en detalle en este documento.
b) Publicar una revista sin seguir el proceso editorial: simplemente procediendo a la carga
rápida del contenido completo en la plataforma.
Un sistema basado en ROLES
La particularidad de OJS es que es un sistema organizado en torno a los roles involucrados en el
proceso de edición de una revista: gestores de revista, editores, editores de sección, revisores,
correctores, maquetadores, lectores…
Este es un breve resumen del orden del proceso y del reparto de tareas:
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UNA GUÍA PASO A PASO SOBRE CÓMO PUBLICAR EN OJS
1. Entrada en el sistema
Para publicar en OJS lo primero que tenemos que hacer es ir a la página de nuestra revista,
alojada en el portal de revistas electrónicas de la UAM, y entrar en “Acceso Usuarios
registrados”.
2. Configuración (como GESTOR)
La persona que maneja los aspectos más importantes de la revista es el GESTOR. Aquí nos
gustaría destacar dos apartados clave que se encuentran en su página principal: ‘Usuarios’ y
‘Configuración’.
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a) ‘Usuarios’: Es un apartado clave para el proceso de edición, ya que es desde donde se
gestiona todo el sistema de roles. Antes de nada, es conveniente diferenciar dos cosas:
la inscripción de un usuario como miembro de la revista y la asignación de un rol a dicho
usuario.
La inscripción de nuevos miembros en la revista puede hacerse de dos formas:
-
el GESTOR inscribe a un nuevo miembro introduciendo sus datos de contacto y
generando un nombre de usuario y una contraseña provisional. OJS ofrece la opción
de notificar a dicho usuario mediante un email. (Ver tutorial del Servicio de
Publicaciones sobre preguntas frecuentes acerca de OJS)
-
cualquier persona del público que planee participar en el proceso de edición de la
revista o, simplemente, quiera ser lector, podrá inscribirse como usuario del sitio,
aunque aún carecerá de un rol específico.
La asignación de roles es competencia del GESTOR de la revista. (Ver el mismo tutorial)
b) ‘Configuración’: Se trata de otro apartado muy destacado. Este es el lugar donde se
configuran todos los aspectos fundamentales de la publicación, desde su información
básica hasta su apariencia. Para aquellas revistas que decidan utilizar la plataforma OJS
a través de todo el proceso editorial será especialmente importante el punto 4.
‘Gestión’.
Si pinchamos en él y nos desplazamos a la parte de debajo de la pantalla veremos que
es aquí donde se ofrece la opción de habilitar la asignación de Correctores de originales,
Correctores de Edición/Maquetadores y Correctores de pruebas. De no habilitar la
opción o no escoger a una de estas personas, serán o el Editor o el Editor de sección los
responsables de realizar estas tareas.
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3. Creación del número (como EDITOR)
Una vez que el GESTOR haya organizado los aspectos básicos relacionados con los usuarios del
sitio y la configuración de la revista, es el momento de que el EDITOR cree el número de la
revista, abriendo así un espacio donde al final del proceso de edición colocaremos nuestros
artículos. Por tanto, El EDITOR inicia sesión y, desde su página principal, selecciona la opción
“Crear número”.
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A continuación, pasaremos a una pantalla en la tendremos que introducir la información básica
del número ‒volumen o número, año, título. Como se puede ver en la imagen de abajo, también
aparecerá una pestaña desplegable en la que podremos clasificar provisionalmente al número
en la categoría “Próximos números”, es decir todavía sin publicar y no accesible a los lectores.
Como información extra, debe saber que el EDITOR puede modificar aspectos de los Números
anteriores y seleccionar cuál quiere mostrar como Número actual.
En esta misma pantalla, se ofrece también la opción de seleccionar una imagen que actúe como
portada del número en cuestión, si queremos. Debemos asegurarnos de que pulsamos
“Guardar” cuando terminemos y ya tendremos ese nuevo número creado –en este punto aún
no es visible para los lectores.
4. Envío del artículo (por parte del AUTOR)
El proceso editorial comienza con el envío de la propuesta de artículo por parte del AUTOR.
Antes de nada será necesario que esta persona esté inscrita como usuaria en la revista. Si no lo
está, podrá registrarse aquí ella misma o podrá ser inscrita por el GESTOR.
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Además de esto, debemos recordar que la persona que vaya a mandar su propuesta de artículo
debería tener asignado el rol de AUTOR (esto último es competencia del GESTOR. Podemos
consultar el tutorial sobre preguntas frecuentes acerca de OJS del Servicio de Publicaciones).
Una vez solucionado esto, el AUTOR debe acceder a su menú de inicio y pinchar en “Haga click
aquí” bajo el apartado “Empezar un nuevo envío”.
A continuación, se iniciará un sencillo proceso de 5 pasos que permitirá al AUTOR enviar su
documento a la plataforma. En el paso 1, hay que seleccionar la sección específica en la que nos
gustaría colocar nuestro documento (Editorial, Artículos, Reseñas, Miscelánea, etc). Además de
esto, se debe marcar con un tick todos los elementos de la lista de comprobación del envío,
como se puede ver en la imagen de abajo. Esto supone la aceptación por parte del AUTOR de
las condiciones que proponga la revista, como que el artículo no haya sido publicado
anteriormente, que cumpla con el formato…
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En el paso 2, subimos el documento como tal a la plataforma. Es muy IMPORTANTE asegurarse
de que pulsamos “Cargar” y luego “Guardar y continuar”.
En el paso 3, introduciremos los metadatos relevantes para este documento. Es imprescindible
cumplimentar los campos de nombre y apellidos del autor, su email de contacto, el título del
documento y su resumen/abstract.
En el paso 4, se ofrece la opción de cargar archivos complementarios, tales como figuras o tablas.
Y finalmente, el paso 5 es una confirmación de que hemos realizado correctamente el proceso
seleccionando “Guardar”. El AUTOR recibirá un email informándole de que el envío se ha
producido correctamente (*esta opción la habilita también el GESTOR desde su menú de inicio,
pinchando en ‘Plantillas de correo electrónico’)
5. Llegada a la cola de envíos y selección del Editor de sección (por
parte del EDITOR)
A continuación, el artículo que el AUTOR ha enviado llegará a una cola de envíos que maneja el
EDITOR. Por tanto, es el momento de que el EDITOR de la revista inicie sesión y vaya a su página
principal. Bajo ‘Envíos’, en el apartado ‘Sin asignar’, encontrará entre paréntesis el número de
documentos que se hayan enviado.
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Tras hacer click en ‘Sin asignar’, nos aparecerá una lista con todos los artículos. Debemos
pinchar en el que estamos interesados.
Seguidamente, se desplegará una página propia que OJS crea por cada artículo enviado, como
se puede ver en la imagen de abajo. Debemos seleccionar el apartado de ‘Resumen’. En este
punto, el EDITOR deberá seleccionar a un Editor de Sección. Para ello tendrá que pinchar en
‘Añadir Editor de sección’ y buscar a la persona en cuestión de entre la lista de usuarios inscritos
en la revista. En el caso de no encontrar a dicha persona, debemos comprobar si, efectivamente,
ésta se encuentra inscrita en la revista y tiene un rol asignado. Una vez seleccionado, el Editor
de Sección también recibirá un email informándole de su tarea (*Cada vez que encarguemos
una tarea a un miembro de la revista, aparecerá el icono de un sobre junto a su nombre que
deberemos pulsar para enviarle un email).
*Si no se escoge a un Editor de Sección en particular, será el EDITOR mismo la persona encargada
de realizar todo el proceso.
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A partir de ahora, el envío del documento que hizo el Autor pasará de la categoría ‘Sin asignar’
al apartado de ‘En revisión’.
6. Selección de un Revisor (por parte del Editor de sección)
La persona designada como Editor de sección deberá iniciar sesión y dirigirse al mencionado
apartado que contiene los envíos ‘En revisión’.
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Seguidamente, pinchará en el artículo con el que vaya a trabajar y se desplegará la página del
propio artículo. En este punto, podremos iniciar el proceso de revisión por pares seleccionando
un revisor o varios revisores.
Inmediatamente después, se desplegará una lista con aquellos usuarios de la revista que tengan
el rol de revisores. Si la persona que buscamos no se encuentra allí, puede ser porque o todavía
no está inscrita en la revista o el GESTOR aún no le ha asignado un rol (para esto, se puede
consultar el tutorial sobre preguntas frecuentes acerca de OJS del Servicio de Publicaciones).
Una vez seleccionado nuestro revisor, hay que recordar pinchar en el icono del sobre para que
oficialmente éste reciba un email con el encargo de la revisión.
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7. Proceso de revisión (por parte del Revisor)
Tras haber recibido un email, el Revisor deberá iniciar sesión y acceder a su página principal.
Allí, podrá ver una lista con todos los ‘Envíos activos’. Deberá pinchar sobre el artículo en
cuestión y decidir si acepta o no el encargo de revisarlo, tal y como le ha pedido el Editor de
sección.
Si acepta, tendrá que llevar a cabo estos cuatro pasos:
a) Descargar el artículo y revisarlo.
b) Escribir dentro de un formulario ya establecido en OJS los comentarios oportunos para
el Editor y para el Autor.
c) Adjuntar archivos adicionales: en el caso de no haber hecho comentarios, puede
subirse un fichero con la revisión.
d) Seleccionar una ‘Recomendación’ de entre las disponibles en la lista desplegable para
que la considere el Editor de sección (al que enviará un email también notificándoselo).
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A continuación, es necesario que el Editor de sección inicie sesión, vaya a su página principal,
seleccione los envíos ‘En revisión’, pinche en el artículo deseado y lea los comentarios que haya
hecho el revisor. Una vez hecho esto, estará preparado para tomar una decisión editorial de
entre las disponibles en la lista. Finalmente tendrá que pulsar en ‘Registrar decisión’.
*Según la decisión editorial, el artículo puede ser: aceptado (por lo que estará listo para la
edición), publicable con modificaciones, reevaluable (si necesita más revisiones, iniciando así
otra ronda de revisión impulsada por el Editor de sección y realizada por otro Revisor) o
rechazado, si se decide que es ‘No publicable’.
Una vez hechas las rondas de revisión necesarias y después de que el Editor de sección haya
aceptado el envío finalmente, éste pasará del apartado ‘En revisión’ a ‘En edición’.
8. Proceso de edición
El proceso de edición en OJS engloba 4 acciones: corrección de originales, maquetación,
corrección de pruebas y agendar. A continuación vamos a intentar resumirlos:
a) CORRECCIÓN:
-
Corrección inicial:
1. El Editor de Sección inicia sesión y sube el fichero del artículo aceptado. Tras
pinchar sobre dicho artículo, seleccionaremos el apartado de ‘Edición’,
destacado en negro en la imagen de abajo. Allí el Editor de sección deberá
seleccionar a un Corrector, que debe estar inscrito en la revista y tener el rol de
Corrector (*el GESTOR debe habilitar la selección de un Corrector previamente
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en ‘Configuración’> 4. ‘Gestión’. De lo contrario, será el propio Editor o el Editor
de sección quien se ocupe del proceso)
2. El Corrector recibirá un email solicitando que realice esta tarea. Éste deberá
iniciar sesión en la plataforma, aceptar el encargo y escribir una serie de
comentarios en un formulario. Finalmente, debe notificar por email al Autor y
al Editor de sección de los cambios.
3. El Editor de sección entra en la plataforma envía un email al Autor para que
haga las modificaciones pertinentes.
4. El Autor subirá la versión corregida y se lo notificará al Editor de sección
recordando pulsar en el sobre que aparece bajo la columna de ‘Completado’.
-
Corrección final:
1. El Editor de sección pide al Corrector una corrección final.
2. El Corrector subirá a la plataforma la versión definitiva lista para maquetar.
b) MAQUETACIÓN:
1. El Editor de sección debe ir a su página principal. Allí, en el apartado de ‘En edición’
encontrará todos los artículos que se encuentren en esa fase. Debemos pinchar en
el artículo con el que vayamos a trabajar. Una vez dentro de la página del propio
artículo, nos dirigiremos a la parte de debajo de la pantalla, donde se encuentra
‘Maquetación’. Es aquí donde se desplegará la opción de seleccionar un Editor de
Composición/Maquetador. Éste recibirá un email informándole del encargo. (*el
GESTOR debe habilitar esta opción previamente en ‘Configuración’> 4. ‘Gestión’. De
lo contrario, será el Editor o el Editor de sección quien se ocupe del proceso)
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2. El Editor de Composición o Maquetador inicia sesión en la plataforma y encontrará
el artículo en la categoría de ‘Envíos activos’.
3. Tras haber realizado su tarea, el Maquetador carga el artículo como ‘Versión
maquetada’ y se lo notificará al Editor de sección mediante email.
4. El documento ya estará listo para pasar a la fase de corrección de pruebas.
c) CORRECIÓN DE PRUEBAS:
1. El Editor de sección entra a su página principal, se dirige a los envíos ‘En edición’ y
pincha sobre el artículo deseado. Si baja con el ratón, encontrará el apartado de
‘Corrección de pruebas’.
El primer paso será pedir al Autor que revise las galeradas para detectar posibles
errores tipográficos o de maquetación. De nuevo, esto se puede hacer rápidamente
enviándole un correo electrónico si pinchamos en el icono del sobre.
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2. A continuación, el Editor de sección selecciona un Corrector de pruebas y también
le envía un email. (*el GESTOR debe habilitar esta opción previamente en
‘Configuración’> 4. ‘Gestión’. De lo contrario, será el Editor o el Editor de sección
quien se ocupe del proceso).
3. El Corrector de pruebas realiza las últimas correcciones y se lo notifica tanto al
Editor de sección como al Maquetador (si fuera necesario, el Corrector podría
enviar un archivo adjunto con los cambios realizados)
4. El Editor de sección va a su página principal, selecciona el artículo deseado de entre
los que se encuentren ‘En edición’ y sustituye el archivo subido previamente por
por la última versión, que subirá como ‘Galerada’. Ésta estará totalmente lista para
ser publicada.
d) AGENDAR:
Para completar este paso, el EDITOR o el Editor de sección debe iniciar sesión, ir a su
página principal, buscar los artículos ‘En edición’ y pinchar sobre aquel con el que vaya
a trabajar.
Seguidamente, se desplegará la página del propio artículo. En la zona de ‘Edición’
(marcada en rojo en la imagen), bajaremos hasta ‘Planificación’, donde deberemos
seleccionar el número de revista en el que queremos colocar dicho artículo. Tras hacer
esto, el documento aparecerá ya como parte de la tabla de contenidos del número.
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8. Publicación del número (como EDITOR)
Una vez que los artículos hayan superado el proceso editorial y hayan sido asignados a un
número o volumen de la revista será el turno de que el EDITOR publique ese número para que
ya sea accesible para todos los lectores.
Para ello, se debe ir a la página principal del EDITOR y buscar nuestro número bajo la categoría
‘Próximos números’.
Cuando pinchemos en él, veremos que se despliega la propia página del número estructurada
en cuatro apartados: ‘Tabla de contenidos’, ‘Datos del número’, ‘Galeradas del número’ y ‘Vista
previa del número’.
Debemos seleccionar ‘Tabla de contenidos’ y hacer click en ‘Publicar número’. Así, el número
estará visible para todos los usuarios y para el público general.
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