Gestión de ficheros CURSO: Introducción LibreOffice

Unidad 5
Gestión de ficheros
CURSO: Introducción LibreOffice
Ud05
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Introducción y Objetivos
Cada programa para PC es capaz de generar y abrir uno o varios tipos de archivo, por
lo general el tipo de archivo viene determinado por la ‘extensión’, normalmente los
archivos tienen un nombre seguido de un punto y dos o más caracteres que indican ‘el
tipo de archivo’. Esos caracteres que hay detrás del punto son la extensión del fichero.
Así por ejemplo los .txt son archivos de texto plano, los .rtf son archivos de texto
enriquecido, y los .doc son documentos de MS Word, todos estos archivos pueden
ser abiertos con MS Word y con OOo Writer.
Objetivos
En esta unidad aprenderás a:
Dónde se encuentran los ficheros que genera LibreOffice por defecto.
Qué formato de documento genera LibreOffice.
Cómo abrir y guardar documentos.
Usar la firma digital en documentos LibreOffice.
Proteger con contraseña un documento.
Crear PDFs desde LibreOffice.
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Extensiones de LibreOffice
Los ficheros que se crean con LibreOffice tienen extensiones similares, todos ellos
empiezan por “od“ (hemos visto anteriormente que LibreOffice usaba el estándar
OpenDocument, de ahí el “od“), a continuación se detallan algunos de los ficheros
que genera LibreOffice:
.odt para ficheros de procesador de textos (Writer).
.ods para ficheros de hojas de cálculo (en inglés “spreadsheets“), es decir ficheros
de Calc.
.odp para ficheros de presentaciones hechos con Impress.
.odg para ficheros que contienen dibujos o gráficos (Draw).
.odf para formulas y ecuaciones matemáticas (Math).
LibreOffice
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Éstas son las extensiones más habituales de LibreOffice, sin embargo LibreOffice es
capaz de abrir documentos realizados con Office (versiones anteriores a 2007), con
Office Extendido (Versiones posteriores a 2007), ficheros .rtf (texto con formato
enriquecido) y ficheros de otras suites ofimáticas. Si bien se pueden presentar
desajustes en la presentación de la información.
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Ubicaciones por defecto
LibreOffice, en sistemas Windows, guarda por defecto los fichero en la carpeta “Mis
Documentos“. Podemos consultar las rutas dónde se guardan los documentos
pinchando en ‘Opciones’ en el menú herramientas de la barra de menú.
Aparecerá una nueva ventana emergente, en el árbol lateral iremos a “Rutas“ dentro
de “LibreOffice.org“. La ruta “Mis Documentos“ es dónde se guardan los ficheros
cuando pulsamos en guardar.
Crear un fichero nuevo y guardar
Para crear un fichero nuevo existen varias opciones. Comentábamos al principio del
curso las siguientes:
En cualquier carpeta, si pulsamos el botón derecho del ratón, en el menú “nuevo“
aparecerán diferentes opciones, como “Texto en LibreOffice“.
Desde el botón de “inicio“ en Windows, en todos los programas y posteriormente
en LibreOffice, abriremos un programa de LibreOffice y desde ahí en el menú
archivo de la barra de menú y pulsando en la opción guardar, (o su método
abreviado de teclado “Control+S“).
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Abrir y Guardar
Podemos abrir un archivo pulsando sobre “Abrir“ en el menú archivo de la barra
de menú de cualquier programa de LibreOffice, o bien con el método abreviado
Control+A. Aparece un diálogo para seleccionar un fichero.
Este diálogo funciona de manera similar a los diálogos “abrir“ de otros programas,
navegamos por la estructura de carpetas hasta encontrar el archivo que deseamos y
pulsamos sobre el botón “Abrir“.
LibreOffice
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Podemos restringir el tipo de archivo seleccionando la extensión en el menú
desplegable de entre todas las opciones que puede manejar LibreOffice.
Guardar
Hemos visto en varias ocasiones las opciones “Guardar“ y “Guardar como“. Para
guardar un documento usamos la combinación de teclas ‘Control+S’, el botón
‘Guardar’ de la barra de herramientas o bien la opción Guardar del menú archivo en
la barra de menú.
LibreOffice guarda por defecto los documentos en los formatos que hemos visto al
principio de este apartado. Si bien el usuario puede seleccionar guardar el documento
en otro formato, por ejemplo “Microsoft Office 97-2003“ por cuestiones de
compatibilidad con otros usuarios.
Comprueba las extensiones en las que puedes guardar un documento desplegando el
menú “Tipo“ en la ventana de guardar.
LibreOffice
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Protección de contraseña
Hemos visto que una forma de crear un documento es guardarlo. El menú guardar
incluye alguna novedad de la que quizás no se haya percatado:
LibreOffice
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En el menú guardar aparece la casilla de verificación ‘guardar con contraseña’, si
marcamos está casilla será necesario que, al abrir el documento, el usuario escriba la
contraseña que nosotros designamos.
Las contraseñas en LibreOffice distinguen mayúsculas de minúsculas y tienen por lo
menos 5 caracteres.
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Plantillas
Algunos programas de LibreOffice tienen “Plantillas“ predefinidas, es decir, formas de
presentar nuestra información que podemos usar desde el primer momento. ¿Éstas
plantillas se limitan a “Writer“ y a “Impress“? (hemos visto ya el asistente de
presentaciones.
Las plantillas se encuentran en el menú “Nuevo“ de la barra de menú, dentro de
“asistentes“, podemos encontrar el asistente de cartas, fax, agenda y presentaciones.
Las otras opciones son más avanzadas y no las vamos a tratar.
Los asistentes de cartas, fax y agenda son muy similares, cumplen siempre unos pasos
que van desde el diseño de la página a los diferentes elementos que se deben incluir.
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Firma digital
Para completar correctamente estos pasos deberá tener una firma digital
previamente instalada. No está en los objetivos de este curso instalar una firma
digital. Si no tiene firma digital puede saltar este paso.
LibreOffice
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LibreOffice permite firmar digitalmente documentos, lo que aporta seguridad al
receptor de un documento de que ese documento no ha sido modificado y proviene
del firmante del mismo. La firma digital corresponde a una firma normal, con las
mismas consecuencias legales.
Para firmar un documento lo tendrás que guardar previamente. Ve al menú archivo y
de ahí a “Firmas digitales“. Aparecerá el diálogo de firmas, dónde podrás ver quién ha
firmado el documento. Para agregar nuestra firma pulsa en “Agregar”. Esto mostrará las
firmas instaladas. Selecciona una firma y pulsa en ‘aceptar’.
En la barra de estado aparecerá un nuevo icono:
Pulsando dos veces sobre él con el botón izquierdo del ratón aparecerán las firmas
digitales del documento.
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Pdfs
En muchas ocasiones queremos enviar información pero que no se modifique, en esas
ocasiones solemos enviar PDFs, en versiones anteriores a la 2007 de Microsoft Office
no existía ninguna forma “nativa“ de crear PDFs. LibreOffice permite crear PDFs de
forma nativa.
Cuando creamos un PDF no podemos editarlo de nuevo. Para crear un PDF
guarda primero el archivo en un formato que puedas editar.
Ve al menú archivo en la barra de menú y pinche con el botón izquierdo del ratón
sobre “Exportar a PDF“. Nota: Las firmas digitales no se conservan al guardar en PDF.
LibreOffice
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Por lo general no creará formularios PDF, por lo tanto demarque “Crear formulario PDF“,
el resto de opciones las puedes dejar por defecto, en el botón de ayuda encontrarás la
ayuda contextual.
Por lo general no creará formularios PDF, por lo tanto demarque “Crear formulario PDF“,
el resto de opciones las puedes dejar por defecto, en el botón de ayuda encontrarás la
ayuda contextual.
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Conclusiones
LibreOffice lo forman un conjunto de programas que nos permiten realizar casi
todas las tareas relacionadas con las labores habituales en una oficina.
LibreOffice es un producto completamente funcional, no se trata de una demo o
de software pirata.
LibreOffice es gratuito, lo puede descargar, copiar e instalar cuantas veces quiera.
La comunidad de desarrolladores participa de forma altruista en LibreOffice
creando nuevas funcionalidades y traducciones. Salt, el traductor a valenciano de
la Junta Qualificadora de Coneixements del Valencià, es un ejemplo de
funcionalidades adicionales.
LibreOffice almacena la documentación en un formato estándar reconocido por la
comunidad internacional.
LibreOffice
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