Instructivo_DGA

1. INGRESO AL SISTEMA
Acceda a la página Web www.metropol.gov.co, en la parte superior de la
pantalla encontrará una imagen con el texto SIM “Sistema de Información
Metropolitano”
2. REGISTRO EN EL SISTEMA
Para acceder al Sistema de Información se requiere que la organización se
registre y cree un usuario y contraseña, con los cuales ingresará siempre.
Esta operación sólo debe realizarse una vez. Para registrarse, seleccione la
opción “Nuevo usuario” que encontrará en la página de inicio, véase imagen
siguiente.
Durante el uso de la aplicación encontrará los botones que se presentan a
continuación, los cuales se utilizan en los diferentes campos de la misma
manera.
ICONO
DESCRIPCIÓN
Haciendo clic en este botón aparecerá un calendario donde podrá
escoger una fecha específica. Para pasar de un año ha otro deberá
oprimir las fechas que se encuentran en la parte superior.
Este botón abre una nueva ventana o Árbol de búsqueda, donde se
muestran listados con varias opciones. Seleccione la que se ajuste a
su necesidad.
Algunos de los numerales o ítems contenidos en esos listados cuentan
con el icono, indicando que la opción esta compuesta de más
alternativas. Para visualizarlas oprima dicho botón.
Este icono le permite crear nuevos registros.
Se emplea para modificar la información de un formulario (registro).
Se emplea para eliminar la información de un formulario (registro).
Le permite guardar la información que está registrando
Le permite cancelar la acción de la información que está registrando
Use para imprimir o visualizar la información del formulario diligenciado
Escoja el tipo de persona al cual corresponde la organización que va a
registrar, dando clic en Natural o Jurídica.
Entiéndase Persona Natural como aquel individuo que actuando en su
propio nombre se ocupa de alguna actividad que la ley considera mercantil
de forma profesional y Jurídica es un ente ficticio diferente de las personas
que la constituyen, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones y de
ser representada judicial y extra judicialmente.
Ahora, diligencie la información solicitada en el registro correspondiente a su
organización.
2.1. PERSONA JURÍDICA
2.1.1. Información básica de la organización
•
Naturaleza:
Seleccione si la organización es Pública, Privada o Mixta.
•
Identificación:
Para las personas jurídicas, elija la opción NIT (Número de
Identificación Tributaria), y escriba el número asignado por la DIAN, NO
incluya el dígito de verificación (D.V.), cifra ubicada después del guión,
ya que el aplicativo lo calcula automáticamente.
Por ejemplo si el NIT es: 860.301.982-3
860.301.982-A-3
escriba 860301982
escriba 860301982
•
Nombre o razón social:
Si la empresa es una sociedad legalmente constituida escriba el
nombre con que aparece registrada en la Cámara de Comercio.
•
Sigla:
Corresponde al nombre comercial con el cual el tercero se registra ante
Cámara de Comercio para ejercer su negocio comercial.
•
Actividad económica CIIU - Código Internacional Industrial Unificado, puede
ser consultado en el certificado de Cámara y Comercio.
Seleccione de la lista la descripción de la actividad económica principal que
se desarrolla en el establecimiento según la Clasificación Industrial
Internacional Uniforme (CIIU) de las Actividades Económicas. Para
visualizar el listado oprima el botón
El listado que aparece en el Sistema, corresponde a la revisión 3
adaptada para Colombia a 4 dígitos (CIIU rev. 3 A.C), realizada por el
DANE.
El término actividad económica en este contexto se refiere a un
proceso productivo, es decir, a la combinación de acciones que
conduce a la obtención de un conjunto dado de bienes y servicios.
La actividad principal de un ente económico es la que más contribuye a
su valor agregado, o la actividad cuyo valor agregado supera el de
cualquier otra actividad de la entidad. Por tanto, a partir de ésta se debe
definir el CIIU.
Ejemplo
CIIU rev. 3 ac
8510
:
8511
8512
8513
Descripción
Actividades relacionadas con la salud
humana
Actividades de las instituciones
prestadoras de servicios de salud, con
internación
Actividades de la práctica médica
Actividades de la práctica odontológica
•
Registro de Cámara de comercio:
Indique el número exacto de la inscripción o matrícula asignada a la
empresa por la Cámara de Comercio respectiva, de lo contrario déjela en
blanco.
•
Fecha de constitución:
Se refiere a la fecha en que la organización fue fundada. Infórmela en el
siguiente orden día/mes/año y utilizando el formato dd/mm/aaaa o
seleccione la fecha haciendo clic en el icono
de calendario. Si el
establecimiento industrial se traslada ya sea dentro o fuera de la
ciudad, el año de constitución no debe modificarse.
•
Correo Electrónico:
Escriba el correo electrónico del representante legal o del encargado de
manejar el sistema.
•
Pagina web:
Escriba la página web de la empresa si aplica.
2.1.2. Información de contacto
•
Teléfono, Fax
Escriba el número telefónico y de fax de la empresa, con su número de
extensión si la tienen.
•
Página Web, Correo electrónico (e-mail)
Diligencie la dirección de su página Web (URL) y el correo electrónico de la
organización, si las posee.
2.1.3. Datos del representante legal o apoderado
•
Identificación
Elija el tipo de documento de identificación que posee: C.C (cédula de
ciudadanía), C.E (cédula de extranjería), NUIP (Número Único de
Identificación Personal), PS (Pasaporte) o T.I (Tarjeta de Identidad) y
escriba el número, NO incluya el dígito de verificación D.V., ya que el
aplicativo lo calcula automáticamente.
•
Nombre y Apellidos
Registre el nombre y apellido del representante legal o apoderado, tal
como aparecen en el Registro de Cámara de Comercio de la empresa.
•
Teléfono y correo electrónico (e-mail)
Escriba el número telefónico donde se puede contactar al representante
legal y el correo electrónico, si lo tiene.
2.2. PERSONA NATURAL
2.2.1. Información básica de la organización
•
Identificación
Para las personas naturales, seleccione el tipo de documento de
identificación que posee: C.C (cédula de ciudadanía), C.E (cédula de
extranjería), NUIP (Número Único de Identificación Personal), PS
(Pasaporte) o T.I (Tarjeta de Identidad) y escriba el número, según
el caso, del propietario o del socio principal o de aquel que en forma
permanente se encuentra en la empresa.
Si la C.C es:
•
escriba
escriba
51321426
51321426
Nombre y Apellidos
Registre el nombre y apellido del propietario, del socio principal o de
aquel que en forma permanente se encuentra en la empresa.
Nombre o razón social
Si la empresa es una sociedad legalmente constituida, escriba el nombre
que aparece registrado en la Cámara de Comercio. En su defecto, anote
los nombres y apellidos del propietario, del socio principal o de aquel
que en forma permanente se encuentra en la empresa.
•
•
•
51.321.426-9
51.321.426
Matricula profesional
Diligencie el número de la matricula profesional, en el caso que la posea.
La matricula profesional es un requisito legal para la prestación del
servicio de algunas profesiones.
Ejemplo: los médicos, veterinarios.
Actividad económica CIIU - Código Internacional Industrial Unificado,
puede ser consultado en el certificado de Cámara y Comercio.
•
Seleccione la actividad económica principal que se desarrolla en el
establecimiento, según la Clasificación Industrial Internacional Uniforme
(CIIU) de las Actividades Económicas. Para visualizar el listado oprima el
botón
.
El listado que aparece en el Sistema, corresponde a la revisión
3 adaptada para Colombia a 4 dígitos (CIIU rev. 3 A.C), realizada por el
DANE.
El término actividad económica en este contexto se refiere a un proceso
productivo, es decir, a la combinación de acciones que conduce a la
obtención de un conjunto dado de bienes y servicios.
La actividad principal de un ente económico es la que más contribuye a
su valor agregado, o la que cuyo valor agregado supera el de cualquier
otra actividad de la entidad. Por tanto, a partir de ésta se debe definir el
CIIU.
Ejemplo:
CIIU
rev. 3 ac
8510
8511
8512
8513
Descripción
Actividades relacionadas con la salud
humana
Actividades de las instituciones
prestadoras de servicios de salud, con
internación
Actividades de la práctica médica
Actividades de la práctica odontológica
•
Fecha de nacimiento
Se refiere a la fecha de nacimiento del propietario, del socio principal o
de aquel que en forma permanente se encuentra en la empresa.
•
Género
Seleccione el género masculino o femenino de propietario, del socio
principal
o de aquel que en forma permanente se encuentra en la
empresa. Infórmela en el siguiente orden día/mes/año y utilizando el
formato dd/mm/aaaa o seleccione la fecha haciendo clic en ícono de
calendario. Si el establecimiento industrial se traslada ya sea dentro o
fuera de la ciudad, el año de constitución no debe modificarse.
2.2.2. Información de contacto
•
Teléfono, Fax
Escriba el número telefónico y de fax de la empresa, con su número de
extensión si la tienen.
•
Página Web, correo electrónico (e-mail)
Diligencie la dirección de su página Web (URL) y el correo electrónico de
la organización, si las posee.
3. CREACIÓN USUARIO Y CONTRASEÑA
Luego de ingresar la información anterior, ya sea de persona natural o
jurídica, cree el
usuario y su contraseña; tenga presente que con estos
datos ingresará siempre al Sistema de información Metropolitana, por tanto
deberá ser recordada por la organización y no sólo por la persona que crea
o diligencia el formulario.
El nombre de usuario o contraseña podrá estar compuesto por letras
mayúsculas, minúsculas, números o símbolos. No se tiene restricción en
cuando a la cantidad de caracteres, puede ser tan largo como el usuario
desee.
Para crear el usuario y contraseña tenga en cuenta las siguientes
recomendaciones:
•
Asigne un nombre de usuario y contraseña que tenga relación con la
organización y que sea de fácil recordación.
•
Evite combinar entre mayúsculas y minúsculas o incluir espacios en la
parte central o final.
Al finalizar el registro de esta información, presione el botón de guardar.
Ahora tiene un usuario para ingresar al sistema, si para su empresa es
necesario la creación de instalaciones, diligencie la información relacionada
con la instalación, de lo contrario vaya de nuevo al login, véase a
continuación.
3. ACCESO AL SISTEMA
Digite el usuario y la clave que acaba de crear y haga clic en el botón
“Inicio de sesión”.
Cuando ingrese, encontrará una página, como se muestra en la siguiente
imagen, en la barra verde ubicada en la parte superior encontrará el nombre
de su organización, al posicionar el cursor sobre este, se desplegará un
menú con nuevamente el nombre de si organización y las instalaciones que
han sido registradas previamente
de dicha organización. Si desea
visualizar la información general registrada de la organización o de la
instalación haga clic sobre el nombre.
4. FORMULARIO DGA
Para el diligenciamiento del formulario del Informe del cumplimiento del
Decreto 1299 de 2008 - para la conformación del Departamento de Gestión
Ambiental - DGA, ubique el cursor en el nombre de su organización que
aparece por segunda vez y aparecerá la sigla DGA, sobre el cual se debe
dar click.
En la página de fondo se mostrará el listado de los diferentes registros que
la empresa haya diligenciado, si es la primera vez que lo realiza, esta
página se verá en blanco.
Para crear un nuevo registró, oprima el botón
y a continuación en la
pantalla aparecerá un formulario como el que se muestra a continuación, el
formulario está compuesto por 4 pestañas, Empresa, Información
relacionada al DGA, Organigrama e Información Adicional.
Existe una opción que dice
que permite actualizar los
datos correspondientes a la organización, al hacer click sobre este link
aparecerá una pantalla como la siguiente, donde se podrá actualizar el
Nombre o Razón Social, Sigla, teléfono, fax, correo electrónico y página
Web, como también los datos referentes a Identificación, Nombre y
Apellidos, teléfono y correo electrónico del representante o apoderado de la
organización.
Siguiendo en la pestaña Empresa
•
Fecha de Versión
Seleccione el año al cual corresponden los datos a diligenciar, recuerde
que debe diligenciar un registro por año.
•
Activos (pesos $)
Se debe diligenciar el valor de los activos que posee la Empresa en pesos.
•
Posee otras plantas, filiales y/o sucursales en Colombia
Debe indicar las plantas, filiales y/o sucursales en caso de poseerlas.
•
Permisos ambientales con que cuenta la Empresa
Debe seleccionar los permisos que la Empresa posee.
Por seguridad, este guardando su información a menudo, para no perder lo
diligenciado, para esto haga clic sobre Guardar Parcialmente.
Para el diligenciamiento de la Pestaña Información relacionada al DGA
En la sección
Profesionales que conforman el Departamento de
Gestión Ambiental – DGA, si su empresa cuenta con personal en el
Departamento de Gestión Ambiental, haga clic sobre
y aparecerá la
información pertinente al profesional, como se ve a continuación.
•
Identificación
Para las personas naturales, seleccione el tipo de documento de
identificación que posee: C.C (cédula de ciudadanía), C.E (cédula de
extranjería), NUIP (Número Único de Identificación Personal), PS (Pasaporte) o
T.I (Tarjeta de Identidad) y escriba el número, según el caso, del propietario o
del socio principal o de aquel que en forma permanente se encuentra en la
empresa.
Si la C.C es:
•
51.321.426-9
51.321.426
escriba
escriba
51321426
51321426
Nombre y Apellidos
Registre el nombre y apellido del profesional.
Actividad económica CIIU - Código Internacional Industrial Unificado,
puede ser consultado en el certificado de Cámara y Comercio.
•
Seleccione la actividad económica principal
que se desarrolla en el
establecimiento, según la Clasificación Industrial Internacional Uniforme
(CIIU) de las Actividades Económicas. Para visualizar el listado oprima
el botón
. El listado que aparece en el Sistema, corresponde a la
revisión 3 adaptada para Colombia a 4 dígitos (CIIU rev. 3 A.C),
realizada por el DANE. El término actividad económica en este contexto
se refiere a un proceso productivo, es decir, a la combinación de
acciones que conduce a la obtención de un conjunto dado de bienes y
servicios.
La actividad principal de un ente económico es la que más contribuye a
su valor agregado, o la que cuyo valor agregado supera el de cualquier
otra actividad de la entidad. Por tanto, a partir de ésta se debe definir el
CIIU. Ejemplo:
CIIU rev. 3 ac
Descripción
8510
Actividades relacionadas con la salud humana
8511
Actividades de las instituciones prestadoras de servicios
de salud, con internación
8512
8513
Actividades de la práctica médica
Actividades de la práctica odontológica
•
Fecha de nacimiento
Se refiere a la fecha de nacimiento del profesional. Infórmela en el
siguiente orden día/mes/año y utilizando el formato dd/mm/aaaa o
selecciones la fecha haciendo clic en el ícono
de calendario.
•
Profesión
Seleccione la profesión o título que posee el profesional
•
Género
Seleccione el género masculino o femenino del profesional
•
Es responsable
Seleccione este valor si el profesional es el encargado del DGA.
•
% Dedicación
Porcentaje de tiempo que dedica el profesional a la actividad.
•
Tipo Vinculación
Seleccione el tipo de vinculación de la persona (especifique si el
personal es propio o externo).
•
Experiencia (Meses)
Ingrese la experiencia en meses que el profesional posee en el área.
•
Observaciones
Ingrese observaciones referentes al profesional
Información de contacto
•
Teléfono
Escriba el número telefónico donde se pueda conseguir al profesional,
con su número de extensión si la tienen.
•
Correo electrónico (e-mail)
Diligencie el correo electrónico de la organización, si lo posee.
Al finalizar el diligenciamiento de esta información, presione el botó ,
recuerde que para poder guardar este registro, previamente debe haber
guardado parcialmente en la sección Empresa.
Para editar o eliminar un registro ya registrado de algún profesional
haga clic
En la sección
o
respectivamente, y luego sobre.
Forma de conformación del DGA,
diligencie
los
siguientes campos (Recuerde que las opciones dependen del tipo de
empresa conforme al artículo 5 de Decreto 1299 de 2008):
•
DGA se comparte
Seleccione si el DGA de su empresa se comparte o no con otras
empresas, de compartirlo indique con cual/es- (recuerde que este campo
es para pequeñas ó microempresas)
•
Asesoría de Agremiaciones
Seleccione si el DGA de su empresa es asesorado o no por
agremiaciones, de serlo indique cual (Recuerde que este campo es para
pequeñas ó microempresas)
•
Funciones del DGA
Diligencie las funciones del Departamento de Gestión Ambiental
(recuerde que debe cumplir mínimo con lo establecido en el artículo 6
del Decreto 1299 de 20089
Recuerde, estar guardando su información a menudo, para no perder lo
diligenciado, para esto haga clic sobre Guardar Parcialmente.
Para el diligenciamiento de la pestaña Organigrama
Haga click sobre
, y seleccione la imagen (recuerde que solo se
permiten imágenes de tipo .jpg, .gif ó .png y no pueden ser mayores a
2000
Kbs),
luego
y la imagen quedara plasmada en la
oprima pantalla.
Recuerde, estar guardando su información a menudo, para no perder lo
diligenciado, para esto haga clic sobre Guardar Parcialmente.
Para el diligenciamiento de la pestaña Información Adicional
•
Posee o está en proceso de implementar sistemas de gestión ambiental:
Seleccione si la empresa posee o está en proceso o no de implementar
Sistemas de Gestión Ambiental, de ser afirmativo indique cual/es.
•
Posee o está en proceso de implementar sistemas de gestión calidad:
Seleccione si la empresa posee o está en proceso o no de implementar
Sistemas de Gestión de Calidad, de ser afirmativo indique cual/es.
•
Es signatario del convenio de Producción Más Limpia
Seleccione si pertenece o no al convenio de Producción Más Limpia.
•
Hace uso del Eco-Etiquetado
Seleccione si hace uso no del Eco-etiquetado, de ser afirmativo indique
cual.
Finalmente haga clic sobre
para guardar.
Para editar o eliminar un registro, presione el botón
respectivamente como aparece en la siguiente pantalla
o
A continuación en la pantalla aparecerá un formulario como el que se
muestra a continuación con la información ya diligenciada, haga los
respectivos cambios basado en la información anteriormente descrita y
finalmente haga clic sobre
Para visualizar (imprimir) un registro, seleccione un registro y presione el
botón
, como aparece en la siguiente pantalla.
A continuación aparecerá una pantalla, donde puede ver la información con
opciones de impresión o de exportación a diferentes formatos (Word,Excel,
PDF entre otros).
Para la impresión o exportación del documento utilice los iconos
y
respectivamente que aparecen en la parte superior en la barra de menú
del reporteador, véase a continuación.
Para regresar haga clic sobre el botón
.
Si tiene alguna duda o inquietud
escriba al correo electrónico
[email protected], indicando el nombre de su organización, el Nit ó
cédula de ciudadanía, en caso que sea personal, una descripción detallada
del problema y en la medida de lo posible una imagen de la pantalla en la
que muestre el error ó inconveniente que presente el Sistema de
Información Metropolitano.