Sinopsis de la gestión de programas

Sinopsis de la gestión de programas
de acuerdo con el estándar del Project Management Institute 1
Conceptos básicos
¿Qué es un programa?
Es un grupo de proyectos gestionados de modo coordinado para obtener beneficios y el
control que no se podrían lograr si se gestionan de manera individual. Los componentes de los
programas suelen ser los proyectos además de otros esfuerzos e infraestructura requeridos
para la gestión del programa. Los programas son medios para el logro de objetivos y metas
estratégicos o institucionales.
¿Qué es la gestión de programas?
Es la gestión coordinada y centralizada de programas orientados al logro de objetivos y
beneficios estratégicos que le competen a un programa. Involucra el alineamiento de
múltiples proyectos interdependientes y permite optimizar o integrar costos, calendario y
esfuerzos. Involucra las siguientes acciones:
Coordinar la provisión de componentes, trabajos o fases.
Solventar las limitaciones de recursos a lo interno de los proyectos, así como los
conflictos que puedan surgir entre distintos proyectos.
Mitigar el riesgo de actividades que atraviesan los diferentes componentes.
Alinear la dirección estratégica de la organización y los objetivos de los proyectos y
programas.
Solucionar cambios en asuntos como alcance, costo, temporalidad y calidad dentro de
la estructura de gobernanza establecida.
Adecuar los procesos de gestión de los programas a través de programas globales para
adaptarse a diferencias de cultura, lenguaje, tiempo y distancia.
Relaciones entre la gestión de programas, portafolios y proyectos.
Ámbito
(alcance)
Cambio
1
Proyectos
Tienen objetivos definidos.
El alcance se elabora
progresivamente a través
del ciclo de vida del
proyecto.
Programas
Tienen un alcance
mayor y proveen
beneficios más
significantes.
Los gestores de proyectos
esperan cambios e
Los gestores de
programas esperan
Portafolios
Tienen un alcance o
ámbito institucional
o de negocio que
puede cambiar con
las metas
estratégicas de la
organización.
Los gestores de
portafolio
Nota técnica preparada por Rónald Miranda para servir de base para la discusión en clase. El
contenido está basado en el PMI. 2006. The Standard for Program Management. Second edition.
Pennsylvania. Para la aplicación profesional de los conceptos y procesos aquí expuestos se debe recurrir
al estándar citado o en su versión más reciente. Enero del 2010.
Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010.
1
Proyectos
implementan procesos para
mantener los cambios
gestionados y controlados.
Planeamiento
Los administradores de
proyectos progresivamente
elaboran planes detallados a
partir de información del
alto nivel, siguiendo el ciclo
de vida de los proyectos.
Gestión
Los administradores de
proyectos manejan al
equipo del proyecto para
alcanzar los objetivos del
proyecto.
Éxito
El éxito se mide por el
producto y la calidad del
proyecto, el cumplimiento
del cronograma, la
conformidad presupuestaria
y la satisfacción del cliente.
Los administradores de
proyectos monitorean y
controlan el trabajo de
elaborar productos,
servicios o resultados que
los proyectos tenían el
compromiso de producir.
Monitoreo
Programas
cambiar tanto de
programas internos y
externos y debe estar
preparado para eso.
Los gestores de
programas
desarrollan planes
generales del
programa y crean
planes de nivel
superior para guiar la
planificación más
detallada del nivel de
los componentes.
Los gestores de
programas manejan
al personal del
programa y a los
administradores de
proyectos y les
proveen una visión
de liderazgo más de
conjunto.
El éxito se mide por
el grado con el que el
programa satisface
las necesidades y
beneficios para los
cuales comprometió.
Los gestores de
programas
monitorean el
progreso de los
componentes para
asegurar las metas
generales,
cronogramas,
presupuesto y los
beneficios que el
programa debe
alcanzar.
Portafolios
monitorean los
cambios en el
entorno.
Los gestores de
portafolio crean y
mantienen los
procesos necesarios
y la comunicación
para el agregado del
portafolio.
Los gestores del
portafolio deben
manejar y coordinar
al personal del
portafolio.
EL éxito se mide en
términos del
desempeño agregado
por los componentes
del portafolio.
Los gestores del
portafolio
monitorean el
desempeño y valoran
los indicadores del
agregado.
La oficina de gestión de programas (OPM)
Provee apoyo a los gestores de programas (y por ende, proyectos) mediante:
Definir los procesos que deberá seguir la gestión de los programas.
Manejo del cronograma y el presupuesto al nivel de programas.
Definir estándares de calidad para el programa y sus componentes.
2
Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010.
Proveer documentos para configurar la gestión.
Canalizar apoyo centralizado para gestionar cambios y el seguimiento de problemas y
riesgos.
Brindar apoyo a los componentes del programa en cuanto al manejo del personal,
contratos, compras, asesoría legal y otros apoyos administrativos.
El gestor o gerente de programas interactúa con cada administrador de proyectos para brindar
dichos apoyos y asegurar el desempeño adecuado del programa. Él es responsable por toda la
estructura del programa y que los procesos de gestión de sus componentes se dirijan hacia el
trabajo que culmine en los productos, servicios, resultados y beneficios que debe realizar cada
componente. Por tanto, el gestor de programas debe combinar el ejercicio de las siguientes
competencias, conocimientos y habilidades.
Liderazgo.
Política.
Visión estratégica.
Organización.
Conciencia
ambiental.
Comunicación.
Habilidades
humanas.
Conocimiento
técnico.
Manejo de
programas.
Manejo del tiempo.
Los procesos de gestión de programas
Los grupos de procesos de la gestión del portafolio
Alineamiento de grupos de procesos
Procesos de iniciación
Inicio de un programa
Eventualmente el punto de partida de un programa es un concepto relacionado con el
desarrollo futuro de una organización, aunque inicialmente no esté bien definido. Eso debe
contribuir a definir las expectativas de los beneficios de un programa. El inicio debe asegurar el
vínculo con las prioridades estratégicas vigentes en la organización.
A continuación se enuncian los insumos y productos de este proceso.
Insumos
Dirección estratégica.
Caso del negocio.
Estructuras y políticas vigentes en la
organización.
Trabajo de la organización existente.
Componentes existentes.
Productos
Asignación para el gestor del programa.
Cuadro sinóptico del programa.
Caso del negocio actualizado.
Mapa de ruta del programa.
Establecimiento del marco financiero del programa
3
Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010.
Se identifican las condiciones financieras y los fondos disponibles de acuerdo con los hitos del
programa. El establecimiento del marco financiero debe hacerse desde el inicio del programa
en concordancia con las finanzas institucionales o de la organización. Cuando más complejos
son los programas, se requieren mayores cantidades de dinero antes de que se generen los
beneficios, por tanto este proceso comporta decisiones tanto de gestores del nivel técnico
como del gestor del programa y aún de niveles superiores. La forma de gestionar las finanzas
también depende del modelo de gestión de la organización (cuan centralizado o
descentralizado es).
A continuación se enuncian los insumos y productos de este proceso.
Insumos
Fuentes de financiamiento del programa.
Metas en cuanto a fondos.
Limitaciones de fondos.
Caso del negocio del programa.
Productos
Marco financiero del programa.
Caso del negocio actualizado.
Procesos de planificación
Se contempla un grupo de 22 procesos relacionados con la de planificación de un programa,
los cuales se describen en el siguiente cuadro sinóptico en el que también se enuncian los
insumos y productos de este proceso.
Proceso y descripción
Planear el alcance del
programa.
Definir un enunciado detallado
del alcance del programa y un
plan de gestión del alcance.
Se orienta a articular y
delimitar las decisiones
relacionadas con los límites
del programa.
Definir los objetivos y metas
del programa.
Se establecen los objetivos y
metas generales del programa
en función de los resultados
finales entregables por el
programa.
Planeamiento y
establecimiento de la
estructura de gobernanza del
programa.
Identificación de metas de
gobernanza y definición de la
estructura, los roles y
responsabilidades de los
diferentes cuerpos.
4
Insumos
Caso del negocio.
Cuadro sinóptico del
programa.
Productos
Enunciado del alcance del
programa.
Plan de gestión del alcance.
Enunciado del alcance
del programa.
Plan de gestión del
alcance del programa.
Enunciado del alcance del
programa actualizado.
Plan de realización de los
beneficios.
Dirección estratégica.
Plan de gestión del
programa.
Plan de realización de
beneficios.
Organigramas.
Plan de gobernanza.
Proceso de escalamiento
jerárquico.
Plan de auditoría.
Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010.
Proceso y descripción
Identificación de los
interesados
Se hace una identificación de
los actores formalmente
interesados (stakeholders)
hacia los cuales deberían
dirigirse los reportes y otras
comunicaciones.
Plan de gestión de la
ejecución del programa.
Crear consistencia y establecer
coherencia en los documentos
establecidos que servirán de
guía para la ejecución y para el
control del programa.
Desarrollo de la
infraestructura del programa.
Establece la infraestructura
técnica para el apoyo del
trabajo a lo largo del programa
y de la estructura organizativa
del mismo.
Desarrollo de los
requerimientos del programa.
Se busca facilitar el desarrollo
y la identificación formal de
los requerimientos del
programa y las
especificaciones de la entrega
de las metas y objetivos.
Desarrollo de la arquitectura
del programa.
Se define la estructura de los
componentes del programa e
identifica las interrelaciones
entre los componentes.
Desglose de la estructura de
trabajo del programa
Se desarrolla un desglose de la
estructura de trabajo del
programa (PWBS) que
comunica la perspectiva del
nivel de programa y clarifica la
comprensión de los objetivos
técnicos y los ítemes finales
(productos, servicios, o
resultados) del trabajo
5
Insumos
Contratos.
Solicitudes y
propuestas.
Plan de gestión de los
interesados del
programa.
Productos
Registro de los interesados.
Inventario de los
interesados.
Plan actualizado de gestión
de los interesados.
Estrategia de gestión de los
interesados.
Cuadro sinóptico del
programa.
Organización del
trabajo existente.
Mejores prácticas de
documentación.
Mapa de rutas del
programa.
Plan de gestión del
programa.
Lineamientos y
políticas
institucionales.
Mejores prácticas de
documentación.
Mapa de rutas del
programa.
Enunciado del alcance
del programa.
Cambio de solicitudes.
Caso del negocio.
Mapa de rutas del
programa.
Plan de gestión del
programa.
Mapa de rutas del
programa actualizado.
Plan de transición del
programa.
Documento de
requerimientos del
programa.
Línea base de la
arquitectura del programa.
Línea base de la
arquitectura del
programa.
Documento de
requerimientos del
programa.
Documento de
requerimientos de los
componentes.
Estructura desglosada del
trabajo del programa
(PWBS).
Matriz de desglose de la
estructura de trabajo.
Asignaciones al equipo
central.
Plan de recursos del
programa.
Procesos de gestión del
programa.
Infraestructura del
programa.
Documento de
requerimientos del
programa.
Documentos de
requerimientos de los
componentes.
Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010.
Proceso y descripción
ejecutado.
Desarrollo del cronograma del
programa
Determinar el orden temporal
en el cual se ejecutan los
diferentes componentes del
programa, estimando la
cantidad de tiempo requerido
para el logro de cada uno,
identificar hitos a lo largo del
programa y documentar sus
resultados esperados.
Desarrollo del plan financiero
del programa.
Facilita la gestión
presupuestaria y el calendario
de pagos de los componentes
del programa.
Costos estimados del
programa.
Se estimas los costos
agregados a nivel de
programa, incluyendo
actividades del programa y de
los proyectos y otras
actividades no vinculadas a
proyectos. Se presentan los
costos estimados para la
aprobación por parte de las
autoridades correspondientes.
Presupuesto de costos del
programa.
Se establece el plan financiero
del programa sobre la base de
los presupuestos de los
proyectos individuales y
actividades no vinculadas a
proyectos. Se usan diferentes
técnicas de presupuestación
para adaptar múltiples ciclos
de vida diferentes en los
proyectos y a los presupuestos
anuales fiscales.
Plan de abastecimiento del
programa
Determinar qué adquirir y
6
Insumos
PWBS
Limitaciones del
programa.
Línea base de la
arquitectura del
programa.
Cuadro sinóptico del
programa.
Contratos.
Registro de riesgos del
programa.
Marco financiero del
programa.
PWBS
Limitaciones en cuanto
a fondos.
Plan de gestión del
programa.
Línea base del
programa.
Reservas para
contingencias.
Plan de gestión del
programa.
Registro de riesgos del
programa.
Contratos.
Productos
Cronograma del programa.
Hitos de los componentes.
Cronograma del plan de
gestión del programa.
Cuadro sinóptico del
programa actualizado.
Registro de riesgos del
programa actualizado.
Plan de gestión del
programa.
Cronograma de pagos del
programa.
Cronograma de pagos de
los componentes.
Costos operativos del
programa.
Razones financieras del
programa.
Costos estimados del
programa.
Costos estimados por
componente.
Costos estimados del
programa.
Línea base de la
arquitectura del
programa.
Plan de gestión del
programa.
Contratos.
Costos estimados por
componente.
Línea base del presupuesto
del programa.
Cronograma de pagos del
programa.
Cronograma de pagos de
los componentes.
Factores del mercado.
Asignación
presupuestaria del
Estimación del presupuesto
del programa actualizado.
Plan de gestión de las
Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010.
Proceso y descripción
cuándo, validar los
requerimientos y desarrollar
las estrategias de proveeduría.
Insumos
programa.
Enunciado del enfoque
de los componentes.
Cuadro sinóptico del
programa.
Plan de gestión de los
interesados del programa
Plantear cómo serán
identificados los interesados,
analizados, comprometidos y
gestionados durante la vida
del programa.
Plan de comunicaciones
Determinar la información y la
comunicación necesaria,
cuándo se necesita, cómo
difundirla y por quién.
Plan estratégico.
Cuadro sinóptico del
programa.
Identificación de los
patrocinadores del
programa.
Plan de auditorías
Se establece como serán
preparadas y realizadas tanto
las auditorías internas como
externas de las finanzas, los
procesos y documentos.
Plan de calidad del programa
Identificar los estándares de
calidad relevantes para el
programa y especificar cómo
se satisfacen.
Plan de gestión del riesgo del
programa
Determinar cómo enfocar,
planear y analizar las
actividades para un plan de
gestión de riesgos del
programa. Incluye estrategias,
métodos, herramientas,
revisiones y valoraciones de
procesos, compilación de
indicadores de medición,
evaluación de parámetros
7
Productos
adquisiciones del
programa.
Plan de gestión de los
contratos.
Lista de proveedores
calificados.
Plan de gestión de los
interesados.
Lineamientos de gestión de
los interesados de los
componentes.
Cuadro sinóptico del
programa.
Plan de gestión del
programa.
Plan de gobernanza.
Plan de gestión de los
interesados.
Estrategia institucional
de comunicaciones.
Declaración del alcance
del programa.
PWBS
Notificaciones de
auditoría.
Plan de auditorías.
Procesos de gestión del
programa.
Plan de gestión de las
comunicaciones del
programa.
Registro de
comunicaciones.
Estrategia de
comunicaciones.
Plan de realización de
los beneficios.
Plan de gestión del
programa.
Estándares de calidad
de la organización.
Regulaciones externas.
Documento de alcance
del programa.
Plan de gestión del
programa.
Línea base de de la
arquitectura del
programa.
Estructura de
gobernanza del
programa.
Plan de recursos.
Plan de gestión de los
Plan de gestión de la
calidad del programa.
Plan de gestión del
programa actualizado.
Actualización del plan de
auditoría.
Plan de gestión del riesgo
del programa.
Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010.
Proceso y descripción
estándar y requerimientos de
reportes que serán usados en
el programa.
Identificación de los riesgos
del programa.
Determinar cuáles riesgos
pueden afectar el programa y
sus componentes.
Análisis de riesgos del
programa
Priorizar los riesgos del
programa para posteriores
análisis, a partir de
valoraciones de sus
probabilidades de ocurrencia e
impacto. Determinar los
efectos cuantitativos y
cualitativos de los riesgos en el
programa y sus componentes.
Plan de respuestas ante los
riesgos del programa
Sirve para la toma de
decisiones para desarrollar
opciones y acciones que
amplían las oportunidades y
reduce las amenazas para la
realización de los objetivos y
beneficios del programa.
Insumos
interesados del
programa.
Base de datos de
lecciones aprendidas.
Documento de alcance
del programa.
Plan de gestión del
riesgo del programa.
Planes degestión de
riesgos de los
componentes.
Plan de gestión del
programa.
Estructura de
gobernanza del
programa.
Base de datos de
lecciones aprendidas.
Plan de gestión de los
interesados del
programa.
Línea base de la
arquitectura del
programa.
Plan de gestión de
riesgos del programa.
Registro de riesgos del
programa.
Plan de gestión del
programa.
Base de datos de
lecciones aprendidas.
Registro de riesgos del
programa.
Planes de respuesta de
los componentes.
Plan de gestión del
riesgo del programa.
Productos
Registro de riesgos del
programa.
Causas de riesgos
actualizadas.
Registro de riesgos del
programa actualizado.
Grupo de procesos de ejecución
Se contempla un grupo de ocho procesos relacionados con la de ejecución de un programa. Se
contemplan aspectos como la gestión de los costos, calidad y cronograma. Los procesos se
describen en el siguiente cuadro sinóptico junto con los enunciados de los insumos y
productos relacionados.
8
Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010.
Proceso y descripción
Direccionalidad y gestión de
la ejecución del programa.
Enfocarse en los paquetes de
trabajo del programa y sus
proyectos para producir en
forma acumulativa los
productos entregables del
programa.
Gestión de los recursos del
programa
Permite ajustar y reasignar los
recursos para afrontar las
necesidades de todo el
programa. Establece cómo
gestionar la aprobación de los
cambios ante órganos de
gobierno de la organización.
Gestión de la arquitectura del
programa
Gestiona las relaciones a
través de todos los
componentes del programa
para asegurar que la
arquitectura del programa
permanece consistente a
través de todos los
entregables.
Gestión de interfaces de los
componentes
Mantener la integridad de la
ejecución de los programas y
gestionar las interrelaciones
entre los componentes.
Participación de los
interesados en el programa
Asegurar que los interesados
correctos están involucrados
en el programa. Conocimiento
9
Insumos
Plan de gestión del
programa.
Reportes de
desempeño del
programa.
Solicitudes de cambio.
Resultados del trabajo.
Reportes de auditoría.
Decisión de lo que va y
lo que no va.
Mapa de rutas del
programa.
Plan de gestión del
programa.
Reportes del estado de
los componentes.
Disponibilidad de
recursos.
Plan de recursos del
programa.
Productos
Solicitudes de cambio
aprobadas.
Requerimientos de los
componentes iniciales.
Requerimientos de los
componentes de
transición.
Registro de problemas del
programa.
Mapa de rutas del
programa actualizado.
Línea base de la
arquitectura del
programa.
Plan de gestión del
programa.
Solicitudes de cambio.
Línea base de la
arquitectura del programa
actualizada.
Solicitudes de cambio
aprobadas.
Plan de gestión del
programa actualizado.
Línea base de la Línea
base de la arquitectura
del programa.
Plan de gestión del
programa.
Solicitudes de cambio.
Plan de gestión de las
comunicaciones del
programa.
Lineamientos de
gestión de los
interesados de los
componentes del
programa.
Cuadro sinóptico del
programa.
Plan de gestión de los
interesados del
programa.
Solicitudes de cambio
aprobadas.
Plan de gestión del
programa actualizado.
Plan de gestión de las
comunicaciones
actualizado.
Plan de recursos del
programa actualizado.
Métricas acerca de los
interesados.
Estrategia de gestión de los
interesados actualizada.
Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010.
Proceso y descripción
a fondo de las necesidades y
expectativas de los
interesados, el impacto
potencial y los problemas que
implica para varios de los
interesados. Interactuar de
manera efectiva con los
interesados para comunicar
los objetivos estratégicos, la
influencia de las expectativas y
la solución de conflictos.
Distribución de la información
Proveer a los interesados
información exacta y
temporalmente en los
formatos y medios
apropiados; incluyendo la
administración de tres canales
principales: los clientes, los
patrocinadores y la gestión de
los componentes.
Conducción de las
adquisiciones del programa.
Detallar cómo conducir las
actividades de adquisición del
programa, incluyendo
estrategias, herramientas,
métodos, recopilación de
compilación mediciones,
mecanismos de revisión y
actualización, parámetros para
la valoración de estándares y
reporte de requerimientos
para ser usado por cada
componente del programa.
Aprobación de la iniciación
del componente.
Provee los procesos
1
0
Insumos
Registro de los
interesados.
Inventario de los
interesados.
Estrategia de gestión
de los interesados.
Cuadro sinóptico del
programa.
Mensajes de la
comunicación.
Registro de
interesados.
Registro de las
solicitudes de cambio.
Decisión de
gobernanza.
Cuadro sinóptico por
componente.
Cronograma maestro
del programa.
PWBS.
Registro de
comunicaciones.
Estrategia de
comunicaciones.
Valoración del
programa.
Planes de subcontrato
de adquisiciones.
Plan de gestión de las
adquisiciones del
programa.
Plan de gestión del
programa.
Lista de proveedores
calificados.
Plan de gestión de los
contratos.
Estimaciones de costos
de los componentes.
Plan de gestión del
programa.
Cuadro sinóptico del
Productos
Reportes de desempeño
del programa.
Lecciones aprendidas
actualizadas.
Plan de gestión de las
comunicaciones del
programa actualizado.
Registro de
comunicaciones
actualizado.
Proveedores
seleccionados.
Proveedores de servicios
internos identificados.
Propuestas de solicitudes.
Plan de gestión de
contratos actualizado.
Plan de gestión de las
adquisiciones del programa
actualizado.
Contratos.
Cronograma de
componentes actualizados.
Decisión: lo que va y lo que
no va.
Solicitudes de cambio.
Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010.
Proceso y descripción
apropiados y la estructura de
toma de decisiones para el
inicio y los cambios en todo el
programa y sus componentes.
Insumos
programa.
Solicitudes de inicio de
los componentes.
Criterios de inicio de
los componentes.
Productos
Procesos de monitoreo y control
Se contempla un grupo de 12 procesos relacionados con el monitoreo y control de un
programa que involucran la obtención y consolidación de datos relacionados con mediciones
acerca del estado o avance del programa y sus proyectos y otros componentes. Estos procesos
proveen acciones preventivas y correctivas.
Proceso y descripción
Monitoreo y control del
desempeño del programa.
Asegurar que el programa se
ejecuta de acuerdo con el plan
de gestión aprobado.
Insumos
Plan de gestión del
programa.
Reportes de
desempeño del
programa.
Productos
Reportes de desempeño
del programa.
Pronósticos.
Monitoreo y control del
alcance del programa
Controlar los cambios en el
alcance del programa.
Enunciado del alcance
del programa
Solicitudes de cambio
aprobadas.
Solicitud de transición
de componentes.
Plan de gobernanza.
Línea base de la
arquitectura del
programa.
Plan de gestión del
programa.
Cronograma maestro
del programa.
Estado de los
componentes.
Registro de riesgos del
programa.
Solicitudes de cambio
aprobadas.
Plan financiero del
programa.
Plan de gestión del
programa.
Línea base del
presupuesto del
programa.
Solicitud de cambio
aprobada.
Requerimientos del
programa actualizados.
Plan del programa
actualizado.
Declaración del alcance
actualizada.
Repositorio de documentos
del programa actualizado.
Monitoreo y control del
cronograma del programa
Asegurar que el programa
produce sus soluciones y
entregas a tiempo. Incluye el
seguimiento de hitos y
actividades de inicio a fin
frente al calendario planeado.
Monitoreo y control de las
finanzas del programa
Controlar cambios y producir
información acerca del
presupuesto del programa. El
control proactivo de los costos
contempla identificar
1
1
Cronograma del programa
actualizado.
Cronograma de los
componentes actualizado.
Reportes de desempeño
del programa.
Pagos de contratos.
Cierres presupuestarios de
componentes.
Cierre presupuestario del
programa.
Línea base del presupuesto
del programa actualizada.
Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010.
Proceso y descripción
variaciones respecto a lo
planeado. Además de buscar
mantener un bajo costo,
involucra identificar
oportunidades para la
recuperación de los fondos
(invertidos) del negocio
siempre que sea posible.
Gestión de las expectativas de
los interesados
Asegurar que las expectativas
de los interesados están
identificadas y que se
mantienen informados del
estado del programa.
Monitoreo y control de los
riesgos del programa
Identificar nuevos riesgos a los
ya conocidos, ejecutar planes
de respuesta ante el riesgo y
evaluar su efectividad en
reducir el riesgo a lo largo del
ciclo de vida del proyecto.
Administrar el programa de
adquisiciones
Incluye estrategias, métodos,
herramientas, compilación de
mediciones, revisión y
actualización de mecanismos,
parámetros de valoración de
estándares y reporte de
requerimientos para las
actividades de adquisición del
programa.
1
2
Insumos
Contratos.
Solicitudes de cambio.
Productos
Solicitudes de cambios
aprobados.
Estimación de la
terminación.
Plan de gestión del
programa actualizado.
Acciones correctivas.
Estrategia de gestión
de los interesados.
Registro de
interesados.
Inventario de
interesados.
Métricas de los
interesados.
Plan de gestión de las
comunicaciones del
programa.
Línea base de la
arquitectura del
programa.
Plan de gestión del
riesgo del programa.
Registro de riesgos del
programa.
Reportes de
desempeño del
programa.
Reservas de
contingencia.
Registro de problemas
del programa.
Revisión de contratos.
Plan de gestión de las
adquisiciones.
Línea base del
presupuesto del
programa.
Contratos.
Solicitudes de cambio
aprobadas.
Reportes de
desempeño del
programa.
Solicitudes de pagos
aprobadas.
Cronograma de pagos
Estrategia de gestión de los
interesados actualizada.
Plan de gestión de los
interesados actualizada.
Plan de gestión de las
comunicaciones del
programa actualizado.
Acciones preventivas.
Registro de riesgos
actualizados.
Plan de gestión del riesgo
actualizado.
Base de datos de lecciones
aprendidas actualizada.
Línea base del presupuesto
del programa actualizada.
Plan de gestión de las
adquisiciones del programa
actualizado.
Contratos actualizados.
Presupuesto del programa
actualizado.
Reportes de desempeño
del programa actualizados.
Aprobaciones de pagos.
Cronograma de pagos del
programa actualizados.
Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010.
Proceso y descripción
Gestión de problemas del
programa
Identificar, temas y cerrar
asuntos que efectivamente
aseguran que las expectativas
de los interesados están
alineadas con las actividades
del programa. Puede incluir la
modificación de
requerimientos o del alcance
del programa, ajustándose a
las políticas de la organización
o a los cambios en las
expectativas de los
interesados.
Monitoreo y control de
cambios del programa.
Coordinar cambios en todo
programa en costos, calidad,
cronograma y alcance.
Controlar la aprobación o
denegación de solicitudes de
cambio.
Reporte del desempeño del
programa.
Sintetiza los datos que se
entregan a los interesado con
la información acerca de cómo
se están usando los recursos,
entregables y beneficios del
programa.
Proporcionar supervisión de
1
3
Insumos
de los componentes.
Plan de gestión del
programa.
Reportes de auditoría.
Registro de riesgos del
programa.
Reportes de
desempeño del
programa.
Registro de problemas
del programa.
Productos
Solicitudes de cambio.
Registro de problemas
actualizado.
Plan de gestión del
programa.
Registro de solicitudes
de cambio.
Solicitudes de cambio.
Solicitudes de cambio
aprobadas.
Registro de solicitudes de
cambio actualizado.
Reportes de
desempeño del
programa.
Línea base del
presupuesto del
programa.
Plan de gestión del
programa.
Cronograma maestro
del programa.
Decisión de lo que va y
lo que no va.
Reportes de
variaciones.
Mediciones del
desempeño.
Requerimientos de
cambio aprobados.
Registro de problemas
del programa.
Plan de realización de
beneficios.
Pronósticos.
Plan de gobernanza.
Reportes de desempeño
del programa.
Pronósticos del programa.
Mensajes de las
comunicaciones.
Reporte de la realización
de los beneficios.
Decisiones de lo que va y lo
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Proceso y descripción
gobernanza.
Desarrollar, comunicar, poner
en ejecución, monitorear y
asegurar las políticas,
procedimientos, estructuras
de la organización y prácticas
asociadas con un programa.
Gestión de beneficios del
programa.
Asegurar que existe el
conjunto de reportes o
mediciones de los indicadores
de la gestión del programa
reportados al gerente de la
oficina del programa, a los
interesados, al comité de
gobernanza y a los
patrocinadores.
Insumos
Revisión ad portas de
solicitudes de decisión.
Reportes de
desempeño del
programa.
Registro de problemas
del programa.
Registro de riesgos del
programa.
Plan de gestión del
programa.
Plan de gestión del
programa.
Cuadro sinóptico del
programa.
Reportes de
desempeño del
programa.
Plan de gobernanza.
Productos
que no va.
Registro de decisiones de
gobernanza.
Plan de gobernanza
actualizado.
Recomendaciones de cierre
del programa.
Reportes de realización de
los beneficios.
Plan de gobernanza
actualizado.
Cambio de solicitudes.
Cierre
Hay tres procesos relacionados con el cierre de los programas, los cuales se describen en el
siguiente cuadro sinóptico junto con los insumos y productos correspondientes.
Proceso y descripción
Cierre del programa
Establecer formalmente la
terminación de las actividades
del programa.
Aprobación de la transición
de los componentes.
Asegurar que el programa ha
completado entrega de
conocimientos,
responsabilidades y la
realización de beneficios de las
operaciones en marcha. Los
recursos remanentes serán
reubicados en otros
programas o componentes
que aún están activos o que
estén por activarse.
1
4
Insumos
Plan de transición del
programa.
Plan de gestión del
programa.
Recomendación de
cierre del programa.
Solicitud de transición
de los componentes.
Reporte de beneficios
alcanzados.
Productos
Recursos realizados.
Reporte final.
Transición del
conocimiento.
Cierre del programa.
Decisión de transición por
componente.
Reporte de beneficios
alcanzados actualizado.
Lecciones aprendidas.
Plan de gestión del
programa actualizado.
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Proceso y descripción
Cierre de las adquisiciones del
programa
Direccionar cómo se
clausurarán las actividades de
proveeduría del programa.
Puede incluir la revisión del
desempeño en suministros y la
conciliación del presupuesto
asignado. También incluye
estrategias, métodos,
herramientas, recabar
mediciones, revisión y
actualización de mecanismos,
parámetros de valoración de
estándares y reportes de
solicitudes para ser usadas por
cada componente y proceder
con las actividades de cierre
del programa como un todo.
Insumos
Plan de gestión del
programa.
Contratos.
Presupuesto del
programa.
Reportes de
desempeño del
programa.
Notificación de cierre
del componente.
Productos
Contratos cerrados.
Reporte de desempeño de
las adquisiciones.
Asignación del presupuesto
cerrada.
Evidentemente para ejecutar los procesos descritos en este cuadro sinóptico de acuerdo con el
Estándar para la gestión de programas del PMI se requiere aplicar, en el ámbito de programas,
el marco de conocimiento detallado en cada una de las áreas que se mencionan a
continuación, pero que se detallan en el estándar. Dichas áreas son: gestión de la integración
del programa, gestión del alcance del programa, gestión del cronograma del programa, gestión
de los costos del programa, gestión de la calidad del programa, gestión de los recursos
humanos del programa, gestión de las comunicaciones del programa, gestión de los riesgos del
programa, gestión de las adquisiciones del programa, gestión de las finanzas del programa,
gestión de los interesados del programa y gestión de la gobernanza del programa.
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