La contabilización por lotes de asientos

La contabilización por lotes de
asientos
El Service Pack 20 para ClassicConta 5.0 incorpora una nueva función
para introducir los asientos de manera muy rápida y eficaz (más que un
asiento predefinido) e importar asientos desde ficheros externos.
Permite importar datos generados desde aplicaciones externas como
aplicaciones de nóminas, control de gastos, gestión… y contabilizarlos
directamente en ClassicConta 5.0. Es compatible con amplio tipo de
formatos: Tablas .dbf, ficheros Excel y ficheros .CSV/.TXT.
Con esta herramienta, incluso usuarios cuyos conocimientos contables
sean limitados podrán contabilizar de manera fácil y eficaz sin
contratiempos. Veamos cómo en pocos pasos.
1. Cómo introducir los asientos con la Contabilización por
lotes.
Primero se debe crear una estructura de captura de asientos. Debe
empezar siempre desde un asiento predefinido con la casilla marcada
de Utilizar este predefinido en el catálogo de lotes.
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En la estructura que utilizamos como ejemplo, tenemos un asiento de
compras con distintas bases imponibles. En la imagen podemos ver los
importes de algunas de las partidas se calcularán automáticamente
(hemos introducido fórmulas).
A continuación, acceda a la ventana de Lotes de asientos (Menú
Asientos). Pulse el botón Nuevo para introducir un nuevo lote y
aparecerá una ventana auxiliar donde podrá seleccionar la estructura
que desee (solo aparecerán las que en el predefinido esté marcada la
casilla antes indicada).
Al aceptar se cargará la estructura diseñada en el predefinido (pestaña
Datos) en la ventana de Contabilización por lotes.
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En la imagen podemos apreciar como el diseño de la rejilla de captura
de datos se ajusta a la estructura del predefinido. Solamente muestra
las columnas donde hay que introducir algún dato. Los campos cuyo
valor se calcula automáticamente y en los que hemos indicado una
subcuenta ya no se muestran para una optimizar la utilización de la
rejilla.
Introduzca los registros que va a contabilizar en el diario en la rejilla de
captura de datos. Cada línea corresponde a un asiento contable, y solo
hay que introducir los datos solicitados.
En el caso de buscar un cliente o proveedor/acreedor, puede teclear el
código de la subcuenta si lo conoce; o bien pulsar Enter para abrir la
ventana de buscar subcuentas. También existe la posibilidad de
localizar un cliente / proveedor por su CIF.
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Si la cuenta que desea introducir no está creada, pinche con botón
derecho sobre este campo y seleccione Crear subcuenta. Podrá dar de
alta en ese momento la nueva cuenta que va a utilizar.
Una vez tecleados los datos, pulse el botón Aceptar para que
ClassicConta guarde el lote de asientos y contabilice las operaciones
indicadas.
No es necesario cumplimentar todos los importes en las columnas de la
rejilla; siempre y cuando el asiento quede cuadrado.
Como puede ver en la imagen anterior, la estructura del asiento indica
que podemos indicar hasta 3 bases imponibles. No obstante, en las
líneas dos y tres solo tecleamos una. En este caso solo contabilizará los
importes indicados ignorando los que estén vacíos.
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Antes de guardar los datos se comprueban la coherencia de los asientos
(fechas correctas, subcuentas indicadas, importes correctos, etc.). Si se
detecta algún registro erróneo nos avisará.
Una vez guardado el lote puede ver los asientos creados pulsando el
botón Ver asientos.
Aparece la ventana de listado de apuntes mostrando todos los asientos
asociados a este lote. Podemos mantener las dos ventanas abiertas a la
vez, y cuando seleccionemos otro lote la ventana de apuntes refrescará
los datos automáticamente.
Si lo desea, puede modificar los asientos de un lote. Solo tiene que
modificar los datos en esta ventana y Aceptar. Todos los asientos
relacionados con este lote se actualizarán. También puede eliminar todo
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o parte de un lote. Los asientos relacionados se eliminarán de acuerdo
con lo establecido.
¿Cómo cambiar los títulos de las columnas de la rejilla?
ClassicConta permite modificar los títulos de las columnas de la rejilla
de captura de datos. (Todas son modificables, menos las cinco primeras
columnas, que son comunes a todos los asientos). Acceda a la ventana
de Asientos predefinidos y seleccione la estructura deseada. Pulse
Modificar y marque la casilla Con ventana propia de captura de…… y
seguidamente Aceptar (esto si no la tiene ya marcada). Pulse el botón
Editar ventana, y aparecerá una ventana auxiliar donde poder editar
estos textos.
Pinche sobre los textos a cambiar, teclee los que usted desee y pulse
Aceptar (botón en la parte superior de la ventana). A partir de este
momento, se modifican los títulos de la rejilla de captura de datos de
lotes.
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2. Importar datos de ficheros externos
Esta nueva función permite importar datos de ficheros externos a un
lote y poder contabilizar (datos de nóminas, gastos, etc.). El requisito
para que este proceso funcione correctamente es que el fichero origen
de los datos siga la misma estructura que el del lote seleccionado. Para
ver este diseño, pulse el botón Imprimir estructura y obtendrá un
documento donde aparece el diseño que debe tener el fichero externo
para que funcione correctamente.
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Los tipos de ficheros admitidos son: Tablas .DBF, Ficheros .XLS y
Ficheros de texto planos .CSV/.TXT
Importante:
Lea con atención la documentación sobre la estructura del fichero
externo ya que este debe tener ese mismo diseño; de lo contrario los
datos importados serán erróneos.
Cada estructura del Catálogo de lotes (predefinido) es diferente, por lo
tanto cada una tiene su propio diseño y no es válido para diferentes
tipos de lotes.
3. Generar plantilla en Excel para captura de datos
Es posible crear desde el programa un fichero Excel con la plantilla de
captura de datos seleccionada. Esto facilita enormemente el crear el
archivo donde se teclearán los datos para posteriormente ser
importados de forma automática por ClassicConta.
Pulsando el botón habilitado para esto, se abrirá Excel con el diseño
exactamente igual al de la rejilla de captura de datos. Guarde la hoja de
cálculo creada en su equipo y ya puede ser utilizada para la captura de
datos.
Posteriormente deberá utilizar el botón Importar datos para recoger la
información que tenga este archivo.
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Importante:
- Es necesario tener instalado MS Excel en el equipo.
- La plantilla creada debe guardarse siempre en formato Excel 95
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