205 funcionarios oyeron por primera vez la voz del Pregonero

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205 funcionarios oyeron por primera vez la voz del
Pregonero
Viernes, 12 de Septiembre de 2008
Mientras algunos se preguntaban de quién podría ser la voz de nuestro personaje, El
Pregonero juiciosamente tomaba nota y tabulaba las respuestas, acerca de diversas
preguntas que se hicieron a la suerte. ¿De quién es esa voz y qué sucedió?. La voz es la del
Pregonero y en éste avance nos resume los resultados de sus llamadas:
1. ¿Cómo nos fue con sus preguntas?
Lo más positivo:
Se observa en los funcionarios un conocimiento satisfactorio sobre los conceptos que
permiten evidenciar la implementación del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Los funcionarios tienen un excelente nivel de conocimiento sobre la funcionalidad del
Sistema Integral de Gestión.
Los funcionarios tienen un buen manejo de los conceptos tales como: tablas de
retención documental, no conformidad y qué hacer cuando se identifica y procedimiento para
gestionar las quejas de los clientes.
Lo que hay mejorar:
Por el resultado de las llamadas, El Pregonero considera pertinente que se promueva la
profundización de los siguientes conceptos que tuvieron un bajo nivel de recordación:
¿Cuáles son los Objetivos esenciales del SIG?
Un 31% de los entrevistados no recordaron ninguno de los objetivos.
¿Cuáles son los Modelos de gestión que reúne el SIG?
El 54% de los funcionarios a los que se les hizo esta pregunta, no recordó ninguno de los
modelos.
Servicios que tiene certificados el Ministerio:
El suministro y divulgación de información, el manejo de recursos financieros y la atención
de trámites de aseguramiento de calidad en educación superior, son los servicios que menos
recordación tienen entre los funcionarios.
¿Qué Tipo de indicadores que se encuentran en el SIG?
El 27% de los funcionarios entrevistados en esta pregunta, mencionaron los indicadores de
eficacia, eficiencia y efectividad. Mientras que un 9% mencionó los indicadores de
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macroprocesos y objetivos. Es importante resaltar que el 64% no recordó ninguno de los
indicadores que se encuentran en el SIG.
2. ¿Qué propusieron los funcionarios al Pregonero?
A continuación valiosas respuestas de los funcionarios a la pregunta "¿Qué
considera que debemos mejorar todos este año en el Ministerio para conservar nuestra
certificación?"
Las respuestas de los 205 funcionarios se categorizaron de la siguiente forma:
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Mejorar la atención al cliente interno y externo (21%)
Compromiso con la institución (8%)
Conocer más el plan de mejoramiento, políticas y programas (6%)
Conocimiento de los procesos (4%)
Mejorar la actitud internamente (4%)
Mejorar la comunicación interna (20%). Los funcionarios mencionaron que es
importante tener más información sobre las dependencias del Ministerio, mejorar
los canales de comunicación entre las oficinas, "estar más actualizados en los temas
que maneja cada oficina para poder dar una mejor asesoría al usuario" .
# Mejoramiento de procesos (15%). Hace referencia a la agilidad y a la calidad con que
son realizados: "Elaboración de procesos para disminuir los riesgos frente a la
certificación.
3. ¿Y qué opinaron los funcionarios de su ronda telefónica?
Consuelo López (Aseguramiento)
"#Es una buena estrategia, además porque capacita al mismo tiempo, pero no debería
ser una actividad circunstancial sino permanente# pienso que esto de las llamadas no deber
ser sólo porque viene la auditoria externa".
"Como sugerencia pienso que el MEN también debería preocuparse por otras
cosas, por ejemplo por nuestro bienestar y salud en nuestros cubículos de trabajo (Mal
estado de los tapetes, no todos los funcionarios tienen sillas ergonómicas, la luz, no hay
ventilación adecuada, los escritorios no son seguros).
Alba Lucia Vanegas (Plantas)
"#La verdad cuando El Pregonero me llamó, fui muy sincera, le dije que no manejaba
muy bien el tema, pues yo administro la correspondencia y atiendo llamadas, pero la llamada
del pregonero me dejó una gran reflexión y es que EL SIG es asunto de todos, no
importa qué cargo tengamos. Como secretaria debo conocer el SIG y capacitarme en el
tema".
Pablo Fernando Cruz (Cobertura)
"Me gusto, me recordó que estoy en un proceso de gestión de calidad, me recordó que
debo revisar las herramientas que tiene el MEN para trabajar mejor y ser mejor cada día y lo
que implica hacerlo, lo mismo que la certificación# Me sentí evaluado, pero aprendí mucho
de esa llamada# me gustaría que lo hicieran en mas oportunidades, no solo por que viene la
auditoria"
Adriana Castro (comunicaciones)
"#Al principio pensé que era una broma de un amigo, pues el pregonero estaba
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como algo coqueto, pero después cuando empezó a hablarme del SIG, le puse toda la
seriedad al asunto. Me asuste, me puse nerviosa y sentí como si me estuviesen evaluando,
pero el me dio confianza y me ayudó en las respuestas que no supe contestar, mas bien me
enseñó y me invito a navegar por el Sistema Integrado de Gestión y me parece bueno pues me
recordó su importancia# Me gustaría que estrategias como estas fuesen mas constantes en el
MEN y no sólo porque viene la auditoria hay que hacerlas"#
El Pregonero seguirá su camino y de pronto volverá con sus llamadas