Guía para el análisis organizacional

Guía para el análisis organizacional
El sindicato sueco y la organización internacional tienen que hacer un análisis de los
actores del proyecto, con la finalidad de analizar sus capacidades para implementar dicho
proyecto. El objetivo de éste ejercicio es el de analizar y estar bien familiarizado con las
organizaciones que reciben recursos y/o ejecutan actividades del proyecto, sus estructuras y
sus capacidades para ejecutar el proyecto y los recursos con los que cuentan. Tiene que
haber sistemas, estructuras, rutinas y capacidades para el manejo del apoyo financiero, de
acuerdo con el plan de proyecto presentado en la solicitud.
Es importante tomar en cuenta que el sindicato sueco y/o la federación internacional tienen
identificadas sus debilidades o riesgos dentro de la cadena del proyecto, el soporte al
desarrollo organizacional puede ser modificado de forma tal que esté destinado a mejorar
las capacidades del sindicato.
El análisis del sindicato sueco/CSI tiene que sustentarse en una análisis de la
implementación de capacidades y una manejo y control interno en la cadena del proyecto.
El análisis responderá a preguntas como:
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¿funcionan las estructuras de la organización beneficiaria, por ejemplo, tienen rutinas que
funcionan, políticas y estatutos que dirigen el trabajo de la organzación?.
¿ha formulado la organización objetivos claros y existe un consenso al respecto?
¿se observa que el trabajo dentro de la organzaicón esta bien organizado y se trabaja
estratégicamente para lograr los objetivos establecidos?
¿son adecuados los sistemas para el manejo financiero y administrativo?
¿tiene la organización el personal y los recursos necesarios para iniciar y ejecutar el proyecto?
¿tiene la organización el conocimiento y los sistemas para monitorear y evaluar la ejeución del
proyecto y el logro de sus metas?
En caso de que se haya identificado las debilidades, ¿de qué manera afectarán estas debilidades
el proyecto? ¿es posible aún la cooperación? ¿cuáles son los riesgos? ¿qué require ser
fortalecido? ¿qué se debe monitorear de forma especial? ¿ qué tipo de capacidades para el
desarrollo son necesarias?
Las preguntas de ésta guía deben ser consideradas como una ayuda y soporte para lograr
un análisis. Estas son un requisito para el cumplimiento total de condiciones establecidas
en nuestro convenio y las instrucciones de auditoría por parte de Asdi. El Secretariado de
LO-TCO no exige una respuesta detallada para cada una de las preguntas de la lista
anterior, pero preferiblemente un resumen de las conclusiones del análisis del sindicato
sueco/organización internacional.
Preguntas para analizar la implementación de capacidades
1. ¿está la organización registrada ante una autoridad competente? ¿está registrada como
un sindicato?, si es así tener la documentación correspondiente.
2. En caso de no ser así ¿porqué no?
3. ¿de qué forma está hasta ahora financiada la organización?
4. ¿cuál es el presupuesto anual de la organización?
5. ¿cuántos miembros tiene la organización?
6. ¿cuántos miembros que aportan?
7. ¿tiene la organización una directiva elegida?
8. En caso de ser así ¿cuál es la forma de elección? ¿quiénes eligen a la junta directiva?
9. En caso de no ser así ¿porqué?
10. ¿tiene la organización un estatuto que regula sus actividades? ¿de qué forma se adoptan
las decisiones? ¿tienen capacidades quienes adoptan las decisiones? ¿hay algo que no está
establecido en el estatuto?
11. ¿son los estatutos, reglamentos y otro documentos de gestión conocidos y aceptaos por
los miembros?
12. ¿cuál es el objetivo de la organización?
13. ¿cuál es el propósito de la organización?
14. ¿cuál es el logro más importante y reciente de la organización?
15. ¿tiene la organización alguna experiencia en proyecto de cooperación para el desarrollo?
Preguntas para el análisis del manejo y control
1. ¿tiene la organización uno o más personal responsable de la implementación del proyecto
y/o su seguimiento?
2. ¿cuál es la posición y rol del/la responsable?
3. ¿cuáles son las capacidades/el nivel de entrenamiento del personal responsible?
4. ¿existe la suficiente capacidad y recursos para el manejo de las actividades y presupuesto
del proyecto?
5. Manejo financiero:
‐ ¿existen reglas y regulaciones para el manejo financiero en la organización?
‐ ¿cuáles son las rutinas para la contabilidad?
‐ ¿es la contabilidad manejada mannualmente o mediante un sistema computarizado?
‐ ¿cómo se autoriza y firman los recibos y facturas?
‐ ¿quién está autorizado de firmar y autorizar los documentos oficiales?
‐¿cuáles son las rutinas de auditoria y regulaciones?
El financiamiento de Asdi debe ser auditado anualmente en todo los niveles en los cuales
los fondos han sido transferidos. La auditoría será desarrollada por un auditor
independiente y certificado, conforme a los estándares internacionales de auditoría
aceptados y establecidos tanto por la Federación Internacional de Contadores (IFAC) y
Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). El
informe de auditoría expondrá que tipo de estándares han sido aplicados. El auditor emitirá
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un informe de auditoria de acuerdo con los estándares ISA 805. Una carta de
recomendaciones, la misma que será anexado al informe. El detalle de las instrucciones de
los que es necesario que se incluya en la carta de recomendaciones puede encontrase en las
instrucciones de auditoría del Secretariado de LO-TCO:
http://www.lotcobistand.org/pdf/Audit_instruction.pdf
6. ¿existe una cuenta separada para el financiamiento de Asdi? El financiamiento que
proviene de Asdi debe ser puesta en una cuenta bancaria separada para nivel, a no ser que
se acuerde otra cosa con el Secretariado de LO-TCO.
7. En un proyecto en ejeución: ¿se han tenido en cuenta y aplicado las recomendaciones de
años anteriores contenidas en la Carta de Recomendaciones, o existe un plan para
aplicarlas? ¿quién es el responsable del plan para aplicar las recomendaciones?
8. ¿cuál es la situación del interés acumulado de la cuenta de financiamiento del proyecto y
si se ha informado?
9. ¿tiene la organización sus propias reglas para contratar y adquirir? ¿son estas reglas
compatibles con las reglas de Asdi para adquisiciones? En caso de no ser así ¿es pertinente
alinearse a dichas reglas?
10. ¿tiene la organización reglas anticorrupción, o rutinas para el manejo de supuestas
irregularidades o corrupción?
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