PRO-GD-MD-015 - Procuraduría General de la Nación

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL:
SUBPROCESO: MANEJO DOCUMENTAL EN DEPENDENCIAS
DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO:
División de Registro y Control y correspondencia
PROCEDIMIENTO: - Cancelación de la
CODIGO: PRO-GD-MD-015
sanción.
VERSION: 1- RES. 191 de 2003
APROBO: CARLOS ARTURO GÓMEZ PAVAJEAU
FECHA ACTA: MARZO 2003
Cancelar en el Sistema de Información SIRI los registros
de antecedentes, en cumplimiento de fallos de tutela, en
otra decisión judicial, revocatoria directa, resolución del
Viceprocurador General cuando medie petición de
interesado, o por error o duplicidad en el registro.
Modificar los datos correspondientes a un registro de
antecedentes cuando no correspondan con la verdad.
2. USUARIOS
INTERESADO: Se entenderá por interesado aquella
persona natural o jurídica sobre la cual recae la
anotación de una sanción o inhabilidad, en cuyo caso la
solicitud puede ser presentada directamente o por un
tercero.
7.
FORMATOS.
Auto del Viceprocurador
Sancionado.
Reporte
3.
ALCANCE.
Constancia de recibo
El procedimiento se aplica a partir del momento en
que la División de Registro y Control y
Correspondencia recibe un fallo de tutela u otra
decisión judicial, revocatoria directa, resolución del
Viceprocurador General que ordena cancelar el
antecedente disciplinaria que se encuentra registrado
en el SIRI. Cuando el Coordinador del SIRI advierta
que exista duplicidad o error en el registro.
4.
RESPONSABILIDADES
•
Coordinador
Disciplinaria
•
Coordinador del Grupo SIRI
•
Profesional
•
Secretaría
Asesores
en
Materia
Ley 734 de 2002, artículo 174.
•
Decreto 262 de 2000, artículo 17 numeral 11 y
artículo 18.
•
Resolución 156 del 10 de marzo de 2003 del
Procurador General de la Nación.
•
Resolución 363 del 16 de octubre del 2002 del
Procurador General de la Nación.
NO
•
PI
A
Sentencia C-1066/02 expedida por la Corte
Constitucional.
DEFINICIONES.
SIRI: Sistema de Información y registro de sanciones y
causas de inhabilidad.
CO
Modelo de exhorto
Formato de notificación
CONDICIONES GENERALES.
El funcionario que profiera decisión judicial o
administrativa ordenando la cancelación de un registro
de antecedentes, debe enviar copia del fallo al Grupo
SIRI de la División de Registro y Control y
Correspondencia de la Procuraduría General de la
Nación, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha
de su ejecutoria.
El Grupo SIRI de la División de Registro y
Control y Correspondencia cancelará el registro en el
Sistema de Información SIRI dentro de los cinco (5) días
siguientes al recibo de la comunicación.
REFERENCIAS JURIDICAS.
•
Certificado de antecedente
CO
N
Viceprocurador General de la Nación
de
Planilla de reparto
8.
•
5.
6.
CANCELACIÓN:
Implica
que
el
antecedente
desaparece del SIRI por lo cual cesan sus efectos
jurídicos y pasan al archivo histórico de la entidad.
DA
OBJETIVO.
TR
OL
A
1.
La cancelación de antecedentes a solicitud del
interesado se resuelve por el Viceprocurador General de
la Nación, mediante decisión motivada contra la cual
proceden los recursos de la vía gubernativa de
reposición, apelación y queja.
El Coordinador del SIRI de la División de Registro y
Control y Correspondencia, ordenará de oficio la
cancelación o modificación del registro de antecedentes,
cuando advierta duplicidad o error en el registro.
Los registros de antecedentes cancelados pasan a un
archivo histórico de antecedentes y deberá contener los
siguientes datos: autoridad que ordena la cancelación,
fecha y número de providencia o del proceso, motivo,
fecha de cancelación y código del usuario que realiza la
operación.
De la modificación que se efectúe a los campos de
cédula del sancionado, sanción impuesta y fecha de
ejecutoria, de cada registro de antecedente, se llevará
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
un archivo magnético de auditoria que contendrá los
siguientes datos: número SIRI, valor anterior y actual del
campo modificado, motivo, fecha de modificación y
código del funcionario que realizó la operación.
Será función exclusiva del Coordinador del Grupo SIRI,
la operación de cancelación, anulación o modificación de
un registro en el Sistema de Información SIRI.
9.
SALIDAS.
COORDINADOR
DISCIPLINARIA
DE
ASESORES
EN
MATERIA
13.1.5. Revisa y si está de acuerdo le da el visto bueno,
en caso contrario lo devuelve al asesor para las
correspondientes correcciones.
ABOGADO ASESOR
13.1.6. Corrige el proyecto y o pasa al coordinado. Se
repiten los pasos 13.1.3.1
Auto de Viceprocurador General de la Nación.
13.1.7 Estudia el proyecto y si esta de acuerdo lo firma
en caso contrario se repiten los pasos 13.1.3 al .13.1.4.1.
REGISTROS.
SECRETARIA
DEL
VICEPROCURADOR
Reporte de archivo histórico.
Reporte de auditoria de la cancelación o modificación.
Anotación en el libro erradicador
AZ de archivo de oficios varios
SECRETARÍA DE LA VICEPROCURADURIA.
BASES DE AUTOCONTROL.
Tenga en cuenta que cuando llegue una solicitud de
cancelación de antecedentes, se advierta duplicidad o
error en el registro o por decisión judicial, el Coordinador
el Grupo SIRI deberá verifica que correspondan a: la
misma persona, que la cédula de ciudadanía coincida
con el registro de, antecedente y que se trate de la
misma sanción.
No aplica
13.
13.1.11. Entrega el expediente a la secretaria que
maneja el GEDIS, para que lo archive.
13.2. CANCELACIÓN POR DECISIÓN JUDICIAL,
REVOCATORIA O FALLO DE TUTELA
SECRETARIA DEL GRUPO SIRI
13.2.1. Recibe la planilla del SIAF en la que envían las
providencias respectivas y las entrega al Coordinador del
Grupo SIRI.
COORDINADOR DEL GRUPO SIRI.
ACTIVIDADES.
13.1. CANCELACION POR SOLICITUD DE PARTE
NO
SECRETARIA ENCARGADA DEL SISTEMA GEDIS
13.1.1. Recibe La actuación y se encarga de verificar
que la documentación requerida para proferir un auto de
cancelación de antecedentes.
13.1.2. Realiza el reparto teniendo en cuenta que exista
equilibrio, elabora el formato de reparto, diligenciando el
nombre del peticionario el numero de cuadernos y folios
ABOGADO ASESOR
PI
A
13.1.3. Estudia las diligencias y elabora el proyecto con
la decisión que en derecho corresponda.
13.1.4. Entrega el proyecto junto con la respectiva
actuación al revisor.
CO
13.1.10. Realiza Las notificaciones y comunicaciones del
caso. Envía copia de la providencia junto con la copia
de la diligencia de notificación a la División de Registro
y Control y Correspondencia Grupo SIRI, para que se de
cumplimiento a lo ordenado en el auto.
CO
N
Verificar que para expedir un auto de cancelación de
antecedentes contenga: Solicitud del peticionario,
certificación del Coordinador del SIRI en donde se
advierta el error o duplicidad del registro, que
corresponda al mismo sancionado, cédula de ciudadanía
y sanción.
ANEXOS.
13.1.8 Recibe el proyecto y lo envía a la secretaria de
los asesores en derecho disciplinario.
13.1.9. Hace Las anotaciones en el libro radicador y
entrega el expediente junto con el proyecto y lo entrega
a la abogada
encargada de la Secretaría.
AZ de archivo de reparto
12.
DEL
SECRETARIA ENCARGADA DEL SISTEMA GEDIS
AZ de archivo de providencias
11.
DESPACHO
TR
OL
A
10.
DA
VICEPROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN.
Certificado de antecedentes.
13.2.2. Recibe las providencias y verifica si corresponde
a un fallo de tutela, revocatoria directa o decisión judicial
que ordene la cancelación del antecedente, verifica los
datos establecidos en el punto de Bases de Autocontrol,
en caso de que correspondan inactiva o cancela el
antecedente, según el caso.
13.2.3. Genera
antecedente.
los
reportes
de
auditoria
y
el
FUNCIONARIO ENCARGADO DEL ARCHIVO
13.2.4. Recibe los documentos ubica las diligencias y los
agrega.
13.3. CANCELACIÓN O MODIFICACIÓN OFICIOSA
COORDINADOR DEL GRUPO SIRI
13.3.1. Cuado advierta duplicidad o error en los datos
del registro procede a corregirlos, dejando un reporte de
auditoria en la que establezca los datos modificados
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
antes y después de la misma y la causa de anulación o
modificación del registro.
Antecedentes cancelados por mes, desagregados por
causal de cancelación
SECRETARIA DEL GRUPO SIRI
Antecedentes modificados por mes, desagregado por
tipo de dato modificado
13.3.2. Archiva los reportes en un AZ de cancelaciones
y modificaciones.
14.INDICADORES.
No. De solicitudes de cancelación de antecedentes ante
el Viceprocurador
CO
PI
A
NO
CO
N
TR
OL
A
DA
No. Solicitudes resueltas
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