PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CATALOGACIÓN DEL

Propuesta económica y de plazos para la
catalogación del fondo no automatizado de
Biblioteca de Universitaria de Granada. 3ª
FASE
PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CATALOGACIÓN DEL FONDO NO AUTOMATIZADO
DE LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA DE GRANADA
1.- Objeto:
Conversión a soporte informático de los fondos no informatizados de la Biblioteca de las bibliotecas
de los siguientes centros:
• Facultad de Ciencias de la Educación.
• Facultad de Ciencias.
• Facultad de Filosofía y Letras.
• Colegio Máximo de Cartuja.
• Biblioteca de Medicina y Ciencias de la Salud.
• Politécnico.
• Facultad de Ciencias Políticas y Sociología.
• Centro de Documentación Científica.
• Hospital Real.
• Facultad de Traductores.
2.- Alcance:
Elaboración “in situ” de 58.100 registros en formato MARC21 a partir de los originales ubicados en
cada una de las bibliotecas relacionadas conforme a las pautas que se aplican en la Biblioteca
Universitaria de Granada (BUG) así como la generación de los correspondientes registros de
ejemplar, consignación de los números de registro y colocación del código de barras en los
documentos.
De estos 58.100 registros, 2000 son de fondo antiguo (anteriores a 1850).
Construcción de signaturas y modificación “in situ” de 24.000 registros de ejemplares (campos de
signatura y ubicación) ya existentes en el sistema informático de la BUG.
Centros
Fac. CC. Educación
Fac. Ciencias
Biblioteca Letras
Colegio Máximo
Fac. Medicina
Politécnico
Fac. CC. Políticas
Centro de Doc. Científica
Hospital Real
Registros
10000
24000
2000
3292
1277
3500
4310
8500
2000
900
450
1600
5879
200
12700
600
Tipología documental
Monografía moderna
Cambios de signatura
Monografía moderna
Monografía moderna
Microformas y soporte digital
folletos
Monografía moderna
Monografía moderna
Fondo antiguo
Monografía moderna
Microformas y soporte digital
Monografía moderna
Monografía moderna
Microformas y soporte digital
Monografias S. XIX y XX
Títulos de publicaciones periódicas finales del XIX y XX
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700 Monografía moderna
200 Monografías modernas en ruso (transcrito)
Traductores
TOTALES
Monografías
Cambios de ejemplar
58.100
24.000
3.- Infraestructura:
El proceso se realizará en las instalaciones de cada biblioteca, para lo que se dispondrá la
infraestructura física necesaria (Mobiliario, etiquetas de códigos de barras, material de sellado, etc.)
así como el acceso a la herramienta de trabajo “Millennium” desde donde se nutrirá la base de datos.
La BUG proporcionará a la empresa un CD-ROM con los manuales necesarios y creará las
correspondientes claves de acceso y plantillas de introducción de datos.
3.- Proceso técnico:
La introducción de los registros se realizará conforme a las pautas generales de catalogación de la
BUG definidas en el “Manual operativo de catalogación”.
Los registros se automatizarán a partir de las fuentes de información de los documentos originales.
Creación de registros originales: Captura o creación de nuevos registros según lo especificado en el
apartado 4.1. y creación del correspondiente registro/s de ejemplar
Registros existentes en el catálogo: Actualización de la ubicación en el registro bibliográfico en caso
de no constar en el mismo.
Para el proceso técnico, se seguirán las pautas de número de registro y ejemplar así como la
colocación de la etiqueta de código de barras establecida para cada centro.
4.- Pasos:
4.1.- Descripción:
Comprobación que existe en el catálogo “Adrastea” el registro bibliográfico del documento a
describir:
4.1.1.-En caso afirmativo (Duplicado): Completar información de ubicación si procede.
4.1.2.-Si el documento no se encuentra:
a) Captura del documento vía Z 39.50 siguiendo este orden de preferencia:
i) CBUA (Catálogo Colectivo de las Bibliotecas Universitarias de Andalucía).
ii) Otros catálogos de Bibliotecas Universitarias Españolas.
iii) Otros catálogos.
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b) Una vez rellenados los distintos campos que conforman el registro se procederá a validar y
verificar la información, para que las autoridades del registro se correspondan, en caso de
existir en el sistema, con las ya admitidas o con el correspondiente registro de autoridad.
c) La codificación de registros bibliográficos debe adecuarse a lo establecido en el anexo IV.
4.1.3.- En caso de no localizar ningún registro bibliográfico para su captura, se procederá a la
catalogación original directa sobre el sistema, teniendo en cuenta lo definido en los epígrafes b) y c)
del apartado anterior (4.1.2), incluyendo las etiquetas de clasificación sistemática y temática.
4.2.- Creación del registro de ejemplar:
La creación del ejemplar contempla la codificación descrita en el anexo IV
Registro de la signatura que figura en el documento o construcción de la misma a partir de las
especificaciones definidas por cada biblioteca y según el documento R-P09 Pautas para la
construcción de las signaturas.
Asignación del código de barras en el campo “COD BARR” del registro de ejemplar.
Identificación del tomo o volumen, si procede en el campo “VOLUMEN”.
4.3.- Proceso técnico:
Cada ejemplar deberá llevar:
• Sello de registro donde se recogerá el número de registro bibliográfico y el de
ejemplar.
• Código de barras.
• Si se trata de una signatura de nueva construcción, sello topográfico donde se
recogerá, a lápiz, la signatura.
5.- Contactos:
La Empresa deberá nombrar a un coordinador del proyecto que será la persona de contacto para
comunicados y solventar incidencias.
Cada biblioteca designará un coordinador para las cuestiones que afecten a sus fondos.
5.- Seguimiento e incidencias técnicas.
Las incidencias técnicas se canalizarán a través del Jefe de Servicio de la Biblioteca correspondiente
o del Jefe de Servicio del Centro de Coordinación y Gestión del Sistema.
6.- Criterios de valoración:
•
•
•
•
•
Valores añadidos a la catalogación 10%
Plazos de cumplimiento 20%
Oferta económica 35%
Cualificación del personal asignado al proyecto.(Conocimiento de la BUG) 20%
Experiencia de la empresa en otras Universidades y con el sistema Millenium 15%
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ANEXO IV
De manera específica, el proceso de dicho fondo se adaptará a las siguientes pautas específicas:
A. Relativas al registro bibliográfico:
• Ubicación: Todos los registros bibliográficos deben reflejar la ubicación del ejemplar en el campo
“Ubicación” conforme a la siguiente lista
• “fce “ – Biblioteca de Ciencias de la Educación.
• “fci “ – Biblioteca de Ciencias.
• “fla “ - Biblioteca Letras A.
• “fbdad” – Biblioteca Dominguez Ortíz
• “fbd “ – Biblioteca Colegio Máximo.
• “fme “ – Biblioteca de la Facultad de Medicina.
• “fps “ – Biblioteca de Ciencias Políticas y Sociología.
• “bpol“ – Biblioteca del edificio Politécnico.
• “cdc “ – Biblioteca del Centro de Documentación Científica.
• “bhr “ – Biblioteca del Hospital Real.
• “fti “ – Biblioteca de Traductores e Intérpretes.
• BCODIGO3: “-“.
• Etiqueta 040: UGR
• Etiqueta 049: Siglas de la empresa catalogadora para todos los registros de nueva creación,
nunca para aquellos que se hayan modificado o solo se les añada ejemplar.
• Descripción original o capturas: Adaptar la descripción a las pautas de catalogación de la
Biblioteca Universitaria de Granada.
B. Relativas al registro de ejemplar:
• Ubicación:
• “fce “ – Biblioteca de Ciencias de la Educación.
• “fci “ – Biblioteca de Ciencias.
• “fla “ - Biblioteca Letras A.
• “fbdad” – Biblioteca del Colegio Máximo.
• “fbd “ – Biblioteca Colegio Máximo.
• “fme “ – Biblioteca de la Facultad de Medicina.
• “fps “ – Biblioteca de Ciencias Políticas y Sociología.
• “bpol“ – Biblioteca del edificio Politécnico.
• “cdc “ – Biblioteca del Centro de Documentación Científica.
• “bhr “ – Biblioteca del Hospital Real.
• “fti “ – Biblioteca de Traductores e Intérpretes.
C. Relativas al registro de fondos:
• Ubicación:
• “bhr “ – Biblioteca del Hospital Real
• Etiqueta 866 “Existencias” completando los años y números existentes para cada título.
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•
•
•
ECODIGO1: “1”
•
EJEMPLAR:
• Obras anteriores a 1940-> “6 – Excluido del préstamo”
• Obras posteriores a 1940 (inclusive)-> “9 – Préstamo normal”
Signatura: Según lo establecido en las pautas de ordenación de la biblioteca.
•
TIPO EJE:
• Obras anteriores a 1940 -> “140 – Raro o curioso”.
• Obras posteriores 1940 (inclusive)-> “90 - Monografía PN”.
CLAUSULAS ESPECÍFICAS.
A todos los efectos, sólo se considerará registro bibliográfico original aquel procedente de captura o
catalogación que haya supuesto un nuevo número de registro en el sistema y vaya codificado en la
etiqueta 040 con la codificación asignada a la empresa. La adecuación del campo “UBICACIÓN” del
registro bibliográfico no se considera modificación ni mejora del registro bibliográfico.
Se considerará nuevo registro de ejemplar toda aquella entrada de ejemplar cuyos registros
bibliográficos se encuentren previamente catalogados en el sistema informático de la Biblioteca así
como cada uno de los que superen la tercera unidad en registros bibliográficos de nueva
catalogación.
El cambio de signatura, supone la modificación, en los campos “Ubicación” “Signatura” de un registro
de ejemplar ya existente.
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Propuesta económica:
Nuevo registro bibliográfico “fondo moderno”:
Catalogación a partir de los datos del documento original, clasificación y
control de autoridades, Registro de ejemplar y colocación de código de 6.80 € (IVA incluido)
barras preimpreso y sello de documento y ejemplar.
Nuevo registro bibliográfico “fondo antiguo”:
Catalogación a partir de los datos del documento original, clasificación y
control de autoridades, Registro de ejemplar y anotación a lápiz de los 7.80 € (IVA incluido)
números de registro (documento y ejemplar).
Nuevo registro bibliográfico de Publicaciones periódicas:
Catalogación a partir de los datos del documento original, clasificación y
6.80 € (IVA incluido)
control de autoridades, Registro de fondos.
Nuevo registro de ejemplar:
Enlace de un registro de ejemplar a un bibliográfico ya existente y aquellos
1.00 € (IVA incluido)
ejemplares que superen la cuarta copia de un registro bibliográfico nuevo,
colocación de código de barras preimpreso y sello de documento y ejemplar
Cambio de signatura:
Modificación, en los campos “Ubicación” “Signatura” de un registro de
0.50 € (IVA incluido)
ejemplar ya existente.
Cláusula específica:
En el presupuesto máximo de licitación se han contado todos los fondos como “nuevos registros
bibliográficos”, pues a priori no se puede saber si son nuevos registros bibliográficos o nuevos
registros de ejemplar.
Una vez concluido el trabajo y ya se sepa si han sido nuevos registros bibliográficos o de ejemplar, se
facturará de acuerdo al número de los mismos según está tabla.
PROPUESTA DE PLAZOS:
Máximo de 22 meses desde el inicio del trabajo.