Los puntos más importantes cuando hablamos de Easy Server.

Los
puntos más importantes cuando hablamos de
Easy Server.
Intelligent
Secure Print Management
based on
Open Platform
Primero y ultimo:
Nº. 7: Ahorrar dinero
Usted puede ahorrar dinero.
Volumen de impresión.
Número de impresoras.
Instalación y soporte.
Costes de ”baja seguridad”.
Reducción desperdicios.
Volvamos a lo siguiente
después de los otros 6 puntos
Los 7 Puntos mas Importantes
Nº. 1: Confidencialidad
Solo imprimirán usuarios autentificados.
Necesidad de menos impresoras.
Ya no es necesario tener una impresora cerca para evitar que nadie vea sus
trabajos o levantarse muchas veces a la multifunción a recoger distintos trabajos.
Beneficios de la confidencialidad.
Sus trabajos no saldrán hasta que usted no se identifique en la multifunción.
Nadie podra ver documentación confidencial como nóminas o balances.
Ahorrando así malos entendidos en la empresa.
Ahorrará impresiones no deseadas, al poder eliminar los trabajos no deseados
antes de que se impriman.
Ya no se llevarán sus documentos equivocadamente y no se encontrará sus
impresiones descolocadas.
Ahorrará tiempo en los desplazamientos ya que los trabajos quedarán
almacenado y usted elegirá el momento para ir a recogerlos.
Los 7 Puntos mas Importantes
Nº. 2: Flexibilidad
Imprima donde quiera
Desde cualquier PC.
O desde el teléfono.
Movilidad.
Si una máquina esta ocupada usted podrá recoger sus
trabajos en otra.
Diponibilidad.
Si una máquina está siendo reparada, o le falta papel, tóner,
etc y usted tiene prisa… solo necesita ir a la más cercana
para recoger el trabajo
Los 7 Puntos mas Importantes
Nº. 3: Contabilidad
Controle sus impresiones con:
Registro de todas las actividades de impresión, copia, escaneo.
Usted podrá saber quién, cuándo y por dónde se ha impreso, copiado o
escaneado un documento.
Informes por grupo, usuario, departamento.
Sepa el coste de copias, impresiones... de un usuario e impute costes a
departamentos todo los meses, semanas, días, etc.
Reglas.
Ahorro de costes con la aplicación de políticas para la impresión. El
administrador dirá como y cuando se imprime, asegurándose que el trabajo
va a ser enviado a la máquina más apropiada o configurando la impresión de
los trabajos para el ahorro de papel y tóner.
Por ejemplo; Que todos los emails que se impriman sea en blanco y negro o
que todos los trabajos superiores a “x” páginas se impriman en blanco y
negro y doble cara.
Los 7 Puntos mas Importantes
Nº. 4: Fácil instalación
Fácil instalación, reducción de los costes totales del
proyecto.
Fácil instalación y despliegue.
Fácil integración.
Implementación paralela.
Soporte mínimo.
Los 7 Puntos mas Importantes
Nº. 5: Escalabilidad
Si su flota crece, ya no es necesario...
Reinstalar el sistema.
Reestablecer bases de datos.
Despliegues costosos.
Coste de licencias extras, carísimos.
Si Vd necesita una configuración especial.
Adaptación del sistema a sus necesidades.
Los 7 Puntos mas Importantes
Nº. 6: Alta seguridad
Hasta ahora usted tiene un control en el acceso a su
edificio, un control en el acceso a sus ordenadores, en la
red, en los CD, discos extraíbles, pero…
¿y en las multifunción, no cree que es
necesario?.
Una persona externa puede recoger un documento de la
empresa, copiarlo y salir con el sin que nadie sepa lo que
ha sucedido.
Los 7 Puntos mas Importantes
Nº. 7: Costes (otra vez)
Punto 1-6
Efectos de los costes
Confidencialidad:
Flexibilidad:
Contabilidad:
Instalación:
Modificaciones:
Las multifunciones son más efectivas.
Alta seguridad:
Cuál es el coste de los altos riesgos ?
La movilidad, ahorra tiempo y dinero.
Control de costes, reduce el coste.
Bajo coste de instalación y soporte.
Completamente escalable.
Plataforma abierta personalizable.
¿Es usted consciente de la oportunidad que tiene de ahorrar hasta un
30-40% en el coste de impresión y copia?.
¿Cuál es su coste actual de impresión?.
¿Estaría interesado en saberlo?.
¿Como asigna hoy los costes de impresión?.
¿Le gustaría ser capaz de asignar con precisión los costes de impresión?.
¿La seguridad y confidencialidad preocupan en su Organización?.
¿Quien imprime material confidencial?.
¿Seria interesante para Usted reducir el impacto medio ambiental de su
Organización?
¿Le gustaría reducir el número de las costosas impresoras locales de
escritorio que están siendo utilizadas?.
¿Le gustaría mejorar el servicio de impresión de su Organización?.
¿Quiere centralizar toda su infraestructura de impresión en una única?.
POSIBLES SITUACIONES DIARIAS.
Tres situaciones frecuentes en una oficina
POSIBLES SITUACIONES DIARIAS
- CASO 1, DEPARTAMENTO DE R.R.H.H.
R.R.H.H.-Un usuario del departamento de R.R.H.H ha de imprimir un documento confidencial.
CON EL SISTEMA ACTUAL;
Al tratarse de documentación confidencial, deben de estar protegido del resto de los usuarios, con lo que la
persona de R.R.H.H tiene dos opciones.
Opción A; Imprimirlo en la impresora local de escritorio más cercana.
Consecuencias;
1.) Los cartuchos de las impresoras de son más costosos que los costes por copia de una multifunción.
2.) El tóner se ha de sustituir con mayor frecuencia ya que las impresoras no están diseñadas para un gran
volumen de trabajo.
Opción B;
B; Enviar un compañero a la multifunción para que recoja la documentación sin que nadie la vea.
Consecuencias;
El coste que conlleva tener a dos personas realizando una tarea tan sencilla como es imprimir y a uno, de
ellos de brazos cruzados esperando a que se imprima toda la documentación.
Tres situaciones frecuentes en una oficina
POSIBLES SITUACIONES DIARIAS
- CASO 1, DEPARTAMENTO DE R.R.H.H.
R.R.H.H.--
CON EASY SERVER;
El usuario envía la documentación a la multifunción con la tranquilidad de que esta no va a ser impresa hasta
que el usuario se identifique en la misma, pudiendo incluso elegir por donde se va a imprimir la
documentación.
Ventajas;
•La documentación no se imprime hasta que no se identifique el usuario, con lo que se mantiene la
privacidad del documento.
•El usuario puede elegir la multifunción por la que imprimir el documento.
Pongamos el caso en que al ir a la multifunción más próxima hay otro usuario fotocopiando un trabajo de
gran volumen. El usuario se puede identificar en otra multifunción e imprimir por ella el documento.
Ahorrándose el tiempo de espera .
Tres situaciones frecuentes en una oficina
POSIBLES SITUACIONES DIARIAS
- CASO 2, DEPARTAMENTO CONTABILIDAD. Un usuario de contabilidad necesita imprimir los balances, pero cuando ya ha dado la orden de imprimir se
da cuenta de que hay algo mal en los mismos.
SISTEMA ANTERIOR;
Opción A; El usuario se da cuenta antes de ir a recogerlo.
Consecuencias;
En el tiempo que transcurre desde que se da cuenta y se cancela el trabajo, la multifunción está ya
imprimiendo, gastando papel, tóner, luz y tiempo del usuario inútilmente.
Opción B; El usuario se da cuenta al ir a recogerlo.
Consecuencias;
Las consecuencias en la opción B, son el desperdicio y coste de todas las hojas impresas de más.
Tres situaciones frecuentes en una oficina
POSIBLES SITUACIONES DIARIAS
- CASO 2, DEPARTAMENTO CONTABILIDAD. -
SISTEMA EASY SERVER;
El usuario al llegar a la multifunción, se identifica, le aparece el listado con los documentos enviados y tiene
la opción de imprimirlos o borrarlos. Se crea una regla de impresión con la que todo trabajo superior a “x”
páginas se impriman a doble cara y en blanco y negro, independientemente de lo que elija el usuario.
Ventajas;
Solo imprimirá los documentos que le realmente necesiten los que no, los borrará.
Al crear la regla el número de hojas y tóner se reduce a la mitad.
El usuario elige cuando va a recoger el trabajo con la confianza de que este no se va a extraviar, ni lo va a ver
nadie hasta que el lo recoja.
Tres situaciones frecuentes en una oficina
POSIBLES SITUACIONES DIARIAS
- CASO 3 SERVICIOS GENERALES Un usuario tiene muchas gestiones telefónicas que realizar pero a su vez ha de imprimir diversos trabajos.
SISTEMA ANTERIOR;
Opción A; El usuario mientras habla por teléfono va imprimiendo los trabajos y al tiempo va a recogerlos.
Consecuencias;
Cuando se presenta en la multifunción, faltan trabajos ya que por equivocación otro usuario se ha llevado
los documentos.
Los trabajos están desordenados porque otros han impreso entre medias.
Duplica trabajos porque pensaba que no los había impreso y si lo estaban.
Opción B; El usuario entre llamada y llamada va a la multifunción.
Consecuencias;
El usuario se levanta “x” veces, perdiendo tiempo entre las llamadas, con el riesgo de que se pare varias
veces a hablar con otros compañeros.
Tres situaciones frecuentes en una oficina
POSIBLES SITUACIONES DIARIAS
- CASO 3 SERVICIOS GENERALES -
SISTEMA EASY SERVER;
El usuario va a la multifunción una vez finalizadas las llamadas. Imprime todos los trabajos deseados estando
el presente y borra los no deseados.
Ventajas;
Puede realizar todas las llamadas telefónicas e imprimir los trabajos. Y al finalizar el día ir a recogerlos.
En caso de que algún documento no lo quiera imprimir lo puede eliminar en el acto.
Es imposible que se extravíen documentos o se descoloquen ya que el usuario está presente.
Tres situaciones frecuentes en una oficina