Bogotá D.C., 25 de junio de 2012 Doctor OSCAR ORLANDO

Bogotá D.C., 25 de junio de 2012
Doctor
OSCAR ORLANDO RAMÓN CARVAJAL
Representante Legal
ENLACE SERVICE S.A.S.
Carrera 28 No. 71B – 80
Tel: 3 11 13 93 – 3 11 13 74
[email protected]
Ciudad
Referencia: Comunicación aceptación oferta
Proceso de Selección 008 de 2014- Mínima Cuantía.
Respetado Doctor Ramón:
De conformidad con lo establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el
artículo 85 del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, le informo que la oferta
presentada por la firma que usted representa, ha sido aceptada por ser la de menor
precio y cumplir con las condiciones exigidas por la Federación Colombiana de
Municipios -Dirección Nacional Simit, en el proceso de selección No. 008 de 2014 –
Mínima Cuantía, la cual constituyen para todos los efectos el contrato celebrado,
cuyo desarrollo y condiciones se encuentran dispuesto en la invitación pública del
presente proceso de selección, de la siguiente manera:
CONDICIONES DEL CONTRATO
1. OBJETO
Contratación del servicio de mensajería expresa, para el desarrollo de las
actividades administrativas y de funcionamiento de la Federación Colombiana de
Municipios - Dirección Nacional Simit.
1.1 ALCANCE DEL OBJETO
Dentro del alcance del objeto se contemplan las actividades de recepción,
recolección, clasificación, transporte y entrega a nivel nacional de objetos postales
hasta de 5 kilogramos, con independencia de las redes postales oficiales de correo
nacional e internacional.
Página 1 de 9
Se entiende por objetos postales, los oficios, tarjetas, postales, estados de cuentas,
recibos de toda clase, impresos, periódicos, revistas, envíos publicitarios, discos
compactos y paquetes pequeños con destinatario determinado, los cuales son
presentados en la forma definitiva en que deban ser transportados y entregados por
el operador de servicios postales.
2. CONDICIONES TÉCNICAS DE LOS SERVICIOS
Las condiciones de los servicios requeridos para el presente proceso de selección,
son las siguientes:
 Registro Individual: Contar con un número de identificación individual que
cumpla las veces de admisión o guía.
 Recolección a domicilio: Los objetos postales a enviar deben ser recogidos
diariamente, a las 4:00 p.m. en los días hábiles de la semana, en las instalaciones
de la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit, ubicada
en la carrera 7ª Nº 74 – 56 Piso 18, Edificio Súper 9 Comunicaciones P.H., de la
ciudad de Bogotá D.C., conforme al horario establecido por la administración del
edificio.
 Curso de envío y trazabilidad: El prestador del servicio deberá acreditar que
todo envío de mensajería expresa debe cursar, con una copia del recibido de
admisión adherido al envío.
 Prueba de entrega: El servicio de mensajería expresa deberá contar con la
constancia de la fecha, hora de entrega e identificación completa (Nombres y
apellidos, número de identificación y firma) de quien recibe.
 Rastreo: El servicio prestado deberá contar con los medios técnicos o vía
web necesarios que permitan a la Federación Colombiana de Municipios hacer
seguimiento vía internet, al curso del envío desde la recepción hasta la entrega.
 Tiempo de entrega: Teniendo en cuenta que el servicio de mensajería
expresa se caracteriza por la rapidez en su entrega, los servicios postales
deberán ser entregados, así:
Página 2 de 9
-
Urbano o Local: un día (1) día hábil
Regional: Hasta dos (2) días hábiles
Nacional: Hasta dos (2) días hábiles
Urgentes: El día hábil siguiente a su recolección.
Otros destinos: Hasta tres (3) días hábiles
 Cobertura: Contar con una infraestructura de alcance de entregas a nivel
local, regional, nacional y a destinos y poblaciones especiales, con la facilidad de
llegar a todos los municipios del país.
3. PLAZO
El plazo del contrato será hasta el 31 de diciembre de 2014 y/o hasta agotar el
presupuesto, lo primero que ocurra, el cual será contado a partir de la suscripción
del acta de inicio entre supervisor y contratista.
4. VALOR
El valor total de ejecución del contrato no podrá exceder de VEINTICUATRO
MILLONES CIENTO TREINTA Y OCHO MIL SEISCIENTOS SESENTA Y
CUATRO PESOS MONEDA LEGAL ($24.138.664), valor que incluye el I. V. A.
5. FORMA DE PAGO
El valor que resulte de la aceptación de la oferta se cancelará por la Federación
Colombiana de Municipios-Dirección Nacional Simit, en pagos mensuales, cuyo
valor dependerá de los documentos postales que hayan sido enviados,
circunstancia que será certificada por el supervisor designado.
La Federación concurrirá al pago, dentro de los treinta (30) días siguientes a la
radicación de cada factura, siempre y cuando no existan obligaciones pendientes,
lo cual será certificado por el supervisor del contrato.
Como requisito para realizar todos y cada uno de los pagos derivados de la
aceptación de la oferta, el contratista deberá acreditar el cumplimiento de lo
dispuesto en el artículo 23, parágrafo 1 de la Ley 1150 de 2007.
Los pagos estarán sujetos al cumplimiento de los trámites administrativos a que
haya lugar.
Página 3 de 9
El supervisor designado deberá verificar y certificar en un informe escrito el
cumplimiento de las obligaciones contractuales, el pago de aportes al Sistema de
Seguridad Social Integral y dará su visto bueno para tramitar cada uno de los pagos.
6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
1. Llevar a cabo la oportuna recepción, recolección y clasificación de los objetos
postales que serán objeto de transporte y entrega.
2. Llevar a cabo el transporte y entrega oportuna de objetos postales que le
sean entregados por la Federación Colombiana de Municipios – Dirección
Nacional Simit a los destinos que se contengan en cada uno de los objetos
postales.
3. Realizar la entrega segura y oportuna de todos los objetos postales que sean
remitidos a cualquier destino por la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE
MUNICIPIOS – DIRECCIÓN NACIONAL SIMIT, y dando cumplimiento a las
condiciones establecidas para la prestación del servicio.
4. Garantizar que el seguimiento al curso del envío, se pueda consultar con
facilidad por medio de la web.
5. Respaldar las facturas radicadas mensualmente en Federación Colombiana
de Municipios para su pago, con la relación de la correspondencia
despachada.
6. Suscribir oportunamente el acta de inicio y el acta de liquidación del contrato,
conjuntamente con el/la supervisor/a designado por la Federación
Colombiana de Municipios.
7. Garantizar la debida custodia de los documentos objeto de entrega, de
conformidad con las normas técnicas vigentes para el manejo de la
correspondencia y/o mensajería, contenidos en la Ley 1369 de 2009 y demás
disposiciones que la adicionen, modifiquen o reglamenten.
8. Dar cumplimiento a todas las obligaciones relativas a la prestación del
servicio postal, en especial las contenidas en el artículo 17 de la Ley 1369 de
2009, y aquellas normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten.
9. Garantizar la intimidad de los usuarios y el secreto e inviolabilidad de las
comunicaciones postales, que le sean confiadas por la Federación
Página 4 de 9
Colombiana de Municipios - Dirección Nacional Simit, para su entrega al
destino final.
10. Reconocer y pagar la indemnización por la pérdida, daño o avería de los
objetos postales, en los términos indicados en el artículo 25 de la Ley 1369
de 2009, y demás normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten.
11. Devolver a más tardar dentro de las 24 horas siguientes los objetos postales
que no puedan ser entregados al destinatario, para su posterior reenvío.
12. Asumir el total de las obligaciones que se deriven del vínculo laboral con los
mensajeros y el personal que emplee en el cumplimiento del objeto del
contrato tales como, salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones y
demás que de conformidad con la Ley, deban ser asumidos por el empleador.
13. Acreditar mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal o el
Representante Legal, el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social
Integral (Salud, Pensión y Riesgos Laborales), de sus empleados, de
conformidad con las disposiciones legales vigentes.
14. Designar a una persona, quien será el enlace con el supervisor designado
por la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS – DIRECCIÓN
NACIONAL SIMIT.
15. Recibir y tramitar las peticiones y reclamaciones relacionadas con la
prestación del servicio y resolverlas a más tardar dentro de los cinco días (5)
días hábiles siguientes a su recibido.
16. Controlar y hacer seguimiento al proceso de recepción, clasificación,
transporte y entrega de la totalidad de la correspondencia.
17. Mantener vigentes las tarifas de la propuesta económica, durante el plazo
contractual.
18. Las demás que le sean asignadas siempre y cuando tengan relación directa
con el objeto del contrato.
Página 5 de 9
7. OBLIGACIONES DE LA FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS –
DIRECCIÓN NACIONAL SIMIT
1. Pagar a EL CONTRATISTA el valor convenido en las fechas y forma
establecidas.
2. Ejecutar en general las obligaciones que surjan de la naturaleza de este
contrato.
3. Velar por el cumplimiento de todas las condiciones técnicas y obligaciones
contractuales.
4. Exigir a EL CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna del objeto del
contrato.
Por su naturaleza el presente contrato no genera relación laboral alguna con EL
CONTRATISTA, por lo tanto LA FEDERACIÓN no debe asumir costo alguno por
concepto de pago de prestaciones sociales y de ningún tipo de emolumentos,
diferente al establecido en el valor y forma de pago.
8. CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN
El CONTRATISTA no podrá ceder el presente contrato, salvo autorización previa,
expresa y escrita de la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS –
DIRECCIÓN NACIONAL SIMIT; sin embargo podrá subcontratar todas aquellas
actividades que no impliquen la ejecución de la totalidad del objeto del contrato,
siempre bajo su propio riesgo y sin que ello signifique transferencia de la
responsabilidad que por medio del presente contrato ha adquirido para con la
FEDERACIÓN.
9. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, para
imputar al valor de los perjuicios que pudiese sufrir LA FEDERACIÓN en caso de
declaratoria de caducidad o incumplimiento, total o parcial de las obligaciones a
cargo de quien resulte favorecido con la aceptación de la oferta, se estipula como
pena pecuniaria un porcentaje igual al diez por ciento (10%) del valor de la oferta.
Página 6 de 9
10. MULTAS
En caso de mora o incumplimiento parcial por parte del CONTRATISTA, de
cualquiera de las obligaciones contraídas en virtud del presente contrato, y con el
fin de conminar a su cumplimiento, LA FEDERACIÓN podrá imponer mediante
resolución motivada, multas sucesivas equivalentes al uno por ciento (1%) del valor
del contrato, por cada día de atraso en el cumplimiento de las obligaciones
pactadas. Las multas tendrán un tope máximo del diez (10%) por ciento del valor
total del contrato.
PARÁGRAFO PRIMERO: La cláusula penal pecuniaria y las multas que sean
eventualmente impuestas, se harán efectivas directamente por LA FEDERACIÓN,
pudiendo acudir para el efecto, entre otros, a los mecanismos de compensación de
las sumas adeudadas, o a cualquier otro medio para obtener el pago.
PARÁGRAFO SEGUNDO: La imposición de multas no limita ni anula las sanciones
por incumplimiento, ni las indemnizaciones legales a que haya lugar.
11. INTERPRETACIÓN, MODIFICACIÓN, TERMINACIÓN Y CADUCIDAD DEL
CONTRATO
Se entienden incorporadas en el presente contrato las cláusulas previstas en los
artículos 14 al 18 de la Ley 80 de 1993.
12. SUSPENSIÓN
Las partes de común acuerdo podrán suspender el plazo del contrato cuando se
presenten circunstancias que así lo justifiquen, siempre y cuando con ello no se
causen perjuicios a la entidad ni se originen mayores costos para LA FEDERACIÓN.
De la suspensión se dejará constancia en acta suscrita por las partes en la cual se
fijarán los mecanismos para valorar, reconocer o modificar los costos y/u otras
condiciones del contrato.
Para levantar la suspensión se suscribirá un acta de reanudación del plazo
contractual.
Página 7 de 9
13. CONFIDENCIALIDAD
EL CONTRATISTA se obliga a guardar absoluta reserva de toda la información,
documentación y datos a los cuales tenga acceso durante la ejecución del contrato,
ésta confidencialidad continuará aún terminado y liquidado el contrato.
Así mismo, EL CONTRATISTA asumirá la responsabilidad frente a LA
FEDERACIÓN por los daños y perjuicios que se generen en caso de que esta
cláusula no sea respetada.
14. INDEMNIDAD
EL CONTRATISTA se compromete de manera irrevocable a mantener indemne a
la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit, por cualquier
reclamo, acción judicial, demanda, daño o responsabilidad de cualquier tipo o
naturaleza que sea entablada por cualquier persona pública o privada, natural o
jurídica, o dependientes de EL CONTRATISTA, como consecuencia de actos u
omisiones suyas, responsabilidad que se mantendrá aún terminado el contrato por
cualquier causa. La responsabilidad se extenderá a indemnización, gastos y costas,
sin que la enunciación sea limitativa.
En estos casos la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit,
queda facultada para afectar cualquier suma que por cualquier concepto se
adeudara a EL CONTRATISTA, sin que ello limite la responsabilidad de este último.
15. LUGAR DE CUMPLIMIENTO Y DOMICILIO CONTRACTUAL
El lugar donde deberán ser cumplidas las obligaciones en relación con la
recolección de los documentos por parte del oferente, serán las instalaciones de la
FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS, ubicada en la Carrera 7 No. 74 –
56 piso 18, de la ciudad de Bogotá, y su entrega se realizará en cada uno de los
sitios de destino solicitados por la entidad.
16. DOCUMENTOS DEL CONTRATO
Hacen parte integral del presente contrato: a). Oferta del contratista. b). Estudios y
documentos previos. c). La Invitación Pública. d). El certificado de disponibilidad
presupuestal y el registro presupuestal. d) Las actas, acuerdos y comunicaciones
que se produzcan en desarrollo del objeto del contrato.
Página 8 de 9
17. SUPERVISIÓN
La vigilancia y supervisión del contrato será realizada por Ana María Castaño
Vargas, Jefe Administrativa de la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS,
quien ejercerá el control y vigilancia de la ejecución del contrato, y tendrá a su cargo,
entre otras funciones velar por el cumplimiento del objeto y de las obligaciones del
contrato.
18. PERFECCIONAMIENTO Y REQUISITOS DE EJECUCIÓN
El presente contrato se perfecciona con la suscripción del acta de inicio entre
supervisor y contratista. Para su ejecución se requerirá de la expedición del registro
presupuestal.
Atentamente,
Firmado en Original
GILBETO TORO GIRALDO
Director Ejecutivo
Proyectó:
Revisó:
Aprobó:
Diana Lorena Espitia Sarmiento – Profesional de Asuntos Jurídicos Públicos.
Nini Johanna Franco Montoya – Coordinadora de Contratación y Soporte Jurídico a la Operación.
Sandra Milena Tapias Mena – Directora Nacional Simit.
Página 9 de 9