Ayuntamiento de Restrepo

ANALISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE
RESTREPO META
La organización es para toda empresa el pilar del éxito, denotando el éxito no sólo como el triunfo ante una
expectativa, sino como el crecimiento, la innovación y la constante formulación de objetivos, lo que nos
conlleva a un inminente éxito de una forma organizada.
Introduciendo con este punto de vista subjetivo, me gustaría compartir la experiencia que tuve al conocer la
organización de la Alcaldía Municipal de Restrepo (Meta), teniendo en cuenta que como municipio de cultura
e historia un aspecto primordial en su misión es ser un potencial agroturístico del meta y la orinoquía a partir
de la administración y manejo sostenible de su riqueza; este aparte de su misión no sólo nos refleja su respeto
por la naturaleza y su cultura, sino el deseo de llegar al éxito con base en la buena organización de su
administración, que realmente será la encargada de guiar sus objetivos al logro; es ahora cuando considero
conveniente y oportuno introducirme en la parte de su administración y poder de este modo visualiza, analizar
y de alguna manera, hacer aportes útiles a esta gran organización.
La Alcaldía Municipal de Restrepo ha adoptado el modelo de organización formal, reflejando tanto la parte
jerárquica, como su debida división del trabajo y así mismo evidenciando el respectivo orden y conducto
regular a seguir respecto a la necesidad sobreviniente, ésta organización formal es el reflejo de una buena
coordinación, por que manifiesta los niveles de la organización y de allí se deriva su responsabilidad con la
misma, un punto de vista a aportar, es a tener precaución y no caer en la rigidez, es decir, el adoptar una
organización formal debidamente legalizada, no quiere decir que si el conducto regular no se cumple, un nivel
operacional no podría interactuar con un nivel directivo, mi propuesta es a dinamizar este concepto, es tener
en cuenta todas y cada una de las sugerencias tanto de nuestros cliente internos como de los externos, ya que
son nuestros clientes internos quienes tal vez conozcan más de las expectativas de nuestros clientes respecto a
lo que conocen de nuestra organización y los gustos y preferencia en su posición de clientes.
A partir de la organización formal empleando una Departamentalización funcional, la Alcaldía Municipal de
Restrepo, ha estructurado un organigrama general que nos permite evidenciar tres niveles jerárquicos,
teniendo en cuenta que los niveles organizacionales existen porque hay límite al número de personas que un
gerente puede supervisar con efectividad, en este caso a la cabeza de la organización tenemos a el Alcalde
Municipal como nivel directivo, del cual se desprende cinco secretarias bajo su propia dirección, coordinación
y supervisión, representando el nivel ejecutivo, de igual forma el organigrama nos refleja una dependencia
que se desprende directamente de cada secretaria que constituye el nivel operativo; de la anterior descripción,
nos podemos hacer una idea muy cercana de su ámbito de control y es precisamente una organización formal
con Departamentalización por función con tramos estrechos, lo que facilita una supervisión directa, un control
estricto y una comunicación rápida entre subordinados y superiores, teniendo en cuenta que existen políticas
claras y que así mismo se ha procurado no involucrarse demasiado en las funciones y decisiones de cada
departamento, pues hay que resaltar, el grado de confianza que se tiene en la organización, lo cual los ha
llevado a armonizar un ambiente de trabajo no sólo de confianza, si no de responsabilidad y empoderamiento
de cada subordinado respecto a las labores encomendadas; no sobra resaltar, que la palabra armonía no es
sinónimo de evadir conflicto, sino de comprender que cada discusión genera un enriqueciendo ideológico,
concepto que se ha unificado en la organización y respecto al cual se tiene la claridad para distinguir una
situación de aprendizaje a una situación de tempestad.
Así como es claro su ámbito de control, es de importancia destacar la forma como se han organizado, quiero
decir como se han agrupado por actividades y personas en departamentos para hacer posible que la
organización se extienda y sea coordinada, para lo cual se ha implementado la Departamentalización
Funcional reflejando una coordinación de actividades y jerarquía organizacional claras, este tipo de
Departamentalización es el más adecuado a su actividad, pues la Alcaldía Municipal no esta orientada a
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satisfacer un cliente determinado, si no a trabajar conjuntamente en las decisiones que lleven al desarrollo de
una región, en este caso los procesos que adelante para alcanzar su objetivo principal son los procesos que nos
enmarcan una organización que se basa en proyectos que cumplen con estrictos pasos de aprobación, lo que
requiere que cada departamento se encargue de llevar a cabo su función para este u otro proyecto y así mismo
pase a otra área para su complementación; claro esta que estoy dando un ejemplo respecto a proyectos
contemplados en su plan de desarrollo , pero así mismo, es de conocimiento general que las Alcaldía abarcan
toda o la mayor parte de la administración de un Municipio y más en el caso especifico de la Alcaldía
Municipal de Restrepo, que cumple no sólo con la función de Dirigir y coordinar todas las labores
administrativas del municipio y actuar como representante legal ante todas las entidades sociales,
gubernamentales y administrativos, sino también, ejerce autoridad de policía y judicial del municipio como
órgano principal, entre otras funciones, por todas estas actividades en cabeza de la Alcaldía Municipal de
Restrepo, es claro, que su mejor forma de departamentalizar sus dependencia, es de forma funcional, así de
esta forma se puede conducir a una mayor especialización dentro de la organización y tener un debido
procesos eficaz de sus funciones; de igual forma, esta clase de Departamentalización tiene una desventaja muy
notable y es la limitación al desarrollo de sus funciones, es decir, cada funcionario no esta dispuesto a ser
flexible en el desarrollo de actividades no relacionadas a su función, tal vez no sólo por disposición, si no
porque está tan especializada en su área, que realmente no tiene el conocimiento idóneo para desarrollar una
actividad diferente a la suya.
No obstante para la Departamentalización funcional y de productos o proyectos que se evidencia, podría
aconsejar la organización Matricial o de rejilla, porque complementa las funciones de cada departamento en
cabeza de su autoridad, en un esfuerzo unánime frente a un mismo proyecto donde se encuentren claramente
definidos los objetivos del mismo, claro esta que esta organización es la adecuada siempre y cuando
necesitemos del esfuerzo colectivo para desarrollar un proyecto o proceso del mismo interés, sin pretender que
sea el tipo de Departamentalización a adoptar por toda la organización; es así como se puede interactuar,
compartir y complementar los conocimientos de los diferentes niveles jerárquicos para que el fin o logro del
objetivo sea el más optimo y eficaz posible, destacando la posibilidad eficiente de desarrollar varios proyectos
a la vez, pero conservando las personas idóneas para el desarrollo de éstos.
De igual forma como he podido conocer, analizar y aportar la parte estructural de la Alcaldía Municipal de
Restrepo, es hora de interpretar su autoridad de línea y es en éste momento donde es indispensable tener muy
clara la diferencia entre poder y autoridad con una palabra elemental y fundamental para cada una, poder
representa la habilidad y autoridad el derecho; hago énfasis a esta parte porque como persona en la parte
superior de ésta organización esta el Señor Alcalde Edgar Augusto Jara Guevara, quien no sólo posee
autoridad respecto a las decisiones que se deban tomar, derecho desencadenado por la posición del cargo que
ostenta, si no también es una persona con un poder decisorio de influir en las acciones y creencias de sus
colaboradores, habilidad que no todo empresario guía de una organización posee; de igual forma, la línea de
autoridad refleja la relación de autoridad superior−subordinado y con respecto a la organización he
observado que está claramente definida gracias no sólo a su estructura formal, si no a la competencia y
preparación profesional que tiene cada miembro que pertenece a la cabeza o cima de un departamento quien
será el responsable de mostrar resultados si realmente tiene poder. Pero en este párrafo no pretendo centrarme
en resaltar la labor de los miembros de la organización, mi objetivo es transmitir un mensaje claro de las
diferencias entre poder y autoridad y así mismo, destacar que poder y autoridad son una complementación,
dejando como reflexión pensar que seria de un gerente sin poder?.
Retomando el concepto anterior de línea de autoridad como la relación de autoridad superior−subordinado,
es importante resaltar que no debemos adoptar una posición de autoritarismo, es adecuado reflejar el poder
innato que desencadena de mis habilidades para así transmitir a los miembros de mi organización que tener la
autoridad no nos hace grandes ni más sabios, y realmente esa es la primera lección que debo trasmitir para
tener la certeza de crear personas que puedan recibir el poder de tomar una decisión con la garantía de su
eficacia y con la seguridad que no sobrepasará los limites del poder delegado empowerment.
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Siguiendo el mismo orden de ideas, he identificado que éste ente tiene una organización que ha adoptado por
el modelo de la descentralización aspecto fundamental de la delegación, gracias a que cuenta con una
estructura organizada donde están claras las líneas de autoridad y sus políticas, así mismo se tiene la confianza
a la delegación de autoridad y funciones, delegando no sólo autonomía para desarrollar una actividad, sino
traspasando parte de la responsabilidad que conlleva tomar una decisión y lo vemos reflejado en la delegación
desde la parte central de la organización (despacho del Alcalde) quien libera la alta dirección de un poco de
carga y transfiere cierta autonomía respecto a un proyecto de desarrollo a la secretaria competente quien se
encarga y así mismo se responsabiliza de llevar a cabo lo asignado, sin necesidad de recurrir a la autorización
del superior, pues al habérsele delegado cierta autoridad, este tiene la libertad de actuar en Pro de la mejores
decisiones.
Así mismo nunca debemos sobrepasar los límites de la descentralización, es decir, no podemos pretender
delegarlo todo, porque la autoridad central desaparecería, ni tampoco podemos pretender centralizar todas las
decisiones porque la labor no seria lo suficientemente eficiente, así como debemos ser consientes que puede
incrementar las complejidad de coordinar los departamentos o unidades, al mismo tiempo que los costos
podrían aumentar, pero son desventajas que podemos superar si desde el principio hemos detectado las
personas idóneas para delegarle alguna autoridad, de igual forma no sólo depende de la persona o
subordinado, depende en gran parte del gerente, director o en éste caso del Alcalde, porque ante todo deben
así mismos evaluar su capacidad de delegar y eso se desencadena de aspectos tan importantes como ser una
persona receptiva que siempre este dispuesto a escuchar las ideas de los demás, a estar dispuesto a conceder, a
dejar que los demás hagan las cosas a su forma así usted considere que las sabe hacer mejor, tal vez su
subordinado use una técnica diferente pero quizás los resultados sean mejores que los que podría lograr usted
mismo, es fundamental aprender a permitir errores, son la base de nuevos triunfos, si aceptamos un error es
seguro que lo otra persona se esforzara por nunca volver a defraudar y por ultimo hay que estar dispuesto a
confiar, confiar en la persona que he elegido, porque por algo la elegí, a confiar para disminuir riegos e
incertidumbres y algo muy importantes, hay que demostrar confianza para que nuestros subordinados sientan
que pueden actuar y siempre se les va apoyar.
Finalmente, espero que el contenido de este ensayo sirva de reflexión interna para nuestras organizaciones, es
importante que nos sentemos a examinar como estamos organizados y estructurados y que podemos
reestructurar, aunque el contenido de este ensayo sea muy subjetivo, esa es la esencia, estar dispuestos a
escuchar conceptos diferentes y puntos de vista nuevos que nos sirvan para evaluar y enriquecer nuestros
conocimientos.
Elaborado por:
UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS (VILLAVICENCIO−META)
ADMINISTRACIÓN III SEMESTRE
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