Cuadro de Mando Integral y Soporte a la Toma de Decisiones

Cuadro de Mando Integral
y Soporte a la Toma de Decisiones
Nivaria Innova
Agosto de 2008
ÍNDICE
01.
Introducción
01.1.
02.
03.
1
Los Ejes de Información
2
Profundización en los niveles de Información
3
03.1.
Análisis multi-dimensional
4
03.2. Indicadores
5
03.3. Catálogo de indicadores
6
03.4. El Cuadro de Mando y sus vistas
8
04.
Introducción a la Metodología para la implantación
04.1.
05.
Sistema de Información Ejecutiva para el Soporte a la toma de Decisiones
(EIS/SSD)
1
Elaboración del Cuadro de Mando Integral y del Sistema para el Soporte a la
toma de Decisiones
10
10
04.2. El proceso de Implantación del Sistema
11
04.3. El proceso de seguimiento
12
04.4. Las Acciones correctoras
13
Galería de Gráficos para la Explotación de los datos y el EIS / SSD
05.1.
Barras y Diagramas de Gannt
14
14
05.2. Líneas.
16
05.3. Burbujas.
17
05.4. Áreas 18
05.5. Tarta, Anillo y Pirámide
20
05.6. Combinados.
22
05.7. Diagramas de Dispersión
23
05.8. Finanzas
24
05.9. Histogramas
25
05.10. Superficies.
26
05.11. Radar.
27
05.12. Mashups
28
05.13. Mapas Neuronales
28
05.14. GIS (Sistema de Información Geográfico)
28
01.
Introducción
01.1.
Sistema de Información Ejecutiva para el
Soporte a la toma de Decisiones (EIS/SSD)
La solución permite está enfocada al Análisis de Información, realización de
Cuadros de Mando y Soporte para la Toma de Decisiones.
El sistema permite explotar datos de diferentes fuentes tanto de nivaria{
content manager, como de cualquier base de datos externa, creando ejes
de información que permite cruzar cualquiera de los otros y profundizar en
la información generada, resultado de este cruce, hasta el nivel de
profundidad máximo que exista sea esto un dato o un documento, por
ejemplo una Matriz de Indicadores Clave, se convierte en una herramienta
versátil, flexible y rápida de implantar.
Por otra parte contar con un Cuadro de Mando Integral desde el que tener
una información completa, en un entorno intuitivo y gráfico que puede
incluir alarmas (con diferentes colores), gráficos, históricos, entre otras
cuestiones, es una de las ventajas que la solución ofrece. De este modo, a
vista de pájaro se podrán distinguir los puntos conflictivos, por el color la
relevancia y tipo de información o si se ha disparado alguna alarma al pasar
un rango predeterminado de antemano.
Por último, pero no menos importante, puede trabajar integrado con el
entorno colaborativo nivaria { collaborator aprovechando las ventajas
indudables de la colaboración soportada en información y de la toma de
decisiones colaborativa.
Las vistas agrupan
información y procesos que
pueden ser filtrados por cada
eje de información y
profundizar hasta el nivel
deseado.
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02.
Los Ejes de Información
Para poder gestionar, cruzar y profundizar a través de la información
disponible, los datos se agrupan en ejes de información. Un eje de
información tiene la estructura de un árbol con diferentes ramas, cada una
de ellas supone un nodo que agrupa datos. Esta agrupación se debe realizar
con criterios jerárquicos y de homogeneidad de los datos, lo cual permitirá
también controlar accesos a los diferentes niveles de información.
Los datos se encuentra almacenados en la Base de Datos y los diferentes
ejes de información son como aristas de un "Meta Cubo" del que podemos
extraer aquella información que necesitamos, al nivel de profundidad que
deseamos. Los ejes de información se cruzan, de tal modo que, del cruce de
los ejes obtenemos una información concreta. En los ejes que se cruzan se
puede profundizar a cualquier nivel, de tal de modo que obtenemos de una
forma fácil la información referida al nivel deseado. Nos parece importante
resaltar que, los ejes de información son en realidad sistemas de
Metadatos, es decir contienen datos de datos. Esto supone que podemos
establecer cualquier eje de información que nos convenga aunque no haya
un acceso directo a los datos, sino que describimos el modo en el que estos
se obtienen, de dónde, como se calculan y como se agregan. Podemos así
establecer un eje de información que denominaremos "Virtual" y que
agregue la información de otros ejes.
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03.
Profundización en los niveles de Información
Se puede profundizar en la información de varias formas:
•
•
•
•
Haciendo clic sobre un dato. Hereda los ejes de información y se ubica
en el nivel siguiente de profundidad de la información.
Eligiendo un nivel dentro de un eje de información.
Pulsando el icono "visualizar", si lo que se desea es profundizar en la
forma en que está elaborado el indicador, su valor objetivo histórico de
los valores que ha tenido.
Seleccionando un eje z. Si tenemos dos ejes x,y en pantalla estos
actúan como ejes principales de representación, cuando seleccionamos
un eje z, la profundización se hace de acuerdo con los nodos de ese eje.
Los datos a nivel de detalle están disponibles con un máximo de
flexibilidad y análisis ad hoc. Este acceso ad hoc es importante puesto
que de una forma sencilla y ágil se pueden visualizar diferentes
escenarios y probar diferentes hipótesis.
Los datos a nivel de detalle están disponibles con un máximo de flexibilidad
y análisis ad hoc. Este acceso ad hoc es importante puesto que de una
forma sencilla y ágil se pueden visualizar diferentes escenarios y probar
diferentes hipótesis.
Desde el sistema se accede,
mediante los enlaces
dinámicos, a cualquier nivel de
detalle.
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03.1.
Análisis multi-dimensional
Como se desprende de lo expuesto, el análisis de los datos debe ser
multifuncional (cruzando todo tipo de información disponible,
jerarquizándola,...).
El objetivo que se cumple, como consecuencia de lo expuesto, es disponer
en tiempo y forma de toda la información, desde cualquier perspectiva,
agregada en la forma que se considere oportuna y profundizando hasta el
nivel que se considere necesario.
Para facilitar el conocimiento y la usabilidad se utilizan sistemas de
indicadores, cuadros de mando parametrizados y vistas desde perspectivas
de diferentes perfiles de usuario. La información puede ser procesada,
exportada a sistemas externos o publicada y distribuida a conveniencia en
diferentes formatos (Web, PDF,…).
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03.2.
Indicadores
Para poder medir, comparar, prever, necesitamos definir un sistema de
indicadores que nos permita tomar decisiones de forma más fácil. Este
conjunto de indicadores debe ser establecido con una triple meta:
•
•
•
De un lado, proporcionar un elemento de medición del grado de
consecución de los objetivos.
De otra parte, como la base para la toma de decisiones y acciones
correctivas cuando proceda. Esto será especialmente útil para realizar
una gestión por incidencias e importancia (Análisis de Pareto) o decidir
en todo momento como gestionar la retro alimentación de la
información.
Por último, para establecer las estrategias y nuevas políticas de
acuerdo a los indicadores de resultados y a los indicadores inductores
de resultados. En muchas ocasiones esos indicadores nos vienen dados
de forma directa como consecuencia de los cruces de ejes de
información. También necesitamos establecer indicadores sintéticos
que obtendremos como consecuencia de realizar ratios, esto es de
establecer el cociente entre dos valores, sean estos o no indicadores
previamente. Los indicadores estarán referidos no sólo a los resultados,
sino también a los inductores de resultados.
Tomando el proceso de seguimiento como un modelo Causa / Efecto, es
muy interesante conocer que indicadores están detrás de los resultados
obtenidos (inductores de resultados), qué origen tienen los resultados que
observamos, y qué deberíamos cambiar para mejorarlos. Así, funcionando
como un sistema Causa / Efecto, podremos profundizar por los diferentes
ejes de información hasta conocer la raíz, el origen de los resultados, ya
sean estos buenos y susceptibles de definir buenas prácticas, malos que
deben ser corregidos, o desviaciones negativas entre lo previsto y lo
realizado.
A este efecto, los indicadores podrán tener definido un objetivo y un rango
de desviación. El sistema generará alarmas y presentará los valores con un
distintivo de color según el rango previamente establecido. Por cada uno de
los indicadores establecemos:
•
•
•
•
•
Nombre del indicador.
Fórmula: Numerador y denominador del ratio y, en su caso el cálculo
aplicado para obtener el indicador.
Valor actual: El último valor registrado.
Piloto: La referencia que establecemos como objetivo.
Anterior: Ultimo valor para comparar. De hecho, se guardarán todos los
valores anteriores por año / mes para poder establecer comparaciones
temporales o históricas y la evolución gráfica del ratio.
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03.3.
Catálogo de indicadores
Los criterios que seguimos a la hora de definir un Catálogo de Indicadores
son los siguientes:
•
•
•
•
Orientación al diagnóstico: Dado que el catálogo de Indicadores
constituye el punto de partida para diagnósticos en línea tanto como
futuros, debe ser diseñado de forma que cubra todos los aspectos
relacionados con el Proyecto.
Orientación a los resultados: Los indicadores deben ser un elemento de
medición del impacto de las políticas (lo que se pretende evaluar es el
impacto de las políticas y no las políticas mismas).
Naturaleza temporal del catálogo: El catálogo de indicadores debe
incluir, de igual manera, indicadores de naturaleza estática como
relativa o dinámica. Los primeros proporcionan información sobre un
determinado instante temporal, los segundos permiten una
comparación entre escenarios de periodos diferentes. Las variaciones
entre unos y otros y las tendencias que se aprecien serán las que
aporten elementos de juicio para la acción y la toma de decisiones.
Indicadores multimulti-dimensionales: La mayor parte de los indicadores
pueden ser analizados desde varias dimensiones, dando lugar a nuevos
indicadores con diferentes niveles de agregación. La utilización de los
ejes de información en árbol y la facilidad para cruzar los diferentes ejes
combinado con la posibilidad de establecer alarmas y la visión global e
intuitiva del Cuadro de Mando, nos permiten acceder allí dónde se
produce la desviación y son necesarias medidas correctivas. Sin el
sistema sería tedioso, costoso y difícil gestionar el Plan con la visión de
conjunto, la agilidad necesaria y el detalle precisos.
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03.4.
El Cuadro de Mando y sus vistas
"El Cuadro de Mando Integral es más que un sistema de medición
táctico u operativo. Las corporaciones innovadoras están utilizando
el Cuadro de Mando como un sistema de gestión estratégica, para
gestionar su estrategia a largo plazo. Están utilizando el enfoque de
medición del Cuadro de Mando para llevar a cabo procesos de
gestión decisivos:1. Aclarar y traducir o transformar la visión y la
estrategia.2. Comunicar y vincular los objetivos e indicadores
estratégicos.3. Planificar, establecer objetivos y alinear las
iniciativas estratégicas.4. Aumentar el feedback y la formación
estratégica."
Robert Kaplan y David NortonThe Balanced Scorecard
El Cuadro de Mando como vértice de un Sistema para el Soporte a la Toma
de Decisiones permite gestionar de una forma ágil, con información al
instante, aquellos aspectos de la gestión que requieren una respuesta
pronta y una acción correctora inmediata. A la par, cuando su estructura
responde claramente a la visón y objetivos de la Corporación, permite una
adecuada gestión del feedback y así, mediante la retroalimentación del
sistema llevar una gestión a largo plazo con la puntual reconducción o
elaboración de la estrategia basándose siempre en datos concretos, en
información elaborada para permitir la toma de decisiones, basada en
hechos, en indicadores mensurables.
Ejemplo de Gestión Hipotecaria
construida usando nivaria{
content manager como
Gestor de Contenidos y,
explotando los datos de
contenido (operaciones,
expedientes, …), nivaria{
analyzer soporta el Sistema
de Información Ejecutiva (EIS) y
el Sistema para el Soporte a la
toma de Decisiones (SSD).
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Caso de Uso: Gestión Hipotecaria
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Caso de Uso: Entorno Colaborativo + Cuadro de Mando
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04.
Introducción a la Metodología para la
implantación
04.1.
Elaboración del Cuadro de Mando Integral y
del Sistema para el Soporte a la toma de
Decisiones
Antes de comenzar a desarrollar el Sistema y el Cuadro de Mando debemos
tener claro hacía dónde nos queremos dirigir, como vamos a medir los
resultados y que tipo de acciones podemos emprender, en función de los
resultados medidos, para alcanzar los objetivos propuestos. Tenemos así
varias fases, cada una de las cuales tendrá diferentes perspectivas. Estás
fases que deben ser definidas de arriba hacia abajo son:
•
•
•
•
•
Visión: En la parte más alta del modelo está la Visión de la Corporación
a su nivel máximo. Por visión nos referimos a la visión futura de la
corporación y ala impronta del liderazgo. El propósito de la visión es
establecer una guía de las metas en tanto que concepto compartido por
toda la Corporación.
Perspectiva: La visión general se puede descomponer en diferentes
perspectivas: Medios, Usuarios, Gestores.
Objetivos: Las metas estratégicas y los objetivos concretos para llevar a
cabo la misión en cada una de las diferentes perspectivas.
Indicadores estratégicos: Como medir y seguir los resultados, tanto de
los resultados finales como de aquellos que son inductores de otros
indicadores.
Plan de acción: Conviene completar el Cuadro de Mando describiendo
las acciones y los pasos específicos para conseguir los objetivos y, en
su caso, las acciones correctoras.
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04.2.
El proceso de Implantación del Sistema
Los pasos en el proceso de implantación son los siguientes:
•
•
•
•
Definición y Aprobación de las Consultas, de los Indicadores y del
Cuadro de Mando.
Acceso y recuperación de datos.
Cálculos con los datos, establecimiento de rangos, alarmas y fórmulas y
posterior gestión de los datos.
Presentación y análisis. Las herramientas de presentación tienen como
finalidad poder realizar el análisis y la toma de decisiones. Contamos
con tres tipos de herramientas:
•
•
•
•
•
Cuadro de Mando
Consultas frecuentes cruzando los diferentes ejes de información.
Libro mensual (o cualquier otro periodo)
Exportación. El Sistema contempla la posibilidad de exportar los datos a
formato Excel para que sean tratados y formateados de otra manera si
así se desea.
Comunicación y Divulgación. El Sistema contempla la posibilidad de
publicar ciertas vistas de los datos para hacerlas accesibles a personas
con diferentes roles y perfiles de acceso.
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04.3.
El proceso de seguimiento
El seguimiento forma parte de un proceso más amplio: El Plan de
Comunicación. Cada una de las fases del ciclo tiene además un interlocutor
específico, todos ellos son usuarios del sistema. No obstante cada uno de
los usuarios potenciales dispondrá de un perfil y en función de él podrá
realizar unas actividades u otras y tener acceso a una u otra información
una vez que se identifica mediante usuario y clave en el Control de Accesos
del Sistema (ACL).
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Ejemplo de comparativa realizado con nivaria{ analyzer
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04.4.
Las Acciones correctoras
En tanto que sistema de evaluación y medición, el Sistema para la Toma de
Decisiones y el Cuadro de Mando Integral juegan un papel relevante que
permitirá:
•
•
•
•
Traducir la visión en nuevas políticas, estrategias y planificación,
Diseñar actuaciones y nuevos proyectos,
Mejora de los Procesos y de la Prestación de los Servicios,
Gestión del conocimiento y estrategias de la Comunicación.
En resumen, la gestión de la información, el conocimiento profundo de lo
que acontece y la capacidad de actuar y emprender acciones correctoras,
basadas en el conocimiento y casi en tiempo real, son los aspectos clave
que se busca facilitar.
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05.
Galería de Gráficos para la Explotación de los
datos y el EIS / SSD
05.1. Barras y Diagramas de Gannt
3D Stacked Bars
3D Oblique Bars
2D Horizontal Bars
3D Horizontal Bars
2D Inverted Axis Bars
2D Horizontal-Zero Axis Bars
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3D Horizontal-Zero Axis Fecha
Bars
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2D Negative Data Bars
2D Cluster Cylinder
3D Cluster Cylinder
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05.2. Líneas.
2D Multiple Series Line
3D Multiple Series Line
3D Strip
2D Step
3D Step
2D Log Scale
3D Log Scale
2D Curves
3D Strip Curves
2D XY Line - Zero Axis
3D XY Line - Zero Axis
2D Multiple Line Styles
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05.3. Burbujas.
2D MultiColor Bubble
3D MultiColor Bubble
2D Monocolor Bubble
3D Monocolor Bubble
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05.4.Áreas
2D Area
3D Area
2D Normal Stacked Area
3D Normal Stacked Area
2D 100% Stacked Area
3D 100% Stacked Area
2D Clustered Area
3D Clustered Area
2D Area with Initial Values
3D Area with Initial Values
2D Curve Area
3D Curve Area
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2D Area Zero Axis
3D Area Zero Axis
2D y 3D Area with Drop
Lines
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05.5.Tarta, Anillo y Pirámide
2D Plain Pie
3D Pie with Point Labels
2D Pie with Shadows
2D Exploding Pi
3D Exploding Pie
2D Pie with Separate Slice
3D Pie with Separate Slice
2D Multiple Series Pie
3D Multiple Series Pie
2D Doughnut
3D Doughnut
2D Doughnut with Separate
Slice
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3D Doughnut with Separate
2D Exploding Doughnut
3D Exploding Doughnut
2D Multiple Series Doughnut
3D Multiple Series Doughnut
Stacked Pie
2D Pyramid
3D Pyramid
2D Multiple Series Pyramid
3D Multiple Series Pyramid
2D Rounded Pyramid
3D Rounded Pyramid
Slice
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05.6.Combinados.
2D Bar-Area Combination
3D Bar-Line Combination
3D Bar-Area Combination
2D Bar-Line Combination
2D Line-Range Band
3D Line-Range Band
Combination
Combination
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05.7. Diagramas de Dispersión
2D Scatter
3D Scatter
2D Linear Regression
3D Linear Regression
2D Zero Crossing
3D Zero Crossing
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05.8.
Finanzas
Hi-Low-Close
Candlestick
2D Line-Volume Area
3D Line-Volume Area
Open-Hi-Low-Close
*Analytical
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05.9.Histogramas
Histogram
Box & Whiskers Plot
Frequency Polygon
Linear Regression
Scatter with Error Bars
Line with Error Bars
Bar with Error Bars
X-Chart (bar)
R-Chart
p-Chart
np-Chart
Cumulative Frequency
(Ogive)
Six Sigma
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05.10.
2D Surface
Superficies.
3D Surface
Contour
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05.11.
Radar.
Standard Radar
Radar - No Lines
Multiple Radar
Polar
Polar - Filled
Polar - No Shadow
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05.12. Mashups
05.13. Mapas Neuronales
05.14. GIS (Sistema de Información Geográfico)
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