33 Unidad 3 - Estilos Estilos 34 Plantillas 38 Ortografía y gramática

Microsoft Word 2000
Laboratorio de Informática Facultad de Agronomía y Agroindustrias - Año 2006.
Unidad 3 - Estilos
Estilos
34
Plantillas
38
Ortografía y gramática
40
Sinónimos
42
Guiones
42
Numeración y viñetas
43
Ejercicios de la Unidad 3
44
33
Microsoft Word 2000
Laboratorio de Informática Facultad de Agronomía y Agroindustrias - Año 2006.
Estilos.
Un estilo es un conjunto de características de formato que puede aplicar a texto del
documento para cambiar rápidamente su apariencia. Al aplicar un estilo, se aplica un grupo
completo de características de formato de una sola vez. Por ejemplo, si desea dar formato al
título de un informe de manera que destaque, en lugar de realizar tres pasos independientes
para aplicar un tamaño de fuente de 16 pto, Arial y centrado, obtendrá el mismo resultado en
un único paso si aplica el estilo Título. Al iniciar Microsoft Word, el nuevo documento en blanco
está basado en la plantilla normal y el texto que escriba tendrá el estilo normal. Por tanto,
cuando comience a escribir, Word utilizará la fuente, el tamaño de fuente, el interlineado, la
alineación del texto y demás características de formato definidas actualmente para el estilo
Normal. Este estilo es el estilo base de la plantilla Normal, lo que significa que es un elemento
esencial para otros estilos de la plantilla. Además del estilo Normal, la plantilla Normal incluye
otros estilos. Algunos estilos básicos se muestran en la lista Estilo
en la
barra de herramienta Formato. Puede obtener una vista previa y seleccionar otros estilos en el
cuadro de diálogo Estilo (menú Formato, comando estilo).
Por ejemplo el estilo “Titulo 1” está compuesto por tamaño de letra de 14 puntos,
fuente “Arial”, negrita y párrafo alineado a la izquierda. Se pueden crear estilos personales,
darles un nombre y guardarlos.
Para utilizarlos basta con hacer clic en la barra de formato. Aparecerá un menú con
todos los estilos disponibles. Los estilos definidos por Word ( Título 1, Título 2, Normal,...) , y
los estilos definidos por el usuario ( Estilo1_r )
El comando Estilo del menú Formato nos permite trabajar con los Estilos. En la figura
podemos ver la pantalla que nos muestra:
34
Microsoft Word 2000
Laboratorio de Informática Facultad de Agronomía y Agroindustrias - Año 2006.
Hay dos tipos de estilos: El estilo de carácter y el estilo de párrafo. El primero afecta a
caracteres, y tiene definidas características como el tamaño de los caracteres, si están en
cursiva, etc. Mientras que el estilo de párrafo, además de lo anterior, tiene también
características del formato de párrafo, como interlineado, sangrías, etc.
En la lista se diferencian los estilos de párrafos porque tienen a su izquierda el símbolo
¶.
La pantalla de estilo nos ofrece en dos ventanas una vista previa del párrafo y del
carácter para hacernos una idea de cómo queda el estilo que estamos modificando o creando.
En el campo descripción vemos las características del estilo.
Tanto si vamos a modificar, como a crear un estilo, al hacer clic en el botón
correspondiente, aparecerá la pantalla Estilos que acabamos de ver.
La forma de dar características al estilo es: hacer clic en el botón Formato, y tendremos
disponibles todos los menús de formato carácter y párrafo. Bastará con ir eligiendo las
características oportunas para que se vayan incorporando a nuestro estilo.
Cómo generar los estilos para un documento:
Primero deben pensarse las divisiones qe tendrá nuestro documento. Normalmente
contiene Títulos (por ejemplo el inicio de un nuevo capítulo); Subtítulos (temas dentro de un
capítulo) y Texto normal (los párrafos que desarrollan cada tema).
Observemos que cada una de las divisiones mencionadas tiene una cierta jerarquía
respecto de las demás:
!"
!"
!"
Los títulos contienen Subtítulos y/o texto común
Los Subtítulos contienen texto común. Dentro de un título (un capítulo) puede
haber más de un subtítulo.
Cuando escribimos texto común, es decir, cuando estamos escribiendo el
desarrollo de un tema, normalmente habrá más de un párrafo y sabremos que
terminó el tema porque encontramos un nuevo Subtítulo (comienza un nuevo tema
dentro de este capítulo) u otro Título (se inicia un nuevo capítulo)
Empezaremos la creación de los estilos necesarios haciendo Formato / Estilos.
Veremos la siguiente pantalla:
Como se desea crear un estilo personal, usaremos el botón Nuevo. La siguiente
pantalla nos permitirá indicar las características del estilo a crear. Seguiremos el orden que se
muestra en la figura.
35
Microsoft Word 2000
Laboratorio de Informática Facultad de Agronomía y Agroindustrias - Año 2006.
1
2
3
4
5
1. Lo primero que debe indicarse es el nombre que se dará al estilo. Es importante
colocar un nombre que luego podamos recordar, aunque Word “sugiere” llamarle Estilo1. Haga
clic en el casillero y le llamaremos MiTextoNormal.
2. En la casilla Tipo de estilo, verifique que esté seleccionado Párrafo.
3. Luego veremos la casilla Basado en, que sirve para usar algún otro estilo como
base, uno que se le parece, para tomar sus características. Esto es sólo a los efectos de
ahorrarnos trabajo. En este ejercicio, como es el primer estilo que estamos creando, no hay
ninguno que se le parezca, así que no cambiaremos esta opción.
4. La opción Estilo de párrafo siguiente, nos pregunta cuál será el estilo que debe usar
Word cuando demos Enter (o sea, cuando pasemos a otro párrafo). Como estamos generando
el estilo para el texto normal, es de suponer que al escribir haremos punto y aparte varias
veces (escibiremos muchos párrafos) y seguirán teniendo el mismo formato, de manera que
desplegaremos esa lista y seleccionaremos el mismo estilo: MiTextoNormal.
5. A continuación, haremos clic en el botón Formato y se deplegarán las mismas
opciones que en el menú Formato: Fuente, Párrafo, Numeración, Bordes, etc. Ya conocemos el
manejo de estas opciones, de manera que seleccionaremos las opciones apropiadas. Para
este ejercicio, diremos que la fuente será Arial, de tamaño 10, color negro; los párrafos tendrán
sangría en el primer renglón de 1,5 cm y estarán justificados.
Al terminar veremos la descripción del estilo en la parte inferior de la pantalla:
La descripción
muestra el estio
que hemos
usado como
base y la
modificaciones
que le hemos
hecho.
36
Microsoft Word 2000
Laboratorio de Informática Facultad de Agronomía y Agroindustrias - Año 2006.
Hacer clic en el botón de Aceptar y verá que ahora el estilo aparece en la lista de
estilos de la ventana Estilos:
Seguiremos los mismos pasos para generar ahora los subtítulos: usaremos el botón
Nuevo.
1. En la pantalla Nuevo Estilo, especificaremos como nombre MiSubtitulo.
2. En el casillero Tipo de Estilo, dejaremos la opción Parrafo.
3. Al especificar el Basado en, usaremos el estilo MiTextoNormal como el más
parecido. Lo seleccionaremos de la lista (recuerde que está en orden alfabético)
4. En el casillero “Estilo de párrafo siguiente” seleccionaremos cuál es el estilo que
debe seguir a un subtítulo; Es poco probable que un subtítulo tenga más de un párrafo,
o sea que lo más probable es que luego de escribir un Subtítulo, se desea que Word
ofrezca el texto normal, así que desplegaremos la lista para seleccionar
MiTextoNormal.
5. Usaremos el botón Formato para especificar las características: fuente Arial de
tamaño 10, color negro; los párrafos no sangría y estarán alineados a la izquierda.
Observe que al hacer Formato/Fuente, ya aparecen especificadas la mayoría de las
opciones. Esto es así porque está Basado en MiTextoNormal y está tomando las
características de allí.
Al terminar, presione en el botón Aceptar para volver a la ventana Estilos; ahora su
estilo debe aparecer allí.
Repita los pasos necesarios para generar el estilo MiTítulo. Al terminar salga
presionando en el botón Aplicar. Escriba Capítulo 1.
Observe que inmediatamente Word otorga a este párrafo el formato especificado en
el título.
Cuando haga Enter para pasar al renglón siguiente, verá que Word cambiará el
formato y las sangrías especificadas en el estilo MiSubtítulo. Escriba allí Tema 1 y dé Enter.
Ahora Word aplica el formato de fuente y párrafo especificados en el estilo
MiTextoNormal. Escriba allí el desarrollo del primer tema. Al dar Enter, verá que Word continúa
dando el mismo estilo, continúe escribiendo hasta que deba pasar al tema 2. En ese momento,
cambie al estilo MiSubtítulo haciendo clic en la barra de herramientas de Formato para cambiar
al estilo apropiado.
Haga clic aquí
para cambiar el
estilo
37
Microsoft Word 2000
Laboratorio de Informática Facultad de Agronomía y Agroindustrias - Año 2006.
Supongamos que se ha especificado mal alguna de las características, por ejemplo,
que los Subtítulos debían ser en color azul. No necesitamos crear todo el estilo de nuevo,
simplemente lo modificaremos:
Ubique el cursor en alguno de los subtítulos.
Vaya al menú Formato y elija Estilos.
En la lista de estilos, aparecerá seleccionado el estilo en uso (MiSubtítulo, en este
ejemplo).
Elija el botón Modificar. La ventana es similar a la usada durante la creación del estilo.
Use el botón Formato y la opción apropiada para cambiar el color de la fuente. Al Aceptar
aparecerá la siguiente pantalla, donde podrá observar los cambios:
Descripción
del
estilo que se está
modificando
Nuevamente use el botón Aceptar y salga de la ventana Estilos mediante Aplicar.
Observe que los cambios indicados en el estilo se han realizado para todos los
párrafos de subtítulos, no es necesario corregirlos uno por uno.
Recuerde que el uso de estilos está pensado para trabajar con documentos largos, como
podrían ser una monografía o una tesis. Probablemente no valga la pena generar estilos
para una simple nota de una carilla, un fax, o para una carta corta
Plantillas.
Una plantilla es un tipo de documento base, que puede sernos útil cuando usamos
muchas veces el mismo tipo de documento.
Por ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que
tendrá titulos para identificar al autor, la dirección, el remitente, el asunto; igual sucede para
determinadas cartas, etc.
Para utilizar las plantillas hay que abrir documento nuevo desde el menú Archivo, no
desde el botón.
Se nos mostrará una pantalla como ésta para ver las diferentes plantillas guardadas en
la solapa General.
38
Microsoft Word 2000
Laboratorio de Informática Facultad de Agronomía y Agroindustrias - Año 2006.
Si abrimos la solapa Cartas y faxes veremos la siguiente pantalla:
Para utilizar una plantilla simplemente debemos hacer clic en el modelo de plantilla
elegido y ya estaremos en un documento de Word, en el que podremos escribir normalmente.
Algunas plantillas contienen macros que nos indican dónde debemos escribir; basta
con hacer clic en esos lugares y comenzar a escribir.
Una vez acabemos de rellenar la plantilla con nuestros datos, la podemos guardar
como un documento Word normal y corriente, y la plantilla no se modificará, asi la podremos
utilizar cuantas veces sea necesario.
Hay que tener en cuenta que las plantillas son documentos de tipo Plantilla de
Documento.
Las plantillas se guardan, por defecto, en el directorio Archivos de programas\ Microsoft
Office\ Plantillas.
Para modificar una plantilla, debemos ir a este directorio (o a la carpeta donde las
guardemos nosotros), utilizar el comanzo Abrir pero eligiendo Plantilla de documento en el
campo Tipo de archivo. Haremos las modificaciones pertinentes sobre la plantilla y la
volveremos a guardar como Plantilla de documento.
Para crear un plantilla nueva, ir a Archivo, Nuevo y hacer clic en la parte inferior
derecha en el círculo Plantilla. Cuando hagamos Guardar se guardará como Plantilla. (también
podemos abrir un documento nuevo y al guardarlo, simplemente darle el tipo Plantilla de
documento).
39
Microsoft Word 2000
Laboratorio de Informática Facultad de Agronomía y Agroindustrias - Año 2006.
Ortografía y Gramática.
La revisión ortográfica y gramatical es un instrumento muy útil que permite detectar
muchos errores. Pero no se le puede pedir que detecte algunos errores, por ejemplo: Ola
Juan, no se detectaría como un error, ya que la palabra ola es correcta en otro contexto.
Para activar la revisión ortográfica y gramática ir al menú Herramientas, opción
Ortografía y gramática. También se activa con la tecla F7. Una vez iniciada la revisión
ortográfica, cuando se encuentre un posible error, nos mostrará una ventana como ésta:
Podemos aceptar la sugerencia que se nos ofrece, en este caso párrafo, con el botón
Cambiar; no hacer nada, con el botón Omitir; cambiar en todo el texto todas las ocurrencias de
párrafo por párrafo; omitirlas todas; agregar al diccionario personalizado; o añadir a la lista de
autocorrección.
Configuración de la corrección ortográfica y gramatical.
Mediante el menú Herramientas, opciones…, podemos definir el modo en que se
comportará la revisión ortográfica y gramatical. La ventana que se nos muestra, en la solapa
Ortografía y gramática, es la siguiente:
Aquí podemos decidir, marcando la casilla Revisar ortografía mientras se escribe, si
queremos que la revisión sea permanente, es decir, que cada vez que escribamos una palabra
incorrecta, ésta sea subrayada en rojo, y podamos mediante el botón derecho del ratón
corregirla. Si no marcamos esta casilla, la revisión deberemos solicitarla pulsando F7.
40
Microsoft Word 2000
Laboratorio de Informática Facultad de Agronomía y Agroindustrias - Año 2006.
El corrector ortográfico y gramatical utilizará subrayados con líneas rojas onduladas
para indicar los posibles errores ortográficos y con líneas verdes onduladas para los errores
gramaticales.
Para seleccionar el error que desea corregir, haga clic con el botón secundario del
mouse (ratón) en una palabra subrayada con una línea ondulada.
En el menú contextual, siga uno de estos procedimientos:
!"
!"
!"
Haga clic en la corrección ortográfica o gramatical que desee.
Si va a corregir un error ortográfico, haga clic en Ortografía para utilizar otras
opciones de ortografía.
Si va a corregir un error gramatical, haga clic en Gramática para utilizar otras
opciones de gramática, o bien haga clic en Acerca de esta oración para obtener
una explicación detallada del error.
Para buscar el siguiente error del documento, haga doble clic en el icono Estado de
ortografía y gramática
en la barra de estado.
Si los subrayados de líneas onduladas le molestan, puede ocultarlos temporalmente
hasta que vaya a realizar las correcciones. Esto se hace de la siguiente manera:
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha
Ortografía y gramática.
2. Compruebe que están desactivadas las casillas de verificación Revisar ortografía
mientras escribe y/o Revisar gramática mientras escribe.
Idioma.
Mediante la opción Idioma, del menú Herramientas, podemos seleccionar el idioma que
se utilizará en la corrección. Así, por ejemplo, podremos corregir textos en Inglés.
Autocorrección.
Mediante la autocorrección tenemos la posibilidad de aumentar el nivel en la corrección
de nuestro texto, ya que podemos, por ejemplo, distinguir el que que lleva una interrogación
delante para poder acentuarlo, del que no la lleva.
41
Microsoft Word 2000
Laboratorio de Informática Facultad de Agronomía y Agroindustrias - Año 2006.
Sinónimos.
Gracias al menú Herramientas, Idioma, Sinónimos, (Mayús + F7), podemos utilizar el
diccionario de sinónimos de Word, para sustituir palabras del texto por otras de significado
parecido. Esta posibilidad ayudará a crear un texto de mayor calidad, puesto que permite evitar
las repeticiones continuas de palabras.
Guiones.
En el menú Herramientas, Idioma tenemos la opción Guiones que permite evitar los
espacios muy grandes que quedan cuando se justifica un texto que contiene palabras muy
largas, ya que por defecto, Word no corta las palabras al final de la línea.
42
Microsoft Word 2000
Laboratorio de Informática Facultad de Agronomía y Agroindustrias - Año 2006.
Numeración y viñetas.
Cuando queramos colocar delante de una lista de nombres un pequeño dibujo o un
número, podemos utilizar el menú Formato, Numeración y viñetas.
Estas son las posibilidades que se ofrecen en viñetas y en números:
43
Microsoft Word 2000
Laboratorio de Informática Facultad de Agronomía y Agroindustrias - Año 2006.
Ejercicios de la Unidad 3.
Estilos.
Abrir cualquier documento o crear uno nuevo, e intentar crear un estilo tipo párrafo con
las siguiente características:
Tipo de letra: arial.
Tamaño: 14.
En negrita y cursiva.
Alineación: Justificada.
Darle el nombre Propio1.
Aplicarlo a algún texto para ver como queda.
Ahora vamos a hacerlo juntos:
Hacer clic en Formato, Estilo, se abrirá una ventana, elegir en Nuevo...
En la casilla Nombre escribir Propio2, en la casilla Tipo de estilo dejar Párrafo.
Hacer clic en el botón Formato. Se abrirá un ventana en la que primero elegiremos
Fuente. Seleccionamos Fuente: Arial. Estilo: negrita cursiva y de tamaño 14, damos Aceptar.
Volvemos a elegir el botón Formato y ahora elegimos Párrafo. Seleccionamos
Alineación: justificada y damos Aceptar. Ahora volvemos a Aceptar (dejando la casilla Añadir a
la plantilla sin marcar) y ya tenemos creado el nuevo estilo.
Podemos seleccionar un párrafo y aplicar este nuevo estilo para ver cómo queda. En la
barra de herramientas Formato, hacer clic en el triángulo a la derecha de la casilla que contiene
el estilo activo en cada momento, se desplegará una ventana en la que se puede elegir
Propio2.
Si ahora abrimos un documento nuevo veremos que el estilo que acabamos de crear
no está disponible. Si queremos que un estilo esté disponible en todos los documentos nuevos
debemos marcar la casilla Añadir a la plantilla.
Ahora podemos hacerlo entrando a Estilo y eligiendo Modificar y luego activar la citada
casilla.
Plantillas.
a).Vamos a crear una plantilla nueva:
1.- Abrir un documento nuevo desde el menú Archivo, Nuevo.. (no desde el botón
de la barra estándar) hacer clic en la parte inferior derecha, en Crear nuevo en el
círculo Plantilla y teclear lo siguiente:
FAX
Para:
De:
Fecha de salida:
Núm. de páginas:
ASUNTO:
Atentamente
44
Microsoft Word 2000
Laboratorio de Informática Facultad de Agronomía y Agroindustrias - Año 2006.
2.- Guardar y darle el nombre Plantilla-Fax. Observar que el tipo de documento es
Plantilla de documento.
b) Utilizar una plantilla existente:
1.- Abrir un Nuevo documento. (Desde menú archivo). Debe aparecer PlantillaFax, seleccionarlo.
2.- Escribir los datos particulares de un fax, Para: Roberto Aguilar….
3.- Hacer clic en Guardar y darle un nombre cualquier, observar como el tipo es
Documento de Word y no Plantilla de documento. Así, la plantilla permanece como
estaba originalmente para utilizarla otra vez.
c) Utilizar las plantillas que nos ofrece Word:
Ir a Archivo, Nuevo, solapa Cartas y Faxes, elegir Carta elegante y seguir las
instrucciones, Hacer doble clic en el icono del sobre, y seguir las instrucciones.
45