Calendario Institucional para la Organización De los

Calendario Institucional para la Organización
De los archivos de trámite y de Concentración
de Notimex Agencia de Noticias del Estado Mexicano
2015
I.
Actualización los Instrumentos de Control Archivístico
Descripción de Actividades
Unidad Administrativa
Responsable
Programación de actividades en el 2015
Ene-mzo.
Atender las observaciones que hizo el Archivo General de la Coordinación de Archivos
Nación a los Instrumentos de control y consulta Archivística
(Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de
Disposición Documental, Guía Simple de Archivo e Inventario
General por series documentales) para someterlo a su
aprobación.
Solicitar a los titulares de cada Unidad Administrativa indique
sobre las posibles modificaciones a los Instrumentos de control
y consulta archivística, así como indicar su confirmación de
estos instrumentos.
Coordinación de
Archivos/Titulares de las
Unidades Administrativas
de NOTIMEX
Presentar a los miembros del Comité de Información los Coordinación de Archivos
Instrumentos de control y consulta Archivística (Cuadro General
de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición
Documental, Guía Simple de Archivo e Inventario General por
series documentales) para su aprobación.
Enviar una copia física y en soporte electrónico de los Coordinación de Archivos
Instrumentos de control y consulta archivística que fueron
aprobados al Archivo General de la Nación y al Instituto Federal
de Acceso a la Información Pública Gubernamental y Protección
de Datos Personales.
Capacitar a los responsables de los archivos de trámite sobre la Coordinación de Archivos
aplicación actual de los Instrumentos de consulta y control
archivístico así como.
Detectar las posibles modificaciones de los Instrumentos de
control y consulta archivística para su actualización y
presentación a los miembros del Comité de Información para su
aprobación.
Abr-jun.
Jul-sep.
Oct.-dic.
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Coordinación de Archivos
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De los archivos de trámite y de Concentración
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2015
II.
Supervisión a la organización del acervo documental en trámite.
Descripción de Actividades
Unidad Administrativa
Responsable
Programación de actividades en el 2015
Ene-mzo.
Brindar asesorías técnicas a los responsables de los archivos Coordinación de
de trámite en materia de organización de documentos.
Archivos/Responsables de
los archivos de trámite
Supervisar las actividades de organización del acervo
documental en trámite.
Coordinación de Archivos
Capacitar a los responsables de los archivos de trámite de las Coordinación de Archivos
Unidades Administrativas, con relación a los “Lineamientos para /Responsables de los
la depuración preliminar de Acervos documentales de trámite Archivos de Trámite
concluido de Notimex, Agencia de Noticias del Estado
Mexicano” aprobado por el Comité de Información.
III.
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Abr-jun.
Jul-sep.
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Oct.-dic.
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Elaboración de normatividad interna para la organización de los archivos
Descripción de Actividades
Unidad Administrativa
Responsable
Programación de actividades en el 2015
Ene-mzo.
Revisar que normatividad hace falta para la organización del acervo Coordinación de Archivos
documental.
Redactar la normatividad necesaria.
Coordinación de Archivos
Someter a consideración del Comité de Información la normatividad Coordinación de Archivos
interna para la organización de los archivos de trámite.
Abr-jun.
Jul-sep.
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Oct.-dic.
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2015
IV.
Organización del acervo documental del Archivo de Concentración
Descripción de Actividades
Unidad Administrativa
Responsable
Programación de actividades en el 2015
Ene-mzo.
Elaborar programa para la organización del acervo documental
del Archivo de Concentración 2015.
Coordinación de Archivos
Aplicar las etapas del trabajo archivístico en la organización 130 Coordinación de
cajas del acervo documental existente en el Archivo de
Archivos/Archivo de
Concentración.
Concentración
Abr-jun.
Jul-sep.
Oct.-dic.
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
Cambiar cajas y carpetas lefort a los expedientes que se van a
organizar.
Coordinación de
Archivos/Archivo de
Concentración


Capturar en el formato de inventario de transferencias primarias
los expedientes de las 130 cajas a organizar.
Coordinación de
Archivos/Archivo de
Concentración

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
Revisar expediente contra inventario
Coordinación de
Archivos/Archivo de
Concentración



Ordenar las cajas del acervo documental organizado en la
estantería.
Coordinación de
Archivos/Archivo de
Concentración



Coordinación de
Informar y solicitar al Comité de Información la autorización para
Archivos/Archivo de
la entrega de los Inventarios a las áreas correspondientes.
Concentración

Enviar a las Unidades Administrativas el inventario elaborado
del acervo documental organizado.
Coordinación de
Archivos/Archivo de
Concentración

Elaborar plano topográfico del Archivo de Concentración.
Archivo de Concentración
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2015
V.
Transferencia Primaria de los expedientes de trámite concluido.
Descripción de Actividades
Unidad Administrativa
Responsable
Programación de actividades en el 2015
Ene-mzo.
Brindar asesoría técnica a los responsables de los archivos de
trámite para que lleven a cabo la transferencia primaria de los
expedientes de trámite concluido al Archivo de Concentración.
Coordinación de Archivos

Brindar asesoría técnica a los responsables de los archivos de
trámite para la realización de la depuración preliminar del acervo
documental antes de ser enviado al Archivo de Concentración
Coordinación de Archivos

Supervisar y revisar la depuración preliminar de aquella
documentación que pueda ser sometida a este proceso, mismo
que realizarán los responsables de los archivos de trámite en los
expedientes de trámite concluido.
Todas las unidades
administrativas, con
asesoría de la
Coordinación de Archivos
Revisar con los responsables de los archivos de trámite el
inventario contra expedientes del acervo a transferir al Archivo
de Concentración.
Todas las unidades
administrativas, con
asesoría de la
Coordinación de Archivos
Recibir los expedientes de trámite concluido en el Archivo de
Concentración.
Archivo de Concentración
Abr-jun.
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Jul-sep.
Oct.-dic.
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2015
VI.
Revisión de bajas documentales ya dictaminadas y por dictaminar
Descripción de Actividades
Unidad Administrativa
Responsable
Programación de actividades en el 2015
Ene-mzo.
Abr-jun.
Jul-sep.
Oct.-dic.
Revisar y separar aquella documentación que ya fue dictaminada
como baja por el Archivo General de la Nación (AGN).
Coordinación de
Archivos/Archivo de
Concentración

Informar al Comité de Información los dictámenes emitidos por el
AGN para su conocimiento.
Coordinación de Archivos

Revisar el dictamen que no procedió a su baja tanto por el AGN,
como por no cumplir con las disposiciones aplicables al archivo
contable gubernamental.
Coordinación de Archivos


Revisar los expedientes contables que no procedieron a su baja
aplicando las disposiciones que emite la Secretaría de Hacienda y
Crédito Público así como, los lineamientos emitidos por el Archivo
General de la Nación para solventar este asunto.
Coordinación de Archivos
/Archivo de
Concentración
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Coordinación de Archivos
México, D.F. a 12 de enero de 2015
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