curso de aplicacións informáticas de bases de datos relacionais

CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE BASES DE DATOS
RELACIONAIS: MICROSOFT ACCESS ´2010
PROGRAMA DE FORMACIÓN CONTINUA – 2013
EQUIPO DOCENTE
• Roberto Domínguez Vázquez.
Enxeñeiro Técnico Superior en Telecomunicacións.
Xefe de Estudos de Postal Escuela de Negocios.
Formador do Plan AFD e do FEDAP.
DIPLOMAS E CERTIFICADOS DE ASISTENCIA
Outorgaráselle o correspondente diploma de aproveitamento aos alumnos
que asistan e participen con regularidade no desenvolvemento do curso e que
superen satisfactoriamente as probas de avaliación do curso. Aqueles alumnos,
que tendo asistido con regularidade e participado no curso, non superen satisfactoriamente as probas de avaliación, obterán un certificado que acreditará
a súa asistencia á acción formativa.
É obrigatoria a asistencia e a puntualidade a todas as sesións do curso. Toda
inasistencia a clase deberá ser debidamente xustificada polo interesado sen
exceder endexamais o 10% das horas lectivas do curso; unha inasistencia superior ao 10% da duración da acción formativa, aínda que sexa xustificada, impedirá a expedición do certificado de asistencia ou do diploma de aproveitamento correspondente.
INFORMACIÓN E INSCRICIÓNS
CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS
DE BASES DE DATOS RELACIONAIS:
MICROSOFT ACCESS’2010
Deputación Provincial de Ourense
SECCIÓN DE FORMACIÓN, CALIDADE
E AVALIACIÓN DO DESEMPEÑO
Rúa do Progreso, 30-2º. 32003 Ourense
Teléfono: 988 385 142 Fax: 988 385 215
E-mail: [email protected]
www.depourense.es
Ourense, do 7 de novembro ao 4 de decembro de 2013
Aulas de Postal Escuela de Negocios
Rúa Reza, 3. Ourense
Programa Provincial de Formación Continua - 2013
CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE BASES
DE DATOS RELACIONAIS: MICROSOFT ACCESS 2010
PRESENTACIÓN
DESENVOLVEMENTO DO CURSO
A Deputación Provincial de Ourense, no marco do Acordo de Formación para o Emprego das Administracións Públicas,
deseñou para o ano 2013 un novo Programa provincial de formación continua, de carácter agrupado, destinado á
realización de accións formativas dirixidas ao persoal da Administración local. No citado plan de formación profesional
aprobado pola Comisión de Formación para o Emprego da Administración Local (CFDAL) na súa sesión do 13 de marzo de
2013 e subvencionado polo Ministerio de Facenda e Administracións Públicas, segundo a Resolución do 10 de xuño de 2013
do Instituto Nacional de Administracións Públicas, contemplouse un ano máis a Área de Informática e Novas Tecnoloxías.
Dentro das actividades de formación continua programadas nesta área convocouse o “CURSO DE APLICACIÓNS
INFORMÁTICAS DE BASES DE DATOS RELACIONAIS: ACCESS ´ 2010”, publicado no BOP n.º 245, do 24 de outubro de 2013, e
realizado no marco do Convenio de Colaboración asinado pola Deputación de Ourense coa Escola Galega de
Administración Pública (EGAP) o 30 de xaneiro de 2013 para o desenvolvemento de actividades de formación dirixidas aos
traballadores das entidades locais da provincia.
Duración do curso: 50 horas lectivas.
Datas de realización: do 7 de novembro ao 4 de decembro de 2013.
Horario das clases: de 17:00 a 20:35 horas; de luns a xoves.
Lugar: aulas de Postal Escuela de Negocios. Rúa Reza, 3. Ourense.
DESTINATARIOS DO CURSO
•
Persoal ao servizo da Administración local que teña que empregar o ordenador para incrementar a eficacia e a
profesionalidade do seu traballo.
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•
Persoal das entidades locais que teña que empregar o ordenador para organizar e manexar grandes cantidades de
información.
Persoal das corporacións locais que realice labores administrativas con mecanización informática e que deba
manexar bases de datos no seu posto de traballo.
OBXECTIVOS DO CURSO
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Empregar as funcións das aplicacións informáticas de bases de datos relacionais que permitan presentar e extraer a
información.
Describir as prestacións, procedementos e asistentes dos programas que manexan bases de datos relacionais, refirindo
as características e utilidades relacionadas coa ordenación e presentación de táboas, e a importación e exportación
de datos.
Identificar e explicar as distintas opcións existentes nunha base de datos relacional para a creación, deseño,
visualización e modificación das táboas.
Describir os conceptos de campo e de rexistro, así como a súa funcionalidade nas táboas das bases de datos
relacionais.
Diferenciar os distintos tipos de datos que poden ser albergados nunha táboa dunha base de datos relacionais, así
como as súas distintas opcións tanto xerais como de busca.
Diferenciar as características que presenta o tipo de relación dunha táboa, nunha relación un a un, un a varios ou
varios a varios.
Deseñar consultas empregando os diferentes métodos existentes da aplicación.
Coñecer os distintos tipos de consultas, a súa creación e o seu uso.
Executar consultas, tendo en conta as consecuencias que poden conlevar, tales como a perda de datos, etc.
Identificar a utilidade dos formularios, no ámbito empresarial, a través das funcións de introdución e modificación de
datos e imaxes.
Crear formularios empregando os diferentes métodos existentes da aplicación.
Diferenciar os distintos tipos de formatos nos formularios en función do seu uso.
Empregar as ferramentas e elementos de deseño de formularios creando estilos personalizados.
Describila importancia do manexo adecuado da opción de informes, como unha funcionalidade da base de datos
relacionais para a presentación de datos, pola ampla gama de posibilidades de adaptación ás necesidades do
usuario ou da entidade.
Crear informes empregando os diferentes métodos existentes da aplicación.
Deseñar os informes, segundo a ordenación e o agrupamento de datos: así como a súa distribución.
Empregar as ferramentas e elementos de deseño de informes creando estilos personalizados.
Distinguir e diferenciar a utilidade dos outros obxectos dunha base de datos relacional .
PROGRAMA
1. INTRODUCIÓN E CONCEPTOS XERAIS DA APLICACIÓN DE BASE DE DATOS.
1.1. Que é unha base de datos.
1.2. Entrada e saída da aplicación de base de datos.
1.3. A ventá da aplicación de base de datos.
1.4. Elementos básicos da base de datos.
1.5. Distintas formas de creación dunha base de datos.
1.6. Apertura dunha base de datos.
1.7. Gardado dunha base de datos.
1.8. Peche dunha base de datos.
1.9. Copia de seguridade da base de datos.
1.10. Ferramentas de recuperación e mantemento da base de datos.
2. CREACIÓN E INSERCIÓN DE DATOS EN TÁBOAS.
2.1. Concepto de rexistros e campos.
2.2. Distintas formas de creación de táboas.
2.3. Introdución de datos na táboa.
2.4. Movementos polos campos e rexistros dunha táboa.
2.5. Eliminación de rexistros dunha táboa.
2.6. Modificación de rexistros dunha táboa.
2.7. Copiado e movemento de datos.
2.8. Busca e reemprazado de datos.
2.9. Creación de filtros.
2.10. Ordenación alfabética de campos.
2.11. Formatos dunha táboa.
2.12. Creación de índices en campos.
3. REALIZACIÓN DE CAMBIOS NA ESTRUTURA DE TÁBOAS E CREACIÓN DE RELACIÓNS.
3.1. Modificación do deseño dunha táboa.
3.2. Cambio do nome dunha táboa.
3.3. Eliminación dunha táboa.
3.4. Copiado dunha táboa.
3.5. Exportación dunha táboa a outra base de datos.
3.6. Importación de táboas doutra base de datos.
3.7. Creación de relacións entre táboas.
4. CREACIÓN, MODIFICACIÓN E ELIMINACIÓN DE CONSULTAS OU VISTAS.
4.1. Creación dunha consulta.
4.2. Tipos de consulta.
4.3. Gardado dunha consulta.
4.4. Execución dunha consulta.
4.5. Impresión de resultados da consulta.
4.6. Apertura dunha consulta.
4.7. Modificación dos criterios de consulta.
4.8. Eliminación dunha consulta.
5. CREACIÓN DE FORMULARIOS PARA INTRODUCIR E MOSTRAR REXISTROS DAS TÁBOAS OU RESULTADOS DE CONSULTAS.
5.1. Creación de formularios sinxelos de táboas e consultas.
5.2. Personalización de formularios empregando diferentes elementos de deseño.
5.3. Creación de subformularios.
5.4. Almacenado de formularios.
5.5. Modificación de formularios.
5.6. Eliminación de formularios.
5.7. Impresión de formularios.
5.8. Inserción de imaxes e gráficos en formularios.
6. CREACIÓN DE INFORMES OU REPORTS PARA A IMPRESIÓN DE REXISTROS DAS TÁBOAS OU RESULTADOS DE CONSULTAS.
6.1. Creación de informes sinxelos de táboas ou consultas.
6.2. Personalización de informes empregando diferentes elementos de deseño.
6.3. Creación de subinformes.
6.4. Almacenado de informes.
6.5. Modificación de informes.
6.6. Eliminación de informes.
6.7. Impresión de informes.
6.8. Inserción de imaxes e gráficos en informes.
6.9. Aplicación de cambios no aspecto dos informes empregando o procesador de texto.
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RELACIONAIS: MICROSOFT ACCESS ´2010
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Outorgaráselle o correspondente diploma de aproveitamento aos alumnos
que asistan e participen con regularidade no desenvolvemento do curso e que
superen satisfactoriamente as probas de avaliación do curso. Aqueles alumnos,
que tendo asistido con regularidade e participado no curso, non superen satisfactoriamente as probas de avaliación, obterán un certificado que acreditará
a súa asistencia á acción formativa.
É obrigatoria a asistencia e a puntualidade a todas as sesións do curso. Toda
inasistencia a clase deberá ser debidamente xustificada polo interesado sen
exceder endexamais o 10% das horas lectivas do curso; unha inasistencia superior ao 10% da duración da acción formativa, aínda que sexa xustificada, impedirá a expedición do certificado de asistencia ou do diploma de aproveitamento correspondente.
INFORMACIÓN E INSCRICIÓNS
CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS
DE BASES DE DATOS RELACIONAIS:
MICROSOFT ACCESS’2010
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SECCIÓN DE FORMACIÓN, CALIDADE
E AVALIACIÓN DO DESEMPEÑO
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Aulas de Postal Escuela de Negocios
Rúa Reza, 3. Ourense
COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA APLICACIONES INFORMÁTICAS DE BASES DE DATOS RELACIONALES Ourense ‐ Vigo ‐ Santiago ‐ A Coruña ‐ Lugo ‐ Pontevedra ‐ Ferrol ‐ Valladolid – Madrid Dirección de la Editorial:
Francisco Nóvoa Rodríguez
Javier Nóvoa de Manuel
Anagrama
LUCHA
CONTRA
LA PIRATERÍA
Propiedad
de Unión
Internacional
de Escritores
Será perseguida de acuerdo con la legislación vigente la
reproducción total o parcial de esta obra por cualquier
medio, existente o de próxima invención, incluido el
tratamiento informático, transformación, plagio,
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forma, ya sea por método
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registro, sin el permiso previo y por escrito de los
editores y titulares del ©. No está permitida cualquier
otra forma de cesión de uso del ejemplar.
© Servipost Editores http://formacion.academiapostal.es © 2012 Servipost Editores
Servipost EDITORES
Rúa Progreso, 85 Local 55 – Ourense- tel: 988 254 426
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ISBN: 978-84-92566-46-4
Dep. Legal: OU 146-2012
Septiembre 2012
IMPRESO EN GALICIA (ESPAÑA) - PRINTED IN GALICIAN (SPAIN)
IMPRIME: Tórculo Artes Gráficas, S.A. CONCEJO DE REDACCIÓN Y COORDINACIÓN Francisco NÓVOA RODRÍGUEZ
Javier NÓVOA DE MANUEL
Marta María NOVOA DE MANUEL
Ángeles FERNÁNDEZ NIETO
Esther MÉNDEZ CID
Manuel Ángel FERNÁNDEZ RODRÍGUEZ
María José BORRAJO PAZOS
René LÓPEZ FERNÁNDEZ
Ricardo RODRÍGUEZ VELOSO
PRESENTACIÓN El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el
ámbito de la Administración laboral, de las cualificaciones profesionales del
Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través de
procesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral
y de vías no formales de formación.
Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas
productivas específica que realiza el profesional. Las diferentes unidades de
competencia de un certificado de profesionalidad conforman la Competencia
General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten
el ejercicio de una actividad profesional determinada. En concreto, la normativa
vigente establece:
“En el caso de la Administración, este sistema permitirá simplificar
el acceso y promoción a la función pública, eliminado pruebas para
comprobar los conocimientos en esta materia, tanto de funcionarios
como de OPOSITORES. Además, contribuirá a fomentar el uso
eficiente y eficaz de las tecnologías de información y de las
comunicaciones en la ciudadanía y en el personal de las
administraciones públicas”
“La Certificación podrá valorarse como mérito o establecerse como
requisito de participación en los procesos de provisión de puestos
de trabajo y en la selección de personal y como base objetiva para
la promoción profesional, en los términos que establece la
normativa reguladora de la función pública. El desarrollo normativo
abre la posibilidad de establecer pruebas de acceso libres a la
ciudadanía para obtener el certificado”
Preparación completa de las aplicaciones de Microsoft Office 2007 (Word,
Excel, Access, PowerPoint, Internet/Intranet y correo-e). El alumno-opositor
dispondrá de una preparación completa de las cinco Unidades formativas, para
obtener los conocimientos teórico-prácticos necesarios para superar con éxito
las pruebas exigidas para la obtención del Certificado de Competencias
digitales de “Ofimática”, o de los exámenes del ejercicio práctico de informática,
en la respectiva oposición de acceso a la Administración.
La certificación de Competencias Digitales en Ofimática podrá eximir a los
opositores de la realización del examen práctico de informática, exigido
tradicionalmente por las Administraciones, para los exámenes de acceso a
determinadas oposiciones.
Igualmente se puede acceder a formación complementaria a través de
Internet, en modalidad on-line desde nuestro Portal de Formación Virtual:
http://formacion.academiapostal.es
Nos gustaría finalizar esta presentación haciendo referencia a nuestros
deseos iniciales: "haber cumplido con el objetivo propuesto". Mientras tanto
expresamos al alumno nuestros mejores deseos de éxito.
ServiPost EDITORES
PRÓLOGO "Pregunta quien puede, responde quien sabe", afirmaba el
profesor Álvaro D´Ors.
Al publicar este temario cumplimos el deber básico de un
profesor, RESPONDER.
Servipost- Editores - que publica este nuevo temario, lo hace
con la seguridad de que la experiencia acumulada por nuestro
equipo de profesores, en los más de 40 años que llevamos
dedicados a la preparación de opositores para ingreso en el Sector
Público, responde, no sólo a las dudas o consultas de nuestros
alumnos, sino, lo que es más importante, a las ilusiones y
experiencias, de los más de veintiún mil funcionarios formados en
nuestras aulas.
El presente manual desarrolla la Unidad formativa UF0322:
Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales.
Actualmente, en el mundo empresarial, el software empresarial
de mayor relevancia es Microsoft Office y dentro de este
encontramos Access como un potente procesador de bases de
datos. Los/as alumnos/as profundizarán en el conocimiento de las
técnicas de Access y podrán elaborar bases de datos profesionales
muy completas utilizando todas las funciones desde las más
básicas hasta las más complejas de esta aplicación.
Para finalizar, queremos poner a tu disposición este manual,
elaborado, con el apoyo y el MÉTODO del centro líder, para que,
sumado a tu esfuerzo y dedicación, permita que tus ilusiones y
esperanzas también se hagan realidad.
Con nuestros mejores deseos de éxito
Francisco Nóvoa Rodríguez,
Director
ÍNDICE TEMA 1 CONCEPTOS GENERALES TEMA 2 CREACIÓN E INSERCIÓN DE DATOS EN TABLAS TEMA 3 CAMBIOS EN LA ESTRUCTURA DE TABLAS Y CREACIÓN DE RELACIONES TEMA 4 CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE CONSULTAS O VISTAS TEMA 5 CREACIÓN DE FORMULARIOS TEMA 6 CREACIÓN DE INFORMES O REPORTS PARA IMPRESIÓN TEMA 1
120620
CONCEPTOS GENERALES
1.
INTRODUCCIÓN
2.
QUÉ ES UNA BASE DE DATOS
3.
ENTRADA Y SALIDA DE LA APLICACIÓN DE BASE DE DATOS
4.
LA VENTANA DE LA APLICACIÓN DE BASE DE DATOS
5.
ELEMENTOS BÁSICOS DE LA BASE DE DATOS
6.
DISTINTAS FORMAS DE CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS
7.
APERTURA DE UNA BASE DE DATOS
8.
GUARDADO DE UNA BASE DE DATOS
9.
CIERRE DE UNA BASE DE DATOS
10.
COPIA DE SEGURIDAD DE UNA BASE DE DATOS
11.
HERRAMIENTAS DE RECUPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA BASE DE DATOS
12.
RESUMEN
CCCD01ACCESS.12T1
TEMA 1: ACCESS
TEMA 1
CONCEPTOS GENERALES
1. INTRODUCCIÓN
Hoy en día la gran cantidad de información que se maneja en la sociedad necesita ser
gestionada de una manera rápida y eficaz. El propósito general de los sistemas de gestión de
bases de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos
que, posteriormente, se convertirán en información relevante para una organización.
Microsoft Access, componente de la suite de Microsoft Office es un programa de gestión de
base de datos creado y modificado por Microsoft Corporation, que está orientado a su uso en
entornos personales o en pequeñas organizaciones.
Este programa permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser
gestionadas sencillamente por una interfaz gráfica clara. Es capaz de llevar a cabo la
manipulación de los datos en forma de tablas, la creación de relaciones entre estas, la creación
de consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.
2. QUÉ ES UNA BASE DE DATOS
Realmente una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto
que se encuentran almacenados de forma sistemática para un uso posterior. Así puede
entenderse que es una biblioteca en una base de datos compuesta, en su mayoría, por
documentos y textos impresos en papel que se encuentran indexados para su consulta. Sin
embargo el auge de la tecnología, la informática y la electrónica ha permitido que la mayoría de
bases de datos estén en formato digital, lo que simplifica y agiliza la gestión.
CCCD01ACCESS.12T1
© Servipost - Editores
13
CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
En este sentido Microsoft Access 2007 es un Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD),
esto es, un software que permite almacenar y posteriormente acceder a los datos de las bases
de datos de forma rápida y estructurada.
Aunque existen distintos tipos de software gestores, todos ellos persiguen unos objetivos
comunes:

Abstracción de la información, ya que ahorran detalles acerca del almacenamiento
físico de los datos.

Independencia, ya que el esquema de una base de datos puede ser modificado sin
tener que realizar cambios en las aplicaciones de se sirven de ella.

Consistencia, referente sobre todo a la eliminación o tratamiento correcto de datos
redundados.

Seguridad, a fin de garantizar la información almacenada.

Manejo de transacciones. En este sentido los SGBD proveen mecanismos para
programar las modificaciones de los datos de una forma mucho más simple que si no
se dispusiera de ellos.

Tiempo de respuesta, con el fin de minimizarlo.
3. ENTRADA Y SALIDA DE LA APLICACIÓN DE BASE DE
DATOS
Access 2007 forma parte de la suite Microsoft Office 2007, como anteriormente se ha
comentado. Al instalarse el paquete ofimático, éste crea una entrada a Microsoft Access 2007
en el menú Todos los programas del botón Inicio (abajo a la izquierda de la pantalla) de la Barra
de tareas.
Paquete ofimático
Conjunto de herramientas y aplicaciones de software que realizan o
ayudan en tareas relacionadas con la oficina.
Para entrar en el programa, siga la ruta:
Inicio ->Todos los programas -> Microsoft Office ->Microsoft Office Access 2007
Se recomienda que para mayor comodidad, cree un acceso directo a Microsoft Access en el
Escritorio.
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CCCD01ACCESS.12T1
TEMA 1: ACCESS
Para ello siga la ruta:
Inicio->Todos los programas
Acceda al grupo de programas denominado Microsoft Office, y dentro de este grupo sitúese
sobre el icono de Microsoft Office Access 2007.
Sobre él haga clic derecho con el ratón. En el menú contextual que le aparece elija la opción
Crear acceso directo.
CCCD01ACCESS.12T1
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
De esta manera le aparecerá una nueva entrada de la aplicación Access 2007 bajo la
original.
Para que este acceso directo aparezca en el escritorio, selecciónelo con el botón izquierdo
del ratón, y sin soltarlo arrástrelo hasta el escritorio.
Mediante un doble clic en el acceso directo situado en el escritorio o bien siguiendo la ruta
del programa antes establecida, usted podrá acceder a la apertura del programa.
Al ejecutar la aplicación por primera vez aparecerá una pantalla semejante a la siguiente:
Arriba a la izquierda encontrará un botón con un tamaño mayor al resto de objetos en
pantalla. Es el botón Office. A través de él se puede acceder a operaciones básicas como
cerrar, salir, imprimir, etc.
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CCCD01ACCESS.12T1
TEMA 1: ACCESS
Para cerrar el programa siga la secuencia:
Office -> Salir de Access
4. LA VENTANA DE LA APLICACIÓN DE BASE DE DATOS
Al arrancar la aplicación, pulse en el botón Base de Datos en Blanco, y sitúese en la
pestaña Inicio.
El programa solicitará un nombre para la base de datos. Escriba el nombre que desee y haga
clic en el botón Crear.
CCCD01ACCESS.12T1
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Puede que la visualización de la pantalla no sea exactamente la que va a
encontrar en este manual, sin embargo, una visualización aproximada
también le será útil, puesto que el objetivo de este apartado es la
descripción de las partes principales de la ventana.
Pulse en la pestaña Inicio. La visualización será aproximadamente esta.
4.1. ELEMENTOS DE APLICACIÓN DE LA VENTANA DE BASE DE
DATOS
Haciendo un breve repaso a los diferentes elementos que aparecen al abrir el programa, se
encuentran los siguientes:
Barra de título
Situada en la parte superior, en ella puede encontrar el nombre del programa así como el del
archivo en uso. A la derecha están situados los botones que le permiten minimizar,
maximizar/restaurar y cerrar.
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CCCD01ACCESS.12T1
TEMA 1: ACCESS
Barra de acceso rápido
Situada en la parte superior izquierda de la ventana, contiene botones de acceso rápido
como Guardar, Imprimir o Deshacer. Puede personalizar la barra a fin de añadir más
elementos. Para llevar a cabo esta tarea, haga clic en la flecha desplegable de la derecha y
elija los comandos que desea que aparezcan.
Barra de opciones
Contiene todas las opciones del programa que se encuentran agrupadas en pestañas:

Inicio.

Crear.

Datos externos.

Herramientas de base de datos.

Complementos.

Hoja de datos.
Las distintas opciones del programa no siempre están habilitadas o visibles. El programa
está diseñado para habilitar/mostrar las opciones del programa que le serán útiles en cada
momento. A continuación se muestra cómo hacerlo:
•
Haga clic sobre la flecha que aparece en la parte derecha de la barra de herramientas
de acceso rápido.
CCCD01ACCESS.12T1
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
•
Pulse en la opción por Abrir.
Aparecerá de forma automática el botón Abrir en la barra de herramientas de acceso
rápido.
Panel de exploración
Se encuentra situado a la izquierda de la ventana de trabajo. El panel de exploración permite
la agrupación y filtrado de los objetos de la base de datos. Así puede mostrar solo un tipo de
objetos, varios, categorizarlos, etc.
Botón MS Office
Abre el menú de acceso a los comandos básicos de la aplicación (Crear un nuevo
documento, Abrir, Guardar, Salir e Imprimir un documento, etc.) y también a otras
funciones como compartir un archivo o incluso personalizar la aplicación.
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CCCD01ACCESS.12T1
TEMA 1: ACCESS
Barra de estado
Está situada en la parte inferior de la pantalla y contiene las indicaciones sobre el estado de
la aplicación. Además proporciona distinta información según la pantalla con la que esté
trabajando.
Así contiene la activación/desactivación del bloqueo numérico, la información sobre la vista
en la que esté trabajando, botones para el cambio de vista, etc.
Si presiona el botón derecho del ratón sobre cualquier punto de la zona
vacía de la Barra de estado, aparecerá un menú contextual que permitirá
personalizarla.
5. ELEMENTOS BÁSICOS DE LA BASE DE DATOS
Los cuatro elementos fundamentales que componen una base de datos son: Tablas, Vistas
o Consultas, Formularios e Informes o reports.
El siguiente apartado comprenderá de forma sucinta qué función desarrolla cada uno como
componente de una base de datos.
5.1. TABLAS
La tabla es uno de los elementos básicos a la hora de trabajar con este programa. Es el
único cuyo fin es el de almacenar información. El resto de objetos, formularios, informes,
páginas, macros y módulos se utilizan para administrar, manipular, analizar, consultar, mostrar
o publicar la información que ha almacenado en la tabla.
CCCD01ACCESS.12T1
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Una tabla está formada a su vez por:
•
Campos. Elemento que compone un registro.
•
Registros. Campos relacionados entre sí.
Campo. La ficha de un alumno: nombre, apellidos, ciudad, etc.
Registro. Datos personales de un alumno, datos personales de otro, etc.
Una base de datos de Access puede estar formada por cientos de tablas, quedando el límite
de registros que pueden contener limitado casi exclusivamente por el espacio disponible en su
equipo.
5.2. VISTAS O CONSULTAS
Suponga que usa una base de datos compleja para gestionar una compañía de distribución
de bebidas. Por cuestiones laborales tiene que comprobar qué clientes de la provincia de
Barcelona han pagado más de 3000 euros en los últimos diez meses. La realización de esta
búsqueda puede ser difícil si la cantidad de datos es muy grande o la relación entre las tablas
es compleja.
Access 2007, posee la herramienta consultas mediante la cual usted puede localizar la
información que desee, que coincida con unos criterios de búsqueda especificados.
Además puede guardar la consulta y volver a ejecutarla en cualquier momento desde la
sección Consultas del Panel de Exploración.
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CCCD01ACCESS.12T1
TEMA 1: ACCESS
5.3. FORMULARIOS
Un formulario es un objeto de Access 2007 diseñado para introducir, visualizar y modificar
los datos de las tablas.
Seguro que alguna vez ha visto el programa de gestión de una empresa como un videoclub.
Al introducir sus datos para darse de alta, o la hora de anotar la película que usted retira, el
comerciante no introduce sus datos en una tabla, sino que cuenta con una especie de pantalla
con "huecos" en los que introduce los datos en cuestión. Esto es un formulario, que
simplemente ayudará a la inserción, búsqueda o eliminación de los datos en las tablas que
componen las bases de datos.
Ejemplo de aplicación a través de formularios
5.4. INFORMES O REPORTS
Si desea presentar los datos de una base de datos, de forma total o parcial, echará mano de
un Informe o Report.
Un informe es un objeto de Access 2007 que está diseñado para dar formato, imprimir y
resumir los datos contenidos en una o varias tablas.
Los informes le permiten pues mostrar los
registros contenidos en las tablas que
componen la base de datos de forma
atractiva a fin de mostrar la información en
pantalla o imprimirla.
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23
CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
6. DISTINTAS FORMAS DE CREACIÓN DE UNA BASE DE
DATOS
La creación de una estructura de una base de datos no es muy compleja para un usuario
medio. Sin embargo Access 2007 cuenta con la posibilidad de usar una serie de plantillas de
bases de datos comunes que puede que se adapten a sus necesidades.
Si lo que desea es iniciar la creación de una base de datos desde cero, ya se vieron
anteriormente los pasos a seguir. Éstos pasaban por arrancar la aplicación y pulsar el botón
Base de datos en blanco.
Sin embargo como anteriormente se ha comentado, puede observar la parte central de la
ventana Access le ofrece la posibilidad de hacer uso de las Plantillas destacadas en línea,
que no son más que un grupo destacado de plantillas de Access de uso frecuente de las que
puede hacer uso editándolas incluso para su uso personalizado.
Estas plantillas online se encuentran agrupadas en categorías: Activos, Contactos,
Problemas, Eventos, Proyectos de marketing, Proyectos, Canalización de ventas, Tareas,
Facultad y Alumnos.
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CCCD01ACCESS.12T1
TEMA 1: ACCESS
Observe que en el panel izquierdo de la pantalla también encuentra acceso a estas mismas
plantillas o a las plantillas de uso local, como por ejemplo las creadas por usted.
Una vez seleccionada la plantilla que desea, basta con poner un nombre adecuado a la
nueva base de datos para poder comenzar a usarla.
7. APERTURA DE UNA BASE DE DATOS
Abrir una base de datos es una tarea que tendrá que repetir en
numerosas ocasiones, ya que es muy probable que tenga que realizar
modificaciones y también que imprimir. Si ha creado una base de datos
puede abrirla usando indistintamente cualquiera de los siguientes
métodos:
•
Desde el botón Office:
Pulse el botón Office y a continuación elija la opción Abrir
El programa mostrará una ventana en la que debe elegir la
carpeta en la que se encuentra ubicado el fichero base de
datos. Una vez localizado haga clic en Abrir.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
•
Desde la opción Documentos Recientes del botón Office:
Pulse el botón Office y elija la opción Documentos Recientes.
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CCCD01ACCESS.12T1
TEMA 1: ACCESS
Esta opción recoge accesos directos a las últimas bases de datos abiertas en Access
2007. Si recientemente ha abierto la base de datos en cuestión, aparecerá un acceso
directo dentro de este apartado. Haga clic en el nombre correspondiente y se abrirá la
base de datos en cuestión.
•
Desde la ventana de Introducción del programa:
Habrá observado que al acceder al programa aparece una ventana de introducción
con el siguiente aspecto.
En la parte derecha esta ventana observará un apartado con el nombre Abrir base de
datos reciente. Seleccione una de las recogidas en esta ventana o pulse el botón
Más... para llevar a cabo una búsqueda del archivo de base de datos que desee
abrir.
Podrá comprobar cómo al pulsar el botón Más... aparecerá un cuadro de diálogo en
el que debe buscar en su árbol de carpetas la ubicación del archivo. Una vez
localizado, haga clic en su nombre y pulse Abrir.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
•
Haciendo doble clic en el Archivo de base de datos:
La última opción para abrir una base de datos consiste en localizar la ubicación del
archivo de base de datos en su árbol de carpetas de su disco duro y hacer doble clic
sobre él.
El programa se ejecutará y abrirá la base de datos seleccionada directamente.
La base de datos puede abrirse de las siguientes maneras:
•
Desde el botón Office.
•
Desde la opción Documentos recientes de Office
•
Desde la ventana Introducción al programa.
•
Haciendo doble clic en el Archivo de base de datos.
8. GUARDADO DE UNA BASE DE DATOS
Una vez haya abierta una base de datos, debe guardarla a fin de poder disponer de ella en
cualquier momento.
Para ello acceda al botón Office y pulse la opción Guardar como.
Aparecerán diferentes opciones a elegir.
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CCCD01ACCESS.12T1
TEMA 1: ACCESS
8.1. OPCIONES PARA GUARDAR UNA BASE DE DATOS
Tal y como se ha visto en la imagen interior, al pulsar la opción Guardar como existen dos
alternativas para guardar la base de datos:
Para almacenar objetos individuales que componen la base de datos
En esta primera alternativa se encuentran las siguientes opciones:
•
Guardar objeto como. Puede guardar un objeto particular de una base de datos,
como por ejemplo una tabla como un elemento individual.
•
PDF o XPS. Le permite guardar un objeto particular de una base de datos como un
documento PDF (acrónimo del inglés Portable Document Format, formato de
documento portátil), que es un formato de almacenamiento de documentos,
desarrollado por la empresa Adobe Systems especialmente ideado para documentos
susceptibles de ser impresos, ya que especifica toda la información necesaria para la
presentación final del documento, determinando todos los detalles de cómo va a
quedar, no requiriéndose procesos anteriores de ajuste ni de maquetación o XPS,
formato de documentos similar al PDF creado por Microsoft.
Para almacenar la base de datos completa
La base de datos puede ser almacenada como:
•
Base de datos de Access 2007.
•
Base de datos de Access 2002-2003.
•
Base de datos de Access 2000.
Seleccione la opción deseada en virtud de sus necesidades de compatibilidad. Recuerde que
si guarda la base de datos como fichero Access 2007, no será posible abrirla con versiones
anteriores. Al revés no ocurre esto. Access 2007 abre todos los documentos con formato
anterior a la versión 2007. Sin embargo, puede que al guardar la base en formatos anteriores
pierda alguna funcionalidad añadida que solo se la podrá dar el nuevo formato de archivo de
2007.
Si no ha guardado todavía la base de datos, le recomendamos que elija la opción Base de
datos de Access 2007.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Al hacerlo el programa le ofrecerá una ventana en la que debe seleccionar el nombre y la
ubicación del archivo base de datos.
Seleccione el nombre y la ubicación en su árbol de carpetas y pulse Guardar.
La próxima vez que abra esta base de datos y quiera guardar los cambios que en ella haya
hecho, no es necesario llevar a cabo todo este procedimiento. Basta con pulsar Guardar para
que el programa sobrescriba el fichero con el mismo nombre inicial en la misma ubicación.
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TEMA 1: ACCESS
9. CIERRE DE UNA BASE DE DATOS
Para cerrar una base de datos puede usar varios métodos:
Si lo que desea es cerrar la base de datos en uso y cerrar además el programa:
Botón Office -> Salir de Access
También puede hacer clic en el botón Cerrar de la aplicación de la ventana de trabajo de la
base de datos.
Encontrará las opciones de Minimizar, Restaurar y Cerrar en la barra de
Título.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
•
Si por el contrario lo que desea es cerrar la base de datos, y dejar de forma rápida
Access 2007:
Botón Office -> Cerrar base de datos
10. COPIA DE SEGURIDAD DE UNA BASE DE DATOS
Una copia de seguridad le ayudará a proteger su base de datos frente a problemas del
sistema o a problemas internos de Access 2007 como pueden ser los derivados del comando
Deshacer.
Una vez hecha, será fácil restaurar la base completa u objetos particulares que componen la
estructura interna de una base. Recuerde que si lo que desea es automatizar la creación de
copias de seguridad de archivos de base de datos puede utilizar un programa que las realice
automáticamente, sin embargo Access 2007 contiene una opción para llevarlas a cabo de una
forma manual.
Antes de explicar el procedimiento es fundamental decir con qué frecuencia va a llevar a
cabo estas copias de seguridad:
•
En el caso en que la base de datos sea una base de datos de archivo, o que se
utiliza como referencia: debe realizar una copia de seguridad cada vez que
cambien los datos.
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CCCD01ACCESS.12T1
TEMA 1: ACCESS
•
Si la base de datos está activa y los datos cambian frecuentemente: debe
realizar una copia de seguridad programada.
•
Si la base de datos de trabajo no contiene datos sino que utiliza tablas
vinculadas: debe realizar una copia de seguridad siempre que cambie su diseño.
Tenga presente que al realizar una copia de seguridad de una base de datos, Access 2007
guarda y cierra todos los objetos abiertos en la vista Diseño, compacta y repara la base de
datos y guarda una copia de seguridad del archivo de base de datos con el nombre y en la
ubicación que usted especifique. Posteriormente, Access reabre los objetos que ha cerrado
automáticamente.
10.1. CÓMO REALIZAR UNA COPIA DE SEGURIDAD
Para llevar a cabo una copia de seguridad, abra la base de datos en cuestión. Haga clic en el
botón Office, seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Realizar una copia de
seguridad de esta base de datos.
Comprobará que la aplicación solicita que especifique la ubicación más adecuada para llevar
a cabo esta copia de seguridad en su árbol de carpetas.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Una vez encuentre dónde desea llevar a cabo la copia de seguridad, elija un nombre
adecuado para el archivo (por defecto el programa ya le ofrece uno) y haga clic en Guardar.
11. HERRAMIENTAS
DE
RECUPERACIÓN
MANTENIMIENTO DE LA BASE DE DATOS
Y
Si por alguna causa ha sufrido un incidente con su base de datos de trabajo y ha realizado
una copia de seguridad anteriormente, siguiendo los pasos del apartado anterior, puede
restaurar esta copia de la base a fin de volver a un estado anterior de su archivo.
Debe saber que puede restaurar la base de datos completa o bien simplemente llevar a cabo
la restauración de una parte de la base como alguna tabla, alguna consulta...
Al llevar a cabo la restauración de una base de datos completa, debe reemplazar
manualmente el archivo dañado de base de datos.
Si no posee el archivo de base de datos original porque, por ejemplo ha sido borrado, sitúe el
archivo copia de seguridad en la ubicación original de la base de datos.
Si otras bases de datos o programas están relacionadas con vínculos a
objetos de la base a restaurar, es muy importante que la restauración se
haga en la ubicación correcta.
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CCCD01ACCESS.12T1
TEMA 1: ACCESS
En el caso en que el archivo original esté dañado o presente problemas en los datos, debe
eliminar este archivo, que debe ser sustituido por el archivo copia.
11.1. REPARACIÓN Y COMPACTACIÓN DE DATOS
Para llevar a cabo un mantenimiento óptimo de su base de datos es fundamental que con
periodicidad lleve a cabo la compactación y reparación de su base de datos.
Compactación. Consiste en comprimir la base de datos eliminando los
huecos dejados por las operaciones y reorganiza la manera de
almacenamiento en disco.
Reparación. Acción que consiste en recuperar la información que se
haya perdido accidentalmente, reparando los errores que se hayan
producido en la base de datos derivados de algún problema con el sistema
o con el equipo.
A medida que su base de datos vaya creciendo en información contenida el archivo de base
de datos ocupará un volumen mayor, por lo que el trabajo con ella puede que se ralentice con el
tiempo.
Este incremento de tamaño también tiene mucha relación no solo con el aumento de
información obtenida, sino con la información usada en un momento determinada que ya no
sirve.
Así la herramienta de reparación posibilita la reorganización de la información a nivel interno,
que repercutirá en un mejor funcionamiento de la base de datos.
Por su parte la compactación restablecerá el orden de los campos autonuméricos del final de
las tablas.
Cómo reparar y compactar datos
Para llevar a cabo este proceso haga clic en el
botón Office acceda a la opción Administrar y
dentro de esta haga clic en Compactar y reparar
la base de datos.
El proceso se llevará a cabo sin mostrar ningún
cuadro de diálogo previo durante el tiempo
necesario.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Cuando se realiza esta tarea hay que tener en cuenta que el tiempo que
emplean estos procesos puede variar dependiendo del tamaño de la base
de datos y de la fragmentación y cantidad de daños de esta.
Si se desea compactar y reparar una base de datos que no está abierta, se ha de cerrar la
que se tenga abierta antes de realizar este proceso, y posteriormente se procederá de la misma
manera que se ha explicado anteriormente. Como la base de datos no está abierta Access
mostrará el cuadro de diálogo Base de datos a compactar, donde se seleccionará la base de
datos deseada y posteriormente se pulsará Compactar.
12. RESUMEN
Como se ha demostrado, el principal objetivo de los sistemas de gestión de bases de datos
es manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos relevantes para una
organización.
Con fines expositivos se ha utilizado como base el programa Microsoft Access, componente
de la suite de Microsoft Office, por ser el programa de gestión de base de datos más usado
actualmente.
En este capítulo ha aprendido qué es una base de datos, así como las utilidades iniciales
para su uso como su creación, apertura y cierre de una ya creada, guardado de cambios, y las
herramientas básicas para su mantenimiento y conservación.
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CCCD01ACCESS.12T1
TEMA 2
120621
CREACIÓN E INSERCIÓN DE DATOS EN TABLAS
1.
INTRODUCCIÓN
2.
CONCEPTOS DE REGISTROS Y CAMPOS
3.
DISTINTAS FORMAS DE CREACIÓN DE TABLAS
4.
INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA TABLA
5.
MOVIMIENTOS POR LOS CAMPOS Y REGISTROS DE UNA TABLA
6.
ELIMINACIÓN DE REGISTROS DE UNA TABLA
7.
MODIFICACIÓN DE REGISTROS DE UNA TABLA
8.
COPIADO Y MOVIMIENTOS DE DATOS
9.
BÚSQUEDA Y REEMPLAZADO DE DATOS
10.
CREACIÓN DE FILTROS
11.
ORDENACIÓN ALFABÉTICA DE CAMPOS
12.
FORMATOS DE UNA TABLA
13.
CREACIÓN DE ÍNDICES EN CAMPOS
14.
RESUMEN
CCCD02ACCESS.12T1
TEMA 2: ACCESS
TEMA 2
CREACIÓN E INSERCIÓN DE DATOS EN TABLAS
1. INTRODUCCIÓN
Cualquier base de datos está formada por una o varias tablas relacionadas en las que se
introduce la información. Se trata pues del elemento básico de trabajo con la aplicación.
En este capítulo aprenderá a trabajar de forma efectiva con ellas, a llevar a cabo tareas
como su creación, la introducción de datos en ellas, la eliminación de registros, las herramientas
de formato relacionadas, etc.
2. CONCEPTOS DE REGISTROS Y CAMPOS
Las tablas, como se ha comentado, son la estructura que soporta toda la base de datos. En
la terminología propia de las bases, debe conocer tres conceptos que son claves relacionadas
con éstas: campo, registro y dato.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Campo. Es cada uno de los tipos de datos que se van a usar.
Registro. Conjunto de información particular.
Dato. Intersección entre un campo y un registro.
El siguiente ejemplo le ayudará a entender estos conceptos teóricos:
Suponga que está creando una base de datos que registrará la información de los clientes de
un club deportivo. Una de las tablas que puede incluir es la Tabla de datos personales, que
puede tener esta estructura básica:
Pues bien, en esta tabla los campos son: Nombre, Apellido 1, Apellido 2, NIF, Dirección y
Teléfono
El conjunto de datos correspondiente a la persona con Id 1, conforman un registro:
Un dato es, por ejemplo, el NIF de la persona que se apuntó en segundo lugar, esto es, una
intersección de un campo y un registro:
3. DISTINTAS FORMAS DE CREACIÓN DE TABLAS
Para crear una tabla en la base de datos tiene que dirigirse a la pestaña Crear. Dentro del
grupo Tablas encontrará las siguientes opciones para la creación de Tablas:
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CCCD02ACCESS.12T1
TEMA 2: ACCESS

Botón Tabla. Abre la Vista Hoja de datos para la creación de una tabla. Mediante
esta vista se introducirán directamente los datos en la tabla, determinándose
automáticamente el tipo de datos contenidos en ella.

Botón Plantillas de tabla. Permite la creación de una tabla seleccionándola de un
listado predefinido incluido en la aplicación. Mediante esta opción, una vez elegida la
tabla, bastará con rellenarla con sus datos.
Se observa que existen diferentes tipos de plantillas: Contactos, Tareas, Problemas,
Eventos y Activos.

Botón Listas de SharePoint. Crea un objeto compatible con un sitio SharePoint
desde el que podrá compartir los datos que almacene en la lista con en la tabla con
otros usuarios con acceso al mismo sitio. Recuerde que Microsoft SharePoint,
también conocido como Microsoft SharePoint Products and Technologies, es una
colección de productos y elementos de software que incluye, entre una selección
cada vez mayor de componentes, funciones de colaboración, basado en el
Explorador web, módulos de administración de proceso, módulos de búsqueda y una
plataforma de administración de documento.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
SharePoint puede utilizarse para sitios de web host que acceda a espacios de
trabajo compartidos, almacenes de información y documentos, así como para alojar
aplicaciones definidas como los wikis y blogs. Todos los usuarios pueden manipular
los controles propietarios llamados "web parts" o interactuar con piezas de contenido,
como listas y bibliotecas de documentos.

Botón Diseño de Tabla. Permite crear primero la estructura personalizada de la
nueva tabla. Posteriormente pasará a introducir los datos en la tabla, bien
directamente o bien introduciendo los datos con algún otro método, como una
operación de pegar o anexar datos.
3.1. ELEMENTOS DE UNA TABLA
A continuación se creará una tabla usando el botón Diseño de Tabla a fin de comprender
cuáles son los elementos fundamentales que la conforman. Para ello, siguiendo los pasos vistos
en el apartado anterior, acceda a la Ficha Crear. En el grupo Tablas haga clic en Diseño de
Tabla. Se abrirá una pantalla como la siguiente.
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CCCD02ACCESS.12T1
TEMA 2: ACCESS
Observe que el programa le atribuye un nombre por defecto a la tabla. En este caso "Tabla
3".
En la parte central encontrará una cinta cuyas columnas están encabezadas por los
siguientes títulos: Nombre del campo, Tipo de datos y Descripción. En esta rejilla debe
definir las columnas que van a componer la tabla: en la primera fila de la rejilla se situará el
nombre, tipo de datos y descripción de la primera columna de la tabla.
En la parte inferior aparecen a la izquierda dos pestañas que reciben los nombres de
General y Búsqueda, donde debe definir las propiedades del campo, esto es, las
características adicionales de la columna que esté definiendo.
Complete la celda teniendo en cuenta que en apartado Nombre del campo debe situar los
nombres de las columnas de la tabla definitiva, por ejemplo Nombre, Apellido 1, Apellido 2,
Dirección, etc.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
En el apartado Tipo de datos debe establecer qué tipo de datos va a introducir en las
columnas. En el siguiente epígrafe encontrará una descripción detallada de los tipos de datos
que puede incluir.
En el campo Descripción es aconsejable que introduzca un pequeño comentario de las
características del campo asociado.
Es muy recomendable que introduzca un campo que permita la identificación unívoca en
cada tabla a fin de poder asignarle las características de clave principal. Cada tabla de la base
de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequívocamente cada
registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de Clave principal.
En este caso se asignará como clave principal el campo Número de socio ya que cada socio
tendrá un número exclusivo que nos permitirá identificarlo dentro de la base de datos.
Introducimos pues este campo en la celda:
Ahora asígnele los privilegios de clave principal a este campo. Para ello haga clic con el
botón derecho del ratón sobre la fila en la que encuentre el Número de socio y pulse Clave
Principal.
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CCCD02ACCESS.12T1
TEMA 2: ACCESS
Un icono en forma de llave identificará a la Clave principal:
Por último, para guardar la tabla basta hacer clic derecho sobre el nombre de la pestaña de
la tabla y pulsar Guardar.
3.2. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
En el apartado Tipo de datos debe elegir entre las siguientes opciones.
Texto
Esta opción le permite introducir cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y
caracteres especiales. Su longitud por defecto es de 50 caracteres, siendo su longitud máxima
255 caracteres. Está indicado para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier
número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.
Memo
Se utiliza para textos de más de 255 caracteres, como puede ser un comentario o una
explicación. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para
almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un
campo Memo.
Número
Este tipo de datos es recomendable para introducir datos numéricos que vayan a ser
utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos
permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar
números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de
réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Fecha/Hora
Le permite introducir fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda
Se utiliza para la introducción de valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos
matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La
precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la
derecha del mismo.
Autonumérico
Atribuye un número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que
Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos
Autonumérico no se pueden actualizar.
Sí/No
Esta opción posibilita la introducción de los valores Sí y No, y campos que contengan uno de
entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE
Permite la introducción de un objeto, como por ejemplo, una hoja de cálculo de Microsoft
Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.
Hipervínculo
Para introducir texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada
como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.

Subdirección: posición dentro del archivo o página.

Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervínculo puede
contener hasta 2048 caracteres.
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CCCD02ACCESS.12T1
TEMA 2: ACCESS
Elabore una tabla en modo Diseño donde recoja al menos un campo
con los siguientes tipos de datos: Sí/No, Moneda y Fecha/Hora.
Puede, por ejemplo, hacer una tabla para la gestión de los clientes
de una academia de inglés.
SOLUCIÓN
En el contexto anterior elaboramos la siguiente tabla:

Nombre: nombre del alumno.

Apellido 1: primer apellido del alumno.

Apellido 2: segundo apellido del alumno.

Fecha de alta: fecha de alta en la academia.

Fecha de baja: fecha de baja en la academia.

Precio del curso.

Conocimientos previos: se recoge el hecho de que el alumno
posea conocimientos previos a la hora de formalizar su matrícula.
Asistente para búsquedas
Este Asistente crea un campo que permite elegir un valor de
otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o
un cuadro combinado. Al salir del Asistente, Microsoft Access
establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados
en él.
Al pulsar le aparecerá la primera pantalla del Asistente, donde
podrá decidir si desea obtener los valores de una tabla o consulta,
o si desea escribir los valores.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
En caso de que elija la primera opción, esto es, Deseo que la columna de búsqueda
busque los valores en una tabla o consulta, el programa le abrirá una ventana a fin de que
seleccione la tabla o consulta en la que desea que el programa realice la búsqueda.
Si por el contrario elije la opción Escribiré los valores que desee, se le invitará, mediante
una ventana como la que figura a continuación, a que indique los valores rellenando una
columna:
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CCCD02ACCESS.12T1
TEMA 2: ACCESS
Introducidos todos los valores, basta con hacer clic en el botón Siguiente para pasar a una
última pantalla donde se le permitirá cambiar el nombre de la columna.
Por último pulse Finalizar.
Una vez definido el campo con una lista de búsquedas relacionada con una lista de valores,
acceda a la pestaña Búsqueda donde podrá comprobar cómo han quedado las propiedades
del campo:

Mostrar control. Cuadro combinado, esto es, cuando vaya a introducir datos en el
campo, éste aparecerá como un cuadro combinado permitiendo, mediante una flecha
desplegar los posibles valores de una lista.

Tipo de origen de la fila. Lista de valores, que ha sido introducida por nosotros
mediante el Asistente.

Columna dependiente. Es el número de orden de la columna usada para rellenar el
campo. Recuerde que puede definir la lista como una con varias columnas.

Encabezado de columna. Muestra si en la lista desplegable debe aparecer una
primera línea con encabezados de columna. En caso de mostrar un valor afirmativo,
el programa elegirá la primera fila de valores como la fila de encabezados.

Ancho de columna. Mediante esta opción puede definir cuál es el ancho de columna
de la lista. Debe saber que en caso de que hubiese varias columnas, los anchos
aparecerían separados por un punto y coma.

Filas en lista. Le indica el número de filas que desea visualizar cuando se despliega
la lista,

Ancho de lista. Indica el ancho total de la lista.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA

Limitar a lista. En caso de estar situado el valor en Sí, estará obligado a que el valor
a elegir sea de los contenidos en la lista. Si elige No podrá introducir en el campo un
valor que no se encuentre a priori en la lista.

Mostrar sólo valores de origen de la fila: Refleja exclusivamente los valores que
coinciden con el origen de la fila.
Dentro de los tipos de datos pueden distinguirse las siguientes
propiedades:

Texto.

Memo.

Número.

Fecha/Hora. 1 Moneda.

Automático. 1 Sí/NO.

Objeto OLE.

Hipervínculo.

Datos adjuntos.

Asistente para búsquedas.
4. INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA TABLA
Una vez diseñada la base de datos y las tablas que componen la misma, es momento de
introducir los datos para trabajar con ellos y comprobar que las estructuras definidas funcionan
correctamente.
Para comenzar a introducir los datos deberá abrir la tabla
haciendo doble clic en su nombre, aparecerá en el panel izquierdo
de la base de datos.
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CCCD02ACCESS.12T1
TEMA 2: ACCESS
Cuando se abra la tabla, puede rellenarla simplemente haciendo clic en cada celda en la que
quiera insertar un dato o bien moviéndose con el cursor del teclado.
5. MOVIMIENTOS POR LOS CAMPOS Y REGISTROS DE UNA
TABLA
Como se ha comentado anteriormente, una vez se hayan introducido los contenidos en la
tabla, usted puede desplazarse por ella fácilmente mediante varios métodos, que se describen a
continuación.
5.1. DIFERENTES FORMAS DE DESPLAZARSE POR LOS CAMPOS Y
REGISTROS DE UNA TABLA
Se distinguen las siguientes:

Haciendo clic con el ratón en la celda a la que quiere dirigirse.

Mediante el uso de las flechas de desplazamiento del teclado.

Mediante el uso del tabulador del teclado.

Haciendo uso de la barra de deslizamiento.
Esta le muestra el registro en el que se encuentra, así como el total de registros.
Observe las flechas a izquierda y derecha, le permiten ir al primer registro o al
registro anterior, las orientadas a la izquierda e ir al siguiente registro y último
registro, las orientadas hacia la derecha, respectivamente.
La última flecha cumple la función de crear un nuevo registro vacío.
6. ELIMINACIÓN DE REGISTROS DE UNA TABLA
Para eliminar un registro que ya no es válido, sitúese en la parte inicial del mismo y haga clic
con el botón derecho del ratón.
Ahora en el menú contextual que aparece, pulse Eliminar registro.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Comprobará que el registro que ha indicado desaparece.
Sin embargo, este no es el único método que puede usar para eliminar un registro. También
puede seleccionarlo y pulsar en el teclado la tecla [Suprl.
Otra opción pasa por, tras seleccionar el registro o registros a eliminar, hacer clic en el botón
Eliminar, del grupo Registros que encontrará en la pestaña Inicio.
7. MODIFICACIÓN DE REGISTROS DE UNA TABLA
Modificar un registro de una tabla es muy sencillo. Basta que se sitúe en el valor a modificar.
Ahora borre el contenido de la celda.
Introduzca por último el valor correcto.
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CCCD02ACCESS.12T1
TEMA 2: ACCESS
8. COPIADO Y MOVIMIENTOS DE DATOS
Supongamos que quiere copiar un dato de un lugar a otro de la tabla. Para ello lleve a cabo
los siguientes pasos:
Seleccione con el ratón el texto completo del dato que quiere copiar.
Seguidamente haga clic en el botón derecho del ratón, y en el menú contextual que aparece
haga clic en Copiar.
Desplácese por la tabla y haga clic en la celda de destino. Ahora de nuevo haga clic con el
botón derecho de ratón, eligiendo ahora Pegar.
Comprobará que el valor inicial se ha copiado en la celda de destino señalada.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Si lo que quiere es mover un dato, esto es, eliminarlo de una posición inicial para llevarlo a
una final, puede hacer lo siguiente:
Seleccione con el ratón el texto (datos) que quiere mover.
Haga clic derecho con el ratón, y en el menú contextual que aparece pulse Cortar.
Avance por la tabla y haga clic en la celda de destino. Ahora de nuevo haga clic con el botón
derecho de ratón, haciendo clic ahora en Pegar.
Comprobará que el valor inicial se ha movido a la celda de destino señalada, eliminándose
posición original.
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CCCD02ACCESS.12T1
TEMA 2: ACCESS
9. BÚSQUEDA Y REEMPLAZADO DE DATOS
Para realizar búsquedas según valor de campo, Access 2007 pone a su disposición la
herramienta Búsqueda. Para usarla sitúe el cursor en el campo donde desea realizar la
búsqueda. A continuación vaya al grupo de opciones Buscar de la pestaña Inicio y pulse el
botón Buscar.
En este momento aparecerá en pantalla la ventana Buscar y reemplazar.
En el cuadro de texto Buscar se escribirá el valor que desea buscar. A continuación en
Buscar en, debe señalar el campo en el que se encuentre el valor que desea. Observe que el
programa le indicará por defecto el campo donde tiene situado el cursor en el momento de
haber pulsado el botón de Buscar, sin embargo este puede ser modificado.
Si observa el desplegable Coincidir le ofrece tres posibilidades:

Cualquier parte del campo. El valor buscado se buscará, aunque no tenga por qué
coincidir exactamente con él.

Hacer coincidir todo el campo. El valor buscado debe coincidir exactamente con el
valor introducido en el campo.

Comienzo del campo. Elija esta opción para que el valor buscado se encuentre en la
parte inicial del campo.
En el cuadro de texto Buscar además se le ofrecen tres posibilidades: Arriba, Abajo y
Todos. Seleccione Arriba si la consulta desea llevarla desde el primer registro hasta el registro
en el que se encuentra situado. Abajo para realizar la búsqueda desde el registro en el que se
encuentra el cursor hasta el último. Si selecciona Todos, la búsqueda se llevará a cabo en todo
el campo.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Puede activar la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas, que discrimina diferenciando
los caracteres según estén escritos en mayúsculas o minúsculas, y así realizar una búsqueda
más exhaustiva.
Si lo que desea es sustituir el valor encontrado en la búsqueda por otro que indique, use
Reemplazar.
Puede acceder a esta opción en la pestaña Inicio haciendo clic en el botón Reemplazar, o
bien accediendo a la opción Buscar y activando la pestaña Reemplazar.
Observe cómo la pestaña posee las mismas opciones que la anterior, apareciendo ahora
además un cuadro de texto en el que habrá que especificar la palabra que sustituirá a la que se
haya escrito en el cuadro Buscar.
10. CREACIÓN DE FILTROS
En caso de que las tablas que componen sus bases de datos sean muy extensas, puede
hacer uso de los Filtros de búsqueda para que en un momento determinado sólo aparezcan en
una tabla los registros que contienen la condición que usted solicita.
Suponga que quiere comprobar cuáles de los registros de su base de datos poseen como
primer apellido "Jiménez".
Sitúe el cursor en la columna Apellido 1. Acceda a los filtros haciendo clic en la pestaña
Inicio, en el grupo de opciones Ordenar y Filtrar y pulse el botón Filtro.
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CCCD02ACCESS.12T1
TEMA 2: ACCESS
Aparece un filtro automático en el que puede seleccionar, las coincidencias exactas de
registro de la columna Apellido 1. En su caso debe comprobar que se encuentre únicamente
seleccionado el apellido "Jiménez". Será más fácil si selecciona todas las entradas haciendo
inicialmente clic en Seleccionar todo y posteriormente se pulsa "Jiménez".
Haga clic en Aceptar, ahora en la tabla sólo se muestran los registros que cumplen la
condición requerida, esto es, aquéllos en los que el campo Apellido 1 coincide con "Jiménez".
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
El programa cuenta además con múltiples opciones adicionales de filtrado. Algunas de ellas
están agrupadas mediante la opción Filtros de texto que le ayudará a encontrar cadenas de
texto que cumplan alguna de las condiciones que usted establezca.
11. ORDENACIÓN ALFABÉTICA DE CAMPOS
Access 2007 le permite ordenar alfabéticamente de la A a la Z o de la Z a la A, los registros
de una tabla. Esta funcionalidad se encuentra en el grupo de opciones Ordenar y filtrar.
Suponga que desea ordenar la siguiente tabla de registros de su base de datos
alfabéticamente atendiendo al campo Apellido 1.
Seleccione el campo completo, en este caso Apellido 1, haciendo clic en la cabecera del
mismo.
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TEMA 2: ACCESS
A continuación haga clic en el botón del grupo Ordenar y filtrar:
Comprobará que todos los registros de la tabla se ordenan alfabéticamente por el campo
Apellido 1.
Si desea el orden alfabético inverso debe pulsar el botón:
Una vez ordenada la tabla, puede volver a su estado inicial haciendo clic en el botón:
12. FORMATOS DE UNA TABLA
Puede crear una nueva tabla en su base de datos haciendo uso de las Plantillas de tabla
que el programa le ofrece. Mediante esta opción dispone de una serie de tablas predefinidas
muy genéricas y que pueden servir para multitud de proyectos de base de datos.
Para crear una buena tabla en base a una de estas plantillas se hará clic en el botón
Plantillas de tabla del grupo Tablas, que se encuentra en la pestaña Crear, observará cómo se
muestran diferentes modelos de tablas a elegir.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
13. CREACIÓN DE ÍNDICES EN CAMPOS
Si desea buscar y ordenar registros con una mayor rapidez puede usar la herramienta índice
de Access 2007.
Los índices forman parte de la estructura de la tabla, luego se definen y modifican desde la
vista Diseño de tabla.
Es posible crear índices basados en un único campo o en varios. Es probable que desee
indizar aquellos campos que busca con frecuencia, que ordena y que combina con campos de
otras tablas en consultas de varias tablas.
Los índices pueden acelerar las búsquedas y las consultas, aunque
también pueden ralentizar el rendimiento cuando se agregan o actualizan
datos.
Al especificar datos en una tabla que contiene uno o más campos indizados, Access debe
actualizar los índices cada vez que se agrega o modifica un registro. También es probable que
la adición de registros mediante una consulta de datos anexados o por medio de la anexión de
registros importados sea más lenta si la tabla de destino contiene índices.
Si desea usar esta propiedad seleccione el campo y modifique la propiedad Indexado.
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TEMA 2: ACCESS
Se presentan tres opciones:

No. No tiene índice.

Sí (Con duplicados). Se define un índice con duplicados, es decir que en la tabla se
podrán tener varias filas con el mismo valor en esa columna.

Sí (Sin duplicados). Se define un índice sin duplicados, es decir que en la tabla no
se podrán tener dos filas con el mismo valor en esa columna.
En algunos casos, Access crea índices para el usuario de forma automática. Por ejemplo, se
crea un índice automáticamente para cualquier campo o campos que se designen como una
clave principal de la tabla.
Otra fuente de creación automática de índices es la opción Autoindizar al importar o crear,
del cuadro de diálogo Opciones de Access. Access indiza de forma automática cualquier campo
cuyo nombre comience o termine con los caracteres especificados en el cuadro Autoindizar, al
importar o crear, como Id., clave, código o número.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
14. RESUMEN
Una base de datos no es más que un medio de almacenaje de gran cantidad de información
relacionada. Esta información se registra en tablas vinculadas que conforman la estructura
última y más importante de cualquier base.
En este capítulo ha aprendido a crearlas, editarlas y almacenarlas, estando preparado ya
para llevar a cabo tareas de un nivel superior con ellas como copiarlas, modificarlas, eliminarlas,
relacionarlas, etc., que son contenidos que aparecen en el siguiente capítulo.
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TEMA 3
120621
CAMBIOS EN LA ESTRUCTURA DE TABLAS Y
CREACIÓN DE RELACIONES
1.
INTRODUCCIÓN
2.
MODIFICACIÓN DEL DISEÑO DE UNA TABLA
3.
CAMBIO DEL NOMBRE DE UNA TABLA
4.
ELIMINACIÓN DE UNA TABLA
5.
COPIADO DE UNA TABLA
6.
EXPORTACIÓN DE UNA TABLA A OTRA BASE DE DATOS
7.
IMPORTACIÓN DE TABLAS DE OTRA BASE DE DATOS
8.
CREACIÓN DE RELACIONES ENTRE TABLAS
9.
RESUMEN
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TEMA 3: ACCESS
TEMA 3
CAMBIOS EN LA ESTRUCTURA DE TABLAS Y
CREACIÓN DE RELACIONES
1. INTRODUCCIÓN
En este capítulo aprenderá a editar tablas de Access 2007 y a realizar otro tipo de tareas con
ellas. Se tratarán las formas de realizar modificaciones en su diseño, cómo cambiarles el
nombre, copiarlas, guardarlas, exportarlas o importarlas.
Sin embargo, indudablemente la parte más importante trata de la creación de relaciones
entre las tablas que conforman la base de datos y que le permitirán hacer consultas, formularios
e informes de datos que estén incluidos en tablas diferentes, relacionadas por uno o varios
criterios.
2. MODIFICACIÓN DEL DISEÑO DE UNA TABLA
Si desea retocar la estructura de una tabla mediante la inserción o eliminación de campos o
la edición de las propiedades de estos, debe tener presente que estas acciones afectarán a los
datos que se almacenan en la misma. Sin embargo la gran cantidad de datos que se guardan
en una tabla dificultan una visión clara de ellos, por lo que se hace necesario poder reorganizar
o esconder algunas de las columnas para visualizar solamente los campos que le interesen.
Así es posible llevar a cabo una modificación del tamaño de filas y columnas, esconder,
mover e inmovilizar las mismas; todo ello sin afectar a los datos subyacentes.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Además si lo desea, puede guardar el formato de la tabla para que tenga el mismo aspecto
la próxima vez que se abra, o bien descartar los cambios sin guardarlos.
A continuación se detallarán cuáles son las principales modificaciones que pueden
efectuarse en el diseño de una tabla.
2.1. MODIFICACIÓN DEL ALTO DE FILA
Una forma de modificar el aspecto de la hoja de datos es modificando las dimensiones de las
celdas. Para ello en la parte izquierda de la hoja de datos, arrastre hacia abajo la barra
horizontal que separa dos registros cualesquiera para aumentar o disminuir el alto de fila.
También puede establecer un alto de fila concreto accediendo a la Ficha Inicio, grupo
Registros, haciendo clic en la opción Más. Elija Alto de fila y se abrirá una ventana en la que
se podrá establecer la nueva altura en el cuadro de texto Alto de las filas.
Si lo desea puede marcar la casilla de verificación Alto estándar para volver a darles la
medida por defecto.
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TEMA 3: ACCESS
2.2. MODIFICACIÓN DE COLUMNAS
Por otro lado, también se puede modificar el ancho y el orden de las columnas, ocultándolas
y volviéndolas a mostrar, inmovilizándolas y seguidamente Iiberarlas.
Modificación de la anchura de columna
Para modificar la anchura de las columnas existen dos opciones:

Cambiando manualmente el tamaño de la columna. Colocando el cursor en cualquier
fila de la misma, situando el puntero del ratón sobre el borde derecho, cuando este
cambie de aspecto, hacer clic y arrastrar hacia la derecha el contenido de la columna.

Con la opción Ancho de columna. Permite
establecer la anchura de la columna o columnas que
previamente se han seleccionado. Se utilizará el
botón Ajuste perfecto para ajustar cada columna a
su anchura ideal, ampliándose o reduciéndose hasta
que encajen perfectamente todos los datos de la misma. Si lo desea puede marcar la
casilla de verificación Ancho estándar para volver a darles la medida por defecto.
Para modificar simultáneamente el ancho de todas las columnas, tan solo
habrá que pulsar el botón Seleccionar todo que se encuentra en la esquina
superior izquierda de la base de datos.
Ocultar columnas
Seleccione la columna o columnas que desea ocultar. Para ello haga clic en el encabezado
de ellas manteniendo pulsada la tecla [Mayús], acceda a Inicio, grupo Registros y haga clic en
Más; elija Ocultar columnas. Las columnas seleccionadas desaparecen temporalmente de la
tabla.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Imagen de la tabla tras haber ocultado los campos
Mostrar las columnas
Para recuperar en pantalla las columnas que haya ocultado haga clic en el botón Mostrar
columnas, que la aparece en el desplegable del botón Más del grupo Registros. El programa
le mostrará una ventana emergente donde debe señalar qué columnas desea que le sean
mostradas.
Inmovilizar columnas
La opción Inmovilizar permitirá fijar una o más de las columnas seleccionadas de su hoja de
datos a la izquierda de la tabla.
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TEMA 3: ACCESS
Para seleccionar más de una columna, haga clic en el selector de campo de columna y, sin
soltar el botón del ratón, arrastre para ampliar la selección. Para inmovilizar las columnas
seleccionadas, haga clic en Inmovilizar tras pulsar en el botón del menú Más del grupo
Registros.
Liberar columnas
Para liberar todas las columnas, haga clic en la opción Liberar tras pulsar en el botón del
menú Más del grupo Registros.
De forma automática se mostrarán todas las columnas de la tabla.
3. CAMBIO DEL NOMBRE DE UNA TABLA
Si desea cambiar el nombre de una tabla puede hacerlo fácilmente en el Panel de
exploración. Para ello lleve a cabo uno de los siguientes métodos:
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA

Sitúese sobre el nombre de la tabla que quiere cambiar en el Panel de Exploración y
pulse la tecla [F21.
Comprobará cómo el programa le permite ahora la modificación del título de la tabla.
Escriba el nuevo nombre y pulse [Enter] para confirmar.

Sitúese sobre el nombre de la tabla que desea cambiar y haga clic con el botón
derecho del ratón. En el menú contextual que aparece elija la opción Cambiar
nombre. Ponga el nuevo nombre y pulse [Enter].
Modifique el nombre de la tabla de "Clientes" creada en ejercicios
anteriores. Sustitúyalo por el nombre "Datos personales".
SOLUCIÓN
Sigamos uno de los procedimientos vistos en el capítulo. En el Panel de
Exploración visualice el nombre de la tabla a modificar. Tras situarse sobre
su nombre, pulse la tecla [F2].
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TEMA 3: ACCESS
Reescriba el nuevo nombre, según las instrucciones, y finalmente pulse
[Enter].
4. ELIMINACIÓN DE UNA TABLA
Suponga que ya no necesita una tabla en su base de datos y desea eliminarla. Para llevar a
cabo esta operación Access le ofrece la posibilidad de eliminar una tabla completa, una
consulta, un formulario, etc., es decir cualquier objeto que aparezca en el Panel de
Exploración.
Una vez localice la tabla que no desea que continúe formando parte de su base de datos,
seleccione su nombre con el ratón y tome alguna de las siguientes opciones:

Pulse la tecla [Supr].
En este momento una ventana del programa le advertirá de que se dispone a eliminar
un elemento de la base de datos en uso, a fin de que usted corrobore si desea
realmente eliminarla o no. En caso afirmativo pulse Sí.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA

Haga clic con el botón derecho del ratón. En el menú contextual que aparece elija la
opción Eliminar.
De nuevo aparecerá la ventana advirtiéndole de la eliminación del elemento. En caso
de que desee hacerlo, pulse Sí.
Cree una nueva tabla y cámbiele el nombre por "Facturación". No
defina ningún campo, ni rellene ningún registro.
Posteriormente elimínela. ¿Qué ocurre?
SOLUCIÓN
En primer lugar se crea una nueva tabla en la base de datos. Esto lo
conseguimos haciendo clic en la pestaña Crear, grupo Tablas, botón Tabla.
Aparecerá una nueva Tabla al que la aplicación le asignará un nombre por
defecto. Recuerde: no rellenar ningún campo ni ningún registro.
A continuación haga clic en el Panel de exploración e identifique la tabla
creada, haga clic en su nombre y pulse [F2] para modificar su nombre.
Cámbielo por "Facturación".
Ahora sitúese de nuevo sobre el nombre "Facturación" que identifica a la
tabla en el Panel de exploración y pulse [Supr] a fin de eliminar la tabla.
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TEMA 3: ACCESS
El programa imposibilita esta acción mientras en pantalla tenga abierta la
tabla.
5. COPIADO DE UNA TABLA
En este apartado va a aprender a realizar la copia de una tabla que ya está creada en su
base de datos. Esta idea le puede ser útil en el momento en que por ejemplo quiera aprovechar
los registros o la estructura de una tabla que ya esté elaborada de su base de datos.
Para llevar a cabo este proceso, de nuevo se hará uso de las posibilidades que nos ofrece el
Panel de exploración.
Una vez que se tenga claro cuál es la tabla que quiere copiar, haga clic sobre su nombre en
el Panel de exploración.
Pulse el botón derecho del ratón. En el menú contextual que le aparece elija Copiar.
A continuación haga clic de nuevo en el Panel de Exploración y de nuevo haga clic con el
botón derecho del ratón. Elija Pegar.
Aparecerá un cuadro de diálogo como el que aparece en la figura ofreciendo en este
momento tres opciones para pegar la tabla:
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA

Estructura solamente. Se creará una nueva tabla que contendrá los mismos
campos que la original, pero con registros vacíos.

Estructura y datos. Se copiarán de la tabla original tanto sus campos, como los
registros que esta contiene.

Anexar datos a la tabla existente. Los datos de la tabla original se añadirán a los
que contenga la tabla existente cuyo nombre se introducirá en el campo Nombre de
la Tabla, para lo que la tabla existente a la que anexar los datos deben tener la
misma estructura que la tabla que se desee pegar.
6. EXPORTACIÓN DE UNA TABLA A OTRA BASE DE DATOS
Una de las características más potentes de los programas del paquete Office es si su
compatibilidad entre ellos.
Con Access 2007 usted puede exportar los datos contenidos en su base de datos a otras
aplicaciones del paquete, como el procesador de textos Microsoft Office Word 2007, la hoja de
cálculo Microsoft Office Excel 2007, etc. o incluso a programas no incluidos en este paquete.
Esto le facilitará el trabajo enormemente puesto que simplifica algunas operaciones que pueden
ser engorrosas para trabajar en Access 2007.
Veamos cómo llevar estas operaciones a cabo:
Seleccione el objeto que desea exportar en el Panel de Exploración y haga clic sobre él.
Haga clic en la pestaña Datos Externos.
Puede observar cómo dentro de esta pestaña encontrará el grupo Exportar donde se
agrupan una serie de botones relacionados con la exportación.
Así encontrará directamente un botón para la exportación a Excel, a una Lista de
SharePoint, a formato PDF o XPS, a Microsoft Office Word y a Archivo de texto.
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TEMA 3: ACCESS
Además puede comprobar que si despliega el botón Más, Access le posibilita la exportación
a una gran cantidad de formatos diferentes.
Elegido el formato de exportación, en nuestro caso un archivo de Microsoft Office Excel
2007, aparecerá una ventana como la que encontrará a continuación, donde tiene que
establecer algunos datos para la exportación como Nombre del archivo, Formato del archivo
y Ubicación del fichero resultante de la exportación.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
7. IMPORTACIÓN DE TABLAS DE OTRA BASE DE DATOS
La introducción de datos en las tablas que conforman una base de datos no es tarea fácil. En
ese sentido uno de los objetivos principales a la hora de diseñarlas es estructurar la información
a fin de que los datos se relacionen de la manera más eficaz posible, evitando tener que
introducir datos por duplicado.
Access 2007 permite incorporar fácilmente datos de otros programas de Office, lo que facilita
la labor de cumplimentar una base de datos, mediante la importación. Puede obtener datos
directamente de Microsoft SharePoint, de Outlook, desde un archivo de texto o desde archivos
XML o HTML. En este apartado aprenderá cómo importar las tablas que forman parte de otras
bases de datos.
Con Access resultará muy sencilla la importación de cualquiera de
objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y
módulos.
.
La importación de datos de otras aplicaciones se asemeja mucho a este modo de actuar.
Tenga presente que cuando lleva a cabo la importación de una tabla,
tiene la opción de importar sólo el diseño de la tabla o el diseño y datos
juntos.
7.1. EJEMPLO PARA LLEVAR A CABO LA IMPORTACIÓN DE DATOS
Suponga que tiene una base de datos en la que se encuentra una tabla con las actividades
disponibles de un centro deportivo y otra base que contiene una tabla con los clientes. Puede
ahorrar tiempo si importa la tabla de las actividades a la base que contiene los datos de los
clientes.
Procedimiento a seguir
Inicialmente abra la base de datos que posee la tabla de "Datos de clientes":
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TEMA 3: ACCESS
En la ficha Datos Externos, dentro del grupo Importar, haga clic en el botón Access:
_
Se abrirá una ventana como la siguiente en la que deberá especificar:

El origen de los datos.

Cómo y dónde desea almacenar la base de datos actual. Las opciones que ofrece
son:
o
Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base
de datos actual.
o
Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.
Observe cómo el programa le da una breve explicación de las opciones.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
En nuestro caso, se elegirá la primera opción: Importar tablas, consultas, formularios,
informes, macros y módulos en la base de datos actual.
Pulse Aceptar y localice en su equipo la ubicación del archivo a importar.
Al pulsar Abrir volverá a parecer la ventana anterior:
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CCCD03ACCESS.12T1
TEMA 3: ACCESS
Ahora el programa le dará la oportunidad de importar cualquiera de los elementos de la base
seleccionada: tablas, consultas, formularios, informes, macro o módulos.
Seleccione la pestaña adecuada y dentro de ella el elemento. En nuestro caso la tabla
"Actividades Deportivas".
Si la importación se ha realizado de forma satisfactoria aparecerá una ventana como la
siguiente:
En ella se le da la opción de Guardar los pasos de la importación; si lo hace podrá repetir
de forma rápida la operación sin usar el asistente.
Pulse Cerrar y compruebe que la tabla se ha importado satisfactoriamente.
8. CREACIÓN DE RELACIONES ENTRE TABLAS
Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de
varias tablas. Estas tablas estarán vinculadas mediante relaciones, evitándose la duplicidad de
datos y optimizando la base.
Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que
contenga el mismo valor en las dos tablas. La importancia de dicho campo es vital para un
funcionamiento adecuado de la base. Se trata del campo Clave principal.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
No es preciso que tengan el mismo nombre pero sí que sean del mismo
tipo número, tipo, etc.
En este apartado se va a estudiar cómo relacionar las tablas que componen una base de
datos, qué tipo de relaciones se pueden establecer entre ellas y la importancia que en todo ello
juega la clave principal.
8.1. CONCEPTO DEL CAMPO CLAVE PRINCIPAL
Aunque de este concepto ya se habló en el tema anterior, ahora comprenderá su utilidad
como vínculo de relación entre las tablas que componen cualquier base de datos.
Cada tabla de su base de datos debe contener un campo o un conjunto de campos que
identifiquen inequívocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el
nombre de Clave principal.
Clave principal. Campo o conjunto de campos de la tabla que
proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para
cada fila.
Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas
y combinar esos datos de forma significativa.
Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras
tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal.
Cómo definir la clave principal
Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo,
como un número de Id. o un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una
buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe:

Debe identificar inequívocamente cada fila.

No debe contener un valor vacío o nulo.

Casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.
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CCCD03ACCESS.12T1
TEMA 3: ACCESS
Para definir la clave principal se realizarán los siguientes pasos:
Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal. Para ello, haga
clic en el selector de filas del campo que desee. Si lo que desea es seleccionar varios campos,
presione la tecla [CTRL] y haga clic en el selector de filas de cada campo.
En la Ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
Observe que se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha
especificado como clave principal.
En este caso, la clave principal sería "Número de socio"
8.2. TIPOS DE RELACIONES ENTRE TABLAS
Entre las tablas que componen una base de datos se pueden establecer tres tipos de
relaciones fundamentales:
Relación Uno a Uno
Este tipo de relación está caracterizada porque un único registro de una tabla está
relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.
Suponga que tiene una tabla con los datos de diferentes países y otra
con las banderas del mundo. Un país solo puede poseer una bandera y
viceversa.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Relación Uno a Varios
En este caso un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un
único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la principal puede tener más de
un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaría).
Suponga que posee una tabla con los datos de diferentes países y otra
con los habitantes. Un país puede tener más de un habitante, pero un
habitante sólo es de un país de nacimiento..
Relación Varios a Varios
Varios registros de una tabla pueden estar relacionados con más de un registro de la otra
tabla y viceversa.
Esta relación es un poco difícil de crear, por lo que se deberá crear una
tabla intermedia entre las dos tablas, que contenga la clave principal de
cada una de ellas.
Las tablas de "datos personales" y "actividades" con las que se han
estado trabajando en este manual son un claro ejemplo de este tipo de
relación, ya que un cliente puede realizar más de una actividad deportiva y
en una actividad deportiva pueden estar matriculados más de un cliente.
8.3. EJEMPLO PARA RELACIONAR TABLAS
Se van a relacionar como ejemplo las tablas de una base de datos de una compañía que
tiene una tabla con los datos personales de los empleados, otra con los datos laborales de
estos y una última con las características de los departamentos en que se subdivide la
empresa.
Para crear una relación entre tablas, estas deben estar cerradas, ya que
no es posible cerrar ni modificar relaciones entre tablas abiertas.
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CCCD03ACCESS.12T1
TEMA 3: ACCESS
Acceda al botón Relaciones que encontrará en el grupo de opciones Mostrar u ocultar, en
la pestaña Herramientas de base de datos.
Al pulsarlo aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla donde debe indicar qué tablas va a
relacionar. Seleccione una de las tablas haciendo clic sobre ella y aparecerá dicha tabla
remarcada. Ahora repita el proceso a fin de añadir todas las tablas de las relaciones a crear.
Cuando acabe la selección haga clic en el botón Cerrar.
Aparece la ventana Relaciones, en la que están añadidas las tablas seleccionadas en el
paso anterior.
A continuación localice el campo de relación de la tabla principal y pulse el botón izquierdo
del ratón. Manténgalo pulsado y arrastre hasta el campo con el que lo va a relacionar de la tabla
secundaria. Suelte el botón del ratón.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Le aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la parte superior de este
aparecen los nombres de las dos tablas relacionadas y bajo estos, el nombre de los campos de
relación.
Observe además en la parte inferior que puede asignar el Tipo de relación, dependiendo de
las características de los campos en relación.
Entre las tablas que componen una base de datos se pueden establecer
tres tipos de relaciones fundamentales:

Relación uno a uno.

Relación uno a varios.

Relación varios a varios.
Puede activar además, la opción Exigir integridad referencia.
Sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las
relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se
eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados.
Si activa la casilla Actualizar en cascada los campos seleccionados, podrá permitirle que
al modificar un dato de un campo empleado en una relación, varíe en todos los registros de las
otras tablas relacionadas.
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CCCD03ACCESS.12T1
TEMA 3: ACCESS
Si activa la casilla de Eliminar en cascada los registros seleccionados, la eliminación de
un registro en la tabla principal, elimina todos los registros relacionados en la tabla relacionada.
Repitiendo el proceso, puede conseguir la estructura final de su base de datos:
9. RESUMEN
Al crear una base de datos el paso fundamental para que esta resulte útil es la correcta
creación de relaciones entre las diferentes tablas que la componen, y que permitirán hacer
consultas, formularios e informes de los datos incluidos en ella.
En este capítulo se han visto los conceptos básicos relacionados con la edición avanzada de
tablas y la creación de relaciones entre ellas. Es sin duda este un aspecto básico para tener una
estructura coherente y eficiente de su base de datos, por lo que es indispensable el
conocimiento y dominio de estas operaciones.
CCCD03ACCESS.12T1
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TEMA 4
120622
CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE
CONSULTAS O VISTAS
1.
INTRODUCCIÓN
2.
CREACIÓN DE UNA CONSULTA
3.
TIPOS DE CONSULTA
4.
GUARDADO DE UNA CONSULTA
5.
EJECUCIÓN DE UNA CONSULTA
6.
IMPRESIÓN DE RESULTADOS DE LA CONSULTA
7.
APERTURA DE UNA CONSULTA
8.
MODIFICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE CONSULTA
9.
ELIMINACIÓN DE UNA CONSULTA
10.
RESUMEN
CCCD04ACCESS.12T1
TEMA 4: ACCESS
TEMA 4
CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE
CONSULTAS O VISTAS
1. INTRODUCCIÓN
Una consulta es un elemento de una base de datos que permite seleccionar un conjunto de
registros con los que poder realizar acciones en un momento determinado. Podríamos decir que
se trata de un filtro sofisticado.
Como todo elemento de Access, las consultas definidas aparecerán en el Panel de
exploración del programa.
Mediante una consulta usted puede:

Ver los registros de una o varias tablas que cumplen una determinada condición.

Ver datos simultáneamente de varias tablas.

Ver determinados campos de registros que cumplen una condición, colocados a
voluntad.

Llevar a cabo la ordenación de determinados registros.

Calcular nuevos valores a partir de los ya almacenados en una tabla.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
2. CREACIÓN DE UNA CONSULTA
El proceso de creación de una consulta mediante el uso del botón Asistente para consultas
es muy sencillo. Usándolo puede crear una nueva consulta basada en uno o más campos de
tablas o consultas existentes.
Para crear una tabla de consulta usando el Asistente, pulse el botón Asistente para
consultas que encontrará en el grupo Otros, en la Ficha Crear.
Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva Consulta. Seleccione Asistente para consultas
sencillas y pulse Aceptar.
Ahora en el cuadro de diálogo titulado Asistente para consultas sencillas vaya
seleccionando las tablas o consultas origen y dentro de estas, seleccione el campo requerido a
incluir en la consulta mediante el cuadro Campos disponibles. Use los botones centrales para
mover un campo o todo al cuadro Campos Seleccionados.
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TEMA 4: ACCESS
Repita la operación de selección de tabla y campo hasta que haya seleccionado todas las
deseadas y cuando acabe seleccione Siguiente.
En la nueva ventana elija la opción Detalle a fin de que se le muestre cada campo de cada
registro. Haga clic en Siguiente.
En la última ventana del asistente señale Abrir la consulta para ver la información y haga
clic en Finalizar.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Access ejecutará la consulta y mostrará los resultados en la Vista Hoja de Datos. Observe
que es fácil desplazarse a través de estos, viendo qué información se muestra para todos los
registros.
Si cambia a la Vista Diseño puede acceder a opciones de edición que posteriormente se
estudiarán de la consulta creada.
3. TIPOS DE CONSULTA
Existen varios tipos de consultas diferentes:

Consultas de selección. Permiten dar respuesta a las preguntas que se puedan
plantear sobre los datos introducidos en tablas. Básicamente son aquellas que
extraen o muestran datos de una o varias tablas que cumplen una serie de
condiciones establecidas. Una vez obtenido el resultado puede modificar los datos de
la consulta. La única condición para mostrar los datos de varias tablas a la vez es que
estas deben estar relacionadas.

Consultas de acción. Son aquellas que permiten realizar operaciones con los datos
de una tabla de modo automatizado: añadir registros procedentes de otras tablas,
actualizar u operar con los datos de un campo o tabla, etc.
En esta categoría se distinguen:
92
o
Consultas de eliminación.
o
Consultas de actualización.
o
Consultas de datos anexados.
o
Consultas de creación de tabla.
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TEMA 4: ACCESS

Consultas de SQL. La característica fundamental es que no se pueden definir desde
la cuadrícula de Access sino que tienen que ser definidas directamente en SQL. Este
tipo de consultas, exceden los contenidos de este manual.
3.1. SELECCIÓN DE REGISTROS DE TABLAS
A continuación se va a crear una consulta de selección, ya que es la más frecuente a la hora
de trabajar con Access 2007. Para llevarla a cabo acceda a la Cinta de Opciones del
programa. Concretamente en la Ficha Crear haga clic en Diseño de Consulta que se
encuentra en el grupo Otros.
Este tipo de consulta son aquellas que permiten mostrar en pantalla
aquellos datos de una o varias tablas que cumplan unos criterios
relacionados.
Aparecerá en pantalla la ventana Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo que se muestra bajo el epígrafe Mostrar tabla, establezca las tablas
o consultas que van a ser la base de la consulta que está creando. Para ello debe hacer clic
sobre la tabla o consulta correspondiente, o simplemente selecciónela y haga clic en Agregar.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Una vez haya finalizado la selección de tablas, haga clic en el botón Cerrar. Ahora se
visualizan las tablas en la parte superior de la ventana de diseño de consultas.
Establezca los campos que se van a utilizar en la consulta, en el orden deseado. Para ello
haga clic sobre cada uno de los campos que va a incluir, o selecciónelos y arrástrelos hasta la
posición que van a ocupar en la fila Campo de la celda inferior.
Esta parte inferior se denomina cuadrícula UBE y es el lugar de definición de la consulta.
Cada columna de la rejilla corresponde a un campo y cada fila especifica una serie de
parámetros. Existen varios tipos de consultas diferentes:

Campo. En él se sitúa el nombre del campo a utilizar.

Tabla. Contiene el nombre de la tabla de la que procede el campo situado en su parte
superior.

Orden. Establece el orden para mostrar las filas de resultado.

Mostrar. En caso de que la casilla de verificación aparezca desactivada, la columna
no aparecerá en el resultado de la consulta. Suele estar des-activada cuando usa
como parámetro para llevar a cabo la definición de la consulta pero no se desea que
aparezca en el resultado.

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Criterio. Especifica los criterios de búsqueda.
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TEMA 4: ACCESS
Criterio de búsqueda. Es una condición que deben cumplir los registros
para que aparezcan en el resultado de la consulta. Puede establecer un
único criterio o varios
3.2. MODIFICACIÓN DE REGISTROS, ESTRUCTURA DE LA TABLA O
BASE DE DATOS
Una vez creada una consulta puede llevar a cabo la edición de esta mediante los siguientes
procedimientos:

Añadir campos a la cuadrícula. Haciendo doble clic sobre el nombre del campo que
aparece en la zona de tablas, colocándose este en la primera columna libre de la
cuadricula.
Otro método consiste en hacer doble clic en el nombre del campo que aparece en la
zona de tablas y sin soltar el botón arrastrar el campo sobre la cuadricula.

Definir cálculos o cambiar el orden de los campos:
o
Para mover una columna arrastrándola, posicione el cursor sobre el
extremo superior de la columna. Compruebe cómo aparece una flecha con
sentido descendente. Haga clic a fin de seleccionar la columna. Mueva un
poco el cursor para que la flecha cambie y pulse el botón del ratón. Sin
soltarlo arrastre la columna seleccionada hacia la posición deseada.
o
Para mover una columna cortándola, seleccione la columna mediante el
procedimiento anterior y en la pestaña Inicio haga clic en el botón Cortar.
Observe cómo desaparece la columna. A continuación seleccione el lugar
donde desea insertar la columna copiada y haga clic en el botón Pegar de la
pestaña Inicio.
4. GUARDADO DE UNA CONSULTA
Puede guardar la consulta accediendo al botón Office y pulsando Guardar.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Si es la primera vez que guarda la consulta aparecerá un cuadro de diálogo en el que el
programa le solicita un nombre para reconocerla.
Adjudique un nombre teniendo en cuenta que no puede ser el de ninguna tabla ya creada y
haga clic en Aceptar.
En el panel lateral puede comprobar cómo aparece la consulta ya creada con el nombre que
le ha asignado.
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TEMA 4: ACCESS
5. EJECUCIÓN DE UNA CONSULTA
Para llevar a cabo la ejecución de la consulta puede usar la ventana Diseño de Consulta o
bien el Panel de Exploración.
Si la ejecuta desde este último, basta con hacer doble clic en su nombre.
Suponga que se ha creado la siguiente consulta:
En ella se solicitan que se muestre por pantalla algunos campos laborales y personales de
los integrantes de la empresa con la condición de que cobren más de 1900 euros, como puede
comprobar en la condición establecida en el campo Sueldo.
Se cierra esta consulta y se puede ver que su nombre aparece en el Panel de Exploración.
Para ejecutarla haga doble clic en su nombre.
Aparecerá el resultado de su consulta de forma instantánea:
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Observe que el sueldo de los integrantes de la consulta supera o iguala los 2000 euros como
se le requirió.
También puede ejecutar la consulta desde la Vista Diseño. Para ello acceda al botón
Ejecutar, del grupo Resultados en la pestaña Diseño.
Tenga presente que si lleva a cabo la modificación de algún dato de los
que parezcan en una consulta, realmente estará modificando este dato en la
tabla que lo contiene.
6. IMPRESIÓN DE RESULTADOS DE LA CONSULTA
La impresión de resultados de una consulta es una operación sencilla con Access 2007.
Suponga que ha ejecutado la consulta anterior y desea imprimir los resultados.
Access 2007 tiene tres funcionalidades básicas de impresión a las que puede acceder
siguiendo la ruta:
Botón Office -> Imprimir
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TEMA 4: ACCESS
Estas funciones son:

Imprimir: Permite seleccionar una impresora, un número de copias y otras opciones
de impresión antes de imprimir.

Impresión rápida. Realiza la configuración de impresión definida por defecto en el
momento de uso, no permitiendo la selección de ninguna opción, puede implicar una
impresión rápida a cambio de una "pérdida de control" del proceso de impresión.

Vista preliminar. Ofrece una previsualización del documento antes de su impresión,
permitiendo, si fuese necesario, cambios en este.
Antes de imprimir una tabla, consulta o informe, deberá de asegurarse de
que su aspecto es el deseado. La opción Vista preliminar muestra en
pantalla el mismo resultado que se obtendrá al imprimir en papel.
No puede usar el formato XPS para imprimir el archivo. Este es un
formato ideado por Microsoft para competir con el formato pdf.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
7. APERTURA DE UNA CONSULTA
Como anteriormente se ha señalado, cuando se define una consulta en una base de datos,
por defecto esta queda reflejada en el Panel de Exploración de la base, como un objeto de
ella.
Para llevar a cabo de una forma directa la apertura de una consulta basta hacer clic con el
botón derecho del ratón en el nombre de la consulta que desee abrir.
Observe que en el cuadro de diálogo que aparece se le ofrecen múltiples opciones
relacionadas con la consulta en cuestión. Entre ellas encontrará, en primer lugar la opción
Abrir. Si lo pulsa podrá comprobar cómo se lleva a cabo a apertura de la consulta sobre la que
ha hecho clic.
8. MODIFICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE CONSULTA
Un criterio de búsqueda en una consulta es una condición que deben cumplir todas las filas
que aparezcan en el resultado de la consulta.
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TEMA 4: ACCESS
Para escribir una condición, en la cuadrícula de consulta, sitúese en el campo
correspondiente, en la fila Criterios.
Por ejemplo, si desea conocer todos los empleados de una empresa que se llamen "Juan",
en el campo Nombre, en la fila Criterios escriba la palabra Juan.
Comprobará como al hacerlo el programa establecerá unas comillas por defecto, a fin de
buscar esa cadena exacta de caracteres.
Si desea introducir varias condiciones en un campo, debe hacer uso de los operadores Y y
O, según quiera expresar conjunción o disyunción de las condiciones.
Así, si desea que la consulta extraiga las personas que trabajan en los departamentos de
RRHH ó Gestión, sitúe en el campo Nombre de Departamento la sintaxis "RRHH O Gestión".
Si ejecuta la consulta podrá comprobar cómo los resultados son los esperados:
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Si desea sin embargo buscar valores puede utilizar el operador Entre.
Notación: Entre "Valor 1 y Valor2".
La consulta intentará buscar todos los valores comprendidos entre los dos valores definidos
por Valor 1 y Valor 2.
Si en el campo Sueldo escribe la expresión Entre "1500 Y 1750" la
consulta mostrará en pantalla solamente los registros cuyo sueldo estén
entre estas dos cantidades.
Puede utilizar el operador In para buscar solo registros concretos.
Notación: In (Valor 1, Valor2,...)
Examina si el valor de la expresión es uno de los valores incluidos en la lista de valores
escritos entre paréntesis.
Si en el campo Sueldo sitúa la expresión "In (1500,1800)" la consulta
mostrará en pantalla solamente los registros cuyo sueldo sean exactamente
o 1500 o 1800.
8.1. APLICACIÓN PRÁCTICA
Usando la consulta creada en este apartado, se procederá a indicar la expresión debe
introducir en la fila Criterios para que la consulta resulte efectiva en los siguientes casos:

La consulta ofrezca en pantalla solo los trabajadores del departamento de RRHH.

La consulta ofrezca en pantalla solo los trabajadores del departamento de RRHH que
cobran más de 1500 €.

La consulta ofrezca en pantalla los trabajadores del departamento de RRHH o
Gestión que cobren entre 1000 y 2000 €.
En el primer caso, basta con escribir en la columna Nombre Departamento la expresión
"RRHH".
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TEMA 4: ACCESS
En el segundo caso, escriba en la columna Nombre Departamento la expresión RRHH y en
la columna Sueldo la expresión ">1500".
En el tercer caso, escriba en la columna Nombre Departamento la expresión "RRHH" o
"Gestión" y en la columna Sueldo Entre "1500" y "2500".
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Si no pone las comillas, el programa lo hará por usted.
9. ELIMINACIÓN DE UNA CONSULTA
Como se ha visto con anterioridad, cualquier consulta definida en una base de datos se
aparece en el Panel de Exploración.
Así, desde este panel es muy sencillo eliminar cualquier consulta que ya no necesite.
Simplemente acuda a este y sobre el nombre que identifica la consulta a eliminar, haga clic con
el botón derecho del ratón.
En el menú desplegable que aparece, elija la opción Eliminar.
El programa le avisará mediante una ventana de que va a llevar a cabo una operación de
eliminación, para que usted confirme esta acción.
Pulse Aceptar, comprobará que la consulta ha sido eliminada.
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TEMA 4: ACCESS
Para llevar a cabo la eliminación de cualquier componente de una base
de datos, esto es, una tabla, una consulta, un informe, etc. es necesario que
se encuentre cerrado. En otro caso comprobará que el programa le
imposibilita la eliminación del mismo.
9.1. APLICACIÓN PRÁCTICA
En el apartado anterior se ha llevado a cabo la creación de una consulta de prueba. En
realidad esta consulta no tendrá un fin útil en el trabajo posterior, así que se va a proceder a
cambiarle el nombre inicialmente por el nombre "Aplicación práctica". Después se eliminará.
En primer lugar se tendrá que localizar la consulta en el Panel de Exploración de la base de
datos.
Una vez hecho, se hará clic con el botón derecho sobre el nombre de la consulta.
Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales
En el cuadro de diálogo que aparece se seleccionará Cambiar nombre. El programa
permitirá ahora la modificación del nombre.
Pulsar Aceptar.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
A continuación se procederá a eliminarla; para ello hacer clic de nuevo sobre el nombre con
el botón derecho del ratón y en el cuadro de diálogo que aparece seleccionar Eliminar.
El programa le advertirá que se va a llevar a cabo la eliminación de un elemento de la base
de datos.
Pulsar el botón Sí para proceder a la eliminación.
10. RESUMEN
En el presente capítulo ha podido estudiar los aspectos más importantes relacionados con
las Consultas de Access 2007. Estas tienen un papel destacado a la hora de llevar a cabo el
filtrado de la información recogida en una base de datos, partiendo de unos criterios de
búsqueda que se establezcan y que deben cumplir los datos para que se muestren en pantalla.
La utilidad de las Consultas en una base de datos reside en la posibilidad de poder
organizar, localizar o editar los datos que contienen las tablas.
Existen varios tipos de consultas, teniendo cada una de ellas un propósito diferente. A través
de este capítulo ha podido comprobar cuál es la forma de proceder según sea el caso.
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TEMA 5
120622
CREACIÓN DE FORMULARIOS
1.
INTRODUCCIÓN
2.
CREACIÓN DE FORMULARIOS SENCILLOS DE TABLAS Y CONSULTAS
3.
PERSONALIZACIÓN DE FORMULARIOS UTILIZANDO DIFERENTES ELEMENTOS DE
DISEÑO
4.
CREACIÓN DE SUBFORMULARIOS
5.
ALMACENADO DE FORMULARIOS
6.
MODIFICACIÓN DE FORMULARIOS
7.
ELIMINACIÓN DE FORMULARIOS
8.
IMPRESIÓN DE FORMULARIOS
9.
INSERCIÓN DE IMÁGENES Y GRÁFICOS EN FORMULARIOS
10.
RESUMEN
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TEMA 5: ACCESS
TEMA 5
CREACIÓN DE FORMULARIOS
1. INTRODUCCIÓN
Un formulario es una vista organizada de algunos campos de una o varias tablas o
consultas. Los formularios se usarán para introducir nueva información, modificar esta o
eliminarla de una forma sencilla y visual. Los formularios facilitan las tareas de búsqueda,
introducción y edición de datos en nuestras bases de datos, por lo que son usados para
mantener actualizada la información guardada. Piense que la idea inicial de tablas de datos
para introducir o eliminar registros es siempre sustituida por una interfaz más sencilla como la
que le ofrece cualquier formulario de Access.
2. CREACIÓN DE FORMULARIOS SENCILLOS DE TABLAS Y
CONSULTAS
Crear un formulario con Access 2007 es muy sencillo. Además existen múltiples opciones
para hacerlo. La más sencilla de todas quizás la encontramos en la pestaña Crear, en el grupo
Formularios bajo el botón Formulario.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Este le permite crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de
la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
Para ello seleccione en el Panel de Exploración una tabla o consulta haciendo clic sobre su
nombre.
Acceda al botón Formulario, del grupo Formularios en la pestaña Crear.
Al pulsarlo comprobará que se genera automáticamente un formulario con todos los campos
de esta tabla o consulta.
Como se ha dicho, esta opción es tam6ién válida para generar automáticamente un
formulario a partir de una consulta.
Comprobará que una vez generado el formulario, la Cinta de Opciones ha cambiado para
que pueda llevar a cabo la edición de este.
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CCCD05ACCESS.12T1
TEMA 5: ACCESS
A partir de cualquier consulta generada en el capítulo anterior, cree
un formulario que permita ver/editar los datos de la misma.
SOLUCIÓN
Seleccione en el Panel de Exploración una consulta haciendo clic sobre
su nombre.
Acceda al botón Formulario, del grupo Formularios en la pestaña Crear.
Se generará automática mente un formulario con todos los campos de
consulta.
3. PERSONALIZACIÓN
DE FORMULARIOS UTILIZANDO
DIFERENTES ELEMENTOS DE DISEÑO
Si lo que desea es personalizar un poco más el formulario, incluyendo datos de diferentes
tablas o consultas, puede usarse el Asistente de creación de formularios, ya que por su
sencillez y eficiencia permite generar formularios con resultados profesionales. Podrá
posteriormente editar el formulario para que quede a su gusto.
Para usar el Asistente de creación de formularios acceda a la pestaña Crear, y en el
grupo Formularios despliegue la opción Más formularios.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Al realizar esta operación elija la opción Asistente para formularios.
En la ventana que le aparecerá bajo el nombre Asistente para formularios debe
seleccionar en orden las Tablas/Consultas de las que desea seleccionar los campos que
quiere que aparezcan en el formulario y el nombre de los campos.
Se recomienda que para llevar a cabo esta acción por primera vez elija
campos de una misma tabla o consulta. Si no lo hace, el programa
introducirá el concepto subformulario que será estudiado en puntos
posteriores.
La forma de llevar a cabo la selección es similar a la de asistentes tratados en capítulos
anteriores, por lo que no representará ninguna dificultad.
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CCCD05ACCESS.12T1
TEMA 5: ACCESS
Una vez haya seleccionado los campos, pulse el botón Siguiente.
Seleccione en la nueva ventana cómo desea que se distribuyan los datos que conforman su
formulario: en columnas, en disposición de tabla, como si de una hoja de datos se tratara o de
forma justificada.
Elegida la opción que más le interese pulse Siguiente y elija un estilo de formulario: ¿Qué
estilo desea aplicar?
El programa cuenta con una batería de estilos predefinidos que puede ampliar, entre los que
debe seleccionar el que le parezca más apropiado. Observe que al seleccionar un estilo
aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto final que tendrá el formulario con ese estilo.
Elija uno y pulse Siguiente.
En este momento habrá llegado a la última pantalla del asistente, en la que debe seleccionar
un Nombre al formulario creado, ofreciéndole el programa la opción de Abrir el formulario
para ver o introducir información o Modificar el diseño del formulario.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Pulse Finalizar y el formulario estará creado con los campos y estilos definidos
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TEMA 5: ACCESS
4. CREACIÓN DE SUBFORMULARIOS
Si ha intentado crear un formulario usando el Asistente, y ha usado campos de dos tablas
relacionadas, habrá comprobado cómo el programa le habla del concepto subformulario. Pero,
¿qué es un subformulario y para qué se usa?
Cuando se trabaja con datos relacionales, a menudo es necesario ver los datos de más de
una tabla o consulta en el mismo formulario. Los subformularios son una herramienta apropiada
para ello, y Microsoft Office Access 2007 proporciona varias formas de crear rápidamente
subformularios.
Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se
denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina
subformulario. Una combinación de formulario y subformulario se denomina:

Formulario jerárquico.

Formulario principal/detalle.

Formulario principal/secundario.
4.1. CÓMO CREAR SUBFORMULARIOS
Se verá cómo el Asistente para formularios utiliza los subformularios cuando desea crear
un formulario con datos de dos tablas relacionadas.
Inicialmente pulse el botón del Asistente siguiendo las directrices del apartado anterior.
En la ventana de selección de campos de Tablas/consultas, elija por ejemplo dos campos
de una tabla y otros dos de otra tabla relacionada con la anterior.
Cuando haga clic en Siguiente, Access preguntará: ¿Cómo desea ver los datos?
En este ejemplo puede seleccionarse por Departamento o por Personal.
Para crear el formulario, se ha seleccionado por Personal. El asistente mostrará un pequeño
diagrama del formulario. El cuadro de la parte inferior del formulario representa el subformulario.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
En la parte inferior de la página del asistente, seleccione la opción Formulario con
subformularios y haga clic en Siguiente.
En la página siguiente, Access le preguntará: ¿Qué distribución desea aplicar al
formulario? Haga clic en Tabular o en Hoja de datos dependiendo del diseño que desee para
el subformulario. Ambos estilos de diseño ordenan los datos del subformulario en filas y
columnas, pero un diseño tabular se puede personalizar con más facilidad. Se puede agregar
color, gráficos y otros elementos de formato a un subformulario tabular, mientras que una hoja
de datos es más compacta, como la vista de hoja de datos de una tabla.
Una vez hecha la selección, haga clic en Siguiente.
Ahora seleccione un estilo de formato para el formulario. Si eligió Tabular en la página
anterior, el estilo de formato que elija también se aplicará al subformulario. Una vez hecha la
selección, haga clic en Siguiente.
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CCCD05ACCESS.12T1
TEMA 5: ACCESS
En la página final del asistente, escriba los títulos que desee para los formularios. Access
asigna nombres a los formularios según los títulos que escriba, y etiqueta el subformulario de
igual forma.
También en esta página, especifique si desea abrir el formulario en la vista Formulario para
que pueda ver o introducir información, o si desea abrir el formulario en la vista Diseño para
que pueda modificar su diseño. Una vez hecha la selección, haga clic en Finalizar.
Access crea dos formularios: uno para el formulario principal que contiene el control de
subformulario y otro para el propio subformulario.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
5. ALMACENADO DE FORMULARIOS
Una vez finalizada la creación del formulario, tanto si está usando el Asistente para
formularios, como si no, debe guardarlo para que pueda ser usado en cualquier momento,
pasando a formar parte de la base de datos.
Para ello sitúese sobre la pestaña que da nombre al formulario creado y haga clic con el
botón derecho.
En el cuadro de diálogo que aparece, pulse Guardar.
Si ha creado el formulario con el Asistente, el formulario tendrá ya nombre. Si no, el
programa le advertirá de este hecho y le pedirá que le asigne un nombre a fin de poder ser
convenientemente guardado.
6. MODIFICACIÓN DE FORMULARIOS
Una vez creado un formulario puede editarlo fácilmente usando la Vista de Diseño de
Formulario. Esta permite usar controles adicionales mediante los cuales puede añadir, quitar,
mover, agrupar, etc. Cualquier elemento a su formulario.
Para iniciar esta vista busque en el Panel de Exploración el nombre del formulario que
desea modificar.
Haga clic con el botón derecho y elija, en el menú contextual que aparece, la opción Vista
Diseño.
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CCCD05ACCESS.12T1
TEMA 5: ACCESS
Esta vista consta de tres secciones diferenciadas:

En primer lugar encontrará la sección Encabezado de formulario, en la que debe
situar el título que desea aparezca cuando se abra el formulario.

En segundo lugar tiene la sección Detalle, en la que aparecen los registros del origen
del formulario.

En último lugar está situada la sección Pie de formulario, en la que debe situar, si lo
desea, un título que aparecerá al final de su hoja formulario.
Tanto encabezado como pie son prescindibles y pueden ocultarse haciendo clic en el botón
Encabezado o Pie de formulario, situados en la pestaña Organizar dentro del grupo Mostrar
u ocultar.
Puede observar que el área de diseño está rodeado por reglas que le permiten llevar a cabo
mediciones de cada uno de los cuadros que componen su formulario.
Además le será de gran ayuda su disposición en cuadrícula, que permitirá una organización
de los elementos en esta vista.
Es destacable que observe que la pestaña de la Cinta de Opciones en esta vista es
totalmente diferente a cualquiera de las estudiadas anteriormente.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
En ella, formada por los grupos Vistas, Fuente, Líneas de división, Controles y
Herramientas, encontrará infinidad de controles y aplicaciones que le permitirán insertar en su
formulario todo tipo de elementos.
Así por ejemplo, el primer grupo, el grupo Vistas, contiene un botón llamado Ver.
Si lo pulsa, se desplegará un menú que le permitirá cambiar la vista en la cual está presente
su formulario:

Vista formulario.

Vista hoja de datos.

Vista tabla dinámica.

Vista gráfico dinámico.

Vista Presentación.

Vista Diseño.
La Vista Presentación le permite el trabajo de una forma similar a lo que hace con la Vista
de Diseño, pero con las ventajas de la Vista formulario, que le muestra a tiempo real los datos
del formulario para que pueda hacerse una idea aproximada de su aspecto final.
7. ELIMINACIÓN DE FORMULARIOS
Cualquier formulario creado en una base de datos aparece por defecto en el Panel de
Exploración.
Desde este panel es muy fácil eliminar cualquiera de ellos.
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CCCD05ACCESS.12T1
TEMA 5: ACCESS
Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre que identifica al
formulario a eliminar.
En el menú contextual que se despliega, elija la opción Eliminar.
El programa le avisará mediante una ventana si desea eliminar el formulario
permanentemente, para que usted confirme o desista de esta acción.
En caso de que esté de acuerdo pulse Sí, comprobará que el formulario es eliminado.
Para llevar a cabo la eliminación de cualquier componente de una base
de datos, es necesario que este se encuentre cerrado. De lo contrario el
programa le imposibilitará la eliminación del mismo.
8. IMPRESIÓN DE FORMULARIOS
Una vez que elaborado el formulario puede imprimir los resultados de este.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Ejecutada una consulta, Access 2007 posee tres funcionalidades básicas de impresión a las
que puede acceder siguiendo la ruta:
Botón Office -> Imprimir

Imprimir: Permite seleccionar una
impresora, un número de copias y
otras opciones de impresión antes
de la misma.

Impresión
rápida.
Realiza
la
configuración de impresión definida
por defecto en el momento de uso,
no permitiendo la selección de
ninguna opción, puede implicar una
impresión rápida a cambio de una
"pérdida
de
control"
de
este
Ofrece
una
proceso.

Vista
preliminar.
previsualización
del
documento
antes de su impresión, permitiendo,
si fuese necesario, cambios en
este.
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CCCD05ACCESS.12T1
TEMA 5: ACCESS
Comprobará que la forma de actuar es la misma, por ejemplo, que para consultas.
Suponga que ejecuta un formulario y solo quiere que le sean impresos los resultados del 3 al
5. ¿Cómo podría hacerlo?
En la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar despliegue el botón Selección.
Elija la opción Entre...
El programa le pedirá que elija un rango de registros que quedarán seleccionados.
En la Barra de estado del programa aparece un botón bajo el nombre de Filtro que informa
que los registros de su formulario están filtrados.
A continuación para imprimirlos siga la siguiente secuencia:
Botón Office -> Imprimir -> Imprimir -> Imprimir registros seleccionados.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
9. INSERCIÓN
FORMULARIOS
DE
IMÁGENES
Y
GRÁFICOS
EN
Una vez que ha generado un formulario con el Asistente para formularios, que es la forma
más sencilla de creación de este tipo de elementos aunque no la única, diríjase al Panel de
Exploración y elija la Vista Diseño.
Recordará que antes se ha hecho hincapié en que es en este tipo de visualización en la que
usted puede tener más control sobre su formulario debido a la gran cantidad de controles y
campos que la Cinta de opciones ofrece.
Control. Objeto que muestra datos, realiza acciones o inserta elementos
visuales.
9.1. CONTROLES DE IMÁGENES Y GRÁFICOS
Dos de los controles que encontrará en esta cinta son los controles de imágenes y
gráficos. Cada uno de ellos permitirá insertar una imagen o un gráfico respectivamente en su
formulario.
Insertar una imagen
Para insertar una imagen pulse el icono Control de Imagen.
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TEMA 5: ACCESS
Haga clic en la ubicación deseada dentro del formulario. El programa abrirá una ventana en
la que debe seleccionar la ubicación del archivo de imagen en su equipo.
Haga clic en el archivo y pulse Aceptar.
Ahora simplemente ajuste el tamaño y la posición de la imagen dentro del formulario.
Insertar un gráfico
De igual forma, la integración entre los programas que componen el paquete Office le
permite que Access pueda generar e insertar un gráfico en su formulario.
Para ello seleccione el botón Control de gráfico.
El programa abrirá el Asistente para gráficos, que le indicará que seleccione la tabla o
consulta desde la que desea que el programa tome los datos para elaborar un gráfico.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Una vez seleccionada la tabla o consulta, elija el/los campos que desea sean susceptibles de
incluir en su gráfico.
El asistente para gráficos le permitirá ahora seleccionar el tipo de grafico que desea sea que
sea creado.
Por último, deberá señalar aspectos particulares del gráfico seleccionado como son: títulos,
leyenda, datos en filas o columnas, etc.
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TEMA 5: ACCESS
Así elegido, por ejemplo, el diagrama de barras, la aplicación le solicitará cómo desea
distribuir los datos en el gráfico.
A continuación, si desea que el gráfico cambie de un registro a otro, se le pide que
seleccione los campos que vinculan el documento y el gráfico.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Por último, escriba el nombre que desea que tenga el gráfico y seleccione, por ejemplo si
desea que el gráfico presente una leyenda.
Pulse Finalizar, y el gráfico será generado e insertado en el formulario.
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TEMA 5: ACCESS
10. RESUMEN
Como se ha visto en el presente capítulo, un formulario no es más que una vista organizada
de campos de varias tablas o consultas. Los formularios son, sin duda, la forma más usada para
introducir, modificar o eliminar datos en una base creada. Facilitan, por tanto, la búsqueda,
introducción y edición de los datos.
En este capítulo ha estudiado cómo crearlos, editarlos y eliminarlos a fin de conseguir que el
acceso a las tablas que componen su base sea lo más sencillo posible.
Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Permite
de forma eficaz la introducción de datos, ahorrando tiempo y evitando errores.
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TEMA 6
120626
CREACIÓN DE INFORMES O REPORTS PARA
IMPRESIÓN
1.
INTRODUCCIÓN
2.
CREACIÓN DE INFORMES SENCILLOS DE TABLAS O CONSULTAS
3.
PERSONALIZACIÓN DE INFORMES UTILIZANDO DIFERENTES ELEMENTOS DE
DISEÑO
4.
CREACIÓN DE SUBINFORMES
5.
ALMACENADO DE INFORME
6.
MODIFICACIÓN DE INFORMES
7.
ELIMINACIÓN DE INFORMES
8.
IMPRESIÓN DE INFORMES
9.
INSERCIÓN DE IMÁGENES Y GRÁFICOS EN INFORMES
10.
APLICACIÓN DE CAMBIOS EN EL ASPECTO DE LOS INFORMES UTILIZANDO EL
PROCESADOR DE TEXTO
11.
RESUMEN
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TEMA 6: ACCESS
TEMA 6
CREACIÓN DE INFORMES O REPORTS PARA
IMPRESIÓN
1. INTRODUCCIÓN
Un informe de Access 2007 es un elemento que se utiliza para resumir y organizar la
información contenida en una base de datos. Los informes presentan grandes similitudes con
los formularios ya que ambos permiten el acceso sencillo a información almacenada. Además
tenga presente que ambos:
Poseen una forma similar de creación mediante el uso de un asistente de creación.
Pueden ser editados posteriormente para que queden con un diseño personalizado usando
la Vista Diseño.
Muestran información conjunta de uno o más registros de diferentes tablas o consultas.
2. CREACIÓN DE INFORMES SENCILLOS DE TABLAS O
CONSULTAS
En este apartado aprenderá a crear un informe sencillo que contenga todos los campos de
una tabla o consulta.
Para ello busque en el Panel de Exploración la tabla o consulta que contiene los datos y
haga clic en su nombre.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Ahora haga clic en el botón Informes, que encontrará en la ficha Crear dentro del grupo
Informes.
Automáticamente se creará un informe que contiene todos los campos de la tabla o consulta
seleccionada.
2.1. APLICACIÓN PRÁCTICA
El Panel de Exploración permite un acceso directo a cualquier componente de su base de
datos: consultas, tablas, informes, etc. En la parte superior contiene un botón que permite filtrar
los elementos que en él aparecen u ordenarlos por diversos criterios.
Usando este botón, se llevará a cabo una ordenación de los elementos actuales de su base
de datos mediante el criterio Tipo de Objeto y se comprobará la reorganización de los
elementos de este panel.
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TEMA 6: ACCESS
Los pasos a seguir serían los siguientes:
Desplegar el botón superior del Panel de Exploración. Éste ofrece múltiples opciones
A continuación seleccionar por Tipo de Objeto.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Ahora todos los objetos del Panel de Exploración aparecen agrupados por tipo: Tablas, a
continuación todas las Consultas, Formularios e Informes.
3. PERSONALIZACIÓN
DE
INFORMES
DIFERENTES ELEMENTOS DE DISEÑO
UTILIZANDO
Uno de los problemas que se presenta a la hora de crear un informe usando el procedimiento
visto en el apartado anterior es el que es poco personalizable, apareciendo siempre todos los
campos incluidos en una tabla o consulta.
Puede llevar a cabo la creación de un informe más personalizado, usando el Asistente de
creación de informes. Una vez creado, Access permitirá su edición para que adquiera un
diseño adecuado a según las necesidades.
Para iniciar el procedimiento de creación de un informe con el Asistente para informes,
debe hacer clic en el botón Asistente para informes que encontrará en el grupo Informes de la
ficha Crear.
Al pulsarlo se inicia el Asistente y en la primera ventana le solicita, al igual que ocurría en la
creación de formularios, que seleccione las Tablas/Consultas de las que desea incorporar
campos al informe. Además tiene que seleccionar los campos, pasándolos mediante los
botones centrales al recuadro marcado con el título Campos seleccionados.
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TEMA 6: ACCESS
En esta primera selección elija algunos campos de una misma tabla o consulta para que no
aparezcan referencias a subinformes, cuestión que será estudiada en apartados posteriores.
Seleccionados los campos, pulse Siguiente.
Ahora el programa le ofrece la posibilidad de establecer Niveles de Agrupamiento si lo
desea, de tal forma que puede asignar un campo como el principal, apareciendo el resto
anidados dentro de este.
En este caso se ha elegido como nivel principal de agrupamiento el campo N_Empleado.
Cuando haya decidido si desea o no un nivel de agrupación pulse Siguiente.
En la siguiente ventana debe elegir los criterios de ordenación para que aparezcan los
campos. Estos pueden ordenarse de forma ascendente o descendente, tan solo habrá que
pulsar en el botón Ascendente.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
En el ejemplo se ha elegido Ascendente por Dirección.
Pulse Siguiente al finalizar la selección de criterios de ordenación.
El fin último de la generación de informes es su impresión, ya que ofrecen una colección de
datos resumidos de las tablas que componen su base de datos.
Por esto en la siguiente ventana se le preguntará acerca de la distribución deseada para su
informe. Esta opción le ofrece dos grandes bloques de selección:

Distribución. Permite la visualización de su informe En pasos, Bloque o Esquema,
cuyas diferencias de presentación puede visualizar en el dibujo que acompaña a la
ventana, en tonos amarillos.

Orientación. Puede seleccionar la orientación de la presentación en papel más
adecuada para la impresión de sus datos.
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TEMA 6: ACCESS
En la última ventana, la que aparece al pulsar Siguiente, puede elegir el Estilo de
presentación del informe. Así el programa también en este caso cuenta con una variada
selección de estilos predefinidos. Seleccione el más adecuado según el caso y pulse Finalizar.
Es evidente que en un contexto profesional es deseable mantener un
estilo común o al menos similar para todos los componentes de su base de
datos: tablas, consultas, formularios e informes.
Finalmente, se generará el informe con las todas las características que se han
seleccionado.
4. CREACIÓN DE SUBINFORMES
El uso de un Asistente para generar informes de forma rápida que contenga información de
varias tablas relacionadas es factible, aunque a veces presente algunos inconvenientes. Es
frecuente encontrar informes cuya columna vertebral sea una tabla o consulta de la que parten
múltiples datos que no tienen que estar forzosamente relacionados entre sí.
Para ofrecer la información de forma eficiente en estas situaciones puede crear informes
separados y llevar a cabo su almacenaje juntos, por ejemplo imprimiéndolos. Sin embargo,
Access le ofrece una solución más sencilla: el uso de subinformes.
Subinforme. Es un informe que está insertado en la estructura de otro
informe.
La forma de generación de subinformes es similar a la de generación de informes. Una vez
creado, se usará un asistente para que pueda ser insertado como parte de un informe principal.
Tenga claro que ambos, tanto informe principal como subinforme se mostrará como objetos en
el panel Informes.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
5. ALMACENADO DE INFORME
Si ha concluido la generación de su informe, este debe ser guardado para que pueda ser
usado, modificado o eliminado con posterioridad.
Para llevar a cabo esta tarea debe situarse sobre la pestaña que da nombre al informe y
hacer clic con el botón derecho del ratón.
En el cuadro de diálogo que aparece pulse Guardar.
Si ha guardado anteriormente el informe o lo ha generado con el Asistente para informes,
el programa guardará la información contenida en ese informe bajo el nombre que este ya
posea. En caso contrario el programa solicitará la asignación de un nombre al informe que lo
identifique de forma biunívoca.
6. MODIFICACIÓN DE INFORMES
Diseñada la estructura básica de un informe, puede utilizar, al igual que ocurría en el caso de
los formularios, la Vista Diseño para personalizarlo, agregando, modificando o eliminando
elementos.
De una manera genérica se puede afirmar que la tarea de diseñar un informe está
vertebrada por las siguientes acciones:

Uso de la barra de herramientas y el menú Formato para el cambio de fuentes,
alineación de texto, cambio de ancho de bordes y líneas y aplicación de diferentes
colores y efectos.

Alineación de los controles haciendo uso de la ayuda de las reglas.

Situación de controles.

Uso del cuadro de herramientas para añadir cuadros de edición, etiquetas, controles,
casillas de verificación, etc.
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TEMA 6: ACCESS
El número de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseño general y los controles
específicos es muy grande.
Al igual que para formularios, para iniciar la Vista Diseño, en el cual podrá llevar a cabo, la
inclusión o modificación de nuevos elementos, busque en el Panel de Exploración el nombre
del informe que desea modificar.
Elija la Vista Diseño haciendo clic con el botón derecho sobre el nombre del informe a
modificar.
Aparecerá el área de Diseño de informes en el que encontrará elementos auxiliarles como
las reglas que le permiten llevar a cabo mediciones de cada uno de los cuadros que componen
su informe.
Además en la Cinta de Opciones aparecen ahora multitud de botones que activan diversas
herramientas de diseño que le permitirán la personalización de su informe.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
7. ELIMINACIÓN DE INFORMES
Como todo elemento de Access 2007, una vez que ha sido creado, aparece accesible
mediante su nombre en el Panel de Exploración. Se convierte pues este panel en el centro de
operaciones de cualquier base de datos ya que permite el acceso rápido a cada elemento y da
acceso a algunas tareas administrativas, entre las que se encuentra la eliminación de informes.
Busque el nombre del informe que desea eliminar y haga clic con el botón derecho del ratón.
En el menú contextual que se despliega, elija la opción Eliminar.
El programa alertará mediante una ventana que va a llevar a cabo una operación de
eliminación, para que usted confirme o desista de esta acción.
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TEMA 6: ACCESS
Para eliminar, pulse Sí. Comprobará que el informe es eliminado.
Es estrictamente necesario que el informe esté cerrado para que pueda
eliminarse.
8. IMPRESIÓN DE INFORMES
Es frecuente que la finalidad última de la creación de informes sean la de ser impresos por lo
que es importante conozca cómo llevar a cabo esta tarea.
El procedimiento para la impresión de informes es semejante al que ya ha aprendido para la
impresión de otros elementos como formularios. Sin embargo en este apartado va a aprender
algunos aspectos más de la Vista Preliminar que desempeña un papel central en los
prolegómenos de la impresión en papel.
La Vista Preliminar en Access posee un aspecto semejante a la Vista
Preliminar de otros componentes del paquete Office.
Una vez generado el informe, en la Ficha Inicio, dentro del grupo Vistas, haga clic en Ver.
Se le desplegará, como ya se ha visto en apartados anteriores, un listado en el que puede
elegir la vista que más le conviene del objeto de Access activo en cada momento.
Haga clic en Vista preliminar.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Access ofrece una imagen del informe exactamente idéntica a la que presentará al
imprimirse.
En la ventana se le ofrece un control de Zoom para que pueda ajustar la ampliación de la
página.
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TEMA 6: ACCESS
Observe que en la Barra de Exploración aparecen controles para pasar a la primera página,
a la anterior, a la siguiente o a la última.
Si el informe presenta el aspecto deseado o quiere modificar algo, debe
cerrar esta vista. Para ello haga clic en el botón Cerrar vista preliminar,
situado en la parte superior derecha de la vista.
A continuación siga la siguiente secuencia:
Botón Office ->Imprimir
Encontrará las mismas opciones de impresión que se han visto en apartados anteriores.
9. INSERCIÓN DE IMÁGENES Y GRÁFICOS EN INFORMES
La presentación de los datos recogidos en una base de datos de una manera clara y sencilla
es fundamental para que se considere que una está llevando a cabo su trabajo de una manera
eficiente. Por tanto no se deben descuidar detalles visuales que apoyen la presentación de los
datos en informes.
La inserción de imágenes y gráficos en informes mejorará el aspecto visual de estos y
logrará que adopten un aspecto más profesional.
El procedimiento para la inserción de imágenes y gráficos en un informe es exactamente
igual al de inserción de imágenes y gráficos en formularios.
Una vez que ha generado un informe diríjase al Panel de Exploración y haga clic en el
nombre de informe con el botón derecho del ratón. Elija Vista Diseño.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Al igual que en el caso anterior, aparecerá la cinta de Controles y Campos donde
encontrará los botones que le permitirán la incorporación tanto de imágenes y gráficos de la
misma forma que en apartados anteriores.
10. APLICACIÓN DE CAMBIOS EN EL ASPECTO DE LOS
INFORMES UTILIZANDO EL PROCESADOR DE TEXTO
La compatibilidad entre los distintos programas del paquete Microsoft Office es total. Por esto
puede mejorar fácilmente el aspecto visual de sus informes aprovechando las múltiples
posibilidades de edición que le ofrece esta aplicación, con el editor de textos.
Para llevar a cabo la exportación de un informe a fin de mejorar su aspecto, acceda a la ficha
Datos Externos.
En el grupo Exportar haga clic sobre el botón Word.
Aparecerá la ventana de exportación.
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TEMA 6: ACCESS
Por defecto la exportación se realiza en formato RTF.
RTF (Rich Text Format). Formato de texto enriquecido a menudo
abreviado como RTF, es un formato de archivo informático desarrollado por
Microsoft en 1987 para el intercambio de documentos multiplataforma. La
mayoría de procesadores de texto son capaces de leer y escribir
documentos RTF.
Por tanto, este formato permitirá la visualización del archivo resultante en múltiples
procesadores de textos y no exclusivamente en Word 2007.
En primer lugar, el asistente solicita que indique el nombre y el lugar en el que desea
almacenar el archivo resultante.
Además si selecciona la casilla Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de
exportación, el archivo RTF se abrirá de forma automática cuando el proceso finalice.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Pulse Aceptar y el la exportación se llevará a cabo.
En la siguiente y última pantalla el programa le permite guardar los pasos de exportación a
fin de que pueda repetir esta operación rápidamente sin tener que usar el asistente.
Pulse Cerrar y el archivo de texto generado se situará en la ubicación seleccionada y se
abrirá automáticamente si así lo indicó en el asistente.
Ahora puede usar las herramientas del procesador de textos para dar fácilmente un aspecto
más visual a su informe.
10.1. APLICACIÓN PRÁCTICA
Access 2007 no solo soporta como formato de exportación archivos RTF.
El programa cuenta con la posibilidad de exportación de informes a múltiples formatos. Uno
de los formatos que puede presentar mayor interés es el formato HTML que le permitirá mostrar
esta información en Internet como una Web. A continuación se verá cómo crearlo.
Se creará un informe y se localizará su nombre en el Panel de Exploración. Con el botón
derecho del ratón hacer clic sobre su nombre y seleccionar:
Exportar -> Documento HTML
Se abrirá el asistente de exportación de informes para web que tiene un funcionamiento
similar al asistente para documentos RTF.
Exportar el documento y mostrar sus resultados abriendo el informe con un navegador Web.
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TEMA 6: ACCESS
Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre del informe en el Panel de
Exploración y elija la ruta:
Exportar -> Documento HTML
Se abrirá el asistente de generación de archivos HTML. Inicialmente habrá que indicar el
nombre y la ubicación del archivo HTML que se generará.
Marcar la casilla de verificación que permitirá la visualización del archivo de forma
automática una vez que se haya generado.
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CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
Pulsar Aceptar.
Access preguntará sobre de la existencia o no de una plantilla Web sobre la que incrustar el
resultado del informe. Esto es bastante interesante en caso de que el informe vaya a formar
parte de una We ya creada para mantener unos estándares de diseño.
Pulsar Examinar si la posee y señalar su ubicación, en caso contrario pulsar directamente
Aceptar.
Se genera el formulario en formato HTML, que es abierto automáticamente por el navegador
predeterminado.
11. RESUMEN
Los informes desarrollan un papel muy similar a los formularios, ya que ambos intentan
ofrecer al usuario información resumida de los datos contenidos en una base de datos. Sin
embargo existen algunas diferencias notables. Así si los formularios son utilizados para
introducir, mostrar y editar información, mediante un informe usted solo podrá ver la misma
información. Además es muy frecuente que el fin último de un informe sea su impresión en
papel, cuestión que no es tan usual que se lleve a cabo con los formularios, aunque en el
capítulo anterior comprobó que era posible.
Informes y formularios son tan parecidos que es posible guardar un formulario creado en su
base como un informe a fin de poder llevar a cabo las tareas específicas de ajuste de impresión
que los informes permiten.
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