comunicación administrativa

“COMUNICACIÓN
ADMINISTRATIVA”
Morales Sánchez Alberto
Garcia Santillan Yarelli
Juarico Martínez Alejandra
Páez Moreno Estela
Transferencia
de información
de un emisor a un receptor.
ELEMENTOS DE LA
COMUNICACIÓN
EMISOR
MENSAJE
RECEPTOR
PROPÓSITO DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación es esencial para el funcionamiento
interno de las empresas.
Especialmente, la comunicación es necesaria:
 1) Para establecer y diseminar las metas de una
empresa;
 2) Desarrollar planes para su logro;
 3) Organizar los recursos humanos y otros de la
manera mas eficiente y efectiva;
 4) Seleccionar, desarrollar y evaluar a los
miembros de la organización;
 5) Liderar, dirigir, motivar y crear una clima en el
que las personas quieran contribuir, y
 6) Controlar el desempeño.
El proceso administrativo
Integración de personal
Planeación
Organización
Dirección
Ambiente externo
*clientes
*proveedores
*accionistas
*gobiernos
Control
Realimentación
Transmisión
del mensaje
Idea Codificación
Recepción
Emisor
Decodificación
Comprensión
Receptor
Ruido
EL EMISOR DEL MENSAJE
La comunicación empieza con
el emisor que:
Desea
expresar
un
pensamiento o idea que se
codifica o se interpreta de
manera que sea entendida
por el receptor.
USO DE UN CANAL PARA
TRANSMITIR EL MENSAJE
 Información
 Mensaje oral
Canal
Emisor
Receptor
o escrito
 Transmisión por medios virtuales,
digitales
 Se pueden utilizar 2 o más canales
 La selección apropiada del canal es vital
para una comunicación efectiva
EL RECEPTOR DEL MENSAJE
 El
receptor debe estar dispuesto a la
recepción del mensaje para poderlo
decodificar en pensamientos.
 La comunicación precisa solo puede
ocurrir cuando el emisor y el receptor
asignan el mismo significado, o al menos
similar, a los símbolos que componen el
mensaje.
RUIDO
El ruido es cualquier cosa que entorpece la
comunicación.
Un ruido o un ambiente confinado
 La falta de atención puede provocar una
recepción imprecisa
 La comprensión es obstaculizada por
prejuicios

REALIMENTACIÓN
 Para
verificar o comprobar la
efectividad de la
comunicación, la persona
debe tener
REALIMENTACION.
 No debemos dar por hecho
o estar seguros de que un
mensaje ha sido bien
transmitido o que ya fue
entendido, hasta que es
confirmado mediante
realimentación
FACTORES SITUACIONALES Y
ORGANIZACIONALES
 Factores
que afectan el proceso de
comunicación
 Educacionales, Sociológicos, Político-legales y
Económicos
 Distancia geográfica
 Tiempo (información sin precisión)
 Tecnología
 Se deben tomar medidas para resolver los
problemas o prevenirlos
COMUNICACIÓN EN LA
ORGANIZACIÓN
En
las empresas de hoy, la
información debe fluir
más rápido que nunca
antes.
Es preciso determinar qué
tipo
de
información
necesita un gerente para
una toma de decisiones
efectiva.
LA NECESIDAD DE SABER DE LOS
GERENTES
 Información
necesaria para desempeñar
funciones y actividades gerenciales.
 ¿Qué es lo que en verdad necesito saber
para mi trabajo?
 ¿Qué sucedería si no recibo esta
información con regularidad?
EL FLUJO DE LA ORGANIZACIÓN
ASCENDENTE
DESCENDENTE
HORIZONTAL
DIAGONAL
En una organización efectiva la
comunicación fluye en varias direcciones:
 Hacia arriba,
 Hacia abajo y
 Cruzada.
La comunicación debe estar bien
distribuida para el buen funcionamiento
de la empresa, esto quiere decir que la
comunicación debe existir desde la cabeza
de la empresa hasta los subordinados.
COMUNICACIÓN
DESCENDENTE
La
comunicación descendente fluye
de personas de los más altos niveles
a los inferiores en la jerarquía
organizacional.
COMUNICACIÓN ASCENDENTE
La
comunicación
ascendente viaja de
los subordinados a
los superiores y
sube
por
la
jerarquía
organizacional.
Los medios típicos de comunicación
ascendentes son:
 Sistemas de sugerencias
 Sistemas de quejas
 Sesiones de asesoramiento
 Reuniones de grupo
 Ombudsman
Requiere de un ambiente donde los
subordinados se sientan libres para
comunicarse
COMUNICACIÓN CRUZADA
Combina el :
Flujo horizontal
Flujo diagonal
COMUNICACIÓN ESCRITA, ORAL
Y NO VERBAL
 Los
medios de comunicación escrita y
oral tienen características favorables y
desfavorables;
pero
juntos
se
complementan y a menudo se presentan
juntos, además se le puede emplear
ayuda visual para una comunicación muy
completa y fácil de entender.
COMUNICACIÓN ESCRITA
La comunicación escrita tiene la ventaja de
proporcionar:
 Registros,
 Referencias y
 Defensas legales.
La comunicación escrita también puede
promover:
 Uniformidad en política y
 Procedimiento y en algunos casos,
 Reducir costos.
SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA
COMUNICACIÓN ESCRITA
 Utilizar
palabras y frases sencillas
 Palabras cortas y familiares
 Presentar ilustraciones y ejemplos;
gráficas
 Utilizar oraciones y párrafos cortos
 Utilizar verbos activos, como “El gerente
proyecta...”
 Evitar palabra innecesarias
COMUNICACIÓN ORAL
 Reunión
de dos personas
 Presentación de un gerente ante una
audiencia grande.
 La comunicación oral hace posible el
rápido intercambio con realimentación
inmediata.
 El efecto de la interacción frente a frente
puede ser notado.
 Una reunión con el superior puede dar al
subordinado una sensación de
importancia.
SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA
COMUNICACIÓN ORAL
 Comuníquese
con una audiencia grande como
lo haría en una conversación de uno a uno
 Cuente una historia, una anécdota y presente
ejemplos
 Haga pausas, no se apresure
 Utilice ayudas visuales
 Comunique seguridad y establezca confianza
con una voz fuerte y clara, buena postura y
una sonrisa
 Utilice un lenguaje florido
COMUNICACIÓN NO VERBAL
BARRERAS E INTERRUPCIONES
EN LA COMUNICACIÓN
Una estructura de organización mal
diseñada no comunica con claridad las
relaciones organizacionales.
Las barreras pueden estar en:
 El emisor,
 En la transmisión del mensaje,
 En el receptor, o
 En la realimentación
FALTA DE PLANEACIÓN
 Dar
los motivos de un mensaje
 Seleccionar el canal mas apropiado y
escoger el momento indicado:
 Comprensión
DISTORSIÓN SEMÁNTICA
 Barrera a
la comunicación efectiva
 Puede ser deliberada o accidental
“Vendemos por
menos”
 Las
palabras pueden evocar diferentes
respuestas
Gobierno: Interferencia o gasto deficitario .
Ayuda, igualación y justicia.
MENSAJES MAL EXPRESADOS
No importa cuán clara este la idea en la
mente del emisor de la comunicación, el
mensaje puede estar marcado por:
 Palabras mal escogidas,
 Omisiones,
 Falta de coherencia,
 A la organización,
 Estructura extraña de la frase,
 Perogrulladas,
 Verborrea innecesaria y
 Dejar de aclarar sus implicaciones
PÉRDIDAS POR TRANSMISIÓN Y
MALA RETENCIÓN
 Mensaje menos
y menos preciso.
 La mala retención es un problema serio.
 Repetir
el mensaje y
 Utilizar varios canales
ESCUCHA DEFICIENTE Y EVALUCIÓN
PREMATURA
“Son muchos los que hablan, pero pocos los que
escuchan”
 Hay personas que entran a un análisis con
comentarios que no tienen relación con el tema que
se trata, exponiendo sus propios problemas u
opiniones, en estas situaciones todas las personas
involucradas en la conversación quieren dar a conocer
su punto de vista sin escuchar opiniones de otros. Una
tendencia común es juzgar, aprobar o desaprobar lo
que se dice, más que tratar de comprender el marco
de referencia de quien habla y así poder llegar a un
común acuerdo.
COMUNICACIÓN IMPERSONAL
 Mejorar
la información no requiere de
medios de comunicación costosos y
sofisticados
 Para una comunicación efectiva se
requiere:
 Contacto frente a frente
 Ambiente de apertura y confianza
 Disposición de los superiores
DESCONFIANZA, AMENAZA Y TEMOR
 La
desconfianza puede ser el
resultado de un comportamiento
inconsciente del superior.
 La
luz de amenazas ya sean
imaginarias o reales.
 Un clima de confianza, que facilite una
comunicación abierta y sincera
SOBRECARGA DE INFORMACIÓN
 Ignorar
cierta información
 Se abruman con demasiada información
que al procesarla se pueden cometer
errores
 Se pueden demorar el proceso
asimilación y entendimiento de la
información
 Se filtra la información
 Escape (Ignorar la información)
OTRAS BARRERAS A LA COMUNICACIÓN
 Percepción selectiva
 Influencia
de la actitud (falta de
objetividad)
 Diferencias de
estatus y poder entre el
emisor y el receptor
 Cuando
la información tiene que pasar por
varios niveles organizacionales, tiende a
distorsionarse
GUÍAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN
Aclarar el propósito del mensaje
 Utilizar codificación inteligible
 Consultar los puntos de vista de otros
 Considerar las necesidades de los receptores
 Utilizar el tono y lenguaje apropiados para
asegurar la credibilidad
 Obtener realimentación
 Considerar la emociones y motivaciones de los
receptores
 Escuchar

MEDIOS ELECTRÓNICOS EN LA
COMUNICACIÓN
Las organizaciones adoptan cada vez más
dispositivos electrónicos que mejoran la
comunicación.
Equipo electrónico incluye:
 Computadores centrales
 Minicomputadoras
 Computadoras personales
 Sistema de correo electrónico
EL USO DE LA COMPUTADORA PARA EL MANEJO
DE LA INFORMACIÓN Y EL TRABAJO EN REDES
 El
procesamiento de datos electrónicos
 Manejar grandes cantidades de datos y poner
la información al alcance de un gran número
de personas
 Nuevas graficas de computadora pueden
informar visualmente en segundos
 La nueva tecnología de la información cambia
la comunicación de manera fundamental
 La contratación externa es facilitada por una
comunicación más rápida y mejor.
CONCLUSIÓN
 La
comunicación es importante en el
funcionamiento interno de la empresa y en
la interacción con el ambiente externo.
 En una organización los gerentes deben
tener la información necesaria para hacer
un buen trabajo.
 Lograr que el personal de la organización
colabore satisfecho con ella y por lo tanto
sus actividades hacia la empresa sean
positivas mediante la aportación de todo su
apoyo