IB Américas Guía de usuario de Regis

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IB Américas
Guía de usuario
de Regis
IB Américas
Teléfono: +1 301 (202) 3025
Fax: +1 301 (202) 3003
Correo-e: [email protected]
Sitio web: www.ibo.org/iba
IB Américas
GUÍA DE USUARIO DE REGIS
BIENVENIDO
El IB ha creado un sistema de inscripción en línea a talleres para el uso de los coordinadores de los
Colegios del Mundo del IB y los colegios solicitantes, así como para las personas que actúan como
contactos en colegios interesados en el IB. Los coordinadores y los contactos en colegios interesados
podrán inscribir a participantes en nombre de su colegio en talleres que se celebren en la región de las
Américas del IB a partir de 2010.
Esta guía incluye instrucciones e información sobre los siguientes temas:
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Acceso a Regis
Inscripciones
Impresión de facturas y certificados de asistencia
Ingreso y modificación de información de pagos
Administración de inscripciones existentes
Políticas de inscripción
Si necesita más información o tiene consultas relacionadas con Regis y la inscripción en talleres,
póngase en contacto con el equipo del IB responde llamando al +1 301-202-3025 o envíe un mensaje a
[email protected]
Índice
1. Acceso a Regis…………………………………………………………….………………..4
2. Inscripción…………………………………………………………………….…………...5-9
3. Impresión de una factura…………………………………….………………............10-11
4. Pagos con tarjeta de crédito………………………………………….…….............12-13
5. Modificación de un método de pago o una inscripción…………...................14-21
6. Cancelación de una inscripción…………………………………………..………..22-24
7. Descarga de un certificado de asistencia…….…………………………………..25-26
8. Política de cancelación de los talleres del IB…………………..….….……….........27
9. Política de cambios y de inscripción fuera de plazo de los talleres del IB........27
10. Política de seguridad del IB..................................................................................28
11. Información adicional para pagos........................................................................29
ACCESO A REGIS
1. Para identificar el taller en el que desea inscribirse, consulte la selección de talleres que se ofrecen
actualmente: http://www.ibo.org/es/events/workshops.cfm.
2. Haga clic en el botón Registro (figura 1) ubicado en la página del evento específico del taller en el que
quiere inscribirse.
Figura 1
3. Después de hacer clic el botón Registro, su navegador le redirigirá a IBIS. Inicie sesión en IBIS
utilizando su código de usuario, contraseña y PIN.*
4. Seleccione el enlace Inscripción en talleres, que se encuentra en el menú de la ficha Inicio en IBIS
(figura 2). Para poder ver la página de inscripción de Regis, verifique que el bloqueador de elementos
emergentes de su navegador esté desactivado.
Figura 2
* IMPORTANTE: Solo el coordinador del programa designado o el contacto del colegio
interesado pueden acceder al sistema de inscripción en línea e inscribir participantes. En todos
los casos, se necesitarán datos de acceso a IBIS. Si usted no dispone de datos de acceso a
IBIS o si este es su primer contacto con el IB, escriba a [email protected] para solicitar ayuda.
INSCRIPCIÓN
1. Antes de inscribirse, revise la política de cancelaciones que se encuentra en la página 27 de
este documento o en el sitio web del IB, en:
http://www.ibo.org/es/professional-development/which-type-of-training-is-right-for-me/pdcancellation-policy/.
2. Cuando ingrese en el sistema de Regis, verá una lista de sesiones programadas para el
taller que ha elegido. Para acceder al formulario de inscripción, haga clic en el enlace
correspondiente debajo de la lista de sesiones (figura 3). Si usted ingresó en Regis
accediendo directamente a IBIS sin haber visitado antes el calendario de talleres de
www.ibo.org/events, deberá seleccionar primero el evento correspondiente en la página del
calendario de Regis (figura 4).
Figura 3
Figura 4
3. Complete el formulario de inscripción (figura 5) para el participante y seleccione el botón Registro en
la parte inferior de la página. Tenga en cuenta que la información solicitada en los campos marcados
con un asterisco es obligatoria. Si uno de los talleres no está disponible, la palabra “FULL" (completo)
aparecerá junto al título de dicho taller en la sección TALLERES OFRECIDOS del formulario de
inscripción. Si la sesión del taller a la que usted desea asistir está completa, seleccione otra. Nota: no
hay lista de espera para la inscripción en los talleres.
Figura 5
4. Después de enviar el formulario de inscripción, puede consultar el importe total cobrado a la persona
inscrita y elegir el método de pago (figura 6). Si paga con una orden de compra, ingrese su número en
el campo correspondiente. Para seguir, haga clic en el botón CONTINUAR. Si en este momento desea
hacer cambios en la inscripción, seleccione el enlace volver al formulario de inscripción.
Figura 6
5. En la pantalla siguiente, verá un acuse de recibo de la inscripción, y se enviará un mensaje de correo
electrónico preliminar a la dirección de correo electrónico indicada. Si desea agregar más participantes
para este taller o para otros, seleccione el enlace Inscribir más participantes. Desde esta pantalla
puede elegir también hacer modificaciones en el formulario de inscripción o imprimir la factura, si ya se
han inscrito todos los participantes (figura 7). Para inscribir participantes en un taller que se celebra en
un lugar diferente, seleccione la opción eventos del menú de la izquierda para ver el calendario de
todos los eventos del IB.
Figura 7
6. El IB se reserva el derecho de cancelar un taller por baja cantidad de inscritos o por circunstancias
imprevistas. El IB hace todo lo posible por brindar a sus inscritos toda la información anticipada posible
sobre cambios en la inscripción. Si el IB se ve forzado a cancelar un taller, se informará de inmediato a
los participantes inscritos y se les acreditará las tasas de inscripción. El IB no se hace responsable de
otros costos relacionados (pasajes aéreos, visas, alojamiento, etc.). Recuérdelo cuando organice sus
viajes.
IMPRESIÓN DE UNA FACTURA
1. Para acceder a la pantalla de facturación y pago después de inscribir a todos los participantes,
seleccione la sección facturación en el menú de la izquierda (figura 8).
Figura 8
2. Cierre todas las facturas abiertas y seleccione el icono de archivo PDF para abrir la factura que desea
imprimir (figura 9). Para pagar con cheque, orden de compra o giro postal deberá enviar una factura
impresa junto con el pago a la dirección que aparece a continuación. No será necesario enviar la
factura impresa cuando el pago se realice con tarjeta de crédito.
International Baccalaureate
PO Box 5950
New York, NY, 10087-5950
Figura 9
PAGOS CON TARJETA DE CRÉDITO
1. Para acceder a la pantalla de facturación y pago después de inscribir a todos los
participantes, seleccione la sección facturación en el menú de la izquierda (figura 10).
Figura 10
2. Si en el formulario de inscripción usted ha indicado que desea pagar con tarjeta de crédito,
verá el importe total adeudado por su inscripción junto con el botón >>comprar en línea
ubicado debajo del resumen del saldo (figura 11). Después de hacer clic en este botón, verá
una pantalla que verificará una vez más el importe adeudado (figura 12). Para ser redirigido
al sitio de autorización de la tarjeta de crédito, haga clic en el botón >> click here to
purchase using PayPoint (haga clic aquí para comprar con PayPoint) que se indica en la
imagen a continuación.
Figura 11
Figura 12
3. Después de ser redirigido al sitio de autorización de la tarjeta de crédito*, ingrese la información de su
pago según las instrucciones y haga clic en CONFIRM ORDER (confirmar pedido) para recibir
confirmación del pago (figura 13). No haga clic en este botón más de una vez. No cierre sesión ni
retroceda hasta recibir una confirmación.
Figura 13
* IMPORTANTE: El sitio de autorización de la tarjeta de crédito está ubicado en el Reino Unido. Por
lo tanto, algunos emisores de tarjetas de crédito pueden clasificar su pago de inscripción como
transacción del exterior y calcular las tasas según sus políticas. Para más información, póngase
en contacto directamente con el emisor de su tarjeta de crédito.
MODIFICACIÓN DE UN MÉTODO DE PAGO O UNA INSCRIPCIÓN
1. Si desea hacer cambios en los datos de inscripción de un participante o en el método de pago
preferido, seleccione la opción participantes del menú de la izquierda para acceder a la lista de
participantes (figura 14).
Figura 14
2. En la sección participantes podrá ver la lista de todos los inscritos, ordenados por fecha de
inscripción. El color de la fila indica el estado de la inscripción:
•
•
•
Gris: sin confirmar
Aguamarina: confirmada
Rosa: cancelada
3. En la lista de participantes, seleccione el apellido de la persona cuyos datos de inscripción o método
de pago desea modificar (figura 15). Cuando lo haga, aparecerá un menú desplegable con diversas
opciones. En ese menú, seleccione inscripción (figura 16).
Figura 15
Figura 16
4. Después de seleccionar inscripción en el menú desplegable, se abrirá el formulario de
inscripción de esa persona en otra ventana (figura 17), y usted podrá hacer modificaciones en
la información de contacto o la preferencia de talleres, incluso el nombre y apellido de la
persona. Si desea modificar el nombre de la persona inscrita, ingrese en el formulario de
inscripción del participante anterior, haga clic en Si necesita hacer un cambio de nombre
por favor haga clic aquí e ingrese el nombre del nuevo participante.
Figura 17
5. Cuando haya terminado de realizar las modificaciones, seleccione el botón MODIFICAR en
la parte inferior de la ventana (figura 18). Si solo desea cambiar el método de pago, puede
hacer clic en MODIFICAR sin hacer cambios en la información del participante en el
formulario.
Figura 18
6. Después de hacer clic en MODIFICAR, aparecerá un resumen de la inscripción y usted podrá cambiar
el método de pago elegido (figura 19).
Figura 19
7. Para recibir un acuse de recibo de la modificación, seleccione el botón CONTINUAR (figuras 20 y 21).
Figura 20
Figura 21
8. Nota: si desea cambiar el método de pago con cheque, orden de pago o transferencia bancaria por el
de pago con tarjeta de crédito, para poder ingresar la información de la tarjeta de crédito deberá hacer
clic en la sección facturación del menú de la izquierda después de cerrar la ventana de acuse de
recibo (figuras 22, 23, y 24).
Figura 22
Figura 23
Figura 24
CANCELACIÓN DE UNA INSCRIPCIÓN
1. Si desea cancelar la inscripción de un participante, seleccione la opción participantes del
menú de la izquierda para acceder a la lista de participantes (figura 25).
Figura 25
2. En la sección participantes podrá ver la lista de todos los inscritos, ordenados por fecha de
inscripción. El color de la fila indica el estado de la inscripción:
• Gris: sin confirmar
• Aguamarina: confirmada
• Rosa: cancelada
3. En la lista de participantes, seleccione el apellido de la persona cuya inscripción desea
cancelar (figura 26). Cuando lo haga, aparecerá un menú desplegable con diversas opciones.
En ese menú, seleccione cancelar inscripción (figura 27).
Figura 26
Figura 27
4. Después de seleccionar cancelar inscripción en el menú desplegable, se abrirá un acuse
de recibo de la cancelación en una ventana aparte (figura 28). Tenga en cuenta que, para
poder ver el estado de inscripción actualizado, deberá actualizar la página de la lista de
participantes.
Figura 28
DESCARGA DE UN CERTIFICADO DE ASISTENCIA
1. Dos semanas después de completar la encuesta sobre el taller de capacitación, el coordinador del
colegio o la persona de contacto con el IB recibirá un correo electrónico en el que se indicará que
puede descargar los certificados de asistencia de todos los participantes del colegio utilizando su
cuenta de inscripción en talleres (REGIS). Tenga en cuenta que la única persona que puede descargar
los certificados del colegio es el titular de la cuenta de REGIS.
2. Para acceder a los certificados, inicie sesión en su cuenta de REGIS, ingrese el evento al que asistió
(por ejemplo, Nueva York) y luego seleccione el certificado de asistencia (figura 29).
Figura 29
3. A continuación, seleccione el nombre del participante en el menú desplegable y haga clic en enviar
(figura 30).
Figura 30
4. A continuación, podrá descargar el certificado en formato PDF. Imprima el documento y guarde el
archivo PDF en un lugar seguro.
POLÍTICA DE CANCELACIÓN DE LOS TALLERES DEL IB
A las cancelaciones que se realicen con una anterioridad de 22 o más días a la fecha de inicio del taller
corresponderá una nota de crédito por el monto total de la tasa de inscripción.
A las cancelaciones que se realicen con una anterioridad de hasta 21 días a la fecha de inicio del taller
corresponderá una penalización correspondiente al 100% de la tasa.
Sabemos que muchos participantes deben viajar para asistir a los talleres regionales del IB. El IB espera
que las personas inscritas hagan todo lo razonablemente posible para asistir a los talleres a los cuales se
inscribieron. Tenga en cuenta que si el taller se lleva a cabo, no se realizarán reembolsos ni se otorgarán
créditos por problemas de transporte. Se alienta a los participantes a adquirir un plan de seguro de viaje
para su protección en caso de pérdidas ocasionadas por condiciones o eventos repentinos e
inesperados.
Nota: las cancelaciones deben ser realizadas por el coordinador del IB a través del sistema de REGIS.
Las solicitudes de cancelaciones que se realicen por vía telefónica o correo electrónico no serán
consideradas cancelaciones oficiales.
En el improbable caso de que el IB deba cancelar un taller, el importe total de la tasa de inscripción será
reintegrado o se acreditará mediante nota de crédito.
POLÍTICA DE CAMBIOS Y DE INSCRIPCIÓN FUERA DE PLAZO
DE LOS TALLERES DEL IB
Las inscripciones recibidas después del plazo de inscripción incurrirán en una tasa por inscripción fuera
de plazo de USD50 por participante en el caso de los talleres que se celebran en Estados Unidos,
además de un impuesto adicional de bienes y servicios del 5% en el caso de los talleres impartidos en
Canadá.
Los cambios y las correcciones a los nombres solo pueden realizarse durante el plazo de inscripción en el
taller. Se cobrará una tasa administrativa de USD50 por cada cambio en las inscripciones in situ, incluida
la sesión de taller.
Todas las solicitudes de cambios in situ o de inscripciones fuera de plazo estarán sujetas al número de
personas inscritas en el taller deseado. IB Américas se reserva el derecho de rechazar solicitudes de
cambios in situ o de inscripciones fuera de plazo.
POLÍTICA DE SEGURIDAD DEL IB
Ni el IB ni sus directores, empleados o representantes tienen responsabilidad alguna sobre la seguridad y
las pertenencias de los participantes o sus acompañantes, ni por las pérdidas financieras que se podrían
producir si se cancelaran eventos por razones ajenas al control del IB. El viaje hacia y desde el lugar de
celebración del taller tendrá lugar bajo la exclusiva responsabilidad de los participantes.
Se aconseja a los participantes recabar información sobre los potenciales riesgos para su salud o su
seguridad o la de sus acompañantes, y obtener una cobertura de seguro adecuada, que incluya el
reembolso de los gastos en el caso de cancelación de un evento.
Toda cuestión legal relacionada con la inscripción y la participación en talleres del IB se regirá por las
leyes suizas. Cualquier disputa surgida en relación con la inscripción o la participación en un evento se
someterá a la decisión final de un árbitro de acuerdo con las reglas de arbitraje de la Cámara de
Comercio e Industria de Ginebra.
INFORMACIÓN ADICIONAL PARA PAGOS
Para los talleres en América del Norte, hay cinco métodos de pago posibles:
1. Giro postal
2. Orden de compra
3. Cheque
• En dólares estadounidenses, a la orden del Bachillerato Internacional, preferiblemente emitido por
banco de Estados Unidos.
• Los cheques deben enviarse con una copia de la factura a:
o International Baccalaureate Americas
PO Box 5950
New York, NY, 10087-5950
4. Tarjeta de crédito*
5. Transferencias o giros bancarios
• Sucursal: JP Morgan Chase Bank
• Número de ruta: 021000021
• Número de cuenta: 6302307847
• Código de sucursal del banco (USD): 00002
• Código SWIFT: CHASUS33
• Dirección: JP Morgan Chase Bank NY
Int’l Agencies Banking
270 Park Avenue 43rd Floor
New York, New York USA 10017
Bajo ningún concepto se aceptará dinero en efectivo como pago de tasas de inscripción.
Para los talleres en América Latina, hay tres métodos de pago posibles:
1. Transferencia bancaria
• Sucursal: HSBC Bank plc -Cardiff
• Nombre de la cuenta: International Baccalaureate
• Código de sucursal de la organización: 40-05-15
• Código IBAN: GB30MIDL40051568221288
• Código SWIFT: MIDLGB22
• Número de cuenta: 400515-68221288
• Referencia: programa, lugar de celebración, mes y año (DIPMEX10)
2.
Cheque
• En dólares estadounidenses, a la orden del Bachillerato Internacional, preferiblemente emitido por
banco de Estados Unidos.
• Los cheques deben enviarse con una copia del formulario de inscripción a:
o International Baccalaureate Organization
Attn. Credit Controller
Peterson House, Malthouse Avenue
Cardiff Gate
Cardiff, Wales GB CF23 8GL UNITED KINGDOM
A partir del 1 de enero de 2013, se aceptan pagos en pesos argentinos para las tasas de los talleres que
se celebran en la Argentina. El IB seguirá emitiendo facturas en dólares estadounidenses, pero los
colegios pueden enviar pagos en pesos argentinos. Para establecer el tipo de cambio al hacer un pago,
use el convertidor de divisas de www.oanda.com.
3. Tarjeta de crédito*
* IMPORTANTE: El sitio de autorización de la tarjeta de crédito está ubicado en el Reino Unido. Por
lo tanto, algunos emisores de tarjetas de crédito pueden clasificar su pago de inscripción como
transacción del exterior y calcular las tasas según sus políticas. Para más información, póngase
en contacto directamente con el emisor de su tarjeta de crédito.
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