24.- Diagrama de Dependencia de Procesos Actuales

24.- Diagrama de Dependencia de Procesos Actuales
Inicio Actividad
SI
Revisar lotes por programa de
Vivienda
Registrar Cantidad de Lotes por
programa
Revisar datos de Terreno
Revisar datos del cliente
Actualizar los datos de la proforma
Revisar estados de cuenta del
cliente en el banco
Buscar datos del cliente
Verificar el depósito bancario
Se efectuo deposito
bancario
Verificar existencia del cliente
Generar Boleta/Factura por la
separación
Asignar Programación Disponible
de Lotes
Actualizar Stock de Lotes
Registrar datos del cliente
Emitir letras de cambio
Si
Generar Minuta
Generar Cronograma de Pago
Datos de profoma
actualizados?
Elaborar Documentación de
separación de Arras
Generar Factura / Boleta diferida
por el saldo a Financiar
Tiene restricciones en
INFOCORP?
Generar Factura o Letra por
concepto de separación
Generar Contrato de compra/
venta
Si
¿Es compra al
crédito?
Verificar Requisitos entregados
No
FinalDeActividad
Generar Boleta/Factura por el monto
total
Generar Contrato de compra/venta
Revisar estado en INFOCORP
No
Verificar el depósito bancario
No
si
26. Flujograma Actual
Asesor de Ventas
Cliente
InicioDeActividad
Buscar información de costo de
terreno rústico
Revisar lotes por programa de
Vivienda
Registrar Cantidad de Lotes por
programa
Compra terreno?
Revisar datos de Terreno
Revisar datos del cliente
Actualizar los datos de la proforma
Revisar estados de cuenta del
cliente en el banco
Buscar datos del cliente
Verificar existencia del cliente
Verificar el depósito bancario
Verificar Depósito Bancario
Elaborar Documentación de
separación de Arras
Generar Boleta/Factura por la
separación
Asignar Programación Disponible
de Lotes
NO
si
Generar Boleta/Factura por el monto
total
Generar Contrato de compra/venta
Revisar estado en INFOCORP
Registrar datos del cliente
Emitir letras de cambio
Generar Factura o Letra por
concepto de separación
Solicitar compra de terreno
Actualizar Stock de Lotes
Generar Minuta
Generar Cronograma de Pago
Verificar Requisitos entregados
si
¿Es compra al crédito?
no
Generar Factura / Boleta diferida
por el saldo a Financiar
Generar Contrato de compra/
venta
FinalDeActividad
Verificar el depósito bancario
34. FASE 5: Direccionamiento del Proceso de Negocios
35. VISION
Incrementar las ventas de lotes de terrenos rústicos a través
de un proceso de ventas óptimo, confiable y moderno
apoyado en las tecnologías de la información, en la cual cada
una de las actividades interrelacionadas proporciona valor
agregado para el negocio generando una imagen de empresa
proactiva y sólida.
36. MISION
Proporcionar una atención ágil y eficáz en la oferta de lotes de terrenos
rústicos y promover la venta efectiva de estos, motivando la satisfacción
de los clientes y la fidelización de los mismos. Hacer de la venta una
actividad sencilla, práctica y motivadora.
37. OBJETIVOS Y METAS DEL PROCESO
Conocer la situación de lotes de los programas de vivienda de la compañía
o
o
o
Brindar información del estado de los lotes en un 100% en los dos
primeros meses de implantado el sistema.
Reducir en un 50% las actividades manuales en las 2 primeras semanas
Dar a conocer en un 100% la información de los lotes de terreno a las
áreas competentes en los dos primeros meses de implantado el sistema.
Optimizar y automatizar el proceso de ventas
o
o
o
Mejorar la eficiencia de las actividades en un 90% en los seis primeros
meses de implantado del sistema.
Reducir las actividades manuales en un 80% en los seis primeros meses
de implantado el sistema.
Eliminar en un 20% actividades que no agregan valor al proceso en los
tres primeros meses.
Disminuir el tiempo de elaboración de los reportes de control
o
o
o
Incrementar el tiempo de respuesta en la elaboración de reportes de
control en un 70% en el primer mes de implantado el sistema.
Eliminar listados innecesarios en un 50% durante el primer mes
Identificar de los datos necesarios en un 100% durante la primera
semana.
Reducir el tiempo de atención al cliente
o
o
o
Optimizar el tiempo de atención al cliente en un 80% en las dos primeras
semanas de implantado el sistema.
Capacitación del 100% del personal asesor de ventas en las dos
primeras semanas.
Implantar las nuevas políticas de atención al cliente en un 100% en el
primer mes.
4
38. Mejoramiento del Proceso
38.1 Eliminar o minimizar las actividades que no
incorporen valor.
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
22
23
24
25
26
28
29
30
20
Actividad
Agrega Valor
Revisar los lotes de programa de vivienda
Registrar cantidad de lotes por programa
Asignar programación disponible de lotes
Actualizar stock de lotes
Revisar datos de terreno
Actualizar los datos de la proforma
Verificar que los datos de proforma se
encuentren actualizados
Revisar datos del cliente
Revisar estados de cuenta del cliente en
el banco
Revisar estado en INFOCORP
Verificar requisitos entregados
Buscar datos del cliente
Verificar existencia del cliente
Registrar datos del cliente
Verificar depósito bancario
Elaborar documentación de separación
de arras
Generar factura o letra por concepto de
separación
Verificar tipo de compra (contado/crédito)
Verificar el depósito bancario
Generar boleta/factura por la separación
Emitir letras de cambio
Generar cronograma de pago
Generar factura/boleta diferida por el
saldo a financiar
Generar contrato de compra/venta
Verificar depósito bancario
Generar boleta/factura por el monto total
Genera contrato de compra/venta
Generar minuta
X
X
X
X
5
No Agrega
Valor
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
38.2 Desarrollar y aplicar normas
6
7
8
38.3 Mover o desplazar los puntos de inspección hacia adelante.
Inicio Actividad
SI
Rev isar lotes por programa de
Viv ienda
Registrar Cantidad de Lotes por
programa
Rev isar datos de Terreno
Rev isar datos del cliente
Actualizar los datos de la proforma
Rev isar estados de cuenta del
cliente en el banco
Verificar existencia del cliente
Rev isar estado en INFOCORP
Registrar datos del cliente
Buscar datos del cliente
Verificar el depósito bancario
Se efectuo deposito
bancario
Generar Boleta/Factura por la
separación
Asignar Programación Disponible
de Lotes
Generar Contrato de compra/v enta
Si
Generar Minuta
Generar Cronograma de Pago
Datos de profoma
actualizados?
Elaborar Documentación de
separación de Arras
Generar Factura / Boleta diferida
por el saldo a Financiar
Tiene restricciones en
INFOCORP?
Generar Factura o Letra por
concepto de separación
¿Es compra al
crédito?
Si
Generar Contrato de compra/
v enta
¿Es compra al
crédito?
Verificar Requisitos entregados
No
FinalDeActividad
Generar Boleta/Factura por el monto
total
Emitir letras de cambio
Actualizar Stock de Lotes
No
Verificar el depósito bancario
No
si
38.4 Eliminar la necesidad de puntos de inspección
Inicio Actividad
SI
Revisar lotes por programa de
Vivienda
Registrar Cantidad de Lotes por
programa
Revisar datos de Terreno
Revisar datos del cliente
Actualizar los datos de la proforma
Revisar estados de cuenta del
cliente en el banco
Verificar existencia del cliente
Rev isar estado en INFOCORP
Registrar datos del cliente
Buscar datos del cliente
Verificar el depósito bancario
Se efectuo deposito
bancario
Generar Boleta/Factura por la
separación
Asignar Programación Disponible
de Lotes
Verificar el depósito bancario
Generar Boleta/Factura por el monto
total
Generar Contrato de compra/venta
Emitir letras de cambio
Actualizar Stock de Lotes
Si
Generar Minuta
Generar Cronograma de Pago
Datos de profoma
actualizados?
Elaborar Documentación de
separación de Arras
Generar Factura / Boleta diferida
por el saldo a Financiar
Tiene restricciones en
INFOCORP?
Generar Factura o Letra por
concepto de separación
Generar Contrato de compra/
venta
¿Es compra al
crédito?
Si
Verificar Requisitos entregados
No
No
No
FinalDeActividad
10
si
38.5 Evaluar los input y los proveedores
38.6 Realizar un estudio de un ciclo de Tiempo
Venta de Terrenos Rústicos – Ventas al Crédito
Ciclo de Tiempo Total
Sede CICONTESA
Día y Hora
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Paso 4
Paso 5
Paso 6
Paso 7
Paso 8
Paso 9
Paso 10
Paso 11
Paso 12
Paso 13
Paso 14
Paso 15
Paso 16
Paso 17
Viernes
Revisar datos de Terreno
Actualizar los datos de la proforma
Revisar datos del cliente
Revisar estados de cuenta del cliente en el banco
Revisar estado en INFOCORP
Verificar Requisitos entregados
Buscar datos del cliente
Verificar existencia del cliente
Registrar datos del cliente
Elaborar Documentación de separación de Arras
Generar Factura l Letra por concepto de separación
Verificar el Depósito Bancario
Generar Boleta/Factura por la separación
Emitir letras de cambio
Generar Cronograma de Pago
Generar Factura /Boleta diferida por el saldo a Financiar
Generar Contrato de compra y Venta
Tiempo Real
Tiempo Teórico
Diferencia (minutos)
Inicio
Fin
09:30
09:35
09:38
09:42
09:44
09:45
09:52
09:53
09:54
09:58
10:03
10:04
10:05
10:08
10:10
10:11
10:14
09:35
09:38
09:42
09:44
09:45
09:52
09:53
09:54
09:57
10:03
10:04
10:05
10:08
10:10
10:11
10:14
10:39
Sábado
Tiempo
(min)
5
3
4
2
1
7
1
1
3
5
3
1
3
2
1
3
25
Inicio
Fin
09:30
09:35
09:38
09:42
09:44
09:45
09:50
09:51
09:52
09:56
10:01
10:04
10:05
10:08
10:10
10:13
10:14
09:35
09:38
09:42
09:44
09:45
09:50
09:51
09:52
09:55
10:01
10:04
10:05
10:08
10:10
10:11
10:14
10:34
Tiempo
(min)
5
3
4
2
1
5
1
1
3
5
3
1
3
2
1
3
20
40
63
40
30
23
70
Identificando los cuellos de botella se observa que la actividad
del paso 17 de la tabla anterior: “Generar Contrato de Compra
Venta”, es la que genera mayor tiempo dentro del proceso. En
este caso 25 minutos el primer día estimado y 20 el segundo
día, con un promedio de 22.5 minutos.
38.7 Desplazar algunos pasos a otro proceso
Este conjunto de actividades de la figura inferior que son parte del proceso
de Venta de Terrenos Rústicos las mismas que pasarán a formar parte del
proceso de Lotización, Acondicionamiento, Inspección y Control del
Consumo de Materiales (Proceso número cuatro de la cadena de valor), ya
que son actividades afines a sus funciones.
Estas actividades por corresponder al preparado inicial del inventario de
lotes no deben estar dentro de este proceso porque es una acción que se
efectúa por única vez al bautizar el terreno como un programa de vivienda
conforme lo indican los planos de distribución de lotización.
Inicio Actividad
Rev isar lotes por programa de
Viv ienda
Registrar Cantidad de Lotes por
programa
Asignar Programación Disponible
de Lotes
Actualizar Stock de Lotes
Proceso de Venta de Terrenos Rústicos indicando el desplazamiento de
actividades al proceso de Lotización, acondicionamiento, inspección y Control.
Inicio Actividad
Rev isar lotes por programa de
Viv ienda
Actualizar los datos de la proforma
Verificar el depósito bancario
Verificar el depósito bancario
Registrar Cantidad de Lotes por
programa
Rev isar estados de cuenta del
cliente en el banco
Generar Boleta/Factura por la
separación
Generar Boleta/Factura por el monto
total
Asignar Programación Disponible
de Lotes
Generar Contrato de compra/v enta
Verificar existencia del cliente
Emitir letras de cambio
Actualizar Stock de Lotes
Registrar datos del cliente
Generar Cronograma de Pago
Generar Minuta
Elaborar Documentación de
separación de Arras
Generar Factura / Boleta diferida
por el saldo a Financiar
Generar Factura o Letra por
concepto de separación
si
¿Es compra al
crédito?
No
FinalDeActividad
Actividades que pasarán a otro proceso
Generar Contrato de compra/
v enta
38.8 Actividades que podrán se efectuadas en paralelo dentro del proceso de
Venta de Terrenos Rústicos.
Inicio Actividad
Actualizar los datos de la proforma
Verificar el depósito bancario
si
Verificar el depósito bancario
Revisar estados de cuenta del
cliente en el banco
Verificar existencia del cliente
Generar Boleta/Factura por el monto
total
Generar Boleta/Factura por la
separación
Emitir letras de cambio
Generar Cronograma de Pago
Generar Factura / Boleta diferida
por el saldo a Financiar
Registrar datos del cliente
Elaborar Documentación de
separación de Arras
Generar Factura o Letra por
concepto de separación
Generar Contrato de compra/
venta
¿Es compra al
crédito?
No
FinalDeActividad
17
Generar Contrato de compra/v enta
Generar Minuta
38.9 Automatizar ó mecanizar pasos
Las actividades dentro del proceso de ventas de terrenos
rústicos señaladas como paralelas se llevarán a cabo de
manera automatizada a través de un sistema informático que
permitirá la realización de estás de manera simultánea.
Otro grupo de actividades han sido eliminadas porque no
agregan valor al proceso. Esto se puede apreciar en la figura
correspondiente.
Asimismo, un grupo de actividades se ha trasladado a otro
proceso identificado dentro de nuestra cadena de valor por
tratarse de actividades que se efectúan por única vez al crear
el programa de vivienda.
38.10 Benchmarking entre el proceso actual y el proceso optimizado
C i c l o de T i e m p o T o t a l
Sede CICONTESA
Escenario de Medición más largo Proceso Optimizado
Tiempo(min)
Tiempo(min
Inicio
Fin
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Paso 4
Paso 5
Paso 6
Paso 7
Paso 8
Paso 9
Paso 10
Paso 11
Paso 12
Paso 13
Paso 14
Paso 15
Paso 16
Paso 17
Revisar datos de Terreno
Actualizar los datos de la proforma
Revisar datos del cliente
Revisar estados de cuenta del cliente en el banco
Revisar estado en INFOCORP
Verificar Requisitos entregados
Buscar datos del cliente
Verificar existencia del cliente
Registrar datos del cliente
Elaborar Documentación de separación de Arras
Generar Factura l Letra por concepto de separación
Verificar el Depósito Bancario
Generar Boleta/Factura por la separación
Emitir letras de cambio
Generar Cronograma de Pago
Generar Factura /Boleta diferida por el saldo a Financiar
Generar Contrato de compra y Venta
Tiempo Real
Tiempo Teórico
Diferencia (minutos)
09:30
09:35
09:38
09:42
09:44
09:45
09:52
09:53
09:54
09:58
10:03
10:04
10:05
10:08
10:10
10:11
10:14
09:35
09:38
09:42
09:44
09:45
09:52
09:53
09:54
09:57
10:03
10:04
10:05
10:08
10:10
10:11
10:14
10:39
Actividades eliminadas : “no agregan valor”.
Actividades efectuadas en forma paralela: “producto de la automatización”.
5
-
3
3
4
-
2
2
1
-
7
-
1
-
1
1
3
3
5
5
3
3
1
1
3
2
1
3
3
25
20
70
40
41
40
30
1
38.11 Diagrama de Actividades Propuesto
Inicio Actividad
Revisar lotes por programa de
Vivienda
Registrar Cantidad de Lotes por
programa
Verificar el depósito bancario
Verificar el depósito bancario
Actualizar los datos de la proforma
SI
Revisar estados de cuenta del
cliente en el banco
Asignar Programación Disponible
de Lotes
Generar Boleta/Factura por la
separación
Emitir letras de cambio
Generar Cronograma de Pago
Actualizar Stock de Lotes
Datos de profoma
actualizados?
¿Es compra al
crédito?
Elaborar Documentación de
separación de Arras
Generar Contrato de compra/
venta
Generar Factura o Letra por
concepto de separación
No
No
FinalDeActividad
20
Generar Factura / Boleta
diferida por el saldo a
Financiar
Generar Boleta/Factura por el monto
total
Generar Contrato de compra/venta
Generar Minuta
38.12 Diagrama de contexto con apoyo de TI/SI
Plataforma de
Atención
Minuta de compra/venta de
terrenos
Cronograma de pagos
Solicitud de lista de los clientes
con lotes vendidos
Reporte de clientes con deuda
Lista actualizada de lotes
vendidos
Solicitud de información
de clientes con deuda
Informe de clientes con
deuda
Solicitud de separación del
lote
Solicitud de compra del lote
Documentación, DNI,
Recibos de agua y luz
Documentación
recepcionada
VENTA DE
TERRENOS
RUSTICOS
Contabilidad/
Finanzas
Informe de stock de lotes
Solicitud de tipos de contrato
Contrato de
compra -venta
Solicitud del stock actual de
lotes
Red Lan
Logística
21
Formato de datos del cliente
Solicitud de entrega de
documentación
recepcionada
38.13 Diagrama Integrado con apoyo de TI/SI
Inicio Actividad
Actualizar los datos de la proforma
Verificar el depósito bancario
si
Verificar el depósito bancario
Rev isar estados de cuenta del
cliente en el banco
Verificar existencia del cliente
Generar Boleta/Factura por el monto
total
Generar Boleta/Factura por la
separación
Emitir letras de cambio
Generar Cronograma de Pago
Generar Factura / Boleta diferida
por el saldo a Financiar
Registrar datos del cliente
Elaborar Documentación de
separación de Arras
Generar Factura o Letra por
concepto de separación
Generar Contrato de compra/
v enta
¿Es compra al
crédito?
Red Lan
No
FinalDeActividad
22
Generar Contrato de compra/v enta
Generar Minuta
39. Conclusiones
40. Recomendaciones