Caracterización del Proceso de Control Interno Código HCI

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Código
HCI-01 v.10
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Caracterización del Proceso de Control Interno
OBJETIVO DEL PROCESO
RESPONSABLE
Desarrollar los elementos de control que permitan realizar un examen sistemático objetivo e independiente de los
procesos, actividades, operaciones y resultados generando como consecuencia aseguramiento y asesoramiento.
LIDER DEL PROCESO
Inicia
Planeación de la Evaluación y Verificación del Sistema de Control Interno
ALCANCE
Termina
Medición, Análisis y Mejora
INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS
EMISOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDA
RECEPTOR
Plan de Desarrollo
Direccionamiento
Estratégico
Política de Calidad
Direccionamiento
Estratégico
Estado
Directrices (Proyecto
Institucional,
Reglamentos, Estatutos,
Acuerdos,
Resoluciones),
Requisitos, Normas
Manual de Calidad
Administración del
SIG
Elaboración del Plan de
acción
Objetivos de Calidad
FAC- 23 “Planificación,
Control y Seguimiento al
SIG”
P
Plan de Acción
Aprobado
Elaboración del Plan de
Compras
Control Interno
Identificación de
necesidades
Planificación del Proceso
Gestión del
Talento Humano
Gestión
Solicitud de personal,
recursos, equipo, e
insumos
Adquisición de
Bienes y Servicios
Plan de Acción de
Control Interno de
Gestión
Gestión de la
Infraestructura y
Apoyo Logístico
Y todos los
procesos
v
EMISOR
Direccionamiento
Estratégico
Código
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Caracterización del Proceso de Control Interno
ENTRADA
ACTIVIDADES
Plan de Acción de
Control Interno de
Gestión
RESPONSABLE
RECEPTOR
Informes de
evaluaciones
Ejecución de evaluaciones
Plan de Acción de
Control Interno de
Gestión
Preparación informes de
evaluaciones
Plan de mejoramiento
SALIDA
Todos los
procesos
Informe avance de los
planes de
mejoramiento
Control y seguimiento
Actas de Reunión
Todos los procesos
Riesgos actualizados y
controlados
Solicitudes,
Acompañamientos y
Asesorías
H
Evaluación del Mapa de
Riesgos
Trámite de Solicitudes,
Gestión de
Acompañamientos y
Asesorías
Control Interno
Plan de Acción de
Control Interno de
Gestión
Realización actividades
para el Fomento de la
Cultura de Control
Entes Externos
Requerimientos
normativos
Elaboración y envío de
informes
Informe Mapa de
Riesgos
Control Interno
Actas de Reunión
Comunicaciones
físicas y correos
electrónicos.
Actas de Reunión
Todos los
procesos
Direccionamiento
Estratégico
Todos los
procesos
Informe de Gestión
Comunicaciones,
Publicaciones, Página
web, registros
Informes con destino a
entes de control
Entes Externos
v
ENTRADA
Gestión del Talento
Humano
Solicitud de necesidades
de capacitación,
inducción,
entrenamiento, bienestar
social
Necesidades de
mantenimiento de
equipos e infraestructura
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Administración del
SIG
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SALIDA
RECEPTOR
Identificación de
necesidades
Solicitud de
necesidades de
capacitación,
inducción,
entrenamiento,
bienestar social
Gestión del
Talento Humano
.Análisis de necesidades
de infraestructura y
mantenimiento de equipos
Solicitud de
requerimientos
Infraestructura y
Logística
Solicitud para inclusión
o eliminación de
documentos en las
Tablas de Retención
Gestión
Documental
Aplicación de las
directrices documentales
Gestión Documental
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Caracterización del Proceso de Control Interno
EMISOR
Infraestructura y
Logística
Código
Directrices de la
documentación
PAC-01, PAC-02, PAC04, PAC-05, PAC-06,
PAC-08, PAC-12 FAC23
Revisión, análisis de la
gestión documental en el
Proceso
Ejecución de los
documentos exigidos por
la norma
Ejecución del FAC-23
“Planificación, Control y
Seguimiento al SIG”
Medición de indicadores
Toma de acciones de
mejora continua
Control Interno
Documentación
actualizada
FAC-08 “Actas de
Reunión”
Informes acorde a las
fechas establecidas en
el FAC-23
Administración del
SIG
v
ENTRADA
Administración del
SIG
Plan de Auditorías
Internas
Solicitud de Planes de
mejoramiento producto
de auditorias
EMISOR
ACTIVIDADES
V
ENTRADA
Administración del
SIG
Instrumento para
identificación de riesgos
(Mapa de riesgos del
proceso)
RESPONSABLE
Ejecución de Auditorias
Elaboración del plan de
mejoramiento
ACTIVIDADES
Solicitud de informes de
avance
Control Interno
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Caracterización del Proceso de Control Interno
EMISOR
Control Interno
Código
SALIDA
RECEPTOR
Informes de Auditorias
Control Interno
RESPONSABLE
Plan de mejoramiento
aprobado
SALIDA
Control Interno
RECEPTOR
Control y seguimiento
a la efectividad de las
acciones correctivas y
preventivas
Ejecución de acciones
correctivas y preventivas
Administración del
SIG
A
Control Interno
Seguimiento y control a los
riesgos Identificados y
valorados
Control Interno
Riesgos actualizados y
controlados
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Código
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Caracterización del Proceso de Control Interno
CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL
QUE SE CONTROLA
Plan de
Mejoramiento
resultado de
Auditorías Internas y
Externas
Controles en las
entradas
COMO SE
CONTROLA
Seguimiento
continuo
Mapa de Riesgos
FCI-34 Control y
Seguimiento Mapas
de Riesgo y Planes
de Mejoramiento de
Auditorías
PCI-05
Acompañamiento y
Asesorías
FRECUENCIA DEL
CONTROL
REGISTRO DEL
CONTROL
Comunicados (físicos
o digitales)
FCI-34 Control y
Seguimiento Mapas
de Riesgo y Planes
de Mejoramiento de
Auditorías
Planes de
mejoramiento del
Proceso
Solicitud,
Acompañamiento y
asesorías
QUIEN LO
CONTROLA
Cada vez que finalice
la Auditoria
FAC-08 Acta
periódicamente
Reunión del proceso
verificado
Líder del Proceso
Según las fechas
estipuladas en los
Planes de
Mejoramiento
FAC-08 Actas de
Reunión de Grupo de
Mejoramiento
Periódicamente
FAC-08 Acta de
Reunión
Permanente y
Semestralmente a Comunicados (fisicos
través de los
o digital), Actas de
indicadores medición Reunión. Informe de
de satisfacción del
Indicadores.
cliente.
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Caracterización del Proceso de Control Interno
QUE SE
CONTROLA
Fomento de la
Cultura de Control
Controles en las
actividades
Código
COMO SE
CONTROLA
FCI-28 Plan de
Acción de Control
Interno
QUIEN LO
CONTROLA
FRECUENCIA DEL
CONTROL
Anual
REGISTRO DEL
CONTROL
Evidencias del
fomento de la Cultura
de Control.
Control y
Seguimiento.
FCI-19 Plan de
Mejoramiento
Acorde a las fechas
establecidas en el
FCI-19 Plan de
Mejoramiento.
FAC-08 Acta de
Reunión de los
procesos
Trámite a solicitudes,
acompañamientos y
asesorías
Medición por
indicador de
satisfacción del
Cliente
Permanente
Comunicados (fisicos
o digital) Informe de
Indicadores.
Actividades para el
fomento de la cultura
de Control Interno
Medición por
indicador de
satisfacción del
Cliente
Semestral
Informe de
Indicadores.
De acuerdo a las
fechas establecidas
en el
FCI-34 Control y
Seguimiento Mapas
de Riesgo y Planes
de Mejoramiento de
Auditorías
Comunicados (fisicos
o digital)
Planes de
Mejoramiento
Con informes de
Avance del Plan de
Mejoramiento
Líder del Proceso
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Caracterización del Proceso de Control Interno
Controles en las
salidas
QUE SE
CONTROLA
COMO SE
CONTROLA
QUIEN LO
CONTROLA
FRECUENCIA DEL
CONTROL
REGISTRO DEL
CONTROL
Rendición de
informes(entes
externos)
Cumplimiento de
cronogramas
dispuestos en la
norma
Líder del Proceso
Permanente
Comunicados (fisicos
o digital)
RECURSOS
TALENTO HUMANO
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE
TRABAJO
TECNOLOGICOS
Oficinas (Dotación básica, computadores –
Director Oficina de Control Interno
Hardware y Software
software de oficina-impresoras, conexiones
Profesional Universitario Oficina de Control
eléctricas de comunicación y archivador)
Interno
Red de comunicaciones ( teléfono, internet, Spark,
Estanterías para archivo
etc )
Servicios de apoyo y teléfono.
REQUISITOS ASOCIADOS
NORMAS TECNICAS DE CALIDAD
LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN
NTCGP 1000:2009 Gestión de
Ley 87 de 1993
la Calidad en el Sector Público 4.2.3 -4.2.4 – 7.1 -7.2 – 7.5 – 8.2.1 – Normas Generales de Auditoria.
NTC ISO 9001:2000 Sistema de
Gestión de la Calidad
Requisitos
8.2.2 - 8.2.3 – 8.2.4 – 8.3 – 8.4 – 8.5 Cartillas emitidas por el Dpto. Administrativo de la Función Pública.
- MECI
Acuerdos emitidos por el Consejo Superior de la Universidad de
Pamplona.
Resoluciones Rectorales.
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DOCUMENTOS ASOCIADOS
DOCUMENTOS
Ver FAC-01 “Listado Maestro de Documentos Internos”
REGISTROS
Ver FAC-03 “Listado Maestro de Formatos”
INDICADORES
Ver FAC-01 “Listado Maestro de Documentos Internos”
RIESGOS
Ver FCI-10 “Mapa de Riesgos”
OBJETIVOS DE
CALIDAD
ASOCIADOS
Mejora de la Cultura Institucional
Construcción de una Cultura de Planeación